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Activiodades de comunicacion

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  • 1. S.E.P D.G.T.I S.E.I.T INSTITUTO TECNOLOGICO DE TUXTEPEC CATEDRATICA GUADALUPE SOLEDAD CANSECO CORTES ALUMNO CARLOS ENRIQUE OJEDA OJEDA ESPECIALIDAD LIC. ADMINISTRACION SEMESTRE 3ro. IN S TEMA. EC ACTIVIDADES DE LA 2da. EP T IT UNIDAD TO XT U FECHA DE ENTREGA TE TU C E 5 DE NOVIEMBRE 2010 N OL O GI C O D SAN JUAN BAUTISTA TUXTEPEC OAXACA
  • 2. ACT.1. HACER UNA LISTA DE IDEAS PRINCIPALES DE CADA SUBTEMA. 2.1 CONCEPTOS Y CAMPOS DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL.  Disciplina  Procesos  Conocimientos  Almacenamiento de mensajes  Análisis  Transmisión de información  Diagnostico  Información  Organización  Comunicación organizacional  Perfeccionamiento  Comunicación empresarial  Miembros  Comunicación institucional  Identidad  Comunicación organizativa  Desempeño  Comunicación corporativa  Actividades dinámicas  Aptitudes  Estructura  Conductas  Creación  Intercambio  Comunicación 2.2 COMUNICACIÓN FORMAL E INFORMAL  COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL FORMAL  Descendentes  Funciones principales  Coordinar  Informar  Motivar  Controlar  Ascendente  Mensaje
  • 3.  Evaluar  Informar  Sugerir  Horizontal  Intercambio  Coordinación  Apoyo • COMUNICACIÓN FORMAL  Comunicación verbal  Comunicación escrita  Actas e informes  Manuales  Cursos de documentos  CUMUNICACION ORGANIZACIONAL INFORMAL  Forma positiva  Ayuda a la cohesión del grupo  Dar retroinformación  Forma negativa  Rumores o chismes  Productividad • COMUNICACIÓN INFORMAL  Fuentes de la organización  El rumor  Camarillas • TIPOS DE COMUNICACIÓN  Vertical  horizontal
  • 4. 2.2.1 TIPOS DE REDES  Instrucciones y ordenes  Ordenes generales  Ordenes específicos  Ordenes verbales  Ordenes escritas  Emisión de ordenes  En cuanto a la extensión  En cuanto a la forma  Canales y medios  Solicitar  Recibir teléfono, correo, computadora y mensajería  Enviar  Redes de comunicación  Formales  Informales  Supervivencia  Autorrealización  Estimación  Seguridad  Creación de seguridad  Amor (afecto)  Reducción de la ansiedad  Tipos de redes  Cadena  Circulo  Estrella
  • 5.  Rueda  Todos los canales 2.3 FLUJOS DE LA COMUNICACIÓN INTERNA  Mantener la coordinación  Perspectiva sistemática  Alcanzar características esenciales  Trabajo en equipo  Contribuirán a logros  Pensamiento estratégico  Difusión  Aceptación  Factor de integración  Desarrollo personal  Búsqueda de la calidad total 2.4 FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN INTERNA  Apoyar estructuralmente el proyecto  Factor estratégico  Quien lo ejecute  Lo diseñe  Lo planifique  Interdependientes  Complementarias  Sentimiento de pertenencia  Si estamos en un entorno económico  Adaptación a las condiciones del mercado  A la nueva economía  Marcados por las nuevas tecnologías
  • 6.  Adaptar a la organización a los cambios  Instrucciones para los empleados  Normas de la empresa 2.5 COMUNICACIÓN EXTRENA  Es la transmisión  Recepción de datos  Pautas  Imágenes  Para poder definir su estrategia  Sus políticas  Dinámica interna  Acción objetiva sobre el medio social  Comunicarnos continuamente con los clientes  Con los proveedores  Los propios empleados  Intermediarios  Ella dice de sí mismo  Sus productos o servicios  Su eficacia  Su forma de trabajar  La amabilidad de sus vendedores  Líderes de opinión  Gozan de recuperación  Reconocimiento  Mediante la experiencia personal
