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SIIGO Dejando huella...........

SIIGO

STANDAR WINDOWS
PROCESO DE CAPACITACION
PROCESOS DE CIERRE

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Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com 1


TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION 5

2. PROCESO DE DIFERIDOS 7

2.1. PARAMETRIZACIÓN DEL COMPROBANTE DE DIFERIDO 7

2.2. EJECUCIÓN O AMORTIZACIÓN DEL COMPROBANTE DE DIFERIDO 9

2.3. COMPROBANTE PARA EL DIFERIDO 10

2.4. COMPROBANTE AMORTIZACION DE AJUSTE AL DIFERIDO 11

3. CIERRES DE AÑO 12

3.1. CIERRES PARCIALES 12

3.2. CIERRE DEFINITIVO 15

4. CERTIFICADOS DE RETENCION 23

4.1. CERTIFICADOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE 23

4.2. CERTIFICADOS DE RETENCION DE ICA 25

4.3. CERTIFICADOS DE RETENCION DE IVA 28

5. GENERACION DE ESTADOS FINANCIEROS 30

5.1. BALANCE GENERAL 30

5.2. ESTADO DE RESULTADOS 33

5.3. BALANCE DE COMPROBACIÓN 36

5.4. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO 37

5.5. ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA 38

5.6. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO 38



6. INFORMES OFICIALES 41

6.1. LIBRO DIARIO 42

6.2. LIBRO DIARIO RESUMIDO 42

6.3. LIBRO MAYOR 42

6.4. LIBRO INVENTARIOS Y BALANCES 42

6.5. LIBRO ÚNICO OFICIAL 43

6.6. LIBRO DE VENTAS 43

6.7. LIBRO DE COMPRAS 43

6.8. NUMERADOR DE LIBROS OFICIALES 43

7. CONSOLIDACIONES 45

8. CAMBIO CLAVE DEL ADMINISTRADOR 50

9. CREACION DE CLAVES DE USUARIO 51

10. MANTENIMIENTO DE TERCEROS 57

11. BLOQUEO DE FECHA 60

12. PROCESO DE RECUPERACION 61

13. TALLER PROCESOS DE CIERRE 67

13.1. DEFINICIÓN Y EJECUCIÓN DE LOS COMPROBANTES DIFERIDOS 67

13.2. CIERRE PARCIAL 67

13.3. CIERRE DEFINITIVO 68

13.4. GENERACIÓN DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN 69

13.5. GENERACIÓN DEL BALANCE GENERAL 69

13.6. GENERACIÓN DEL ESTADO DE RESULTADOS 69

13.7. LIBRO DIARIO 70



13.8. LIBRO MAYOR 70

13.9. LIBRO DE VENTAS 70

13.10. CERTIFICADOS DE RETENCIÓN 71

13.11. RECUPERACION 71



1. INTRODUCCION

Obtener la información contable de forma oportuna permite a la administración del
ente económico evaluar la gestión estratégica y fijar directrices para determinar el
comportamiento futuro de la empresa.

Por lo anterior, en SIIGO es necesario ejecutar algunos procesos de periodicidad
mensual y procesos de cierres anuales para que de esta manera se pueda obtener
información oportuna y de esta manera manejar y administrar eficientemente los
recursos de la empresa.



PROCEDIMIENTOS DE CIERRE

 Procesos Mensuales: En SIIGO no es necesario ejecutar cierres mensuales,
pero si existen algunos procesos que se deben ejecutar con periodicidad
mensual, para poder tener la información contable actualizada. Dentro de los
procesos mensuales que se deben ejecutar en SIIGO están los Ajustes por
Inflación, el Costeo, Desagrega, Depreciación, Amortización de Diferidos,
Provisiones, parafiscales Etc.

 Cierres Anuales: En SIIGO existen dos tipos de cierres anuales que son los
parciales y los definitivos.

Los procesos mensuales tales como el costeo, ajustes por inflación, Desagrega y
Depreciación se explicaron en sesiones anteriores se procederá a indicar el proceso de
amortización de los diferidos.



2. PROCESO DE DIFERIDOS

2.1. PARAMETRIZACIÓN DEL COMPROBANTE DE DIFERIDO

RUTA: Contabilidad – Generación de Comprobantes – Comprobantes Diferidos

A través de esta opción el programa permite efectuar una amortización mensual de los
gastos pagados por anticipado o cargos diferidos.

Para la correcta definición de los diferidos se deben seguir los procedimientos que se
describen a continuación:

Al ingresar a la opción de Comprobantes Diferidos, el sistema muestra las siguientes
opciones:

 Fija: Escogiendo esta opción el programa permite definir los comprobantes para
los diferidos.
 Imprime: En esta opción el programa permite generar una impresión de la
parametrización de los comprobantes Diferidos.
 Utiliza: Esta opción permite ejecutar de forma automática la amortización de
los diferidos.

Escogiendo la opción de Fija se deben diligenciar los siguientes campos:



 Nro. Del Diferido: Corresponde al consecutivo que se asigna al diferido para
su control. El programa permite crear hasta 999.999 comprobantes de diferidos
diferentes.
 Descripción: Corresponde al detalle del movimiento, el cual aparecerá en el
documento contable en el momento de utilizar el comprobante prefijado.
 Fecha: En este campo se debe digitar la fecha en la que se efectuó el registro
contable del diferido.
 Valor Total: En este campo se debe digitar el valor total del diferido que se va
a amortizar.
 Monto: En este campo se debe digitar el valor que se desea amortizar
mensualmente.
 Saldo: A través de esta opción el programa permitirá visualizar el saldo del
diferido a medida que se efectúen las amortizaciones.
 Activo: Se debe marcar esta opción para indicar que el comprobante diferido
está vigente.
 Cuotas: EL programa calcula de forma automática el número de cuotas en las
que se hará la amortización del diferido. (Valor Total / Monto = No. de Cuotas).
Si se quiere cambiar el número de cuotas se puede hacer en este momento y el



programa calculará automáticamente el monto que se debe amortizar
mensualmente.
 Cuenta Débito: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto en la que se
harán los registros contables correspondientes a la amortización del diferido.
 Cuenta Crédito: En este campo se debe digitar la cuenta del diferido
correspondiente a los gastos pagados por anticipado o cargos diferidos.
 Centro de Costo: En este campo se debe digitar el centro de costo que se
quiere afectar. Este campo lo solicitará si la cuenta digitada en el campo
anterior maneja centros de costo.
 NIT: Si la cuenta digitada maneja terceros, se debe digitar el NIT del tercero al
cual quedará contabilizado el movimiento.
 Código de Activo: El programa solicitará un código de activo si alguna de las
cuentas digitadas se encuentra parametrizada en una tabla de activos fijos.
 Producto – Bodega – Cantidad: Si alguna de las cuentas escogidas,
corresponde a una cuenta que se encuentra parametrizada en alguna de las
tablas de inventario, se debe digitar el código del producto, la bodega y la
cantidad del producto al cual se va a realizar el movimiento débito o crédito.
 Tipo de Documento Cruce – Número – Secuencia – Cruce – Fecha de
Vencimiento: Si la cuenta digitada corresponde a una cuenta detallada por
cobrar o por pagar, se debe digitar el tipo de documento (F, P, etc.), escoger el
número consecutivo del documento, escoger la secuencia y digitar la fecha de
vencimiento del documento.

Si se quiere eliminar el comprobante de diferidos simplemente se debe digitar el
número del diferido y posteriormente digitar la tecla de función F5 o dar clic en el icono

2.2. EJECUCIÓN O AMORTIZACIÓN DEL COMPROBANTE DE DIFERIDO

Después de haber parametrizado los comprobantes de diferidos, se debe ingresar por
la opción “Utiliza” para ejecutar la amortización del diferido.

