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<ul><li>REUNION D’INFORMATION </li></ul><ul><li>DISTRICT 101   </li></ul><ul><li>Pour l’année 2009  </li></ul>
PROGRAMME <ul><li>Le FIFTY-ONE </li></ul><ul><li>Fonctions au sein d’un club F.O. </li></ul><ul><li>Association de fait ou...
<ul><li>Les buts :  </li></ul><ul><ul><li>Parrainer et guider les loisirs </li></ul></ul><ul><ul><li>Promouvoir l’Amitié, ...
LE FIFTY-ONE <ul><li>Organisation  du club : </li></ul><ul><ul><li>Comité de 6 membres </li></ul></ul><ul><ul><li>Commissi...
Quelques noms <ul><li>F.O.I 2009:  </li></ul><ul><ul><li>Gouverneur général : Philippe Lhoste </li></ul></ul><ul><ul><li>S...
<ul><li>Les fonctions au sein  d’un club Fifty-One. </li></ul>
Le Président
<ul><li>Le président de club a  3 missions  : </li></ul><ul><li>Mission représentative </li></ul><ul><li>Représentant offi...
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<ul><ul><ul><li>Devoirs </li></ul></ul></ul><ul><li>Prépare les réunions avec soin et veille à ce qu'elles commencent et f...
<ul><li>Veille à la préparation et l’exécution du budget en collaboration avec son trésorier. </li></ul><ul><li>Discute av...
<ul><li>Il dresse en décembre un rapport détaillé de l'année écoulée dans lequel il indique dans quelle mesure les objecti...
Le Past Président
<ul><li>Met à la disposition du club toute son expérience et agit en conseiller discret de son successeur. </li></ul><ul><...
<ul><li>Le Vice Président </li></ul>
<ul><li>Assiste le Président et le remplace épisodiquement en cas de besoin. </li></ul><ul><li>Est plus spécialement charg...
<ul><li>Le Secrétaire </li></ul>
<ul><li>Véritable bras droit du président. </li></ul><ul><li>C’est lui qui donnera l’image de marque de son club : </li></...
<ul><li>Tient à jour la liste complète des coordonnées des membres. </li></ul><ul><li>Rédige son rapport annuel. </li></ul...
<ul><li>Confirme à leur club, la présence de visiteurs d’autres clubs Fifty-One à une RS de son club. Cet avis peut être e...
<ul><li>Le Trésorier </li></ul>
<ul><li>Il est responsable de la gestion financière du club : </li></ul><ul><ul><li>Tient la comptabilité du club et les c...
<ul><ul><li>Tient une comptabilité distincte pour toute action en faveur du service à la communauté et un compte en banque...
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<ul><ul><ul><li>En synthèse : </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>La comptabilité doit être d'un usage et d'une lectur...
<ul><li>Le Chef du Protocole </li></ul>
<ul><li>Il détermine l'ambiance des réunions, leur intérêt et leur bonne tenue, d’où l’importance de la fonction. </li></u...
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<ul><li>Le Contact Man </li></ul>
<ul><li>Le contact man est un leader naturel, agissant avec psychologie et diplomatie, de préférence Past-Président et cho...
<ul><li>Il est nommé dans chaque club pour assurer le bon transfert des documents entre les Clubs, le District et le Conse...
<ul><li>Les Commissions </li></ul>
<ul><li>Les commissions permanentes suivantes sont instituées :  </li></ul><ul><ul><li>Affaires intérieures </li></ul></ul...
La Commission des Affaires Intérieures <ul><li>Cette commission est responsable de la  qualité  de l’effectif du club, non...
La Commission des Affaires Extérieures <ul><li>Cette commission est chargée : </li></ul><ul><ul><ul><li>de l’expansion, do...
La Commission du Service à la Communauté <ul><li>Cette commission se charge : </li></ul><ul><ul><li>de l’étude des besoins...
La Commission des Affaires Juridiques <ul><li>Cette commission est chargée : </li></ul><ul><ul><ul><li>du contrôle des liv...
Le Comité d’Honneur <ul><li>Font partie de ce comité, le Président et le Secrétaire qui nomment pour les aider deux membre...
<ul><li>Association de fait  </li></ul><ul><li>ou asbl  ?   </li></ul>
L’association de fait . <ul><li>Absence de personnalité juridique </li></ul><ul><li>( seuls les membres individuels ont de...
L’asbl . <ul><li>Le fonctionnement et l’organisation sont régis par la loi  </li></ul><ul><li>( acquiert la personnalité j...
Quelle structure choisir ? <ul><li>En termes de  POUVOIRS  :   </li></ul><ul><li>L’association de fait, dotée de bons stat...
<ul><li>ASPECTS PRATIQUES DE LA VIE D’UN CLUB FIFTY-ONE   </li></ul>
Le PRESIDENT <ul><li>Profil :  leader – représentation – interface </li></ul><ul><li>Son boulot </li></ul><ul><ul><ul><li>...
<ul><li>Prépare le programme d’activités : </li></ul><ul><ul><li>Janvier : bons vœux </li></ul></ul><ul><ul><li>2ème de ma...
<ul><li>Dirige les réunions de Comité </li></ul><ul><ul><li>Régulière , 1 x par mois , sur convocation via le PV et avec o...
<ul><li>Préside les réunions statutaires et les AG </li></ul><ul><ul><li>Avec un bon chef de protocole :  &quot;cool“ mais...
Le SECRETAIRE <ul><li>Profil :  organisé – bras droit du Président </li></ul><ul><li>A faire :  </li></ul><ul><ul><li>Rédi...
 
 
<ul><li>Présences honorifiques  - Liste limitative </li></ul><ul><ul><li>-  réunion statutaire d’un Club Fifty-One  y comp...
