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L’évaluation et la gestion des risques Forum de Directrices et Directeurs généraux d’OCASI 2011 Ré-imaginons le secteur Les 10 et 11 novembre 2011 Une présentation faite par Suzanne Gibson

Bienvenue L’évaluation et la gestion des risques UN AMUSE-GUEULE POUR L’ESPRIT « La gestion des risques est probablement une des choses les plus importantes qu’une organisation fait. Et lorsqu’on pense aux risques, on pense aux finances. Les risques peuvent réellement avoir un impact sur chaque partie de l’organisation. Ainsi, la gestion des risques est, à vrai dire, l’identification des menaces qui planent sur une organisation, l’analyse de telles menaces pour en peser l’importance, et par la suite l’élimination d’un risque, son transfert, sa mitigation ou bien la décision d’aller de l’avant même si le risque existe . » Carl Henderson, expert en matière de logement.

Présentations
Votre nom et votre organisation
Une chose que vous savez au sujet de la gestion des risques.
L’évaluation et la gestion des risques

Objectifs de la séance
Définir la gestion des risques et explorer les différentes catégories de risques dans le contexte des organismes sans but lucratif et de bienfaisance.
Discuter des approches de gestion des risques et mettre au point des stratégies pour répondre aux risques.
Passer en révision une variété d’outils et de ressources utiles pour le travail de gestion des risques par le Conseil d’administration et le personnel.
Découvrir et offrir des solutions, suggestions et approches très pratiques qui aideront votre organisation à devenir plus alerte et plus apte à répondre aux risques.
Concevoir des actions à mettre à l’œuvre qui mèneront votre organisation à intégrer la gestion des risques dans son travail quotidien.

Directives pour la séance
En tout temps, une ouverture pour les questions.
Aucune question ou idée n’est stupide : les idées divergentes ouvrent notre esprit!
Tout le monde participe.
Respectons la personne qui parle.
Amusons-nous et restons ouverts au partage et aux expériences des autres!
Testons et partageons nos hypothèses.
Ne rejetons pas : proposons.
Prenons acte des points de confidentialité.
D’autres directives.

Le risque : c’est quoi ?
La gouvernance est définie comme « l’ensemble des processus et des structures qu’on utilise pour diriger et gérer les opérations et les activités d’une organisation. »
Groupe d'experts sur la saine gestion et la transparence dans le secteur bénévole du Canada
En dernière analyse, nous sommes redevables au public
Un risque est tout élément qui menace la capacité de votre organisation d’accomplir sa mission et de préserver sa réputation. Il se mesure en termes de conséquences et de niveau de probabilité.

Les risques
Notre travail est devenu de plus en plus complexe et la possibilité d’un litige est plus grande que jamais.
Il y a deux manières dont une organisation rencontre des risques:
Des risques qui affectent l’organisation.
Des risques qui affectent directement les
membres de son Conseil d’administration.
L’évaluation et la gestion des risques Un risque est tout élément qui menace la capacité de votre organisation d’accomplir sa mission et de préserver sa réputation. Il se mesure en termes de conséquences et de niveau de probabilité.

La gestion des risques
La gestion des risques comprend une culture, des processus et des structures axés sur la gestion efficace d’opportunités potentielles et d’effets adverses.
L’évaluation et la gestion des risques Avez-vous des processus et des structures en place? Qu ’ est-ce qui caract é rise votre culture par rapports aux risques?

Pourquoi la gestion des risques ?
L’aspect négatif
Sous la législation en matière de responsabilité, l’organisation et/ou les administrateurs individuels peuvent être tenus responsables de payer des dommages si on n’a pas pris des précautions raisonnables pour protéger les clients, le personnel et le public général face à ces dommages.
L’aspect positif
Grâce à une gestion de risques efficace, vous pouvez prendre des risques calculés pour créer, bâtir et établir des opportunités pour votre organisation, vos clients et locataires. Vous pouvez être générateur et dynamique et savoir que vous êtes en train d’évaluer les risques de manière consciente et avec la diligence due. Les opportunistes aiment la gestion des risques!
L’évaluation et la gestion des risques La gestion des risques mène vers des organismes qui tirent avantage proactivement et consciemment des opportunités qui se présentent.

