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16. Indicaciones para Responsables de formación: elaborar el plan de necesidades de formación del centro

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Documento elaborado por el Observatorio para la Calidad de la Formación en Salud para ayudar a los usuarios de la aplicación GPDI con perfil de responsable de formación en el uso de la funcionalidad …

Documento elaborado por el Observatorio para la Calidad de la Formación en Salud para ayudar a los usuarios de la aplicación GPDI con perfil de responsable de formación en el uso de la funcionalidad para elaborar el plan de necesidades de formación del centro.

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  • 1. Indicaciones para Responsables de la Unidad Formativa. Elaboración del Plan de necesidades de formación del Centro.
  • 2. INDICACIONES PARA RESPONSABLES DE UNIDAD. ELABORAR EL PLAN DE NECESIDADES DE FORMACIÓN DEL CENTRO Índice Índice Introducción ............................................................................................................................................ 3 Elaborar el Plan de formación del centro............................................................................................... 4 La gestión de las propuestas de acciones formativas: asociar más buenas prácticas, asociar profesionales, asociar propuestas similares. .......................................................................................... 5 La asociación de buenas prácticas .......................................................................................................... 6 La asociación de profesionales................................................................................................................ 7 La asociación de acciones formativas similares ...................................................................................... 7 Asociación de forma automática......................................................................................................... 7 Asociar acciones formativas de forma manual ................................................................................... 9 Cómo desestimar, aceptar, compartir en el catálogo del centro e incluir en el plan de formación..... 11 Plan de formación Vigente.................................................................................................................... 12 Reporte a los profesionales de las propuestas de acciones formativas.............................................. 13 La Oferta formativa ............................................................................................................................... 14 ¿Cómo crear la oferta formativa? ..................................................................................................... 14 ¿Cómo asociar buenas prácticas a la propuesta? ............................................................................. 17 ¿Cómo asignar puestos de trabajo a la propuesta?.......................................................................... 18 Acceso desde el catálogo a las propuestas compartidas en el centro.............................................. 22 Otras fases del modelo GPDI................................................................................................................. 23
  • 3. INDICACIONES PARA RESPONSABLES DE UNIDAD. ELABORAR EL PLAN DE NECESIDADES DE DESARROLLO DE LA UNIDAD Introducción 3 Introducción La aplicación GPDI es una plataforma en entorno web diseñada específicamente para dar respuesta al proceso de gestión de planes de desarrollo individual de manera descentralizada, interactiva y autónoma por parte de cada UNIDAD, si bien, se desarrolla en un entorno colaborativo que permite compartir elementos. Esa descentralización permite que cada centro asistencial disponga de un proyecto propio con las siguientes jerarquías o roles: 1. Centro. 2. Unidad de formación. 3. Unidades (servicios, departamentos, etc.). 4. Profesionales adscritos a cada Unidad. Desde las Unidades, cuyo máximo referente es el/la responsable, se llevan a cabo todas las fases del ciclo de gestión de planes de desarrollo individual y de todas las tareas de soporte al mismo, como la actualización de los/las profesionales, la delegación de tareas, la configuración de los mapas tipos, proponer acciones formativas y de mejora etc., sin requerir de la intervención de la Agencia de Calidad Sanitaria como sí ocurre en los procesos de acreditación. La línea de Desarrollo profesional de la Agencia de Calidad Sanitaria de Andalucía, encargada del diseño e implantación de la aplicación, ha elaborado una serie de indicaciones para cada una de las fases del ciclo que están en la propia aplicación como en el portal del Observatorio (www.juntadeandalucia.es/agenciadecalidadsanitaria/formacionsalud), así como en la comunidad de práctica para el desarrollo profesional (www.juntadeandalucia.es/agenciadecalidadsanitaria/formacionsalud/comunidades/pg/groups/898/ comunidad-de-prctica-para-el-desarrollo-profesional/). Asimismo, hay puesto a disposición de los usuarios de la aplicación un buzón de contacto, que también pueden encontrarnos en las redes sociales (facebook y twitter).
