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A1 contribution agreement john_enzo_2011 ocasi ed_fr
 

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    A1 contribution agreement john_enzo_2011 ocasi ed_fr A1 contribution agreement john_enzo_2011 ocasi ed_fr Presentation Transcript

    • Entente deContribution Forum des directrices générales et directeursgénéraux dOCASI 2011
    • CYCLE DE VIE DUNE ENTENTE DE CONTRIBUTION Veille à ce que toutes les Engagement à aider les obligations ont été nouveaux arrivants et à Processus ouvert remplies et sont dans les investir des fonds publics et équitable en termes et conditions de de façon responsable place pour laccord. sélectionner et planification dattribution des fermeture de accords de l’entente évaluation et recommandation des propositions contribution Évaluer la mesure dans laquelle les résultats attendus Négociation et dun accord sont préparation des respectées et si elles contrats sont respectées de suivi de Préparation de l’entente manière efficace et l’entente de contribution efficiente Rembourser les organisations construire et maintenir des partenariats financées parModifications de admissibles,document dans les engagés, les coûtsactivités et les Amendements de réels et payés liéscontributions afin de l’entente et maintien du examen des demandes de à la prestation de dossier remboursement et calcul desrefléter la prestation paiements services en tempsdes programmes réels opportun
    • Objectifs:• Définir les priorités et formuler les objectifsde livraison pour sassurer que les servicesrépondent aux besoins des clients;• Confirmer le niveau de laffectation desfonds dans l’entente de contribution;• Analyser les renseignements pertinents surles tendances et les besoins des nouveauxarrivants;• Créer de meilleurs liens entre les différentes planification Fermeture delignes dactivité de CIC pour assurer la l’entente évaluation et recommandation des propositionscontinuité et la cohésion;• Contribuer à une programmation amélioréeet à des résultats tangibles pour le client. Préparation suivi de de l‘entente l’entente de construire et contribution maintenir des partenariatsLes fournisseurs de service jouent un rôleimportant dans lidentification des besoins Amendement de l’entente et examen des demandes dedes nouveaux arrivants et des changements maintien des dossiers remboursement et calcul desdans la communauté. paiements
    • Objectifs:• Sassurer que les fonds des ententes decontribution sont attribués en utilisant desprocessus impartiaux et transparents;• Les projets sélectionnés sont faisables,rentables et réaliseront avec succès lesservices requis pour les clients admissibles.Critères de sélection:- La ponctualité fermeture de planification Évaluation et recommandation des- L’exhaustivité l’entente propositions- L’éligibilité et la capacité des candidats- La stabilité financière des demandeurs- L’admissibilité de la clientèle proposé suivi de l’entente Préparation de l’entente de- L’admissibilité et la pertinence des contribution construire etactivités proposées maintenir des partenariats- La rentabilité des propositions- La performance passée et actuelle des Amendement de examen des l’entente et demandes dedemandeurs maintien du remboursement et dossier calcul des paiements
    • Critères de sélection• La ponctualité – la proposition a été soumise le ou avant la date limite.• L’exhaustivité – Une demande signée a été reçue. Tous les documents nécessaires ont été inclus dans la proposition comme indiqué dans lappel à propositions.• L’éligibilité des demandeurs: - accessible à toutes les communautés de nouveaux arrivants - Les gouvernements provinciaux, territoriaux ou municipaux; - Les organismes sans but lucratif, y compris les organisations non gouvernementales, à but non lucratif, les groupes communautaires et les organisations faîtières; - entreprises; - Les établissements denseignement (y compris les conseils, les districts et les divisions scolaires); - Les particuliers.
    • Critères de sélection• La Capacité du demandeur – Linfrastructure physique répond aux activités proposés et aux exigences du service; – Structure de gestion adéquate et de solides contrôles internes; Structure de gouvernance (conseil dadministration); – Capacité financière • Preuve de diverses sources de financement; • Capacité à engager des frais davance et à être remboursé plus tard.• La stabilité financière du demandeur – Examen de la situation financière du demandeur repose sur les états financiers vérifiés.
    • Critères de sélection• L’admissibilité de la clientèle proposée – Résidents permanents du Canada; – Réfugiés et personnes protégées; – Les personnes qui ont été sélectionnées, au Canada, pour devenir résidents permanents (vérifications en attente) et qui ont été informées de ceci par une lettre provenant de Citoyenneté et Immigration Canada; – Les aides familiaux résidants qui sont au Canada avec un permis de travail en vertu du Programme des aides familiaux résidants sont admissibles aux services détablissement, mais pas à la formation linguistique.• L’admissibilité et la pertinence des activités proposées – Rencontre les priorités et les activités prescrites identifiées dans lappel des propositions; – Capable datteindre les objectifs pendant la durée de laccord.
    • Critères de sélection• Rentabilité de la proposition – De financement minimum pour atteindre les objectifs proposés; – Les coûts doivent être nécessaires et directement liés à la prestation de services et à la réalisation des objectifs du programme; – La proposition doit démontrer et représenter un bon investissement pour le ministère.• Performances passées et actuelles du demandeur Capacité du demandeur (passée et actuelle) à satisfaire: – les objectifs négociés et les résultats attendus; – les exigences de responsabilité financière; – la capacité et l’aptitude à la gestion et à la gouvernance du demandeur; – l’expérience passée de CIC avec le demandeur.
