Buku Panduan Pembangunan Sistem Paparan Maklumat
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Buku Panduan Pembangunan Sistem Paparan Maklumat

on

  • 314 views

Panduan membangunkan sistem paparan maklumat bagi organisasi

Panduan membangunkan sistem paparan maklumat bagi organisasi

Statistics

Views

Total Views
314
Views on SlideShare
314
Embed Views
0

Actions

Likes
1
Downloads
4
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Buku Panduan Pembangunan Sistem Paparan Maklumat Buku Panduan Pembangunan Sistem Paparan Maklumat Document Transcript

  • JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK, POLITEKNIK MERLIMAU
  • BUKU PANDUAN MENTRANSFORMASI SISTEM PENYAMPAIAN MAKLUMAT DALAM ORGANISASI Penasihat 1 Lajim bin Molah Penasihat 2 Rosnani Binti Hj. Affandi Ketua Editor Nin Hayati Binti Mohd Yusoff Penolong Editor Aspalilla Binti Main Editor Rodzah Binti Hj Yahya Penyelaras Norzilah Binti Hussin Azlilawati Binti Abu Bakar Khadijah Binti Abdul Rahman Penyusun Nor Asiah Binti Mat Yunus Asiah Binti Ibrahim Rekabentuk Grafik Noraihan Binti Isa Maizun Binti Jamil Hak Cipta Terpelihara JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK, POLITEKNIK MERLIMAU, 2013 EDISI PERTAMA Hak cipta terpelihara. Tidak dibenarkan mengeluarkan mana-mana bahagian daripada bahan cetakan ini atau memindahkannya ke dalam sebarang bentuk melalui sebarang cara, sama ada secara elektronik atau cetakan termasuk fotokopi sebelum mendapat kebenaran bertulis dari Jabatan Kejuruteraan PolitekniK Merlimau . Dihasilkan oleh: Elektrik, Ekstrovert Jabatan Kejuruteraan Elektrik Politeknik Merlimau KB1031 , Pejabat Pos Merlimau, 77300 Merlimau Melaka. 3
  • TUJUAN Buku Panduan Sistem Paparan Informasi Berpusat – Mentransformasi Sistem Penyampaian Maklumat Dalam Organisasi ini dihasilkan bertujuan untuk memberi pendedahan dan panduan tentang sistem penyampaian maklumat yang efisyen dan cara-cara bagaimana ia boleh diaplikasikan oleh sesebuah organisasi supaya sistem penyampaian maklumat lebih cepat, tepat, betul dan seragam. Sistem penyampaian maklumat yang berkesan merupakan salah satu kriteria dalam menentukan kejayaan dan keberkesanan pentadbiran sesebuah organisasi. Adalah diharapkan panduan dan saranan ini boleh membantu organisasi lain dalam menambahbaik sistem penyampaian maklumat mereka. 4
  • ISI KANDUNGAN 1.1 Pengenalan BAB 1 1.2 Mengapa Sistem Penyampaian Perlu Efisyen 7 9 1.3 Kepentingan Sistem Maklumat Dalam Kejadian Tsunami : Acheh 10 1.5 Prosedur Penyampaian Maklumat Sedia Ada 12 Dan Jepun 1.4 Masalah Dalam Kebanyakan Sistem Penyampaian Maklumat Di Organisasi Pendidikan 2.1 Pelaksanaan Transformasi Sistem Penyampaian Informasi BAB 2 Berpusat 2.2 Sistem Paparan Maklumat Berpusat 2.2.1 Tujuan 2.2.2 Prosedur Penyampaian Maklumat 2.2.3 Keperluan Perkakasan Dan Perisian 2.2.4 Anggaran Kos 2.2.5 Pegawai Bertanggungjawab 2.2.6 Lokasi Paparan 2.3 Faedah Sistem Paparan Maklumat Berpusat 11 15 16 16 17 19 20 21 22 23 5
  • ISI KANDUNGAN 3.1 Pembangunan Sistem BAB 3 3.1.1 Cara Membangunkan Sistem Paparan Maklumat Berpusat 3.1.2 Cara Menyimpan Templete Powerpoint 3.1.3 Cara Menetapkan Masa Pertukaran Paparan 4.1 Penggunaan Sistem BAB 4 4.1.1 Cara Memasukkan Informasi Dalam Templete 4.1.2 Cara Menambahkan Slaid Paparan 4.1.3 Cara Menyimpan (Save) Informasi Untuk Dipaparkan 4.1.4 Cara Memaparkan Informasi 5.1 Rumusan BAB 5 25 25 27 28 31 31 32 32 33 35 6
  • JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK, POLITEKNIK MERLIMAU