 
Le CHEF DE PROTOCOLE <ul><li>Il envoie au District ( Michaël Legrand ) le programme des réunions avec le titre des confére...
<ul><li>Le Jour de la réunion </li></ul><ul><ul><li>Avant </li></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Contact avec le Président pou...
<ul><ul><ul><li>Ouvre la RS : n° - menu – (pensée du jour ), passe la parole au Président. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul...
Le CHEF DE PROTOCOLE <ul><li>A éviter : le désordre et le brouhaha </li></ul><ul><li>A suggérer : faire demander la parole...
Le TRESORIER <ul><li>Tenue régulière des comptes </li></ul><ul><li>Favoriser le payement par ordre permanent </li></ul><ul...
PRIX et COTISATIONS 2009 <ul><li>Prix maxi d’une réunion : </li></ul><ul><ul><li>Repas : 30 € </li></ul></ul><ul><ul><li>L...
Le CONTACT e-mail <ul><li>Membre interface « électronique » avec le District, le FOI et les autres clubs F.O. </li></ul><u...
Le RECRUTEMENT <ul><li>Le mouvement a plus de quarante ans et l’âge de ses artères </li></ul><ul><li>Il faut un produit ve...
<ul><li>Différentes étapes : </li></ul><ul><ul><li>Invitation </li></ul></ul><ul><ul><li>Proposition de candidature par un...
Le SERVICE A LA COMMUNAUTE <ul><li>Un Fifty-One club sans service à la communauté n’est pas un service-club ! </li></ul><u...
Le SERVICE A LA COMMUNAUTE <ul><li>Amitié dans l’action  </li></ul><ul><li>Ciment d’un groupe </li></ul><ul><li>Etude des ...
<ul><li>Le COIN DU DISTRICT  </li></ul>
Envoie à QUI ? Envoie QUOI ? QUI ? Fonction Noms en 2009 Adresses électroniques QUAND ? PV de comité le président au gouve...
Les FORMULAIRES <ul><li>A charger  sur le CD remis à la fin de la séance.  </li></ul><ul><li>N.B . : La demande d’adhésion...
L’INFORMATION <ul><li>Bulletin  </li></ul><ul><li>Adresse groupe ( [email_address]  )  </li></ul><ul><li>!!!! < 800 Ko et ...
LE PRIX DU GOUVERNEUR Envoi des PV des RS 4 points par envoi Envoi des PV de Comité 6 points par envoi Conférence 2 points...
DCARD
<ul><li>Merci de votre participation et de votre attention ! </li></ul>
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  1. 1. <ul><li>REUNION D’INFORMATION </li></ul><ul><li>DISTRICT 101 </li></ul><ul><li>Pour l’année 2009 </li></ul>
  2. 2. PROGRAMME <ul><li>Le FIFTY-ONE </li></ul><ul><li>Fonctions au sein d’un club F.O. </li></ul><ul><li>Association de fait ou asbl ? </li></ul><ul><li>Aspects pratiques de la vie d’un club </li></ul><ul><li>Le Service à la Communauté </li></ul><ul><li>Le recrutement </li></ul><ul><li>Le coin du District </li></ul><ul><li>Questions - réponses </li></ul>
  3. 3. <ul><li>Les buts : </li></ul><ul><ul><li>Parrainer et guider les loisirs </li></ul></ul><ul><ul><li>Promouvoir l’Amitié, l’Estime et la Tolérance </li></ul></ul><ul><ul><li>Organiser des réunions pour favoriser et développer la compréhension </li></ul></ul><ul><li>Le Fifty-One International aisbl est composé de l’ensemble des clubs F.O. </li></ul><ul><li>Le F.O.I. est structuré en districts , placés sous la responsabilité d’un Gouverneur. </li></ul><ul><li>Les districts sont donc un interface entre l’International et les clubs </li></ul>LE FIFTY – ONE
  4. 4. LE FIFTY-ONE <ul><li>Organisation du club : </li></ul><ul><ul><li>Comité de 6 membres </li></ul></ul><ul><ul><li>Commissions diverses </li></ul></ul><ul><li>Activités : </li></ul><ul><ul><li>Réunions deux fois par mois de janvier à décembre sauf en juillet et août </li></ul></ul><ul><ul><li>20 réunions statutaires dont 3 assemblées générales ( 2 e RS de mars, octobre et décembre ) et la visite du gouverneur </li></ul></ul><ul><ul><li>( 1er semestre ) </li></ul></ul><ul><ul><li>3 ou 4 réunions avec les dames (5ème … ) </li></ul></ul><ul><ul><li>Conférence hautement souhaitée à au moins 14 réunions statutaires </li></ul></ul><ul><li>Service à la communauté : </li></ul><ul><ul><li>de préférence vers la jeunesse </li></ul></ul>
  5. 5. Quelques noms <ul><li>F.O.I 2009: </li></ul><ul><ul><li>Gouverneur général : Philippe Lhoste </li></ul></ul><ul><ul><li>Secrétaire général : Jean-Jacques Georget </li></ul></ul><ul><li>District 101 – Exercice 2009 </li></ul><ul><ul><li>Gouverneur : Michel Defèche </li></ul></ul><ul><ul><li>Past gouverneur : Guy Scohy </li></ul></ul><ul><ul><li>Vices gouverneurs : Edouard Descamps et Guy Panis </li></ul></ul><ul><ul><li>Trésorier : remplaçant de Guy Panis </li></ul></ul><ul><ul><li>Secrétaire : Michaël Legrand </li></ul></ul><ul><ul><li>Bulletin : Edouard Descamps </li></ul></ul><ul><ul><li>Service à la communauté : Charles-Henri Bourges </li></ul></ul><ul><ul><li>Information : Paul Gérard </li></ul></ul>
  6. 6. <ul><li>Les fonctions au sein d’un club Fifty-One. </li></ul>
  7. 7. Le Président
  8. 8. <ul><li>Le président de club a 3 missions : </li></ul><ul><li>Mission représentative </li></ul><ul><li>Représentant officiel de son club au sein du FOI. </li></ul><ul><li>Assiste obligatoirement à l’Assemblée Générale du District et à la Convention de son district. </li></ul><ul><li>Représente son club aux événements externes au FOI (autres service-clubs, commune, etc.). </li></ul>
  9. 9. <ul><li>Mission administrative </li></ul><ul><li>Préside les réunions du club. </li></ul><ul><li>Convoque et préside les réunions du comité. </li></ul><ul><li>Veille aux différents devoirs administratifs envers le mouvement et l’extérieur. </li></ul><ul><li>Mission exécutive </li></ul><ul><li>Exécute les devoirs de sa charge, applique les décisions prises et veille au déroulement du programme fixé pour l’exercice. </li></ul>
