Vervanging en kwaliteitseisen

1,057 views
1,011 views

Published on

Over het toepassen van intelligent scannen in werkprocessen met aandacht voor kwaliteitszorg

Published in: Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,057
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
16
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen Scanning and the meaning of tiff Pagina 5
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen
  • Terminology : Semi-structured documents Flexible forms and documents: Data extraction and full text recognition Similar data but different layouts Documents come from different sources Terminology: Structured documents Fixed Forms: Data extraction Identical layout Filled out by hand Terminology: Unstructured documents Text documents Data extraction and full text recognition Unstructured Need indexing, auto classification and archiving
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen
  • Van Buuren Docuemntaire Systemen
  • Vervanging en kwaliteitseisen

    1. 1.
    2. 2. <ul><li>Kun je dan iedereen laten scannen? </li></ul>
    3. 3. <ul><li>Regeling 15 december 2009 Archiefregeling </li></ul><ul><li>Artikel 16. Kwaliteitssysteem De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem </li></ul><ul><li>Artikel 20. Toegankelijke staat De zorgdrager zorgt ervoor dat het archiveringssysteem de toegankelijke staat van archiefbescheiden waarborgt, zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn </li></ul><ul><ul><li>a.kan worden gevonden </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>1°.aan de hand van de daaraan gekoppelde metagegevens; of </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>2°.door middel van een andere ontsluitingsmethode; en </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>b.leesbaar of waarneembaar te maken is. </li></ul></ul>
    4. 4. <ul><li>Artikel 26. Algemene eisen aan opslagformaten voor digitale archiefbescheiden </li></ul><ul><li>1. Digitale archiefbescheiden worden, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet van de zorgdrager kan worden verlangd. Alsdan vindt met de beheerder van de voor overbrenging aangewezen archiefbewaarplaats overleg plaats over een alternatief bestandsformaat. </li></ul><ul><li>2. Voor zover op het tijdstip van overbrenging gebruik wordt gemaakt van encryptietechniek, wordt aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de bijbehorende decryptiesleutel verstrekt. </li></ul><ul><li>3. Gebruikmaking van compressietechniek is slechts toegestaan, voor zover daarbij niet zodanig verlies van informatie optreedt, dat niet langer aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de toegankelijke en geordende staat van digitale archiefbescheiden kan worden voldaan. </li></ul>
    5. 5. <ul><li>Niet langer wordt voorgeschreven welke resolutie gescan moet worden. </li></ul><ul><li>Niet langer wordt compressie per definitie verboden. </li></ul>
    6. 7. <ul><li>Hoeveel bit? </li></ul><ul><ul><li>Bilevel </li></ul></ul><ul><ul><li>Greyscale </li></ul></ul><ul><ul><li>Indexed color </li></ul></ul><ul><ul><li>Full color </li></ul></ul><ul><li>Hoeveel DPI? </li></ul><ul><ul><li>100 DPI </li></ul></ul><ul><ul><li>200 DPI </li></ul></ul><ul><ul><li>300 DPI </li></ul></ul><ul><ul><li>Meer? </li></ul></ul><ul><li>Welke samenstelling </li></ul><ul><ul><li>Single page </li></ul></ul><ul><ul><li>Multipage </li></ul></ul><ul><ul><li>Bookmarks </li></ul></ul><ul><ul><li>OCR </li></ul></ul><ul><li>Welke format </li></ul><ul><ul><li>tiff </li></ul></ul><ul><ul><li>jpg </li></ul></ul><ul><ul><li>PDF </li></ul></ul><ul><ul><li>PDF/A-1b </li></ul></ul><ul><ul><li>ODF ???? </li></ul></ul><ul><li>Indexering </li></ul><ul><ul><li>Document </li></ul></ul><ul><ul><li>Zone OCR </li></ul></ul><ul><ul><li>Tagged Metadata </li></ul></ul>