  • BAB 1 1.1 PENGENALAN Kakitangan awam sentiasa diberi galakan terhadap inovasi terhadap kepada usaha dan untuk memperkenalkan membuat perkhidmatan pelanggan penambahbaikan yang dalam diberikan sesebuah organisasi. Oleh yang demikian, Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) yang dahulunya dikenali sebagai Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) telah diperkenalkan bagi mencari penyelesaian terhadap sesebuah masalah dalam organisasi. Ia bertujuan untuk menggalakkan budaya inovatif dan kreatif serta memberi peluang kepada anggota Perkhidmatan Awam untuk menggilap kebolehan dan meningkatkan kompetensi diri. Program KIK ini menyediakan teknik-teknik untuk menyelesaikan organisasi, masalah yang yang wujud dalam peningkatan sistem merangkumi kaedah untuk membolehkan ahli-ahli KIK bertindak secara kreatif dan inovatif bagi menghasilkan sesuatu yang baru untuk membawa kepada penyampaian perhidmatan kepada pelanggan 8
  • BAB 1 1.1 PENGENALAN Akibat daripada masalah sistem penyampaian yang tidak efisyen dalam jabatan, Kumpulan Ekstrovet dari Jabatan Kejuruteraan Elektrik, Politeknik Merlimau telah membuat keputusan untuk menghasilkan mentransformasi Penyampaian kaedah Maklumat projek bagi Sistem penyampaian Berpusat maklumat di jabatan dengan objektif cepat, tepat, dalam penyampaian maklumat. Projek ini telah mendapat pingat betul dan seragam emas semasa Konvensyen KIK peringkat politeknik dan mendapat sokongan pengurusan politeknik supaya ia diaplikasikan di seluruh jabatan lain. 9
  • BAB 1 1.2 MENGAPA SISTEM PENYAMPAIAN PERLU EFISYEN Sistem penyampaian maklumat merupakan salah satu agenda dan kriteria yang penting dalam sesebuah organisasi kerajaan kerana ia melibatkan perkhidmatan kepada orang awam. Sesuai dengan itu, kerajaan telah mewujudkan E-government yang merupakan satu kegunaan yang dilaksanakan untuk meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan kerajaan, melalui Unit Pemodenan Tadbiran Pengurusan Malaysia (MAMPU). Kerajaan telah melancarkan pelan strategik ICT sektor awam Malaysia sejak Ogos 2003 lagi demi meningkatkan penggunaan ICT dalam sistem penyampaian. Ia seiring dengan kesedaran masyarakat hari ini melalui kepentingan ICT untuk menjadikan sistem penyampaian perkhidmatan awam hari ini bertaraf antarabangsa. Pengajian tinggi mempunyai peranan penting untuk merealisasikan wawasan negara seperti yang terkandung dalam Wawasan 2020 dan Teras Misi Nasional dalam RM Ke- 9. Matlamat pengajian tinggi menjelang tahun 2020 adalah untuk memastikan sistem penyampaian pengajian tinggi dilaksanakan dengan berkesan dan cemerlang bagi memenuhi aspirasi negara untuk menjadikan Malaysia sebagai hab kecemerlangan pengajian tinggi antarabangsa. FOKUS KEPADA PELAN STRATEGIK PENDIDIKAN TINGGI NEGARA (PSPT ) Pengukuhan sistem penyampaian kementerian pengajian tinggi Dasar PSPT 10
  • BAB 1 1.3 KEPENTINGAN SISTEM MAKLUMAT DALAM KEJADIAN TSUNAMI : ACHEH DAN JEPUN An earthquake information management system (EIMS) is a system that records, collects, keeps, retrieves and analyzes inputs and alters the reports and required earthquakes information. It then renders it to right people and organizations to manage earthquake outcomes (Seismological Bureau of Yunnan Province, 2001). Unfortunately, information systems in most countries are inadequate in providing the needed management support. Information is not an end in itself, but a means to better decisions in policy design, TSUNAMI DI ACHEH 2004 planning, management, monitoring, and evaluation of programs and services, including damage or disaster reduction (Lippeveld et al., 2000). 11
