GESTIÓN DE DOCUMENTOS             ELECTRÓNICOSGRUPO AMARIA ISABEL CARRILLO RANGELPAULA ANDREA FINO TOROLUCIA MARISOL RONDO...
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS              EJE TEMÁTICO Nº5.TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS               ...
INTRODUCCIÓN.Actualmente vivimos en una sociedad sumergida en las nuevas tecnologías, lascuales giran en torno a las activ...
TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSLos documentos electrónicos son también documentos administrativos o dearchivo.P...
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EXPEDIENTE ELECTRÓNICOEs un documento de archivo en formaelectrónica, porque se ha creado con unprograma informático o por...
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTALA través de este proceso se garantiza la atención oportuna en la recepción dedocumentos y un ...
ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJOEn general, todos estamos mucho tiempo en el lugar de trabajo, por ello debeestar bien ...
ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS                                    El documento electrónico de archivo es el r...
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IV. Nomenclatura de los archivos de documentos electrónicos:   Archivos en formato PDF:      En el caso de almacenar todo...
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   Cada uno de los documentos electrónicos debe incluir en la carpeta, el          archivo de la imagen de la portada red...
BIBLIOGRAFÍASierra Sierra, Jordi / Los documentos electrónicos: qué y como se tratan.Ediciones TresCasanovas, Inés / Gesti...
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  1. 1. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSGRUPO AMARIA ISABEL CARRILLO RANGELPAULA ANDREA FINO TOROLUCIA MARISOL RONDON SANCHEZHENRY OSWALDO AVILA ESCOBARCLAYRE CAMILA ARDILA UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS GRUPO O4 Abril 2012
  2. 2. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EJE TEMÁTICO Nº5.TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS GRUPO A: MARIA ISABEL CARRILLO RANGEL PAULA ANDREA FINO TORO LUCIA MARISOL RONDON SANCHEZ HENRY OSWALDO AVILA ESOBAR CLAYRE CAMILA ARDILA Docente: DORIS AMANDA ZULUAGA SERNA INGENIERA DE SISTEMAS UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESCIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA Abril 2012
  3. 3. INTRODUCCIÓN.Actualmente vivimos en una sociedad sumergida en las nuevas tecnologías, lascuales giran en torno a las actividades sociales, económicas, culturales y enocasiones personales.En la gestión documental electrónica es necesario conservar y que seaaccesible al usuario en cualquier momento.En nuestros días, es difícil encontrar una organización que no gestione lainformación mediante herramientas electrónicas y de fácil entendimiento ymanejo.
  4. 4. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSLos documentos electrónicos son también documentos administrativos o dearchivo.Para que un documento electrónico sea considerado un documentoadministrativo o de archivo debe conservar los valores a lo largo de su ciclo vitalpara que se pueda decidir al final del ciclo si su vida prosigue o si es eliminado.El documento electrónico debe ser:- Auténtico: el documento debe ser idéntico, es decir que se puede comprobar.- Íntegro: que el documento no se puede modificar.- Aumentable: que sea considerado original aunque se deba incluir nuevainformación.Para gestionarlo durante su ciclo de vida debe ser:  Capturable  Clasificado  Localizable  Conservable
  5. 5. El tratamiento de los documento electrónicos son la selección, organizaciónrecuperación y distribución de los documentos recurriendo a herramientas ytécnicas informáticas.Los documentos electrónicos deben ser creados con herramientas informáticas,se reproducen con herramientas informáticas y son accesibles medianteherramientas informáticas.Los documentos electrónicos no solo dependen de la tecnología informática, sonen sí mismos tecnología en movimiento que crea apariencias y funcionalidadesque podemos comprender y utilizar.El usuario de un documento electrónico lo experimenta a través de aspectodeterminado, de una distribución de la información y de unas funcionalidadesOBJETIVOS Facilidad en su acceso a los diversos documentos
  6. 6. Brindar una plena garantía al recibir y distribuir plenamente los documentos Garantizar la absoluta disponibilidad en las bases de datos para el acceso de los usuarios Que los documentos sean originales No generar la reproducción de sus documentos. Darle un trato especial al documento en cuanto a su conservación, organización y su respectivo almacenamiento. Implantar un sistema integral en el manejo de los diversos documentos en cuanto a la parte de la recepción y la distribución de su información. Ofrecer confiabilidad a los usuarios para que su acceso sea de una forma fácil, rápida y oportuna a los documentos. Que el manejo sea el más adecuado y acorde a sus necesidades.RESPONSABLESCon el nuevo avance en cuanto a los documentos electrónicos, a estos se les habrindado el mejor manejo en todos sus procesos que requieran con el fin deoptimizar, agilizar y minimizar todas sus actividades que se generen dentro deuna organización, ayudando en la toma de decisiones, para que lo anterior serealice se requieren de la intervención de los principales responsables en este
  7. 7. proceso como son las personas naturales o jurídicas, las empresas y lasociedad.En un organización se deben tener en cuenta los estándares que allí se manejansegún sus políticas y su reglamento, además de la asignación de funciones ycompetencias, la gestión de los documentos son practicas realizadas tanto porlos responsables como por cualquier otra persona que dentro de su organizaciónle de el buen uso al documento, en función a sus diversas actividades.