  10. 10. <ul><ul><ul><li>Devoirs </li></ul></ul></ul><ul><li>Prépare les réunions avec soin et veille à ce qu'elles commencent et finissent à temps. </li></ul><ul><li>Contrôle le travail des commissions avec l’aide du Vice-président. </li></ul><ul><li>Tient les assemblées générales du club. </li></ul><ul><li>Assiste aux réunions du District et à la Convention. </li></ul><ul><li>Avoir été membre du comité de son club. </li></ul><ul><li>Doit avoir une connaissance du Règlement d’Ordre Intérieur ( ROI ) et du but du Fifty-One. </li></ul>
  11. 11. <ul><li>Veille à la préparation et l’exécution du budget en collaboration avec son trésorier. </li></ul><ul><li>Discute avec le Gouverneur, avant sa visite officielle, du bon fonctionnement de son club à tous points de vue. </li></ul><ul><li>Fait usage du matériel et des informations fournies par le Conseil Général via son Gouverneur. </li></ul><ul><li>S’assure de la diffusion aux membres de toutes les informations importantes dont il a eu connaissance. </li></ul><ul><li>Il veille à la représentation du club aux manifestations régulièrement organisées par le District et/ou le F.O.I. </li></ul>
  12. 12. <ul><li>Il dresse en décembre un rapport détaillé de l'année écoulée dans lequel il indique dans quelle mesure les objectifs prévus ont été atteints. </li></ul><ul><li>Il organise une réunion commune entre le comité sortant et le comité élu pour assurer la continuité endéans les 15 jours après l’élection d’octobre. </li></ul><ul><li>Il se met à la disposition de son successeur pour lui fournir toute aide et tous renseignements demandés et cela avec discrétion. </li></ul><ul><li>Il présentera pendant l’assemblée générale de décembre officiellement les nouveaux dirigeants et tiendra un dernier discours au club. </li></ul><ul><ul><li>Il est l’ANIMATEUR de son comité et de son club ! </li></ul></ul>
  13. 13. Le Past Président
  14. 14. <ul><li>Met à la disposition du club toute son expérience et agit en conseiller discret de son successeur. </li></ul><ul><li>Assure la liaison entre le nouveau et l'ancien comité et veille au maintien de l’esprit Fifty-One. </li></ul><ul><li>Remplace temporairement le Président lorsque celui-ci est dans l’impossibilité de remplir sa fonction pour longtemps et ce jusqu’au moment où le Président peut reprendre sa tâche. </li></ul>
  15. 15. <ul><li>Le Vice Président </li></ul>
  16. 16. <ul><li>Assiste le Président et le remplace épisodiquement en cas de besoin. </li></ul><ul><li>Est plus spécialement chargé de la bonne marche des commissions. </li></ul>
  17. 17. <ul><li>Le Secrétaire </li></ul>
  18. 18. <ul><li>Véritable bras droit du président. </li></ul><ul><li>C’est lui qui donnera l’image de marque de son club : </li></ul><ul><ul><ul><ul><li>par le soin qu’il apporte à son PV de RS ainsi qu’à la correspondance générale et les invitations. </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Ces rapports sont envoyés ou remis aux membres et aux dirigeants du District endéans la quinzaine suivant la réunion. </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Le comité décide de l’envoi aux invités, visiteurs et autres clubs. </li></ul></ul></ul></ul><ul><li>Responsable du contact avec les membres, invités et visiteurs par l’information complète transmise dans ses PV, le résumé succinct de la causerie, l’évocation d’un fait ou l’autre de la vie d’un membre ou invité. </li></ul>
  19. 19. <ul><li>Tient à jour la liste complète des coordonnées des membres. </li></ul><ul><li>Rédige son rapport annuel. </li></ul><ul><li>A des contacts fréquents avec les responsables des commissions, p.ex. avec la commission des Affaires Extérieures pour l'agenda du club et les contacts avec le Bulletin du District, avec le Chef de Protocole pour connaître le programme établi et la liste des invitations, etc.... </li></ul><ul><li>Fait, immédiatement après l'Assemblée Générale du mois d’octobre, parvenir au Secrétaire de District la composition complète du nouveau comité y compris des commissions et la liste des membres du club. </li></ul><ul><li>Cette liste sert au contrôle des cotisations à payer par le club, pour la mise à jour de la Web-card , etc. </li></ul>
  20. 20. <ul><li>Confirme à leur club, la présence de visiteurs d’autres clubs Fifty-One à une RS de son club. Cet avis peut être envoyé par tous moyens rapides ou remis au membre visiteur. </li></ul><ul><li>Inclut dans son rapport les convocations pour les Assemblées Générales du club, éventuellement avec leur ordre du jour. </li></ul><ul><li>Complète et envoie au Gouverneur, tous les formulaires de proposition de candidature, admission, transfert et fin d’adhésion signés par le président . </li></ul><ul><li>Fait la liaison avec son successeur dans sa fonction. </li></ul>
  21. 21. <ul><li>Le Trésorier </li></ul>
  22. 22. <ul><li>Il est responsable de la gestion financière du club : </li></ul><ul><ul><li>Tient la comptabilité du club et les comptes individuels des membres avec rigueur et simplicité. </li></ul></ul><ul><ul><li>Fait le point de l’évolution du budget ainsi que des comptes individuels, à la demande du président, lors des réunions de comité. </li></ul></ul><ul><ul><li>Tient l’inventaire permanent des biens du club. La présentation en est simple et facile à lire. </li></ul></ul><ul><ul><li>Fait connaître en temps utile, le montant de la cotisation aux membres et veille à faire rentrer ces fonds avant l’assemblée générale du mois d’octobre. </li></ul></ul>
