Trabajo final

3,899 views

Published on

4 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Solo una pregunta que metodología uso.
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
  • Buenas Tardes quisiera realizarte una consulta referente a la slmulación de los tiempos del modelo propuesto. Mi pregunta es: ¿Con que herramienta se realizó la simulación , ya que el Bizagi (herramienta que se utiliza para el modelamiento de procesos), no realiza simulacion de las actividades realizadas.

    Saludos
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
  • Hola, la actividad estudiada es respecto al tramite documentario de dicha institución
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
  • Buenas Tardes, interesante el articulo, una pregunta: tipo de actividad: VA a que se refiere?
    Muchas Gracias
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
3,899
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
4
Actions
Shares
0
Downloads
169
Comments
4
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Trabajo final

  1. 1. Propuesta de Innovación de Procesos Presentado Por: Ing. Isbert Jose Panez Wuchenauer
  2. 2. Índice General1. Introducción........................................................................................................................... 42. Metodología .......................................................................................................................... 43. Descripción de la Empresa...................................................................................................... 5 3.1 Misión ............................................................................................................................ 5 3.2 Visión ............................................................................................................................. 5 3.3 Mapa de Procesos .......................................................................................................... 6 3.3.1 Mapa de Procesos Intitucional ........................................................................................ 6 3.3.2 Mapa del Proceso de Fiscal ............................................................................................. 7 3.3.3 Mapa del Proceso de Medicina Legal .............................................................................. 8 3.3.4 Mapa del Proceso Administrativa ................................................................................... 9 3.4 Mapa Estratégico.......................................................................................................... 104. Selección del Proceso de Estudio .......................................................................................... 10 4.1 Matriz de Priorización ................................................................................................... 115. Proceso de Gestión Documentaria ....................................................................................... 12 5.1 Definición ..................................................................................................................... 12 5.2 Problemas Principales................................................................................................... 13 5.3 Clientes del Proceso ..................................................................................................... 14 5.3.1 Clientes Internos ................................................................................................... 14 5.3.2 Clientes Externos .................................................................................................. 14 5.3.3 Expectativas .......................................................................................................... 15 5.4 Proceso Actual (As - is).................................................................................................. 16 5.4.1 Descripción del Proceso Actual ............................................................................. 16 5.4.2 Ameba del Proceso ............................................................................................... 17 5.4.3 Diagrama de Actividades del Proceso .................................................................... 17 5.4.4 Infraestructura Tecnológica Actual ........................................................................ 20 5.4.5 Indicadores Actuales del Proceso .......................................................................... 21 5.4.6 Conclusiones del Proceso Actual ........................................................................... 22 5.5 Nuevo Modelo del Proceso (To - be) ............................................................................. 22 5.5.1 Objetivos .............................................................................................................. 23 5.5.2 Descripción del nuevo proceso.............................................................................. 24 5.5.3 Diagrama de Actividades del Proceso .................................................................... 25 5.5.4 Diseño Tecnológico y Organizacional..................................................................... 28 5.5.5 Definición de indicadores de Control..................................................................... 43 5.5.6 Costo de implementación ..................................................................................... 44
  3. 3. 5.5.7 Plan de Implantación ............................................................................................ 45 5.5.8 Comparación de Métricas del Proceso Actual y el Rediseñado .............................. 456. Riesgos de la implementación del Nuevo Proceso ................................................................ 467. Conclusiones ........................................................................................................................ 468. Definiciones, acrónicos y abreviaturas .................................................................................. 47
  4. 4. 1. IntroducciónEl Objetivo del presente documento es dar a conocer una propuesta de innovación de procesos document innovacipara el ministerio Público apoyándose en las mejores prácticas del BPM. Se busca hacer unrediseño radical de un proceso clave para organización de tal manera que se puedan obtenermejoras substanciales en cuanto a costo, tiempo y calidad del proceso.Para ello se ha conformado un equipo de rediseño de proceso que participará en todas las etapas adodel proyecto tomando como guía la metodología que se describe a continuación.2. MetodologíaPara el rediseño del proceso se seguirá la siguiente metodología buscando cubrir todos los puntos pclave en busca de asegurar el éxito del proyecto: Figura 2.1. Metodología de rediseño de proceso
  5. 5. 3. Descripción de la EmpresaMinisterio Publico es una entidad autónoma, con formada por el Fiscal de la Nación y la junta deFiscales Supremos, tienen como finalidad defender la legalidad y los interés públicos de la nación,de los cuales estarán apoyados por las diferentes unidades orgánicas a nivel nacional que tendráncomo objetivo apoyar la misión de la fiscalía de la nación.3.1 Misión “Defender la legalidad y los intereses públicos tutelados por la ley; prevenir y perseguir el delito; defender la sociedad; al menor y a la familia en juicio; velar por la independencia de los órganos jurisdiccionales y por la recta administración de la justicia”3.2 Visión “Ser reconocido nacional e internacionalmente como una institución moderna y confiable, consolidada por la excelencia de sus servicios y el adecuado soporte médico, legal y forense; quecontribuye a una recta y real administración de justicia y de esta manera a la convivencia pacífica y al desarrollo de la sociedad”
  6. 6. 3.3 Mapa de ProcesosA continuación se muestra el mapa de procesos de la institución sobre el cual nos basaremos parael presente trabajo:3.3.1 Mapa de Procesos Intitucional
  7. 7. 3.3.2 Mapa del Proceso de Fiscal
  8. 8. 3.3.3 Mapa del Proceso de Medicina Legal
  9. 9. 3.3.4 Mapa del Proceso Administrativa
  10. 10. 3.4 Mapa EstratégicoA continuación se muestra el mapa estratégico organizacional sobre el cual nos basaremos para elpresente trabajo: Figura 1.1. Mapa estratégico4. Selección del Proceso de EstudioPara el presente trabajo se han seleccionado tres procesos candidatos pertenecientes a la gestiónAdministrativa por ser claves para el éxito del negocio. Estos procesos son Gestión de RecursosHumanos, Gestión Documentaria y Gestión de Logística. a. Proceso de Gestión de Recursos Humanos Tiene la función de obtener y coordinar a las personas de la institución, cumpliendo la legislación laboral, las políticas de recursos humanos, normas, reglamentos y promoviendo el movimiento de plazas para la institución.