    7. 8.
    8. 9. <ul><li>Document analyse </li></ul><ul><li>Stel output structuur en vorm vast </li></ul><ul><li>Bepaal scannersoort </li></ul><ul><li>Kies juiste aansturing scanner </li></ul><ul><li>Bepaal en richt het imaging proces in </li></ul><ul><li>Validatie </li></ul><ul><li>Logprocedures </li></ul>
    9. 10. <ul><li>Imaging post processing </li></ul><ul><ul><li>Logdata scanoutput </li></ul></ul><ul><ul><li>Image enhancement </li></ul></ul><ul><ul><li>QC image kwaliteit </li></ul></ul><ul><ul><li>Herkennen barcodes/patchcodes </li></ul></ul><ul><ul><li>Structureren output </li></ul></ul><ul><ul><li>Vastleggen Metatags </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Data extractie door OCR </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Data Entry </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Full tekst OCR </li></ul></ul><ul><ul><li>Volledigheidscontrole </li></ul></ul><ul><ul><li>Definitieve Output </li></ul></ul>
    10. 11. <ul><li>Gebruik van OCR techniek om archiefstructuren vast te leggen </li></ul><ul><ul><li>Bijvoorbeeld door barcodes, zone herkenning of combinatie van factoren. </li></ul></ul>
    11. 12. <ul><ul><li>OCR (Optical Character Recognition) </li></ul></ul><ul><ul><li>ICR (handprint recognition) </li></ul></ul><ul><ul><li>OMR (checkmark recognition) </li></ul></ul><ul><ul><li>Barcode herkenning </li></ul></ul><ul><ul><li>Document conversie met accurate layout </li></ul></ul><ul><ul><li>PDF conversion naar PDF/A of PDF 1.7 </li></ul></ul><ul><ul><li>Vaste en semi-gestructureerde formulieren en documentvastlegging </li></ul></ul><ul><ul><li>Document classificatie </li></ul></ul>
    12. 13. <ul><li>Vaste structuren : </li></ul><ul><ul><li>Vragenlijsten, enquetes, multiple choice testen, vaak handgeschreven Identieke layout </li></ul></ul><ul><li>Semi-gestructureerd: </li></ul><ul><ul><li>Facturen, prijslijsten, paspoorten, vrachtbrieven, inkoop orders </li></ul></ul><ul><li>Gelijke data maar andere layouts </li></ul>Ongestructureerd: Contracten, brieven, artikelen Ongestrucureerde inhoud en verschillende layouts
    13. 14.
    14. 15. <ul><li>Document Analyse (DA) maakt het verschil </li></ul>DA met behoud van de Layout (FineReader) “ Eigen factuur DA Logic” (FlexiLayout)
    15. 16.
    16. 17. <ul><li>Veel voorkomende misverstanden </li></ul><ul><ul><li>Kwaliteitszorg kost te veel </li></ul></ul><ul><ul><li>Wij hebben VRS dus dat hoeft niet </li></ul></ul><ul><ul><li>De scanoperator is verantwoordelijk </li></ul></ul>
    17. 18. <ul><li>De kwaliteit wordt door de scanoperator bewaakt </li></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>………… .. toch? </li></ul></ul></ul></ul></ul>
    18. 19.
    19. 20. Quality Index : 3 = nauwelijks leesbaar 3.6 = marginaal 5 = goed 8 = uitstekend Stel een A4 document met als kleinste letter de letter “e” met een hoogte van 2 millimeter. Doelstelling is een goede kwaliteit binaire scan te maken (Q1=5). Gewenste resolutie wordt dan: 3 x5 / 0,039 x 2mm= 15 / 0,078 = 192dpi (200 dpi) <ul><li>De Quality Index gebruiken bij binair scannen : </li></ul><ul><ul><li>dpi = 3QI / (.039h) </li></ul></ul><ul><ul><li>QI = dpi x .039h)/3 </li></ul></ul><ul><ul><li>h = 3QI / (.039dpi) </li></ul></ul>
    20. 21. Stel een A4 document met als kleinste letter de letter “e” met een hoogte van 2 millimeter. Doelstelling is een goede kwaliteit scan met 256 grijswaarden te maken. Gewenste resolutie wordt dan: 2x5 / 0,039 x 2mm= 10 / 0,078 = 128dpi (150 dpi) Quality Index : 3 = nauwelijks leesbaar 3.6 = marginaal 5 = goed 8 = uitstekend <ul><li>De Quality Index gebruiken bij grijs of kleur scannen : </li></ul><ul><ul><li>dpi = 2QI / (.039h) </li></ul></ul><ul><ul><li>QI = dpi x .039h)/2 </li></ul></ul><ul><ul><li>h = 2QI / (.039dpi) </li></ul></ul>
