CONIND DE VENEZUELA, S.A.
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Factura De Venta

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  1. 1. CONIND DE VENEZUELA, S.A. BORRADOR MANUAL: MANUAL DE VENTAS Página: 1 SERVICIO: SISTEMA DE CONTROL AUTOMATIZADO FECHA DE VIGENCIA DIA MES AÑO PROCEDIMIENTO: VENTAS E INSTALACION 24 05 1998 I. OBJETIVO: Establecer los pasos a seguir para la Venta a Clientes Corporativos e Instalación del Sistema de Control Automatizado. II. RESPONSABLES: - Gerencia de Ventas - Asesor de Ventas . - Gerencia de Operaciones - Asesor Tecnico III. FORMULARIOS: UNIDAD EJEMPLAR - Solicitud (Contrato) Expediente original Cliente copia 1 Asesor Tecnico copia 2 Asesor de Vtas copia 3 - Solicitud de Pago Relaciones Bancarias original Cuenta Corriente Expediente copia 1 Expediente copia 2 Cliente copia 3 ELABORADO REVISADO REVISADO APROBADO NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA: NOMBRE Y FIRMA: FIRMA:
  2. 2. CONIND DE VENEZUELA, S.A. BORRADOR MANUAL: MANUAL DE VENTAS Página: 2 SERVICIO: SISTEMA DE CONTROL AUTOMATIZADO FECHA DE VIGENCIA DIA MES AÑO PROCEDIMIENTO: VENTAS E INSTALACION 24 05 1998 - Carta de Compromiso Expediente original III. FORMULARIOS: UNIDAD EJEMPLAR - Factura a Crédito Cliente original Expediente copia 1 Asesor Tecnico copia 2 Asesor de Vtas copia 3 - Recibo de Caja Cliente original Aplicación de Pago copia 1 Caja copia 2 IV. NORMAS: 1. Para la solicitud, el cliente deberá consignar los siguientes recaudos: - Fotocopia del Registro Mercantil. - Fotocopia del R.I.F. - Fotocopia de la Cédula de Identidad del responsable de la empresa. - Ultimo Balance General o última Declaración de Impuestos. - En caso de domiciliación a una cuenta corriente se debe exigir una referencia bancaria de dicha cuenta, la cual deberá reflejar un saldo promedio de ocho (8) cifra bajas y tener como mínimo seis (6) meses de haber sido aperturada. ELABORADO REVISADO REVISADO APROBADO NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA: NOMBRE Y FIRMA: FIRMA:
  3. 3. CONIND DE VENEZUELA, S.A. BORRADOR MANUAL: MANUAL DE VENTAS Página: 3 SERVICIO: SISTEMA DE CONTROL AUTOMATIZADO FECHA DE VIGENCIA DIA MES AÑO PROCEDIMIENTO: VENTAS E INSTALACION 24 05 1998 2. La solicitud establece la venta o alquiler del sisema(s) de control automatizado. 3. Se establece que el pago por concepto del contrato será de acuerdo al monto previsto para la adquisición de los equipos, más un monta estimado por instalacion. 4. Es responsabilidad del Asesor de Ventas hacer de conocimiento al Cliente antes de la contratación, las siguientes aspectos: - El Cliente será facturado en función a la capacidad del circuito. - El cliente es responsable por los requerimientos minimos 6. La Gerencia de Ventas y la Gerencia de Operaciones son los responsables de evaluar la capacidad disponible. 7. Los Asesores de Ventas deberán conformar la forma de pago recibida de los clientes. 8. Los Contratos deberán ser elaborados sin enmendaduras. 9. Se deberá anular el contrato del cliente, cuando el cliente no cumpla con los requisitos de crédito, que las referencias no sean satisfactorias y/o el cliente no haya realizado el depósito de garantía solicitado dentro del tiempo estipulado. 10. Toda instalación del Sistema de Control Automatizado realizada por entes Externos, deberá ser supervisado por un personal Técnico de CONIND de Venezuela. 11. El pago por concepto de equipo e instalación del Sistema de Control Automatizado a la Empresa que realizó la instalación de los equipos, se realizará bajo los parámetros de pago a proveedor (Ver manual de Cuentas por Pagar) ELABORADO REVISADO REVISADO APROBADO NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA: NOMBRE Y FIRMA: FIRMA:
