8    SISTEMA DE GESTION    COMERCIAL Y VENTAS       GUÍA METODOLOGICA PARA LA GESTION        COMERCIAL- VENTAS EN EL MARCO...
INDICE.1.- Introducción. Conceptos Comerciales Generales, Mecánica y Realidad del CambioOrganizacional.                   ...
1. Introducción  Usted ha elegido formar parte del mundo VXY1, y especialmente de un área muy  importante, el área comerci...
2. Objetivos  Este manual constituye una Guia e Instrumento que permita para generar y consolidar una  cultura de trabajo ...
3.1.    Desempeño en Gestión Comercial de los Productos.3.2.1 De las funciones generales y específicas:FUNCIONES GENERALES...
3.2.2 De los Productos.Los productos comercializados por los Managers de esta unidad, corresponde a la situaciónactual de ...
3.2.3 De los Procesos.La gestión de los productos y la prestación del servicio deben llevarse a cabo medianteprocesos plan...
3.2.4 Desempeño Gestión Operaciones de Soporte Comercial a todas las áreas(Productos, Territoriales, Proyectos y Grandes N...
4.- Procesos Comerciales - VentasLos Procesos de Ventas consideran básicamente 7 fases, llevados a una prácticasistematica...
Cada Fase conlleva una potencial perdida en el monto por vender y en la cantidad declientes que llegan al cierre de ventas...
4.2. Análisis de Métricas de Ventas y corrección de desvíos.4.2.1 El area comercial implementa y sistematiza Metricas de V...
4.3 Mejores Prácticas en Uso de Paneles de Control CRM.      4.3.1 Implementación          o Identificar usuarios con perm...
4.6 Identificacion de procesos de mejor desempeño del Equipo Comercial.    • Brechas de desempeño para capacitación.    • ...
4.8.- Instrumentos de Planificacion y Control del area de Ventas.4.8.1 Cronograma de Actividades de Ventas-Seguimiento sem...
•   El Vendedor regitas en cada dia de la semana la fase correspondiente de la visita y       el nombre del cliente respec...
4.8.2 Registro de Avance en Canalizacion de Ventas del Mes por Clientes.Este registro consolida la carga de trabajo semana...
4.8.3 Reporte Mensual de vistas realizadas por cliente, y montos de negociosvalorizados por cliente.Este reporte complemen...
4.8.4 Estado Mensual Global - Clientes y Fases de Ventas (M$)Este reporte complementa el anterior por cuanto permite asoci...
4.8.5 Reporte Mensual de Estado en Canalizacion de Ventas.Este es el reporte final que consolida el esfuerzo comercial y s...
5. Planificación de Ventas.Es un aspecto fundamental en su desempeño que usted asigne tiempo con los clientes demanea cons...
f)   Revisión de métricas sobre la base de metas de ventas, cantidad de visitas, volumen de     cierres, análisis de proce...
5.5 Presentaciones y FormasDebido a la dispersión geográfica los ejecutivos de VYX entienden que el uso de tiempoproductiv...
6. Guias de evaluación del Desempeño para Supervisores; Managers y Gerentes en laGestion Comercial-Ventas de VYX.En VYX an...
7.- Organización Administrativa y Financiera7.1 Actividades Administrativas.•    Ejecutar Planificación de Viajes Territor...
7.6 Reporte de Gastos.Estos gastos deben ser acreditados en duplicados (una copia enviada al Dpto. deAdministración y otra...
7.7- Condiciones Comerciales y Contratos de Ventas7.7.1 Campos a considerar en el establecimiento de contratos de ventas. ...
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  1. 1. 8 SISTEMA DE GESTION COMERCIAL Y VENTAS GUÍA METODOLOGICA PARA LA GESTION COMERCIAL- VENTAS EN EL MARCO DE MEJORAMIENTO CONTINUO Y PLATAFORMA SFA (SALES FORCE AUTOMATIZACION). Caso B2B. Proveedor equipos industriales Implementación de sistemas comerciales y ventas. Criterios de Planificación y Control para SFA (Sales Force Automatizacion). Osvaldo Quiroz Leyton INGENIERO COMERCIAL. LICENCIADO EN CIENCIAS ECONOMICAS. MASTER OF BUSINESS ADMINISTRATION email: oqleyton7@msn.com
  2. 2. INDICE.1.- Introducción. Conceptos Comerciales Generales, Mecánica y Realidad del CambioOrganizacional. Pag. 32.- Objetivos. Pag. 43.- Rol de los Ejecutivos y los Managers. Pag. 43.2.- Desempeño en la Gestión Comercial de los Productos., Pag.5.3.2.1.- De las Funciones Generales y Específicas. Pag.5.3.2.2.- De los Productos. Pag.6. a) Bombas Hidraulicas Clear. Un ejemplo. Pag.53.2.3 De los Procesos. Pag.73.2.4. Desempeño Gestión Operaciones de Soporte Comercial a todas las áreas(Productos, Territoriales, Proyectos y Grandes Negocios. Pag.84- Procesos Comerciales – Ventas. Pag.94.1 Identificacion, seguimiento y control de Clientes.. Pag.104.2 Análisis de Métricas de Ventas y corrección de desvíos. Pag.11. 4.2.1 El area comercial implementa y sistematiza Metricas de Ventas. 4.2.2. Métricas de Servicio Clientes 4.2.3 Trabajo con Sistema de Gestión, disminución de varianzas y desvíos en administracion comercial, y acciones correctivas.4.3 Mejores Prácticas en Uso de Paneles de Control CRM Pag.12 4.3.1 Implementacion 4.3.2 Sistematización y Desarrollo de Herramientas de productividad4 4 Establecer registros VOC (Vendedores escuchan la Voz del Cliente).4.5 Aseguramiento de la Calidad Comercial.4.6 Identificacion de procesos de mejor desempeño del Equipo Comercial. Pag.134.7 Paneles de evaluación individual e impacto en la empresa.4.8.- Instrumentos de Planificacion y Control del area de Ventas. Pag.14 4.8.1 Cronograma de Actividades de Ventas-Seguimiento semanal. 4.8.2 Registro de Avance en Canalizacion de Ventas del Mes por Clientes. Pag.16 4.8.3 Reporte Mensual de vistas realizadas por cliente, y montos de negocios valorizados por cliente. Pag.17 4.8.4 Estado Mensual Global - Clientes y Fases de Ventas (M$) Pag.18 4.8.5 Reporte Mensual de Estado en Canalizacion de Ventas. Pag.195. Planificación de Ventas. Pag.205.1 Contenidos y Actividades.5.2. Cronogramas (mensual/ semanal /diaria).5.3 Planificación de Ciclos de Ventas (llamadas, contactos y visitas en terreno). Pag.215.4- Requerimientos para ejecución de Visitas a terreno (faenas mineras5.5 Presentaciones y Formas. Pag.225. 6 Negociación y Ejecución de Ventas.6. Guias de evaluación del Desempeño para Supervisores; Managers y Gerentes en laGestion Comercial-Ventas de VYX. Pag. 227.- Organización Administrativa y Financiera Pag.23MANUAL DE VENTAS Septiembre 2011 Page 2