  • 7. 2.6 FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN EXTERNA  Con clientes  Con proveedores  Intermediarios  Competencia  Medios de comunicación  Público en general  Departamentos de relaciones publicas  Prensa  Investigación de mercado  Comunicación corporativa  Funciones de comunicación externa  Sentimiento de pertenencia  Relaciones laborales  Transmiten una imagen positiva  Importante  Recuperada 2.7 BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN ORGACIONAL  Marco de referencia  Atención selectiva  Juicios de valor  Filtración  Lenguaje de grupo  Diferencias de estatus  Comportamiento proxemico  Presiones de tiempo  Excesos de comunicación
  • 8.  Diferencias de lenguaje  Ruido  Emotividad  Comunicación verbal y no verbal incongruentes  Desconfianza • Tipos de barreras  Barreras en las fuentes  Barreras en la transmisión  Barreras en el receptor  Barreras de la retroalimentación • Superación de las barreras  En un proceso de dos etapas  De precepción de diferentes  De las diferencias de lenguaje  Del ruido  De la emotividad  De las comunicaciones verbales y no verbales  De la desconfianza • Comportamientos defensivos  Evaluación – descripción  Control – orientación del problema  Estrategias – espontaneidad  Neutralidad – empatía  Superioridad – igualdad  Certidumbre- provisionalísimo
  • 9. ACT.2. HACER MAPAS CONCEPTUALES POR CADA SUBTEMA. DISIPLINA CONOCIMIENTOS ANALISIS DIAGNOSTICO ALMACENAMIENTO DE MESAJES ORGANIZACION PROCESOS INTERCAMBIO PERFECCIONAMIENTO CREACION 2.1 Concepto y campo de la ACTIVIDADES DINAMICAS comunicación organizacional MIEMBROS INFORMACION DESEMPEÑO IDENTIDAD COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL COMUNICACIÓN ORGANIZATIVA TRANSMICION DE INFORMACION COMUNICACIÓN EMPRESARIAL COMUNICACIÓ N COMUNICACIÓN CORPORATIVA COMUNUICACION APTITUDES CONDUCTA S
  • 10. FUNCIONES PRINCIPALES COORDINAR DESCENDENTE MOTIVAR INFORMAR CONTROLAR COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL MENSAJE FORMAL EVALUAR ASCENDENT E INFORMAR SIGERIR INTERCAMBIO HORIZONTAL COORDINACIO N APOYO 2.2 COMUNICACIÓN FORMAL E INFORMAL AYUDA A LA COHESION DEL GRUPO FROMA POSITIVA DAR RETROALIMENTACION COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL INFORMAL RUMORES O CHISMES FORMA NEGATIVA PRUDUCTIVIDAD
  • 11. ORDENES GENERALES ORDENES ESPECIFICOS INSTRUCCIONES ORDENES VERBALES Y ÓRDENES ORDENES ESCRITAS ES CUANTO A LA ECTENCION EMISION DE ÓRDENES EN CUANTO A LA FORMA SOLICITA TELEFONO CORREO 2.2.1 TIPOS DE RECIBI COMPUTAA DORA REDES CANALES Y MEDIOS R MENSAJERI ENVIAR SUPERVIVENCIA AUTORREALIZACIO FORMALES ESTIMACION REDES DE COMUNICACION SEGURIDAD CREACION DE SEGURIDAD INFORMALES AMOR (AFECTO) CADENA RUDUCCION DE LA ANSIEDAD CIRCULO TIPOS DE REDSES ESTRELLA RUED TODOS LOS CANALES
  • 12. MANTENER LA COORDINACION PERPECTIVA SISTEMATICA ALCANZAR CARACTERISTICAS ESENCIALES TRABAJO EN EQUIPO CONTRIBUIRAN EN LOGROS PENSAMIENTO ESTRATEGICO 2.3 FLUJO DE LA COMUNICACIÓN DIFUCION INTERNA ACEPTACION FACTOR DE INTEGRACION BUSQUEDA DE LA CALIDAD DESARROLLO PERSONAL
  • 13. APOYO ESTRUCTURALMENTE AL PROYECTO FACTOR ESTRATEGICO QUIEN LO EJECUTO LO DISEÑE LO PLANIFIQUE INTERDEPENDIENTES COMPLEMENTARIAS 2.4 FUNCIONES DE LA SENTIMIENTOS DE PERTENENCIA COMUNICACI ÓN INTERNA SI ESTAMOS EN UN ENTORNO ECONOMICO ADAPTACION A LAS CONDICIONES DEL MERCADO A LA NUEVA TECNOLOGIA MARCADOS POR LAS NUEVAS TECNOLOGIAS ADAPTACION A LA ORGANIZACIÓN A LOS INSTRUCCIONES PARA LOS EMPLEADOS NORMAS DE LA EMPRESA