  4. 4. CONIND DE VENEZUELA, S.A. BORRADOR MANUAL: MANUAL DE VENTAS Página: 4 SERVICIO: SISTEMA DE CONTROL AUTOMATIZADO FECHA DE VIGENCIA DIA MES AÑO PROCEDIMIENTO: VENTAS E INSTALACION 24 05 1998 V. PROCEDIMIENTOS IV.1 ANÁLISIS DE CAPACIDAD DE OFRECIMIENTO DEL SERVICIO GERENCIA DE VENTAS 1. Captar información sobre los Clientes Corporativos y solicita a la Gerencia de Operaciones información sobre la disponibilidad del producto. GERENCIA DE OPERACIONES 2. Recibe la solicitud por parte de la Gerencia de Ventas y determina disponibilidad e instalacion. 2.1 Si hay disponibilidad determina los items a ofrecer al Cliente cuya información es remitida a la Gerencia de Ventas junto al tiempo de instalacion. 2.2 En caso de no disponibilidad, indica a la Gerencia de Ventas, las alternativas. GERENCIA DE VENTAS 3. Recibe la información de la Gerencia de Operaciones. 4. Elabora un Plan de Ventas GERENCIA DE VENTAS ELABORADO REVISADO REVISADO APROBADO NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA: NOMBRE Y FIRMA: FIRMA:
  5. 5. CONIND DE VENEZUELA, S.A. BORRADOR MANUAL: MANUAL DE VENTAS Página: 5 SERVICIO: SISTEMA DE CONTROL AUTOMATIZADO FECHA DE VIGENCIA DIA MES AÑO PROCEDIMIENTO: VENTAS E INSTALACION 24 05 1998 5. Obtiene copia del Plan de Ventas, el cual remite a la Gerencia de Productos a fin de determinar los requerimientos de equipos para el ofrecimiento del Servicio y realice las compras correspondiente. (Ver Manual de Compras). ELABORADO REVISADO REVISADO APROBADO NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA: NOMBRE Y FIRMA: FIRMA:
  6. 6. CONIND DE VENEZUELA, S.A. BORRADOR MANUAL: MANUAL DE VENTAS Página: 6 SERVICIO: SISTEMA DE CONTROL AUTOMATIZADO FECHA DE VIGENCIA DIA MES AÑO PROCEDIMIENTO: VENTAS E INSTALACION 24 05 1998 IV.2 VENTA DEL SERVICIO ASESOR DE VENTAS 1. Visita al Cliente a fin de ofrecer el Sistema de Control Automatizado 1.1 Si el Cliente no esta interesado en el servicio, notifica a la Gerencia de Operaciones, a fin de evaluar las causas negativas y determinar la factibilidad de efectuar futuras visitas con nuevas proposiciones. 2. De acuerdo a las exigencias del cliente, determina los requerimientos de equipos del Cliente. Elabora Cotización (original) según tarifas vigentes, la cual discute con el Cliente: 2.1 Si el Cliente acepta la Cotización, obtiene firma en los ejemplares de la Cotización 2.2 En el caso de que el cliente no acepte la Cotización, continua con el paso No.1. 3. Elabora la siguiente documentación - Solicitud de Servicio (Contrato): original y tres (3) copias. - Factura: original y tres copias. (si procede). - Hoja de Batch: original. - Domiciliación (jurídica): original y tres (3) copias. - Carta compromiso: original. 3.1 En caso de Alquiler de Equipos elabora el Anexo del Contrato en original y una (1) copia. ASESOR DE VENTAS ELABORADO REVISADO REVISADO APROBADO NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA: NOMBRE Y FIRMA: FIRMA:
  7. 7. CONIND DE VENEZUELA, S.A. BORRADOR MANUAL: MANUAL DE VENTAS Página: 7 SERVICIO: SISTEMA DE CONTROL AUTOMATIZADO FECHA DE VIGENCIA DIA MES AÑO PROCEDIMIENTO: VENTAS E INSTALACION 24 05 1998 4. Coloca sello de “Crédito” a los ejemplares de la Factura (si procede) 5. Obtiene la firma del Cliente Corporativo en cada uno de los documentos elaborados. 6. Entrega al Cliente el Contrato (copia), Domiciliación (copia) y original de la Factura a Crédito y, a fin de que tramite el pago por el Servicio y la Instalación. 6.1 En caso de Alquiler de Equipos entrega el Anexo del Contrato (copia). 6.2 En el caso de Regiones que manejan el Sistema Saint, entrega Cotización al Cliente como soporte de la Transacción. 7. Obtiene copia de la Hoja Batch 8. Entrega a Administracion la siguiente documentación: - Solicitud de Servicio de Contrato: original y dos (2) copias. - Anexo del Contrato: original (si procede) - Factura a Crédito: cuatro (4) copias. - Hoja de Batch: original y copia. - Domiciliación (jurídica): original y dos (2) copias. - Carta compromiso: original. - Recaudos y Cotización. 8.1 En el caso de Regiones que maneja el Sistema Saint, elabora la Factura en original y tres copias, las cuales entrega a Administracion. ASISTENTE ADMINISTRATIVO T-DATA ELABORADO REVISADO REVISADO APROBADO NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA: NOMBRE Y FIRMA: FIRMA:
  8. 8. CONIND DE VENEZUELA, S.A. BORRADOR MANUAL: MANUAL DE VENTAS Página: 8 SERVICIO: SISTEMA DE CONTROL AUTOMATIZADO FECHA DE VIGENCIA DIA MES AÑO PROCEDIMIENTO: VENTAS E INSTALACION 24 05 1998 9. Recibe del Ejecutivo de Ventas la documentación soporte de la venta (descrita en el punto anterior), la cual verifica a fin de determinar si cumple con las políticas establecidas al respecto: 9.1 En caso de discrepancia , entrega al Ejecutivo de Ventas a fin de que solvente la situación. 10. Remite al Activador/Editor la siguiente documentación: - Solicitud de Servicio de T-Data Contrato: original. - Anexo del Contrato: original (si procede) - Factura a Crédito: copia. - Hoja de Batch: copia. - Domiciliación (jurídica): original y dos (2) copias. - Carta compromiso: original. - Recaudos Se Ejecuta el Proceso de Activación 11. Retiene temporalmente la siguiente documentación: - Solicitud de Servicio de T-Data Contrato: dos copias. - Factura a Crédito: tres (3) copias. - Hoja de Batch: original. 11.1 En el caso de haber emitido el documento a través del Sistema Saint, retiene Factura a Crédito en original y dos copias. Continúa con el Proceso de Instalación del Servicio ELABORADO REVISADO REVISADO APROBADO NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA: NOMBRE Y FIRMA: FIRMA:
  9. 9. CONIND DE VENEZUELA, S.A. BORRADOR MANUAL: MANUAL DE VENTAS Página: 9 SERVICIO: SISTEMA DE CONTROL AUTOMATIZADO FECHA DE VIGENCIA DIA MES AÑO PROCEDIMIENTO: VENTAS E INSTALACION 24 05 1998 IV.3 INSTALACIÓN DEL SERVICIO ASISTENTE ADMINISTRATIVO T-DATA 1. Elabora en original y dos copias el formulario Orden de Salida. 2. Determina en el Almacén la disponibilidad de los equipos requeridos: 2.1 Si Almacén no cuenta con los equipos requeridos, se comunica con la Gerencia de Operación a fin de averiguar la fecha de disponibilidad de los equipo. 2.2 En el caso de Existencia en el Almacén, actúa de acuerdo con el paso No.3. 3. Asigna Técnico de Operaciones que se encargará justo con la empresa externa de la instalación de los equipos. 4. Se comunica con el Cliente, Instalador y Técnico de Telcel a fin de definir el día y la hora en la cual se realizara la instalación. 5. Un día antes de la Instalación entrega al Técnico de Operaciones la Orden de Salida (original y copia). 6. Archiva copia de la Orden de Salida para su control. TÉCNICO DE TELCEL 7. Recibe la Orden de Salida (original y copia). TÉCNICO DE TELCEL ELABORADO REVISADO REVISADO APROBADO NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA: NOMBRE Y FIRMA: FIRMA:
  10. 10. CONIND DE VENEZUELA, S.A. BORRADOR MANUAL: MANUAL DE VENTAS Página: 10 SERVICIO: SISTEMA DE CONTROL AUTOMATIZADO FECHA DE VIGENCIA DIA MES AÑO PROCEDIMIENTO: VENTAS E INSTALACION 24 05 1998 8. Se dirige y entrega en el Almacén el formulario Orden de Salida, en el cual especifica los materiales a retirar. 9. Recibe del Almacenista los equipos solicitados. 10. Firma y obtiene firma y sello del Almacenista en el formulario Orden de Salida en original y copia en señal de recibido/entregado. 11. Entrega al Almacenista copia de la Orden de Salida para su control. 12. Se traslada junto con los técnicos de Instalación (Empresa Externa) a las Oficinas del Cliente el día y hora acordada. Ejecuta el proceso de Instalación. 13. Se comunica con el Operador a fin de configurar el circuito del Cliente en el Correlacionador de Rutas. 