  23. 23. <ul><ul><li>Tient une comptabilité distincte pour toute action en faveur du service à la communauté et un compte en banque séparé du compte de fonctionnement des membres. </li></ul></ul><ul><ul><li>Veille à faire déposer à l’organisme financier du club les signatures des membres du comité ; deux signatures, dont la sienne, figurent obligatoirement sur tous les documents remis à cet organisme. </li></ul></ul><ul><ul><li>Transmet au Trésorier du District les commandes pour les diverses fournitures du club. Pendant chaque RS du club, il doit être en possession d’un stock d’insignes F.O. </li></ul></ul>
  24. 24. <ul><ul><li>Pour l’assemblée générale du mois de décembre, Il prépare le bilan provisoire du club et soumettra en mars, pour contrôle et décharge, sa comptabilité et son bilan au responsable des Affaires Juridiques du club. </li></ul></ul><ul><ul><li>Pour l’assemblée générale du mois de décembre, Il prépare le bilan provisoire du club et soumettra en mars, pour contrôle et décharge, sa comptabilité et son bilan au responsable des Affaires Juridiques du club. </li></ul></ul><ul><ul><li>Les prix maxima des repas aux réunions sont fixés par les Districts lors de la Convention. Ces prix sont appliqués pour les visiteurs. </li></ul></ul>
  25. 25. <ul><ul><ul><li>En synthèse : </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>La comptabilité doit être d'un usage et d'une lecture facile. </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Il faut faire la distinction entre : </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>la caisse, </li></ul></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>les frais dus par le club, </li></ul></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>le service à la communauté, </li></ul></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>les cotisations dues au FOI et au District. </li></ul></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>La ventilation de ces postes est laissée à la discrétion du Trésorier. </li></ul></ul></ul></ul>
  26. 26. <ul><li>Le Chef du Protocole </li></ul>
  27. 27. <ul><li>Il détermine l'ambiance des réunions, leur intérêt et leur bonne tenue, d’où l’importance de la fonction. </li></ul><ul><li>Son travail a 4 aspects supplémentaires : </li></ul><ul><ul><ul><li>L’accueil : il en établit le rôle ou demande le rôle établi par le secrétaire du club aussi bien pour l’accueil assis que pour l’accueil debout. Il veille au bon accueil de tous les invités et visiteurs et notamment le conférencier. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>L’amitié : par ses nombreux contacts avec les membres et leurs familles, la tenue des carnets roses, gris et noir, sa connaissance des évènements publics et privés de la vie des membres, etc . . . </li></ul></ul></ul>
  28. 28. <ul><ul><ul><li>Le programme : qu’il établit ou à la mise au point duquel il participe avec son comité. De ce fait il connaît les besoins du conférencier en matériel. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Les convocations : dont il est le plus souvent chargé et, en corollaire, les membres qui s’excusent. Il est donc tout désigné pour faire les réservations de repas chez le restaurateur. </li></ul></ul></ul>
  29. 29. <ul><li>Le Contact Man </li></ul>
  30. 30. <ul><li>Le contact man est un leader naturel, agissant avec psychologie et diplomatie, de préférence Past-Président et choisi par les membres du club avec l'accord du Conseil Général. </li></ul><ul><li>Son rôle est d'assurer, en restant plusieurs années en fonction, la stabilité administrative de son club et de servir de &quot;canal de communication&quot; entre son Club et le F.O.I. (réception de documents à faire suivre, relance de questions pendantes qu’il fait transmettre, etc.) . </li></ul>
  31. 31. <ul><li>Il est nommé dans chaque club pour assurer le bon transfert des documents entre les Clubs, le District et le Conseil Général. </li></ul><ul><li>A l’occasion de l’Assemblée Générale du mois de décembre, le Président élu propose un candidat ou maintient le Contact Man en fonction. </li></ul><ul><li>Le Contact Man n’est pas membre du Comité du Club. </li></ul>
  32. 32. <ul><li>Les Commissions </li></ul>
  33. 33. <ul><li>Les commissions permanentes suivantes sont instituées : </li></ul><ul><ul><li>Affaires intérieures </li></ul></ul><ul><ul><li>Affaires extérieures, Bulletin et Public Relations </li></ul></ul><ul><ul><li>Service à la Communauté </li></ul></ul><ul><ul><li>Affaires juridiques. </li></ul></ul>
  34. 34. La Commission des Affaires Intérieures <ul><li>Cette commission est responsable de la qualité de l’effectif du club, non de sa quantité. </li></ul><ul><li>Elle a pour missions  : </li></ul><ul><ul><li>le suivi des candidats jusqu’à leur intronisation </li></ul></ul><ul><ul><li>l’assiduité des membres du club </li></ul></ul><ul><ul><li>l’information des membres sur le Fifty-One </li></ul></ul><ul><li>Son responsable est d’office délégué du club à la Commission Information du District. Il assiste aux réunions du comité élargi du club et y dispose d’une voix consultative. </li></ul>
  35. 35. La Commission des Affaires Extérieures <ul><li>Cette commission est chargée : </li></ul><ul><ul><ul><li>de l’expansion, donc également d’examiner les possibilités de création d’un nouveau club, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>d’encourager les contacts avec d’autres Clubs Fifty-One du District ou d’autres Districts ou d’autres pays afin de favoriser la compréhension, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>d’informer le public quant aux buts et réalisations du club afin de provoquer intérêt et sympathie, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>de stimuler l’intérêt des membres pour les choses du Fifty-One International, </li></ul></ul></ul><ul><li>de l'envoi d'exemplaires du P.V. aux invités, visiteurs ou autres clubs avec qui vous entretenez des contacts, </li></ul><ul><li>de tout ce qui concerne les Revues officielles dont le Bulletin, </li></ul><ul><li>des Relations Publiques, contacts Presse. </li></ul><ul><li>Son responsable est d’office délégué à la Commission Expansion du District et assiste aux réunions du comité élargi du club avec voix consultative. </li></ul>