  • 14. ES LA TRANSMISION RECEPCION DE DATOS PAUTAS IMAGENES PARA PODER DEFINIR SU ESTRATEGIA SUS POLITICAS DINAMICA INTERNA ACCION OBJETIVA SOBRE EL MEDIO SOCIAL COMUNICACIÓN CONTINUA CON LOS CLIENTES CON LOS PROVEEDORES 2.5 COMUNICACIÓN ESTERNA CON LOS PROPIOS EMPLEADOS INTERMEDIARIOS ELLA DICE DE SI MISMO SUS PRODUCTOS O SERVICIOS SU EFICACIA SU FORMA DE TRABAJO LA AMABILIDAD DE SUS VENDEDORES LIDERES DE OPINION GOZAR DE RECUPERECION RECONOCIMIENTO MEDIANTE LA EXPERIENCIA PERSONAL
  • 15. CON LOS CLIENTES CON LOS PROVEEDORES INTERMEDIARIO PUBLICOS EN GENERAL MEDIIOS DE COMUNICACION PRENSA COMPETENCIA RELACIONES 2.6 FUNCIONES DEPERTAMENTOS DE DE LA RELACIONES PÚBLICAS FUNCIONES DE COMUNICACIÓN EXTERNA COMUNICACIÓN EXTERNA INVESTIGACION DE MERCADO TRANSMITEN UNA IMAGEN POSITIVA COMUNICACIÓN CORPORATIVA IMPORTANTE SENTIMIENTOS DE S PERTENENCIA RECUPERADA
  • 16. MARDO DE REFERENCIA ATENCION SELECTIVA JUICIOS DE VALOR FILTRACION LENGUAJE DE GRUPO DIFERENCIA DE ESTATUS COMPORTAMIENTO PROXEMICO PRESIONES DE TIEMPO EXCESOS DE COMUNICACION DIFERENCIA DE LENGUAJE RUIDO EMOTIVIDAD COMUNICACIÓN VERBAL Y NO VERBAL INCONGRUENTES DESCONFIANZA EN LAS FUENTES EN LA TRANSMISION 2.7 BARRERAS DE TIPOS DE BARRERAS EN EL RECEPTOR LA COMUNICACIÓN ORGANIZCIONAL DE LA RETROALIMENTACION SUPERACION DE EN UN PROCESO DE DOS ETAPAS LAS BARRERAS DE PRECEPCION DE DIFERENTAS DE LAS DIFERENCIAS DE LENGUAJE DEL RUIDO COMPORTAMIENTOS DEFENCIVOS DE LA EMOTIVIDAD DE LA COMUNICACIÓN VERBAL Y NO VERBAL EVALUACION - DESCRIPCION DE LA DE3SCONFIANZA CONTROL- ORIENTACION DEL PROBLEMA ESTRATEGIAS - ESPENTANIEDAD NEUTRALIDAD - EMPATIA SUPERIORIDAD - IGUALDAD CERTIDUMBRE - PROVISIONALISIMO
  • 17. ACT. 3. RESUMEN DE TODA LA UNIDAD II. LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL 2.1 CONCEPTO Y CAMPO DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL El estudio de la comunicación organizacional puede ubicarse en el campo universal de las ciencias sociales alrededor de hace tres décadas. La comunicación organizacional se considera por lo general como un proceso que ocurre entre los miembros de una colectividad social. No obstante se debe considerar que esta estructura no es estática sino cambiante, y que se ajusta de acuerdo con el desarrollo de la organización, por lo tanto, la comunicación se considera como un proceso que se lleva a cabo dentro de un sistema determinados de actividades interrelacionadas. La mayor parte de esta teoría establece principios claros acerca de la comunicación en las organizaciones o hacen suposiciones implícitas acerca del rol de la comunicación de las organizaciones “eficiente”. La comunicación se ha entendido frecuentemente en las empresas como una mera “transmisión de información” de los directivos de los trabajadores, o como un asunto personal entre los diversos niveles jerárquicos o como una herramienta de “quita y pon” que únicamente se utiliza cuando existe en conflicto. Sin embargo, la comunicación debe ser una labor engarzada en toda una política de empresa, una labor que requiere una metodología, una organización y una estrategia. Pero la comunicación no hay que entenderla únicamente como el soporte que sustente las distintas actividades de la organización; la comunicación es un recurso, un archivo que hay que gestionar. Y mientras que estas empresas se concede un valor creciente a la comunicación considerándola un factor diferencial que repercute en su imagen, en su productividad y en su calidad de vida laboral. La complejidad del fenómeno comunicativo requiere en márcalo en relaciones interactivas y dinámicas. 