    • Appel de propositions publié propositions reçues CIC 1ière norme de service (10 jours normes de calendaires à partir1ère norme de service: de la clôture de l’appel) service deAccusé de réception dela demande règlement2ième norme de service: 2ième norme deDécision sur service (40 jours calendaires àladmissibilité du partir de lademandeur clôture de l’appel)3ième norme de service:Décision sur 3ième norme de service (125lapprobation des jours calendaires à partir de la clôture de l’appel)propositions négociation de l’entente
    • Objectifs: • Refléter fidèlement les termes et conditions du Programme détablissement; • Articuler les résultats du programme et les résultats; • Identifier la contribution maximale de CIC en matière de prestation des services prescrits et les activités; • Satisfaire la programmation du Ministère, des rapports et des besoins de responsabilité financière. fermeture de planification Évaluation et recommandation l’entente des propositions Préparation de suivi de l‘entente préparation de l‘entente l’entente de contribution•activités • signataires de•coûts •Ensemble des l’oraganisation construire et documents: maintenir Entente et des annexes partenariats négociation Approbation de l’entente Amendement examen des de l’entente et demandes de maintien du remboursement dossier et calcul des paiements
    • Entente de contribution• Quest-ce qu‘une entente de contribution (EC): – Un document juridique qui crée des obligations entre les fournisseurs de services et CIC, et qui reflète les termes et conditions mutuellement convenues; – l’EC identifie les objectifs, activités, résultats et livrables de laccord; – Stipule la contribution maximale (budget) sur ​une période spécifiée pour ladministration et la prestation de services identifiés et les résultats attendus; – Définit clairement les dates du début et de la fin de l’entente, signalant la période de financement.
    • La négociation de l’entente• Les objectifs quantitatifs et qualitatifs, les livrables et les résultats attendus doivent être: – à lappui des objectifs du programme de CIC; – réalistes et réalisables dans la durée de laccord.• Les coûts doivent: – Être nécessaires, raisonnables et directement liés à la prestation des services; – Se conformer aux Directives de négociation de CIC.• CIC contribuera à la portion des coûts partagés nécessaires à l’atteinte les objectifs du programme• CIC ne remboursera pas les coûts qui surviennent avant le début ni après la fin de lentente• Les demandeurs doivent déclarer toutes les sources de financement au départ et tout au long de la durée de l‘EC;
    • Coûts éligibles et inéligibles FraisTVH Frais des Les frais associés à déplacements daccueil pour la liés à les activités résiliationLes coûts ladministratio propre à hâtive d’unde n et à la Salaires et l’organisation bailcessation prestation de avantagesdemploi services sociaux nécessaires à la Frais liés Location des prestation des au salles de classe Fournitures services paiement et collations Outils tardif liées à la daide à la garde livraison Vérification du d’enfants Les contraventions casier juridique Congé de de pour le Coûts liés personnel et les maternité stationnement aux bénévoles qui et invalidité activités travaillent avec de longue syndicales des enfants durée
    • Objectifs:Rembourser les dépenses réels et éligiblesqui ont été encourus et payés d’avance par lefournisseur de service à lappui de laprestation des programmes de CIC;CIC peut émettre des paiements anticipés.Conditions de remboursement d’une demande:• Les frais réclamés doivent être éligibles, réels,encourus et payés; planification• Soumission dun formulaire de demande de Fermeture de évaluation et recommandation l’entente des propositionsremboursement signé par un signataire dûmentautorisée par lorganisation;• Les demandes de remboursement sont exemptsderreurs; Préparation de• Les coûts réclamés ne dépassent pas les montants suivi de l’entente l‘entente de contributionautorisés; construire et• Les coûts réclamés ne comprennent pas de coûts maintenir desremboursés précédemment; partenariats• Les réclamations doivent correspondre à lannexe Amendement de examen des l’entente et maintien demandes de2.1 du dossiers remboursement et calcul des paiements
    • Les conditions de remboursement• La contribution de CIC est un remboursement des coûts réels, éligibles, encourus et payés par le fournisseur de service• CIC ne remboursera les coûts réclamés que lorsque le fournisseur de service démontre qu’il est conforme avec tous les éléments de lentente de contribution;• La contribution de CIC ne doit pas dépasser le montant maximal négocié et identifié à lannexe 2 de l‘EC, à moins que le fournisseur de service ait reçu lapprobation préalable de CIC et l’EC a été modifiée
    • Conditions de remboursement• Les demandes de remboursement doivent être soumises le ou avant le 10ième jour de chaque mois pour les frais éligibles, encourus et payés au cours du mois précédent;• Les demandes doivent être soumises avec le rapport mensuel dactivités;• Dès la réception des demandes, il faut au moins 2 semaines pour CIC à émettre le paiement, mais lutilisation du dépôt direct pourrait réduire les temps de traitement.• Lorsque cela est jugé approprié, CIC peut demander de la documentation afin justifier les coûts réclamés• CIC peut compenser les trop-payés, contre tout paiement éligible
    • Conditions de l’émission des paiements anticipés• L’organisation financée doit démontrer un besoin pour le paiement anticipé;• Organisation financée a accédé dautres sources de financement;• La demande pour les paiements anticipés doit être faite par écrit;• Il y a: - Une entente dûment signée en vigueur; - Une prévision de flux de trésorerie basée sur lannexe 2 de l‘EC; - Un formulaire de renseignement de base sur le fournisseur de services dûment rempli.
