Naskah buku excel guru tips and trick 1
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Naskah buku excel guru tips and trick 1

on

  • 18,435 views

Tips dan Trik menggunakan Microsoft Excel di Kantor

Tips dan Trik menggunakan Microsoft Excel di Kantor

Statistics

Views

Total Views
18,435
Views on SlideShare
18,435
Embed Views
0

Actions

Likes
5
Downloads
666
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Naskah buku excel guru tips and trick 1 Document Transcript

  • 1. 1 Bagian I Pendahuluan Buku ini saya tulis berdasarkan beberapa ebook berbahasa Inggris dan artikel-artikel di internet tentang Microsoft Excel (selanjutnya saya sebut Excel saja) yang bisa Anda cari dengan mudah. Penulis berharap buku ini bisa bermanfaat bagi penulis pribadi dan para pembaca umumnya, terutama yang sering bekerja menggunakan progam Spreadsheet buatan Microsoft ini. Buku ini ditujukan kepada pembaca yang diasumsikan sudah terbiasa dengan user interface (tatap muka pengguna) Excel 2007. Meskipun demikian buku ini berisi tips dan trick yang bisa dipahami dan diterapkan oleh pengguna Excel mulai dari tingkatan pemula dan menengah. Isi buku tidak menyinggung tentang Macro atau VBA yang sering dipelajari oleh pengguna tingkat lanjut ataupun progammer. Versi Excel yang dipakai penulis adalah versi 12 (Excel 2007), meskipun sebagian masih bisa dijalankan di versi 11 (Excel 2003) ataupun versi terbaru yaitu Excel 2010. Perlu di ketahui, buku ini dibagi menjadi lima bagian, yaitu: 1. Pendahuluan 2. Tips dan Trik yang berkaitan dengan Formula 3. Tips dan Trik yang berkaitan dengan analisis dan pengolahan data 4. Referensi fungsi di Excel urut abjad 5. Sumber pembelajaran lainnya Sekilas tentang User Interface Excel 2007 Excel 2007 mempunyai tampilan yang sangat berbeda dengan versi sebelumnya, Excel 2003, dengan tampilan beberapa ribbon mulai dari Home – Insert – Page Layout – Formula – Data – Review – dan View. Masing-masing tab ribbon tersebut terbagi lagi menjadi kumpulan ikon-ikon yang telah dikelompokkan. Berikut tampilan Excel 2007 dengan elemen- elemen yang sering kita gunakan. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 2. 2 Keterangan: No Nama Elemen Keterangan 1. Active cell indicator Indikator cell yang sedang aktif (satu dari 17,179,869,184 cell dalam satu worksheet) 2. Application close button Menutup Excel 3. Window close button Menutup jendela workbook yang sedang aktif Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 3. 3 4. Column letters Huruf dari A sampai IXFD, anda bisa meng-klik huruf kolom untuk memilih seluruh cell pada kolom tersebut. 5. Office button Tombol ini untuk menuju ke berbagai options (pilihan) yang berkaitan dengan dokumen anda, atau Excel secara umum. 6. Formula bar Ketika anda mengetik informasi atau formula dalam Excel, akan muncul di sini. 7. Horizontal scrollbar Untuk menggulung worksheet secara horizontal. 8. Maximize/Restore button Untuk memperbesar ukuran jendela Excel atau sebaliknya untuk memperkecil. 9. Minimize application button Untuk menutup jendela Excel dan standby di task bar Windows. 10. Minimize window button Memperkecil jendela workbook 11. Name box Menampilkan alamat cell yang sedang aktif atau nama dari cell, range, atau object yang terseleksi. 12. Page view buttons Mengubah cara worksheet ditampilkan bisa dilakukan dengan memilih salah satu tombol yang ada di sini. 13. Quick Access Toolbar Toolbar yang bisa disetting oleh pengguna untuk perintah-perintah (command) yang sering digunakan. 14. Ribbon Lokasi utama untuk menemukan perintah- perintah di Excel. Meng-klik item di Tab list akan mengubah Ribbon yang ditampilkan. 15. Row numbers Angka dari 1 sampai 1,048,576 dalam satu worksheet. Anda bisa meng-klik angka baris untuk memilih seluruh cell pada baris tersebut. 16. Sheet tabs tab Sheet (lembar kerja) di Excel. Secara default workbook baru menampilkan tiga sheet. 17. Sheet tab scroll buttons Tombol untuk menggulung sheet tabs untuk menampilkan yang tersembunyi. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 4. 4 18. Status bar Tempat untuk menampilkan berbagai pesan seperti status Num Lock, Caps Lock, Scroll Lock di Keyboard. Selain itu juga menampilkan informasi ringkas tentang range (cell-cell) yang sedang terseleksi. Klik kanan untuk mengubah informasi yang ingin ditampilkan. 19. Tab list Perintah-perintah yang menampilkan ribbon yang berbeda, mirip dengan menu. 20. Title bar Tempat judul untuk menampilan nama progam dan workbook yang sedang aktif. 21. Vertical scrollbar Untuk menggulung dokumen secara vertikal. 22. Zoom control Untuk mengatur zoom (besar kecilnya tampilan dokumen) Perbedaan Excel 2003 dan Excel 2007 (dalam angka) Bagi anda yang masih menggunakan Excel 2003 dan ingin beralih ke versi yang lebih baru, Excel 2007, mungkin ada baiknya mengetahui perbedaan keduanya yang disajikan dalam perbandingan angka berikut ini. Pembeda Excel 2003 Excel 2007 Jumlah baris 65,536 1,048,576 Jumlah kolom 256 16,384 Kapasitas memory yang digunakan 1 Giga bytes Maksimum yang dibolehkan Windows Jumlah warna 56 4.3 milyar Conditional format tiap cell 3 Unlimited Tingkatan sorting 3 64 Tingkatan undo 16 100 Jumlah item yang dapat ditampilkan pada Auto-Filter dropdown 1,000 10,000 Jumlah karakter yang dapat ditampilkan tiap cell 1,000 32,000 Jumlah unique styles dalam satu 4,000 64,000 Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 5. 5 workbook Jumlah karakter maksimum dalam satu formula 1,000 8,000 Tingkatan nesting dalam satu formula 7 64 Jumlah maksimum argumen satu fungsi 30 255 Excel Paling Baik Buat Apa? Sebagai progam spreadsheet (pengolah angka) tentu saja Excel mempunyai kemampuan dalam perhitungan angka (numerical calculations), tetapi selain itu juga bisa mengolah data selain angka (non-numerical calculations). Berikut beberapa kegunaan Excel: • Pengolahan angka, misalnya menyusun anggaran, analisis hasil survey, dan analisis keuangan. • Membuat grafik • Mengelola Daftar (List) • Mengakses sumber data lain, mengimpor data dari berbagai sumber. • Membuat bagan dan diagram • Mengotomasi pekerjaan kompleks, dengan kemampuan Excel VBA atau Macro. Tombol Shortcut yang Perlu Anda Ketahui Sebagian tombol shortcut dengan keyboard bisa Anda gunakan untuk mempercepat pekerjaan di Excel. No Shortcut Keys Keterangan Editing 1. Alt + Enter Untuk membuat baris baru ketika mengetik pada suatu cell. 2. Ctrl + + Menyisipkan (Insert) baris baru 3. Ctrl + - Menghapus baris 4. Ctrl + C Meng-copy Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 6. 6 5. Ctrl + D Mengisi range di bawah cell yang sedang aktif dengan isi cell yang sama (Fill Down) 6. Ctrl + Enter Mengisi range yang terpilih dengan formula atau teks yang sama. 7. Ctrl + F Menampilkan dialog Find (untuk menemukan isi cell tertentu). 8. Ctrl + H Menampilkan dialog Find and Replace 9. Ctrl + I Mencetak mirif huruf pada cell (range) yang terpilih. 10. Ctrl + K Menyisipkan link 11. Ctrl + U Menggarisbawahi font yang terpilih. 12. Ctrl + V Paste (tempel) 13. Ctrl + X Cut (potong) 14. F2 Edit cell yang terpilih. Excel Option 1. Alt Menampilkan hotkeys 2. Alt + F4 Menutup aplikasi Excel 3. Alt + Shift + F1 Membuat/menyisipkan worksheet baru 4. Ctrl + F10 Memperbesar tampilan jendela yang sedang aktif. 5. Ctrl + F2 Print preview 6. Ctrl + F9 Memperkecil tampilan jendela yang sedang aktif. 7. Ctrl + N Membuka workbook baru. 8. Ctrl + P Menampilkan dialog Print untuk mulai mencetak. 9. Ctrl + S Menyimpan worksheet yang sedang aktif 10. Ctrl + Tab Berpindah ke file Excel yang lain. 11. Ctrl + Z Undo (membatalkan) perintah terakhir (bisa lebih dari satu) 12. F1 Help (bantuan) 13. F11 Membuat chart 14. F3 Menampilkan range names (dapat digunakan ketika mengetik formula) 15. F4 Menjalankan kembali perintah terakhir yang dijalankan atau mengubah referensi cell dari relatif/absolut. 16. F5 Go to special cells 17. F12 Menampilkan dialog Save As Formatting Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 7. 7 1. Ctrl + 0 Menyembunyikan kolom 2. Ctrl + 1 Membuka dialog format cells 3. Ctrl + 5 Mencoret font di cell yang terpilih. 4. Ctrl + 9 Menyembunyikan baris 5. Ctrl + B Mencetak tebal font pada cell yang terpilih. 6. Ctrl + Shift + ( Menampilkan baris yang disembunyikan. 7. Ctrl + Shift + ) Menampilkan kolom yang disembunyikan. Formula 1. Alt + = Membuat formula untuk menjumlah cell-cell di atasnya. 2. Ctrl + ' Meng-copy isi cell di atasnya. 3. Ctrl + ; Memasukkan tanggal hari ini. 4. Ctrl + [ Menuju cell precedent 5. Ctrl + ] Menuju cell Dependent 6. Ctrl + ~ Menampilkan/menyembunyikan formula 7. Ctrl + Shift + ; Memasukkan waktu sekarang. 8. F9 Debug (menguji) sebagian isi formula (sorot dan tekan F9) 9. Shift + F3 Membuka jendela Excel formula. Navigation 1. Ctrl + Arrow key Menggerakkan cell pointer ke teks selanjutnya yang dituju oleh tombol panah. 2. Ctrl + End Menggerakkan cell pointer ke akhir baris teks (atau area tertentu) 3. Ctrl + Home Berpindah ke cell A1 4. Ctrl + End Berpindah ke cell terakhir yang ada isinya 5. Ctrl + Page Down Berpindah ke sheet sebelumnya. 6. Ctrl + Page Up Berpindah ke sheet sesudahnya. Other 1. Alt + Shift + Tab Membuka aplikasi lain yang sedang terbuka (ke belakang) 2. Alt + Tab Membuka aplikasi lain yang sedang terbuka (ke depan) Selection 1. Alt + ; Memilih hanya cell-cell yang terlihat di layar (visible cells only) Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 8. 8 2. Ctrl + A Memilih semua cell dalam suatu range (atau semua cell untuk Ctrl+A yang kedua) 3. Ctrl + Shift + Arrow Key Untuk memilih/menyorot range yang berisi data 4. Ctrl + * Memilih range tertentu yang berisi data 5. Ctrl + Spasi Memilih seluruh cell pada kolom tertentu. 6. Shift + Space Memilih seluruh cell pada baris tertentu. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 9. 9 Bagian II Membuat Formula di Excel Meng-copy Formula yang mengandung Referensi Relatif Masalah: Anda akan menghitung Gross Profit produk yang jumlahnya banyak misalnya 1000 baris seperti pada gambar, setelah Anda tulis formula di cell , Bagaimana caranya meng-copy formula tersebut ke bawah dengan cepat? Solusi: Formula yang digunakan di cell F2 =IF(D2>0,1-E2/D2,"NA") menggunakan referensi sel relatif , diketahui dari tidak adanya simbol $ di depan kolom dan baris. Akibatnya ketika formula tersebut dicopy ke cell yang lain maka akan baris dan kolom yang ditunjuk akan menyesuaikan secara otomatis relatif posisinya berdasarkan cell yang berisi formula. Misalnya cell F2 dicopy ke cell F3 formula akan berubah menjadi =IF(D3>0,1-E3/D3,"NA") . Selanjutnya untuk mengcopy formula pada cell-cell dibawahnya dengan cepat , Anda bisa melakukan double click pada fill handle (tanda kotak hitam kecil di sebelah kanan bawah) seperti terlihat pada gambar di atas. Hasilnya tampak pada gambar di bawah ini. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 10. 10 Meng-copy Formula dengan satu Referensi Absolut (Tetap) Masalah: Anda perlu menghitung harga total dengan memperhitungkan pajak sehingga perlu mengalikan harga total (Qty X Unit Price) dengan satu angka sebagai faktor pengali sebesar 110% seperti tampak pada tabel berikut: Setelah anda copy cell E4 ke cell E5 ternyata menghasilkan 0 (Nihil) bagaimana solusinya? Solusi: Supaya formula selalu menunjuk kepada cell yang sama meskipun dicopy ke cell lainnya Anda harus menggunakan tanda referensi absolut pada cell tersebut. Caranya dengan menambahkan simbol $ di depan baris dan kolom yang menunjukkan posisi cell tersebut. Formula pada cell E4 kita edit sehingga menjadi =C4*D4*$C$1 atau =$C4*$D4*$C$1. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 11. 11 Penjelasan Tambahan: Ketika anda mengetik formula, anda bisa berganti mode referensi cell (relatif – semi – absolut) dengan menekan tombol fungsi F4. Membuat Tabel Perkalian Masalah: Saya ingin membuat table perkalian untuk membantu anak saya belajar perkalian di sekolah. Saya ingin mengetik satu formula pada cell B2 lalu meng-copy ke seluruh tabel. Untuk membuat tabel perkalian anda perlu mengguanakan referensi campuran. Referensi campuran seperti $A2 akan mengunci kolom A dan membiarkan barisnya bisa berubah, sedangkan referensi cell B$1 membiarkan kolom bisa berubah dan selalu menunjuk ke baris pertama. Sehingga anda harus: Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 12. 12 1) memasukkan formula =$A2*B$1 pada B2 seperti tampak pada gambar. 2) Copy formula pada cell B2 ke semua range (area) pada table. Belajar Referensi R1C1 dalam Suatu Formula Masalah: Tiba-tiba saya mendapati worksheet saya tampak seperti pada gambar. Mengapa kolom A-B-C berubah menjadi angka 1-2-3 dan seterusnya. Apa ada yang salah? Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 13. 13 Solusi: Tidak ada yang salah dengan Aplikasi Excel Anda. Seseorang telah mengganti setting penulisan alamat cell dari A1 style menjadi R1C1. Sebenarnya Excel menggunakan R1C1 style ini meskipun tersembunyi dan menampilkan A1 Style karena sudah terlanjur populer sejak adanya Lotus 1- 2-3 . Anda bisa mengubahnya kembali ke A1 Style dengan cara, pilih ikon Office – Excel Options – Formulas. Hilangkan tanda cek pada R1C1 Reference Style. Perlu diketahui, dengan tampilan R1C1 style ini sebenarnya Anda dapat belajar memahami cara Excel meng-copy formula. Ketika Anda meng-copy formula dengan referensi relatif, otomatis alamat baris/kolom akan menyesuaikan. Padahal kalau dilihat dari tampilan R1C1 style ini sebenarnya isi semua cell hasil dari meng-copy formula adalah sama. Untuk memahami R1C1 Style ini coba Anda masukkan formula, arahkan cell pointer ke segala arah, dan ganti referensi cell (dengan menekan F4). Setelah Anda mengubah ke tampilan A1 style, formula di R6C4 pada gambar di atas =R[-1]C-(RC[-2]-RC[-1]) akan berubah menjadi =D5-(B6-C6). Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 14. 14 Formula yang dimasukkan di cell D6 bermaksud untuk mengambil nilai di cell di atasku, sehingga di R1C1 style ditulis R[-1]C, selanjutnya dikurangi dengan cell B6 atau 2 kolom di sebelah kiriku ditulis RC[-2], terakhir ditambah cell C6 satu kolom di sebelah kiriku ditulis RC[-1]. Sebagai perbandingan antara A1 style dan R1C1 dalam penulisan formula bisa dilihat di gambar di bawah ini. A1 Style R1C1 Style Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 15. 15 Menjumlah Tanpa Menggunakan Formula Masalah: Saya ingin mengetahui jumlah angka-angka dengan kriteria tertentu, misalnya total penjualan untuk suatu produk tertentu, dengan cepat. Apakah ada caranya tanpa memasukkan formula? Solusi: Anda bisa menyorot angka-angka yang menjadi perhatian anda seperti tampak pada gambar. Indikator QuickSum pada status bar akan menunjukkan jumlah dari angka-angka yang anda sorot. Penjelasan tambahan: • Fitur baru pada excel 2007, status bar bisa langsung menunjukkan banyak data (count), jumlah (sum), rata-rata (average), dan lain-lain dari data yang disorot. • Count, Numerical Count, dan Sum akan mengabaikan cell yang berisi teks. Cell yang berisi Indikator Eror (misalnya #N/A) akan menyebabkan status sum (jumlah) tidak muncul. • Ketika Anda melakukan filtering pada data, teknik ini juga bisa Anda gunakan untuk mengetahui karakteristik dari data (sum, count, dan lainnya) yang Anda sorot. Data yang diperhitungkan adalah data yang Status bar menunjukkan jumlah dari angka-angka yang disorot berjumlah (sum) = 180 Quick indikator yang muncul bisa disetting dengan meng- klik kanan di status bar. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 16. 16 muncul di layar saja, mengabaikan data yang tersembunyi karena filtering. Silakan dicoba! Menggabungkan 2 Kolom yang berisi Teks Masalah: Saya ingin menggabungkan isi cell dari dua kolom, bagaimana caranya? Solusi: Anda bisa menggunakan ampersand (&) sebagai operator penggabung (concatenation) pada kolom C. Anda bisa merubah formula pada kolom C menjadi teks biasa sebelum menghapus kolom A dan B dengan cara copy  paste values. Langkah-langkah untuk menggabung isi dua cell adalah: 1) Pada cell C2, masukkan formula =A2&B2 2) Untuk menyisipkan spasi ubah formula menjadi =A2&” “&B2 3) Copy formula ke bawah pada range yang diperlukan. (Shorcut: double click fill handle - kotak kecil di kanan bawah) Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 17. 17 4) Kalau anda ingin mengubah menjadi huruf kapital semua bisa menambahkan fungsi UPPER sehingga menjadi =UPPER(A2&" "&B2), huruf kecil dengan LOWER, dan huruf kapital di setiap awal kata dengan PROPER. Menggabungkan Teks dengan Tanggal atau Rupiah Masalah: Saya baru belajar tentang menggabungka teks antara 2 cell dan saya ingin menggabungkan teks dan tanggal serta jumlah rupiah. Ketika saya mencobanya pada pembuatan faktur penjualan (invoice) ternyata hasilnya tidak seperti yang saya inginkan. Apa yang salah dengan formula yang saya buat? Excel sebenarnya menyimpan tanggal sebagai jumlah hari yang berlalu sejak 1 Januari 1900. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 18. 18 Solusi: Excel secara implisit menyimpan tanggal sebagai angka dan menampilkannya tergantung pada format yang dipakai. Pada sebuah formula anda bisa menggunakan fungsi TEXT untuk mengubah sebuah tanggal atau angka menjadi format angka tertentu. Sebagai contoh, formula =TEXT(F1+F3,”mm/dd/yyyy”) akan menghasilkan sebuah teks 03/11/2012. Jika anda tidak yakin pada kode untuk format custom number, anda bisa mencarinya melalui cell yang sudah anda setting sebelumnya. Berikut contohnya: 1) Pilih cell E1 2) Tekan Ctrl+1 untuk menampilkan dialog Format Cells 3) Klik tab Number dan pilih kategori Custom. Excel akan menampilkan kode yang digunakan untuk format cell tersebut. 4) Sorot karakter kode tersebut, tekan Ctrl+C untuk meng-copy ke Clipboard, dan paste ke fungsi TEXT. 5) Ubah formula pada B13 menjadi ="Tolong dilunasi sejumlah "&TEXT(E11,"Rp#,##0;Rp(#,##0);Rp-")&" sebelum "&TEXT(F1+F3,"dddd, dd MMMM yyyy.") Untuk melihat format angka yang dipakai pada suatu cell. Sebelumnya anda setting format number  Currency  Symbol (Rp) Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 19. 19 Membuat Formula yang Mudah dipahami dengan Named Ranges Masalah: Anda dapat lihat di gambar di bawah ini ada beberapa formula. Dapatkah kita membuat formula yang mudah dipahami? Gunakan fungsi TEXT untuk mengatur tanggal dan rupiah yang digabung dengan teks. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 20. 20 Solusi: Suatu formula Excel akan lebih mudah dipahami jika masing-masing komponen dari setiap formula telah dinamai mewakili cell atau range yang dirujuk. Cell atau range yang dinamai itu kita sebut named range, yang akan mempermudah formula untuk dipahami. Langkah-langkahnya sebagai berikut: 1) Pilih cell B3. Pada kotak untuk menamai (Name Box) , ketik Pendapatan_Kotor dan tekan Enter. 2) Pilih cell B4. Pada Name Box ketik HPP 3) Hapus formula di B6. Masukkan kembali formula dan gunakan mouse untuk memilih cell (range). Ketik = dan arahkan mouse pointer ke B3, lalu ketik – dan arahkan pointer ke B4. Excel akan menuliskan formula sebagai =Pendapatan_Kotor-HPP, seperti tampak pada gambar. Penjelasan Tambahan: Sebagai alternatif, anda bisa membuat formula sepeti biasa tanpa named range terlebih dahulu. Baru membuat named range dan menerapkannya kemudian secara otomatis. Langkah-langkahnya berikut ini. 1) Pilih Formulas – Define Name dropdown – Apply Names. (Jangan klik kata Define Name, kliklah pada ikon dropdown di sebelah kananya) Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 21. 21 2) Pilih semua named range yang ingin diterapkan. 3) Hasilnya formula yang semula =B6-B11 akan diupdate menjadi =Laba_Kotor-Biaya_biaya, seperti tampak pada gambar di bawah ini. Mengekstrak Karakter Tertentu dari Suatu String Masalah: Kadang-kadang kita dalam mengolah data perlu mengambil sebagian karakter tertentu dari suatu string. Misalnya kode barang, kode akun/rekening, kode bagian-bagian dalam suatu perusahaan mempunyai Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 22. 22 susunan kode dalam bentuk susunan huruf dan/atau angka yang mempunyai arti tertentu. Sebelum data kita sortir, filter, atau dibuat pivot tabel kita perlu membuat kolom tambahan untuk mengekstrak sebagian karakter dari kode-kode tersebut. Solusi: Excel menyediakan 3 (tiga) fungsi yang berguna untuk mengekstrak karakter:  LEFT: menghasilkan karakter tertentu yang kita ambil dari awal suatu string Syntax  LEFT(text,num_chars) Num_chars merupakan jumlah karakter yang diambil.  RIGHT: menghasilkan karakter tertentu yang kita ambil dari belakang suatu string Syntax  RIGHT(text,num_chars)  MID: menghasilkan karakter tertentu yang kita mulai dari dalam sebuah string Syntax  MID(text,start_num,num_chars) Start_num artinya mulai karakter keberapa dari sebelah kiri kita ambil karakternya. Silakan dicoba. Penjelasan Tambahan: Sebelum kolom yang kita rujuk dihapus kita harus mengubah formula menjadi values (nilai) saja bukan dalam bentuk formula (rumus). Caranya: 1) sorot cells yang mengandung formula (shortcut: pakai kombinasi tombol shift, ctrl, dan panah kanan/bawah) 2) Tekan Ctrl+C untuk meng-copy 3) Pilih Home  Clipboard  Paste  Paste Values Setelah langkah ini Anda bisa menghapus kolom yang kita rujuk. Bagaimana Memisahkan Bagian Tengah dari Sebuah Account ID Masalah: Perusahaan saya mempunyai format account ID SSS-XX-YYYY, seperti tampak pada gambar. Saya ingin memisahkan bagian XX dari account ID untuk melakukan sortir atau filter pada data tersebut. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 23. 23 Solusi: Anda dapat menambahkan satu kolom di sebelah kanan dan gunakan fungsi MID untuk mengambil digit yang dimaksud. Fungsi MID memiliki tiga argumen seperti dijelaskan sebelumnya, yaitu: (1) cell yang berisi teks, (2) pada karakter keberapa hasil formula akan anda mulai, dan (3) panjang karakter hasilnya yang anda inginkan. Langkah- langkahnya: 1) Pada kolom yang kosong, misalnya kolom G, masukkan judul misalnya Code 2) Pada cell G2, masukkan formula =MID(A2,5,2) 3) Copy formula ke bawah. Hasilnya tampak seperti gambar di bawah ini. Memisahkan Karakter sebelum Tanda Hubung (-) dengan Fungsi Masalah: Saya mempunya worksheet seperti tampak pada gambar. Kode Item barang terdiri dari kode Perusahaan, tanda hubung(-), dan nomor part barang. Saya ingin memisahkan kode Perusahaan tetapi memiliki panjang karakter yang tidak sama. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 24. 24 Solusi: Anda bisa menggunakan fungsi FIND untuk mengetahui posisi tanda hubung. Lalu anda dapat menggunakan hasil dari fungsi tersebut dikurangi satu pada fungsi LEFT untuk memisahkan kode perusahaan. Langkah- langkahnya: 1) Masukkan =FIND("-",A2) di cell F2 2) Copy formula ke bawah. 3) Anda akan mengambil karakter dari kiri sejumlah hasil angka di kolom F dikurangi satu. Jadi, ketikkan formula =LEFT(A1,F2-1) di kolom G 4) Copy formula pada kolom G ke bawah. Hasilnya tampak pada gambar berikut. Memisahkan Karakter setelah Tanda Hubung (-) dengan Fungsi Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 25. 25 Masalah: Melanjutkan pertanyaan sebelumnya mengenai memisahkan kode Item barang tetapi kali ini saya ingin memisahkan nomor part barang pada kolom tersendiri. Solusi: Anda bisa menggunakan fungsi MID untuk mengambil sebagian teks dari tengah. Fungsi MID memiliki tiga argumen: =MID(cell yang mengandung teks, nomor karakter tempat memulai, dan banyak karakter yang akan diambil). Anda bisa menggunakan fungsi FIND untuk menemukan posisi tanda hubung dan memulai satu karakter di sebelah kanannya. Anda bisa menggunakan fungsi LEN untuk mengetahui seberapa panjang teks yang kita referensi. Langkah-langkahnya sebagai berikut: 1) Masukkan =FIND(“-“,A2) di cell F2 2) Copy formula ini ke bawah. Angka 8 pada gambar menunjukkan posisi tanda hubung adalah karakter yang kedelapan. 3) Untuk mengetahui banyak karakter di cell A2, di cell G2 ketikkan =LEN(A2) 4) Copy formula ini ke bawah. 5) Di cell H2, masukkan formula =MID(A2,F2+1,G3-F2) 6) Copy formula ini ke bawah. Selesai. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 26. 26 Memisahkan Karakter dengan Tanda Hubung Menjadi Tiga Kolom Masalah: Saya memiliki data kode Item Part Barang dari vendor yang memiliki 3 bagian dipisahkan tanda hubung. Bagaimanan saya bisa memisahkan menjadi 3 kolom? Solusi: Anda bisa menggunakan perintah Text to Columns di tab Data untuk memisahkan nomor part barang. Langkah-langkahnya: 1) Copy nomor part barang ke sebelah kanan dari data Anda di kolom F. 2) Sorot semua data di kolom F. (Shortcut: Letakkan cell pointer di F2 lalu tekan Shift+Ctrl+Panah Bawah, jika datanya banyak) 3) Pilih Data – Text to Columns. Lalu akan tampil wizard “The Convert Text to Columns” 4) Data yang kita miliki dibatasi (delimitied) dengan tanda hubung (dash). Pilih sesuai gambar di bawah ini. Klik Next. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 27. 27 5) Secara default, wizard menganggap data kita delimited dengan tab. Jadi hilangkan tanda cek di tab. Karena tanda hubung tidak ada di pilihan, pilih Other dan ketikkan – (tanda hubung). Lihat data preview sudah membagi data menjadi 3 kolom. Klik Next. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 28. 28 6) Column data format, pilih default General (atau sesuaikan dengan data Anda). Klik finish untuk selesai. Hasilnya tampak pada gambar. Penjelasan Tambahan: Selain cara di atas, ada cara termudah yaitu dengan menggunakan notepad yang ada di Windows. Caranya buka notepad, copy data nomor part barang lalu copy – paste kembali ke Excel. Dengan cara ini secara otomatis Excel akan memisahkannya menjadi 3 bagian/kolom. Excel juga akan membawa Anda ke wizard Text to Columns saat Anda membuka file *.txt (teks). Tetapi jika Anda membuka file *.csv Excel akan otomatis langsung membukanya. Ada kalanya Anda kehilangan angka nol di depan (leading zeroes) saat membuka file csv. Untuk mengatasinya Anda bisa mengubah nama file terlebih dahulu menjadi file .txt di Windows Explorer sebelum membukanya. Memulai Formula dengan = atau + Masalah: Saya tahu setiap formula excel harus dimulai dengan tanda sama dengan. Apakah ada cara lain yang mungkin bisa saya gunakan agar pengetikan formula bisa lebih cepat? Tentunya selain kita bisa menggunakan tombol panah untuk memilih alamat cells. Solusi: Untuk membuat proses transisi dari Lotus 1-2-3 ke Excel tidak mempersulit, Microsoft membolehkan kita memulai suatu formula dengan tanda + (plus). Karena ada tombol plus besar di numeric keypad, membuat kita lebih mudah menggunakannya daripada mengunakan tanda = (sama dengan), khususnya jika anda selanjutnya mengunakan tombol panah dalam formula yang anda buat, seperti tampak pada gambar. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 29. 29 Setelah anda menekan Enter, Excel akan mengedit formula dan menambahkan tanda sama dengan sebelum tanda plus. Gunakan Autosum untuk Menjumlah dengan Cepat Masalah: Saya punya data seperti tampak pada gambar, dan saya perlu menjumlah baris secara cepat. Solusi: Anda bisa menggunakan tombol AutoSum yang ada di tab Home atau Formulas. Tombol AutoSum berupa huruf Yunani sigma (∑), tampak pada gambar di bawah ini. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 30. 30 Langkah-langkahnya sebagai berikut: 1) Letakkan cell pointer di cell B7. Klik tombol AutoSum, Excel akan menganalisa data dan memprediksi bahwa Anda akan menjumlah angka-angka yang ada di atas cell pointer. Excel akan menampilkan formula =SUM(B2:B6) 2) Teliti apakah formula tersebut. Jika belum sesuai anda bisa mengubahnya. (Gunakan tombol Shift dan panah) 3) Dengan mouse, tariklah fill handle (kotak kecil di kanan bawah cell pointer) ke sebelah kanan untuk mengcopy formula tersebut ke cell C7 sampai F7. Penjelasan Tambahan: • Anda bisa menggunakan Alt+= sebagai ganti meng-klik tombol AutoSum. • Cell-cell yang kosong di range yang akan dijumlahkan menyebabkan AutoSum tidak mengikutkan cell-cell yang yang ada di atasnya. • Sebagai alternatif, anda bisa bisa menyorot terlebih dahulu range yang akan dijumlahkan ditambah satu cell yang kosong sebagai tempat nilai penjumlahan akan ditempatkan. Selanjutnya, dengan meng-klik Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 31. 31 AutoSum (atau tekan Alt+=) , Excel akan langsung mengisi nilai penjumlahan tanpa perlu menekan Enter. Silakan dicoba. • Selain untuk menjumlah Tombol AutoSum juga bisa digunakan untuk mencari Averages (rata-rata), Min (nilai terendah), Max (nilai tertinggi), dan Count (banyaknya data) seperti tampak pada gambar. Menggunakan AutoSum setelah Filtering Masalah: Saya perlu menjumlahkan angka-angka yang terlihat dilayar saja seperti tampak pada gambar berikut. Solusi: Anda bisa menggunakan ikon AutoSum setelah melakukan filtering data. Umumnya AutoSum akan menghasilkan fungsi SUM. Tetapi ketika Anda melakukan filtering dan meng-klik AutoSum, Excel akan menyisipkan fungsi SUBTOTAL sebagai gantinya. Fungsi ini akan mengabaikan baris tersembunyi akibat filtering. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 32. 32 Ikuti langkah-langkah berikut: 1) Pilih sebuah cell di dalam area data. Pilih Data – Filter. 2) Lakukan filter pada minimal satu kolom. Buka dropdown yang ada di judul Konsumen dan pilih salah satu konsumen. 3) Pindahkan cell pointer ke baris kosong pertama di bawah data Anda. Pada gambar tampak pada baris ke-19 di cell F19 4) Klik ikon AutoSum dan tekan Enter. Excel menyisipkan fungsi SUBTOTAL dan menunjukkan total pendapatan untuk JAYA ABADI sebesar Rp 22.500.000. Formula yang terbentuk =SUBTOTAL(9,F4:F18) merupakan syntax untuk mengabaikan baris-baris yang hidden (tersembunyi) karena filtering. Gunakan F9 di Formula Bar untuk Menguji Formula Masalah: Saya kadang-kadang punya formula yang rumit sehingga saya ragu apakah sudah benar. Apakah saya bisa melihat hasil dari sebagian isi formula langsung di formula bar? Solusi: Anda bisa menggunakan F9 untuk menguji sebuah formula. Berikut contoh simpel-nya. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 33. 33 1) Anda ingin menguji sebagian dari formula yang ada di cell C9, misalnya fungsi SUM. Pertama, pilih cell C9 dan tekan F2 untuk masuk ke mode Edit. 2) Dengan menggunakan mouse, sorot sebagian formula yang ingin diuji. 3) Tekan F9, bagian yang disorot akan berubah menunjukkan hasil dari perhitungan yang dimaksud. Penjelasan Tambahan: F9 bisa juga digunakan sebagai Quick Calculator, caranya setelah anda mengetik perhitungan matematis di sebuah cell yang diawali dengan = atau + tekan F9 lalu enter. Silakan dicoba. Menghitung Angsuran Kredit Bank Masalah: Saya berpikir ingin membeli mobil. Saya ingin menghitung pembayaran angsuran kredit seperti tampak pada gambar. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 34. 34 Solusi: Untuk menghitung angsuran kredit bank, Anda dapat menggunakan fungsi PMT. Ikuti langkah-langkah berikut: 1) Masukkan nilai harga, periode dalam bulan, dan bunga kredit tahunan. Fungsi PMT memiliki tiga argumen yang harus diisi: besarnya bunga, jumlah periode angsuran, dan pokok kredit. Karena Anda mengangsur bulanan, besarnya bunga harus dibagi 12. Dalam istilah keuangan, bank meminjamkan Anda uang – suati jumlah positif masuk ke rekening Anda. Dan angsuran kredit karena mengurangi uang Anda berarti jumlahnya negatif. Supaya hasil formula nantinya tidak negatif Anda bisa menuliskan tanda negatif (-) di depan formula yang anda buat. 2) Masukkan formula =-PMT(B4/12,B3,B2) di cell B6 Membalik Pertanyaan dengan Goal Seek Masalah: Saya telah menetapkan untuk mengambil kredit bank diangsur selama 48 bulan. Dengan bunga per tahun 9%. Saya ingin tahu berapa besarnya pinjaman supaya besarnya angsurannya Rp 4.500.000? Cari harga agar angsurannya menghasilkan Rp4.500.000 Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 35. 35 Solusi: Meskipun Excel menyediakan fungsi PV, untuk menghitung Present Value, lebih mudah jika Anda menggunakan Goal Seek di tab Data. Langkah- langkahnya sebagai berikut: 1) Pilih Data – What-if Analysis – Goal Seek untuk menampilkan dialog Goal Seek. 2) Seperti tampak pada gambar, menunjukkan Anda ingin mengatur supaya cell B6 menjadi Rp4.500.000 dengan mengubah cell B2. 3) Klik OK untuk setuju. Untuk mengembalikan ke nilai semula klik Cancel. Menggunakan Tanda Kurung untuk Mengatur Urutan Perhitungan Masalah: Bagaimana urutan perhitungan dalam Excel? Misalnya, hitungan 2+3*4 sama dengan 20 atau 14? (* adalah simbol perkalian) Solusi: Di Excel jika Anda tidak menggunakan tanda kurung, urutan default perhitungan matematis adalah sebagai berikut: 1. Tanda minus (-) 2. Pangkat (^) 3. Perkalian (*) lalu Pembagian (/) Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 36. 36 4. Penjumlahan (+) lalu Pengurangan (-) Anda bisa mengatur dan mengubah urutan default perhitungan dengan menggunakan tanda kurung. Menggunakan Match atau Vlookup untuk Menemukan Pelanggan Baru Masalah: Saya memiliki laporan penjualan per pelanggan sampai dengan tanggal 17/06/2011. Kemudian saya menerima laporan dari rekan kerja laporan penjualan pada tanggal 18/06/2011. Bagaimana caranya saya tahu mana pelanggan yang baru yang akan saya tambahkan ke daftar pelanggan ? Solusi: Cara I (MATCH) Anda bisa menambahkan satu kolom di F, beri judul misalnya Ada di list? Kemudian gunakan fungsi MATCH untuk mencocokkan kedua daftar Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 37. 37 pelanggan di kolom D dan kolom A. Kalau nama pelanggan yang sama ditemukan akan disebutkan pada baris keberapa dari daftar yang ada ditemukan. Fungsi MATCH memiliki tiga argumen. Argumen pertama nama pelanggan yang akan dicari (lookup), argumen kedua data pelanggan yang telah ada, dan argumen terakhir 0, artinya mencari pelanggan yang namanya sama persis (exact match). Langkah-langkahnya sebagai berikut: 1) Masukkan formula =MATCH(D6,$A$6:$A$18,0) di cell F6. Copy formula ke bawah, hasilnya tampak pada gambar berikut. Jika hasilnya #N/A berati pelanggan tersebut adalah pelanggan baru, tidak ditemukan di daftar pelanggan yang dimiliki sebelumnya. 2) Jika ada lebih dari satu pelanggan baru, Anda bisa menyortir data berdasarkan kolom F, untuk menyatukan semua pelanggan baru untuk kemudian di copy ke daftar pelanggan perusahaan. Cara II (Vlookup) Fungsi Vlookup merupakan fungsi yang populer dan sering digunakan sebagai fungsi untuk mengintip/mencari suatu nilai (lookup value) pada tabel referensi (table array) dan menghasilkan nilai pada tabel referensi pada kolom tertentu di sebelah kanan atau kolom yang sama dan pada baris yang sama dengan lookup value. Syntaxnya ditulis: VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup). Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 38. 38 Pada kasus di atas fungsi ditulis =VLOOKUP(D6,$A$6:$A$18,1,FALSE) seperti tampak pada gambar di bawah ini. Jika Anda ingin menggabungkan Penjualan tanggal 18/06/2011 dengan data penjualan sebelumnya, Anda bisa menggunakan fungsi VLOOKUP atau SUMIF. Lihat gambar di bawah. 1. VLOOKUP • Formula 1 Di cell C6 masukkan =VLOOKUP(A6,$E$6:$F$11,2,FALSE) • Formula 2 (untuk menghilangkan #N/A) Di cell C6 masukkan =IFERROR((VLOOKUP(A6,$E$6:$F$11,2,FALSE)),0) IFERROR khusus untuk Excel 2007 ke atas. Untuk versi sebelumnya bisa menggunakan gabungan fungsi IF dan ISNA. Selanjutnya Anda bisa menjumlahkan kolom Penjualan (Rp) dan kolom new. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 39. 39 2. SUMIF Fungsi ini harus digunakan untuk menggantikan VLOOKUP jika di data Penjualan tanggal 18/06/2011 (tabel referensi) ada pelanggan yang sama disebutkan lebih dari sekali (duplikat). VLOOKUP hanya menemukan data penjualan sekali yaitu penjualan yang ditemukan pertama kali. Syntax: SUMIF(range,criteria,sum_range) Di cell C6 masukkan =SUMIF($E$6:$E$12,A6,$F$6:$F$12). Lihat gambar di bawah ini. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 40. 40 Bagaimana Excel Menghitung dan Menampilkan Tanggal (Date) Masalah: Saya sering berhubungan dengan tanggal (date) di Excel, Apakah saya bisa menghitung tanggal dan menampilkannya sesuai dengan keinginan saya? Solusi: Supaya Anda bisa menghitung dan memanipulasi tanggal ada beberap hal yang perlu diketahui: 1. Anda perlu mengetahui setting tanggal di komputer Windows Anda. Caranya di Windows 7: Dari Windows  Control Panel  Region and Language  Change the Date, Time, and Number Format Kemudian akan muncul window seperti tampak pada gambar. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 41. 41 Sedangkan di Windows XP, caranya masuk ke Control Panel  Regional and Language Options  Pilih Customize, kemudain akan muncul window seperti gambar sebelah kanan. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 42. 42 Dari gambar Anda tahu bahwa format short date (pendek) : dd/MM/yyyy dd: hari (format 2 digit angka) MM: bulan (2 digit angka) yyyy: tahun (4 digit angka) Previewnya juga Anda dapat lihat di bagian bawahnya. Jadi ketika mengetik tanggal Anda harus mengikuti urutan tersebut: Misalnya untuk mengetik tanggal 30 Desember 2011 Anda ketikkan 30/12/2011 bukan 12/30/2011. 2. Untuk mengentry tanggal Anda bisa menggunakan / (slash) atau – (tanda hubung) untuk memisahakan hari, bulan, dan tahun. Untuk tahun bisa diketik 2 digit terakhir saja. Untuk tanggal 30 Desember 2011, bisa diketik 30-12-2011, 30-12-11, 30/12/2011, atau 30/12/11. 3. Excel versi Windows menggunakan 1900 date system, tanggal dimulai dari 1 Januari 1990. Tanggal yang diketik di Excel disimpan sebagai angka yang berlalu sejak tanggal tersebut. Untuk membuktikannya anda bisa ketikkan tanggal di satu cell kemudian anda ubah format cell ke General. Lihat gambar berikut: 4. Karena tanggal sebenarnya tersimpan sebagai angka, Anda bisa menambah/mengurangi tanggal dengan angka positif. Formula di cell D7 =A7+B7, sedangkan formula di cell D8 =A8-B8. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 43. 43 5. Formal tanggal bisa Anda ubah melalui dialog Format Cells (Pilih cell yang akan diformat  tekan Ctrl+1) Anda bisa memilih dari daftar yang disediakan Excel. Kalau tidak ada format yang cocok dengan keinginan Anda, bisa mengedit format melalui pilihan Custom, ketikkan format yang anda inginkan. Lihat gambar di bawah ini. Silakan dicoba. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 44. 44 Bagian III Analisis dan Pengolahan Data Cara Mendesain Tabel Data agar Mudah Sorting dan SubTotals Masalah: Saya ingin menganalisis data menggunakan Excel dengan perintah Sort, Filter, Subtotal, Consolidate, dan PivotTable. Bagaimana saya mendesain tabel data sebelum dianalisis? Solusi: Anda harus mengikuti aturan berikut untuk membuat format daftar (List) di Excel: Aturan 1: Gunakan hanya satu baris di judul tabel Anda. Jika Anda butuh 2 baris pada satu cell gunakan wraptext atau gunakan tombol Alt+Enter untuk berpindah ke baris di bawahnya ketika mengedit isi cell. Aturan 2: Jangan satu cell pun kosong di baris Judul. Mungkin Anda melakukannya ketika membuat kolom bantu perhitungan. Jika Anda melakukannya, Excel akan kehilangan kemampuannya untuk mengenali range secara otomatis saat sortir Data. Aturan 3: Jangan sampai anda mempunyai satu baris atau satu kolom kosong semua tanpa ada data sama sekali. Aturan 4: Jika baris judul tabel tidak di baris pertama, pastikan ada satu baris kosong antara Judul Tabel dan Judul Data seperti baris empat pada gambar di atas. Aturan 5: Buat judul tabel tercetak tebal untuk membantu Excel mengenalinya sebagai judul. Judul Tabel Judul Data Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 45. 45 Di Excel 2007 Anda dapat memformat suatu range sebagai tabel dengan cara menyorot range yang dimaksud lalu menekan Ctrl+T atau Ctrl+L. Cara Menyortir Bulan Pakai Custom List Masalah: Saya mempunyai data terdiri dari kolom Bulan dan Nilai. Kolom Bulan berisi teks Jan sampai dengan Des secara acak. Bagaimana saya menyortirnya agar nama bulan tersebut tersusun urut Jan sampai Des? Bukan urut secara abjad (alfabetis). Solusi: Anda bisa menyortirnya dengan susunan berdasarkan custom list yang telah tersimpan di Excel. Anda bisa melihat Custom List yang telah tersimpan. Anda bisa melihatnya dari tombol Office  Excel Option  Populer  Edit Custom List. Di menu ini Anda juga bisa menambah Custom List sesuai kebutuhan Anda, misalnya Custom List urutan abjad (A,B,C, dst), urutan nama kota, dan lain sebainya. Untuk menyortir berdasarkan Custom List, Langkah-langkahnya: 1) Letakkan cell pointer di kolom Bulan, karena kita akan menyortir berdasarkan kolom Bulan. 2) Dari tab Data  Sort & Filter  klik ikon Sort 3) Pada dialog Sort yang muncul, pilih order by Custom List Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 46. 46 4) Pilih sesuai gambar di atas. Klik OK. Selesai. Hasilnya tampak seperti gambar di bawah. Penjelasan Tambahan: Dengan cara yang hampir sama, Anda bisa juga: • Menyortir berdasarkan urutan hari dalam seminggu (Senin, Selasa, Rabu, dst). • Menyortir berdasarkan urutan Kota yang telah Anda tentukan di Custom List (Surabaya, Malang, Semarang, Bandung, Jakarta, dan lain sebagainya). • Jika data tersimpan sebagai tanggal selain cara di atas anda juga bisa menyortirnya seperti menyortir angka, misalnya dari yang terkini ke yang terlama (newest to oldest). Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 47. 47 Menyortir Semua Cell Berwarna Merah di sebelah Atas Kolom Masalah: Pasa saat meneliti laporan data penjualan, saya telah mewarnai beberapa record data yang menurut saya perlu mendapat perhatian seperti tampak pada gambar. Bagaimana caranya agar record-record berwarna merah tersebut, mengelompok di sebelah atas laporan. Solusi: Di Excel 2007 Anda bisa menyortir dengan warna. Ikuti langkah- langkah berikut. 1) Klik kanan pada salah satu cell berwarna merah. 2) Dari context menu, pilih Sort – Put Selected Cell Color on Top Hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 48. 48 Penjelasan Tambahan: Cara dengan menggunakan klik kanan di atas bisa dilakukan jika jumlah warnanya hanya satu. Jika Anda memiliki beberapa warna, Anda perlu menyortirnya lewat tab Data  Sort untuk membuka window dialog Sort . Untuk menambah level, bisa dengan klik Copy Level. Menemukan Nilai yang Unik pada Suatu Kolom Masalah: Saya tabel dengan kolom Buah berisi daftar buah-buahan, dengan beberapa buah yang disebutkan lebih dari satu kali. Bagaimana caranya satu mempunyai daftar buah dengan nilai yang unik, dengan kata lain satu buah hanya disebutkan sekali. Solusi: Ada beberapa cara untuk mendapatkan daftar yang unik, salah satunya dengan perintah Advanced Filter yang ada di Tab Data. Berikut langka-langkahnya: Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 49. 49 1) Copy judul kolom, Buah, ke kolom C1, area yang terpisah dengan tabel buah. 2) Pilih salah satu cell di tabel buah lalu pilih tab Data  Advanced. Dialog Advance Filter muncul, dengan beberapa pilihan yang membingungkan. Isi seperti gambar di bawah ini. 3) Klik OK, hasilnya akan tampak seperti ini. Advanced Filter dengan Criteria Range Masalah: Selain Autofilter, ada juga Filter dengan mendasarkan pada suatu range sebagai Kriteria. Bagaimana cara melakukannya? Solusi: Sebagai contoh, misalnya kita punya tabel data seperti pada gambar (range $A$1:$D$15) dan kita ingin mengekstrak data dari tabel tersebut yang memenuhi kriteria tertentu. Misalnya kita membuat tabel criteria di range M1:N5 (Lihat gambar) Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 50. 50 Langkah-langkahnya: 1) Pilih salah satu cell di range Tabel Data 2) Pilih Tab Data  Sort & Filter  Advanced. Lalu muncul dialog, List range: akan terisi secara otomatis. Criteria range: arahakan kursor/mouse untuk memilih range tabel data, akan terisi $M$1:$N$5. 3) Jika ingin hasilnya tidak menimpa tabel data, pilih Copy to another location dan tentukan di cell mana mau di-copy. 4) Hasil dari advanced Filter tampak seperti gambar di bawah ini. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 51. 51 5) Untuk menghilangkan Filter, pilih perintah Clear di Tab Data  Sort & Filter  Clear. Penjelasan Tambahan: Criteria Range di atas mempunyai arti cari record di tabel Data yang memenuhi syarat (criteria): • Kuning dan C , atau • Lainnya dan C, atau • Kuning dan A, atau • Lainnya dan A. Jika ada cell yang kosong berarti dianggap bisa diisi apapun nilainya. Anda juga bisa membuat criteria yang berisi angka, misalnya cari Kolom Nilai yang nilainya di atas 1500, maka ditulis >1500. Silakan dicoba. Advance Filter dengan Criteria Range Satu Baris Formula Masalah: Barangkali ada saatnya Saya memiliki criteria range yang berbaris- baris. Misalnya dari contoh sebelumnya. Kriterianya terdiri 2 pasang, yaitu Kuning – Lainnya dan A – C sehingga terbentuk 4 baris kriteria (dihitung dari 2 pangkat 2). Bagaiaman caranya untuk mempersingkat daftar kriteria yang harus dibuat? Solusi: Anda bisa membentuk kriteria range yang isinya formula untuk mengecek masing-masing record yang ada di tabel Data. Langkah- langkahnya sebagai berikut: 1) Hilangkan judul kolom di tabel criteria, dan isikan range M2:N3 seperti gambar. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 52. 52 2) Di cell I2 isikan =NOT(ISNA(MATCH(B2,$M$2:$M$3,0))) • Formula MATCH(B2,$M$2:$M$3,0) maksudnya cari record yang sama persis di kolom B berdasarkan range di ,$M$2:$M$3. Kalau record yang dicari ada akan disebutkan 1 (Kuning) atau 2 (Lainnya). Sedangkan Kalau tidak ada akan dijawab #N/A • Formula ISNA menayakan apakah hasil dari formula yang ada di dalamnya #N/A. Jika ya akan dijawab TRUE dan sebaliknya. • Formula NOT untuk membalik dari FALSE ke TRUE dan sebaliknya. Secara keseluruhan maksud dari formula di atas, jika record yang ada di kolom B sesuai criteria yang ditentukan (TRUE) maka akan difilter dan ditampilkan ke layar. Dengan penjelasan yang hampir sama, di cell J2 isikan =NOT(ISNA(MATCH(C2,$N$2:$N$3,0))) 3) Pilih salah satu cell di tabel Data lalu pilih Tab Data  Sort & Filter  Advanced. Di jendela dialog yang muncul isikan seperti gambar, Criteria range: $I$1:$J$2. 4) Hasilnya tampak sama dengan cara sebelumnya. Lihat gambar. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 53. 53 Menambahkan Subtotal pada Tabel Data Masalah: Saya memiliki laporan berbaris-baris tentang faktur penjualan per pelanggan, seperti tampak pada gambar. Saya akan menambahkan subtotal pada setiap kelompok pelanggan. Solusi: Anda bisa menggunakan fitur Subtotal untuk menyelesaikannya dalam sekejap. 1) Pertama, Sort data berdasarkan pelanggan 2) Pilih satu cell di dalam tabel. Lalu pilih Data – Subtotal. Dialog Subtotal yang muncul secara otomatis menganggap Anda ingin membuat Subtotal pada field di kolom paling kiri dan menjumlah field paling kanan. 3) Karena pilhan default sudah benar, klik OK. Hasilnya tampak pada gambar. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 54. 54 Penjelasan Tambahan: • Kolom pelanggan harus disortir, jika tidak maka hasilnya tidak sesuai keinginan Anda. Formula SUBTOTAL jika Anda amati akan menjumlah range di sebelah atasnya dan dalam penjumlahannya mengabaikan cell lain yang berisi SUBTOTAL. Silakan mencoba. • Untuk mengatur tampilan Anda bisa menggunakan tanda + dan – dan meng-klik angka 1,2,3 di sebelah kiri tabel Anda. • Untuk meng-copy hanya baris-baris Subtotal, Anda bisa menggunakan menyorot semua area tabel mulai dari Judul sampai Grand Total bawah. Lalu pilih Go To Special dengan – Visible Cells Only (shortcut: Alt+;), selanjutnya pilih Copy dan Paste di area yang Anda inginkan. Cara Melakukan 40 What-If Analyses dengan Cepat Masalah: Saya ingin membeli mobil, dan ingin membandingkan delapan harga beli dan empat tingkat bunga untuk menghitung angsuran bulanan? Solusi: Anda bisa menyelesaikannya dengan menggunakan “data table” (tabel data). Seperti pada gambar, Anda mengatur worksheet sebagai berikut: 1) Masukkan suatu harga di cell B2 2) Masukkan Periode angsuran di cell B3 3) Masukkan tingkat bunga di cell B4 Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 55. 55 4) Di cell B5, yang akan menjadi pojok ajaib pada tabel data, Anda masukkan formula =PMT(B4/12,B3,-B2). 5) Di range B6:B9 masukkan 4 periode angsuran yang ingin Anda bandingkan. Range ini juga berlaku sebagai row headings (judul baris). Di range C5:L5, masukkan harga-harga yang ingin Anda negosiasikan. Lihat gambar. 6) Pilih range B5:L9. Cell di pojok kiri atas (B5) memuat formula untuk menghitung angsuran bulanan. Formulanya =PMT(B4/12,B3,-B2) dengan syntax =PMT(rate,nper,PV) 7) Pilih Data – What-If Analysis – Data Table. Excel akan bertanya cell manakah sebagai row input cell. Excel akan mengambil setiap nilai di baris atas tabel dan men-substitusikannya ke row input cell. Karena baris atas tabel berisi harga, pilih cell B2 sebagai row input cell seperti di gambar. 8) Selanjutnya Excel bertanya cell manakah sebagai Column input cell. Karena kolom tabel di range B6:B9 berisi periode (term), isikan cell B3 sebagai Column input cell. Lalu klik OK. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 56. 56 Excel akan memasukkan sebuah array formula, berdasarkan formula asal yang ada di pojok kiri atas dari tabel Anda. Hasil dalam tabel akan menunjukkan angsuran bulanan untuk 40 kombinasi antara Periode (bln) angsuran dan tingkat harga, seperti tampak pada gambar. Menghilangkan Baris-baris Kosong dari Suatu Range Masalah: Saya pernah mem-paste data dari Ms Word. Seperti tampak pada gambar, terdapat sejumlah baris kosong pada daftar tersebut. Saya ingin menghilangkan baris-baris kosong tersebut. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 57. 57 Solusi: Jika urutan data tidak penting, Anda bisa me-sort seluruh range data. Excel akan memindahkan baris-baris kosong di sebelah bawah range yang disort. Langkah-langkahnya: 1) Arahkan cell pointer di A1. Sambil menekan tombol Shift, tekan tombol End dan Home. Excel akan menyorot seluruh range data. 2) Pilih Data – Sort. Pada kotak dialog, isikan bahwa data Anda tidak punya judul baris dengan menghilangkan centang di kotak My Data Has Headers. Klik OK. Hasilnya baris-baris kosong tampak hilang dari daftar. Lihat gambar. Jika urutan dari data penting dan Anda ingin tetap mempertahankannya, Anda bisa menambahkan satu kolom bantuan dan mengisinya dengan nomor urut sebelum me-sort data. Ikuti langkah-langkah berikut: Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 58. 