  11. 11. b. Proceso de Gestión Documentaria Tiene la función de gestionar el trámite documentario y de Archivo, cumpliendo las normas y procedimientos. c. Proceso de Gestión de Logística Tiene la función de gestionar los procesos técnicos de la programación, adquisiciones o contrataciones de bienes y servicios, almacenamiento, entre otros de la gestión de Abastecimiento de la institución a nivel nacional.4.1 Matriz de PriorizaciónPara seleccionar el proceso de estudio se ha utilizado una matriz de priorización de basada encinco criterios seleccionados que permitan determinar el proceso que tiene mayor impacto en laorganización.Los criterios usados son: Impacto en la empresa Impacto en la estrategia Susceptibilidad al cambio Impacto en costos Impacto en clientesEstos criterios han sido ponderados de acuerdo a su importancia tal como se muestra en la Tablasiguiente:
  12. 12. Tabla N° 1. Matriz de Priorización5. Proceso de Gestión Documentari Documentaria5.1 DefiniciónEl proceso de Tramite documentario abarca las actividades que van desde la recepción y envió dedocumentos hasta su almacenamiento en el archivo central y su transferencia al archivo nacionalpasado los 30 años de los cuales pasaran los documentos que son relevantes para el país tiene país,como importancia la planificación, manejo y organización de la documentación producida yrecibida por las entidades, desde su o origen hasta su final, con el objeto de facilitar su utilización yconservación.La misión del proceso es: “Gestionar la documentación en el menor tiempo posible respetando las políticas y normas Documentarias de la institución; garantizando la satisfacción satisfacci del quien realiza el tramite documentario”Para ilustrar mejor el ámbito del proceso a continuación se muestra el diagrama de bloques delproceso de Gestión Documentaria Documentaria:
  13. 13. Figura 3.1. Diagrama de bloques del procesoComo podemos ver en la Figura anterior el proceso de Gestión Documentaria tiene 4 sub-procesos: a. Recepción y Envió de Documentos. En este sub-procesos se realizan todas las Documentos procesos real actividades para recepción y envió de Documentos de la institución. institución b. Transferencia de Documentos. En este sub-proceso se realizan todas las d proceso actividades para la transferencia de documentos de las diferentes transferencias hacia archivo Central, como también de Archivo Central Hacia Archivo Nacional Nacional. c. Prestamos de Documentos. En este sub-proceso se genera los pedidos de las Documentos ceso solicitudes de préstamos de documentos de Archivo Central después del sub proceso de Transferencia de Documentos. Documentos d. Devolución de Documentos. En este sub-proceso se entrega al Archivo Central la Documentos proceso documentación Física de los documentos prestados.5.2 Problemas PrincipalesSe han podido identificar los siguientes problemas del proceso actual de gestión de trámiteDocumentario: • En la actualidad el tiempo para la recepción y envió de Documentos al destinatario toma demasiado tiempo que lo esperado. po esperado • Existe un alto porcentaje de quejas y reclamos de personas naturales y jurídicas en el demoro de la atención de sus trámites documentarios. • Demoras en la atención y búsqueda de préstamos de Documentos por parte de Archivo Central. • Capacidad de Almacén de Documentos insuficientes en Archivo Central. idad e Central
  14. 14. • Existe una Falta de Control y Seguimiento de Documentos prestados.5.3 Clientes del ProcesoA continuación se describirán los clientes que intervienen en el proceso. Estos serán clasificadosen Internos y Externos dependiendo su naturaleza.5.3.1 Clientes InternosLos clientes internos del proceso son:5.3.2 Clientes ExternosLos clientes externos del proceso son:
  15. 15. 5.3.3 ExpectativasPara determinar las expectativas de cada cliente se han tomado en cuenta las entrevistas lrealizadas con los clientes internos y cuestionarios efectuados a clientes externas, considerando ellibro de reclamaciones.Las expectativas de los clientes internos son:Las expectativas de los clientes externos son:
  16. 16. 5.4 Proceso Actual (As - is)A continuación se describirá el proceso vigente de trámite Documentario, su comportamiento yproblemas principales de tal manera que nos permita hacer un análisis y diagnóstico de lasituación actual.5.4.1 Descripción del Proceso ActualEl proceso actual se inicia en la recepción de Documentos según sea la distribución interna oExterna será derivado a un mensajero interno o externo, si es una documentación interna seráremitida a la mesa de partes de la dependencia que corresponda, está a su vez emite ladocumentación a otra mesa de partes de otra dependencia o en su defecto emitirá a un personadentro de la dependencia para su recepción y atención documentaria, los documentos generadosen una mesa de partes pasados un periodo de tiempo (3 años) serán transferidos a la oficina deArchivo Central para su respectivo almacenamiento y cuidados, está a su vez puede recibirsolicitudes de Préstamos de documentos de diferentes dependencias , el Archivo Central puedetransferir los documentos almacenados hacia el Archivo Nacional pasado el periodo de 30 años. Tr an sf er en cia y D ev ol uc ió n de D oc um en to s Figura 3.2. Diagrama del proceso actual