14. Una vez finalizada la instalación, elabora el formulario Entrega de Equipos Instalados (original y dos copias), en el cual obtiene firma del Cliente. 15. Distribuye los ejemplares del formulario Entrega de Equipos Instalados: - Original al Asistente Administrativo T-Data - copia a la Gerencia de Operaciones como documento soporte de la instalación en el correlacionador de rutas. - Copia al Instalador (Empresa Externa) para la gestión de pago por concepto de instalación. ASISTENTE ADMINISTRATIVO T-DATA ELABORADO REVISADO REVISADO APROBADO NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA: NOMBRE Y FIRMA: FIRMA:
  11. 11. CONIND DE VENEZUELA, S.A. BORRADOR MANUAL: MANUAL DE VENTAS Página: 11 SERVICIO: SISTEMA DE CONTROL AUTOMATIZADO FECHA DE VIGENCIA DIA MES AÑO PROCEDIMIENTO: VENTAS E INSTALACION 24 05 1998 16. Recibe el formulario Entrega de Equipos Instalados en original. 17. Indica al Ejecutivo de Ventas responsable de la Venta del Servicio, que la instalación y fue realizada, a fin de que tramite el cobro correspondiente al Cliente. 18. Entrega al Ejecutivo de Ventas la siguiente documentación: - Solicitud de Servicio de T-Data Contrato: copia. - Factura a Crédito: tres (3) copias. - Hoja de Batch: original. 19. Archiva el formato de Entrega de Equipos Instalados en original, junto con la copia del Contrato. ELABORADO REVISADO REVISADO APROBADO NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA: NOMBRE Y FIRMA: FIRMA:
  12. 12. CONIND DE VENEZUELA, S.A. BORRADOR MANUAL: MANUAL DE VENTAS Página: 12 SERVICIO: SISTEMA DE CONTROL AUTOMATIZADO FECHA DE VIGENCIA DIA MES AÑO PROCEDIMIENTO: VENTAS E INSTALACION 24 05 1998 IV.4 COBRO POR VENTA DEL SERVICIO EJECUTIVO DE VENTAS 1. Recibe del Asistente Administrativo T-Data la documentación soporte de la venta realizada: - Solicitud de Servicio de T-Data Contrato: copia. - Factura a Crédito: tres copias. - Hoja de Batch: original. 1.1 En el caso de manejo del Sistema Saint, entrega Factura en original y dos copias. 2. Se dirige al Cliente a efectuar el cobro. 3. Recibe la forma de pago 4. Se dirige a la Sección de Caja del Centro de Servicio. Entrega al Cajero la siguiente documentación: - Solicitud de Servicio de T-Data Contrato: copia. - Factura a Crédito: tres (3) copias/ original y dos copias (según corresponda). - Hoja de Batch: original - Forma de Pago. Se realiza el Proceso de Caja 5. Recibe de la Sección de Caja - Solicitud de Servicio de T-Data Contrato: copia. - Factura a Crédito: dos copias/original y copia (según corresponda) . - Recibo de Caja: original. ELABORADO REVISADO REVISADO APROBADO NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA: NOMBRE Y FIRMA: FIRMA:
  13. 13. CONIND DE VENEZUELA, S.A. BORRADOR MANUAL: MANUAL DE VENTAS Página: 13 SERVICIO: SISTEMA DE CONTROL AUTOMATIZADO FECHA DE VIGENCIA DIA MES AÑO PROCEDIMIENTO: VENTAS E INSTALACION 24 05 1998 EJECUTIVO DE VENTAS 6. Remite al Cliente el Recibo de Caja (original) como documento soporte de su pago. 6.1 En el caso de Facturación por el Sistema Saint, anexa original de la Factura a Crédito. 7. Retiene copia de la Factura y Contrato para su Control. 8. Entrega copia de la Factura a Crédito al Asistente Administrativo T-Data ELABORADO REVISADO REVISADO APROBADO NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA: NOMBRE Y FIRMA: FIRMA:
  14. 14. CONIND DE VENEZUELA, S.A. BORRADOR MANUAL: MANUAL DE VENTAS Página: 14 SERVICIO: SISTEMA DE CONTROL AUTOMATIZADO FECHA DE VIGENCIA DIA MES AÑO PROCEDIMIENTO: VENTAS E INSTALACION 24 05 1998 Cualquier modificación debe ser canalizada a través del Vicepresidente de Operaciones, Orlando Moreno at teléfono: 408.656.249, email: omoreno@hotmail.com ELABORADO REVISADO REVISADO APROBADO NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA: NOMBRE Y FIRMA: FIRMA:

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