  • 4. INDICACIONES PARA RESPONSABLES DE UNIDAD FORMATIVA: LA INCORPORACIÓN DE LA OFERTA FORMATIVA El plan de necesidades de formación del centro 4 Elaborar el Plan de formación del centro La elaboración del Plan de necesidades de formación del Centro requiere de la gestión de las propuestas de las acciones formativas por parte del responsable de la unidad de formación o delegados. Todas las tareas a acometer, en este sentido, se llevan a cabo desde ‘Plan de necesidades de de Formación”. Desde aquí, las propuestas de acciones formativas a gestionar por parte del responsable de formación, que proceden de las unidades, continúan su proceso de gestión, mediante la asociación de más profesionales, buenas prácticas, y/o propuestas similares, antes de ser incorporadas al plan de formación del Centro. Recordemos que los responsables de las unidades, han realizado una gestión previa sobre las propuestas que proceden de los planes de desarrollo individual (PDI) de los profesionales, lo que ha implicado tomar la decisión de cuáles de ellas van a formar parte del plan de necesidades de la unidad. Las unidades que hayan enviado sus propuestas a la unidad de formación, se encontrarán con el plan de necesidades cerrado, aunque esto no impide que el responsable de unidad pueda enviar nuevas propuestas posteriormente. En cuanto a las acciones de mejora, estas se quedan en el seno de la unidad, y no requieren la gestión por parte de la unidad formativa. Cuando acceda por primera vez a la pestaña ‘Plan de necesidades de formación’ podrá ver una relación de buenas prácticas incluidas en los PDI de los profesionales pertenecientes a unidades que han cerrado su plan de necesidades, ordenadas por prioridad, y seguidamente, aquellas no incluidas en PDI, pero sí en los mapas. Aunque recibirá un correo de aviso cada vez que una unidad cierre su plan de necesidades, también puede revisar en qué estado se encuentran, desde la pestaña Unidades, utilizando el filtro “Plan de necesidades”, y filtrando “En elaboración” y/o “Cerrado”.
  • 5. INDICACIONES PARA RESPONSABLES DE UNIDAD FORMATIVA: LA INCORPORACIÓN DE LA OFERTA FORMATIVA El plan de necesidades de formación del centro 5 La gestión de las propuestas de acciones formativas: asociar más buenas prácticas, asociar profesionales, asociar propuestas similares. Desde el botón ‘Propuestas de acciones formativas del Centro’ se accede a la relación de todas aquellas acciones formativas enviadas a la unidad de formación por las unidades, pudiendo además desde aquí incorporar otras nuevas, asociarles más buenas prácticas, profesionales, o agrupar propuestas formativas similares. Es posible ver el detalle de cada una de las propuestas a través del enlace “acceder Por otro lado si desea de manera previa obtener una visión global de todas las acciones formativas de su Centro, se sugiere que descargue un documento Excel donde se recoge toda esa información y lo guarde en sus archivos. Para ello pulse el botón ‘Exportar contenido’. ”.
  • 6. INDICACIONES PARA RESPONSABLES DE UNIDAD FORMATIVA: LA INCORPORACIÓN DE LA OFERTA FORMATIVA El plan de necesidades de formación del centro 6 En este Excel podrá encontrar las propuestas de acciones formativas para cada buena práctica, nivel de logro, profesionales asignados, puestos de trabajo, etc., para que si lo desea configure su sistema de información a la medida de sus necesidades de gestión. Le recomendamos que previamente a tomar alguna decisión sobre las propuestas las revise, por si tuviera que asociarles, más profesionales, buenas prácticas y así como otras propuestas que puedan ser similares. La asociación de buenas prácticas Como indicábamos puede añadir más buenas prácticas a las propuestas, para ello acceda desde el enlace de BP’s, o desde la ficha de la propuesta pulsando el botón “Ver buenas prácticas asociadas/ asociar nuevas”, en la siguiente pantalla, encontrará la buena práctica que ya tiene asociada, y un botón para asociar otras nuevas.
  • 7. INDICACIONES PARA RESPONSABLES DE UNIDAD FORMATIVA: LA INCORPORACIÓN DE LA OFERTA FORMATIVA El plan de necesidades de formación del centro 7 En la siguiente pantalla encontrará la relación de las buenas prácticas del centro, con una serie de filtros en la cabecera por si quisiera acotar la búsqueda, por ejemplo por competencia, buena práctica, etc. Una vez localizada las buenas prácticas que quiera seleccionar, elija al menos un nivel de logro y pulse sobre “asociar selección”. La asociación de profesionales Para gestionar profesionales puede acceder desde el enlace ProFs En la primera pantalla a la que acceda, verá el profesional o profesionales a los que se les haya asociado la propuesta, con la opción de desvincularlos si así lo estima. o desde la ficha de la propuesta en “Ver profesionales asociados/ asociar nuevos”. Para asociar otros nuevos, pulse sobre “asociar profesionales” y le llevará a la relación de profesionales del centro, con esas buenas prácticas asociadas y niveles de logro. En esta relación aparecerán primero los profesionales que tengan esa buena práctica incluida en su PDI, y a continuación los que no. Una vez localizados los profesionales que quiera seleccionar, pulse sobre “asociar selección”, pudiendo desvincularlos posteriormente si así lo estima oportuno. La asociación de acciones formativas similares Asociación de forma automática En cuanto a la asociación de propuestas, la aplicación tiene incorporada una funcionalidad por la que de manera automática asocia propuestas similares que provienen de las unidades, con objeto de reducir el número de propuestas y así facilitarle la gestión.