  17. 17. 5.4.2 Ameba del ProcesoLa ameba del proceso actual nos da una imagen del flujo de información entre las diferentesdependencias de la institución. Nos dice el grado de complejidad y efectividad del proceso paraalcanzar el producto final. Figura 3.3. Ameba del proceso actual5.4.3 Diagrama de Actividades del ProcesoEste diagrama nos muestra el detalle de las actividades del proceso categorizadas según el tipo deactividad. Se muestra el tiempo (minutos) que toma cada actividad.Los tiempos de ciclo obtenidos son: • Tiempo de ciclo para el sub proceso de Recepcion y Envio de los documentos es 1.14 días.
  18. 18. • Tiempo de ciclo para el sub proceso de Transferencia de Documentos es 0.22 días. 0.• Tiempo de ciclo para el sub proceso de Prestamos de Documentos es 0.24 días. 0.• Tiempo de ciclo para el sub proceso de Devolucion de Documentos es 0.1 días. 0. Tabla N° 2. Diagrama de actividades del sub proceso Recepción y envió de Documentos. activi Documentos Tabla N° 3. Diagrama de actividades del sub proceso Transferencia de Documentos.
  19. 19. Tabla N° 4. Diagrama de actividades del sub proceso Préstamo de Documentos.Tabla N° 5. Diagrama de actividades del sub proceso Devolución de Documentos.
  20. 20. 5.4.4 Infraestructura Tecnológica ActualEn la actualidad el proceso de trámite documentario cuenta con los siguientes recursostecnológicos: Equipo/Sistema DescripciónSistema de Trámite Sistema de encargado de gestionar la documentación entreDocumentario. dependencias.Sistema de ArchivoCentral. Sistema de gestión del Archivo Central, permite gestionar los documentos prestados y transferidos hacia el archivo Central.Sistema de envió deDocumentos Sistema que permite gestionar el envió de documentos hacia entidades externas y dependencias que se encuentran en otras zonas geográficas.A continuación se muestra un diagrama de infraestructura del proceso actual. Figura 3.4. Diagrama de infraestructura del proceso actual
  21. 21. 5.4.5 Indicadores Actuales del ProcesoPara el proceso actual se han determinado ciertos indicadores en cuanto a costos, tiempo ycalidad.Indicadores de Costo: • Costo de transacción: Nos permite controlar el costo de gestionar los documentos.Indicadores de Tiempo: • Tiempo de ciclo: Nos permite controlar el tiempo empleado en completar el proceso.Indicadores de Calidad: • Reclamos por documentos enviados erróneamente: Nos permite medir los errores generados en la gestión de envió de documentos. • Reclamo por documentos entregadas tardíamente: Nos permite medir las demoras en la entrega de documentos al tramitador.Para analizar los motivos de los errores incurridos en el proceso de Gestión Documentaria se hautilizado un diagrama de causa efecto: PROCEDIMIENTO PERSONAL MENSAJERIA Procedimientos Desconocimiento Dirección Errónea No Definidos del Proceso Error de Documentos Pasos Manuales Capacitación de Personal enviados ERROR DOCUMENTARIO Desconocimiento de los Sistemas Políticas de Tramite Documentario Sistemas No integrados no divulgadas POLITICAS EQUIPO Figura 3.5. Diagrama de causa-efecto
  22. 22. 5.4.6 Conclusiones del Proceso ActualLuego de conocer el modelo del proceso actual, las expectativas de los clientes y elcomportamiento a través de sus indicadores de costo, tiempo y calidad podemos llegar a lassiguientes conclusiones: • Se necesitan tomar medidas en cuanto a la calidad del proceso ya que no se están alcanzando los objetivos estratégicos afectando la satisfacción del tramitador. • La comunicación entre sub-procesos es deficiente generándose errores que derivan en reclamos de los tramitadores. • No se cuentan con adecuadas políticas y procedimientos por lo que se generan excesivos re-procesos y sobre-trabajo del personal. • No se cuenta con sistemas integrados que permitan realizar una eficiente gestión documentaria.5.5 Nuevo Modelo del Proceso (To - be)Con la participación del equipo del proyecto se ha diseñado un nuevo modelo para el procesorevisando las tecnologías actuales, los proveedores de tecnología de telecomunicaciones así comola información disponible de las empresas del rubro.Como primer paso se determinaron los objetivos del nuevo proceso en base a las expectativas delos clientes y a los objetivos estratégicos.Se analizó el flujo de actividades y se buscó eliminar en la medida de lo posible las actividades queno agregaban valor y controles innecesarios rompiendo con los hábitos tradicionales yestableciendo un nuevo orden organizacional modificando las políticas y estableciendo nuevosprocedimientos. Jugó un papel importante en este diseño el análisis de causa-efecto realizadosobre el proceso actual atacando de esta manera los problemas de fondo.Se describirán también los cambios organizacionales (procedimientos, nuevos puestos) ytecnológicos propuestos acompañados de una evaluación financiera para ver la factibilidad delproyecto.Finalmente, se elaborará un cronograma de implementación donde se verán las fases necesariaspara garantizar la transición hacia el nuevo proceso.
