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Plan de gestion de proyecto

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modelo de plan de gestion de proyecto

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  • 1. Oficina Nacional de Procesos Electorales Plan de Gestión del Proyecto <Nombre del Proyecto> <Código de Proyecto> Versión <x.x>Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Fecha: / / Fecha: / / Fecha: / /
  • 2. <Nombre del Proyecto> Versión: <x.x>Plan de Gestión del Proyecto Fecha: dd/mm/aaaa<Nombre de Archivo> HISTORIAL DE REVISIONES Fecha de Fecha deVersión Autor Descripción Revisado por Elaboración Revisión <Persona que <Persona(s) que <Fecha de <Fecha de<x.x> elabora el <Detalles> revisa(n) el Elaboración> Revisión> documento> documento> © Oficina Nacional de Procesos Confidencial Página 2 de 11 Electorales ONPE - 2006
  • 3. <Nombre del Proyecto> Versión: <x.x>Plan de Gestión del Proyecto Fecha: dd/mm/aaaa<Nombre de Archivo> INDICE1. INTRODUCCION.......................................................................................................4 1.1. OBJETIVOS DEL PLAN.....................................................................................4 1.2. ALCANCE DEL PLAN........................................................................................4 1.3. RESUMEN.........................................................................................................42. GENERALIDADES DEL PROYECTO.......................................................................43. REFERENCIAS.........................................................................................................44. GESTIÓN DEL ALCANCE.........................................................................................55. GESTION DEL CRONOGRAMA...............................................................................5 5.1. ENTREGABLES................................................................................................6 5.2. CONTROL DEL CRONOGRAMA......................................................................6 5.3. ASIGNACIÓN DE RECURSOS.........................................................................66. GESTIÓN DE RECURSOS.......................................................................................7 6.1. DESCRIPCIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS............................................7 6.2. ADQUISICIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS.............................................7 6.2.1. Estimación de Plazos.................................................................................7 6.2.2. Metodología para la Selección y Evaluación..............................................8 6.3. DESARROLLO DEL EQUIPO............................................................................8 6.4. SEGUIMIENTO Y CONTROL............................................................................87. GESTION DE COSTOS.............................................................................................88. GESTION DE RIESGOS...........................................................................................9 8.1. IDENTIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y PRIORIZACIÓN DE RIESGOS.................9 8.2. PLAN DE ACCIÓN O DESARROLLO DE RESPUESTA A LOS RIESGOS.....10 8.3. CONTROL DE RIESGOS................................................................................109. GESTIÓN DE ENTREGABLES...............................................................................1010. GESTION DE ADQUISICIONES...........................................................................11 © Oficina Nacional de Procesos Confidencial Página 3 de 11 Electorales ONPE - 2006