  3. 3. 1. Introducción Usted ha elegido formar parte del mundo VXY1, y especialmente de un área muy importante, el área comercial y ventas de la empresa! En VXY estamos comprometidos por asegurar el éxito y satisfacción de nuestros colaboradores en su trabajo. En el logro de esta meta, se necesita que usted esté plenamente informado, capacitado respecto los productos VXY, y motivado a ejercitar una la cultura de trabajo de calidad. El conocimiento e información es un poder que está en las manos de los representantes de VXY, sin información Usted no puede comercializar ni vender efectivamente nuestros productos. En VXY nos alegramos que Usted escoja la carrera comercial, se sienta satisfecho del desempeño efectivo, convertirse en un profesional con conocimiento de alto nivel y preparado para incrementar sus destrezas propias y ampliar el expertizaje comercial. Como un representante de VXY usted requerirá conocer varios detalles de procesos y políticas de la empresa, cuyos contenidos se encuentran en este Manual. Mecánicas y Realidad del Cambio Organizacional Impacto a Nivel Negocios: 1. Mejorar la participación de mercado, aumentar ventas por segmentos de negocio 2. Mejorar los estándares financieros, rentabilidad por aérea de negocios 3. Sustentar viabilidad de la empresa con visión de Largo Plazo Tiempo de logro: 3-5 años Impacto a Nivel Operaciones: 1. Mejorar los rendimientos laborales 2. Asignación eficiente de RRH en funciones y áreas de trabajo. 3. Productividad de equipos de Trabajo. 4. Optimización de Costos, insumos, tiempos de trabajo. 5. Eliminación de perdidas y duplicidad de trabajos Impacto a Nivel Táctico: Tiempo de logro: 1-2 años 1. Proyectos focalizados en áreas criticas 2. Proyectos para Reducción de los desvíos en desempeño, brechas, defectos y fallas internas. 3. Detección y Reducción de las variabilidades operativas y financieras. Tiempo de logro: 3-6 meses Los Resultados cambian la Cultura de la empresa…; por si solas, las Culturas Organizacionales no cambian los resultados. 1 VYX, es una empresa ficticia que sirve solo como ejemplo en este documento. MANUAL DE VENTAS Septiembre 2011 Page 3
  4. 4. 2. Objetivos Este manual constituye una Guia e Instrumento que permita para generar y consolidar una cultura de trabajo con orientación sistémica en las operaciones diarias del area comercial y ventas. El propósito es asistir y dotar al equipo comercial de VYX para facilitar la aplicación de las mejores prácticas y procesos de ventas, de tal manera: • Mantener una utilización eficiente de los recursos de Ventas. • Estandarizar las mejores prácticas de ventas a través de todas las unidades comerciales y la fuerza de ventas de VYX. Los objetivos de este Manual de Ventas son: a) Proveer al equipo Comercial/Ventas de una guía de prácticas, procesos comerciales y comprensión de las fases de Ventas como criterio de optimizacion de los ciclos de ventas. b) Asistir a todo el equipo comercial a lograr sus respectivos objetivos de ventas. c) Facilitar la sistematización del trabajo comercial y eliminar variaciones de conductas y desempeños poco efectivos. d) Establecer el mejor marco de funciones y roles que los equipos de ventas y sus integrantes deben considerar en la organización para mejorar la ejecución de sus actividades diarias. A través de la implementación de estas guias los equipos comerciales migran desde las mejores prácticas en Ventas hacia la implementación de procesos comerciales mas eficientes, por lo tanto, este Manual constituye una herramienta de gestion, basado en un enfoque proactivo de “ir al Mercado” y “orientado al Cliente”, y traza el camino para que la empresa logre mayores niveles de efectividad y la rentabilidad de las operaciones comerciales. Esta Guia sirve como el documento de maestro para todos los integrantes del equipo comercial que generan negocios, ventas directas, y proveedores de servicios a los clientes actuales y potenciales de VYX.3. El Rol de los Ejecutivos y Managers de VYX El Desempeño de VYX como empresa está directamente relacionado con la efectividad del equipo Comercial - Ventas. Como un miembro de este equipo Usted tiene un rol crucial que cumplir, que afecta e influencia tanto la seguridad de la empresa así como el desempeño de sus todos sus colaboradores. Este Rol tiene una gran responsabilidad corporativa, pues, la actividad de ventas es un desafío que implica gestionar los territorios, las cuentas, los productos y proyectos de VMS, constituyendo una gran soporte para la satisfacción personal, cuando se obtiene el logro de los objetivos y metas comerciales, guiándose a través el uso del ejercicio de conocimiento aplicado en la organización de Ventas con VYX. Las principales responsabilidades de los equipos comerciales de VYX están relacionadas con las siguientes áreas. MANUAL DE VENTAS Septiembre 2011 Page 4
  5. 5. 3.1. Desempeño en Gestión Comercial de los Productos.3.2.1 De las funciones generales y específicas:FUNCIONES GENERALES FUNCIONES ESPECIFICAS• Planificación y Desarrollo • Levantamiento de Cotizaciones Históricas ( x de Cartera Territorial. Tipología y Clientes). • Desarrollar y Mantener Paquete de Información Técnica Requerida por Vendedores Zonales y Soporte. • Apoyo Permanente a Vendedores de Terreno.• Marketing (Inteligencia de • Establecer Modelo de Ventajas Competitivas. Mercado y Benchmarking) (Productos Sustitutos)(Estrategia) • ABC de Productos, Identificación de productos competitivos con impacto en las Ventas (Pareto Optimo). • Prospección de Mercados por Zonas Geográficas • Definición de Modelos, Materiales, Tamaños. • Definición de Catálogos (WEB/Electrónicos/Brochures)• Definición de Presupuesto • Definición de Presupuestos y Cash Flow de Ventas y Cash Flow Projectado por Zonas Geográficas Operacional (ROI) • Determinación de Costos y Precios de Venta Referenciales. • Identificación de impacto financiero de Productos y servicios proveídos (20% de productos con impacto en 80% de las Ventas). • Emisión de Listas de Costos y Precios Referenciales .• Relacionamiento con • Manejo Relación con Proveedores Principales y Proveedores. Alternativos. • Definición de Tipologías de Productos, Repuestos y Servicios a Comercializar.• Capacitaciones • Determinación de Stock Requeridos. Técnicas/Comerciales. • Desarrollo Manuales de Mantención y Operación. • Desarrollo Manuales de Capacitación de Productos. • Desarrollo de Formatos Específicos para Cotizaciones.• Apoyo a Gestión • Desarrollo de Formatos para Levantamientos de Vendedores de Terreno. Información. • Desarrollo de Formatos de Reportes de Seguimientos y Servicios.• Post Venta • Revisión de precios. (Secundaria/Coordinación) • Revisión de Gantt de Visitas y PipelinesMANUAL DE VENTAS Septiembre 2011 Page 5