2.2 COMUNICACIÓN FORMAL E INFORMAL Es la idea de que tanto el individuo como la institución necesitan organizarse y comunicarse, es de gran aceptación. Es hacer énfasis en que una organización moderna constituye ante todo una composición social de seres humanos, y por tratarse de seres humanos el factor esencial de la conducta de una organización es la comunicación de todas las direcciones y en todos los niveles; es decir, a la línea de personas a través de las cuales pasan los mensajes, y la utilización de la tecnología. Entonces establecemos que los flujos de comunicación se encuentran compuestos por el conjunto de estos canales de comunicación y que representa en si la estructura de la organización desde el punto de vista de las interrelaciones de comunicación; lo cual puede ayudar a elevar la del proceso de las comunicaciones; es decir, que se logre transmitir efectivamente un mensaje.
  • 18. La buena comunicación tiene mucha importancia para la eficacia de cualquier organización o grupo y se refiere a la transmisión y comprensión de significados. El flujo de mensajes entre las personas sigue un camino denominado RED de comunicaciones. La dirección de la red ha sido tradicionalmente dividida en comunicaciones ascendentes, descendentes y horizontales, dependiendo de quién lo inicia el mensaje y quien lo recibe. Existen y coexisten paralelamente redes formales e informales, por estas circulan sobre todos rumores e información oficina. Así mismo, cuando hablamos flujos de comunicación, nos referimos a los procesos de comunicación que se lleva a cabo al interior de la organización de acuerdo a la estructura formal (organigrama) y estos pueden ser de la siguiente manera: A) DESCENDENTE: teniendo como funciones principales, las de coordinar, informal, motivar y controlar. B) ASCENDENTE: dentro de sus funciones se encuentra la de comprobar la recepción del mensaje, evaluar, informar y sugerir. C) HORIZONTAL (hay autores que la llaman lateral): aquí la función primordial es la de intercambio, coordinación y apoyo entra las personas de la misma posición jerárquica. La comunicación que ocurre en el grupo es un mecanismo fundamental que permite en sus miembros manifestar sus frustraciones y sentimientos de satisfacción. La última función de la comunicación se refiere al papel que desempeña cuando facilita decisiones, ya que, mediante la transmisión de datos para identificar y evaluar las posibles opciones, proporciona la información que necesita las personas y los grupos para tomar decisiones. Podemos considerar que cualquier intercambio de comunicación en una organización o grupos cumple con una o varias de estas cuatro funciones. De acuerdo con GIBSON Y DENELLY (1999) se estima que las organizaciones estadunidenses general 33 millones de rumores al año. Estos autores presentan la siguiente tipología: A. CASTILLO EN EL AIRE: rumores anticipatorias a una situación de la empresa. B. CONDUCTORES DE CUÑA: son los más dañinos y suelen difundir rumores como: “Mary logro el ascenso, porque se acostó con el jefe”, “Antonio tiene SIDA”. Este tipo de rumores son muy dañinos y destruyen lealtades. C. DE RECTA FINAL: Suelen anticiparse a una situación final. Por ejemplo: la empresa se fusionara, habrá cambios de jefe, maría cambiara de empleo, etc. A continuación presentamos una investigación realizada a una empresa textilera chino- mexicano, en donde podemos observar las distintas formas de comunicación y como el grupo informal actúa como elementos fundamental en la cohesión grupal, identidad y apoyo en solución de conflictos.