  • 4. <Nombre del Proyecto> Versión: <x.x>Plan de Gestión del Proyecto Fecha: dd/mm/aaaa<Nombre de Archivo> PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO1. INTRODUCCION 1.1.Objetivos del Plan [Describir el Objetivo del Plan, el cual debe estar alineado al objetivo del Proyecto y al del alcance]. 1.2.Alcance del Plan [Describir el ámbito y a quienes está dirigido el Plan y cual es la finalidad del desarrollo del presente documento]. 1.3.Resumen [Realice un breve comentario sobre todo el contenido del presente documento, resaltando lo que considere de mayor importancia].2. GENERALIDADES DEL PROYECTO [Tomando como antecedentes los documentos de la etapa de Inicio, el Jefe del Proyecto debe completar la siguiente información]. Nombre del Proyecto: Nombre Completo del Proyecto dd/mm/aaaa (De acuerdo al Acta de Fecha de Inicio: Constitución) dd/mm/aaaa (De acuerdo al Acta de Fecha de Fin: Constitución) Responsable en la SGPI: (Jefe a cargo del de Proyecto) Responsable en el área Usuaria: (Líder Usuario) Especificar si el proyecto será realizado mediante Licitación Pública (outsourcing) o desarrollado con Personal de la Institución o Modalidad del Proyecto: contratación de Personal por Locación de servicios. Esta Planificación del Proyecto será elaborada según el tipo o modalidad del Proyecto Informático a realizar.3. REFERENCIAS [Mencione los documentos que sirven como entrada, o salida, y herramientas que se usarán para el desarrollo del presente documento]. [Hacer referencia al Acta de Constitución del Proyecto y al Alcance del Proyecto]. © Oficina Nacional de Procesos Confidencial Página 4 de 11 Electorales ONPE - 2006
  • 5. <Nombre del Proyecto> Versión: <x.x>Plan de Gestión del Proyecto Fecha: dd/mm/aaaa<Nombre de Archivo>4. GESTIÓN DEL ALCANCE [Señale cómo el Alcance del Proyecto será definido, documentado, verificado y controlado. De ser necesario, defina el rango de tiempo permitido para aceptar cambios al alcance]. [Identificar y documentar las solicitudes de cambio al alcance. Considerar el uso del Formato Solicitud de Cambios cuando se presente algún cambio que no esté contemplado en el alcance y cuya aprobación dependa de la evaluación por parte del equipo del proyecto]. Una solicitud de cambio del alcance puede ser referente a tecnología, proceso, capacidad, documentación, comunicación, etc. El miembro del equipo que identifica la necesidad para un cambio será responsable de documentar el cambio en forma de solicitud de cambio del alcance. Una vez que la solicitud de cambio del alcance se ha documentado, el Equipo responsable del Proyecto revisará la solicitud. A continuación, se debe analizar el impacto del cambio al alcance, tomando en consideración lo siguiente. Impacto - Crítico: A menos que el pedido del cambio del alcance se apruebe, el objetivo general de proyecto no se podrá alcanzar Impacto - Alto: El objetivo general de proyecto se alcanzará incluso si la solicitud de cambio del alcance no se aprueba, pero la funcionalidad y la habilidad de cumplir con los requisitos del negocio se reducirán apreciablemente para todos los usuarios. Impacto - Medio: El objetivo general de proyecto se alcanzará incluso si la solicitud de cambio al alcance no se aprueba, pero la funcionalidad y la habilidad de encontrar los requisitos del negocio se reducirán apreciablemente para los usuarios individuales. Impacto - Bajo: No hay impacto directo en la funcionalidad del sistema o en su habilidad de cumplir con los requisitos del negocio. [En el caso, la Subgerencia de Proyectos Informáticos apruebe, rechace o postergue la solicitud de cambio del alcance, el equipo debe notificar a todos los involucrados de la medida tomada para la solicitud de cambio del alcance. Si la solicitud del cambio del alcance se aprueba, el documento del Alcance del Proyecto se debe actualizar para reflejar el nuevo alcance. Así mismo, se deben registrar dichos cambios del alcance en el Formato Solicitud de Cambios indicando el motivo por el cual se rechaza, acepta o difiere un cambio en el alcance. Cuando una solicitud de cambio del