58 Cara I 1) Tambahkan satu baris kosong di atas. Arahkan cell pointer ke cell A1 dan pilih Home – Insert – Insert Sheet Rows. Karena Anda hanya pilih satu cell, maka akan ditambahkan satu baris kosong. 2) Di cell A1, beri judul misalnya Simbol. Di cell B1 beri judul Urutan. Lalu beri format cetak tebal pada judul (atau format sebagai cell style Heading) 3) Di cell B2 masukkan nomor 1. Lalu sambil menekan tombol Ctrl, lakukan drag fill handle ke bawah sampai baris terakhir yang berisi data. Dengan cara ini Anda membuat nomor urut data di kolom B. 4) Lalu Sort data berdasarkan kolom A, dengan memilih satu cell di kolom A dan menekan ikon AZ di tab Data. 5) Tekan tombol End lalu Panah Bawah untuk menuju cell paling bawah di kolom A yang berisi data. Delete baris-baris di bawah cell ini (termasuk nomor urut di kolom B yang data di sebelah kirinya kosong), dengan meyorot nomor baris, klik kanan, lalu pilih Delete. 6) Arahkan cell pointer ke salah satu nilai yang ada di kolom B. Klik ikon AZ di tab Data untuk mengembalikan urutan Data ke semula, tanpa baris- baris kosong. Cara II (Lebih cepat) 1) Pilih dan sorot range data 2) Pilih Home – Find & Select – Go To Special dan dialog yang muncul, pilih Blanks lalu klik OK. 3) Pilih Home – Delete – Delete Sheets Rows. Excel akan menghapus semua baris yang kosong berdasarkan cell yang telah terseleksi. Kalau Anda perlu cara lain masih ada satu cara yang juga mudah yaitu dengan Data – Filter, pilih record yang blanks lalu delete sheet rows. Silakan dicoba. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 59. 59 Menyembunyikan Angka Nol dan Trik Custom Number Formating Lainnya Masalah: Saya tidak ingin angka nol tampak di dokumen Excel saya. Solusi: kode Excel untuk format angka custom punya banyak sekali pilihan yang belum banyak diketahui orang. Anda dapat menentukan lebih dari satu format dalam satu kode angka custom. Masing-masing format dipisahkan oleh titik koma (;). Baca keteranga lebih lanjut di bawah ini. Untuk memformat angka Anda bisa memilih suatu range dan menekan Ctrl+1. Pada Format Dialog yang muncul, pilih tab Number dan pilih Custom dari Category List. Selanjutnya, anda ketik kode angka custom di kotak Type. Anda mungkin bisa menggunakan beberapa format angka custom berikut ini: #,##0 Untuk menampilkan angka dengan pemisah ribuan $#,###0.00 Untuk menampilkan angka dengan 2 angka tempat decimal dan dengan simbol mata uang dollar #,##0,K Untuk menampilkan angka dalam ribuan mm/dd/yyyy Untuk menampilkan tanggal seperti 02/17/2011 [h]:mm Untuk menampilkan kelebihan jam setelah 24 jam [blue]0 Untuk menampilkan angka berwarna biru Format angka di atas hanya terdiri dari satu format yang digunakan. Jika Anda memasukkan dua format yang dipisahkan dengan titik koma, format yang pertama untuk angka positif dan nol, dan format yang kedua digunakan untuk angka negatif. Misalnya, [blue]0;[red]-0 akan menampilkan angka negative berwarna merah, dan selainnya (positif dan nol) akan berwarna biru. Jika anda memasukkan tiga format dipisahkan titik koma, format pertama untuk angka positif, kedua untuk angka negative, dan yang ketiga untuk nol. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 60. 60 Misalnya [blue]0;[red]-0;[green]0 akan menampilkan cell yang 0 berwarna hijau. Jika anda mengetik dua titik koma tetapi mengosongi kode/format yang ketiga. Misalnya 0;-0; akan menampilkan angka positif dan negatif . Ingat titik koma yang kedua mempunyai arti yang akan berbeda hasilnya jika Anda mengetikkan 0;0. Gambar menunjukkan format angka custom untuk menyembunyikan angka nol. Jika Anda ingin menentukkan format angka yang keempat, berlaku untuk format teks. Untuk menyembunyikan semua isi cell, Anda bisa menggunakan ;;; sebagai format angka custom. Penjelasan Tambahan: Format angka custom telah ditulis lama sebelum Microsoft mulai menggunakan conditional formatting. Anda bisa mengubah format berdasarkan kriteria tertentu. Misalnya, seperti tampak pada gambar, kode berikut akan menampilkan angka di atas 10000 dalam ribuan dan angka selain itu akan ditampilkan normal: [<10000]#,##0;[>=10000]#,##0,K, Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 61. 61 Pada banyak kasus ketika anda menggunakan concetenation (atau operator &) untuk menggabung teks dan angka, alih-alih anda juga bisa menggunakan format angka custom. Pada gambar cell B8 berisi fungsi SUM, tetapi hasilnya ditampilkan sebagai pesan pembayaran. Pesan yang tampil otomatis berubah bergantung pada apakah saldonya positif, negatif, atau 0 (nihil). Anda bisa mengatur pesan yang ditampilkan menggunakan tiga zone pada format angka custom. Ketiganya sebagai berikut: 1. Jika positif, kodenya: "Harap dibayar "Rp#,##0.00 2. Jika negatif: "Saldo Kredit sejumlah "Rp#,##0.00". Jangan dibayar." 3. Jika 0 (nihil): "NIHIL" Jadi di Kotak Kode, masukkan: "Harap dibayar "Rp#,##0.00;"Saldo Kredit sejumlah "Rp#,##0.00". Jangan dibayar.";"NIHIL" Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 62. 62 Penjelasan Tambahan: Ada perbedaan penting dalam pengkodean antara 0 dan # ketika digunakan setelah titik desimal. Tanda # menyuruh Excel untuk menampilkan digit jika cukup presisi dalam suatu nilai angka. Sedangkan tanda 0 menyuruh Excel untuk menampilkan semua digit. Pada gambar tampak format 0.000 di cell D3 memaksa Excel untuk menampilkan tiga tempat angka desimal meskipun dengan dua angka nol di belakang. Format 0.0## menampilkan paling gak ada satu tempat angka desimal, tempat desimal kedua dan ketiga ditampilkan kalau perlu saja. Penjelasan Tambahan: • Untuk mengisi tempat kosong di depan angka, mulai kode format angka dengan dua asterisk (**). Mirip dengan fitur sekuriti pada printer cek tua, asterisk akan tampak di depan angka seperti pada gambar. • Untuk membuat nomor kolom seperti (1), (2), (3), dan seterusnya Anda bisa membuat format angka custom (0) sehingga anda cukup mengetik 1,2,3, dan seterusnya. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 63. 63 • Untuk membuat kode NPWP misalnya 01.234.567.8-517.000, anda cukup mengetik 12345678 dengan membuat format angka custom 00”.”000”.”000”.”0”-517.000” (dengan tanda petik dua membatasi titik, koma, dan angka tambahan). Silakan dicoba. • Tips terakhir, jika Anda ingin tampilan hasil format angka custom menjadi isi sesungguhnya dari cell di Excel, Anda bisa meng-copy range yang dimaksud ke notepad dan/atau Microsoft Word lalu paste kembali ke Excel. Menggunakan Consolidation untuk Menggabung Dua Daftar Masalah: Joko dan Tina masing-masing mengkompilasi angka-angka penjualan dari faktur penjualan, seperti tampak pada gambar. Saya perlu untuk menggabung daftar penjualan yang dibuat Joko dan Tina menjadi satu daftar. Beberapa nama pelanggan ada di dua daftar tersebut. Solusi: Excel telah membuat alat yang cukup hebat untuk melakukan konsolidasi data. Berikut langkah-langkahnya: 1) Arahkan cell pointer ke area kosong pada worksheet Anda, misalnya pada cell G2. Pilih cell G2 lalu pilih Data – Consolidate. Perhatikan pada dialog Consolidate yang muncul, dua kotak di bawah Use Labels In dicentang. Maksudnya Excel bergantung pada judul yang Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 64. 64 sama dan menggunakan field pelanggan di sebelah kiri pada masing- masing range. 2) Letakkan cell pointer di field Reference lalu arahkan kursor ke range A1:B17. Setelah itu klik Add dan arahkan kursor ke range/daftar yang kedua yaitu D1:E15. Catatan: Mungkin Anda hanya perlu satu Reference ketika ingin menggabung record nama pelanggan pada satu daftar untuk menghasilkan daftar pelanggan yang unik (tidak ada duplikat nama) . Oleh karena Anda punya dua daftar (list), pada kasus ini anda pilih dua reference. 3) Klik OK. Dalam sekejap Excel telah membuat daftar baru untuk Anda di cell G2 ke bawah. Daftar itu memuat masing-masing satu nama pelanggan dengan total penjualannya. Daftar yang terbentuk terlihat acak, Anda bisa menyortirnya dengan memberi judul di G1 lalu menyortirnya urut abjad (A-Z). Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 65. 65 Menggunakan Pivot Table untuk Merekapitulasi Data yang Rinci Masalah: Saya memiliki data penjualan sebanyak 150 baris, seperti tampak pada gambar. Saya ingin membuat laporan rekapitulasi yang menunjukkan penjualan tiap kota dan produk. Solusi: Untuk menyelesaikan masalah ini, Anda bisa menggunakan pivot table. Sebagai fitur Excel yang sangat ampuh, pivot table sangat cocok untuk analisis data seperti ini. Membuat laporan rekapitulasi tiap kota dan pelanggan memerlukan empat mouse klik dan satu drag: 1) Pastikan data anda dalam format daftar seperti pernah dijelaskan sebelumnya. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 66. 66 2) Pilih satu cell di dalam database. Pilih Insert – Pivot Table. 3) Excel otomatis akan menebak range data, dan biasanya sudah benar, seperti tampak pada gambar. Klik OK, lalu anda akan melihat ikon pivot table kosong, dua tab PivotTable Tools yang baru di ribbon, dan satu dialog PivotTable Field List seperti tampak pada gambar. 4) Klik check box Produk pada dialog Field List di sebelah atas. Excel otomatis akan memindahkannya ke area Row Labels. Pivot table menunjukkan daftar produk unik di kolom A. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 67. 67 5) Klik check box Penjualan, Excel otomatis akan memindahkannya ke area Values karena isinya data angka. 6) Jika anda meng-klik check box Kota, Excel akan menambahkannya ke area row pada pivot table. Karena anda ingin Kota ingin mendatardi atas tabel pivot tabel, drag/tarik field Kota dari list ke area Column Labels. Hasilnya Excel akan merekapitulasi data anda berdasarkan Produk dan Kota seperti tampak pada gambar. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 68. 68 Penjelasan Tambahan: 1. Anda bisa memindahkan field yang anda inginkan dengan cara drag and drop (tarik dan letakkan) dari dan ke area yang anda inginkan. Secara otomatis layout tabel akan berubah dan anda bisa melihat hasilnya. Untuk membatalkan anda bisa menarik field ke luar area Field List. 2. Misalnya anda menarik field Kota dari Column Labels ke Row Labels maka hasilnya akan berubah menjadi seperti gambar berikut: 3. Anda bisa mengubah design Pivot Table melalui tab Design yang muncul ketika Anda menaruh cell pointer di dalam area tabel. Hal-hal yang bisa dipilih antara lain: • Report Layout ada tiga form, yaitu: Compact, Outline, dan Tabular. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 69. 69 • Subtotals bisa diletakkan di atas (Top), di bawah (Bottom), atau dihilangkan. • Subtotals di atas (Top) hanya bisa digunakan pada form Compact dan Outline dan form Tabular selalu menampilkan subtotals di bawah field. 4. Untuk memindah dan/ mengubah suatu bagian dari tabel Pivot, misalnya menyisipkan baris, anda bisa meng-copy tabel lalu pilih Paste Values. 5. Jika anda telah mengubah data yang dirujuk oleh tabel Pivot, anda bisa meng-update tabel dengan cara letakkan cell pointer di dalam tabel pivot, lalu klik ikon Refresh di tab Option. 6. Anda bisa mengubah urutan Kota pada contoh di atas secara manual dengan trik berikut: Dengan merujuk pada gamber lakukan langkah berikut: - Pilih cell F4 yang berisi Kota Yogyakarta - Lalu ubah dengan mengetik Surabaya Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 70. 70 - Secara otomatis posisi cell E4 berubah menjadi Yogyakarta. 7. Anda bisa menggunakan Pivot Table untuk menghasilkan daftar yang unik (tidak ada duplikat nama) dengan cepat. 8. Anda bisa mengubah value field setting selain SUM (jumlah) dan format angka (Number Format), caranya klik dropdown di Sum of Penjualan lalu pilih Value Field Setting. Membatasi Laporan Hanya untuk Satu Kota Masalah: Saya ingin mengirim laporan penjualan produk per pelanggan untuk manager masing-masing Kota. Saya ingin masing-masing manager hanya melihat penjualan di kota yang ditanganinya. Solusi: Anda bisa menggunakan area Report Filter di pivot table untuk membuat laporan seperti itu. Anda drag field Kota ke area Report Filter. Kelihatan perlu ada perubahan seperti anda lihat pada gambar. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 71. 