  • 8. INDICACIONES PARA RESPONSABLES DE UNIDAD FORMATIVA: LA INCORPORACIÓN DE LA OFERTA FORMATIVA El plan de necesidades de formación del centro 8 La agrupación automática la podrá advertir en la columna “asociados”, si en el contador de PAF’s aparece un número superior a uno. Los criterios de la agrupación automática son los siguientes: • Textos similares en al menos un 80% en el objetivo general. • Copia de acciones formativas acreditadas. • Copia de acciones formativas que ha creado el responsable. Si hubiera acciones formativas asociadas, al acceder, podrá ver el detalle de la acción o acciones formativas asociadas, incluidos los elementos que se hayan asociado automáticamente, profesionales y buenas prácticas. De esta forma, profesionales asignados a una propuesta, pueden asociarse a otra propuesta similar, agrupando así en una sola, a profesionales con objetivos de desarrollo comunes. En el caso de que decida deshacer la asociación automática que haya realizado la aplicación, sólo tiene que seleccionar la propuesta y pulsar sobre “desvincular selección”.
  • 9. INDICACIONES PARA RESPONSABLES DE UNIDAD FORMATIVA: LA INCORPORACIÓN DE LA OFERTA FORMATIVA El plan de necesidades de formación del centro 9 Asociar acciones formativas de forma manual Puede ocurrir que la aplicación no haya agrupado acciones formativas de forma automática debido que el texto tenga una similitud inferior al 80%, y sin embargo desee agruparlas porque se asemejen en cuanto a significado o contenido. En esos casos puede agrupar acciones formativas de manera manual, accediendo desde el enlace Propuestas de acciones formativas, o a través de la ficha de la acción formativa. Al acceder a través de cualquiera de los enlaces pulse sobre “asociar propuestas similares” y encontrará el listado de acciones formativas del plan de necesidades de su centro en todos los estados, exceptuando las compartidas en el catálogo del centro y las incluidas en el plan de formación.
  • 10. INDICACIONES PARA RESPONSABLES DE UNIDAD FORMATIVA: LA INCORPORACIÓN DE LA OFERTA FORMATIVA El plan de necesidades de formación del centro 10 Puede filtrar por estados, pudiendo comenzar por las no leídas y pendientes, e introducir un texto en “Objetivo general” o “Denominación”, con objeto de localizar propuestas similares. En el listado de propuestas además podrá advertir, una columna denominada “similitud” que le informa del porcentaje de similitud de la propuesta a asociar con la principal. Una vez localizada la propuesta o propuestas, selecciónelas y pulse sobre “asociar selección”.
  • 11. INDICACIONES PARA RESPONSABLES DE UNIDAD FORMATIVA: LA INCORPORACIÓN DE LA OFERTA FORMATIVA El plan de necesidades de formación del centro 11 Al asociar incorporará a la acción formativa principal, a los profesionales y buenas prácticas de las propuestas asociadas. Esta operación también la podría deshacer, desde la pantalla propuestas asociadas, desvinculando la propuesta. Tenga en cuenta que al desvincular, los elementos asociados, también se desvincularán de la acción formativa principal. Cómo desestimar, aceptar, compartir en el catálogo del centro e incluir en el plan de formación. Para la gestión de las propuestas, tiene la opción de ir aceptando o desestimado a medida que haya ido asociando buenas prácticas, profesionales y acciones formativas similares a las propuestas de su Centro, o una vez que haya finalizado la asociación de los diferentes elementos. Para ello puede hacerse valer de los diferentes filtros, “estado de validación”, “propuesta por” etc. Lo recomendable es comenzar por la propuestas que tenga pendientes, pudiendo localizarlas utilizando el filtro ‘Estado de validación’ de las propuestas. También si lo desea, tiene la opción de utilizar otros campos como la “Unidad”, el puesto de trabajo, etc. Si filtra por “la Unidad”, el desplegable le mostrará las unidades que cuenten con el plan de necesidades cerrado y las que cuentan con el plan de necesidades abierto, pudiendo filtrarlas de una en una para gestionarlas de manera individual o en conjunto; el mismo sistema se aplicaría para los puestos de trabajo.