  • 19. Dicho de otra forma, la comunicación organizacional es aquella que instauran las instituciones y forman parte de su cultura o de sus normas. En las empresas existe la comunicación formal e informal. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL FORMAL. Entre los medios de comunicación más conocidos a nivel de las empresas esta el memorándum, correspondencia escrita, entre departamentos. La considerada comunicación formal en las organizaciones tiene direccionalidad, lo cual indica la relevancia o intencionalidad de la misma y se han clasificado en:  COMUNICACIÓN DESCENDENTE (de la dirección o gerencia hacia el personal)  COMUNICACIÓN ASCENDENTE (del personal hacia la dirección, gerencia personal de la empresa)  COMUNICACIÓN HORIZONTAL (entre el personal de igual jerarquía, entre miembros de departamentos diferentes que se cruzan) COMUNICACIOON ORGANIZACIONAL INFORMAL. Este estilo de relaciones está basado en la espontaneidad, no en la jerarquía, surge de la interacción social entre los miembros y del desarrollo del afecto o amistad entre las personas. La comunicación informal puede beneficiar o perjudicar a la empresa según como se emplee. De forma positiva, ayuda a la cohesión del grupo y a dar retroinformación sobre diferentes aspectos del trabajo realizado. De forma negativa, el rumor o chime, es un distorsionador de la productividad y no ayuda, solo demora y perjudica a las personas y a la organización. COMUNICACIÓN FORMAL. Una comunicación es formal cuando se relaciona con la organización. Se han colaborado canales formales para que la organización este funcionado. 1. Comunicación verbal (tramo corto), los filtros formales son por ejemplo una secretaria. 2. Comunicación escrita.los memorándum se utilizan para transmitir información breve y concisa. 3. Actas e informes. Formalidades. Los informes contiene información estandarizada y preestablecida. 4. Manuales. Estos establecen los procedimientos en la organización ante una determinada situación
  • 20. 5. Curso de documentos. Se le conoce también como expediente. COMUNICACIÓN INFORMAL. 1. Fuera de la organización. Pero se da con personas pertenecientes a la misma que tiene una relación fuera. 2. El rumor. Es aquel que se pasa de boca en boca entre la gente. 3. Camarillas. TIPOS DE COMUNICACIÓN Vertical: cuando se da del jefe a sus subordinados Horizontal: entre el mismo personal. 2.2.1 TIPOS DE REDES. (REDES DE COMUNICACIÓN, CANALES Y MEDIOS) Para dirigir, un administrador para cualquier nivel que este situado, debe dar órdenes o instrucciones, de comunicación, de motivación, de liderazgo y de coordinación, que son los principales componentes de la organización para dirigir. INSTRUCCIONES Y ÓRDENES A. ORDENES GENERALES. Son aquellas destinadas a todas las personas de la empresa. B. ORDENES ESPECÍFICAS. Son aquellas destinadas a determinadas personas constituyen obligaciones de alguna persona relacionada con un servicio a organismos de la empresa. C. ORDENES VERBALES. Son aquellas transmitidas a viva voz. D. ORDENES ESCRITAS. Son aquellas transmitidas mediante alguna carta o documento. CANALES Y MEDIOS Los medios y canales de los que se dispone en una empresa para solicitar, recibir y enviar información son básicamente el teléfono, el fax, la mensajería y el computador. Cada una de estos medios o canales ofrece una serie de ventajas. TELEFONO/ FAX Es muy importante dispones de una lista telefónica de elaboración propia con todos los teléfonos y fax de interés para la empresa: clientes, fabricantes, distribuidores, centros de información, de documentación, librerías, información telefónica y asociaciones del sector.