  • BAB 1 1.4 MASALAH DALAM KEBANYAKAN SISTEM PENYAMPAIAN MAKLUMAT DI ORGANISASI PENDIDIKAN Berikut merupakan contoh sistem penyampaian yang sering berlaku dalam organisasi. Ini dikaitkan dengan masalah birokrasi. Penganjur hantar maklumat Ketua Unit berbincang berkenaan maklumat dan tugas yang perlu dilakukan Jabatan terima maklumat (Pegawai Am Pejabat (PAP) cop terima) Ketua Unit membuat temujanji dengan pegawai terlibat Ketua Jabatan minit kepada Ketua Unit Ketua Unit terima PAP buat salinan PAP buat edaran Pegawai menyampaikan maklumat tugasan kepada team members 12
  • BAB 1 1.5 PROSEDUR PENYAMPAIAN MAKLUMAT SEDIA ADA Mula Penganjur hantar maklumat Jabatan terima maklumat (PAP cop terima) Ketua Jabatan minit kepada Ketua Unit PAP buat salinan PAP buat edaran Ketua Unit terima Ketua Unit membuat temujanji dengan pegawai terlibat 9 Prosedur Ketua Unit berbincang berkenaan maklumat dan tugas yang perlu dilakukan Pegawai menyampaikan maklumat tugasan kepada team members Tamat 13
  • BAB 1 1.5 PROSEDUR PENYAMPAIAN MAKLUMAT SEDIA ADA Prosedur yang panjang dalam kebiasaan sistem penyampaian maklumat di organisasi kerajaan menunjukkan bahawa sistem ini kurang efisyen dan boleh menyebabkan timbulnya masalah berikut: 1. Maklumat lambat atau tidak sampai kepada penerima 4. Kerja akan jadi tertangguh 2. 3. Maklumat yang disampaikan tidak tepat Program tidak dapat dilaksanakan dengan sempurna Oleh itu, penambahbaikan kepada sistem penyampaian yang sedia ada boleh dibuat sebagai satu usaha ke arah transformasi sistem penyampaian maklumat yang lebih efisyen selaras dengan usaha kerajaan ke arah Wawasan 2020 dan inisiatif dalam Pelan Strategik Pendidikan Negara. 14
  • JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK, POLITEKNIK MERLIMAU
  • BAB 2 2.1 PELAKSANAAN TRANSFORMASI SISTEM PENYAMPAIAN INFORMASI BERPUSAT Bagi menyelesaikan masalah sistem penyampaian maklumat yang kurang efisyen di kebanyakan organisasi kerajaan, dan institusi pendidikan khasnya, Kumpulan KIK Ekstovet dari Politeknik Merlimau, Melaka telah membangunkan satu inovasi bagi menambahbaik sistem penyampaian maklumat. Inovasi ini dinamakan SISTEM PAPARAN MAKLUMAT BERPUSAT sebagai usaha ke arah Transformasi Dalam Penyampaian Maklumat Secara Efisyen. Paparan tajuk kekal Paparan hari & tarikh Paparan maklumat akan bertukar setiap 5 saat Walaupun sistem dilaksanakan seperti oleh ini telah kebanyakan organisasi, Ekstrovet mengambil inisiatif untuk menunjukkan cara bagaimana sistem penyampaian ini boleh dibangunkan dan diaplikasikan dengan mudah, cepat dan kos yang rendah. 16
  • BAB 2 2.2 SISTEM PAPARAN MAKLUMAT BERPUSAT 2.2.1 TUJUAN Sistem Paparan Maklumat Berpusat ini dibina bertujuan untuk menambahbaik sistem penyampaian maklumat kepada penerima supaya masalah birokrasi dan “lambat sampai” tidak berlaku. Matlamatnya ialah : 1 • Maklumat disampaikan dengan Cepat, Tepat, Betul dan Seragam 2 • Memudahkan penerima mendapatkan maklumat aktiviti 3 • Maklumat disampaikan terus kepada penerima 4 • Hebahan maklumat secara berpusat 17
