Ciclo vital del documento

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Ciclo vital del documento

  1. 1. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO.Es el marco teórico básico para comprender las tres edades o etapas quetienen los documentos, las cuales son decisivos en la ubicación del archivo detrámite, concentración e histórico, así como los valores que tienen losdocumentos en cada fase, valores primarios tanto en el archivo de trámitecomo en el archivo de concentración y valores secundarios en el archivohistórico para poder determinar su baja o conservación permanente en elarchivo.Se afirma que el ciclo vital del documento está compuesto por un conjunto deetapas o fases, las cuales son:Fase activa; su manejo es en el archivo de trámite, comprende toda ladocumentación producida o recibida en una oficina, como producto deldesarrollo de las funciones específicas, la cual es consultada de maneracontinua por la misma oficina productora.Fase semiactiva; su manejo es en el archivo de concentración, en el seagrupan los documentos transferidos de los distintos archivos de trámite de laentidad, una vez finalizada su gestión, pero que siguen siendo objeto deconsulta esporádica por las oficinas generadoras de la información.Fase inactiva: el documento carente de valor administrativo, fiscal y legal,abandona el archivo de concentración, para ingresar de acuerdo a sus valoressecundarios (testimonial,evidencial e informativo), al archivo histórico, en estelugar su custodia es permanente.La permanencia de los documentos en los archivos dependerá de los valoresque cada documento adquiera en cada fase relacionada con su usoadministrativo.Los documentos resguardados en la unidad de archivo de trámite y en launidad de archivo de concentración, tienen valores primarios que sedeterminan como sigue:Valor administrativo: es el que se relaciona con el trámite, asunto o tema por elcual se emitió el documento, corresponde a un procedimiento administrativo.Valor jurídico: valor que tienen los documentos que se refieren a los derechos uobligaciones legales o jurídicas, y le confiere calidad de testimonio ante la ley.Valor contable: valor de los documentos que sirven de explicación, justificacióny comprobación de las operaciones contables y financieras.
  2. 2. EL ARCHIVO DE TRÀMITE Y LOS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÒNDOCUMENTAL.Los instrumentos de descripción documental son de gran importancia, derivadode su función principal, que es facilitar la localización y el conocimiento de losdocumentos que se resguardan en los diferentes archivos, ya sean de trámite,de concentración e históricos.En un archivo se custodian documentos que contienen información sin importarel soporte físico en el que se encuentren, por tal motivo se deben elaborarinstrumentos de descripción para obtener información precisa y así satisfacerlas actividades que se desarrollan en la institución para la consecución del fin olos fines que le están encomendados, es por esto que es importante contar conguías, inventarios y en su caso catálogos, que son los instrumentos dedescripción básicos, para la descripción archivística, para informar el contenidode los documentos que se resguardan en el archivo.ARCHIVO DE TRÀMITE.Es el área que le corresponde la custodia de los documentos en su fase activa,de uso cotidiano, generados por las diferentes oficinas dependientes de unainstitución, por tal razón es importante que en cada una de ellas se tengaconsiderado la existencia de una unidad de archivo de trámite para darle causeal ciclo vital y evitar su extravío.Se entiende entonces, que la Unidad de Archivo de Trámite es el espaciodonde se tendrá la responsabilidad del manejo de la documentación en su faseactiva, documentos que son generados y recibidos por una unidadadministrativa u oficina, para el desempeño de sus actividades y funciones.IMPORTANCIA DEL ARCHIVO DE TRÀMITE.Es importante, porque es el punto de partida para la custodia de losdocumentos y de esta manera del ciclo vital del documento, en el cual serespeta el orden que se tiene en los documentos desde su ingreso o el origende los mismos, verificando el contenido de cada expediente, para su resguardoy recuperación de la información y así brindar un servicio optimo a los usuarios.FUNCIONES DEL ARCHIVO DE TRÀMITE.Las funciones en esta área son importantes porque son la base delfuncionamiento eficiente de un archivo y son de manera general las siguientes:
  3. 3. 1.- Planear, organizar, coordinar y supervisar las actividades de las áreas que integran la unidad, así como el servicio y control documental en trámite. 2.- Recibir y/o despachar la correspondencia de la unidad administrativa de forma centralizada. 3.- Registrar entrada y salida de la correspondencia conforme a los elementos de descripción. 4.- Elaborar el cuadro de clasificación específico de la unidad administrativa. 5.- Clasificar, integrar, describir y resguardar en su caso los expedientes de archivo. 6.- Coordinar actividades de clasificación, archivo y resguardo cuando existan diferentes archivos en la unidad administrativa. 7.- Mantener un control del préstamo de los expedientes. 8.- Mantener en resguardo los expedientes que contengan información reservada o confidencial. 9.- Llevar al menos una vez al año la transferencia primaria al archivo de concentración. 10.- Cumplir y hacer cumplir las normas técnicas y jurídicas respecto a la producción, conservación, control y uso de la documentación en trámite. 11.- Administrar los recursos humanos, técnicos, materiales y financieros existentes, además de vigilar el funcionamiento de los mismos y promover los medios necesarios para la adquisición, adaptación, desarrollo y optimización de dichos recursos. 12.- Informar a la supervisión acerca de los resultados de sus actividades. 13.- Elaborar y mantener actualizada la guía simple de sus archivos. ESTRUCTURA ORGÀNICA DE UN ARCHIVO DE TRÀMITE. La estructura que plantea el manual del sistema red de archivos debe estar compuesta como se muestra en la siguiente grafica: Jefatura Subunidad deSubunidad de Subunidad de Subunidad de análisis de trámiterecepción y control expedientación, clasificación y y transferenciade correspondencia archivaciòn y catalogación documentalde trámite préstamo
  4. 4. JEFATURA.Planear, organizar, coordinar y supervisar las actividades de las áreas queintegran a la unidad, promoviendo el adecuado cumplimiento de las funcionesque le están encomendadas, así como el eficiente servicio y control de ladocumentación en trámite.Las actividades mínimas encomendadas a la jefatura, indispensables para subuen funcionamiento son:Administrar los recursos humanos y materiales existentes, vigilando eladecuado funcionamiento y aprovechamiento de los mismos.Cumplir y hacer cumplir dentro del ámbito de la entidad administrativa a que seencuentra adscrita la unidad, las normas técnicas y jurídicas-reglamentariasvigentes en la dependencia, respecto a la producción, conservación, control yuso de los documentos públicos.Representar a la entidad administrativa a que se encuentra adscrita la unidaddentro del Comité técnico interno de administración de documentos de ladependencia.Presentar informes que le sean requeridos por la jefatura de la unidad centralde administración de documentos de la dependencia.SUBUNIDAD DE RECEPCIÒN Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA DETRÀMITE.Las funciones encomendadas son:Recibir la documentación dirigida a la entidad administrativa a que seencuentra adscrita la unidad.Establecer y hacer efectivos los instrumentos de control de correspondencia entrámite en uso dentro de la dependencia, promoviendo la observancia puntualde las prescripciones establecidas en la entidad administrativa respecto a lasmodalidades y plazos de gestión para las áreas tramitadoras de la entidad.Efectuar acciones de seguimiento y registro necesarias para garantizar laoportuna recuperación y conservación institucional de documentos oficialesmanejados por la entidad administrativa, ingresando constante ycompletamente al área de archivacion de la propia unidad la documentacióntramitada en la entidad.Manejar eficiente y rápidamente la correspondencia de salida producida por lasáreas tramitadoras de la propia entidad administrativa, turnándola comoconvenga para su despacho, de acuerdo con las políticas y normas
  5. 5. establecidas para la Unidad de Documentación enTràmite por las instanciaspertinentes de la dependencia.SUBUNIDAD DE CLASIFICACIÒN Y CATALOGACIÒN.Las funciones son las siguientes:Clasificar los documentos recibidos por la unidad de documentación en trámiteestableciendo los elementos de sistematización e identificación documental quese requieran, según las normas, métodos e instrumentos vigentes dentro de ladependencia de esta materia.Elaborar las cédulas descriptivas de los expedientes abiertos dentro de launidad e integrar y mantener los catálogos del archivo aportando los elementosrequeridos por las restantes áreas de la propia unidad para la expedientación,conservación y transferencia de la documentación utilizada dentro de la entidadadministrativa.Brindar orientación y acceso a los catálogos de la unidad a los servidorespúblicos autorizados para consultar la documentación conservada dentro delarchivo.SUBUNIDAD DE EXPEDIENTACIÒN, ARCHIVACIÒN Y PRÈSTAMO.Sus funciones son las siguientes:Abrir los expedientes necesarios de la unidad e integrar en los que correspondala documentación manejada por la entidad administrativa, manteniéndolaordenada y glosada según las normas.Integrar y mantener orden en los expedientes que componen el cuerpo delarchivo de la unidad, instrumentando las medidas para evitarcongestionamientos dentro del acervo, así como para conservar losexpedientes, de modo que sean ágilmente localizados y utilizados en lasgestiones institucionales.Facilitar en préstamo a los servidores públicos autorizados para consulta losexpedientes que obran en el archivo, estableciendo y haciendo efectivo loselementos necesarios para garantizar el absoluto control y recuperación de losdocumentos conservados por la unidad, según las disposiciones técnicas yjurídicas vigentes en la dependencia.