71 Tapi, ketika anda gunakan dropdown di sebelah Kota untuk memilih misalnya Semarang, laporan akan meng-update dirinya hanya untuk menampilkan data dari kota Semarang. Anda bisa mencetak dan mengirimnya ke Manager yang menangani kota Semarang. Untuk laporan kota Lainnya bisa dilakukan dengan cara mengganti dropdown Kota dari Semarang ke lainnya. Membuat Laporan untuk Setiap Pelanggan Masalah: Saya perlu mencetak laporan untuk setiap pelanggan saya. Menggunakan Report Filter field sangat melelahkan. Saya perlu menghabiskan sepanjang pagi untuk memilih nama setiap pelanggan, klik Print, memilih pelanggan lainnya, klik Print, begitu seterusnya. Solusi: Fitur pada pivot table yang bisa Anda gunakan untuk mengatasi masalah ini adalah perintah Show Report Filter Pages. Anda bisa menggunakannya untuk membuat laporan untuk setiap pelanggan. Ikuti langkah-langkah berikut: Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 72. 72 1) Buat layout laporan dan informasi apa saja yang ingin anda kirimkan ke masing-masing pelanggan. 2) Tambahkan field Pelanggan sebagai satu dari field Report Field. 3) Pilih PivotTable Tools Option – Options – Show Report Filter Pages, seperti pada gambar. 4) Kotak dialog akan muncul, menanyakan apakah anda ingin menampilkan Report Filter Pages dan memberi daftar field di Report Filter. Meskipun agak aneh karena anda hanya punya satu field dan Excel menanyakannya, pilih Pelanggan dan klik OK. Hasilnya Excel akan menambahkan worksheet baru untuk masing-masing pelanggan, seperti tampak pada gambar. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 73. 73 Bagian IV REFERENSI FUNGSI EXCEL URUT ABJAD Berikut saya sertakan referensi fungsi-fungsi Excel yang meliputi sebagian besar fungsi-fungsi yang menurut penulis sering digunakan dalam analisis data di bidang bisnis. Tidak semua semua fungsi ada di daftar ini. Untuk referensi yang lengkap anda bisa melihatnya di Function Library atau Excel Help yang built-in dengan aplikasi Excel. Di daftar ini, juga disertai tip-tip dari pakar Excel untuk beberapa fungsi yang bisa anda sesuaikan dengan kebutuhan anda. Pelajari dan cobalah fungsi-fungsi ini untuk mengasah pemahaman dan ketrampilan dalam menggunakannya. Anda bisa melihat contoh-contoh penggunaan fungsi untuk membantu pemahaman di Excel Help. Anda bisa meng-copynya ke worksheet dan cobalah menganalisis argumen-argumen yang digunakan di dalam fungsi tersebut. Selain itu, anda juga bisa mencari referensi lainya melalui mesin pencari di internet (seperti google) dengan mengetikkan kata pencarian yang tepat. Sumber referensi ada yang berbahasa Indonesia, tetapi lebih banyak yang berbahasa inggris. ABS (number) [Category: Math) Menghasilkan nilai absolut dari suatu angka ADDRESS(row_num,column_num,abs_num,a1,sheet_text) [Category: Lookup & Reference] Mengambil alamat cell sebagai teks, setelah diketahui posisi baris dan kolom . Tips: Digunakan ketika anda perlu mengetahui alamat cell untuk digunakan bersama fungsi INDIRECT. Di Excel 2007 gunakan =ADDRESS(2^20,2^14) untuk menghasilkan $XFD$1048576. AND(logical1,logical2,...)[Category:Logical] Menghasilkan TRUE jika semua argumen BENAR, menghasilkan FALSE jika satu atau lebih argumen SALAH. Tips: Gunakan fungsi AND sebagai argumen pertama pada fungsi IF. Misalnya, Untuk membayar Rp1000 bonus jika cell F2 lebih besar dari 20000 dan cell H2 lebih besar dari 45%, formulanya =IF(AND(F2>20000,H2>0.45),1000,0). AVERAGE(number1,number2, ...) [Category: Statistical] Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 74. 74 Menghasilkan rata-rata aritmatik dari seluruh argumen. Tips: Salah satu dari lima fungsi paling populer, setelah SUM. AVERAGEA(value1,value2,...) [Category: Statistical] Menghitung rata-rata aritmatik dari seluruh argumen. Selain angka juga mengikutkan teks dan nilai logical seperti TRUE dan FALSE dalam perhitungan. AVERAGEIF(range,criteria,average_range) [Category: Statistical] Menghasilkan rata-rata aritmatik dari semua cell yang ada pada suatu range yang memenuhi kriteria tertentu. Fungsi baru di Excel 2007. AVERAGEIFS(average_range,criteria_range1,criteria1,[criteria_ range2,criteria2,…]) [Category: Statistical] Menghasilkan rata-rata aritmatik dari semua cell yang ada pada suatu range yang memenuhi kriteria majemuk tertentu. Fungsi baru di Excel 2007. CEILING(number,significance) [Category: Math] Menghasilkan angka yang dibulatkan ke atas, menjauh dari nol, ke angka terdekat sejauh tingkat signifikasi. Sebagai contoh, untuk menghindari pecahan ratusan rupiah, anda bisa menulis formula =CEILING(11900,1000) untuk menghasilkan harga 12000. CELL(info_type,reference) [Category: Information] Menghasilkan informasi tentang formatting, lokasi, atau isi dari cell di kiri atas reference. CHAR(number) [Category: Text] Menghasilkan karakter yang ditentukan oleh suatu angka. Tips: Misalnya karakter ke-65 adalah huruf kapital A, dan karakter 90 adalah huruf kapital Z. Untuk mengetik huruf-huruf alpabet, sorot cell A1:A26, lalu ketikkan =CHAR(ROW(A65)) dan tekan Ctrl+Enter. CHOOSE(index_num,value1,value2,...) [Category: Lookup & Reference] Gunakan index_num untuk menghasilkan suatu nilai dari daftar nilai argumen. CLEAN(text) [Category: Text] Menghilangkan semua nonprintable characters dari teks. Gunakan CLEAN pada teks yang diimpor dari aplikasi lain yang mengandung karakter yang mungkin tidak bisa dicetak oleh sistem operasi anda. Sebagai contoh, anda bisa menggunakan CLEAN untuk menghilangkan beberapa low-level computer code yang sering muncul di awal dan akhir dari file data dan tidak bisa dicetak. Tips: Clean sebuah fungsi canggih yang sudah usang. Fungsi ini bisa menghilangkan karakter dengan kode 31, 129, 141, 143, 144, dan 157. Tetapi tidak bisa menghilangkan beberapa karakter lain Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 75. 75 yang populer yang berkaitan dengan HTML dan webpages. Secara pribadi, saya mengharapkan fungsi CLEAN dan TRIM bisa bekerja dengan karakter 160 – non-breaking space yang muncul ketika seseorang menulis kode &nbsp di webpage. CODE(text) [Category: Text] Menghasilkan kode numerik untuk karakter pertama pada sebuah string teks. Kode yang dimunculkan berhubungan dengan set karakter yang digunakan komputer. Tips: Gunakan fungsi ini untuk mempelajari kode karakter pada huruf. Misalanya, =CODE(“A”) akan memberitahu anda kode huruf besar A adalah 65. Fungsi ini juga cocok untuk menemukan kode karakter yang bermasalah. Pada gambar di bawah ini, seseorang menggunakan Alt+Enter untuk memasukkan tiga baris sebagai alamat di cell A1. Sedangkan formula di D11 mengidentifikasi bahwa Alt+Enter sebenarnya meng-insert-kan sebuah karakter dengan kode 10. Formula di E1 menggunakan SUBSTITUTE dan CHAR untuk mengganti line feeds (pemisah baris) dengan titik koma. Setelah menggunakan paste values di E, anda bisa menggunakan Text to Columns untuk memisahkan (menguraikan) seluruh alamat di kolom A, yang dientry seperti cell A1. COLUMN(reference) [Category: Lookup & Reference] Menghasilkan nomor kolom dari referensi yang diberikan. Tips: COLUMN(B1) merupakan cara yang tepat untuk menulis angka 2. Fungsi Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 76. 76 ini cocok untuk digunakan jika anda anda membuat beberapa fungsi VLOOKUP yang mirip yang mengambil nilai dari kolom kedua, ketiga, ...., kedua belas dari lookup table. Daripada mengetik 2 sebagai argumen ketiga dalam fungsi VLOOKUP, gunakan COLUMN(B1). Setelah anda copy kekanan, referensi cell akan otomatis meng-update menghasilkan COLUMN(C1) = 3, COLUMN(D1) = 4, dan seterusnya. COLUMNS(array) [Category: Lookup & Reference] Menghasilkan jumlah kolom pada suatu array atau referensi. COMBIN(number,number_chosen) [Category: Math] Menghasilkan jumlah kombinasi dari suatu jumlah item tertentu. CONCATENATE(text1,text2,...) [Category: Text] Menggabung beberapa teks string menjadi satu teks string. Tips: Anda juga bisa menggunakan ampersand (&) untuk menggabung teks menjadi satu. Formula =A2&B2&C2 ekuivalen dengan =CONCATENATE(A2,B2,C2). CONVERT(number,from_unit,to_unit) [Category: Engineering] Mengkonversi angka dari satuan pengukuran yang satu ke yang lain. Misalnya, CONVERT mengubah jarak pada suatu tabel dari satuan mil ke kilometer. Tips: Lihat di Excel Help untuk fungsi ini untuk mengetahui singkatan dari berbagai satuan pengukuran.Tabel berikut berisi beberapa singkatan satuan pengukuran yang umum dikenal. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 77. 77 COUNT(value1,value2, ...) [Category: Statistical] Menghitung jumlah cell yang berisi angka atau jumlah angka pada daftar argumen. Tips: COUNT hanya menghitung cell (range) yang berisi angka. Jika anda ingin menghitung termasuk cell yang berisi teks atau TRUE / FALSE, gunakan COUNTA. Jika ingin jumlah baris termasuk yang kosong, gunakan ROWS. COUNTA(value1,value2, ...) [Category: Statistical] Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 78. 78 Menghitung jumlah cell yang tidak kosong dan nilai-nilai yang ada pada daftar argumen. COUNTBLANK(range) [Category: Information] Menghitung jumlah cell yang kosong. Tips: Gunakan =COUNTA(Rang e)+COUNTBLANK(Range) untuk menghitung semua cell yang ada pada suatu range. Anda juga dapat menggunakan =ROWS(Range)*COLUMNS(Range) dengan hasil yang sama. COUNTIF(range,criteria) [Category: Math] Menghitung jumlah cell pada suatu range yang memenuhi kriteria tertentu. Tips: Bersama dengan =SUMIF, ditambahkan ke fungsi Excel agar orang-orang tidak perlu menggunakan array formula. Kelamahannya adalah COUNTIF dan SUMIF hanya bisa menangani satu kriteria. Meskipun banyak orang tidak menyadari kriteria di COUNTIF bisa dynamic (bisa memakai fungsi lain yang nilainya berubah-ubah mengikuti fungsi tersebut) seperti pada gambar di bawah. COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2,…]) [Category: Math] Menerapkan kriteria pada multiple ranges dan menghitung jumlah semua cell yang memenuhi semua kriteria. Ukurang range1 = range2. Fungsi baru di Excel 2007. Jumlah kriteria dan range bisa sampai 127 pasang. DATE(year,month,day) [Category: Date & Time] Menghasilkan nomor seri yang mewakili tanggal tertentu. Tips: Misalnya anda mempunyai tanggal yang dimasukkan di cell D2. Untuk mengetahui awal bulan yang ada tanggal tersebut, gunakan =DATE(YE AR(D2),MONTH(D2),1). Untuk mengetahui tanggal di akhir bulan itu, gunakan =DATE(YEAR(D2), MONTH(D2)+1,0). Hebatnya fungsi DATE tidak mengalami masalah dengan Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 79. 79 bulan yang lebih dari 12. Jika anda bertanya hari ke-45 dari bulan yang ke- 17 dari tahun 2009 dengan fungsi =DATE(2009,17,45), Excel akan menjawab 14 Juni 2010. DATEDIF(start_date,end_date,unit) [Category: Date & Time] Menghitung jumlah hari, bulan, dan tahun antara dua tanggal. Fungsi ini disediakan untuk kompatibiltas dengan Lotus 1-2-3. Tips: Fungsi DATEDIF hanya di dokumentasikan di Excel 2000. Triknya adalah dengan memasukkan kode unit dengan benar. Kolom C di bawah ini menunjukkan unit yang valid untuk DATEDIF. Dengan menggunakan kode-kode ini, anda bisa menyebutkan usia dalam tahun, bulan, hari, atau tahun, hari, atau bahkan dalam tahun dalam angka desimal. DATEVALUE(date_text) [Category: Date & Time] Menghasilkan nomor seri dari tanggal yang dimunculkan dalam format date_text. Gunakan DATEVALUE untuk mengubah tanggal teks menjadi nomor seri. Tips: Gunakan DATEVALUE untuk mengoreksi spreadsheet dimana semua tanggal dimasukkan sebagai teks. Jika anda tidak memformat cell yang berisi fungsi DATEVALUE, anda akan melihat nomor seri yang mewakili tanggal tertentu. Pada gambar di bawah ini anda bisa memformat kolom B dengan format tanggal untuk menampilkannya sebagai tanggal. Pada komputer Windows, 40363 adalah nomor seri untuk Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 80. 80 tanggal 4 Juli 2010. DAVERAGE(database,fi eld,criteria) [Category: Database] Merata-rata nilai-nilai pada suatu kolom pada sebuah list atau database yang memenuhi persyaratan yang anda tentukan. Tips: Lihat DSUM. DAY(serial_number) [Category: Date & Time] Menghasilkan hari dari suatu tanggal, direpresentasikan dengan nomor seri. Hari diberikan nomor urut dari 1 sampai dengan 31. DAYS360(start_date,end_date,method) [Category: Date & Time] Menghasilkan jumlah hari antara dua tanggal berdasarkan 360 hari per tahun (12 bulan @ 30 hari), yang digunakan pada beberapa perhitungan akuntansi. DB(cost,salvage,life,period,month) [Category: Financial] Menghasilkan beban penyusutan (depresiasi) dari suatu aset pada periode tertentu menggunakan metode saldo menurun tetap (fixed declining Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 81. 