Este documento presenta información sobre cómo dimensionar adecuadamente el tamaño de la fuerza de ventas. Explica que el tamaño de la fuerza de ventas debe estar alineado con el mercado potencial y no debe ser ni muy grande ni muy pequeña. También describe diferentes métodos y variables a considerar para determinar el tamaño óptimo de la fuerza de ventas como el análisis del territorio, la administración del tiempo de los vendedores, y el establecimiento de rutas. Finalmente, concluye enfatizando la importancia de asignar recurs

1. PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
BOGOTA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE MERCADEO
GERENCIA DE VENTAS II
Docente: Rafael Vicente Ortiz Z.
Especialización en Gerencia de Mercadeo
Bogotá, enero de 2007
Gerencia de Ventas II
Prof. Rafael Ortiz

2. Cómo medir la magnitud de la fuerza
de ventas
Sales Force Sizing
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3. Sales Force Sizing
“Si hay pocos vendedores, el Gerente de Ventas gerencia
demasiado. El costo es elevado y los vendedores pasan
mucho tiempo focalizándose en cuestiones internas. En la
situación contraria, puede haber muchos vendedores de
calidad desigual. El tiempo para tareas gerenciales de
coaching, planificación y organización es escaso. La
ejecución del proceso de ventas es variable y se puede
producir un estancamiento de las habilidades de ventas”.
Prabha Sinha
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4. Sales Force Sizing
La información y orientaciones obtenidas del análisis de los
datos del mercado y los clientes, reflejadas en estrategias de
“targeting”, permiten llevar a cabo un correcto
dimensionamiento de la fuerza de ventas. Dimensionar
(“Sales Force Sizing”) no equivale a reducir al mínimo los
canales y vendedores.
Dimensionar significa adecuar los recursos al mercado
potencial.
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5. Sales Force Sizing
El costo derivado de
la fuerza de ventas
Ventas Totales
puede representar
Fuerza de Ventas !!!
entre al 2 y el 40%
del producido de las
ventas
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6. Sales Force Sizing
La definición acertada del tamaño de la
fuerza de ventas es esencial. Al
respecto los clientes podrían pensar...
? ?
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7. Sales Force Sizing
Con un fuerza de ventas muy reducida:
 Mi vendedor no está disponible para atender mis necesidades
 Sus clientes clave se preguntan dónde esta su vendedor
 Su fuerza de ventas parece no tener suficiente tiempo para atender
pedidos y aún menos, para determinar como están cambiando las
necesidades de sus clientes
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8. Sales Force Sizing
Con un fuerza de ventas muy reducida:
 Por desidia de su fuerza de ventas, los clientes están decidiendo
cambiar de proveedor
 Se están generando pocas aperturas de clientes nuevos
 La fuerza de ventas esta agotada; sus objetivos territoriales parecen
inalcanzables
 “No puedo contactar a mi vendedor cuando lo necesito”
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9. Sales Force Sizing
Con una fuerza de ventas de tamaño justo:
“Mi vendedor está disponible cuando lo necesito”
“Me gusta reunirme con mi vendedor”
 “Mi vendedor soluciona a tiempo mis necesidades”
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10. Sales Force Sizing
Con una fuerza de ventas demasiado
grande:
“Mi vendedor es muy molesto”
“Evito reunirme con mi vendedor y no le devuelvo los llamados”
“Me siento hostigado por mi vendedor”
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11. Sales Force Sizing
Con una fuerza de ventas demasiado
grande:
 Sus clientes favoritos coinciden en que no acaban de ver a su
vendedor que ya lo está volviendo a visitar
 Su fuerza de ventas parece tener mucho tiempo libre y no está
suficientemente estimulada
 El costo de ventas de la compañía parece estar desalineado con los
estándares de la industria
 Los objetivos de rentabilidad de la compañía no se están cumpliendo
Especialización en Gerencia de Mercadeo de varios períodos
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12. Sales Force Sizing
Enfoque tradicional para establecer el tamaño de la
fuerza de ventas:
A efectos de determinar el tamaño necesario de la fuerza de ventas,
la mayoría de los especialistas en la materia parte de un análisis de
las siguientes variables:
1. Establecimiento del Territorio de Ventas
2. Revisión del Territorio de Ventas
3. Administración del Tiempo
4. Fijación de Rutas
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13. Sales Force Sizing
1. Establecimiento del Territorio de Ventas
 Pasos a seguir en el establecimiento de los territorios:
a. Selección de la unidad geográfica de control
b. Análisis de cuentas
c. Análisis de la carga de trabajo de un vendedor
d. Asignación del vendedor para cada unidad geográfica
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14. Sales Force Sizing
a. Selección del tipo de unidad geográfica; por
ejemplo...