  23. 23. 5.5.1 ObjetivosLos objetivos del nuevo modelo han sido establecidos en base a las expectativas de los clientes yestán alineados a los objetivos estratégicos.Estos objetivos son: • Reducir el envió erróneo de documentos. • Reducir el tiempo de envió de documentos. • Optimizar los costos del proceso de Gestión Documentaria. • Lograr un mejor servicio de atención al ciudadano en la gestión documentaria. • Maximizar el uso de la documentación digitalizada (Línea de Producción Digital de Documentos).En el siguiente cuadro se muestra la relación entre los objetivos estratégicos y los objetivos delproceso: Perspectiva Objetivo Estratégico Objetivo del Proceso Reducir el envió erróneo de Mejorar el servicio al documentos. ciudadano. Contar con proveedores de alta Cliente calidad Realizar el proceso en el menor Optimizar procesos de tiempo posible interacción con clientes Optimizar los costos del proceso Maximizar el uso de la documentación digital
  24. 24. 5.5.2 Descripción del nuevo procesoPara el nuevo modelo del proceso se tienen las siguientes premisas: • La Recepción de Documentos de las personas Jurídicas y Naturales se tramitara a través de una mesa única de Partes del distrito judicial, donde recibirá y verificara los documentos, enviara dicho documentos a la unidad de Digitalización del distrito Judicial. • Los Documentos para fines de Regularización serán enviados de forma físicamente a través del servicio de Mensajería Interna o Externa según sea el tipo de Envió que se requiere, esto permitirá reducir el costo de copias de Documentos. • La Mesa de Partes de la Dependencia realiza recepción el Documento en forma Digital a través del sistema de tramite Documentario Integrado, esta unidad orgánica podrá tomar la decisión de atender el requerimiento del tramitario o en su defecto derivar al personal dentro de la dependencia o derivar a otra dependencia para su respectiva respuesta. • La Persona Natural o Jurídica después de la atención de su tramitación podrá consultar en línea el estado de sus Documentos como también la fecha en la cual deberá recoger sus documentos en forma física en el Distrito Judicial que tramito. • Las dependencias de Mesa de Partes podrán transferir y solicitar préstamo de documentos en forma Digital hacia el Archivo Central del distrito judicial que corresponda y después regularizar los documentos en forma física. • Archivo Central del distrito judicial que corresponda podrá verificar la Documentación en forma digital comprobando con el físico, a su vez también podrá aprobar las solicitudes de préstamos de documentos en forma digital para después ser regularizada con el envió físico de documentos. • Archivo Central podrá enviar los documentos hacia archivo Nacional en forma digital o Física, esto permitirá tener un ahorro de almacenamiento de Documentos. • Se tendrá una fecha de recoger la respuesta del tramite documentario gestionado por el Ciudadano esto permitirá tener informado al Solicitante en todo momento, como también vera el estado de sus documentos. • Se debe elaborar un sistema de Tramite Documentario con soporte web para que trabaje conjuntamente con el nuevo proceso implementado. El sistema de Tramite Documentario debe permitir el seguimiento de la gestión Documentaria desde que se recepciona hasta que se almacena en el Archivo Nacional. • Se debe contar con una interfaz de consulta de Documentos en Archivo Central y Estado del trámite Documentario. • Se debe repotenciar la estructura tecnológica con servidores de mayor capacidad de procesamiento capaces de procesar la gran cantidad de información del negocio.