  6. 6. SUBUNIDAD DE ANÀLISIS DE TRÀMITE Y TRANSFERENCIADOCUMENTAL.Sus funciones son las siguientes:Determinar oportuna y correctamente el estado de trámite de los expedientesconservados en el archivo de la unidad, garantizando el tratamiento de ladocumentación activa y semiactiva del acervo, según las normas en materia dedisposición documental dentro de la dependencia.Efectuar y registrar las transferencias de documentación semiactiva a la unidadde archivo de concentración de la dependencia, estableciendo un completo ypreciso control de circulación sobre los expedientes dados de baja por la propiaunidad de documentación en trámite.Realizar el seguimiento de los documentos transferidos por la unidad,verificando la aplicación de las normas sobre valoración y seleccióndocumental dentro del sistema red de archivos de la dependencia, einterviniendo en la cancelación, retiro y expurgo de los registros y documentosconservados por la unidad, previa aprobación de las instancias pertinentes dela institución.PROCESOS ARCHIVÌSTICOS.Es la serie de pasos que debe seguir un documento para su organización enlas diferentes unidades de archivo, ya que en cada una de ellas se realizanactividades diferentes, pero que relacionan a las unidades entre si paraconformar el ciclo de vida de los documentos.Es indispensable establecer el seguimiento de los procesos archivísticos,comenzando por la recepción de documentos que constituye un acto jurídico yadministrativo que compromete a las unidades de archivo en la custodia y en elcumplimiento eficaz y eficiente de las actividades atribuidas, seguido de unaclasificación que dè la pauta a su organización para la recuperacióndocumental. Estableciendo una apertura de expediente conformando unasunto, iniciando una descripción tomando en cuenta los elementos delexpediente para poder proceder a su préstamo, y su transferencia a la unidadde concentración.RECEPCIÒN DOCUMENTAL.Es la primera acción que da comienzo al tratamiento de la documentación, esla acción de captar aquella documentación que, por sus características de uso
  7. 7. continuo, es necesario conservar en el archivo de trámite hasta su salida através de una transferencia primaria.La recepción de documentación activa se realiza de la siguiente forma:Las áreas administrativas envían su documentación al archivo de trámite, yeste recibe, coteja y revisa que sea la correcta con base a una relación, si noes así se devuelve al área administrativa que corresponde, una vez que estecompleta, de acuerdo con la relación entregada, se firma de recibido yposteriormente se procede a realizar los procesos técnicos correspondientes.CLASIFICACIÒN.Actividad intelectual que permite relacionar unos documentos con otros, esindispensable ya que en base a su estructura se establecerá la organizaciónpara la ubicación, recepción y control documental.La clasificación se refiere a grupos documentales que se separan por susfondos, secciones o series para obtener la ordenación de documentos, laordenación sigue a la clasificación, primero se dispone por clases y grupos ydespués cada grupo por su orden.Consiste en decidir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases oseries, de tal manera que dichos grupos pueden formar parte de la estructurade un todo, desde los más amplios hasta los más específicos, estableciendo deeste modo jerarquías.La clasificación se apoya en sistemas directos e indirectos que permiten laidentificación y separación ordenada de la documentación, a través de métodosde clasificación, que son un elemento esencial dentro del complejo aspecto dela administración documental, son la base en la que descansa la organizaciónde un archivo y permiten la obtención de la información de manera oportuna,confiable y actualizada. Así tenemos:Métodos directos o también llamados formales, son aquellos que se consultany manejan sin necesidad de índices o catálogos para su localización entre losde mayor uso tenemos alfabéticos, geográficos, por asuntos o materias,cronológicos y cromáticos.Métodos indirectos o también llamados informales, son aquellos que para sulocalización, consulta y manejo requieren de un catalogo, índices o registros yson los numéricos simples, clasificación decimal universal y topográfico.Cabe mencionar que estos métodos tiene la flexibilidad de combinarse paraestructurar una clave de acuerdo a las necesidades documentales einstitucionales.