  • 21. CORREO Si la información no es urgente, o si se quiere obtener por escrito, se puede solicitar por teléfono, por fax, o bien por medio de una carta para que la envíen por correo, como por ejemplo, el solicitar un catalogo de productos con sus características y precios. COMPUTADOR La documentación obtenida puede presentarse de varias formas, audiovisual y sonora, utilizada en los disquetes de los computadores y en el CD- ROM. MENSAJERIA Para recoger y enviar información escrita, importante, original o urgente, lo mejor es hacerlo a través de mensajeros. REDES DE COMUNICACIÓN En este sentido y en general cada uno de los seres humanos, los trabajadores poseen actitudes particulares, emociones y habilidades individuales que aflojan de acuerdo a las circunstancias y herramientas previstas por su medio de acción directa. Es este sentido, cualquier instituto desarrolla sus procesos comunicativos y comerciales, en un medio ambiente ideado y adecuado especialmente `para estos propósitos, dentro del cual, la comunicación organizacional implica un transcendente proceso de traspaso de mensajes dirigidos con un proceso especifico hacia sus públicos internos. Es importante destacar, que cuando hablamos de redes de comunicación, nos referimos más que a un traspaso de mensajes, pues este proceso implica además, la transmisión de códigos, gestos y emociones traducibles por los actores .implicados por el acto de comunicarse. TIPOS DE REDES a) CADENA: este tipo de red, los miembros se traspasan información mediante la interacción con los integrantes continuos (pares). b) CIRCULO: este tipo de red, al igual que la anterior, la información se transmite por los pares, con la diferencia que el circulo se logra cerrar. c) ESTRELLA: en este tipo de red, todos los miembros están en igualdad de condiciones, pero los flujos están cruzados y no existe contacto con los pares. d) RUEDA: este es un modelo de red altamente centralizado, en el cual un individuo monopoliza la capacidad de comunicación de los flujos comunicacionales. e) TODOS LOS CANALES: este modelo es el ideal, el de máxima eficiencia y operatividad que se puede dar en una organización.
  • 22. 2.3 FLUJOS DE COMUNICACIÓN INTERNA EL VALOR DE LA COMUNICACIÓN INTERNA La necesidad de comunicación en una organización se ve reforzada cuando observamos las múltiples ventajas que se derivas de ella, tanto para la organización como para las personas: • Los procesos de comunicación, desde una persona sistemática, permite a la organización mantener la coordinación entre sus distintas partes y alcanzar así su característica esencial. • La comunicación es, además, un instrumento de cambio. El pensamiento estratégico lleva implícito un mensaje de cambio. • Por otro lado, uno de los objetivos que toda organización persigue es que sus trabajadores estén motivados, identificados con los objetivos organizacionales. Todo ello contribuirá a la mejora de la calidad de vida laboral y de la calidad del producto servicio ofrecido por la organización, al aumento de la productividad y el incremento de la competitividad. La buena gestión de la comunicación interna debe alcanzar un objetivo básico: cubrir las necesidades de comunicación que presentan los individuos o grupos que conforman la organización. 2.4 FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN INTERNA En este sentido, podemos decir que la comunicación interna se convierte en un factor clave en la hora de poder los cimientos para conseguir una solida estructura empresarial, en un elemento transversal para permitir la consecución de la estrategia general de la empresa o institución. Pero además deberá contar con una dimensión no solo descendente, es decir, de arriba, da la dirección, abajo, al resto de personal de la organización, sino que para su adecuada puesta en marcha la comunicación interna debe tener también una dimensión ascendente y una dimensión transversal, que utilizaran distintas herramientas según la función que persigan. Cuando hablamos de la aplicación del personal como uno de los objetivos de la comunicación interna nos estamos refiriendo a una situación en la que el trabajador de la organización se encuentra motivado con un sentimiento de pertenencia a este fruto no solo de sus condiciones de trabajo en sentido monetario, horario, etc., sino de su información con respecto a “lo que se cuece” en su trabajo. También debemos tener en cuenta en este aspecto de ideas básicas como es la de que la información es poder, de manera que ofreciendo información al personal de una organización este se sentirá “poderoso”. Cuando hablamos de cambios de actitudes