  36. 36. La Commission du Service à la Communauté <ul><li>Cette commission se charge : </li></ul><ul><ul><li>de l’étude des besoins locaux, prioritairement ceux des jeunes </li></ul></ul><ul><ul><li>de proposer les actions à entreprendre pour la communauté </li></ul></ul><ul><ul><li>d’organiser les manifestations nécessaires </li></ul></ul><ul><ul><li>d’informer et motiver les membres et éventuellement le public. </li></ul></ul><ul><li>Son responsable est d’office délégué à la Commission du Service à la Communauté du District et assiste aux réunions du comité élargi du club avec voix consultative. </li></ul>
  37. 37. La Commission des Affaires Juridiques <ul><li>Cette commission est chargée : </li></ul><ul><ul><ul><li>du contrôle des livres comptables </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>de faire respecter le budget </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>de veiller aux assurances contractées ou à contracter par le club pour se couvrir ou couvrir ses membres par ex. des risques d’une manifestation. </li></ul></ul></ul><ul><li>Son responsable assiste aux réunions du comité élargi du club avec voix consultative. </li></ul>
  38. 38. Le Comité d’Honneur <ul><li>Font partie de ce comité, le Président et le Secrétaire qui nomment pour les aider deux membres anonymes, qui ne font pas partie du comité du club et ne peuvent être connus des autres membres. Leur mandat est prévu pour un an, renouvelable. </li></ul><ul><li>Il doit examiner les propositions de candidatures sous un double aspect : la valeur personnelle des candidats et leur réputation professionnelle et sociale. </li></ul><ul><li>Ses délibérations sont secrètes et ne font l’objet d’aucun rapport et ses décisions sont sans appel. La voix du Président est prépondérante en cas d’égalité de voix. Le Comité du Club est lié par la décision du Comité d’honneur lorsque celle-ci est défavorable. </li></ul><ul><li>La plus grande discrétion est exigée à l’égard du candidat qui n’est mis au courant de son acceptation que lorsque le formulaire de demande d’admission lui est soumis pour signature avant d’être envoyé au Gouverneur. </li></ul>
  39. 39. <ul><li>Association de fait </li></ul><ul><li>ou asbl ? </li></ul>
  40. 40. L’association de fait . <ul><li>Absence de personnalité juridique </li></ul><ul><li>( seuls les membres individuels ont des droits et des obligations ) </li></ul><ul><li>Ne peut ni contracter, ni engager, ni détenir une propriété ou un patrimoine, ne peut agir, ni être traduite en justice </li></ul><ul><li>( les membres peuvent travailler en indivision ; si l’association a des dettes, tous les membres sont coresponsables à parts égales ) </li></ul><ul><li>Dommages à des tiers </li></ul><ul><li>( la responsabilité individuelle s’applique ) </li></ul><ul><li>Assurance </li></ul><ul><li>( il est recommandé aux membres d’assurer leur responsabilité civile et éventuellement celle de l’association ( prime annuelle : une centaine d’euros ) </li></ul><ul><li>Importance des statuts </li></ul><ul><li>( préciser clairement qui peut valablement représenter les membres de l’association et qui dispose de quel pouvoirs ) </li></ul>
  41. 41. L’asbl . <ul><li>Le fonctionnement et l’organisation sont régis par la loi </li></ul><ul><li>( acquiert la personnalité juridique si elle répond à la loi du 27/6/1921 et la réglementation modifiée du 2/5/2002; doit compter au moins 3 membres ) </li></ul><ul><li>Peut contracter, engager, détenir une propriété ou un patrimoine, agir et être traduite en justice </li></ul><ul><li>( les membres sont représentés par un conseil d’administration; l’asbl a une responsabilité propre, un patrimoine propre; la responsabilité est limitée au patrimoine ) </li></ul><ul><li>Soumise à des obligations comptables </li></ul><ul><li>( limitées pour des recettes < à 250.000 euros; déposer des comptes annuels au greffe du Tribunal de commerce ) </li></ul><ul><li>L’asbl est responsable à l’égard des tiers </li></ul><ul><li>(les administrateurs ou les personnes chargées de la gestion journalière ne sont pas personnellement responsables des engagements de l’asbl ) </li></ul>
  42. 42. Quelle structure choisir ? <ul><li>En termes de POUVOIRS : </li></ul><ul><li>L’association de fait, dotée de bons statuts, n’a rien à envier à une asbl. Elle peut conclure des accords concernant la gestion de biens qui appartiennent en indivision à tous les membres. </li></ul><ul><li>En termes de RESPONSABILITES : </li></ul><ul><li>A l’égard des tiers, l’asbl offre davantage de protection à ses membres mais une assurance en responsabilité civile (dite « familiale ») peut couvrir dans tous les cas bon nombre de risques. </li></ul><ul><li>L’asbl est souhaitable : </li></ul><ul><li>- si l’association conclut des contrats qui comportent des risques financiers. </li></ul><ul><li>- si l’association a besoin de continuité pour la gestion de biens, recevoir des dons et des libéralités, gérer des capitaux ou obtenir des subsides. </li></ul><ul><li>- car le départ d’un ou plusieurs membres ne compromet pas la continuité de l’association. </li></ul>