Esta opción se debe ejecutar mensualmente el último día de cada mes.

Una vez se ha escogido la opción pertinente, el programa mostrará la siguiente
pantalla, donde se deben diligenciar los siguientes datos:



2.3. COMPROBANTE PARA EL DIFERIDO

 Del Número.: En este campo se debe digitar el número inicial de los diferidos
desde el que se desea ejecutar la amortización de los diferidos. Presionando
“Enter” el programa tomará desde el primer diferido que se encuentre
parametrizado.
 Al Número.: En este campo se debe digitar el número final de los diferidos
hasta el que se desea ejecutar la amortización de los diferidos. Presionando
“Enter” el programa tomará desde el último diferido que se encuentre
parametrizado.
 Tipo Documento.: En este campo se debe digitar el Tipo de documento (L –
Otros) en el que se efectuará la amortización del diferido. Este documento debe
estar previamente parametrizado.



2.4. COMPROBANTE AMORTIZACION DE AJUSTE AL DIFERIDO

 Tipo Documento.: En este campo se debe digitar el Tipo de documento (A –
Ajustes Por Inflación) en el que se efectuará la amortización del ajuste por
inflación del diferido. Este documento debe estar previamente parametrizado.



3. CIERRES DE AÑO

Dentro de SIIGO existen los cierres de año parciales y los cierres definitivos.

3.1. CIERRES PARCIALES

RUTA: Cierres Anuales – Cierre Anual

Esta opción el programa permite pasar los saldos de un balance de prueba (cuentas de
balance y cuentas de resultados) al año siguiente, con el fin de comenzar a registrar
información contable en el año siguiente. Si este proceso de cierre no se ejecuta el
programa no permitirá ingresar información en el año siguiente.

Una vez se ha ingresado a esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:

 Año de Cierre: En este campo se debe digitar el año que se va a cerrar. Para
ejecutar el cierre parcial debe estar ubicado en el mes 12 día 31.

Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla:



El programa efectúa una verificación de las cuentas contables del año en el que se
realizará el cierre y el año siguiente y en caso de que se presente una inconsistencia
en las cuentas el programa generará un informe en el que se relacionaran las
inconsistencias.

Presionando “Enter” o dando click sobre el botón “Continuar” el programa ejecutará
un proceso en el que mostrará la siguiente pantalla:

Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla, donde se deben seleccionar
los siguientes datos:



 Quiere Correr Comprobante de Cierre Contable: Para ejecutar el cierre de
año parcial esta opción se debe omitir presionando “Enter”, en caso contrario se
efectuará el cierre definitivo, el cual se describirá más adelante.
 Continua el Proceso de Cierre: Para continuar con el proceso de cierre se
debe marcar esta opción, en caso contrario el programa abortará el proceso de
cierre. Si la opción fue marcada el programa habilitará las siguientes opciones:
 Cuentas a Pasar: Todas o Solo las Utilizadas. Si se escoge la opción de solo
las utilizadas el programa pasará de un año a otro únicamente las cuentas que
fueron definidas por el usuario. Si se escoge la opción de todas las cuentas el
programa pasará de un año a otro las cuentas definidas por el usuario y
adicionalmente las cuentas que no han sido parametrizadas y están disponibles
en el plan de cuentas que trae internamente SIIGO.

Posteriormente el programa ejecutará un proceso y finalizará de forma automática.
Una vez ha terminado el proceso podrá ingresar al año siguiente y continuar con las
operaciones normales de la empresa.

Recuerde

Los cierres parciales se pueden ejecutar las veces que sea necesario, sin efectos
secundarios en la contabilidad.



3.2. CIERRE DEFINITIVO


Esta opción el programa efectúa el cierre de las cuentas de resultados y las de terceros
que se seleccionen.


 Año de Cierre: En este campo se debe digitar el año que se va a cerrar. Para
ejecutar el cierre definitivo debe estar ubicado en el mes 13 día 31.


El programa efectúa una verificación de las cuentas contables del año en el que se
realizará el cierre y el año siguiente y en caso de que se presente una inconsistencia
en las cuentas el programa generará un informe en el que se relacionaran las
inconsistencias.



Presionando “Enter” o dando clic sobre el botón “Continuar” el programa ejecutará
un proceso en el que mostrará la siguiente pantalla:


 Quiere Correr Comprobante de Cierre Contable: Para ejecutar el cierre de
año definitivo se debe marcar esta opción, en caso contrario se efectuará el
cierre parcial.

Después de marcar esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla, donde se
deben diligenciar los siguientes campos:



 Quiere Cerrar Cuentas de Terceros Las cuentas que se deben cancelar a
nivel de terceros son las de impuestos, que se describen a continuación:

135515 Retención en la fuente (Anticipo)
135517 Impuesto a las Ventas Retenido (Anticipo)
135518 Impuesto de Industria y Comercio Retenido (Anticipo)
2365?? Retención en la Fuente (Por Pagar)
2367?? Impuesto a las Ventas (Por Pagar)
2368?? Impuesto de Industria y Comercio (Por Pagar)
2408?? Impuesto a las Ventas

Es de aclarar, que en este proceso las cuentas no quedan con saldo cero, sino que se
reclasifica el saldo que tiene cada uno de los terceros al NIT de la DIAN.

Si esta opción fue marcada el programa mostrará la siguiente pantalla, donde se debe
digitar la información correspondiente a la cuenta que se está cerrando:



 Comprobante: En este campo se debe escoger un comprobante tipo L – Otros,
para efectuar el cierre de las cuentas a nivel de terceros, el cual debe estar
previamente creado.
 Cuenta a Cerrar: En este campo se debe digitar el código de la cuenta a la que
se le va a ejecutar el proceso de cierre.
 NIT de Cruce: En este campo se debe digitar el NIT de la DIAN. Con las teclas
de función F2, F3 o con el icono se pueden consultar los NIT creados.
 Centro de Costo: En este campo se debe digitar el centro de costo principal.
No es necesario ejecutar el cierre por cada uno de los centros de costo, este es
de carácter informativo.
 Cierra Centros de Costo: Se debe marcar esta opción para que la cuenta
seleccionada se cierre también a nivel de terceros por cada centro de costo.
 Actualización Correcta: Si la información registrada anteriormente es
correcta se debe marcar esta opción, para que el programa ejecute el cierre de
la cuenta seleccionada, en caso contrario retrocederá al campo del
comprobante.
 Escoger Otra Cuenta: Esta opción debe ser marcada, para que el programa
solicite la siguiente cuenta que se debe cerrar a nivel de terceros. Una vez se
ha terminado el proceso de cierre de todas las cuentas esta opción se debe
omitir presionando “Enter” para que el programa continúe con el proceso de
cierre de año en el que mostrará la siguiente pantalla:



 Quiere Cerrar Cuentas de Resultados: Para determinar el resultado del
ejercicio se debe marcar esta opción, en caso contrario el programa continuará
con el proceso de cierre, pero no quedarán cerradas las cuentas de resultados.
Si esta opción fue marcada el programa mostrará la siguiente pantalla, donde
se debe diligenciar la siguiente información:



 Maneja Centro de Costo en la Utilidad: Esta opción se debe marcar siempre
y cuando las cuentas de resultados (Ingresos, Costos y Gastos) estén
marcadas como Si Centros de Costo, de lo contrario las cuentas no serán
cerradas. Al marcar el campo, se indica al sistema que asigne la utilidad para
cada uno de los centros de costo que maneja la empresa. Para conocer los
resultados del ejercicio por centros de costo se puede generar un estado de
resultados por centro de costo, sin necesidad de tener que marcar esta opción.
 Comprobante: En este campo se debe escoger un comprobante tipo L – Otros,
donde se contabilizará el cierre de las cuentas de resultados, el cual debe estar
previamente creado.
 Cuenta de Utilidad: En este campo se debe digitar la cuenta 590505 –
Ganancias y Pérdidas, para que el programa contabilice el resultado del
ejercicio en esta cuenta. Posteriormente se debe consultar el movimiento de
esta cuenta por Contabilidad – Administración de Cuentas – Movimiento
General. Si la cuenta quedó con saldo crédito indica que la empresa obtuvo
una utilidad, en caso contrario fue una pérdida. De acuerdo al resultado, en el
mes 13 se debe ejecutar la reclasificación a través de un comprobante de
ajuste. Si la cuenta 590505 quedó con saldo crédito el registro contable será el
siguiente:



CUENTA MOVIMIENTO CUENTA MOVIMIENTO
590505 DB 360505 CR

Si la cuenta 590505 quedó con saldo débito el registro contable será el siguiente:

CUENTA MOVIMIENTO CUENTA MOVIMIENTO
590505 CR 361005 DB

 NIT de Cierre: En este campo se debe digitar el NIT de la empresa.
 Centro de Costo: Este ampo es de carácter informativo y se debe digitar el
centro de costo principal.
 Bodega Desde: En este campo se debe digitar la bodega desde la que se
desea efectuar el cierre de año.

Una vez se han digitado estos datos, el programa ejecutará un proceso automático en
el que se generarán los comprobantes de cierre.

Una vez se ha ejecutado este proceso el programa mostrará la siguiente pantalla, para
finalizar el proceso de cierre definitivo:

 Continua el Proceso de Cierre: Para continuar con el proceso de cierre se
debe marcar esta opción, en caso contrario el programa abortará el proceso de
cierre. Si esta opción fue marcada el programa mostrará la siguiente opción:
 Pasa Todo el PUC o Solo las Utilizadas: Si se escoge la opción de solo las
utilizadas el programa pasará de un año a otro únicamente las cuentas que
fueron definidas por el usuario. Si se escoge la opción de todas las cuentas el
programa pasará de un año a otro las cuentas definidas por el usuario y
adicionalmente las cuentas que no han sido parametrizadas y están disponibles
en el plan de cuentas que trae internamente SIIGO.



 Al terminar de seleccionar las opciones, el programa ejecutará un proceso y
finalizará de forma automática.

Una vez ha terminado el proceso podrá ingresar al año siguiente y continuar con las
operaciones normales de la empresa.



4. CERTIFICADOS DE RETENCION

De acuerdo a lo establecido en el artículo 381 del Estatuto Tributario los agentes
retenedores deberán expedir anualmente un certificado de retenciones cuando se trate
de conceptos de retención diferentes de los originados en la relación laboral, legal y
reglamentaria.

4.1. CERTIFICADOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE

RUTA: Contabilidad – Informes Oficiales – Certificados De Retención

Conformes a lo establecido en el artículo 381 del Estatuto Tributario los agentes
retenedores deben expedir certificados de Retención en la Fuente a más tardar el día
15 de marzo del año siguiente en el que se practicaron las retenciones.

Para poder obtener los certificados de retención las cuentas contables en las que se
efectuó la contabilización de las retenciones deben estar marcadas desde el momento
de su creación como “Retención”, en caso contrario el programa no generará los
certificados.

Para generar los certificados de retención se deben seguir los pasos que se describen a
continuación:

Al ingresar a esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:

 Certificados: Al marcar esta opción el programa generará los certificados de
retención para los terceros que se seleccionen.
 Bases: Al ingresar a esta opción el programa generará un informe de las bases,
porcentajes y retenciones que se practicaron a los diferentes terceros. Este
informe sirve como anexo a las declaraciones de retención.

Si se marca la opción de certificados el programa mostrará la siguiente pantalla:



Esta opción permite generar los certificados de ICA, IVA y Generales que corresponde
a la retención en la fuente.

1. Marcando la opción de “Generales” el programa mostrará la siguiente pantalla:

 Fecha de Emisión: En este campo se debe digitar la fecha en la que se van a
generar los certificados de retención.
 NIT Desde: En este campo se debe digitar el NIT desde el que se quiere
generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el
programa tomará desde el NIT cero.
 NIT Hasta: En este campo se debe digitar el NIT hasta el que se quiere
programa tomará el último NIT creado.



 Cuenta Desde: En este campo se debe digitar la cuenta de retención desde la
que se quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando
“Enter” el programa tomará desde la cuenta cero.
 Cuenta Hasta: En este campo se debe digitar la cuenta hasta la que se quiere
programa tomará la última cruenta de retención.
 Desea el Certificado con Firma o sin Firma: Si marca la opción “Con Firma”
el programa mostrará un campo en certificado para la firma.
 Fecha Desde: En este campo se debe digitar el mes desde el que se quiere
tener en cuenta las retenciones practicadas. Presionando “Enter” el programa
tomará desde el mes uno (1).
 Fecha Hasta: En este campo se debe digitar el mes hasta la que se quiere
programa tomará el mes doce (12).

4.2. CERTIFICADOS DE RETENCION DE ICA

Si se marca la opción de ICA el programa mostrará la siguiente pantalla:



 NIT Inicial: En este campo se debe digitar el NIT desde el que se quieren
 NIT Final: En este campo se debe digitar el NIT hasta el que se quieren
programa tomará el último NIT creado.
 Tipo de Impresión Genérica: Si se marca esta opción el programa generará
los certificados de retención de ICA en el formato que tiene establecido SIIGO.
los certificados de retención de ICA en el formato Minerva.
 Rango de Meses Desde: En este campo se debe digitar el mes desde el que
se quiere tener en cuenta las retenciones practicadas. Presionando “Enter” el
programa tomará desde el mes uno (1).



 Rango de Meses Hasta: En este campo se debe digitar el mes hasta la que se
quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el

Una vez se han definido estas opciones el programa mostrará la siguiente pantalla:

 Cuentas ICA: En este campo se deben digitar las cuentas de retención de ICA,
para que el programa las tenga en cuenta en el momento de generar los
certificados.



4.3. CERTIFICADOS DE RETENCION DE IVA

Si se marca la opción de IVA el programa mostrará la siguiente pantalla:

 NIT Inicial: En este campo se debe digitar el NIT desde el que se quiere
 NIT Final: En este campo se debe digitar el NIT hasta el que se quiere generar
los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el programa
tomará el último NIT creado.
los certificados de retención de ICA en el formato que tiene establecido SIIGO.
los certificados de retención de ICA en el formato Minerva.



 Rango de Meses Desde: En este campo se debe digitar el mes desde el que
se quiere tener en cuenta las retenciones practicadas. Presionando “Enter” el
programa tomará desde el mes uno (1).
 Rango de Meses Hasta: En este campo se debe digitar el mes hasta la que se
quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el

Una vez se han definido estas opciones el programa mostrará la siguiente pantalla:

 Cuentas IVA: En este campo se deben digitar las cuentas del IVA descontable
por compras y las cuentas de retención de IVA para que el programa las tenga
en cuenta en el momento de generar los certificados.

Recuerde

Para poder generar los certificados de retención es necesario que las cuentas de 2365
– Retención en la fuente, 2367 – Retención de IVA y 2368 Retención de ICA estén
marcadas desde su creación como cuentas de “Retención”.



5. GENERACION DE ESTADOS FINANCIEROS

5.1. BALANCE GENERAL

RUTA: Contabilidad – Informes Financieros – Balance General

El Balance General es uno de los Principales Estados Financieros Básicos que un ente
económico debe preparar, para reflejar los recursos y obligaciones de la empresa. Este
informe esta compuesto por las cuentas del Activo, Pasivo y Patrimonio.