  6. 6. 3.2.2 De los Productos.Los productos comercializados por los Managers de esta unidad, corresponde a la situaciónactual de VYX, la experiencia acumulada por la empresa en los mercados relevantes,productos que impactan en el 80% de las Ventas; Productos en nichos específicos,Productos de baja rotación y alta rotación; diferenciados por margen de comercialización, yla administración eficiente del inventario corriente.No obstante lo anterior, VYX y su equipo comercial, deben identificar y diferenciar losproductos más competitivos y otros con usos alternativos. Adicionalmente, el equipocomercial ira actualizando los productos y la orientación comercial, con foco en lasnecesidades emergentes de los clientes, con sentido razonables tiempos de obsolescencia.Ejemplo Inventario: a) BOMBAS CLEAR:Tipología Serie Ejecución Origen MaterialesCentrífuga CZ Horizontal China GG 25 Aisi 316 CD4MCuCentrífuga IS Horizontal China GG25 Aisi 316 CD4MCuCentrífuga IH (de Horizontal China GG25 procesos) Aisi 316 CD4MCuCentrífuga ANSI Horizontal México WCB CF8M Alloy 20 CD4MCu Hastelloy CCentrífuga D/DG Horizontal China GG 25 Aisi 316Centrífuga Grundfos Horizontal/Vertical Dinamarca TodosSellos Mecánicos Todos Varios TodosAccionamientos Motores Eléctricos China/BrasilAccionamientos Motores A Combustión VariosAcoplamientos Elásticos China/LocalBancadas Estructurales Todas Local TodosCubre Acopl Plegados Todas Local TodosVálvulas Por Definir China GG 25 Aisi 316 CD4MCuServicios • Levantamientos Local • Selección • Análisis de Sistemas • Diagnóstico de Funcionamiento • Puesta en Marcha • Operación • Mantención / Reparación • Ingeniería / AutomatizaciónMANUAL DE VENTAS Septiembre 2011 Page 6
  7. 7. 3.2.3 De los Procesos.La gestión de los productos y la prestación del servicio deben llevarse a cabo medianteprocesos planificados previamente como garantía de que las incertidumbres son mínimasen el desarrollo de los mismos.Dichos procesos incluirán los siguientes aspectos: a) Definición específica de las Tipologías, Series, Tamaños, Ejecuciones, Procedencia, Materiales, Accesorios, Repuestos y Servicios para todos los Productos Asignados. b) Las Especificaciones Técnicas que Definen el Producto Ofrecido; entre otras, Curvas de Campo, Curvas de Rendimiento, Dimensionales, Especificación de Materiales y toda información relevante para configurar un Potente Soporte Técnico a la Oferta Comercial. c) Especificaciones Técnicas de Todos los Accesorios y Repuestos requeridos por los Productos Asignados. d) Definición y Alcance de Todos los Servicios Asociados, Requeridos para Desarrollar la Comercialización de los Productos Asignados. e) Definir las Aplicaciones Típicas a los Productos Asignados, incluyendo Específicamente sus Límites Operacionales. f) Levantamiento de todos los Equipos de las Tipologías mencionadas, Vendidos e Instalados a Clientes (Seguimiento). g) Configuración de Listas de Precios para todos los Equipos, Repuestos, Accesorios y Servicios Relacionados a Productos h) Configuración de un Sistema que Permita efectuar un Seguimiento a los Requerimientos de Repuestos y Servicios de cada Equipo. i) Revisión y Configuración de Catálogos y Elementos de Apoyo para los Productos. j) Definición de un Programa de Aseguramiento de Calidad y Oportunidad en los Productos Suministrados a Clientes. k) Levantamiento de Requerimientos de Stock para Equipos, Repuestos y Accesorios de cada Serie, Conformando un Sistema que Permita Contrastar con Stock Actuales. l) Conformación de una Base Histórica de Cotizaciones para Productos de Esta Serie. m) Conformación de Cuadros Comparativos con Productos Sustitutos, y que Permitan Efectuar una Evaluación de Competitividad de Cada Serie. n) Configuración de Formatos Relativos a Levantamientos, Selección, Cotización y Servicio de las Líneas Involucradas en este Manual. o) Revisión y Configuración de Manuales de Selección, Instalación, Operación y Mantención de los Equipos Involucrados en este Manual. p) Levantamiento del parque de equipos instalados en uso por clientes, donde existen oportunidades de reposicion con nuestros productos.MANUAL DE VENTAS Septiembre 2011 Page 7
  8. 8. 3.2.4 Desempeño Gestión Operaciones de Soporte Comercial a todas las áreas(Productos, Territoriales, Proyectos y Grandes Negocios)FUNCIONES GENERALES FUNCIONES ESPECIFICAS1) Back Up Comercial. • Confección de Cotizaciones. • Apoyo en información técnica. • Apoyo a Compras e Importaciones. • Soporte información técnica a Product manager, managers Territoriales y Project Managers2) Back Tecnológico • Recopilación y Procesamiento de Información Técnica/Comercial • Administración del CRM, • vigilancia operativa del CRM3) Soporte Inteligencia de • Desarrollo de Requerimientos de Marketing Negocios (Product Manager) • Apoyo a la administración de DataWarehouse (pe, parque de Bombas instaladas en un cliente o territorio especifico). • Apoyo a GeoMarketing, • Proveer a la Gerencia Comercial con un información de nuevos potenciales clientes, nuevos productos en el mercado, potenciales innovaciones, actividades de los competidores (soluciones, servicios atados, nuevas prácticos (arriendo de equipos), • Apoyo DataWarehouse a estudios en Variaciones en precios, tendencias en la industria y aportes de valor para el cliente. • Gestión de Calidad VMS Información estratégica Transversal. De Competidores/ Mercado. • Información específica. Reclamos de Productos. • Administrar reclamos de acuerdo a orientaciones de Gerencia, protocolos técnicos y coordinar visitas técnicas, de mantención o inspecciones en situaciones específicas de reclamos o fallas.4) Back Up Operaciones y • Coordinación de Requerimientos de Post Logísticas Venta (Taller y Servicios) • Coordinación de Actividades TallerMANUAL DE VENTAS Septiembre 2011 Page 8