  25. 25. Recepción de Documentos Digitalización de Documentos Envió de Documentos Fisicos Mesa de Partes Personal Interno Dependencia de Dependencia o Derivaciones de Documentos entre Dependencias Archivo Central Archivo Nacional Figura 3.6. Diagrama del nuevo modelo del proceso5.5.3 Diagrama de Actividades del ProcesoEste diagrama nos muestra el detalle de las actividades del nuevo proceso categorizadas según eltipo de actividad. Se muestra el tiempo (minutos) que toma cada actividad.Los tiempos de ciclo obtenidos son: • Tiempo de ciclo para el sub proceso de Recepcion y Envio de los documentos (Envio a)es 1.14 días. • Tiempo de ciclo para el sub proceso de Recepcion y Envio de los documentos es 1.14 días. • Tiempo de ciclo para el sub proceso de Transferencia de Documentos es 0.22 días. • Tiempo de ciclo para el sub proceso de Prestamos de Documentos es 0.24 días.
  26. 26. • Tiempo de ciclo para el sub proceso de Devolucion de Documentos es 0.1 días.
  27. 27. 5.5.4 Diseño Tecnológico y Organizacional5.5.4.1 Aspectos Organizacionales a. Políticas Para cumplir con los objetivos del nuevo modelo se han definido las siguientes políticas operativas del proceso las cuales están alineadas a las políticas estratégicas de la empresa. Aprobar o normal la serie documental y sub series para la estandarización de los documentos de la institución. Determinar un tiempo de respuesta para los diferentes tipos de documentos contemplados en la serie documental. Determinar políticas de búsqueda de documentos en el Archivo Central para su consulta, transferencia o disposición final. Determinar políticas en el comité de Archivo para la eliminación de documentos administrativos contando con una copia en la entidad que lo produjo. Aprobar o normal la estandarización de formatos de documentos contemplados en la serie documental. Determinar Políticas de Digitalización de Documentos de mayor contenido documental. Determinar los sistemas de ordenamiento en el Archivo Central. Capacitar y mantener al Personal de Archivo Central con técnicas archivistas según lineamientos del Archivo Nacional. El proceso debe ser formalizado, difundido y conocido por los trabajadores de las áreas involucradas. b. Procedimientos El modelo del proceso debe ser formalizado a través de procedimientos incorporados al sistema de calidad de la institución y distribuidos para el conocimiento del personal. A continuación se muestra el procedimiento para el proceso de Tramite Documentario rediseñado:
  28. 28. Generación de Documentos dentro de la dependencia. INICIO Dependencia identifica, elige y elabora el documento Consultar: ¿Conoce las Norma de la serie documental para su directrices para su NO respectiva clasificación. elaboracion? Directrices sobre la conservación preventiva de los documentos. SI Dependencia elige los medios de elaboración, registro, impresión y el tipo de soporte que requiere (papel, medio magnético, electrónico, otros). Dependencia elabora el documento y produce el número copias requeridas e Imprime, o graba. De igual forma marca el sobre o elabora rótulo o etiqueta Según el soporte (cuando se necesite) y adjunta los anexos. Aplica el procedimiento para la distribución y El documento NO envío de documentos externos. (Ver es interno? Distribución de documentos enviados). SI Aplica el procedimiento para la distribución y envío de documentos internos,( ver Distribución de documentos internos ). INICIOFigura 3.7. Diagrama de procedimientos de Generación de Nuevos Documentos dentro de la Dependencia
  29. 29. Recepción de Documentos Externos. INICIO La Unidad de Correspondencia recibe los documentos externos. La Unidad de Correspondencia, devuelve el documento al remitente o lo redirecciona ¿El documento a la entidad competente, dejando es competencia NO constancia mediante comunicacion de la entidad? escrita. SILa Unidad de Correspondencia hace la revisión de los documentos que ingresan a la entidad para verificarla competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite,dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, seprocederá a la radicación del mismo. Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre delresponsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, ala oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.La Unidad de Correspondencia analiza el documento con base en el inventario de series documentales paradeterminar su direccionamiento e imprime el rótulo de radicación y consigna en la planilla de registro yradicación los datos (Nombre de la persona y/o Entidad Remitente, Nombre o código de la(s) Dependencia(s)competente(s), Número de radicación, fecha y hora de recibo, Nombre del funcionario responsable deltrámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita)) y adicionalmente aquella información que la entidadhaya regulado en procedimientos vigentes. La Unidad de Correspondencia excluye de radicación las comunicaciones de carácter informativo, al igual que los libros, revistas, folletos, periódicos, invitaciones, tarjetas, entre otros que no hayan sido remitidos con una comunicación. Para estos documentos cada entidad diseñará formatos de control de entrega. La Unidad de Correspondencia clasifica y organiza los documentos recibidos y los ubica en las unidades de conservación destinadas para cada dependencia. Ver Distribución de documentos recibidos FIN Figura 3.8. Diagrama de procedimientos de Recepción de Documentos Externos