  8. 8. APERTURA DE EXPEDIENTES.De esta actividad depende la conformación de nuestro archivo y su nivel decrecimiento, es la función que se encarga de individualizar un asuntoconcentrando todos los documentos que competen a él, en un folder o carpeta.Se integran por asunto o materia, por actividad sustantiva, por tipo dedocumento y por actividad administrativa dependiendo del asunto queresguardan y deben señalarse con datos específicos para su localización comoes el número de expediente, logotipo y descripción del asunto, a estos deberáintegrarse la documentación generada en el ciclo de vida activa del expediente.Se abren cuando no existen antecedentes sobre el asunto o materia o cuandola acción corresponde a gestiones diferentes y se trate de programas oproyectos de asuntos o materias que son nuevos.DESCRIPCIÒN DOCUMENTAL.Se analiza y se describe el contenido de la documentación en diferentesniveles, ya sea en menor o mayor grado, actividad llevada a cabo en cualquierfase o para cualquier archivo, nos permite conocer el tipo, contenido,periodicidad y volumen del acervo.Permite conocer el tipo y volumen real del acervo, a través de un registro queconsidera los siguientes elementos:1.- Nombre de la unidad administrativa.2.- Nombre y clasificación del expediente.+ Clave y nombre de la sección.+ Clave y nombre de la serie.+ Clave y nombre de la subserie (opcional)+ Clave y nombre del expediente.3.- Resumen del contenido.4.- Fechas extremas.5.- Formato o soporte.6.- Valor documental.7.- Plazos de conservación.
  9. 9. 8.- Numero de fojas.9.- Carácter de la información (publica, reservada, confidencial)10.- Descripción de partes o secciones reservadas o confidenciales (describirlas partes o indicar si es todo el expediente)11.- Fundamento legal (nombre y/o fundamentos jurídicos)12.- Rubrica del titular del área administrativa (espacio para firmar)13.- Fecha de desclasificación (día, mes y año, cuando termina se gestiónadministrativa)14.- firma y puesto del responsable de la desclasificación.PRÈSTAMO Y CONSULTA DOCUMENTAL.El préstamo y la consulta documental son procesos mediante los cuales, elarchivonomo proporciona un eficiente servicio a los usuarios de las diversasunidades administrativas para que atienda sus gestiones de manera adecuaday eficaz.EL PRÈSTAMO.Actividad necesaria para los usuarios ya que deben de contar con personalcapacitado para el desarrollo de esta actividad que cuente con losconocimientos a nivel general, ya que en sus manos está la buena orientacióndentro de la institución, consiste en proporcionar determinado expediente alárea generadora de la documentación mediante el vale de préstamo, el cual seprestara el tiempo que determine la unidad documental o el que el usuariodetermine de acuerdo con sus necesidades de consulta.LA CONSULTA.Se refiere al uso de la información por parte de las unidades administrativasque generaron tal documentación, se basa únicamente en el uso inmediato deldocumento y que se realiza directamente en el archivo (atención a usuarios) opor otra vía que se haya determinado (teléfono,fax,correo electrónico).TRANSFERENCIA PRIMARIA.Es la operación de trasladar los expedientes cuyo trámite ha terminado, o cuyaconsulta es esporádica, a los archivos de concentración, mientras prescribe eltérmino de permanencia, este término puede ser fijado reglamentariamente o