  9. 9. 4.- Procesos Comerciales - VentasLos Procesos de Ventas consideran básicamente 7 fases, llevados a una prácticasistematica por el equipo de ventas, esto permite unificar criterios de desempeño, facilitarobjetivamente el seguimiento de los logros, las restricciones, avances, y mejorar laestimación de resultados proyectados sobre evidencia tangible.Específicamente, los Procesos de Ventas reconocen el fenómeno de la “Canalización” yprocura que cada miembro del equipo comercial “piense, actué” en concordancia a criteriosde eficiencia comercial, donde, se administra la gestión bajo parámetros y métricas, comola cantidad de clientes, el tiempo en horas y días, y los montos valorados, adicionandovisibilidad completa del esfuerzo comercial a las gerencias. “SISTEMA DE CANALIZACION DE PROCESOS DE VENTAS”. MONTOS (M$) N° CLIENTES N° DIAS OPTIMIZAR FASE DE LOS PROCESOS DE VENTAS x Fase x Fase x Fase 1) Prospección de Nuevo cliente / Requerimientos preliminares del Cliente. 2) Visitas a Terreno – Contacto directo Cliente. 3) Análisis de factibilidad comercial / Determinación Técnica de la Oportunidad. 4) Presentación de la Oferta al Cliente. 5) Gestión Comercial - Técnica del Valor Ofrecido al Cliente. 6) Ejecución de Acciones y Tácticas de Cierre. 7) Seguimientos. Post-Venta (Esfuerzo Cuantificado) Totales:EL sistema de Canalizacion de proceso de Ventas, proporciona a la Gerencia de VYX unacompleta visibilidad del esfuerzo y desempeño del area comercial y ventas.Cada vendedor reporte la fase de de cada uno de sus negocios en curso, el numero declientes en cada fase, la cantidad de días que cada fase demanda en tiempo, y los montosvalorados ($), que el negocio significa para las finanzas de la empresa.MANUAL DE VENTAS Septiembre 2011 Page 9
  10. 10. Cada Fase conlleva una potencial perdida en el monto por vender y en la cantidad declientes que llegan al cierre de ventas, por lo tanto, es posible que en la fase uno, de unmonto $1,000, la fase final cierre con $100, es decir, un 10%.El area comercial y sus gerencias, deberán establecer el diagnostico de la situacion inicialrespecto a la efectividad comercial actual, realizando un análisis previo, individual y engrupo, parametrizando el alcance de los resultados deseables para la empresa,considerando el margen de tolerancia de perdida de negocios en el ciclo total de ventas - lafase de prospección a la fase del cierre-.Se establece a nivel de gerencia, supervisores y los equipos de ventas, los Criterios deCalidad en la Gestion Comercial – Ventas, en estas sucesivas se parametrizan los“desempeños promedio y sus varianzas”, con todo el análisis conlleva a establecer losprimeros pasos para el mejoramiento continuo en el area, a través de estos hitos: • Identificación. • Medición. • Mejoramiento. • Estabilización. • Control.Cada fase es documentada por datos y evidencia que delinean las actividades típicas,determinando quien está involucrado y el responsable de esa fase.Cuantificamos que se obtiene del cliente, el estado de la oferta, y determinamos las críticaspara optimizar el Proceso de Ventas.Para asegurarse que usted logre los objetivos de ventas asignados por la gerencia e VYX,se debe planificar como estos serán logrados a traves de un proceso de planificaciónefectivo.El area comercial de VYX se fortalece y asegura la productividad de los equipos de trabajobajo en enfoque de Gestion Comercial Sistematizado y que permite la utilizacion deherramientas operativas y la migración a sistemas de apoyo, como un CRM.4.1 Identificacion, seguimiento y control de Clientes. • Control estatus clientes. Las actividades en ejecución y las planeadas con los cliente, a fin de tener en VYX 100% visibilidad del desarrollo de los negocios. • Crear Nuevos clientes. Adicionar prospectos en la base de datos clientes del CRM. • Implementacion de intranet sistema integrado de base de datos de clientes. http://intranet.vyx.cl. • Preparación de las visitas a clientes. Registrar el plan específico de visitas en el sistema de gestión (CRM), registros que incluyen visitas, actividades, y datos específicos que direccionan la canalización de las ventas.MANUAL DE VENTAS Septiembre 2011 Page 10
  11. 11. 4.2. Análisis de Métricas de Ventas y corrección de desvíos.4.2.1 El area comercial implementa y sistematiza Metricas de Ventas: • Número de Clientes prospectos y oportunidades generadas por mes. • Número de Clientes nuevos y ventas totales en el mes. • Número de clientes existentes y ventas mensuales totales • Las 10 oportunidades de mayor impacto comercial en el trimestre. • Metas de Ventas trimestrales y anuales. • Identificacion de productos ABC, 20% de productos y servicios que impactan en el 80% de las Ventas. • Clientes y Cuentas de mayor impacto comercial (ABC: 20% de los clientes que impactan en el 80% de las Ventas) durante el año. • Reporte de Ejecucion de la Canalización de Ventas (Pipeline) por etapas del proceso, por monto, cliente y consolidado de la empresa • Reporte de Canalización de Ventas por Vendedores, por monto, por cliente, por vendedor, y consolidado de la empresa • Reporte de Excepciones, (Oportunidades abiertas en el cierre de mes) • Reporte de Tendencias en registros de ventas- mes a mes. • Reporte de Tiempo promedio del ciclos de apertura y cierre de ventas por Vendedor, y consolidado de la empresa • Reporte de Oportunidades generadas por fuente de Ventas (territorial u otro conducto). • Reporte de Proyeccion trimestral de Ventas, por producto, por cliente, por territorios, en pesos, por vendedor y consolidados.4.2.2. Métricas de Servicio Clientes • Número de casos cerrados por día. • Número de casos abiertos y cerrados por representante VYX • Promedio de tiempo de resolución de problemas • Soluciones Top logradas por representante VYX • Porcentaje de cumplimientos por casos abiertos • Porcentaje de renovaciones de servicios por representante. • Tiempo entre apertura y resolución de servicios proveídos.4.2.3 Trabajo con Sistema de Gestión, disminución de varianzas y desvíos enadministracion comercial, y acciones correctivasa) Aplicación de prácticas semanales, con Time Sheet y reportes ejecutivos para mantener vigilancia operativa del sistema de gestión comercial.b) Supervisar impactos internos a través del monitoreo y seguimiento de practicas comerciales, visitas, Time Sheet validado por Remuneraciones.c) Vigilancia de efectos externos de la gestión comercial, y sistemizacion de la Calidad en la Gestion Comercial midiendo las respuestas de los clientes en la Post-Venta..MANUAL DE VENTAS Septiembre 2011 Page 11