  • BAB 2 2.2.2 PROSEDUR PENYAMPAIAN MAKLUMAT Melalui pelaksanaan Sistem Paparan Maklumat Berpusat ini, prosedur dalam penyampaian maklumat disasarkan kepada hanya empat prosedur supaya maklumat dapat disampaikan dengan cepat kepada penerima dan masalah birokrasi dapat dikurangkan. Mula Penganjur hantar maklumat Jabatan terima maklumat (PAP cop terima) PAP masukkan data ke dalam sistem (Rujuk 2.1.4) 4 Prosedur Maklumat sampai kepada penerima Tamat Prosedur penyampaian yang baru ini menggunakan Powerpoint 2010 sebagai sistem antaramuka supaya ia mudah dibangunkan oleh mana-mana individu (RUJUK BAB 3). Secara tidak langsung, pembangunan sistem ini menyokong ke arah Pelan Strategik ICT Sektor Awam Malaysia yang dilancarkan pada Ogos 2003. 18
  • BAB 2 Penganjur hantar maklumat Jabatan terima maklumat (PAP cop terima) Prosedur baru dalam penyampaian maklumat menggunakan SISTEM PAPARAN MAKLUIMAT BERPUSAT PAP masukkan data ke dalam sistem Maklumat sampai kepada penerima 19
  • BAB 2 Bagi membangunkan Sistem Penyampaian Maklumat Berpusat ini, perkakasan 2.2.3 KEPERLUAN PERKAKASAN DAN PERISIAN berikut diperlukan : 1. Komputer 2. Paparan (Monitor) berdasarkan bilangan paparan yang diperlukan bagi organisasi yang bertujuan untuk mengagihkan paparan maklumat daripada komputer utama di mana maklumat dimasukkan dan 3. Splitter dikemaskini 4. Kabel VGA 6. Microsoft Powerpoint 2010 ke atas 5. Monitor Bracket Splitter Komputer Kabel VGA Monitor Bracket Microsoft Powerpoint 2010 20
  • BAB 2 Rekabentuk Rangkaian Sistem Paparan Maklumat Berpusat Dengan 5 Paparan Monitor. 2.2.4 ANGGARAN KOS Berikut merupakan anggaran kos bagi 5 paparan monitor dengan jarak 20 meter, 30 meter dan 50 meter. Item Monitor Splitter Kabel VGA Bracket Monitor Perincian BENQ 19" FULL HD LCD - RM249 x 5 1 input, 8 output 20M (RM35), 30M (RM45), 50 M x 3 (RM80) JUMLAH RM 150 x 5 RM RM 1250.00 RM 30.00 RM 320 RM 750 RM 2350.00 21
  • BAB 2 2.2.5 PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB Oleh kerana sistem ini dibangunkan bertujuan supaya penyampaian maklumat dibuat secara berpusat, seorang pegawai bertanggungjawab perlu dilantik. Bagi organisasi kerajaan, pegawai bertanggungjawab yang dicadangkan ialah Pembantu Am Pejabat (PAP) atau mana-mana pegawai yang sesuai menguruskan dokumen jabatan. Pegawai ini akan bertanggungjawab untuk : 1. Mengumpul maklumat yang perlu disampaikan oleh penganjur 2. Memasukkan maklumat ke dalam sistem (Rujuk BAB 4) 3. Mengemaskini paparan maklumat dua kali sehari iaitu pagi dan petang. Cadangan masa bagi pengemaskinian paparan maklumat ialah pada jam 9.00 pagi dan 3.00 petang. Maklumat yang diterima oleh pihak penganjur selepas jam 3.00 petang akan dipaparkan pada hari yang berikutnya. Mana-mana penganjur yang ingin menghebahkan maklumat akan menghantar maklumat berikut untuk dimasukkan oleh PAP: 1. Tajuk maklumat 2. Tarikh dan masa 3. Tempat 4. Sasaran maklumat 5. Poster/gambar yang berkaitan (jika ada) 22
  • BAB 2 2.2.6 LOKASI PAPARAN Paparan maklumat akan diletakkan pada lokasi yang menjadi tumpuan dan laluan utama orang dicadangkan ialah: 1. 2. 3. ramai. Lokasi Ruang legar organisasi yang Pintu masuk utama Kafetaria 23
  • BAB 2 2.3 FAEDAH SISTEM PAPARAN MAKLUMAT BERPUSAT Melalui pelaksanaan Sistem Paparan Maklumat Berpusat ini, sistem penyampaian sesebuah organisasi menjadi lebih efisyen dan mudah. Selain itu, ia mampu meningkatkan penguasaan penggunaan teknologi ICT di sesebuah organisasi. Menjimatkan kos panggilan telefon Maklumat yang diterima pelajar secara terus, tepat dan efisyen Menyokong ke arah Go Green Penjimatan masa penyampaian maklumat FAEDAH PROJEK Pengurangan birokrasi Penjimatan masa Penyebaran maklumat Mengurangkan penggunaan tenaga kerja pihak ke3 Mengurangkan Kos Operasi dan penggunaan medium 24
  • JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK, POLITEKNIK MERLIMAU