Un contexte qui évolue de manière accélérée
Un environnement qui change constamment, avec des modifications législatives et des défis liés au respect de la loi.
Une population diverse avec des clients à haute priorité et avec des besoins complexes.
De nouvelles lois, technologies et constatations de recherche : une surabondance d’information !
Des changements et modifications dans l’environnement du financement (un accent de plus en plus fort mis sur la gestion des risques, une plus grande transparence/imputabilité, etc.).
De plus en plus d’alliances et de partenariats.
Un accent de plus en plus fort mis sur la gouvernance et la gestion efficaces.
D’autres?
Pourquoi la gestion des risques ? L’évaluation et la gestion des risques

La théorie de la complexité : des réflexions à prendre en considération
Simple : faire un gâteau : quelques éléments en mouvement qui suivent une trajectoire prévisible.
Compliqué : envoyer une fusée sur la lune : beaucoup d’éléments en mouvement qui suivent une trajectoire prévisible.
Complexe : élever un enfant : beaucoup d’éléments en mouvement qui n’ont pas des trajectoires prévisibles.
Getting to Maybe, F. Westley

Définir la tolérance aux risques et gérer les risques peuvent aider une organisation à atteindre ses objectifs et à fleurir.
La gestion des risques implique, d’habitude, tout le monde, y compris le Conseil d’administration, la directrice générale, le personnel et les bénévoles. Beaucoup d’activités impliquent une gestion des risques, dont la rédaction de politiques et de procédures, l’identification des buts des services et la soumission de rapports financiers et autres.

Le rôle du Conseil d’administration dans la gestion des risques
Le Conseil d’administration a la responsabilité d’ensemble sur la gestion des risques et, par le biais de politiques et d’approbations, il délègue au directeur général et au personnel la plupart des aspects détaillés de l’identification, évaluation et gestion des risques que l’organisation confronte.

Le rôle du Conseil d’administration dans la gestion des risques
La teneur de l’implication du Conseil d’administration dans la gestion des risques varie en fonction de la taille et de la portée de l’organisation et de son personnel:
Dans les organisations plus grandes , les membres du CA peuvent se fier au personnel pour la gestion quotidienne des risques et le CA s’implique à l’approbation des politiques, stratégies et décisions majeures.
Dans les organismes plus petits , où le personnel pourrait avoir moins d’expérience ou de compétences, le CA pourrait davantage mettre la main à la pâte.
L’évaluation et la gestion des risques Quel type d’organisation est la vôtre?

Quels sont les principaux risques que votre organisme pourrait retrouver? L’évaluation et la gestion des risques

Quels sont les principaux risques? L’évaluation et la gestion des risques La perte du financement La fraude Les désastres naturels Une réponse inadéquate à une situation d’urgence La perte ou le vol d’information Les blessures affectant des individus Les abus La gestion des acquis/le maintien de la propriété Des augmentations excessives au coût des ressources humaines ou autres La mauvaise conduite d’un bénévole ou d’un employé D’autres?

Les risques sont reliés les uns aux autres et ils évoluent dans plusieurs catégories.
Les catégories de risques peuvent inclure:
Financiers : risque de fraude, d’échec financier, décisions basées sur des informations inadéquates ou imprécises : comptabilité appropriée, limites, fraude, défis financiers, financement, investissements, taxation, assurances, etc.
Risques opérationnels: risque de perte ou d’empêchement de prestation de services/programmes suite à des processus, personnes ou systèmes inadéquats ou inefficaces, ou suite à des événements externes: immobilier, espaces physiques, programmes et services, technologie/ technologie de l’information, ressources humaines, marque de commerce, relations avec les médias et relations nationales, gestion de crise/continuité des opérations/planification de contingences, etc.
Types de risque L’évaluation et la gestion des risques