  12. 12. 4.3 Mejores Prácticas en Uso de Paneles de Control CRM. 4.3.1 Implementación o Identificar usuarios con permiso a Paneles de Control. o Visibilidad y Seguridad en uso de carpetas y organización de paneles de control o Asegurar accesibilidad de reportes, tiempo y oportunidad o Uso de graficas en reportes o Vistas comparativas en Paneles de control. 4.3.2 Sistematización y Desarrollo de Herramientas de productividad. o Accesos públicos y restringidos de paneles de control o Apalancar reportes según privilegios y criticas en la gestión o Gestión de aplicaciones para mejorar la adopción o Revisión de canalización de ventas o Presentación a directorios y gerencias o Revisión por unidad de negocios y áreas comerciales o Revisiones uno a uno, desempeño individual.4.4 Establecer registros VOC (Vendedores escuchan la Voz del Cliente). • Registros de Datos.Seguimiento de registros individuales , Crear asociaciones entre registros, Búsqueda de registros críticos • Informes y Reportes, Organización y ordenamiento de información, Segmentación y consolidación de datos • Paneles de control, Uso de datos consolidados, reportes con tendencia y comportamientos comerciales fundamentales. • Reclamos (Sugerencias) de clientes Registro de Customer Service a través de correos electrónico, enrutados por áreas de apoyo de VYX al sistema de gestión. • Base de Datos, que información sea procesada en los equipos comerciales, sistematizados por grupos de trabajo que velan por la calidad de la oferta comercial de VYX.4.5 Aseguramiento de la Calidad Comercial. • Formacion de Comites para el Análisis de soluciones Costo-Efectivas con la finalidad de establecer cultura en los equipos de trabajo. • Managers y equipos de trabajo identifican y formalizaon Practicas comerciales exitosas replicables, periodos trimestrales y evaluaciones anuales. • Reportes trimestrales y anuales respecto a Identificacion casos de éxito comercial. • En Identificacion de casos de fracaso y lecciones aprendidas. Usos sistematico, cultura de gestion comercial. • La aplicación de herramientas CRM por parte de colaboradores y profesionales de VYX. • Formalizacion e Instutucionalizacin de un ambiente de Dialogo abierto, honesto, ejercicios de practicas de mutuo respecto, lenguaje y practicas colaborativas, motivación personal y valoración de los individuos.MANUAL DE VENTAS Septiembre 2011 Page 12
  13. 13. 4.6 Identificacion de procesos de mejor desempeño del Equipo Comercial. • Brechas de desempeño para capacitación. • Determinacion de coaching • Tiempo de Mentoring, por calidad de la practica y frecuencia mensual, previa evaluación del desempeño productos de métricas comerciales. • Formalizacion de métodos de mejora continua, a través de comités, fuerza de tareas y compromiso formales, atados a métricas comerciales, e incentivos económicos y no pecuniarios.4.7 Paneles de evaluación individual e impacto en la empresa. • Establecer medidas de desempeño y correlacion con el impacto e influencia directa en las finanzas de la empresa. • Ejemplo de Categorizacion y correlaciones, que establecen medidas de desempeño correlacionadas con la canalización de las ventas y compara con el efecto financiero en los cierres de negocios. Grado de Influencia Personal en el Negocio Pareto (80-20) Alto Bajo. - Alto Impacto en el - Alto Impacto en el negocio Alto negocio. - Baja Influencia personal enGrado de - Alta Influencia personal la VentaImpacto del en la venta.Negocio en laempresa - Bajo Impacto en el - Bajo Impacto en el negocioPareto (80-20) Bajo negocio en la Venta - Baja Influencia personal en - Alta Influencia personal la Venta. • Responder a la pregunta ¿como el representante de ventas y/o manager logra influenciar el éxito de un negocio?. • Potenciar la formulación y evaluación de metas de ventas, recursos y nichos objetivos. • Focalizar los equipos de ventas en resultados con impacto en ROI y distinguir el esfuerzo individual.MANUAL DE VENTAS Septiembre 2011 Page 13
  14. 14. 4.8.- Instrumentos de Planificacion y Control del area de Ventas.4.8.1 Cronograma de Actividades de Ventas-Seguimiento semanal. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE VENTAS SEMANALES.Nombre del Representante Ventas:Mes: NoviembreSemana: del 7 al 11Fase de Ventas: #VISITAS P: Visita x Prospeccion de Nuevo Cliente 5 T: Visita x apoyo Tecnico de Inicio 4 E: Visita x Analisis de Factibilidad Tecnico Comercial O: Visita x Presentacion de la Oferta al Cliente A: Visita x Aclaraciones de la Oferta C: Visita x Cierre del NegocioTotal Visitas 9Total Clientes 7 Dias LUN MAR MIE JUEV VIEHorario Hrs Cliente Fase Cliente Fase Cliente Fase Cliente Fase Cliente FaseMAÑANA 9 Atacama M P Escondida P Escondida P 11 Atacama M El Abra T Chuquica T Escondida Escondida 13 ChuquicaTARDE 15 Algorta T Mantos Blan P Xstrata P Xstrata T 17 Algorta Contador # visitas 2 2 1 2 2 9Nota Registro diario visitas por fase de ventas.Este formato registra la carga de trabajo semanal del Representante de Ventas.. • El vendedor registra e informa semana a semana de su Gantt de Trabajo actual y proyectada. • Cada Semana se identifica con el periodo de días que cubre en el mes especifico, dando lugar a 4 semanas y fracción por mes (ver planilla adjunta “Cronograma de Ventas –semana1”. • El representante de Ventas registra la razón de su visita a un cliente específico en todos los días de la semana, distinguiendo si se trata de horarios de mañana y los horarios de la tarde. • Las Categorias de Visitas corresponden a :Fase de Ventas: P: Visita x Prospeccion de Nuevo Cliente T: Visita x apoyo Tecnico de Inicio E: Visita x Analisis de Factibilidad Tecnico Comercial O: Visita x Presentacion de la Oferta al Cliente A: Visita x Aclaraciones de la Oferta C: Visita x Cierre del NegocioMANUAL DE VENTAS Septiembre 2011 Page 14
  15. 15. • El Vendedor regitas en cada dia de la semana la fase correspondiente de la visita y el nombre del cliente respectivo. • Al final de la semana, el vendedor registra la cantidad de visitas que corresponde a cada fase del proceso de ventas, y totaliza la carga semanal de trabajo.Fase de Ventas: #VISITAS P: Visita x Prospeccion de Nuevo Cliente 5 T: Visita x apoyo Tecnico de Inicio 4 E: Visita x Analisis de Factibilidad Tecnico Comercial O: Visita x Presentacion de la Oferta al Cliente A: Visita x Aclaraciones de la Oferta C: Visita x Cierre del NegocioTotal Visitas 9Total Clientes 7 • Este proceso se repite en cada hoja excell, semana a semana. • El Supervisor tendrá visibilidad completa del efuerzo comercial de la semana de trabajo en la empresa.MANUAL DE VENTAS Septiembre 2011 Page 15