  8. 8. EXPEDIENTE ELECTRÓNICOEs un documento de archivo en formaelectrónica, porque se ha creado con unprograma informático o porque se hadigitalizadoEl expediente electrónico de archivoparticipa de los mismos rasgos que el restode los documentos de archivo, como son:Originalidad, unicidad, organicidad, y valorprobatoria,El expediente electrónico tiene la ventaja de facilitar la separación del contenidodel documento del medio en el que se registró originalmente con el fin de facilitarla difusión y el acceso. Sin embargo, a cambio presenta el inconveniente de queen el proceso de separación y regrabación se puede manipular con muchafacilidad, levantando sospechas sobre la autenticidad y la fiabilidad de la copia.EXPEDIENTE MIXTO O HÍBRIDOEl expediente mixto o híbrido es un conjuntode documentos de archivo, electrónicos otradicionales relacionados entre sí, yconservados en parte en soporte electrónico,en parte como expedienteLa aplicación de los sistemas híbridos omixtos, son los de producir, almacenar ymantener documentos en soporte físicos yotros soporte que la tecnología nos ofrece,como pueden ser el microfilme o los medioselectrónicos que se relacionan entre sí.
  9. 9. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTALA través de este proceso se garantiza la atención oportuna en la recepción dedocumentos y un excelente tiempo de respuesta en su distribución, asegurandola confidencialidad de la información.La gestión de documentos comprende varios procesos, entre ellos encontramos: 1. Valoración y selección 2. Digitalización de los documentos 3. Organización documental 4. Análisis documental 5. Almacenamiento 6. Recuperación de información 7. preservación de documentos digitales. 8. Integridad y autenticidad
  10. 10. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJOEn general, todos estamos mucho tiempo en el lugar de trabajo, por ello debeestar bien organizado y diseñado de manera que se pueda trabajar con eficaciay con el mínimo de obstáculos posible. Todo funciona mucho mejor cuando elpuesto de trabajo se dispone de forma que siempre se pueda mantener unavisión general y se puedan controlar las tareas.El modo de organizar el puesto de trabajo es un asunto muy personal, cada cualsabe como tiene que ordenar sus elementos de trabajo; a continuaciónexponemos algunos punto importantes que se deben tener en cuenta para unabuena organización de nuestro sitio de trabajo. Mantener la mesa de trabajo completamente ordenada Utilizar bandejas de entrada / salida Clasificar los asuntos nuevos Asuntos en los que hay que trabajar Asuntos en los que se está seguro no se van a tratar No acumular papeles Mantener el archivo organizado y al díaORGANIZACIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO Mantener la mesa de trabajo perfectamente ordenada Utilizar las bandejas de entrada y salida Clasificar los asuntos nuevos No acumular papeles Mantener el archivo organizado y al día
  11. 11. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS El documento electrónico de archivo es el registro de información generada, recibida, almacenada por medios electrónicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. “La organización de documentos electrónicos de los archivos de gestión consiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/o subserie a la que pertenecen la cual ha sido definida en el Cuadro de Clasificación Documental “.ARCHIVO ELECTRÓNICOS DESORDENADOS
  12. 12. En esta gráfica se observa un ejemplo de que casi nunca es posible encontrar equiposde cómputo debidamente ordenados con parámetros que faciliten la informacióncontenida en ellos; es por ello que resultan dificultades cuando se necesita recuperaralgún documento que se ha guardado y en muchas ocasiones no se conoce el nombreque se le dio inicialmente al archivo ni en que carpeta se guardó; en muchos casosnunca aparecen los documentos.A continuación ejemplificamos como se deben de organizar los documentoselectrónicos de archivo:I. Estructura básica de carpetas (directorios):El diagrama muestra la estructura de carpetas usada para el almacenamiento dedocumentos electrónicos. Al tope hay una carpeta única que contiene toda laestructura de almacenamiento. Las carpetas del segundo nivel (PDF y TIFF)corresponden a los tipos de formatos de archivos digitales usados por lametodología. El tercer nivel corresponde a los idiomas de los documentosII. Formato de los archivos de documentos electrónicos:  El documento debe almacenarse en formato TIFF y en formato PDF. El contenido que se almacena en la carpeta TIFF debe ser una copia fiel del contenido almacenado en la carpeta PDF (un espejo), sólo que almacenado en diferentes formatos de archivo.