• Territorios
• Distritos
• Zonas
• Bricks
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15. Sales Force Sizing
b. Análisis de clientes:
• Potencial
• Clasificación
• Frecuencia
• Secuencia
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16. Sales Force Sizing
c. Análisis de la carga del trabajo de un vendedor:
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17. Sales Force Sizing
d. Asignación del vendedor para cada unidad
geográfica:
Criterios:
• Experiencia
• Conocimientos
• Habilidades
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18. Sales Force Sizing
Para cada equipo de
representantes (10) se
asigna un Gerente de
Distrito (territorio)
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19. Sales Force Sizing
1. Revisión del Territorio de Ventas
 Motivos para revisar el territorio:
 Mucho crecimiento
a. Mala asignación de cuotas
 Bajo crecimiento
d. Cambio en las condiciones del mercado u otros factores fuera del
control de la organización
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20. Sales Force Sizing
1. Administración del tiempo
 Factores clave:
 Rutero
 Fichero clientes
a. Preparación
 Elementos de dotación
 Parrilla/portafolio
 Por objetivos
e. Planeación  Específica para cada visita/contacto
 Debe considerar el pareto
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21. Sales Force Sizing
1. Administración del tiempo
 Síntomas de una mala administración del tiempo:
Visitar contactos no calificados
Estar demasiado tiempo en la oficina
Seguir un itinerario caprichoso de Establecer un día de trabajo corto
viaje
Irse temprano el viernes en la tarde
Uso ineficiente del celular
Hablar demasiado
Pasar largas horas en el
almuerzo Tomar demasiados descansos para el
café
Almorzar con bebidas alcohólicas Usar ineficientemente el tiempo de
espera
Ser ineficaz en el trabajo
administrativo Llegar sin una cita
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22. Sales Force Sizing
1. Administración del tiempo
 El plan de acción / la ley del pareto:
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23. Sales Force Sizing
1. Fijación de rutas – Tipos:
 Ruta de línea recta
 Patrones circulares
 Hoja de trébol
 Patrones de araña
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24. Sales Force Sizing
Otros enfoques para establecer el tamaño de la
fuerza de ventas:
3. Seguir como el año pasado
 Presupuestalmente admisible
5. Métodos financieros
 Porcentaje sobre ventas
7. Comparar con la competencia (benchmark)
9. Métodos basados en la cobertura  Basado en la actividad requerida
por segmento  Basado en la respuestas de ventas
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25. Sales Force Sizing
Métodos basados en la cobertura por segmento
(basado en la actividad requerida):
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26. Sales Force Sizing
Conclusiones
• El manager debe recordar que es el esfuerzo de los
vendedores aquello que impulsa las ventas.
• El impacto de los cambios en el tamaño, la estructura y la
asignación de recursos de una fuerza de ventas no siempre es
inmediato.
• Los enfoques hacia el control de costos del tamaño de la
fuerza de ventas no necesariamente maximizan las ganancias.
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27. Sales Force Sizing
Conclusiones
• La asignación de recursos es más importante que el tamaño.
• El crecimiento por fases de la fuerza de ventas rara vez resulta óptimo.
• Al lanzar un nuevo producto es mejor hacerlo agresivamente pero
protegiendo sus fortalezas. Esto generalmente implica agregar personal
de ventas.
• Las estrategias focalizadas resultan más importantes que las
estrategias dispersas.
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28. Sales Force Sizing
Conclusiones
• Los ejecutivos de ventas tienden a orientarse al corto plazo y le temen al
riesgo cuando se garantiza el aumento en la fuerza de ventas; resultan
protectores cuando es necesario reducir el personal.
• La mayoría de los territorios de venta son demasiado grandes o demasiado
pequeños.
• Una buena alineación del territorio de ventas mejora la cobertura de clientes y
aumenta las ventas.
• Las ventas aumentan entre un 2% y un 7% cuando los territorios optimizan la
cobertura del cliente.
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29. Sales Force Sizing
Conclusiones
• La alineación del territorio de ventas afecta la evaluación de desempeño y las
recompensas.
• Una buena alineación del territorio reduce el tiempo de viaje.
• El software para optimizar y ajustar la alineación del territorio permite que un
gerente ahorre cientos de horas de trabajo manual.
• Establecer objetivos imprecisos cuesta caro.
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30. Sales Force Sizing
Taller
BBC es una compañía colombiana líder en el mercado en la fabricación de
maletines y artículos en cuero y lona para transportar elementos. Desarrolla
productos desde simples cartucheras hasta maletines ejecutivos y maletas de
viaje.
El año pasado reportó ventas por $2.500.000.000 con una fuerza de ventas de
15 representantes en todo el país. Para el 2006 se espera un crecimiento del
34% en valores y para tal fin se lanzará al mercado la nueva línea de morrales
para computadores portátiles.
El costo mensual de cada vendedor, incluyendo comisiones promedio, viáticos y
desplazamientos es de $ 4.650.000 y a usted como Gerente Territorial de Ventas
le han asignado el territorio con mayor participación en ventas de la compañía
(55%).
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Gerencia de Ventas II
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31. Sales Force Sizing
Como podrá observar, su responsabilidad en el crecimiento total de BBC es
definitiva.
Para lograr dicha meta usted tiene libertad para tomar desiciones y hacer
inversiones que no afecten significativamente el PyG de su territorio.
Sin embargo sus limitantes están en el Departamento de Mercadeo quién redujo
su presupuesto de inversión promocional a cambio de comprar materias primas
de mejor calidad para garantizar la satisfacción de los clientes.
Actualmente usted cuenta con 4 representantes en su territorio. Cada uno ellos
hace un promedio diario de 5 contactos y en algunos de los clientes tienen
frecuencia 2; sin embargo, el promedio mínmo exigido/día es de 8 contactos.
Pero hasta hace poco, 2 de ellos se estaban quejando de que a pesar de su
esfuerzo, las comisiones y el salario era muy bajo justificando la baja cobertura
con exceso de trabajo administrativo y resolviendo quejas de los clientes por
defectos en la fabricación de los maletines.
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32. Sales Force Sizing
PREGUNTAS:
1. Cree usted que con los representantes que tiene a
cargo logrará sus objetivos de ventas? (Si – No
– Porque?)
2. Cuál sería su plan de acción... si contrata más
personal o si se queda con el mismo número de
representantes ?
3. Qué factores debe considerar para tomar su
desición?
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