  • 12. INDICACIONES PARA RESPONSABLES DE UNIDAD FORMATIVA: LA INCORPORACIÓN DE LA OFERTA FORMATIVA El plan de necesidades de formación del centro 12 Los estados de validación de las propuestas de acciones formativas que encontrará son: • No leída. • Pendiente • Desestimada. • Aceptada • Compartida en el catálogo del Centro. (Para hacerlas visibles en el catálogo del Centro) • Incluida en el plan de formación Tenga en cuenta que el último estado de las propuestas es “incluida en el plan de formación”, siendo el estado “aceptada” un estado previo, en el que podrá seguir realizando tanto ediciones como asociaciones a la acción formativa. En el caso de que se requiera realizar modificaciones a una acción formativa que ya se hubiera incluido en el plan de formación de centro, es necesario reabrirla, y volverá automáticamente a estado “aceptada”, para que pueda continuar trabajando sobre ella. Plan de formación Vigente Las acciones formativas que se incluyen en el plan de formación, se copian a una vista en el “Plan de formación vigente”, que se encuentra en la primera pantalla de acceso al Plan de necesidades de formación.
  • 13. INDICACIONES PARA RESPONSABLES DE UNIDAD FORMATIVA: LA INCORPORACIÓN DE LA OFERTA FORMATIVA El plan de necesidades de formación del centro 13 Desde esta vista podrá ver el detalle de las acciones formativas, en el enlace “Ver” Desde “Propuestas de acciones formativas (PAF)” Una vez localizada la propuesta pulse sobre “Reabrir propuesta”; y como se indicaba anteriormente, la propuesta pasará a estado “ aceptada”, y podrá hacer las modificaciones que requiera antes de volverla a incluir en el plan de formación. pero no podrá hacer ninguna modificación, es decir, no podrá incorporar más profesionales, editar campos etc., para ello tendrá que acceder de nuevo a “Propuestas de acciones formativas (PAF)”. Reporte a los profesionales de las propuestas de acciones formativas Los profesionales serán informados desde su PDI de las propuestas que el responsable de la unidad formativa haya incluido en el plan de formación, tanto si las propuestas provienen de los PDI, como si se les ha asociado desde el Plan de necesidades de la Unidad o del Centro.
  • 14. INDICACIONES PARA RESPONSABLES DE UNIDAD FORMATIVA: LA INCORPORACIÓN DE LA OFERTA FORMATIVA El plan de necesidades de formación del centro 14 La Oferta formativa Mediante la oferta formativa los responsables de las unidades formativas y sus delegados, podrán crear acciones formativas, asociarlas a buenas prácticas y a puestos de trabajo, provenientes de todos los mapas del centro para ponerlos a disposición de los profesionales a través del catálogo formativo. ¿Cómo crear la oferta formativa? Como responsable de la Unidad formativa o delegado acceda a la pestaña Plan de necesidades de formación. Una vez en la pantalla Plan de necesidades de formación, pulse en el botón que indica, “incorporar oferta formativa”. Al acceder tendrá una vista de las acciones formativas que haya incluido en el plan de formación en modo lectura. Si no ha hecho ninguna de las acciones anteriores el listado aparecerá vacío.
  • 15. INDICACIONES PARA RESPONSABLES DE UNIDAD FORMATIVA: LA INCORPORACIÓN DE LA OFERTA FORMATIVA El plan de necesidades de formación del centro 15 Para crear una acción formativa tiene dos opciones; crearla nueva, o copiarla desde el catálogo. Esta última opción es recomendable si quiere revisar propuestas que se hayan hecho desde alguna de las unidades y quiera compartirlas con el resto. Si va a crear una nueva acción formativa, al pulsar accederá a la ficha y deberá completar al menos los campos obligatorios “objetivo general” y “objetivos específicos”, después pulse “guardar”.
  • 16. INDICACIONES PARA RESPONSABLES DE UNIDAD FORMATIVA: LA INCORPORACIÓN DE LA OFERTA FORMATIVA El plan de necesidades de formación del centro 16 Después de guardar, es necesario para poder compartir la propuesta en el catálogo del centro asociarle al menos una buena práctica y puesto de trabajo. Para ello tras guardar se habilita el enlace “Ver elementos asociados/asociar nuevos”, por el que accederá a otras pantallas dónde podrá asociar primero buenas prácticas y luego puestos de trabajo con niveles de logro.