alcance se acepta, el Jefe del Proyecto debe asignar responsabilidades para aplicar el cambio del alcance aprobado. Esto incluye actualización del cronograma, de los hitos, del presupuesto, de los requisitos, y cualquier otro entregable de proyecto realizado en una manera sincronizada. El Equipo del Proyecto es responsable de coordinar la implementación de los cambios en todos los entregables. [De ser el caso de no llega a un acuerdo con el Área Usuaria en algún tipo de cambio que haya solicitado, hacer hincapié que el Área Usuaria subió a una instancia mayor.]5. GESTION DEL CRONOGRAMA [Definir todas las actividades principales a realizarse durante el desarrollo del proyecto y para cada fase del ciclo de vida del Software. Las actividades deben incluir duración, secuencia lógica y el esfuerzo de los recursos asignados a cada © Oficina Nacional de Procesos Confidencial Página 5 de 11 Electorales ONPE - 2006
  • 6. <Nombre del Proyecto> Versión: <x.x>Plan de Gestión del Proyecto Fecha: dd/mm/aaaa<Nombre de Archivo> actividad. Desarrolle el cronograma con la ayuda de la herramienta Microsoft Project u otra herramienta con la que cuente en la organización. Utilice como base para esta sección el documento Alcance del Proyecto <Título del Proyecto> y el documento Especificación de Requerimientos de Software]. [Anexar el Gantt del Proyecto]. 5.1.Entregables [Ingrese en la presente tabla los productos entregables más importantes y las fechas de finalización programadas según el cronograma]. Id Entregables Fecha Fin Planeada 5.2.Control del Cronograma [Describir como se llevará a cabo el control del Cronograma según los plazos estimados. Así mismo, es necesario emplear el Formato de Informe de Control Semanal para el control del avance del proyecto, el cual se presentará con el fin de controlar el avance de las tareas realizadas por cada integrante del equipo del proyecto. Especifique la frecuencia en que se debe preparar este informe]. 5.3.Asignación de Recursos [Determine y asigne los recursos a emplear en el desarrollo del proyecto, según las actividades definidas previamente. Se puede ajuntar el diagrama de recursos generado en el Project.] TIEMPORECURSO MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 MES 7 © Oficina Nacional de Procesos Confidencial Página 6 de 11 Electorales ONPE - 2006
  • 7. <Nombre del Proyecto> Versión: <x.x>Plan de Gestión del Proyecto Fecha: dd/mm/aaaa<Nombre de Archivo>6. GESTIÓN DE RECURSOS 6.1.Descripción de los Recursos Humanos [Describir los roles y responsabilidades para cada uno de los puestos que se requieren como recurso humano del Proyecto. Debe guiarse de lo presentado en el Alcance del Proyecto]. [Esta información es útil para desarrollar el Perfil de los puestos cuando se elaboren las especificaciones técnicas para la adquisición de los Recursos Humanos]. Recurso Responsabilidad Perfil 6.2.Adquisición de los Recursos Humanos 6.2.1.Estimación de Plazos [Estimar los plazos y las fechas para la adquisición de los Recursos Humanos por cada fase del proceso de Adquisición de Recursos, de acuerdo a las necesidades del Proyecto]. Tiempo Fecha de Fecha de Nº Fase en días Inicio Fin 01 Convocatoria 02 Revisión Curricular 03 Selección y Evaluación 04 Contratación [En caso el proyecto requiera de perfiles de recursos humanos sólo para determinadas fases del proyecto, grafique dichos requerimientos en una línea de tiempo con el fin de determinar cuando debe incorporarse el recurso humano seleccionado]. 02/03/2006 - 28/05/2006 29/05/2006 - 30/06/2006 AP1, AP2 DC 09/02/2006 - 30/06/2006 JP, AS 09/02/2006 30/06/2006 09/03/2006 15/04/2006 30/05/2006 Fase 1 Fase 2 Fase 3 © Oficina Nacional de Procesos Confidencial Página 7 de 11 Electorales ONPE - 2006