Les catégories de risques peuvent inclure :
Juridiques/réglementaires/respect des exigences: le risque de résultats adverses suite au non respect des lois, règles, règlements, pratiques obligatoires, normes ou autres exigences légales : lois en vigueur, litiges, documents juridiques clés, relations avec les gouvernements, etc.
Stratégiques: le risque qui résulte de stratégies inappropriées ou inefficaces ou de l’absence de réponses aux changements dans l’environnement : plan stratégique, partenariats stratégiques, etc.
Types de risque L’évaluation et la gestion des risques

Les catégories de risques peuvent inclure:
Gouvernance: le risque d’une supervision inefficace et d’une mauvaise prise de décisions: lignes d’autorité, opérations du Conseil d’administration, politiques et procédures, informations/rapports à l’intention du CA, etc.
Risques touchant à la réputation: le risque que des tierces parties aient des impressions négatives concernant les pratiques, actions ou omissions de l’organisation peut causer un déclin dans les programmes et services de l’organisation, dans l’habileté de cette dernière à cueillir des fonds, dans sa marque de commerce et/ou la bonne volonté au sein de la communauté.
Types de risque L’évaluation et la gestion des risques Jetez un coup d’œil sur la Vérification de la gouvernance de l’ONPHA.

Gérer les risques
Le processus actif d ’ identifier et d ’é valuer les risques et de d é velopper des plans d ’ action qu’y répondent en vue de les gérer.
Généralement, le CA entreprend la révision stratégique alors que le personnel gère et évalue les implications opérationnelles et les limites juridiques.
Il est nécessaire de mettre au point une stratégie de gestion des risques : commencez par définir la portée du risque qu’un CA est prêt à prendre.
L’évaluation et la gestion des risques La capacit é de prendre des risques d é pend tant des assurances que des r é serves financi è res.

L’évaluation des risques
Promouvez une discussion au sujet des risques confrontés par votre organisme et identifiez les risques principaux qui requièrent des actions.
Aidez le Conseil d’administration à comprendre les forces et faiblesses de l’organisation face aux risques.
Aidez à établir les priorités globales, l’effort de travail et la tolérance générale face aux risques.
Vous voudrez peut-être établir et enclencher un processus annuel d’évaluation des risques, visant à identifier les principaux 3 à 5 risques confrontés par l’organisation et à établir un plan d’action correspondant, au besoin.

L’évaluation des risques
Échelle de risques
Haut impact, haute probabilité : une action immédiate est requise et une considérable activité de contrôle est essentielle.
Haut impact, basse probabilité : il faut gérer et surveiller ce risque, puis considérer une planification de contingences.
Bas impact, haute probabilité : un effort de gestion vaut la peine.
Bas impact, basse probabilité : il faut l’accepter, mais il faut le surveiller.
Questions clés à se poser lorsqu’on évalue les risques:
Ce risque pourrait-il affecter la capacité de l’organisme à atteindre ses objectifs?
Quelle est la probabilité que ce risque se réalise?
Combien sérieux cela pourrait-il s’avérer?
Est-ce que quelque chose devrait/pourrait être fait pour réduire le risque?
Comment pouvons-nous nous préparer pour répondre aux problèmes?

Établissez un registre des risques pour faire le suivi des risques organisationnels significatifs (en plus des 5 les plus importants) qui requièrent une attention sur la durée.
Développez un plan d’action pour répondre aux risques.
Les options de gestion incluent :
Éviter/éliminer le risque (se débarrasser d’un équipement non sécuritaire)
Transférer le risque (embaucher un sous-traitant avec assurance pour un service)
Mitiger le risque (développer des politiques et des procédures pour réduire l’exposition au risque)
Accepter le risque (inclure des fonds dans le budget pour les contingences)

Discutez s’il est possible ou conseillé de mettre sur pied un comité de travail du CA avec la Directrice générale pour passer en révision et mettre en œuvre un processus de gestion des risques.
L’évaluation et la gestion des risques Ce processus peut être plus complexe ou plus simple.