  30. 30. Recepción de Documentos Internos INICIO La Dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o documentos para su trámite, consulta o información, utilizando los diferentes medios y soportes de la Entidad. Estos documentos pueden corresponder a las series y subseries documentales registradas en la TRD o en su defecto ser documentos de apoyo. ¿El documento La Dependencia receptora, devuelve el es competencia documento al remitente o lo direcciona a NO de la dependencia? la dependencia competente.La Dependencia receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos y todos aquellos datosque la entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, además observa elestado de conservación documental. Si el documento está incompleto se determina sise puede recibir y pedir lo faltante o devolver a la dependencia remitente el documento.La Dependencia receptora registra y radica en la planilla de control de comunicacionesinternas el documento, señalando datos como (Nombre y código de la dependencia remitente,Número de radicación, fecha y hora de recibo, Nombre del funcionario responsable del trámite,anexos y tiempo de Respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella información que laentidad haya regulado en procedimientos vigentes. (Ver Tramite de Documentos) INICIO Figura 3.9. Diagrama de procedimientos de Recepción de Documentos Internos
  31. 31. Distribución de Documentos Recibidos INICIOLa Unidad de Correspondencia genera planilla para ladistribución de los documentos a las dependenciascorrespondientes. ¿Conoce la Consultar: Directriz para la distribución de documentos directriz para la NO recibidos. distribución? SILa Unidad de Correspondencia aplica la directriz para laentrega de los documentos a las dependencias. ¿Es competencia Se devuelve a la Unidad de Correspondencia para de la NO su redireccionamiento. Dependencia? SILa Dependencia deja constancia de recibo de losdocumentos en la planilla de registro de comunicacionesrecibidas. Ver Tramite de Documentos FIN Figura 3.10. Diagrama de procedimientos de Distribución de Documentos Recibidos
  32. 32. Distribución de Documentos internosFigura 3.11. Diagrama de procedimientos de Distribución de Documentos internos
  33. 33. Distribución de Documentos Enviados INICIOLa Dependencia productora remite a la Unidad de Correspondencia para sudistribución, los documentos elaborados en su respectivo soporte, con el número decopias requeridas, sus anexos y el sobre. ¿Conoce la La Unidad de Correspondencia consulta directriz para la NO la directriz establecida en la entidad para distribución? la distribución de documentos enviados SI La Unidad de Correspondencia verifica cumplimiento de requisitos conforme a manual de procedimientos (código de serie documental , radicación del antecedente destinatario, firmas, copias, anexos, sobre y demás datos regulados por la entidad) El documento Devuelve a la dependencia para complementar cumple NO requisitos requisitos? SI La Unidad de Correspondencia realiza la radicación y el registro con los siguientes datos básicos: radicación, fecha, hora, nombre de la persona o entidad destinataria, nombre y cargo del funcionario remitente y anexos. La Unidad de Correspondencia realiza las actividades de alistamiento físico, peso y porteo para el envío por los diferentes medios y diligencia y firma planillas para el control de entrega. La Unidad de Correspondencia realiza la distribución de los documentos utilizando medios como entrega personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, entre otros. La Unidad de Correspondencia hace constar a la dependencia del envío de los documentos. Se entrega a la dependencia el documento devuelto El documento para confirmar, realizar ajustes y volver a enviar. Ver fue devuelto? Producción documental La Unidad de Correspondencia da por concluido el trámite de entrega. Ver Organización de documentos FINFigura 3.12. Diagrama de procedimientos de Distribución de Documentos Enviados
  34. 34. Procedimiento de Tramite De Documentos INICIO La Dependencia recibe documento de la Unidad de Correspondencia o de otra dependencia Se ubica el documento en la Amerita carpeta de la serie documental NO trámite? correspondienteEl Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competentepara que proceda con el trámite, las anotaciones de chequeo y control y seentregue el documento a la dependencia respectiva para continuar con eltrámite. Ver Distribución de documentos internos Se ubica el documento en la Amerita carpeta de la serie documental NO trámite? correspondiente SI El Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para que proyecte respuesta El funcionario de la Dependencia basado en el derecho de turno y los tiempos de respuesta, analiza la solicitud El Jefe de la dependencia entrega el documento al La solicitud NO funcionario competente para es clara? que proyecte respuesta Aporta la Archiva documento y proyecta información NO respuesta.(Ver Producción SI necesaria? Documental) SI El funcionario competente hace acopio de la información necesaria, proyecta respuesta y entrega al Jefe de la dependencia para revisión El Jefe de la Dependencia recibe, revisa y firma la respuesta La respuesta Aplica directriz para la distribución es para una SI de documentos internos. dependencia? NO Aplica el procedimiento para la distribución y envío de documentos externos FINFigura 3.13. Diagrama de procedimientos de Trámite de Documentos.