  • BAB 3 3.1 PEMBANGUNAN SISTEM Sistem ini dibangunkan menggunakan perisian PowerPoint2010. Pemilihan perisian ini adalah kerana pengguna sudah biasa dengan perisian Microsoft Office dimana individu yang tidak menguasai kemahiran komputer yang tinggi boleh menggunakan dengan mudah dan cepat 3.1.1 CARA MEMBANGUNKAN SISTEM PAPARAN MAKLUMAT BERPUSAT 0 Cara menyediakan TEMPLETE POWERPOINT A – Klik panel View pada menu bar B – Klik Slide Master 26
  • BAB 3 0 Cara menyediakan TEMPLETE POWERPOINT Klik pada slaid pertama dan kedua diruangan ini untuk mengedit templete Pengguna boleh mengedit ruangan ini untuk dijadikan templete sendiri 0 Contoh TEMPLETE POWERPOINT yang siap direkabentuk 27
  • BAB 3 3.1.2 CARA MENYIMPAN TEMPLETE POWERPOINT Klik Icon Save Klik untuk menutup Master View Klik Save 28
  • BAB 3 3.1.3 CARA MENETAPKAN MASA PERTUKARAN PAPARAN A – Klik pada menu Animation B – Klik pada Transition Scheme C – Pilih Transition Scheme untuk animasi pertukaran antara slaid D – Pilih pada kotak Automatically After. Masukkan masa mengikut kesesuaian diperlukan untuk memaparkan informasi per slaid. (Cadangan masa: 3-5 saat) E – Klik Apply To All supaya masa paparan tetap bagi semua slaid 0 TEMPLETE POWERPOINT telah siap direkabentuk dan cara untuk menggunakan templete tersebut boleh dirujuk dalam Bab 4 29
  • Pengguna boleh mengedit ruangan ini untuk dijadikan templete sendiri
  • JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK, POLITEKNIK MERLIMAU
  • BAB 4 4.1 PENGGUNAAN SISTEM Pegawai yang bertanggungjawab menggunakan sistem ini adalah PAP. Bab ini menerangkan cara mudah untuk menggunakan sistem paparan maklumat berpusat. 4.1.1 CARA MASUKKAN INFORMASI DALAM TEMPLETE 0 Klik dua kali pada icon TEMPLETE EKSTROVET pada Desktop. Klik untuk masukkan tajuk informasi Klik untuk masukkan jadual, graf, smartArt Graphic, Picture, Clip Art dan Video 32
  • BAB 4 4.1.2 CARA MENAMBAHKAN SLAID PAPARAN Klik pada tetikus kanan kemudian klik pada New Slide Ulangi langkah 2 untuk memasukkan informasi 4.1.3 CARA MENYIMPAN (SAVE) INFORMASI UNTUK DIPAPARKAN 33
  • BAB 4 4.1.4 CARA MEMAPARKAN INFORMASI 0 Klik dua kali pada icon INFORMASI HARI INI.WMV pada Desktop. Klik pada icon ini bagi mendapatkan paparan penuh informasi 0 Paparan maklumat akan bertukar dalam tempoh masa yang telah ditetapkan dan berulang-ulang selagi komputer di onnkan 34
  • JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK, POLITEKNIK MERLIMAU
  • BAB 5 5.1 RUMUSAN Sistem Paparan Maklumat Berpusat yang diperkenalkan oleh kumpulan EKSTROVET adalah menyokong kepada wawasan negara iaitu mengukuhkan sistem penyampaian menjelang 2020. EKSTROVET telah manfaatkan ICT dengan menggalakkan pengurusan sumber manusia berasaskan kompetensi untuk menyokong sistem penyampaian maklumat yang berkesan. Ia merupakan satu kaedah penyampaian maklumat yang cepat, tepat, betul dan seragam. Sistem penyampaian maklumat yang berkesan dengan pendekatan yang lebih fleksibel adalah penting dalam sesebuah organisasi. Dengan ini EKSTROVET telah menerbitkan Buku Panduan Sistem Paparan Maklumat Berpusat bagi memberi panduan lengkap kepada organisasi dalam membina dan mengaplikasikan sistem paparan maklumat berpusat. Ini bagi memastikan sistem tadbir urus dapat dilaksanakan dengan lebih cekap, telus dan pantas dalam memastikan visi dan misi organisasi dapat dicapai secara berterusan. 36
  • CATATAN 37
  • 38
  • EKTROVET Jabatan Kejuruteraan Elektrik Politeknik Merlimau KB1031, Pejabat Pos Merlimau, 77300 Merlimau Melaka Tel: 06-2636687