  43. 43. <ul><li>ASPECTS PRATIQUES DE LA VIE D’UN CLUB FIFTY-ONE </li></ul>
  44. 44. Le PRESIDENT <ul><li>Profil : leader – représentation – interface </li></ul><ul><li>Son boulot </li></ul><ul><ul><ul><li>Programme d’activité avec le comité </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Dirige les réunions de comité </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Préside les réunions statutaires et les AG </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Suit les commissions avec le VP </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Œil attentif sur : </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Service à la Communauté </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Recrutement </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Le secrétariat </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>La trésorerie </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Comité d’honneur </li></ul></ul></ul>
  45. 45. <ul><li>Prépare le programme d’activités : </li></ul><ul><ul><li>Janvier : bons vœux </li></ul></ul><ul><ul><li>2ème de mars : AG : 1ère mise au point avec les commissions, tour de table, présentation éventuelle d’un membre au comité du District, participation au Congres du FOI, approbation des comptes de l’année précédente. </li></ul></ul><ul><ul><li>1er semestre : visite du gouverneur : contacts informels dans la convivialité ( ps : le gouverneur est invité du club ) </li></ul></ul><ul><ul><li>2ème de juin : appel aux candidatures </li></ul></ul><ul><ul><li>Juillet – août : 1 activité de vacances </li></ul></ul><ul><ul><li>2ème d’octobre : AG – Elections </li></ul></ul><ul><ul><li>2ème de décembre : AG – passations de pouvoirs </li></ul></ul><ul><ul><li>+ activités liées au Service à la communauté </li></ul></ul><ul><ul><li>+ visites aux autres clubs voisins </li></ul></ul><ul><ul><li>+ présence à l’Ag de District, Congrès et toute manifestation Officielle </li></ul></ul><ul><ul><li>+ voyage ? </li></ul></ul><ul><li>Prévoie à chaque réunion statutaire : UNE Conférence </li></ul><ul><ul><li>Conforte l’assiduité des membres </li></ul></ul><ul><ul><li>Attire les membres des autres clubs et les invités </li></ul></ul>
  46. 46. <ul><li>Dirige les réunions de Comité </li></ul><ul><ul><li>Régulière , 1 x par mois , sur convocation via le PV et avec ordre du jour. </li></ul></ul><ul><ul><li>Bonne ambiance de TRAVAIL – donc pas de bla-bla. </li></ul></ul><ul><ul><li>Confidentialité. </li></ul></ul><ul><ul><li>Décisions sans appel sauf AG extraordinaire. </li></ul></ul><ul><ul><li>Peut-être élargi au(x) responsable(s) des Commissions. </li></ul></ul><ul><ul><li>Rapport écrit à envoyer aux membres du comité et aux « gouverneurs », au secrétaire du District et au responsable du ” Prix du Gouverneur ”. </li></ul></ul>
  47. 47. <ul><li>Préside les réunions statutaires et les AG </li></ul><ul><ul><li>Avec un bon chef de protocole : &quot;cool“ mais toujours veiller à ce que TOUT soit en place </li></ul></ul><ul><ul><li>Prendre connaissances des communications AVANT la réunion . </li></ul></ul><ul><ul><li>Présentation des visiteurs et des invités. </li></ul></ul><ul><ul><li>Lever son verre à “l’Amitié, l’Estime et la Tolérance et au Fifty-One”. </li></ul></ul><ul><ul><li>Prendre la parole en premier, pour les communications diverses FO et club. </li></ul></ul><ul><ul><li>Communiquer avec le conférencier et prévoir éventuellement une question si nécessaire </li></ul></ul>
  48. 48. Le SECRETAIRE <ul><li>Profil : organisé – bras droit du Président </li></ul><ul><li>A faire : </li></ul><ul><ul><li>Rédiger le PV de chaque RS. </li></ul></ul><ul><ul><li>L’envoyer obligatoirement </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>à TOUS les membres du Club </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>au comité directeur du District ( [email_address] ) !!!!!<800Ko!! </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>au FOI ( [email_address] ) </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Rédiger le rapport de fin d’année. </li></ul></ul><ul><ul><li>Membre du comité d’Honneur. </li></ul></ul>
  49. 51. <ul><li>Présences honorifiques - Liste limitative </li></ul><ul><ul><li>- réunion statutaire d’un Club Fifty-One y compris Première Réunion Officielle et Assemblée Constitutive qui peuvent également servir de compensation, </li></ul></ul><ul><ul><li>- réunion d’information d’un Club Fifty-One dont la création a été publiée au bulletin du F.O.I., </li></ul></ul><ul><ul><li>- réunion avec les dames, régulièrement annoncée au Bulletin des Districts, </li></ul></ul><ul><ul><li>- remise de Charte d’un Club Fifty-One , </li></ul></ul><ul><ul><li>- réunion statutaire (uniquement) d’un autre Service Club, </li></ul></ul><ul><ul><li>- Assemblée Générale de District, </li></ul></ul><ul><ul><li>- Convention des Districts, </li></ul></ul><ul><ul><li>- Congrès du Fifty-One International, </li></ul></ul><ul><ul><li>- réunions des Commissions Information et Expansion du District, </li></ul></ul><ul><ul><li>- réunion de vacances tenue sous la forme d’une réunion statutaire annoncée au bulletin des Districts et ouverte à tous les membres d’autres Clubs Fifty-One. </li></ul></ul><ul><li>Rem : La nomenclature des membres du club ( admission , transférés, démissionnaires ou radiés ) ne peut être modifiée qu’après parution au Bulletin du F.O.I. </li></ul>