  35. 35. Procedimiento de Archivos de GestiónFigura 3.13. Diagrama de procedimientos de Archivo de Gestión
  36. 36. Procedimiento de Archivo CentralFigura 3.14. Diagrama de procedimientos de Archivo Central
  37. 37. Procedimiento de Archivo Histórico INICIOArchivo Histórico recibe las transferencias secundarias del Archivo Central,previamente revisadas y cotejadas, con su respetivo inventario (instrumento deconsulta, procurando su homogeneización) en las unidades de conservaciónadoptadas por la Entidad y conforme con las directrices establecidas.El Archivo Histórico ubica los documentos de acuerdo con la estructura orgánicade los fondos, teniendo como base los criterios para su organización. Sabe ordenar los fondos en Consultar Organización el Archivo Archivo Histórico. Histórico?El Archivo histórico adoptará los sistemas de ordenación que permitan laubicación de fondos, secciones, subsecciones,series, subseries y velara porcorrecta organización e instalación de áreas de depósito, unidades deconservación y almacenamiento. La recuperación de los documentos es fácil? El Archivo Histórico mejorará el instrumento de consulta elaborado por el Archivo remitente y/o conformará otros instrumentos de consulta. El Archivo Histórico propenderá mantener disponibles los documentos mediante instrumentos de consulta actualizados e implementación de servicios de archivo . INICIOFigura 3.14. Diagrama de procedimientos de Archivo Histórico
  38. 38. Procedimiento de Consulta de DocumentosFigura 3.15. Diagrama de procedimientos de Consulta de Documentos
  39. 39. Procedimiento Conservación de Documentos INICIO La entidad hace un análisis de sus necesidades a partir de un diagnostico en la unidad de Correspondencia, los archivos de Gestión, el Archivo Central y el Archivo Histórico, sobre la conservación de documentos en sus diferentes soportes. Sabe como La entidad explica metodología expuesta en hacer el NO la publicación del AGN “Pautas para diagnóstico? diagnóstico integral de archivos”. La Entidad a partir del diagnostico se diseña el Sistema integrado de Conservación Se cuenta con espacios para el La Entidad conforme con el Sistema almacenamiento de Integrado de Conservación documentos?La Entidad hace la debida señalización y adecuación de estas áreas, con el fin dehabilitarlas para su utilización en la Unidad De Correspondencia, los archivos de Gestión,Central e Histórico. Se cuenta con La Entidad suministra el equipo mobiliario equipo y mobiliario adecuado, de acuerdo con lo expuesto en el requerido? Sistema Integrado de ConservaciónCada dependencia organiza y distribuye el equipo y mobiliario en las respectivas áreasadministrativas destinadas al Archivo de Gestión y las áreas para procesos técnicos ydepósitos en el Archivo Central e Histórico, de acuerdo con los lineamientos dados. La entidad suministra las unidades de Se cuenta con conservación en las condiciones unidades de establecidas en el Sistema Integrado de conservación? Conservación y los lineamientos dados.La dependencia respectiva ubica los documentos en las unidades de conservaciónestablecidos para cada fase de archivo, de acuerdo con los tiempos de retención, losformatos, los soportes y siguiendo lineamientos establecidos. Se cuenta con medidas Consultar: preventivas para la Seguridad de la información. conservación de Sistema Integrado de Conservación. los documentos? La entidad aplica el Sistema Integrado de Conservación y los planes de contingencia y de seguridad de los documentos, siguiendo lineamientos expuestos. FINFigura 3.16. Diagrama de procedimientos de Conservación de Documentos
  40. 40. Procedimiento de Disposición Final de los Documentos INICIOCada dependencia de la entidad con el aval del comité de archivo identifica y determina ladisposición final de las series y subseries documentales con base en la tabla o en losasuntos de la tabla de valoración documental. Se ha hecho eliminación en el Aplica metodología y criterios básicos para la archivo de NO eliminación de documentos. gestión? SI La dependencia realiza la respectiva transferencia primaria del Archivo Central El Archivo Central adopta la técnica de Se requiere microfilmación y/o digitalización, en los términos microfilmar y/o NO establecidos en la TRD o para los casos digitalizar los requeridos. Aplica metodología y criterios básicos documentos? para la microfilmación y/o digitalización. SI El Archivo Central verifica y aplica lo dispuesto en la TRD para las series y subseries Existen documentos para Aplica metodología y criterios básicos para la eliminar en el NO eliminación de documentos. Archivo Central? SI El Archivo Central hace la revisión de las series y subseries -Se realiza la valoración correspondiente, en los Se requiere hacer términos establecidos en la TRD de acuerdo con el selección NO procedimiento establecido en la Entidad, -Aplica documental? metodología y criterios básicos para la selección documental. SIEl Archivo Central realiza la transferencia de los documentos con valoressecundarios al Archivo Histórico, en los términos establecidos FINFigura 3.16. Diagrama de procedimientos de Disposición Final de los Documentos