    • Pratiques à éviter• Ne pas réclamer les coûts réels;• Réclamer des coûts encourus, mais non payés;• Réclamer des coûts inéligibles;• Réclamer des coûts qui ne peuvent être dûment justifiés;• Réclamer des coûts partagés au-delà de la proportion convenue;• Réclamer des coûts inéligibles afin de dépenser la portion inutilisé du budget (glissement) de l‘EC• Réclamer des coûts au-delà de la contribution maximale à lannexe 2 de l‘EC sans lapprobation préalable de CIC.
    • Objectif:• Refléter tout changement dans les activitésou dans le financement de lentente decontribution en vigueur.• Tout amendement à l’entente peut être demandépar le fournisseur de services ou par CIC, maisquand est-il nécessaire?- Lorsque les fonds, en excès de 1000 $, sontdéplacés à l’intérieur ou hors des quatre planificationcatégories de coûts de lentente; fermeture de l’entente Évaluation et recommandation des propositions- CIC et le fournisseur de services conviennentquun amendement est nécessaire pouraugmenter ou diminuer l’allocation dufinancement; suivi de préparation l‘entente- La portée du projet est changée; l’entente de contribution- La durée de lentente doit être changée; construire et maintenir- Le montant du financement ou de réaffectation des partenariatsdes fonds entre exercices fiscaux est augmenté ou Amendement examen desdiminué; de l’entente et maintien du demandes de remboursement- Il y a des changements aux résultats attendus ou dossier et calcul desaux livrables du projet. paiements
    • Objectifs:• Évaluer la conformité contre les termes etconditions de lentente de contribution;• Identifier les besoins dune organisation etdapporter un soutien;• Satisfaire aux exigences de responsabilisationau sein de CIC et de la part des organismesfinancés. planification évaluation etLe suivi d’une entente peut se faire de fermeture de recommandation l’entente des propositionsdifférentes façons:• CIC rend visite sur les lieux;• CIC demande que la documentation au Préparation desoutien des dépenses accompagne la suivi de l’entente de l’entente contributiondemande de remboursement; construire et• Vérification financière. maintenir des partenariats Amendement de examen des l’entente et demandes de maintien du remboursement dossier et calcul des paiements
    • Le déroulement d’un suiviLors dun suivi:• Les organismes financés doivent fournir tous les documents nécessaires à la vérification de toutes les dépenses réclamées;• Les organismes financés doivent être en mesure de démontrer que les rapports et les demandes de remboursement présentées reflètent correctement les statistiques du programme et les coûts encourus et payés• Les organismes financés doivent démontrer que les politiques internes et les contrôles de gestion propres à l’organisme ont été suivies et qu’une surveillance efficace de la prestation du programme est en place;• Les organismes financés peuvent partager avec CIC les défis et les réussites liés à la prestation des programmes et décrire lévolution des besoins des clients et de la communauté
    • Objectif:• Veiller à ce que toutes les obligations ont étésatisfaites et sont conformes aux termes etconditions de l‘entente.Lorsque l’entente tire à sa fin, CIC:• Procède à un examen approfondi de ladernière demande de remboursement; Fermeture de planification Évaluation et recommandation• Évalue et documente les performances en l’entente des propositionstermes de production et les résultats, tel quedéfinis par l’entente;• Détermine la disposition des Suivi de Préparation de l’entente deimmobilisations; l’entente contribution• Sassure que tous les trop-payés ont été construire etrécupérés; maintenir des partenariats• Émet le paiement final au fournisseur de Amendement de examen desservice. l’entente et demandes de maintien du remboursement et dossier calcul des paiements
    • Fermeture des ententes de contribution• Remplir et soumettre le rapport final et de réclamation financière suivant les directives et les délais prévus par CIC;• La demande de remboursement du mois de mars ne devrait inclure que les dépenses éligible encourus jusqu‘au 31 mars;• Pour toutes les demandes de remboursement du mois de mars (ou la dernière demande de l’exercice), CIC procédera à un examen approfondi des demandes pour sassurer que tous les frais réclamés sont conformes aux termes et conditions de l‘EC.
    • Fermeture des ententes de contribution• Si le fournisseur de service ne reçoit plus de financement; la clôture de lentente de contribution peut consister de: – La disposition des immobilisations; – La protection et la destruction des renseignements personnels des clients; – Prendre les mesures appropriés pour conserver les dossiers financiers et les dossiers des clients.
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