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Presentacion individual

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  • 1. PROYECTO DE GESTION DOCUMENTALBy:ING. OSCAR ORLANDO OYOLAGESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOSESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESAUNIVERSIDAD EAN SEPTIEMBRE 21 DE 2012
  • 2. IMPORTANCIA DE LAGESTIÓN DOCUMENTALY LA ADMINISTRACIÓNDE LOS ARCHIVOS CONCONCEPTOS BÁSICOS ING. OSCAR ORLANDO OYOLA GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA
  • 3. GESTIÓN DOCUMENTALConjunto de actividades administrativas tendientes a la planificación manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. ING. OSCAR ORLANDO OYOLA GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA
  • 4. FUNCIONES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL • Realizar el análisis de documentos procedencia, contenidos y custodia. • Definir las unidades y el sistema de almacenamiento. • Rediseños de servicios de Información. • Asesoría a las áreas. • Acompañamiento ING. OSCAR ORLANDO OYOLA GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA
  • 5. NORMATIVIDAD DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL • Constitución Política de Colombia • Ley 594 de 2000 (AGN). Ley General de Archivos • Código Penal. • Código Sustantivo de Trabajo. • Código de Procedimiento Civil • Código Contencioso Administrativo • Acuerdo 060 de 2001 ING. OSCAR ORLANDO OYOLA GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA
  • 6. ARCHIVOConjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada. En el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. ING. OSCAR ORLANDO OYOLA GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA
  • 7. DOCUMENTO DE ARCHIVORegistro de información producida o recibida por una entidad publica o privadas en razón de sus actividades o funciones. ING. OSCAR ORLANDO OYOLA GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA
  • 8. CICLO VITAL DELDOCUMENTO ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL HISTÓRICO Valores Primarios Valores secundarios Administrativo Cultural Legal Histórico Fiscal Científico Contable TécnicoEtapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. ING. OSCAR ORLANDO OYOLA GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA
  • 9. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL La disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. ING. OSCAR ORLANDO OYOLA GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA
  • 10. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. ING. OSCAR ORLANDO OYOLA GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA
  • 11. CLASIFICACIÓN DOCUMENTALFase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico- funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). ING. OSCAR ORLANDO OYOLA GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA
  • 12. SERIE DOCUMENTAL Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. ING. OSCAR ORLANDO OYOLA GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA
  • 13. SUBSERIE DOCUMENTALConjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. ING. OSCAR ORLANDO OYOLA GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA
  • 14. METODOLOGÍA YELABORACIÓN DE LASTABLAS DE RETENCIÓNDOCUMENTAL TRD ING. OSCAR ORLANDO OYOLA GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA
  • 15. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Representación Grafica de la estructura de una empresa o organización para la identificación de las dependencias Productoras. ING. OSCAR ORLANDO OYOLA GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA
  • 16. ING. OSCAR ORLANDO OYOLA GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOSESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA
  • 17. EJEMPLOFUNCIONES DE EL ÁREATÉCNICA ► Presidir y registrar los asuntos tratados en las reuniones del Comité de Obra. ► Informar las actividades que se han ejecutado en la obra. ► Realizar transferencias de los documentos producidos en la obra. ► Registrar los expedientes que se producen en la obra. ING. OSCAR ORLANDO OYOLA GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA
  • 18. CODIFICACIÓN FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN MHC 412 - CAU2-010 Mario Huertas Dirección de Área Técnica Cotes Obra ING. OSCAR ORLANDO OYOLA GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA
  • 19. CODIFICACIÓN DOCUMENTAL SERIE SUBSERIE Unidad DOCUMENTAL CAU2- 010.03 CAU2- 010.03-09 Expediente ACTAS Actas comité de Obra CAU2- 010.44 CAU2- 010.44-197 Expediente INFORMES Informes de gestión ING. OSCAR ORLANDO OYOLA GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA
  • 20. CUADRO DE CLASIFICACIÓNEsquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones, subsecciones, las series y subseries documentales. ING. OSCAR ORLANDO OYOLA GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA
  • 21. ORGANIZACIÓN DE EXPEDIENTES ING. OSCAR ORLANDO OYOLA GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA
  • 22. INVENTARIO DOCUMENTALInstrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. ING. OSCAR ORLANDO OYOLA GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA
  • 23. TABLA DE RETENCIÓNDOCUMENTALListado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. ING. OSCAR ORLANDO OYOLA GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA
  • 24. APLICACIÓN DE LAS TRD CAPACITACIÓN ► INSTRUCTIVO PARA SU APLICACIÓN DIFUSIÓN ► NORMAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ► ACTO ADMINISTRATIVO LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN ► TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ING. OSCAR ORLANDO OYOLA GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA
  • 25. IMPORTANCIA DE LAS TRD► Facilita el manejo de la información.► Contribuye a la racionalización de la producción documental.► Permite a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.► Facilita el control y el acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.► Garantiza la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. ING. OSCAR ORLANDO OYOLA GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA
  • 26. ► Permite el manejo integral de los documentos .► Facilita la organización de los documentos a partir del concepto archivo total.► Ayuda a controlar la producción y tramite documental.► Identifica y reflejan las funciones institucionales .► Integra los procesos archivísticos para el manejo.► Permite identificar los documentos de apoyo a la gestión administrativa y que se pueden eliminar en el archivo de gestión. ING. OSCAR ORLANDO OYOLA GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA
  • 27. APLICACIONES QUE SE EVALUAN
  • 28. FINMUCHAS GRACIAS ING. OSCAR ORLANDO OYOLA GESTIÓN DE PROYECTOS DE TECNOLÓGICOS ESP. EN GERENCIA DE SISTEMAS Y TI EN LA EMPRESA

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