Para la generación del Balance General se deben seguir los pasos que se describen a
continuación:

Estándar: Al seleccionar esta opción, el sistema genera un Balance General con un
formato Estándar, para lo cual, se deben diligenciar los siguientes campos:

 Mes Fin: En este campo se debe digitar el mes de corte o el mes hasta el que
se desea generar el balance general. Una vez se ha digitado el mes
correspondiente el programa mostrará la siguiente pantalla:



 Gru. – Cta. – Sub. – Aux. – saUx. : Esta opción permite escoger el nivel al
que se quiere generar el balance y los niveles son grupo, cuenta, subcuenta,
auxiliar o subauxiliar. Se puede seleccionar la opción deseada dando un click o
se puede digitar la letra que aparece en mayúscula para seleccionar el nivel.

Después de escoger el nivel al que se quiere generar el balance, el programa mostrará
la siguiente pantalla:

 Cuenta de Utilidad: En este campo se debe digitar la cuenta contable que
corresponde a la utilidad del ejercicio.
 Cuenta de Pérdida: En este campo se debe digitar la cuenta contable que
corresponde a la pérdida del ejercicio.
 Imprime Código de la Cuenta: Normalmente el código de las cuentas
contables no se refleja en un balance general, pero esta la opción para que se
genere el balance como se desee. Para generar el balance sin el código de la
cuenta no se debe marcar esta opción, en caso contrario se debe marcar y
posteriormente el programa generará el Balance General.

Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará los iconos
con los que se puede generar el informe. El icono de la impresora genera el informe



directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por
pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite generar
el informe a Excel.

Predeterminado: Si se escoge la opción de predeterminado el programa mostrará
la siguiente pantalla:

 Modifica: Al ingresar a esta opción el programa permitirá diseñar la estructura
de un balance general, de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Una vez
se ha escogido esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:

En esta opción el programa permite definir las cuentas para cada uno de los conceptos
que estructuran el balance general.

 Selección de Cuentas: (Rango Inicial – Rango Final) En este campo se
debe digitar el código del grupo desde y hasta el cual se quiere parametrizar el
concepto que se está visualizando en pantalla.
 Cuentas o Rangos: En este campo se pueden visualizar los códigos
seleccionados en el campo anterior. El sistema permite seleccionar hasta 5
rangos por cada uno de los conceptos.



 Ejecuta: Una vez se han definido las cuentas para el balance general
Predeterminado se puede ingresar por esta opción y generar el balance que
se definió en Modifica.

5.2. ESTADO DE RESULTADOS

RUTA: Contabilidad – Estados Financieros – Estado de Resultados

El Estado de Resultados es uno de los Principales Estados Financieros Básicos que un
ente económico debe preparar, para reflejar la utilidad o pérdida de un periodo de
tiempo determinado. Su estructura esta dada por las cuentas de ingresos, costos y
gastos.

Para la generación del estado de Resultado se deben seguir los procedimientos que se

1. Estándar: Al seleccionar esta opción, el sistema genera un Estado de
Resultado con un formato Estándar, para lo cual, se deben diligenciar
los siguientes campos:



 Nivel: Grupo – Cuenta – Subcuenta – Auxiliar – Subauxiliar: Esta opción
permite escoger el nivel al que se quiere generar el Estado de Resultados
marcando la opción correspondiente.
 Mes Desde: En este campo se debe digitar el mes de inicio o mes desde el cual
se desea generar el Estado de Resultados.
 Mes Hasta: En este campo se debe digitar el mes de final o mes hasta el cual
se desea generar el estado de resultados.
 Incluye Código de la Cuenta: Normalmente el código de las cuentas
contables no se refleja en un el Estado de Resultado, pero en caso de requerirlo
se debe marcar esta opción, de lo contrario se deja en blanco.
 Incluye Saldo Inicial del Año: Si la respuesta a esta pregunta es afirmativa,
el programa incluirá dentro del informe, una columna en la que se verá
reflejado el saldo inicial del año de cada una de las cuentas que conforman el
Estado de Resultados.

Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará estos iconos

para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el
informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe
por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite
generar el informe a Excel.

Predeterminado: Si se escoge la opción de Predeterminado el programa
mostrará la siguiente pantalla:



 Modifica: Al ingresar a esta opción el programa permitirá diseñar la estructura
del Estado de Resultados, de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Una
vez se ha escogido esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:

En esta opción el programa permite definir las cuentas para cada uno de los conceptos
que estructuran el Estado de Resultados.

 Rango Inicial: En este campo se debe digitar el código del grupo desde el que
se quiere parametrizar el concepto que se esta visualizando en pantalla.
 Rango Final: En este campo se debe digitar el código del grupo hasta el que se
quiere parametrizar el concepto que se esta visualizando en pantalla.



 Ejecuta: Una vez se han definido las cuentas para el estado de resultados
Predeterminado se puede ingresar por la opción “Ejecuta” y generar el informe
que se definió.

5.3. BALANCE DE COMPROBACIÓN

RUTA: Contabilidad – Informes Financieros – Balance de Comprobación

Es un informe por pantalla o impreso del movimiento de todas las cuentas en un rango
de tiempo estipulado. Es un informe que ayuda a determinar el movimiento correcto de
las cuentas.

Para obtener este informe se debe digitar el mes desde el cual se quiere generar la
información y el mes hasta el cual se quiere obtener la información, el nivel de las
cuentas (Grupo, Cuenta, Auxiliar, Subauxiliar, etc) y el tipo de moneda en el que se
quiere generar el informe.



5.4. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO


Este estado financiero tiene como objeto comparar los saldos del patrimonio de una
sociedad del principio al final de un período contable. En este estado debe incluirse,
para cada uno de los rubros que integran el patrimonio, la siguiente información:

 Saldos iniciales, que deben coincidir con los saldos finales del ejercicio o período
anterior.
 Las variaciones del ejercicio o período.
 Los saldos finales.

A nivel de SIIGO para este estado financiero, se requiere digitar las cuentas del
patrimonio involucradas mediante la opción Modifica, las cuentas se digitan a nivel de
grupo, cuenta o subcuenta, de acuerdo a las necesidades del usuario de la
información. El siguiente paso es digitar la opción Utiliza que permite procesar la
información necesaria, por medio de un archivo o en forma impresa emitir el
respectivo estado.



5.5. ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA

RUTA: Contabilidad – Informes Financieros – Estado de Cambios en la
Situación Financiera

El objetivo fundamental de este estado financiero, es suministrar información relevante
y concisa sobre cambios en el capital de trabajo, con los cuales se proporciona un
detalle de la gestión y se mejora la comprensión de las actividades y operaciones de
un ente económico sobre el período que informa.

El Estado de Cambios en la Situación Financiera, se debe elaborar de tal forma que se
reflejen las fuentes específicas de las cuales se ha obtenido el capital de trabajo; de la
misma manera se procederá con los distintos usos o aplicaciones.

A nivel de SIIGO, en la preparación de este estado financiero, se deben digitar los
diferentes rangos de cuentas necesarias para producirlo y luego se debe ingresar por la
opción Utiliza para generar un archivo o producirlo en forma impresa. Las cuentas se
digitan a nivel de grupo, cuenta o subcuenta.

5.6. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO

RUTA: Contabilidad – Informes Financieros – Flujo de Efectivo

Es un estado financiero básico cuyo objetivo es presentar información pertinente y
concisa, relativa a los recaudos y desembolsos de efectivo de un ente económico
durante un período, para que los usuarios de los estados financieros tengan elementos
necesarios adicionales para:

 Examinar la capacidad del ente económica para generar flujos futuros de fondos
de efectivo.

 Evaluar la capacidad del ente económico para cumplir con sus obligaciones, pagar
dividendos y determinar el financiamiento interno y externo necesario.

 Analizar los cambios experimentados en el efectivo derivados de las actividades de
operación, inversión y financiación.