81 balance). DCOUNT(database,field,criteria) [Category: Database] Menghitung cell-cell yang berisi angka pada suatu kolom di list atau database yang memenuhi kriteria yang anda tentukan. Tips: Lihat DSUM. DCOUNTA(database,field,criteria) [Category: Database] Menghitung cell-cell yang tidak kosong pada suatu kolom di list atau database yang memenuhi kriteria yang anda tentukan. Tips: Lihat DSUM. DDB(cost,salvage,life,period,factor) [Category: Financial] Menghasilkan beban penyusutan (depresiasi) dari suatu asset pada periode tertentu menggunakan metode saldo menurun ganda (double declining balance) atau beberapa metode lain yang anda tentukan. DGET(database,field,criteria) [Category: Database] Mengambil nilai tunggal dari suatu kolom pada list atau database yang memenuhi syarat yang anda tentukan. Tips: Harap baca dan pahami fungsi DSUM dahulu. Fungsi ini merupakan salah satu fungsi unik di antara fungsi-fungsi database. Fungsi ini akan menghasilkan nilai tunggal pada himpitan banyak criteria. Pada gambar yang ada pada fungsi DSUM, formula di cell J18 adalah =DGET($A$3:$D$15,"Revenue",F18:H19) dan akan menemukan satu cell yang memenuhi semua diantara tiga criteria. DMAX(database,field,criteria) [Category: Database] Menghasilkan angka terbesar dari suatu kolom pada list atau database yang memenuhi persyaratan yang anda tentukan. Tips: Lihat DSUM. DMIN(database,field,criteria) [Category: Database] Menghasilkan angka terkecil dari suatu kolom pada list atau database yang memenuhi persyaratan yang anda tentukan. Tips: Lihat DSUM. DOLLAR(number,decimals) [Category: Text] Mengubah suatu angka ke teks menggunakan format mata uang (currency), dengan angka desimal dibulatkan pada tempat yang anda tentukan. Format yang digunakan adalah $#,##0.00_);($#,##0.00) untuk dollar atau Rp#,##0.00_);[Red](Rp#,##0.00) untuk rupiah. DPRODUCT(database,field,criteria) [Category: Database] Mengalikan nilai-nilai dari suatu kolom pada list atau database yang memenuhi persyaratan yang anda tentukan. Tips: Lihat DSUM. DSUM(database,fi eld,criteria) [Category: Database] Menambahkan angka-angka dari suatu kolom pada list atau database yang memenuhi kriteria yang anda tentukan. Tips: Sebelum ada pivot table, sebagian besar analis sering menggunakan fungsi DSUM dan fungsi database yang mirip lainnya seperti DAVERAGE, DCOUNT, dll. Jika anda punya ruang kosong di worksheet untuk memasukkan range kriteria, Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 82. 82 fungsi ini tentu dapat melakukan SUMIFS sebelum disediakan fungsi SUMIFS di Excel. Juga dapat menggantikan fungsi AVERAGEIF, STDDEVIF, VARIANCEIF, COUNTAIF, dsb. Gambar di bawah ini menampilkan hasil dari fungsi DSUM untuk beberapa bentuk range kriteria. Di J4, DSUM menambahkan semua record dengan kriteria Region = East. Di J7, range kriteria untuk menemukan region East dan Central dari penjualan produk A. Di J11, formula untuk menambahkan penjualan Joe untuk produk A di East dan West. Perhatikan range kriteria di F14:F14, judul di F14 dibiarkan kosong dan cell F15 berisi formula yang menunjuk ke baris pertama data di database. Pada gambar, formulanya adalah =D4<32 yang menyebabkan Excel untuk mengambil semua record di kolom D yang nilainya kurang dari 32. Anda bisa membuat formula yang lebih kompleks di sini seperti =NOT(ISNA(VLOOKUP())) untuk menemukan record yang cocok dengan sebuah daftar. EDATE(start_date,months) [Category: Date & Time]* Menghasilkan nomor seri yang merepresentasikan tanggal yang diindikasikan sejumlah bulan sebelum atau setelah tanggal yang ditentukan (start_date). Gunakan EDATE untuk menghitung tanggal jatuh tempo yang jatuh di hari (tanggal) yang sama pada suatu bulan seperti tanggal transaksi. EOMONTH(start_date,months) [Category: Date & Time]* Menghasilkan nomor seri hari terakhir dari suatu bulan yang diketahui dari sejumlah bulan sebelum atau sesudah start_date. Gunakan EOMONTH untuk menghitung tanggal jatuh tempo yang jatuh pada hari terakhir pada Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 83. 83 suatu bulan. Tips: =EOMONTH(TODAY(),1) akan menghasilkan hari terakhir di bulan ini. Fungsi ini menghasilkan hasil yang benar tetapi dengan format yang salah, oleh karena itu anda harus memformat cell yang dimaksud dengan format tanggal. ERROR.TYPE(error_val) [Category: Information]* Menghasilkan sebuah angka (nilai) yang menunjukkan jenis eror di Excel atau menghasilkan #N/A jika tidak ada eror. Anda bisa menggunakan ERROR.TYPE bersama dengan fungsi IF untuk menguji sebuah nilai eror dan menghasilkan string teks, seperti pesan, sebagai pengganti angka. Tips: Berikut ada 7 jenis eror dan hasil dari fungsi ERROR.TYPE: EVEN(number) [Category: Math] Menghasilkan angka yang dibulatkan ke atas ke bilangan bulat terdekat untuk bilangan positif, dan dibulatkan ke bawah untuk bilangan negatif. EXACT(text1,text2) [Category: Text] Membandingkan dua teks string dan menghasilkan TRUE jika keduanya sama persis, FALSE jika sebaliknya. Fungsi EXACT memperhatikan besar kecilnya huruf (case-sensitive), tetapi mengabaikan perbedaan format cell. Gunakan EXACT untuk menguji teks di dokumen anda. Tips: Pada gambar di bawah A1 dan B1 dianggap sama. Fungsi VLOOKUP di cell A4, huruf kecil “hello” dianggap cocok dengan “HELLO”. Umumnya hal ini tidak bermasalah. Tetapi jika Anda ingin tahu apakah dua cell memiliki teks yang sama huruf besar/kecilnya, gunakan EXACT. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 84. 84 FALSE( ) [Category: Logical] Menghasilkan nilai logis FALSE. Tips: sama dengan anda langsung mengetik FALSE. FIND(find_text,within_text,start_num) [Category: Text] FIND mencari satu string teks (find_text) yang terdapat pada teks string yang lain (within_text), dan menghasilkan nomor posisi huruf awal dari find_text yang ditemukan pada within_text. Anda juga bisa menggunakan fungsi SEARCH untuk menemukan satu string teks seperti FIND, tetapi berbeda karena FIND case sensitive dan tidak bisa memakai karakter wildcard. FIXED(number,decimals,no_commas) [Category: Text] Membulatkan angka ke decimal tertentu, memformat angka dalam format decimal dengan titik dan koma, dan membuat hasilnya berupa teks. Tips: =TEXT(number,"0.00") akan membuat hasil yang sama, tetapi lebih fleksibel. FLOOR(number,significance) [Category: Math] Membulatkan angka ke bawah mendekati nol, dengan tingkat signifikansi tertentu. HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup) [Category: Lookup & Reference] Mencari suatu nilai di baris teratas dari sebuah tabel atau array, lalu menghasilkan suatu nilai pada kolom yang sama dari baris yang anda tentukan di tabel atau array. Tips: Jika anda bisa menggunakan VLOOKUP, anda tahu bagaimana menggunakan HLOOKUP. Jika anda tahu cara menggunakan VLOOKUP dan juga Paste Special Transpose, lalu anda tidak perlu menggunakan HLOOKUP. HOUR(serial_number) [Category: Date & Time] Menghasilkan jumlah jam dari suatu nilai waktu tertentu antara 0 (12:00 Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 85. 85 am) sampai 23 (11.00 pm) IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) [Category: Logical] Menghasilkan suatu nilai tertentu jika syarat yang anda tentukan terpenuhi, dan nilai yang lain jika tidak terpenuhi. Tips: Untuk membuat fungsi ini lebih berdaya guna anda bisa mengganti argumen logical_test dengan kombinasi AND, OR, dan NOT. IFERROR(value,value_if_error) [Category: Logical] Menghasilkan suatu nilai tertentu jika formula yang diuji menghasilkan eror, dan sebaliknya akan menampilkan hasil dari formula tersebut. Misalnya formula =IFERROR(VLOOKUP(A2,Table,2,False),0). INDEX(array,row_num,column_num) [Category: Lookup & Reference] Menghasilkan nilai cell atau array tertentu di dalam array yang lain. Tips: INDEX sering dipasangkan dengan fungsi MATCH untuk melakukan lookup (pencarian nilai tertentu) yang lebih fleksibel daripada menggunakan VLOOKUP. Column_num optional jika anda hanya punya satu kolom data. Jika anda ingin mengambil item secara acak dari J1:J20, gunakan =INDEX($J$1:$J$20,RANDBETWEEN(1,20)). Untuk membalik susunan baris dan kolom, gunakan INDEX dan row seperti tampak pada gambar. INDEX(reference,row_num,column_num,area_num) [Category: Lookup & Reference] Menghasilkan referensi ke cell atau cell-cell tertentu di dalam referensi Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 86. 86 yang lain. INDIRECT(ref_text,a1) [Category: Lookup & Reference] Menghasilkan referensi yang ditentukan oleh string teks. Referensi akan dievaluasi untuk menampilkan isinya. Gunakan INDIRECT jika anda ingin mengubah referensi di dalam formula tanpa mengubah formula itu sendiri. Banyak manfaat dari fungsi ini, bisa merujuk ke worksheet lain, tapi gagal untuk merujuk ke workbook lain. Misalnya =INDIRECT(“A2”) akan selalu menunjuk ke isi cell A2. =INDIRECT(“tabel”) akan selalu menunjuk ke name range tabel. INFO(type_text) [Category: Information] Menghasilkan informasi tentang lingkungan operasi yang aktif. Gunakan =INFO(“directory”) untuk meletakkan current folder ke sebuah cell. INT(number) [Category: Math] Membulatkan angka bawah. Tips: Sering digunakan bersama RAND untuk menghasilkan angka random: =INT(RAND()*100)+1 akan menghasilkan angka random antara 1 dan 100. Untuk angka negatif, INT mungkin menghasilkan hasil yang tidak sesuai dengan keinginan anda karena INT(- 3.1) = -4 bukan -3. Lihat TRUNC ISBLANK(value) [Category: Information] Menghasilkan TRUE jika value (cell yang diuji) merujuk ke cell yang kosong (empty). Cell yang kosong artinya tidak berisi apapun, meskipun hanya spasi. Dan jika anda mengetikkan apostrof (‘) pada suatu cell berarti cell tidak kosong. ISERR(value) [Category: Information] Menghasilkan TRUE jika value merujuk ke nilai eror apapun kecuali #N/A. Tips: Kecuali anda bisa menerima hasil #N/A di worksheet anda, gunakanlah ISERROR sebagai gantinya. ISERROR(value) [Category: Information] Menghasilkan TRUE jika value merujuk ke semua jenis eror (#N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME?, atau #NULL!). ISERROR menguji ketujuh jenis eror di atas. Untuk menguji jenis eror tertentu, gunakanlah fungsi ERROR.TYPE. ISEVEN(number) [Category: Information]* Menghasilkan TRUE jika number bilangan genap, dan sebaliknya FALSE jika ganjil. ISLOGICAL(value) [Category: Information] Menghasilkan TRUE jika value merujuk ke nilai logical. (TRUE atau FALSE) ISNA(value) [Category: Information] Menghasilkan TRUE jika value merujuk ke nilai eror #N/A (value not Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 87. 87 available). Tips: Fungsi ini secara spesifik menguji hasil formual berupa #N/A. Cocok untuk menguji hasil dari formula VLOOKUP: =IF(ISNA(VLOOKUP(A2,MyTable,2,False)),0,VLOOKUP(A2,MyTable,2,False)) . Jika anda di Excel 2007 bisa menggunakan fungsi baru yaitu IFERROR. ISNONTEXT(value) [Category: Information] Menghasilkan TRUE jika value merujuk ke item tertentu selain teks. (Catatan: Fungsi ini menghasilkan TRUE jika merujuk ke cell yang kosong.) ISNUMBER(value) [Category: Information] Menghasilkan TRUE jika value merujuk ke angka. ISODD(number) [Category: Information]* Menghasilkan TRUE jika angka ganjil dan FALSE jika genap. Tips: Anda juga bisa mengganti fungsi ini dengan =MOD(Number,2)=1. ISREF(value) [Category: Information] Menghasilkan TRUE jika value merujuk ke suatu referensi cell tertentu. ISTEXT(value) [Category: Information] Menghasilkan TRUE jika value merujuk ke teks. LARGE(array,k) [Category: Statistical]] Menghasilkan nilai tertinggi ke-k pada suatu array data. Anda dapat menggunakan fungsi ini berdasarkan posisi relatif. Misalnya, anda bisa menggunakan LARGE untuk menghasilkan nilai tertinggi, runner-up, atau yang ketiga. Tips: Saat formula =MAX menghasilkan nilai tertinggi, =LARGE(range,2) akan menghasilkan nilai tertinggi kedua. Cocol untuk mencari data yang ekstrim (outliers). LEFT(text,num_chars) [Category: Text] LEFT menghasilkan karakter (satu atau lebih) pertama pada suatu teks string, berdasarkan jumlah karakter yang anda tentukan. Tips: Pada gambar di bawah, item # bisa dilihat memiliki prefiks 3 karakter. Untuk memisahkan prefiks, gunakan =LEFT(A4,3). Sedangkan untuk mengambil angka setelah tanda hubung, gunakan =MID(A4,5,3) atau =RIGHT(A4,3). Jika tanda hubung tidak selalu berada pada posisi keempat dari kiri, Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 88. 