  • 23. como uno de los objetivos de la comunicación interna nos referimos a la información como motor de cambio a la organización. Por otra parte la comunicación interna puede resultar fundamental en la mejora de la productividad desde los dos puntos de vista. 2.5 COMUNICACIÓN EXTERNA La comunicación externa es la recepción y transmisión de datos, imágenes, pautas, referidas a la organización y a su contexto. Recibir información sobre las variaciones de la dinámica del contexto socio-político y económico en que desarrolla su labor, para poder definir su estrategia y sus políticas, y proyectos sobre su ámbito social una imagen de empresa fundada en información sobre su dinámica interna y su acción objetiva sobre el medio social. Las organizaciones se están comunicando continuamente con los clientes, los proveedores, los propios empleados, los intermediarios, etc. En cuanto a la información que nos llega a la organización es conveniente diferencias los orígenes de la información o quien la produce, de las fuentes de información y marcos de referencia de los que disponemos o a la que tenemos acceso, y que actúan de filtros de la información. Por una parte, obtenemos información de los medios de comunicación de masas. Todos estos mensajes que llegan al individuo pueden ser congruente entre sí o no serlo. Por último, otra fuente de información es el propio contacto con la organización, pues es mediante la experiencia personal las más influyentes. 2.6 FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN EXTERNA La comunicación exterior con clientes, intermediarios, proveedores, competencia, medios de comunicación y público en general es tan vital para la organización como la comunicación interna. Entre ellas además debe existir una alta integración. Aunque la comunicación externa quede vinculada a departamentos tales como relaciones públicas y prensa, marketing, investigación de mercados, comunicación corporativa, etc. todos los miembros de la organización pueden realizar funciones de comunicación externa y de difusión de la propia imagen de la organización. Cuando aumenta el sentimiento de pertenencia, cuando las personas se sienten identificadas con la organización y mejoran las relaciones laborales, transmiten una imagen positiva hacia fuera. A la vez, la imagen que transmite la organización a la sociedad condicionará la satisfacción de ciertas necesidades de status y prestigio de sus empleados. Cuando la persona trabaja en una empresa sólida, importante, preocupada por los problemas sociales y que transmite una buena imagen social; en cierta medida se siente también realizada en su consideración social, incrementándose asimismo su sentimiento de pertenencia.
  • 24. 2.7 BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL Todo factor que impide el intercambio entre el emisor y el receptor es una barrera para la comunicación. Sin importar sus fuentes, las barreras para una buena comunicación dificultan al receptor la comprensión del significado que el emisor desea transmitir con su mensaje. La comprensión de las características generales de las barreras de comunicación ayuda a los gerentes a mejorar sus propias comunicaciones y resolver los problemas de comunicación con otros. Las barreras de la comunicación varían en su importancia y en su impenetrabilidad. Las barreras más comunes son: 1. Marco de referencia 2. Atención selectiva 3. Juicios de valor 4. Filtración 5. Lenguaje de grupos 6. Diferencias de estatus 7. Comportamiento proxemico 8. Presiones de tiempo 9. Exceso de comunicaciones 10. Proposiciones deferentes 11. Diferencias de lenguaje 12. Ruido 13. Emotividad 14. Comunicación verbal y no verbal incongruentes 15. Desconfianza Barreras en la fuente: el emisor codifica o cifra el significado en un mensaje que no transmite con calidad el mensaje deseado. Barrera en la transmisión: la transmisión es un proceso peligroso, en particular cuando el mensaje debe pasar por intermediarios. Barreras en el receptor: la conducta del receptor a veces constituye a una amenaza de una buena comunicación.