En las normas básicas de la contaduría, existen dos métodos para realizar el estado de
flujo de efectivo:

Método directo
En este método las actividades de operación se presentan como si se tratará de un
estado de resultado por el sistema de caja. Los entes económicos que utilicen este
método deben informar por separado los siguientes movimientos relacionados con las
actividades de operación:

 Efectivo cobrado a los clientes.
 Efectivo recibido por intereses, dividendos y otros rendimientos de inversiones.
 Otros cobros de operación.



 Efectivo pagado a empleados y proveedores.
 Efectivo pagado por intereses.
 Pago de impuestos.
 Otros pagos de operación.

Método indirecto

Bajo este método se prepara una conciliación entre la utilidad neta y el flujo de
efectivo neto de las actividades de operación, las cuales deben informar por separado
todas las partidas conciliatorias.

Para tal efecto el flujo de efectivo generado por las operaciones normales, se
determina tomando como punto de partida la utilidad neta del período, valor al cual se
le adiciona o deducen las partidas incluidas en el Estado de Resultados que no implican
un pago o un cobro de efectivo.

Entre
estas partidas tenemos:
 Depreciación, amortización y agotamiento.
 Provisiones para protección de activos.
 Diferencias por fluctuaciones cambiarías.
 Utilidades o pérdidas en venta de propiedades, planta y equipo, inversiones u
otros activos operacionales.
 Corrección monetaria del período de las cuentas de balance.
 Cambios en rubros operacionales, tales como: aumento o disminuciones en
cuentas por cobrar, inventarios, cuentas por pagar, pasivos estimados y
provisiones, etc.

En SIIGO, se utiliza el Método Indirecto, para el cual es necesario, por la opción
Modifica digitar el rango de las cuentas que se requieren incluir en la preparación del
Estado Financiero.

Después por la opción de utiliza genero el respectivo estado.



6. INFORMES OFICIALES

El proceso de recolección, organización y registro de los hechos económicos
constituyen el sistema contable. Los libros de contabilidad posibilitan asegurar el
adecuado flujo de información y la obtención de datos con destino a la elaboración de
los estados financieros. La forma de llevar los libros se establece en el Decreto
2649/93.

Para efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderá
por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el
completo entendimiento de aquellos.

De acuerdo a las actividades de los entes económicos, estos estarán obligados a llevar
algunos libros específicos. De acuerdo a las necesidades de deduce que los entes
económicos deberán llevar libros “indispensables” mas no obligatorios, como aquellos
que corresponden a las exigencias básicas de la contabilidad señaladas en el mismo
código del comercio. Considerando la obligación de llevar el registro en orden
cronológico de las operaciones mercantiles (Art. 53), se deduce la necesidad de llevar
un libro diario, de la necesidad de utilizar partida doble (Art. 50), se deduce la
necesidad de llevar un libro mayor y el deber de hacer un inventario inicial y
periódicos, así como un balance general (Art. 52), surge la necesidad de llevar un libro
de inventarios y balances. Sin embargo la determinación de los libros de comercio que
son obligatorios fue atribuida al Gobierno Nacional por el numeral 2o. del artículo 44
de la ley 222 de 1995.

Por ley, todos los empresarios deben presentar e inscribir los libros de comercio en la
cámara de comercio. Los libros que debe inscribir son:

Personas naturales
 Libro mayor y balances
 Libro diario
 Libro de inventarios y balances

Sociedades
 Libro mayor y balances
 Libro de inventarios y balances
 Libro diarios
 Libro de actas, registro de socios, de asambleas y de juntas, según el caso.

A nivel de SIIGO, se manejan 7 libros, incluyendo los mencionados anteriormente a
excepción del libro de actas, registro de socios, de asambleas o juntas.



6.1. LIBRO DIARIO

RUTA: Contabilidad – Informes Oficiales – Libro Diario

En este libro oficial se discriminan en orden cronológico todas las operaciones, en
forma individual, registrando cada documento contable. Este libro se debe generar
cada mes.

Para la generación de este libro es necesario indicar el nivel de la cuenta, los
comprobantes que se quieren visualizar, y el rango de fechas.

6.2. LIBRO DIARIO RESUMIDO

RUTA: Contabilidad – Informes Oficiales – Libro Diario Resumido

Presenta la misma información que el libro diario, pero permite imprimir documento
por página y adicionalmente escribir algún comentario respecto a cada tipo de
comprobante.

Para la generación de este libro es necesario indicar el nivel de la cuenta, los
comprobantes que se quieren visualizar, y el rango de fechas.

6.3. LIBRO MAYOR

RUTA: Contabilidad – Informes Oficiales – Libro Mayor

Este libro oficial presenta información a nivel de todas las cuentas, mostrando cuales
eran los saldos de las cuentas del mes anterior, el movimiento del mes tanto débito
como crédito y una columna para el saldo final, cumpliendo así con la formalidad de
establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta.

Para la generación de este libro es necesario indicar el nivel de las cuentas al que se
quiere generar el libro.

6.4. LIBRO INVENTARIOS Y BALANCES

RUTA: Contabilidad – Informes Oficiales – Libro Inventarios y Balances

Para dar cumplimiento con el artículo 52 del Código del Comercio, por lo menos una
vez al año, el comerciante elabora un inventario y un balance general que le permita
conocer de una manera clara y completa la situación de su patrimonio.

Para generar este informe es necesario marcar cada una de las opciones que presenta
esta opción, de acuerdo a la información que se quiera visualizar.



6.5. LIBRO ÚNICO OFICIAL

RUTA: Contabilidad – Informes Oficiales – Libro Inventarios y Balances

Este libro nos permite conocer en todos los nivel de las cuentas, cual ha sido su
movimiento débito y crédito, cual es el saldo anterior.

Para generar este libro únicamente se requiere digitar el rango de fechas en que se
desea obtener la información.

6.6. LIBRO DE VENTAS

RUTA: Contabilidad – Informes Oficiales – Libro de Ventas

Este libro permite conocer toda la facturación realizada por el ente económico, dentro
de un rango de tiempo, en el que muestra el detalle de cada una de las facturas
realizadas, cuales son las operaciones gravadas y cuales son exentas del impuesto a
las ventas.

Para generar este libro se requiere digitar el rango de fechas, las cuentas contables y
documentos L- Otros en caso de que se haya efectuado algún registro correspondiente
a las ventas en este tipo de documentos.

6.7. LIBRO DE COMPRAS

RUTA: Contabilidad – Informes Oficiales – Libro de Compras

Este libro muestra un detalle de cada uno de los documentos de compras y servicios,
para establecer cual fue el total de la compra y el valor de impuesto a las ventas
pagado.

Para generar este libro se requiere digitar el rango de fechas, las cuentas contables y
documentos L- Otros en caso de que se haya efectuado algún registro correspondiente
a las compras en este tipo de documentos.

6.8. NUMERADOR DE LIBROS OFICIALES

RUTA: Contabilidad – Informes Oficiales – Libro de Compras

Por esta opción se podrá asignar la numeración consecutiva a cada uno de los libros
oficiales que están obligados a llevar. Las hojas estarán en blanco para la respectiva
numeración. Se debe digitar la cantidad de hojas a numerar, el número inicial, de
acuerdo con las formalidades de los libros debe imprimirse en las hojas el nombre de
la empresa o el propietario de los libros, si utiliza formas continuas, debe mencionarse



de manera expresa el código escogido para cada libro, que puede ser de cinco
caracteres.



7. CONSOLIDACIONES

RUTA: Consolidación - Consolida

Es la opción mediante la cual se puede integrar la información contable de dos o más
empresas, con el fin de analizar la información de un grupo empresarial.

Para ello es necesario utilizar la empresa No. 99 para análisis de la información.