  16. 16. 4.8.2 Registro de Avance en Canalizacion de Ventas del Mes por Clientes.Este registro consolida la carga de trabajo semanal correspondiente al mes, e identifica lafase de cierre en que se encuentran los clientes visitados por los ejecutivos de ventas de laempresa. Registro de Avance en Canalizacion de Ventas del Mes por Clientes.Nombre del Representante Ventas:Mes: nov-11 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Cliente 7 al 11 14 al 18 21 al 25 28 al 30Atacama M P T EChuquica T T E OEl Abra T E EAlgorta T T ECollahuasi PMantos de la Luna PCosayach PEscondida T T AMantos Blan T TXstrata P E O CFase de Ventas: P: Visita x Prospeccion de Nuevo Cliente T: Visita x apoyo Tecnico de Inicio E: Visita x Analisis de Factibilidad Tecnico Comercial O: Visita x Presentacion de la Oferta al Cliente A: Visita x Aclaraciones de la Oferta C: Visita x Cierre del NegocioEste reporte permite informar la carga de trabajo mensual distribuida semana a semana, yfacilita la visión respecto al estado final del esfuerzo comercial del mes.Desde el punto de vista de la gestión es posible distinguir como ha evoluciona las fases deventas desde la Prospeccion hasta el cierre semana a semana, al cierre de mes.El gerente de ventas podrá considerar los énfasis que debe poner en el mes siguienteconsiderando la etapa en que se encuentra el proceso de ventas con cada clienteespecifico, y por lo tanto, tendrá visibilidad en que cliente asegurar el esfuerzo de ventas,cuantas semanas y frecuencias de visitas implica llegar al cierre de un negocios especifico.MANUAL DE VENTAS Septiembre 2011 Page 16
  17. 17. 4.8.3 Reporte Mensual de vistas realizadas por cliente, y montos de negociosvalorizados por cliente.Este reporte complementa el anterior, pues, proporciona información respecto a la cantidadde visitas realizadas semana a semana, totalizando las visitas semanales.Adicionalmente, el reporte totaliza el esfuerzo comercial en términos de visitas pro cliente, ylos montos valorados que cada cliente podrá impactar en los negocios derivados de laprogramación semanal y lo ejecutado en el mes en curso.Como ultimo indicador cada vendedor puede mantener una tasa que cuantifica los montosvalorados por cantidad de visitas realizadas a la cartera de clientes en un mes típico. Reporte de Frecuencia en Programacion de Visitas al Mes.Nombre del Representante Ventas:Mes: Noviembre Frecuencia Semanal de Visitas Visitas x Montos M$Clientes / Semanas 7 al 11 14 al 18 21 al 25 28 al 30 Cliente ProyectadosAlgorta 1 1 1 3 40Atacama M 1 1 1 3 30Chuquica 1 1 1 1 4 34El Abra 1 1 1 3 65Collahuasi 1 1 89Cosayach 1 1 73Escondida 2 2 2 6 79Mantos de la Luna 1 1 56Mantos Blan 1 1 2 59Xstrata 1 1 1 1 4 25Visitas x Semana 8 8 7 5 28 550Medida de esfuerzo(M$ / Visitas) 20MANUAL DE VENTAS Septiembre 2011 Page 17
  18. 18. 4.8.4 Estado Mensual Global - Clientes y Fases de Ventas (M$)Este reporte complementa el anterior por cuanto permite asociar a cada cliente la fase deventa en que se encuentra al cierre de mes, considerando el monto de los negociosinvolucrado en cada etapa de los procesos de ventas.El reporte totaliza los montos por fase de ventas, por clientes, y distingue cuantos pesosestán al cierre de ventas del mes, y cuantos pesos por cliente están en fases de ventasanteriores al cierre de negocios.Por lo tanto, el ejecutiva de ventas, podrá visualizar como debe estructurar su Gantt devenats para el próximo mes, y acordar con su supervisor cuales serán los énfasis de visitasy las estrategias comerciales que permitaran llegar al cierre de negocios por cada clienta alcierre de cada mes.Con todo, este instrumento consolidado permite realizar la planificación del esfuerzocomercial del mes siguiente, y trimestralmente también. Estado Mensual Global - Clientes y Fases de Ventas (M$)Mes: NoviembreNombre del Representante Ventas: Clientes Mantos deFase Algorta Atacama M Chuquica El Abra Collahuasi Cosayach Escondida la Luna Mantos Blan Xstrata Total M$ P: 89 73 162 T: 30 59 89 E: 40 65 105 O: 34 56 90 A: 79 79 C: 25 25Montos M$ 40 30 34 65 89 73 79 56 59 25 550FASE/Cliente E T O E P P A O T CEtapa de Ventas al cierre de Mes: P: Prospeccion de Nuevo Cliente T: Apoyo Tecnico de Inicio E: Analisis de Factibilidad Tecnico Comercial O: Presentacion de la Oferta al Cliente A: En Aclaraciones de la Oferta C: En Cierre del Negocio Resumen de Fases de VentasPotencial Probable 550En fase de Cierre 25MANUAL DE VENTAS Septiembre 2011 Page 18
  19. 19. 4.8.5 Reporte Mensual de Estado en Canalizacion de Ventas.Este es el reporte final que consolida el esfuerzo comercial y sintetiza el estado de las fasesde ventas, y los montos valorados.Consolida la cantidad de clientes por fase de ventas y los montos involucrados en esasventas.Asimismo, totaliza la cantidad de clientes que cada vendedro tiene en su cartera, la cantidadde días que cada fase ha significado en su Gantt para el vendedro, y los montos en pesosinvolucrados por cada fase respectiva. Reporte Mensual de Estado en Canalizacion de VentasNombre del Representante Ventas:Mes: Noviembre Montos M$ x Fases del Proceso de Ventas Clientes Dias x Fase Fase P: Prospeccion de Nuevo Cliente 2 8 162 T: Apoyo Tecnico de Inicio 2 10 89 E: Analisis de Factibilidad Tecnico Comercial 2 8 105 O: Presentacion de la Oferta al Cliente 2 3 90 A: En Aclaraciones de la Oferta 1 1 79 C: En Cierre del Negocio 1 1 25 10 31 550MANUAL DE VENTAS Septiembre 2011 Page 19
  20. 20. 5. Planificación de Ventas.Es un aspecto fundamental en su desempeño que usted asigne tiempo con los clientes demanea constructiva. De tal manera, estando efectivamente preparado respecto su oferta,disminuye el riesgo operacional en el área comercial si usted logra sus objetivos de ventas.5.1 Contenidos y Actividades.- Revisión de actividades programadas para el periodo de ventas documentado proporcionado en las reuniones de ventas (Plan de ciclo de Ventas).- Apertura de los periodos de ventas objetivos, por mes, y de la canalización de ventas, distinguiendo los procesos, desde la prospección, detección de las soluciones requerida por el cliente, la preparación de la oferta, la negociación, el cierre, y actividades de post- venta por territorio, o grupo de cuentas, grupo de clientes.- Consideración de materiales marketing y apoyos técnicos en la oferta comercial de VYX.- Analizadas las actividades que repercuten en el logro de los objetivos.- Programación y ejecución de ventas.- Diferenciacion de Estrategias de ventas, por cliente, producto, monto, territorio.- Control de tiempos y actividades en terrenos.- Identificación de plan de rutas y visitas territoriales, y por clientes.- Discutir e intercambiar opiniones sobre potenciales problemas que se puedan proyectar en el logro de las actividades/metas/objetivos.5.2. Cronogramas (mensual/ semanal /diaria).a) Reportara la agenda semanal de visitas (Manual y/o en el CRM día por día).b) Revisar y actualizar este plan sobre bases diarias/semanales antes de iniciar las visitas a clientes.c) Establecimiento de hitos mensuales planificados y para evaluación de desempeñod) Revisar el stock en inventario u órdenes de compras y establecer objetivos basados en la actividad diaria de ventas. Esos objetivos incluyen : • Correlacion de la oferta con la Prospección de requerimientos de clientes. • Clasificación de soluciones (equipos, servicios, valor aportado) • Logísticas y planes de entrega • Cronograma de actividades e hitos comerciales de la semana/del mes.e) Formulación de prioridades, metas y etapas de ventas. • Identificacion de clientes objetivos. • Cartera de productos ordenadas bajo Pareto (80-20), es decir, 20% de productos que impactan en el ingreso por ventas, productos competitivos, productos para diferentes tipos de clientes, usos, mercados. • Diferenciacion de cartera de productos por competitividad, nichos y oportunidades costo-efectiva. • Reportar cual es el ROI por cliente del esfuerzo comercial mensual, incluye cash Flow actual y potencia.MANUAL DE VENTAS Septiembre 2011 Page 20