  • 8. <Nombre del Proyecto> Versión: <x.x>Plan de Gestión del Proyecto Fecha: dd/mm/aaaa<Nombre de Archivo> 6.2.2.Metodología para la Selección y Evaluación [Esta sección es opcional. Definir la metodología empleada para la selección y evaluación de los Recursos Humanos requeridos para el proyecto (revisión del Perfil Vs. el Currículum Vitae, asignación de puntaje a la revisión de perfil, exámenes). Asimismo, debe indicar los tipos de evaluaciones que se aplicarán para llevar a cabo la selección (oral o escrita, exámenes de Conocimientos, pruebas psicológicas, etc.). Se recomienda anexar a este documento los modelos de exámenes empleados para la selección de los candidatos a los puestos de trabajo requeridos]. 6.3.Desarrollo del Equipo [Este punto debe considerarse en el caso de que el equipo del proyecto requiera formación y/o preparación para el desarrollo del Proyecto. Mencione si esta preparación será de manera formal o informal. Utilice la Plantilla Plan de Formación en el caso se requiera adjuntar mayor información al respecto]. 6.4.Seguimiento y Control [Describir cómo se llevará a cabo el seguimiento y control respecto al rendimiento de los integrantes del equipo de proyecto, como se resolverán las polémicas, los conflictos y las coordinaciones que fueran necesarias para mejorar el rendimiento del equipo de proyecto. Para ello emplee el Formato de Evaluación y Desempeño del Personal, en los cuales se emplearán métricas para evaluar el desempeño de equipo del proyecto. Especificar las acciones correctivas y preventivas que deberían considerarse para la gestión de los recursos humanos. Una herramienta para la evaluación del avance del trabajo realizado por el equipo es el Informe de Control de Avance, puesto que refleja las actividades planificadas y el responsable asignado a cada actividad].7. GESTION DE COSTOS [Determine todos los costos en los que se incurrirá en el proyecto. Utilice el cronograma elaborado que muestra los recursos asignados para cada actividad para la estimación de los costos a cada recurso requerido]. © Oficina Nacional de Procesos Confidencial Página 8 de 11 Electorales ONPE - 2006
  • 9. <Nombre del Proyecto> Versión: <x.x>Plan de Gestión del Proyecto Fecha: dd/mm/aaaa<Nombre de Archivo> Fechas Nombre del Recurso Importe (*) Nº Cantidad Disponibles (Por categoría) S/. Inicio Fin 01 Personal 1.1. Jefe de proyecto 1.2. Analista_Programador 1.3. Testing 1.4. Documentador 02 Equipos 1.1. Hardware 1.2. Software 03 Materiales 3.1. Útiles de escritorio 04 Infraestructura 4.1. Comunicaciones 05 Otros varios 5.1. Otros TOTAL IMPORTE S/. (*) Si el equipo no tiene costo alguno indicar S/. 0.0 [Considerar un porcentaje adicional que va entre el 10 ó 15% para imprevistos]. **Tener en cuenta que los datos indicados en la tabla son tan solo aproximaciones.8. GESTION DE RIESGOS 8.1.Identificación, Estimación y Priorización de Riesgos [Identifique los riesgos que podrían presentarse durante el desarrollo del proyecto. Considere tanto riesgos para el proyecto en general como para el producto a desarrollar. El documento del Alcance del Proyecto describe los riesgos iniciales. Complemente esa información en esta sección]. [De acuerdo al análisis cualitativo de los riesgos asigne una escala numérica al impacto del riesgo en el campo escala de impacto de acuerdo a lo que corresponda (muy alto=80%, alto=40%, moderado=20%, bajo=10%, muy bajo=5%). Haga lo mismo, para asignar un valor a la probabilidad de ocurrencia (muy alto=90%, alto=70%, moderado=80%, bajo=30%, muy bajo=10%) [A continuación, obtenga la exposición del riesgo mediante la siguiente fórmula:] Exposición al Riesgo = (Probabilidad de Ocurrencia* Escala del Impacto)/100 [Realice el análisis de los riesgos en la siguiente tabla:] Escala del Probabilidad de Exposición a Id Riesgo Impacto (1) Ocurrencia (2) Riesgos = (1*2) Confidencial © Oficina Nacional de Procesos Página 9 de 11 Electorales ONPE - 2006