Antes de efectuar el proceso de consolidación es necesario crear la carpeta o
directorio SIIWI99, ubicado en la raíz de la unidad donde se encuentre instalado el
SIIGO. Es de aclarar que la empresa 99 no se debe instalar como se realizó la
apertura de las demás empresas, sino que se debe hacer por el explorador de Windows
manualmente.



Una vez se ha creado la empresa 99 se debe ingresar a cualquiera de las empresas
que se van a consolidar.

Cuando se ingresa a la opción de consolidaciones, el sistema muestra la siguiente
ventana:



 Año: En este campo se debe digitar el año en el que se va a efectuar la
consolidación de empresas.
 Nombre: El programa trae por defecto el nombre de la empresa donde se está
ejecutando el proceso de consolidación, pero habilita el campo en caso de
querer cambiarlo. Con “Enter” el programa asume el nombre que se esta
visualizando en pantalla.
 Con Movimiento: Si se marca esta opción el programa efectuará la
consolidación de las empresas seleccionadas incluyendo los saldos y los
comprobantes de cada una de las empresas. En este caso, no deben existir
documentos con la misma numeración en las empresas seleccionadas, ya que si
es así no se tendrán en cuenta los comprobantes repetidos. Si esta opción no se
marca se realizará el proceso de consolidación con los saldos que presenten
cada una de las cuentas en el momento de la consolidación. El máximo de
empresas que se pueden consolidar con movimiento es de nueve (9) y noventa
y ocho (98) con saldo.

Para seleccionar las empresas que se van a consolidar es necesario seleccionarlas con
la tecla Ctrl y dando un click con el mouse. Y posteriormente dar un click sobre el
botón “Fin Selección”.

Una vez se han escogido estas opciones el programa mostrará la siguiente pantalla:

Si la respuesta a esta pregunta fue negativa el programa aborta el proceso de
consolidación; si la respuesta fue positiva el programa comenzará a ejecutar el proceso
de consolidación en el que mostrará la siguiente pantalla:



Una vez se ha efectuado el proceso de consolidación el programa mostrará el siguiente
mensaje:

Una vez ha terminado el proceso de consolidación debe salir del programa e ingresar
nuevamente a la empresa 99.



La clave de la empresa 99 es la misma clave del administrador de la empresa desde la
cual se efectuó la consolidación.

La empresa 99 permite generar todo tipo de informes y funciona como cualquiera de
las otras empresas, aunque si se requiere efectuar algún cambio o modificación de la
información se deben realizar desde la empresa fuente y se debe ejecutar nuevamente
el proceso de consolidación, de acuerdo a los procedimientos mencionados
anteriormente.



8. CAMBIO CLAVE DEL ADMINISTRADOR

RUTA: Parametrización – Funciones del Administrador Cambio Clave
Administración

A través de esta opción el programa permite cambiar la clave 1111 (clave de
administrador asignada en el momento de la creación de la empresa (por una clave de
máximo cuatro (4) caracteres alfanuméricos). El administrador del sistema puede
cambiar su clave las veces que desee por esta misma opción.


 Digite Su Nueva Clave: En este campo se debe digitar la nueva clave que se
quiere asignar para administrar el sistema.
 Reconfirme Su Nueva Clave: En este campo se debe digitar nuevamente la
clave digitada en el campo anterior, para que el sistema valide que es la
correcta.
 Usuario: En este campo se debe digitar el nombre del administrador del
sistema.



9. CREACION DE CLAVES DE USUARIO

RUTA: Parametrización – Registro de Claves

En esta opción el programa permite crear claves para los diferentes usuarios de
SIIGO. La función de asignación de claves de usuario es únicamente del
administrador.

Las claves de acceso son la forma de restringir o autorizar funciones a los usuarios de
SIIGO para el manejo del programa.

Para efectuar el registro de claves se deben ejecutar los siguientes procedimientos:

 Parámetros: En esta opción el programa permite efectuar la creación de las
claves de usuario. Para ingresar a la definición de las claves se debe escoger
esta opción y posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla:



 Clave: En este campo se debe digitar la clave que se desea asignar al usuario.
La clave puede ser hasta de cuatro posiciones alfanuméricas.
 Usuario: En este campo se debe digitar el nombre con el que se identificará al
usuario al que se le va a asignar la clave.
 Cambia Año: Si desea que el usuario tenga autorización para cambio de año
debe marcar la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
 Anula Dctos: Si desea que el usuario anule documentos que ya están
contabilizados marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
 Borra Documentos: Si desea que el usuario borre documentos que ya están
contabilizados marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
 Cambio Empresa: Esta opción permite al usuario cambiar de una empresa a
otra.
 Menor a Listas: Marque la opción, si desea que el usuario elabore las facturas
de venta con un precio inferior al asignado en las listas de precios del catálogo
de productos.
 Sobrecupo: Esta opción permite que el usuario genere facturas de venta por
encima del cupo asignado a los clientes.
 Descuentos: Si desea que el usuario asigne descuentos en las facturas de
venta marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”



 Saldo Crédito: Si desea que el usuario pueda generar la factura sin tener
existencias en el inventario marque la opción, en caso contrario omítala
presionando “Enter”
 Venta Mora: Si desea que el usuario pueda generar facturas a clientes que se
encuentran en mora marque la opción, en caso contrario omítala presionando
“Enter”
 Borra Cuentas: Si desea que el usuario borre cuentas marque la opción, en
caso contrario omítala presionando “Enter”
 Borra NIT: Si desea que el usuario pueda borrar terceros marque la opción, en
 Borra Productos: Si desea que el usuario pueda borrar productos marque la
opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
 Borra Activos: Si desea que el usuario pueda borrar activos fijos marque la
 Girar en Rojo: Si desea que el usuario pueda girar cheques con el saldo del
banco en rojo marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
 Lista Anulados: Si desea que el usuario liste el informe de los comprobantes
anulados marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
 Cambio de Cupos: Si desea que el usuario cambie los cupos de crédito
asignados a los clientes marque la opción, en caso contrario omítala
presionando “Enter”
 Imprime Previos: Si desea que el usuario imprima documentos que ya han
sido guardados marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
 Cambia Atrib. Cta.: Si desea que el usuario pueda cambiar las características
de las cuentas marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
 Usa Mod. Admón.: Si desea que el usuario tenga acceso a las opciones que se
encuentran en el módulo del Administración como son Cambio de fecha,
Cambio de empresa, Cambio de moneda, etc. marque la opción, en caso
contrario omítala presionando “Enter”
 Verifica Act. Parc: La actualización parcial sucede cuando se está guardando
algún documento y por algún motivo no se graba correctamente. Al ingresar
nuevamente el programa hace un proceso de recuperación o actualización de
ese documento, el cual permite recuperar los ítems digitados a través del
archivo temporal Z17. Si desea que el usuario pueda recuperar el tipo y número
documento que se estaba actualizando marque la opción, en caso contrario
omítala presionando “Enter”
 Creación NIT: Si desea que el usuario cree terceros marque la opción, en caso
 Crea Cuentas: Si desea que el usuario cree cuentas marque la opción, en caso
 Crea Productos: Si desea que el usuario cree productos marque la opción, en
 Crea Activos: Si desea que el usuario cree activos fijos marque la opción, en
 Consulta Costos: Si desea que el usuario consulte los costos por el módulo de
Inventarios marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
 Cambia Mes: Si desea que el usuario pueda cambiar el mes de proceso
marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
 Cambia Día: Si desea que el usuario cambie el día de proceso marque la