  50. 53. Le CHEF DE PROTOCOLE <ul><li>Il envoie au District ( Michaël Legrand ) le programme des réunions avec le titre des conférences et le nom du conférencier au plus tard le 5 du mois précédant la parution du bulletin. </li></ul><ul><li>Avant la réunion </li></ul><ul><ul><ul><li>Restaurateur-Menu-Nombre </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Accueil assis </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Conférencier pour matériel </li></ul></ul></ul>
  51. 54. <ul><li>Le Jour de la réunion </li></ul><ul><ul><li>Avant </li></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Contact avec le Président pour l’ordre du jour. </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Mise en place sur la table des fanions divers ( penser au fanion d’un club visiteur ). </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Mise à disposition des plaquettes. </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Rappels : tenue, pin, colliers. </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Ordre de préséances. </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><li>Pendant </li></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Respect de l’horaire </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>Dès 19h30 : apéritif </li></ul></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>A 20h15 : à table </li></ul></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>A 20h30 : repas </li></ul></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>A 22h00 : conférence </li></ul></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>A 22h45 : débat éventuel </li></ul></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>A 23h00 : clôture de la réunion </li></ul></ul></ul></ul></ul>
  52. 55. <ul><ul><ul><li>Ouvre la RS : n° - menu – (pensée du jour ), passe la parole au Président. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Le président : présentation des visiteurs et invités ( utilité des cartons ) dans l’ordre prévu par le ROI, (éventuellement des membres ), </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>lève son verre «  A l’Amitié , au Fifty-One !». </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>1er plat. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Parole au président pour communications de service : FOI - District - Clubs voisins - Club – autres. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Parole aux responsables de Commission et aux membres. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>22h : Conférence </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>Avoir prévenu le conférencier : max 40 min </li></ul></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>Présentation par un membre </li></ul></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>Débat </li></ul></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>Conclusion </li></ul></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>Cadeau éventuel </li></ul></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>23 h : il clôture la Xème RS du club et annonce la prochaine réunion. </li></ul></ul></ul>
  53. 56. Le CHEF DE PROTOCOLE <ul><li>A éviter : le désordre et le brouhaha </li></ul><ul><li>A suggérer : faire demander la parole </li></ul>
  54. 57. Le TRESORIER <ul><li>Tenue régulière des comptes </li></ul><ul><li>Favoriser le payement par ordre permanent </li></ul><ul><li>Commande de matériel </li></ul><ul><li>Inventaire des biens du clubs </li></ul>
  55. 58. PRIX et COTISATIONS 2009 <ul><li>Prix maxi d’une réunion : </li></ul><ul><ul><li>Repas : 30 € </li></ul></ul><ul><ul><li>Ladies-night : 40 € </li></ul></ul><ul><ul><li>Réunion festive ( anniversaire …) : 50 € </li></ul></ul><ul><ul><li>Remise de Charte : 65 € </li></ul></ul><ul><li>Cotisations 2009 </li></ul><ul><ul><li>FOI : 110 € </li></ul></ul><ul><ul><li>District : 65 € </li></ul></ul><ul><li>Nouveau membre ( Namur 2006 ) </li></ul><ul><ul><li>Pas de frais d’admission </li></ul></ul><ul><ul><li>Cotisation exercice en cours : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>50 % si publié au bulletin du FOI au 1er semestre </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>0% si publié au second semestre </li></ul></ul></ul>
  56. 59. Le CONTACT e-mail <ul><li>Membre interface « électronique » avec le District, le FOI et les autres clubs F.O. </li></ul><ul><li>Il lit très fréquemment sa boîte à message électronique. </li></ul><ul><li>Il fait partie d’un groupe : [email_address] </li></ul><ul><li>dans lequel sont repris les contacts mail de tous les clubs du D101. </li></ul><ul><li>Il transmet l’information aussitôt au(x) membre(s) de son club pour le(s)quel(s) le message est adressé. </li></ul><ul><li>Il vérifie consciencieusement le destinataire lorsqu’il « répond » à un message en provenance d’un membre du groupe. </li></ul>
  57. 60. Le RECRUTEMENT <ul><li>Le mouvement a plus de quarante ans et l’âge de ses artères </li></ul><ul><li>Il faut un produit vendable : </li></ul><ul><ul><li>Conférences intéressantes et variées à au moins 14 réunions statutaires ( prendre contact avec René Constant pour le répertoire des conférenciers ) </li></ul></ul><ul><ul><li>Un service à la communauté performant </li></ul></ul><ul><ul><li>Des activités diverses, journée de vacances , voyage , visites extérieures, manifestations pour le service à la Communauté </li></ul></ul><ul><li>Campagne et activités de prestige : portes ouvertes </li></ul><ul><li>Attention : </li></ul><ul><ul><li>Pas à n’importe quel prix : qualité et non quantité </li></ul></ul><ul><ul><li>Suivre le « would be » : parrain et commission des affaires intérieures </li></ul></ul>