  • 25. Barrera en la retroalimentación: no siempre hay retroalimentación en la comunicación. Es un paso adicional que puede o no estar presente en ella. Evaluación- Descripción: si la actitud, expresión, tono de voz, o elección de la frase por parte del ordenador se interpreta con un juicio o una valoración del, este asumirá una actitud defensiva. Control- Orientación al problema: las afirmaciones, ordenes o simples observaciones que al perecer tratan de controlar a otro, suponen que el orador tiene mejor juicios y que, por tanto los oyentes son inferiores. Estrategia- Espontaneidad: si pensamos que alguien esta “jugando” con nosotros y que no actúan de modo espontaneo, nuestra reacción normal es la resistencia. Neutralidad- Empatía: la comunicación que expresa empatía por el oyente producirá una reacción extremadamente favorable. Superioridad- Igualdad: se sabe por experiencia, que quienes asumen una actitud de superioridad no consiguen respuesta de cooperación ni amistosa. Certidumbre- Provisionalísimo: cuando tratamos de impresionar a los otros indicados que conocemos todas las respuestas y que nada nos adaptara de nuestras convicciones, es posible que los oyentes adopten una actitud de enfrentamiento o de nueva información. ACT.4.EJEMPLOS DE: • ORDENES: A. Generales Es un directorio publicado, originado un comandante, y atando sobre todo el personal bajo su comando, el propósito de el cual es hacer cumplir a política o procedimiento único a la situación de su unidad que no se trata de otra manera en regulaciones aplicables del servicio, ley militar, o derecho público. B. Específicos Por esta razón y agregando la gran utilidad que brinda la investigación he encaminado este trabajo con el fin de brindar información sintetizada y generar inquietud no solo al estudiante de pre-grado sino también al lector común y corriente. C. Escritos Conocer los principios básicos de la comunicación escrita y las claves para un estilo breve, claro, correcto y adecuado.
  • 26. Mejorar el nivel gramatical y la corrección lingüística de nuestras composiciones escritas: adecuación, cohesión y gramática. Conocer los errores gramaticales más frecuentes y aprender a evitarlos. • COMUNICACIÓN FORMAL ESCRITA: A. Memorándum El memorándum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno. Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. B. Carta Ejemplo de Figuras literarias: Coro Ejemplo de Carta con párrafos clasificados Ejemplo de Guión de Adaptación para Cortometraje Ejemplo de Carta pedido de materiales Ejemplo de Carta en Word C. Minuta de trabajo ù orden del día Lista de presente Antecedentes y diseños del sistema de información hidráulica Catalogo y base central del sistema de información hidráulica Informe de actividades del sistema de información hidráulica Propuestas de plan de trabajo anual Asuntos generales D. Reporte 1.- Rango de Fechas: seleccione una fecha de inicio y una fecha de terminación para su reporte. 2.- Mostrar Reporte: Usted debe de elegir si su reporte será de un empleado en específico, de un solo departamento o un reporte de Todos los empleados.
  • 27. 3.- Tipo de Reporte: A continuación usted debe elegir el tipo de reporte que en este caso podría ser de Asistencia, Retardos, Faltas o Tiempo Extra. 4.- Incluir Gráfica: Si se trata de un Reporte de Retardos o Faltas Totalizado y usted eligió la opción de Mostrar el reporte por Empleado o Departamento, entonces el sistema le dará la opción de Incluir los datos del Reporte en una Gráfica que podrá configurar al estilo que usted lo desee, además podrá imprimirla. E. Actas La coherencia: Consiste en mantener la uniformidad al hacer referencia a las personas implicadas; por ejemplo, no debe mencionarse primero a una persona por su nombre y después por su cargo, sino que ha de hacerse de forma homogénea. La objetividad: Consiste en mantener la imparcialidad al describir los hechos y a las personas implicadas en la reunión. Deben evitarse, por tanto, los términos que impliquen apreciaciones subjetivas.