 Borra en Bloque: Si desea que el usuario borre un bloque de comprobantes
que han sido previamente grabados marque la opción, en caso contrario
 Mod. Dstos. Producto: Si desea que el usuario modifique el porcentaje de
descuentos por producto en el momento de facturar marque la opción, en caso
 Mod. Datos de NIT: Si desea que el usuario modifique los datos de los
terceros marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
 Control MAX/MIN: Si desea que el usuario no venda por debajo del stock
mínimo o compre por encima del stock máximo marque la opción, en caso
 Cambia Valor Ret.: Si desea que el usuario pueda cambiar el valor de la
retención en la fuente en el momento de facturar marque la opción, en caso
 Crea Archivo de Conteo: Si desea que el usuario pueda generar los saldos del
inventario para efectuar el conteo físico marque la opción, en caso contrario
 Mod. IVA Facturado: Si desea que el usuario pueda modificar el porcentaje y
valor del IVA del producto en el momento de facturar marque la opción, en caso
 Mod. IVA En la Devolución: Si desea que el usuario pueda modificar el
porcentaje y valor del IVA del producto en el momento de elaborar la
devolución marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
 Mod. Precios del Pedido: Si desea que el usuario pueda modificar los precios
en el momento de elaborar el pedido marque la opción, en caso contrario
 Mod. IVA Pedido: Si desea que el usuario pueda modificar el porcentaje y
valor del IVA del producto en el momento de elaborar el pedido marque la

Una vez se han definido estas opciones el programa muestra la siguiente pantalla:



A través de esta opción el programa permite asignar al usuario las opciones de cada
uno de los módulos con los respectivos submenús.

Para asignar permiso sobre determinada opción se debe seleccionar y posteriormente

dar clic sobre el icono

Si se quieren asignar todos los permisos que se encuentran en las opciones del menú

se debe dar un clic sobre el icono

Así como se asignan permisos también pueden ser suspendidos con el icono para

quitar permisos uno a uno o con el icono para quitar todos los permisos.

Una vez se han asignado todos los permisos se guardan con la tecla de función F1 o

con el icono

Si se asignaron permisos al usuario del módulo de Documentos, el programa
mostrará la siguiente pantalla para seleccionar los documentos a los que tiene acceso
el usuario, empleando para ello las mismas funciones explicadas anteriormente.



Si se desea eliminar una clave se debe ingresar por esta misma opción, digitar la
clave, presionar “Enter” y posteriormente presionar la tecla de función F5 o dar clic

sobre el icono

Si en las opciones generales se restringió alguna opción al usuario y posteriormente se
asignó en la opción de los módulos el programa respeta la restricción asignada en las
opciones generales. Ej. Si se restringió la opción de crear NITS y en la opción de
módulos se asignó permiso a la opción de Apertura de terceros, el programa no le
permitirá a ese usuario crear NITS.



10. MANTENIMIENTO DE TERCEROS

RUTA: Contabilidad – Administración de Terceros – Mantenimiento

El mantenimiento de terceros permite pasar el movimiento de un NIT incorrecto o que
está mal creado al NIT correcto.


 Individual: En esta opción el programa permite reclasificar el movimiento de
un tercero a otro en un comprobante e ítem específico.
 General: En esta opción el programa permite pasar todo el movimiento de un
tercero a otro.

Si se escoge la opción “Individual” el programa mostrará la siguiente pantalla:



 Comprobante: En este campo se debe digitar el tipo, número, consecutivo y la
secuencia del comprobante al que se quiere modificar el tercero. El programa
mostrará de forma automática la cuenta contable, la descripción y el valor que
fueron registrados en el comprobante seleccionado.
 Base: Si la cuenta a la que se les está realizando el mantenimiento es una
cuenta que está marcada como “Retención”, el programa solicitará la base de
retención. Si la cuenta no es de retención este campo se debe dejar en ceros.
 NIT Nuevo: En este campo se debe digitar el número del NIT correcto o el que
corresponde a este registro.

Si se escoge la opción de “General” el programa mostrará la siguiente pantalla:



 NIT Actual: En este campo se debe digitar el número del NIT que fue creado
incorrectamente.
 NIT Nuevo: En este campo se debe digitar el número del NIT que fue creado
correctamente y al cual se le pasará todo el movimiento que posee en NIT
incorrecto.
 Año Desde: En este campo se debe digitar el año desde el cual se va a pasar
todo el movimiento del NIT incorrecto al NIT correcto.



11. BLOQUEO DE FECHA

RUTA: Parametrización – Bloqueo de Fecha

Dentro de las funciones del administrador de SIIGO existe una opción para el bloqueo
de la información almacenada a través de una fecha, con el fin de evitar la
modificación o eliminación de la información que ha sido guardada previamente en el
programa.

El bloqueo de fecha se hace efectivo desde la fecha bloqueada hacia atrás. El programa
mostrará la siguiente opción para bloquear la fecha:

En este campo se debe digitar la fecha que se desea bloquear. Se deben indicar los
cuatro dígitos del año, dos del mes y dos del día.

Si en determinado momento se requiere desbloquear la fecha se debe ingresar por
esta misma opción y presionar la tecla de función F9 o con el icono

La fecha se puede bloquear o desbloquear en cualquier mes, día y año.

Recuerde

El bloqueo de fecha le permite consultar e imprimir la información de la fecha
bloqueada hacia atrás, pero no permite la grabación, anulación o borrado de
información.



12. PROCESO DE RECUPERACION

RUTA: Parametrización – Recuperaciones

El proceso de recuperación tiene como objeto reorganizar la información, que debido a
circunstancias externas como caídas de luz, salidas bruscas del programa, accesos
simultáneos al mismo archivo, etc., pueden en algún momento desvirtuar la
información ocasionando que los diferentes informes del programa (balances,
movimiento de inventarios, etc.) no coincidan con el movimiento digitado.
El proceso de RECUPERACIÓN verifica si existen diferencias en el balance de
comprobación, es decir, si este informe no presenta sumas iguales, repasando uno a
uno todos los movimientos digitados hasta ahora en el programa.
Para ejecutar el proceso de recuperación se debe ingresar a la opción
“Recuperaciones”, ubicada en el menú de Parametrización. Al ingresar a la opción
el sistema genera el siguiente mensaje:

Para ejecutar el proceso de recuperación se deben seguir los procedimientos que se

Recuerde

Antes de realizar el proceso de Recuperación se debe realizar una copia total de la
información.

Para ejecutar el proceso de recuperación se requieren los archivos del año
inmediatamente anterior. Si la empresa se creo en el año en el que se va a ejecutar el
RECUPERA, no hay ningún inconveniente, ya que en la instalación el programa crea
dichos archivos de forma automática. Si no existen estos archivos, se deben restaurar
de la última copia.

Este es un mensaje de carácter informativo y al digitar “Enter” se pasa a la siguiente
pantalla:



Si se tienen los archivos del año anterior se debe marcar esta pregunta para continuar
con el proceso, de lo contrario el programa suspenderá el proceso.

Posteriormente el programa muestra la siguiente pantalla:

 En este campo se debe digitar el año en el que se ejecutará el proceso de
recuperación. El programa trae automáticamente el año con el que se ingresó a
SIIGO. Después de seleccionar el año, se habilita las siguientes opciones:

 Recupera Parcial: al seleccionar esta opción el sistema verifica únicamente los
archivos que contengan información con diferencias, generando los listados
correspondientes.

 Recupera Total: al seleccionar esta opción el sistema verifica todos los
archivos y además de generar los listados de inconsistencias, también realiza
las correcciones correspondientes.




El programa efectúa una verificación entre las características de cuentas contables del
año en el que se está ejecutando el proceso de recuperación y el año inmediatamente
anterior.

En caso de presentarse alguna inconsistencia, el programa la reportará a través del
archivo generado por pantalla o enviado a la impresora. Las inconsistencias que se
generen deben ser corregidas y se debe comenzar nuevamente con el proceso de
recuperación. Si no se presenta ninguna inconsistencia el proceso de recupera continua
y muestra la siguiente pantalla:

Una vez se ha ejecutado este proceso el programa mostrará la siguiente pantalla:



De acuerdo al tipo de recuperación elegido, el programa empieza el proceso de lectura
de archivos y de información.