  41. 41. 5.5.4.2 Aspectos TecnológicosPara el nuevo modelo del proceso se tendría los siguientes habilitadores:La infraestructura tecnológica sería la siguiente: Equipos Tecnológicos de Consulta Consulta de Estado de Solicitud Celular Portatil Ipod Tramite Documentario Línea de Gestión de Producción Digital DocumentosPersona Externa Enviados Solicita Envió de Documentos , Deriva Documentos entre Dependencias Local , Solicita Transferencia de documentos hacia Archivo Central CONTINGENCIA Mesa de Partes Verifica Solicitud de Prestamos y transferencia de Documentos Backup de Sistema de Tramite Documentario Integrado Archivos y Base de Datos Archivo Central (Servidor de Aplicaciones) (Linux) (Linux) PRODUCCION Base de Datos Servidor de Base Datos Servidor de Archivo (Sybase) (Linux) (Linux) Figura 3.7. Diagrama de infraestructura tecnológica propuesta
  42. 42. 5.5.5 Definición de indicadores de Control Para controlar que el proceso está cumpliendo con los objetivos planteados se han definido los siguientes indicadores: Objetivo Objetivo del Perspectiva Estratégico Proceso Factor crítico de éxito Indicador Documentos sin Porcentaje de errores en facturas con errores Mejorar el Reducir el envió destinatario en destinario Cliente servicio al erróneo de Porcentaje de ciudadano. documentos. Documentos Documentos entregadas a tiempo entregadas tardíamente Tiempo total Optimizar Realizar el proceso empleado en el procesos de en el menor Tiempo de ciclo Proceso proceso de Tramite interacción tiempo posible Interno Documentario con los Optimizar los Costo promedio por Costo de Tramitadores costos del proceso Documento transacción En la tabla que se muestra a continuación se muestra la definición, forma de cálculo, responsable y metas para cada indicador: Semáforo Responsable Indicador Fórmula de cálculo Frecuencia Meta Rojo Amarillo Verde del informe Núm. DocumentosPorcentaje de reportadas con error Personal de Entrefacturas con en destinatario / Tramite Mes 0.5% > 0.7% 0.5% y < 0.5%errores en Núm. de Documentario 0.7%destinario Documentos enviados Núm. DocumentosPorcentaje de reportados con Personal de EntreDocumentos entrega tardía / Tramite Mes 0.5% > 0.7% 0.5% y < 0.5%entregados fuera Núm. de Documentario 0.7%de tiempo Documentos enviados Fecha de inicio de Personal de > 7.2 Entre 7 yTiempo de ciclo cálculo - Fecha Tramite Mes 7 días < 7 días días 7.2 días entrega de factura Documentario
  43. 43. 5.5.6 Costo de implementaciónSe determino el costo de la implementación de la solución tecnológica que permitirá optimizar eltiempo del proceso:Costo del Proyecto:Costo del Desarrollo del SistemaCosto de Equipos informáticos
  44. 44. 5.5.7 Plan de ImplantaciónEl Plan de Implantación del nuevo Proceso de Tramite Documentario está dividido en dos etapas uevo“Aspectos Tecnológicos” y “Aspectos Organ Organizaciones”, el tiempo de duración es de 225 días según nlas actividades que se muestran a continuación continuación.5.5.8 Comparación de Métricas del Proceso Actual y el Rediseñado A continuación se hace una comparación de las métricas del proceso actual y el proceso rediseñado:
  45. 45. 6. Riesgos de la implementación del Nuevo Proceso No aprobar o normal la serie documental y sub series para la estandarización de los documentos de la institución. No determinar un tiempo de respuesta para los diferentes tipos de documentos contemplados en la serie documental. Falta de experiencia en la institución de transferencias de Archivo Central hacia Archivo Nacional. Rechazo al cambio por parte de personal administrativo en la implementación del nuevo proceso. Falta de Apoyo por la Alta dirección para la implementación del Nuevo Proceso. Para la implementación del nuevo Proceso se requiere la asesoría y el respaldo Legal de una unidad orgánica de la institución. Falta de Integración de la Línea de Digitalización para el apoyo digital en la documentación. Los tiempos de implantación del Sistema de Tramite Documentario dependerá de la definición de los requerimientos de los usuarios del sistema, se estima un tiempo promedio de 6 meses.7. ConclusionesLuego de haber culminado el rediseño del proceso de facturación se han podido extraer lassiguientes conclusiones: • El actual proceso de trámite Documentario requería de un cambio de radical para poder alcanzar los objetivos esperados en cuanto a costo, tiempo y calidad. • El uso de la metodología seleccionada ha sido determinante para el rediseño del proceso pues nos ha permitido minimizar el riesgo de omitir aspectos importantes para el proceso. • El uso de tecnología ha sido uno de los principales habilitadores del nuevo proceso permitiendo automatizar y optimizar diversas tareas recurrentes. • Ha sido clave junto con la aplicación de tecnología los cambios de políticas que rompen con los antiguos paradigmas organizacionales de excesivas aprobaciones y controles. • El proceso rediseñado permitirá alinear al mismo con los objetivos estratégicos de la empresa
  46. 46. 8. Definiciones, acrónicos y abreviaturas Radiación de Documentos. _ Procedimiento por el cual, se asigna un numero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envió. Producción de documentos. _ Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. Distribución de documentos. _ Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Eliminación de documentos. _ Actividades tendientes a la eliminación de documentos no relevantes para el interés nacional. Fondos. _ Son Soportes que contienen información de interés para ser guardada en los archivos. Unidad de Correspondencia. _ Unidad orgánica que gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario, no generan trámites para las instituciones. Tablas de Retención Documental (TRD). _ Es el instrumento archivístico, esencial que permite la normalización de la gestión Documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades. Firma Digital. _ Son Soportes que contienen información de interés para ser guardada en los archivos.

×