    21. 22. <ul><li>Zwart wit scannen documenten; 300DPI </li></ul><ul><li>Kleur scannen documenten; 200DPI </li></ul><ul><li>Scannen t.b.v. OCR; 300DPI </li></ul><ul><li>Zwart wit scannen tekeningen; 200DPI </li></ul><ul><li>Scannen voor internet; 100DPI </li></ul><ul><li>Historische documenten; grijs of kleur </li></ul><ul><li>Zwakke documenten; grijs of kleur </li></ul>
    22. 23. <ul><li>De meeste Dm systemen hebben een geïntegreerde scanmodule. Je keurt dan in één keer de batch goed. </li></ul><ul><ul><li>Leveranciers wordt wakker! </li></ul></ul><ul><ul><li>Klant, neem geen genoegen met nee! </li></ul></ul>
    23. 24. <ul><li>zorgt voor: </li></ul><ul><ul><li>Betrouwbaarheid </li></ul></ul><ul><ul><li>Continuïteit </li></ul></ul><ul><ul><li>Vertrouwelijkheid </li></ul></ul><ul><ul><li>Integriteit </li></ul></ul><ul><ul><li>Authenticiteit </li></ul></ul>
    24. 25. <ul><li>Zorgt voor onafhankelijke toetsing </li></ul><ul><li>Laat zien: wie wat wanneer </li></ul><ul><li>Biedt differentiatie in het keuren </li></ul>
    25. 26. <ul><li>Onafhankelijke toetsing; </li></ul><ul><ul><li>Dus niet de scanoperator </li></ul></ul><ul><ul><li>Kwaliteitszorg als benoemde functie </li></ul></ul>
    26. 27. <ul><li>We willen ook achteraf kunnen zien wie de toetsing heeft gedaan, op welke bestanden en wanneer dat is uitgevoerd. </li></ul>
    27. 28. <ul><li>Zware fouten </li></ul><ul><ul><li>Compromitteert de informatie </li></ul></ul><ul><li>Lichte fouten </li></ul><ul><ul><li>Cosmetisch maar niet kritiek </li></ul></ul>
    28. 29. <ul><li>het formaat van de bestanden is fout </li></ul><ul><li>er is incoherentie tussen beelden en namen van de bestanden </li></ul><ul><li>één of meerdere pagina's ontbreken in een dossier </li></ul><ul><li>de afmetingen van het beeld zijn niet conform de specificaties </li></ul><ul><li>de resolutie is niet conform de specificaties </li></ul><ul><li>het beeld staat meer dan 2° scheef ten opzichte van zijn as </li></ul><ul><li>er is een geometrische vervorming van het beeld </li></ul><ul><li>het beeld werd verminkt tijdens het scannen </li></ul><ul><li>sommige tekstzones zijn niet leesbaar </li></ul>
    29. 30. <ul><li>de ligging van het beeld is niet correct (bijvoorbeeld geroteerd) </li></ul><ul><li>er zit een halo rond het beeld </li></ul><ul><li>het ruisniveau is overdreven </li></ul><ul><li>er zijn overblijvende sporen van de scanning- en behandelingsprocedure (strepen, banen, ruis...) </li></ul><ul><li>het beeld is horizontaal niet gecentreerd en niet gealigneerd aan het bovenste deel aan de kantlijn </li></ul><ul><li>het contrast en de helderheid zijn onaangepast </li></ul><ul><li>onvoldoende helderheid </li></ul><ul><li>er zijn interferentiezones </li></ul>
    30. 31. <ul><li>Voer een relevante steekproef uit. </li></ul><ul><ul><li>Start met 20% van alle images </li></ul></ul><ul><ul><li>Bij goed gevolg, bouw af tot 5% </li></ul></ul>
    31. 32. <ul><li>Kies voor 3 tot 5 promille voor zware fouten </li></ul><ul><li>Kies voor 5 % lichte fouten </li></ul>
    32. 33. <ul><li>Na een eerste afkeur, verhoog de steekproef met 5 % </li></ul><ul><li>Wanneer dan nog een te hoog percentage fouten wordt gevonden; </li></ul><ul><ul><li>Onderzoek wat de oorzaak is. </li></ul></ul><ul><ul><li>Herverwerk de betreffende batch </li></ul></ul>
    33. 34. <ul><li>Iso 2859 </li></ul>
    34. 35. <ul><li>Een zorgvuldige validatie van de output op PDF/A 1b is aan te bevelen. </li></ul><ul><li>Verschillende leveranciers leveren daartoe tools: </li></ul><ul><ul><li>Adobe </li></ul></ul><ul><ul><li>Apagao </li></ul></ul><ul><ul><li>Callas Software AG </li></ul></ul><ul><ul><li>PDF Tools AG </li></ul></ul><ul><ul><li>Intarsys </li></ul></ul><ul><ul><li>Seal Systems AG </li></ul></ul><ul><ul><li>Solid Documents </li></ul></ul>

    ×