  13. 13.  El contenido de un documento electrónico (archivo/s) debe almacenarse en una misma carpeta.  El número de archivos de cada documento dependerá del tamaño de los archivos generados en formato PDF. Cada archivo PDF idealmente debería tener un tamaño de 1.2 megabytes, para permitir su fácil recuperación remota (tomando en consideración la velocidad de transferencia de información a través de Internet en la región). En el caso de que el tamaño de un documento electrónico sobrepase 1.2MB, se recomienda seccionar en varios archivos el contenido del documento, de modo que cada uno de estos archivos no sobrepase mucho de 1.2MB.  Cada carpeta que almacena un documento (ver punto siguiente) debe incluir los archivos en formato PDF y el archivo en formato JPG que contiene la imagen reducida de la portada. Esta carpeta también incluirá el archivo de la página índice en formato HTML y el archivo con metadatos en formato XML. 85III. Nomenclatura de las carpetas (directorios) que contienen documentoselectrónicos:  La carpeta debe nombrarse con el mismo número consecutivo que se asignó al documento al ingresarlo a la base de datos (número identificador del documento), precedido por el prefijo: “doc”. Ejemplo: doc12 (documento con número identificador 12).
  14. 14. IV. Nomenclatura de los archivos de documentos electrónicos: Archivos en formato PDF:  En el caso de almacenar todo el contenido del documento en un mismo archivo (archivo PDF ≤ 1.2MB) debe nombrarse como: docx-contenido; donde “x” es el número de identificación del documento. Ejemplo: doc12-contenido.pdf (documento con número identificador 12).  Existen palabras normalizadas para llamar algunos archivos según su contenido, siempre que el contenido del archivo no tenga que seccionarse. Portada (ejemplo: doc12-portada.pdf) Introducción (ejemplo: doc12-introduccion.pdf) Contenido (ejemplo: doc12-contenido.pdf) Anexo (ejemplo: doc12-anexo.pdf) Apéndice (ejemplo: doc12-apendice.pdf) Contraportada (ejemplo: doc12-contraportada.pdf)  En el caso de dividir o seccionar el contenido del documento en varios archivos (archivo PDF ≥ 1.2MB), en la medida de lo posible y si así lo
  15. 15. permite el documento, se debe utilizar como referencia la estructura lógica del documento en secciones, capítulos o partes bien 86 definidas, para tratar de no dejar ideas inconclusas en una sección al separarlas inapropiadamente.Caso #1 Caso: Cuando el documento se divide explícitamente en capítulo osecciones. Para esta explicación, asumamos que el documento electrónicocon el número identificador de documento “12" tiene las siguientes partes.Nota: Los archivos en formato TIFF pueden tener una estructura de nombres similar.Caso #2: Cuando el documento no presenta una división por capítulos osecciones explícitamente. En este caso se recomienda usar letras paranombrar los archivos. Las letras en los nombres deben ser consecutivas,reflejando así el orden de las partes del documento. 87Ejemplo: docx-a.pdf docx-b.pdf docx-c.pdf docx-d.pdf*Donde x es el número de identificación del documento.Archivos de formato JPEG con extensión “.jpg” y formato HTML conextensión “.htm”
  16. 16.  Cada uno de los documentos electrónicos debe incluir en la carpeta, el archivo de la imagen de la portada reducida en formato JPG y el archivo de la página índice del documento en formato HTM.Veamos un ejemplo, del contenido de la carpeta para el documento número 12(doc12):
  17. 17. BIBLIOGRAFÍASierra Sierra, Jordi / Los documentos electrónicos: qué y como se tratan.Ediciones TresCasanovas, Inés / Gestión de archivos electrónicos. Alfagrama ediciones S.R.L.Organización del puesto de trabajo en la oficina,https://www.serina.es/empresas/aspm/documentos/formacion/puesto_trabajo.pdfOrganización de los documentos electrónicos,http://www.crid.or.cr/PDF/Manual_Metadochttp://www.cobdc.org/jornades/7JCD/27.pdf

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