  21. 21. f) Revisión de métricas sobre la base de metas de ventas, cantidad de visitas, volumen de cierres, análisis de procesos en canalización de ventas (CRM Pipeline), verificación y control de los resultados del periodo.5.3 Planificación de Ciclos de Ventas (llamadas, contactos y visitas en terreno).Las actividades de ventas están determinadas por la localización geográfica de los clientesde VYX, dispersión geográfica, por volúmenes de compras de corto, mediano y largoalcance y montos, incluyendo compras que son de reemplazo, inventarios de bajo monto,hasta proyectos de alto impacto en los negocios de clientes en minería.El ciclo de visitas debe ser programado en forma individual y validado por la gerencia, tantopersonal, como a través del CRM. Los cambios en las agendas de visitas deben serinformados oportunamente y estar visibles al equipo comercial y su gerencia.VYX espera que sus ejecutivos estén capacitados para administrar su tiempo y ciclos deventas en forma efectiva.TIP. Administrador de Tiempo.Como parte de su planificación diaria, establezca un plan con tiempos, un cronograma diariode actividades, registre el tiempo de cada visita, desde la fase de prospección, las fasesintermedias de visitas, presentación de la oferta, ajustes a los requerimientos del cliente ycierre del negocio.Esta práctica permite re-evaluar y afinar el ciclo de ventas junto a la gerencia, puesproporcionara visibilidad, trabajo en equipo, y valoración de cada negocio en su curso máseficiente y rentable.5.4- Requerimientos para ejecución de Visitas a terreno (faenas mineras).Es imperativo que Usted esté completamente preparado para cumplir con los requisitos yrestricciones que imponen la industria objetivo de VYX, que es el caso de la Minería.Usted debe asegurarse de cumplir con los requisitos exigidos.Checklist: • Cursos exigidos por las Mineras para ingresar a las faenas • Material de Marketing VYX • Evaluación de requerimientos / necesidades del Cliente • Estudios prospectivos de aspectos Técnicos previos, si es el caso. • Listado de precios • Formatos de Productos/ Información comercial de atributos. • Equipos de seguridad. • Vehículo Validado para subir a la faena.OBS: Usted debe asegurar que la visita a terreno no sea una pérdida de tiempo. (Registrelas causas y frecuencias de fallas controlables).MANUAL DE VENTAS Septiembre 2011 Page 21
  22. 22. 5.5 Presentaciones y FormasDebido a la dispersión geográfica los ejecutivos de VYX entienden que el uso de tiempoproductivamente es un arma de ventaja competitiva, y es además constructivo y valoradopor los clientes, el uso eficiente del tiempo.Las presentaciones de Equipos y soluciones hidráulicas son estandarizadas por VYX ypueden ser accesadas a través de la Intranet de VYX. Es importante, tener claridad respecto a los objetivo de cada visita a terreno, de tal forma,que los prospectos, oportunidades, el potencial de Ventas sea evaluado y cualificado através del sistema de Gestión (CRM) en VYX.5. 6 Negociación y Ejecución de Ventas.Esta sección aborda los procesos que un manager de VYX ejecuta en la gestión comercialy ventas de la empresa, y orienta en el logro de metas y objetivos mensuales.PINPAR – es el punto de referencia para asegurar que todas las oportunidades seancalificadas, evaluadas, monitoreadas en el área comercial.- Plan: Asegurar que la planificación sea consistente, completa por cada territorio, cuentas, grupo de clientes zonales, y en el desarrollo de la gestión en productos.- Presenta Oferta: Cada manager, ejecutivo de ventas debe ser capaz de presentar los productos y servicios de VYX de forma ejecutiva.- Negocia. En todo evento, lo ejecutivos de VYX comprenden que un negocio es rentable cuando están considerado criterio de retorno sobre la inversión en cada negocio y mantener prácticas comerciales que sustenten el logro de retornos financieros para la compañía, de tal forma, que el Cash Flow y el capital de trabajo de la empresa sea sujeto a riesgos administrables por la gerencia.- Presentación. Se entiende que el profesional se presenta ante los clientes de forma que cautela la imagen corporativa de la empresa.- Analiza. EL equipo comercial y sus miembros deben analizar y actuar en concordancia con criterios de eficiencia económica en la validación de visitas, contactos y logro de metas comerciales. Los seguimientos de la Canalización de ventas es una práctica internalizada por el equipo comercial de VYX.- Registra. El equipo comercial reporta semanalmente las actividades comerciales, sus impactos e implicancias para el éxito de la actividad de ventas. Asimismo, es una práctica rutinaria ingresar los datos que el sistema de gestión mantiene en VYX a través del sistema de gestiion comercial y reporting (CRM)TIP. Asegurarse de formular objetivos medibles, priorizables y tiempo limitados.MANUAL DE VENTAS Septiembre 2011 Page 22