3 questions simples pour faciliter la discussion
Qu’est-ce qui pourrait mal tourner?
Que ferons-nous pour éviter que cela tourne mal?
Que ferons-nous si, en effet, cela tourne mal? Pouvons-nous nous le permettre?
La gestion des risques L’évaluation et la gestion des risques Documentez tous les points de discussion.

Posez ces questions dans le cadre d’un scénario
Choisissez un risque qui affecte actuellement votre organisation. Partagez les détails puis posez les questions
3 questions simples pour faciliter la discussion
Qu’est-ce qui pourrait mal tourner?
Que ferons-nous pour éviter que cela tourne mal?
Que ferons-nous si, en effet, cela tourne mal? Pouvons-nous nous le permettre?

Mettez sur pied un comité de gestion des risques pour développer une stratégie:
définissez les objectifs de la gestion des risques;
développez une liste des risques imaginables;
mesurez le niveau de probabilité de chaque risque et les niveaux de risque acceptables;
concentrez les efforts sur les risques à haute probabilité et haut impact;
développez une stratégie de mitigation et une stratégie de prévention pour chaque risque : prenez en considération des enjeux clés à propos des capacités et des ressources;
prenez du recul pour déterminer le travail nécessaire à répondre au risque (comparez les coûts avec les bénéfices des réponses potentielles);
établissez des contrôles financiers et des protocoles de réponse incluant l’information et la communication;
surveillez votre travail de gestion des risques pour déterminer s’il y a des améliorations à faire.
Une approche plus formelle de la gestion des risques

Processus internes : entrevues, sondages, remue-méninges, discussions.
Révision à l’externe: comparaisons avec d’autres, partage entre pairs, identification de repères, études de cas, pratiques prometteuses .
Assistance d’experts: consultants en matière de risques, vérifications, ateliers et formations, etc .
Des processus relatifs aux risques

Outils:
Cette boîte à outils pour la gestion des risques, incluant la Vérification de la gouvernance.
Comptables agréés du Canada : 20 questions.

Résolution de problèmes
La prise de décisions
Il est nécessaire de comprendre et définir le problème.
Examen du problème : recherche, remue-méninges, chercher des commentaires, tenir des discussions, évaluer le risque, etc.
Déterminez le résultat que vous désirez atteindre.
Générez des solutions possibles : analysez les options et les pour et les contre .
Utilisez un comité pour explorer l’enjeu et pour formuler des recommandations.
Prenez la décision :
Par consensus.
Par majorité.
Documentez et mettez à l’œuvre la décision : considérez quelles ressources sont nécessaires et qui fera quoi, et quand. Répondez à toute question relative au risque par le biais de stratégies.
Communiquez la chose à toutes les parties concernées.
Évaluez la décision : apprenez du processus de prise de décisions et de la qualité des décisions prises. Une décision supplémentaire pourrait être nécessaire pour résoudre un problème auquel on n’est pas en train de répondre.
Comment prenez-vous des décisions qui mitigent les risques? L’évaluation et la gestion des risques

Question
Quelle(s) action(s) entreprendrez-vous comme résultat de cette séance?

La gestion des risques : en guise de clôture L’évaluation et la gestion des risques
« Je pense que parfois nous avons l’habitude de ne pas vouloir partager les mauvaises nouvelles et, souvent, nous voyons les risques comme une mauvaise nouvelle dont nous sommes responsables. Moi, je vois cela un peu différemment. Je pense que, si nous ne parlons pas des risques, nous pourrions tomber dans un grand piège et ouvrir notre organisation et nos résidents à davantage de risques. Alors, pour moi, c’est excitant lorsque nous pouvons en parler et trouver une manière d’y répondre. Alors : soulevez-le, parlez-en. Vous vous sentirez beaucoup plus assurés. »
Patti Bell, Directrice générale, Blue Door Shelters
Merci d’avoir participé.

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by ocasiconference on Nov 16, 2011

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