  • 17. INDICACIONES PARA RESPONSABLES DE UNIDAD FORMATIVA: LA INCORPORACIÓN DE LA OFERTA FORMATIVA El plan de necesidades de formación del centro 17 ¿Cómo asociar buenas prácticas a la propuesta? Al acceder tendrá una vista de todas las buenas prácticas que pertenecen a mapas de su centro tanto los que ya están “confirmados” como los que están “en elaboración”. Se puede hacer valer de los filtros si quiere realizar una búsqueda de buenas prácticas de su centro asociados a los mapas. Seleccione en las casillas de la izquierda las buenas prácticas que desear asignar y pulse sobre “asociar selección”.
  • 18. INDICACIONES PARA RESPONSABLES DE UNIDAD FORMATIVA: LA INCORPORACIÓN DE LA OFERTA FORMATIVA El plan de necesidades de formación del centro 18 Para ver las buenas prácticas asociadas y asignarle puestos de trabajo, pulse sobre “volver”, donde encontrará enlaces por buena práctica para asociar puestos de trabajo. En el caso de que quiera desvincular la buena práctica, tan sólo tendrá que marcar el botón de la derecha y pulsar “desvincular selección”. ¿Cómo asignar puestos de trabajo a la propuesta? Al clicar a través del enlace “asociar puesto de trabajo” por cada buena práctica le aparecerán los puestos de trabajo que contengan en sus mapas la buena práctica por la que ha accedido. En el caso de que tenga un gran volumen de puestos de trabajo se puede hacer valer de los filtros por puestos de trabajo.
  • 19. INDICACIONES PARA RESPONSABLES DE UNIDAD FORMATIVA: LA INCORPORACIÓN DE LA OFERTA FORMATIVA El plan de necesidades de formación del centro 19 Seleccione los puestos de trabajo por niveles de logro, pudiendo seleccionar desde el básico hasta el muy alto, y pulse sobre “asociar selección”. Una vez asignados los puestos de trabajo, volverá a la pantalla anterior de buenas prácticas asociadas, en los que podrá ver contadores de puestos de trabajo y niveles de logro.
  • 20. INDICACIONES PARA RESPONSABLES DE UNIDAD FORMATIVA: LA INCORPORACIÓN DE LA OFERTA FORMATIVA El plan de necesidades de formación del centro 20 En el caso de que quiera desvincular los puestos de trabajo con todos los niveles de logro, puede hacerlo si accede a “total de puestos” seleccionando en la casilla de la derecha y pulsando “desvincular”. Si lo que quiere hacer es desvincular determinados niveles de logro, acceda al nivel y desvincule con el mismo procedimiento anterior.
  • 21. INDICACIONES PARA RESPONSABLES DE UNIDAD FORMATIVA: LA INCORPORACIÓN DE LA OFERTA FORMATIVA El plan de necesidades de formación del centro 21 Al pulsar sobre “volver”, volverá a la ficha de la propuesta y desde ahí la podrá compartir de manera individual, o hacerlo de manera masiva desde el listado de propuestas. Tenga en cuenta que al compartir sólo se visualizarán desde el catálogo del centro, aquellas buenas prácticas asociadas a la propuesta que tengan asignados puestos de trabajo. Una vez esté compartida la propuesta en el catálogo del centro, este estado se representará con el icono.
  • 22. INDICACIONES PARA RESPONSABLES DE UNIDAD FORMATIVA: LA INCORPORACIÓN DE LA OFERTA FORMATIVA El plan de necesidades de formación del centro 22 Acceso desde el catálogo a las propuestas compartidas en el centro. Una vez la haya compartido la propuesta, tanto profesionales, como responsables, las podrá visualizar si accede desde propuestas de acciones formativas en el catálogo formativo, dentro de la opción catálogo de mi centro, y en procedencia “compartida en el catálogo del centro” y buscar.
  • 23. INDICACIONES PARA RESPONSABLES DE UNIDAD FORMATIVA: LA INCORPORACIÓN DE LA OFERTA FORMATIVA El plan de necesidades de formación del centro 23 Otras fases del modelo GPDI Si necesita indicaciones otras fases del modelo, puede acceder al material de ayuda a través de los siguientes enlaces:  Desde el Microsite del portal: http://www.juntadeandalucia.es/agenciadecalidadsanitaria/formacionsalud/microsite/cms/ es/gpdi/  Desde la misma aplicación de GPDI: http://www.juntadeandalucia.es/agenciadecalidadsanitaria/formacionsalud/gpdi/login.sea
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