  • 10. <Nombre del Proyecto> Versión: <x.x> Plan de Gestión del Proyecto Fecha: dd/mm/aaaa <Nombre de Archivo> [De acuerdo al valor obtenido correspondiente a la exposición al riesgo priorice cada riesgo (de mayor a menor valor ) para luego elaborar el plan de acción necesario para prevenir o mitigar los riesgos que puedan presentarse]. 8.2.PLAN DE ACCIÓN O DESARROLLO DE RESPUESTA A LOS RIESGOS [Esta sección consiste en elaborar acciones correctivas y preventivas para cada uno de los riesgos identificados y priorizados de acuerdo al impacto y probabilidad de ocurrencia, y así conocer los pasos que se deben realizar en el caso que estos ocurran]. Id Riesgo Acción Correctiva/ Preventiva 8.3.CONTROL DE RIESGOS [Defina como y cada cuánto tiempo se realizará el seguimiento de los riesgos durante la ejecución del proyecto, para lo cual puede emplear el Formato Informe de Control de Riesgos]. [Ejemplo: Seguimientos periódicos (semanales, por ejemplo) de los 10 riesgos con mayor prioridad]. 9. GESTIÓN DE ENTREGABLES [Indicar, a grandes rasgos, el(los) tipo(s) de entregables que se requieran a lo largo del proyecto y quienes serán los responsables de cada entregable, así como los plazos para que el líder usuario realice observaciones sobre los entregables, considerar que pasada esa fecha se darán por aprobados los entregables. Adicionalmente indicar los plazos para el levantamiento de información por parte del equipo de proyecto de acuerdo a las observaciones presentadas por el líder usuario dentro del plazo establecido. Finalmente se deben indica los plazos de aprobación, que englobarán la fecha en la cuál se dará por aprobado por completo un entregable con el fin de evitar ciclos repetitivos en la presentación de observaciones y en el levantamiento de las mismas]. Plazo de Responsable Responsable Responsable Tipo de Plazo de Levantamient Plazo de Entregable de la de la de la Entregable Observación o de Aprobación Elaboración Revisión Aprobación Observación[Indicar el [Indicar el [Indicar el [Indicar el [Indicar el [Indique el [Indique el [Indique elnombre del tipo de responsable responsable responsable plazo de plazo de plazo totaldocumento o entregable de la de la revisión de la tiempo tiempo que el de tiempoproducto (producto elaboración del aprobación aceptable equipo del otorgadoentregable] software, del Entregable] del para que el proyecto recibe para la © Oficina Nacional de Procesos Confidencial Página 10 de 11 Electorales ONPE - 2006
  • 11. <Nombre del Proyecto> Versión: <x.x> Plan de Gestión del Proyecto Fecha: dd/mm/aaaa <Nombre de Archivo> Plazo de Responsable Responsable Responsable Tipo de Plazo de Levantamient Plazo deEntregable de la de la de la Entregable Observación o de Aprobación Elaboración Revisión Aprobación Observación documento Entregable] Entregable] líder usuario o para levantar aprobación de gestión, principal las de un etc.)] presente observaciones proyecto]. observacione o para justificar s al dichas entregable. observaciones] Pasado este tiempo se dará por aceptado el entregable]. 10. GESTION DE ADQUISICIONES [Describir qué equipos, licencias, infraestructura o materiales se requieren para el proyecto, para lo cual puede emplear la tabla presentada a continuación. En el caso se requieran ]. Recurso Requerido Nombre de Tarea Tipo de Recurso Descripción Costo [Indique la actividad [Indique el tipo de [Describir el recurso requerido]. [Indicar el del cronograma para la recurso requerido costo cual se requieren (licencia, promedio recursos]. software, equipo, de dicho etc.)] recurso]. Total [Monto total] [Si el presente proyecto requiere la adquisición de equipos y materiales; éste se realizará mediante el proceso de adquisiciones que realiza la organización, para lo cual deben realizar las especificaciones técnicas]. [Indicar como se evaluarán los postores para la adquisición de un bien o servicio. Hacer referencia a los formatos del Proceso de Adquisición]. © Oficina Nacional de Procesos Confidencial Página 11 de 11 Electorales ONPE - 2006

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