  10. 10. en coordinación con las dependencias tramitadoras o de acuerdo con elcalendario de vigencias a fin de no ocupar espacio vital en el área de trámite.Uno de los instrumentos necesarios para llevar a cabo las transferencias es elcatalogo de vigencias documentales. El traslado se efectuara en periodosestablecidos entregando la documentación semiactiva para su guarda ycustodia, concluidas todas las operaciones, el archivo de concentración será launidad encargada de la guarda y custodia de la documentación semiactiva, asicomo darle la ubicación física realizar los procesos técnicos correspondientes,proporcionar el servicio las veces que sea requerido y por ultimo preparar ladocumentación para la transferencia secundaria.ELABORACIÒN DEL CATÀLOGO DE DISPOSICIÒN DOCUMENTAL.Investigación preliminar: El archivista deberá realizar una investigaciónpreliminar y enriquecida con suficiente información, acerca de la entidadproductora, la información se agrupa en dos grandes temas;A.- De conocimiento institucional.B.- De conocimiento archivístico.De conocimiento institucional; se subdivide en tres apartados, marco histórico,informativo y normativo;+ Marco histórico; se centrara específicamente a recolectar información acercade la historia institucional por ejemplo ¿Cuándo se formo? ¿Por qué?, suestructura organizacional, ¿ha tenido alguna modificación?, ¿Cuáles fueron lascausas?, entre otros.+ Marco informativo; se deberá tomar en cuenta información respectiva afunciones y atribuciones de la institución, composición orgánica, objetivos ynecesidades operativas.+ Marco normativo; toma en consideración aquella normatividad que sustenta,norma y respalda a la institución dentro de su conjunto operacional.De conocimiento archivístico; igualmente se subdivide en tres apartados, marcohistórico, informativo y normativo.+ Marco histórico; se considera este aspecto, para recopilar información de lasunidades de archivo en base a su historia.+ Marco informativo; aquí se encuentra gran parte de la información que seráutilizada para la elaboración del catálogo de disposición documental.
  11. 11. + Marco normativo; conocer si existe algún tipo de normatividad que regule,controle e instrumente la operatividad en el área de los archivos.ANÀLISIS DE LA INFORMACION.El archivista deberá reunir toda la información, para su procesamiento,mediante el análisis y selección de información relevante y significativa para elcatalogo de disposición documental, una manera útil de recopilar informaciónes a través de cuestionarios, entrevistas, por tanto se deben planear yprogramar en momentos oportunos.De igual manera deben destinarse a personal competente, deberá analizar lainformación en un informe y servirse de él, para consulta y medio de trabajo,además garantizar que la información obtenida cumpla sus expectativas,objetivos y que realmente sea sustantiva para la elaboración del catalogo dedisposición documental. También garantizara la seguridad de la informaciónque le es revelada, el catalogo de disposición documental, deberá reflejarinformación verídica y oficial de la institución.Para cada área administrativa se recomienda tratar los siguientes aspectos; a) Funciones específicas y necesidades operativas. b) Identificación del tipo de documentación generada. c) Necesidades, frecuencia y prioridades de consulta documental.ARCHIVOS OFICIALES.Los archivos oficiales se dividen en; Federales, Estatales y Municipales.A su vez los federales se subdividen de acuerdo a nuestra constitución política,en archivos de los tres poderes; ejecutivo, legislativo y judicial.Los archivos pertenecientes al poder Federal son los mejor organizados y serigen por el sistema decimal universal, de uso obligatorio.Los archivos estatales al igual que los federales se subdividen en ejecutivolegislativo y judicial y los hay en cada uno de los estados de la nación.Archivos de Instituciones Privadas; son los grupos de archivos quecorresponden a instituciones privadas, como el comercio, la banca, la industria,etc.
  12. 12. OSCAR GERMAN PÈREZ ZAMORAGRUPO: 2101PROFESORA: MARÌA MARTHA TAPIA ORTEGAMATERIA: ARCHIVO DE TRÀMITE

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