Si existen comprobantes con diferencias, el programa mostrara la siguiente pantalla:



 Continua Proceso: Si selecciona esta opción los comprobantes contables que
presenten inconsistencias serán borrados y el proceso continuará.
 Fin Proceso: Si selecciona esta opción el proceso de recuperación terminará,
pero las inconsistencias permanecerán dentro de la contabilidad.
 Informe: Si selecciona esta opción el programa le permitirá generar un
informe, en el que mostrará cada uno de los comprobantes que presentan
inconsistencias.

Se recomienda continuar con el proceso una vez se corrijan las inconsistencias
presentadas en los comprobantes, ya que de continuar sin hacer estas correcciones, el
programa borra todos los documentos que encuentre descuadrados sin dar la
posibilidad de corregirlos.

Si el proceso de recuperación no presentó ninguna inconsistencia, el programa
mostrará la siguiente pantalla:

Una vez se termine este proceso, se pueden revisar nuevamente los informes que
aparecían descuadrados, para validar que las inconsistencias se hayan corregido.



TALLER DE CIERRES
SIIGO ESTÁNDAR
WINDOWS

9



13. TALLER PROCESOS DE CIERRE

El presente taller tiene como objeto indicar los procedimientos que se deben ejecutar
para efectuar los procesos de cierre y de esta manera obtener la información contable
de manera oportuna.

13.1. DEFINICIÓN Y EJECUCIÓN DE LOS COMPROBANTES DIFERIDOS

RUTA: Contabilidad – Generación de Comprobantes – Comprobantes Diferidos
– Fija

Número Diferido : 1
Descripción : Amortización Papelería
Fecha : 2003/12/15
Valor Total : 5.000.000.oo
Monto : 750.000
Saldo : Pasar con “Enter”
Activo : Marcar la opción
Cuotas : Pasar con Enter
Cuenta Débito : 5195300200
NIT : 864.524.957
Cuenta Crédito : 1710200000
NIT : 864.524.957

Una vez ha terminado de parametrizar el comprobante de amortización del diferido

presione la tecla “ESC” o de un click sobre el icono .

Escoja la opción “Utiliza” y digite la siguiente información:

Del Número : Presione “Enter”
Al Número : Presione “Enter”
Tipo de Documento : Digite “L” y presione “Enter” Seleccione el L-3
Tipo de Documento : Seleccione el documento A-3

13.2. CIERRE PARCIAL


Año de cierre : 2003
Mensaje Informativo : Presionar “Enter”
Quiere correr Comprobante de Cierre : No marcar la opción.
Continúa el proceso de cierre : Marcar la Opción
Cuentas a Pasar : Todas

El programa efectuara un proceso y terminará el cierre parcial de forma automática.



13.3. CIERRE DEFINITIVO

Se debe cambiar la fecha por la RUTA: Administración – Cambio de Fecha 2003-
13-31.

Efectuar el Cierre Definitivo


Año de cierre : 2003
Quiere correr Comprobante de Cierre : Marcar la opción.
Cerrar Cuentas de Terceros : Marcar la Opción
Documento : Escoger el L – 13
Cuenta a Cerrar : 1355150000
Nit de Cruce : 899.999.999
Cerrar Centros de Costo : Marcar la Opción
Actualización Correcta : Marcar la Opción
Escoger Otra Cuenta : Marcar la Opción
Nit de Cruce : 899.999.999
Escoger Otra Cuenta : Marcar la Opción
Nit de Cruce : 899.999.999
Escoger Otra Cuenta : No marcar la Opción
Cerrar Cuentas de Resultados : Marcar la Opción
Maneja Centros de Costo en la Cta. de Utilidad : No marcar la opción
Cuenta de Utilidad : 5905050000
Nit de Cierre : 800.100.200
Centro de Costo : 001
Bodega Desde : 001
Continúa el proceso de cierre : Marcar la Opción
Cuentas a Pasar : Todas

El programa efectuara un proceso y terminará el cierre definitivo.



13.4. GENERACIÓN DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN


Generar el balance de comprobación y verificar que las cuentas de resultados estén en
cero.

Mes Inicio : 12
Mes Fin : 12
Impreso o Pantalla : Impreso
Niveles de Cuenta : Subcuenta
Tipo de Moneda : Presionar “Enter”
Rango de Cuentas Desde : Presionar “Enter”
Rango de Cuentas Hasta : Presionar “Enter”

Generar el Informe por pantalla y verificar la información. Con el icono se puede
cerrar la pantalla del informe.

13.5. GENERACIÓN DEL BALANCE GENERAL

RUTA: Contabilidad – Informes Financieros – Balance General

Estándar o Predeterminado : Estándar
Mes Fin : 12
Nivel de Cuentas : Subcuenta
Cuenta de Utilidad : 360505
Cuenta de Pérdida : 361005
Imprime Código de la Cta. : No marcar la opción

Generar el Balance y verificar la información. Con el icono se puede cerrar la
pantalla del informe.

13.6. GENERACIÓN DEL ESTADO DE RESULTADOS

RUTA: Contabilidad – Informes Financieros – Estado de Resultados

Estándar o Predeterminado : Estándar
Nivel : Subcuenta
Mes Desde : 12
Mes Hasta : 12
Incluye Código de la Cuenta: No marcar la opción
Incluye Saldo Inicial del Año: No marcar la opción



Generar el Estado de Resultados y verificar la información. Con el icono se puede
cerrar la pantalla del informe.

13.7. LIBRO DIARIO

RUTA: Contabilidad – Informes Oficiales – Libro Diario

Imprimir Nombre de la Empresa : Marcar la Opción
Nivel de Cuenta : Subcuenta
Comprobantes : Digitar “*”
Ordenado Por : Comprobante
Del Mes/Día : 12/01
Al Mes/Día : 12/31

Generar el Libro y verificar la información. Con el icono se puede cerrar la pantalla
del informe.

13.8. LIBRO MAYOR

RUTA: Contabilidad – Informes Oficiales – Libro Mayor

Imprimir Nombre de la Empresa : Marcar la Opción
Nivel de Cuenta : Subcuenta
Desea Impresión a Dos Líneas : Marcar la Opción
Totales : Marcar la opción por columna

del informe.

13.9. LIBRO DE VENTAS

RUTA: Contabilidad – Informes Oficiales – Libro de Ventas

Mes Inicial : 12
Día inicial : 01
Mes Final : 12
Día Final : 31
Cuentas : Presionar la tecla de función F1
Cuentas de Contado Inicial : 1105050000
Cuentas de Contado Final : 1105050000
Después presionar la tecla de función F1
Cuentas de Cargos : Presionar la tecla de función F1



del informe.

13.10. CERTIFICADOS DE RETENCIÓN

RUTA: Contabilidad – Informes Oficiales – Certificados de Retenciones

Certificados o Bases : Marcar la opción de Certificados
Retenciones : Marcar la opción “Generales”
Fecha de Emisión : 2004/03/15
Nit Desde : Presionar “Enter”
Nit Hasta : Presionar “Enter”
Cuenta Desde : Presionar “Enter”
Cuenta Hasta : Presionar “Enter”
Certificado con Firma Sin Firma : Marcar la opción “Con Firma”
Rango de Fechas Desde : 1
Rango de Fechas Desde : 12

13.11. RECUPERACION

RUTA: Parametrización – Recuperaciones

Continua el Proceso : Marcar la opción
Año del recupera : 2003
Recupera Parcial – Total : Marcar la opción de recupera total
Mensaje Informativo : Dar clic sobre el botón “Continuar”


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