  23. 23. 6. Guias de evaluación del Desempeño para Supervisores; Managers y Gerentes en laGestion Comercial-Ventas de VYX.En VYX anualmente, se evalúan las brechas de desempeño del equipo comercial y susejecutivos. Los requerimientos de aprendizajes de Gerentes y Ejecutivos del área comercialVYX, son ponderados de acuerdo a su importancia y el nivel que el ejecutivo hadesarrollado ROL DE MANAGERS COMERCIALES- VMS Valoracion de Necesidades y Requerimientos de Capacitacion en Gestion Comercial Necesidad Importancia Nivel Actual Ponderada Competencias y sus dimensiones (3) Vital (1) Experto Desarrollo de Recursos Comerciales-Ventas (2) Muy Importante (2) Proficiencia (a) x (b) (1) Importante (3) En Desarrollo(1) Comparte la Vision del Negocio (1.1) Estrategias de Alineamiento de equipos (1.2) Impartir Vision a Equipos(2) Comunicador Conciso Inspirador (2.1) Estilo de Coaching de Gerencias (2.2) Presentador conciso (2.3) Presentador persuasivo (2.4) Efectivo Uso de los Sistemas(3) Planificador de Ventas (3.1) Vision en la accion (3.2) Formula Objetivos de Equipos (3.3) Foco CRM(4) Organizador (4.1) Seleccionador/ Retenedor (4.2) Organizador Territorial(5) Persona de Gestion Ventas Flexible (5.1) Habilidades Persuasivas de Ventas (5.2) Negociador Ganar-Ganar(6) Gestor del Desempeño (6.1) Comprende los inductores, motivadores del desempeño (6.2) aplicación de indicadores, metricas optimas (6.3) Promueve autonomias en la gestion(7) Desarrollo de compromisos (7.1) Prioriza aprendizajes (7.2) Coach Creativo (7.3) Desarrolla habilidades planificacion (7.4) Facilitador(8) Lider Motivador (8.1) Valoracion de la Motivacio (8.2) Edifica resilencias (8.3) Demuestra "casos de Éxito", aprendizajes (8.4) Cuida los bienes de la empresa(9) Constructor de Equipos (9.1) Promueve la responsabilidad en los equipos (9.2) Facilitador de reuniones y coordinacion equipos (9.3) Gestion por la innovacion-creatividad(10) Fomento de la Cultura (10.1) Lidera con el ejemplo (10.2) Constructor de "marca"- Branding (10.3) Genera confiabilidad e integridad (10.4) Promueve la auto-resilencia y el Mejoramiento Continuo(1) Comparte la Visión del Negocio / (2) Comunicador , Conciso, Inspirador(3) Planificador de Ventas / (4) Organizador(5) Persona de Gestión Ventas Flexible / (6) Gestor del Desempeño(7) Desarrollo de compromisos / (8) Líder Motivador(9) Constructor de Equipos / (10) Fomento de la CulturaLa parametrizacion de estas competencias es evaluada, por 3 gerencias, la línea directa,que es la gerencia comercial, la gerencia de RRHH y la Gerencia GeneralMANUAL DE VENTAS Septiembre 2011 Page 23
  24. 24. 7.- Organización Administrativa y Financiera7.1 Actividades Administrativas.• Ejecutar Planificación de Viajes Territoriales, y Visitas a Terreno.• Evaluar y Proponer correcciones respecto a agendas de visitas y frecuencias de viajes a territorios.• Mantener actualización de información de Clientes, Compradores, Tomadores de Decisiones de Compras y Contrapartes Técnicas.• Preparar y enviar informes de Gastos y Costos de Ventas a Gerencia.• Administrar el inventario de productos que será vendido en promociones u ofrecido en arriendos.• Preparar para reuniones de Ventas semanales y mensuales.• Proporcionar información de terreno, cliente, todo lo comercialmente relevante y reportar requerimientos de mayor frecuencia e impacto comercial a Gerencia VMS.7.2 Organización actividades Diarias Un total de 8 horas por día tiene que ser ejecutable, y el Vendedor (Manager) debe ser capaz de organizar su día de acuerdo a un “Time Sheet”, una Agenda Semanal de visitas ya actividades diarias, que estaran rutinariamente monitoredas a través de la gerencia y apoyadas por un sistema tecnológico CMR de VYX.7.3 Fines de Semana / Vacaciones El desarrollo de trabajos en días feriados o fines de semana puede ser solicitado en casos específicos cuando el Cliente este requiriendo servicios o formulando demandas concretas contra resultados críticos. En esos casos, las autorizaciones provienen y son validadas por la línea gerencial directa. Los detalles administrativos son abordados por la Gerencia de RRHH de VYX.7.4 Ausencias Las ausencias que no estén motivadas por razones profesionales, enfermedades, accidente u otros eventos inesperados deben ser informados y comunicadas con anticipación a las gerencias comercial y RRHH.7.5 Camionetas y Materiales Todo representante de Ventas de VYX es proveídos de los siguientes insumos: • Camioneta VYX • Laptop con CRM software de gestión de Ventas. • Teléfono Celular –Blackberry-IPOD Estos insumos tienen restricciones de uso contempladas en políticas de RRHH de VYX, y usted debe plenamente comprender los contenidos e implicancias del uso de estos recursos de la empresa.MANUAL DE VENTAS Septiembre 2011 Page 24
  25. 25. 7.6 Reporte de Gastos.Estos gastos deben ser acreditados en duplicados (una copia enviada al Dpto. deAdministración y otra copia de respaldo). La factura original y el gasto deben ser enviados ala Gerencia de Administración y Finanzas de VYX en plazo máximo una semana antescierre de cada mes.Todos los gastos solicitaos a reembolsos deben ir acompañados de sus correspondientesrecibos legales, boletas y facturas. Itemes de Gastos acreditable y reembolsables. a) Gastos con Clientes x Trabajos en Terreno Formato • Gastos corrientes : Almuerzos de Representaciones, VYX 01 Estacionamientos, Gastos telefónicos • En el caso de invitaciones (compradores) autorizadas por VYX 02 la gerencia en bases a gastos diarios: Gastos con clientes, invitaciones, que deben presentar factura. b) Cenas VYX 03Después de los horarios de trabajo o cuando ocurran eventos conclientes, o productos de cenas de negocio, el gasto especificadoes: c) Costo de Hotel, 100% de reembolso, reembolso contra factura. d) Viatico diario VYX 04 e) Viatico para atender conferencias , seminarios es: VYX 05 f) Gastos de Camionetas Pagados por VMS con • Lavado de Auto: $ mensuales la excepción de • Garaje-mantenciones: $ mensuales Kilómetros de uso • Cumplimiento de Regulaciones de Camionetas en personal. faena. • Parking: $ por mes*En cualquier caso el máximo de viatico permitido por VMS es $. g) Celular , Servicio Blackberry , Ipod Pagado por VYX h) Viajes por trabajos, representaciones , vuelos Pagado por VYX i) Alimentación en la empresa. Pagado por VYXMANUAL DE VENTAS Septiembre 2011 Page 25
  26. 26. 7.7- Condiciones Comerciales y Contratos de Ventas7.7.1 Campos a considerar en el establecimiento de contratos de ventas. a) Descripcion de Alcance de la Oferta, documentos legales. b) Descricpcion de la formalizacion de la venta c) Condiciones Precios y Monedas d) Plazos y validez de la Oferta e) Forma de Pago. f) Especificaciones Tecnicas g) Restricciones y garantías de Embalajes y Despacho. h) Lugar de Entrega del producto o prestación de Servicios i) Requisitos de puesta en Marcha y/ Instalacion de Equipos. j) Garantias y Exclusiones.7.7.2. De las atribuciones de Descuentos de Precios, negociaciones de paquetes deproductos. a) Responsables Gerentes, Managers , Supervisores . b) Asigne Representantes de Ventas. c) Determine los Montos sujetos a aprobación Gerencial d) Determine Montos de libre determinación en la oferta de Ventas.MANUAL DE VENTAS Septiembre 2011 Page 26

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