  58. 61. <ul><li>Différentes étapes : </li></ul><ul><ul><li>Invitation </li></ul></ul><ul><ul><li>Proposition de candidature par un membre au Président </li></ul></ul><ul><ul><li>Comité d’honneur </li></ul></ul><ul><ul><li>Si C.H OK : demande au Comité ( accord des 2/3) </li></ul></ul><ul><ul><li>Communication aux membres </li></ul></ul><ul><ul><li>Proposition de candidature au Gouverneur de District, parution au bulletin du FOI et du District </li></ul></ul><ul><ul><li>Attente 30 jours </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Un club peut refuser (au moins 5 membres) </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Si ok : information du candidat </li></ul></ul><ul><ul><li>Demande d’admission, après payement </li></ul></ul><ul><ul><li>Intronisation </li></ul></ul><ul><ul><li>Membre du F.O.I dès parution au bulletin du F.O.I </li></ul></ul>
  59. 62. Le SERVICE A LA COMMUNAUTE <ul><li>Un Fifty-One club sans service à la communauté n’est pas un service-club ! </li></ul><ul><li>Un club sans service à la communauté ne peut donc être un Fifty-One club ! </li></ul><ul><li>Si tu ne te mets pas au service d’autrui, tu ne peux être membre Fifty-One ! </li></ul>
  60. 63. Le SERVICE A LA COMMUNAUTE <ul><li>Amitié dans l’action </li></ul><ul><li>Ciment d’un groupe </li></ul><ul><li>Etude des besoins locaux </li></ul><ul><li>Jeunesse </li></ul><ul><li>Parrainer les loisirs </li></ul><ul><li>Activités à organiser pour ressources </li></ul><ul><ul><li>Préparation minutieuse </li></ul></ul><ul><ul><li>Budget à établir et A RESPECTER </li></ul></ul><ul><ul><li>Motivation de tous les membres </li></ul></ul><ul><li>Manifestations récurrentes à mettre en place </li></ul><ul><ul><li>Réputation du F.O. </li></ul></ul><ul><ul><li>Facilité vers les sponsors </li></ul></ul><ul><li>Effet positif pour les invités </li></ul>
  61. 64. <ul><li>Le COIN DU DISTRICT </li></ul>
  62. 65. Envoie à QUI ? Envoie QUOI ? QUI ? Fonction Noms en 2009 Adresses électroniques QUAND ? PV de comité le président au gouverneur, vice-gouverneurs, past-gouverneur, secrétaire et commission information du district. M. Defeche, G. Panis, E. Descamps, G. Scohy, M. Legrand et P. Gérard gsv.scohy@skynet.be;jmichel.defeche@skynet.be;edouard.descamps@skynet.be;michael.legrand@skynet.net;guy.panis@skynet.be;gerard.paul@gmail.com Dans les 10 jours suivants la réunion soit par mail ou par poste. PV des R.S. le secrétaire au comité directeur du district, à l'International et au rédacteur de zone Comité directeur du D101(liste en annexe )+ FOI + R. Constant 51D101@yahoogroupes.fr;info.foi@skynet.be; rene.constant@skynet.be Dans les 10 jours suivants la réunion soit par mail ou par poste. Formulaires de . . . candidature, démission, . . . signés par le président. le président ou le secrétaire au gouverneur. M. Defeche [email_address] au plus tôt dès rédaction. Pavé publicitaire ou texte publiable le secrétaire au rédacteur en chef du bulletin E. Descamps [email_address] avant le 5 du mois précédant la parution. Factures, cotisations ou commandes diverses le trésorier au trésorier du district G. Panis [email_address] à échéance ou à tout moment. Agenda des réunions le chef de protocole   Michaël Legrand [email_address] chaque mois, avant le 5 du mois précédant la parution. Changements de coordonnées (adresses, tél., local, comité, commissions, divers . . .) le président ou le secrétaire au gouverneur, au secrétaire du district, au rédacteur en chef du bulletin et à la commission Information. M. Defeche, M. Legrand, E. Descamps, P. Gérard michael.legrand@skynet.be;edouard.descamps@skynet.be; [email_address] ;gerard.paul@gmail.com aussi vite que possible. Activités importantes, imprimés, invitations, prix, modif dates de réunions le président ou le secrétaire à la Commission Information P. Gérard [email_address] aussi vite que possible. Matériel de visibilité le trésorier   G. Scohy [email_address] à tout moment. Service à la communauté le président à la Commission Service à la Communauté. C-H. Bourge [email_address] à tout moment.
  63. 66. Les FORMULAIRES <ul><li>A charger sur le CD remis à la fin de la séance. </li></ul><ul><li>N.B . : La demande d’adhésion d’un nouveau membre doit toujours être envoyée au gouverneur de District sous format papier et signée par l’impétrant, le président et le parrain. </li></ul>
  64. 67. L’INFORMATION <ul><li>Bulletin </li></ul><ul><li>Adresse groupe ( [email_address] ) </li></ul><ul><li>!!!! < 800 Ko et aux réponses !!! </li></ul><ul><li>Courrier postal </li></ul><ul><li>Se déplacer pour visites hors clubs </li></ul>
  65. 68. LE PRIX DU GOUVERNEUR Envoi des PV des RS 4 points par envoi Envoi des PV de Comité 6 points par envoi Conférence 2 points par conférence   60 points en + si 14 conférences par an au moins   40 points en + si 10 conférences par an au moins Présences statutaires 100% = 10 points   90% à 99% = 9 points   80% à 89% = 8 points   70% à 79% = 7 points   60% à 69% = 6 points   50% à 59% = 5 points Proposition de candidature 20 points Adhésion nouveau membre 50 points + 50 si tranche d'âge inférieure à 40 ans Compensation 10 points par membre ayant compensé Présence honorifique 3 points (si comptabilisable) Présence à l'AG 30 points / -30 points si club pas excusé Présence au Congrès 40 points / - 40 points si club pas excusé EXCLUSIONS Envoi de PV RS < 10 Envoi de PV com < 3 Nombre de conférence aux PV<5 Retard de payement de la cotisation pour l'année en cours : 31 janvier
  66. 69. DCARD
  67. 70. <ul><li>Merci de votre participation et de votre attention ! </li></ul>
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