88 gunakan FIND untuk mencari dan menentukan posisinya pada masing- masing cell (record) dan kurangkan satu pada fungsi LEFT: =LEFT(F4,FIND("-",F4)-1 LEN(text) [Category: Text] LEN menghasilkan jumlah karakter yang ada pada suatu cell. Lihat contoh pada fungsi RIGHT, untuk melihat penggunaan fungsi LEN bersama dengan RIGHT. LOOKUP(lookup_value,lookup_vector,result_vector) [Category: Lookup & Reference] Menghasilkan suatu nilai dari range satu baris atau satu kolom. Bentuk vector dari fungsi LOOKUP ini mencari suatu nilai pada range satu baris atau satu kolom (dikenal sebagai vector) dan menghasilkan suatu nilai pada posisi yan sama pada range satu baris atau satu kolom yang kedua. Fungsi dimasukkan di Excel untuk kompatibilitas dengan progam worksheet yang lain. Anda bisa menggunakan VLOOKUP sebagai penggantinya. LOOKUP(lookup_value,array) [Category: Lookup & Reference] Menghasilkan suatu nilai dari suatu array. Bentuk array dari fungsi LOOKUP ini mencari nilai tertentu pada baris atau kolom pertama dari suatu array dan menghasilkan nilai dari posisi yang sama pada baris atau kolom terakhir dari suatu array. Fungsi dimasukkan di Excel untuk kompatibilitas dengan progam worksheet yang lain. Anda bisa menggunakan VLOOKUP sebagai penggantinya. LOWER(text) [Category: Text] Mengubah semua huruf pada string teks menjadi huruf kecil. Lihat juga fungsi UPPER dan PROPER. MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type) [Category: Lookup & Reference] Menghasilkan posisi relatif dari suatu item pada array tertentu yang cocok Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 89. 89 dengan nilai tertentu (lookup_value) dengan aturan tertentu. Gunakan MATCH menggantikan fungsi-fungsi LOOKUP lainnya jika anda perlu mengetahui posisi item tertentu bukan nilai item tersebut. Tips: Jika argumen terakhir dari fungsi MATCH adalah 0, berarti mencari nilai yang sama persis (exact match) dari list yang tidak disortir, mirip dengan FALSE di fungsi VLOOKUP. Jika argumen terakhir adalah 1, MATCH mencari nilai yang sama atau lebih besar dari lookup_value dari list yang telah disortir, sama dengan saat menggunakan TRUE di VLOOKUP. Dan ketika anda menggunkan argumen terakhir dengan -1, berati mencari nilai yang sama dengan atau lebih rendah dari lookup_value pada list yang disortir. Pada gambar di bawah, Green Bay merupakan kota ke-7 di range A10:A19 sehingga formula di E5 menghasilkan 7. Kegunaan mengetahui posisi relatif suatu item di range adalah untuk digunakan bersamaan dengan fungsi INDEX. Fungsi INDEX di E6 mengambil nilai yang sesuai dengan perpotongan baris dan kolom yang terpilih. MAX(number1,number2,...) [Category: Statistical] Menghasilkan nilai terbesar pada suatu range data. Lihat juga fungsi LARGE yang berguna untuk mencari nilai terbesar kedua, ketiga, dan seterusnya. MAXA(value1,value2,...) [Category: Statistical] Hampir sama dengan fungsi MAX, tetapi memperhitungkan nilai logikal, seperti TRUE (1) dan FALSE (0) sebagai argumen sama seperti angka. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 90. 90 MID(text,start_num,num_chars) [Category: Text] MID menghasilkan jumlah karakter tertentu yang diambil dari suatu string teks, dimulai dari posisi dan jumlah karakter yang anda tentukan. Tips: Lihat contoh di bawah fungsi LEFT. Anda mungkin perlu bantuan fungsi FIND dan/ LEN untuk menemukan posisi dimulai (start_num) atau jumlah karakter (num_chars). MIN(number1,number2, ...) [Category: Statistical] Menghasilkan nilai terkecil pada suatu range data. MINA(value1,value2,...) [Category: Statistical] Hampir sama dengan fungsi MIN, tetapi memperhitungkan nilai logikal, seperti TRUE (1) dan FALSE (0) sebagai argumen sama seperti angka. MINUTE(serial_number) [Category: Date & Time] Menghasilkan menit dari suatu nilai waktu. Menit merupakan bilangan bulat dari 0 sampai 59. Tips: Jika anda bertanya menit dari 1:30, akan dijawab 30. Jika yang anda inginkan mencari jumlah menit, gunakan =TEXT(A2,"[m]") sebagai pengganti fungsi ini. MOD(number,divisor) [Category: Math] Menghsilkan sisa pembagian setelah number dibagi dengan divisor. Hasilnya memiliki tanda yang sama dengan divisor. Tips: Ingat lagi ketika kita belajar pembagian, misalnya 22 dibagi 4 ditulis hasilnya 5 sisa 2. Fungsi ini menghasilkan sisanya (2). Gunakan =MOD(ROW(),3) untuk mengelompokkan set data menjadi beberapa group yang bernomor 0,1, dan 2. Selain itu, anda juga bisa menyorot setiap baris tertentu (bergantian) dengan conditional formatting berdasarkan formula =MOD(ROW(),2). N(value) [Category: Information] Menghasilkan value yang dikonversi ke angka. Tips: Jika value merupakan numerik (angka), N akan menghasilkan nilainya. Jika value merupakan teks, N akan menghasilkan nol (nihil). Saya telah memperhatikan orang- orang menggunakan fungsi ini untuk menambahkan komentar pada suatu formula. Pada akhir baris formula, ketikkan +N(“komentar cara formula bekerja.....”). Karena argumen di dalamnya adalah teks, N menambahkan nol (zero) ke formula tersebut. NA( ) [Category: Information] Menghasilkan nilai eror #N/A. #N/A merupakan nilai eror yang berarti “no value is available.” (tidak ditemukan). Gunakan #N/A untuk menandai cell-cell yang kosong. Dengan memasukkan #N/A di cell-cell yang kosong, anda bisa menghindari masalah karena mengikutkan cell-cell yang kosong tersebut dalam perhitungan anda. (Ketika formula merujuk ke cell yang Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 91. 91 berisi #N/A, akan menghasilkan nilai eror #N/A.) NETWORKDAYS(start_date,end_date,holidays) [Category: Date & Time]* Menghasilkan jumlah hari kerja (Senin s.d Jumat) antara start_date dan end_date. Hari kerja yang dimaksud tidak mengikutkan weekends (sabtu- minggu) dan tanggal-tanggal yang merupakan hari libur yang telah diidentifikasi. Gunakan NETWORKDAYS untuk menghitung employee benefits (imbalana pekerja) yang terhitung berdasarkan jumlah hari kerja selama periode masa tertentu. Anda bisa menyusun hari-hari libur selama setahun pada suatu range seperti contoh berikut. NOT(logical) [Category: Logical] Membalik nilai dari argumen. Gunakan NOT ketika anda ingin memastikan suatu nilai tidak sama dengan nilai yang lain. Tips: Kadang-kadang anda menulis ekpresi logikal yang menghasilkan TRUE padahal yang anda inginkan FALSE. Baliklah TRUE/FALSE dengan menggunakan NOT. Juga bisa digunakan untuk membuat logik NAND; =NOT(AND(condition 1, condition 2)). NOW( ) [Category: Date & Time] Menghasilkan nomor seri dari tanggal dan waktu saat ini. Tips: =NOW() akan menampilkan tanggal dan waktu saat perhitungan terakhir dalam worksheet dijalankan. Cell yang berisi fungsi ini tidak terupdate setiap detik kecuali anda menekan F9 untuk recalculate atau memasukkan suatu nilai di cell yang lain. Selain NOW anda juga bisa menggunakan =TODAY() untuk menghitung jumlah hari dari hari sekarang sampai tanggal tertentu. OFFSET(reference,rows,cols,height,width) [Category: Lookup &Reference] Menghasilkan rujukan (reference) ke suatu range yang ditentukan baris dan kolomnya dari suatu cell atau range. Rujukan tersebut bisa satu cell Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 92. 92 atau range (beberapa cell). Tips: OFFSET merupakan fungsi yang powerful untuk untuk menghasilkan dynamic range. Pada contoh di bawah ini, OFFSET mulai dari cell B12, lalu berjalan ke bawah 5 baris dan ke kanan 4 kolom untuk mencapai titik awal dari range yang dimaksud. Range tersebut ukurannya tinggi 5 baris dan lebar 2 kolom. Karena OFFSET menghasilkan multiple value (beberapa nilai) pada kasus ini, anda seringkali menggunakannya sebagai argument dari fungsi yang lain. Pada contoh ini, hasil dari fungsi OFFSET dihitung jumlahnya dengan fungsi SUM. Pada kasus yang lain, OFFSET bisa mendeskripsikan dynamic range untuk lookup range fungsi VLOOKUP. OR(logical1,logical2,...) [Category: Logical] Menghasilkan TRUE jika ada (minimal satu) argument adalah TRUE; menghasilkan FALSE jika seluruh argument adalah FALSE. Tips: Gunakan fungsi OR sebagai argument pertama fungsi IF saat diperlukan. PROPER(text) [Category: Text] Membuat huruf pertama pada setiap kata kapital (huruf besar). RAND( ) [Category: Math] Menghasilkan angka random yang terdistribusi antara lebih besar atau sama dengan 0 dan kurang dari 1. Sebuah angka random akan diupdate Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 93. 93 ketika worksheet dikalkulasi. Tips: Untuk mendapatkan angka random antara 1 dan 10, gunakan =INT(RAND()*10)+1 RANDBETWEEN(bottom,top) [Category: Math]* Menghasilkan angka random antara angka-angka yang anda tentukan. Angka random yang baru akan dihasilkan setiap saat worksheet dikalkulasi. Tips: Berbeda dengan RAND, fungsi ini menghasilkan angka bulat. Ketika saya perlu “noise” pada data, saya akan mengetik =RAND(- 3,3) untuk menambah/mengurangi data dengan angka antara 1 sampai 3. Jika anda ingin memilih item secara random dari list, fungsi RANDBETWEEN() merupakan argument yang cocok untuk fungsi INDEX: =INDEX(J1:J30,RANDBETWEEN(1,30)). RANK(number,ref,order) [Category: Statistical] Menghasilkan peringkat suatu angka pada daftar angka-angka. Jika anda menyortir daftar angka, peringkat merupakan posisi angka tersebut. REPLACE(old_text,start_num,num_chars,new_text) [Category: Text] REPLACE mengganti bagian dari string teks, berdasarkan jumlah karakter yang anda tentukan, dengan string teks yang berbeda. Lihat juga SUBSTITUTE. REPT(text,number_times) [Category: Text] Mengulangi teks sebanyak jumlah tertentu. Tips: Membuat in-cell bar chart menggunakan REPT dan pipe character (|), seperti tampak di bawah. RIGHT(text,num_chars) [Category: Text] Menghasilkan karakter di sebelah kanan string teks sebanyak karakter yang anda tentukan. Tips: Lihat contoh di bawah fungsi LEFT. Pada banyak kasus anda harus menggabungkan dengan fungsi LEN dan FIND untuk menghitung banyak karakter yang akan diambil. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 94. 94 ROUND(number,num_digits) [Category: Math] Membulatkan angka sejumlah digit angka tertentu. Tips: =ROUND(A1,2) akan membulatkan sebanyak 2 tempat angka desimal. =ROUND(A2,-3) akan membulatkan ke ribuan terdekat. ROUNDDOWN(number,num_digits) [Category: Math] Membulatkan angka ke bawah, mendekati nol. ROUNDUP(number,num_digits) [Category: Math] Membulatkan angka ke atas, menjauhi nol. ROW(reference) [Category: Lookup & Reference] Menghasilkan angka baris suatu rujukan (reference) cell. Tips: =ROW(A1) merupakan cara cerdas untuk menulis angka 1, karena ketika formula dicopy ke bawah, akan otomatis menunjuk ke ROW(A2) yang hasilnya 2, ROW(A3) yang hasilnya 3, dan seterusnya. Pada gambar di bawah, kedua fungsi IPMT dan PPMT perlu payment number sebagai argumen kedua. Daripada menambahkan kolom baru yang berisi angka 1,2,3,....,180, formula menggunakan ROW(A1) sebagai argumen kedua pada baris 8. ROWS(array) [Category: Lookup & Reference] Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 95. 95 Menghasilkan jumlah baris-baris pada suatu rujukan atau array. Tips: Anda bisa menggunakan ROWS untuk mengetahui jumlah baris dynamic range yang dihasilkan oleh fungsi OFFSET. SEARCH(find_text,within_text,start_num) [Category: Text] SEARCH menghasilkan posisi karakter dimana karakter atau teks tertentu (find_text) ditemukan pertama kali, dimulai dari posisi start_num. Gunakan SEARCH untuk menentukan posisi karakter atau teks yang akan digunakan dalam fungsi MID atau REPLACE untuk mengubah karakter atau teks tersebut. Tips: SEARCH lebih fleksibel dari pada fungsi FIND. SEARCH bisa menggunakan wildcard (*,?,.) pada argumen find_text dan tidak memperhatikan huruf besar atau kecil (not case-sensitive). SECOND(serial_number) [Category: Date & Time] Menghasilkan detik dari suatu nilai waktu. Detik dberi angka dari 0 (nol) sampai 59. SMALL(array,k) [Category: Statistical] Menghasilkan nilai terkecil ke-k pada suatu set data. Tips: Saat anda sering menggunakan MIN untuk menemukan nilai terkecil, =SMALL(A2:A1000,2) akan menghasilkan nilai terkecil kedua. SUBSTITUTE(text,old_text,new_text,instance_num) [Category: Text] Mengganti new_text untuk old_text pada string teks. Gunakan SUBSTITUTE saat anda ingin mengganti teks tertentu pada string teks; gunakan REPLACE saat anda ingin mengganti teks apapun yang berada di posisi tertentu pada string teks. Tips: Fungsi ini cocok untuk mengganti substring dengan substring yang lain. Juga cocok untuk menghindari karakter yang tidak biasa. =SUBSTITUTE(A2,CHAR(160),CHAR(32)) akan mengganti semua non-breaking spaces dari data web dengan regular spaces (spasi yang biasa). Lihat juga CODE. SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2,...) [Category: Math] Menghasilkan subtotal pada suatu list atau database. Secara umum lebih mudah membuat list dengan subtotal menggunakan Subtotals command (tab Data). SUM(number1,number2, ...) [Category: Math] Menjumlah semua angka yang ada pada suatu range cells. Tips: Fungsi ini merupakan fungsi yang paling sering dipakai. Gunakan icon Sigma (∑) atau Alt+= untuk memasukkan fungsi SUM. Jika anda mengganti koma degan spasi, fungsi SUM akan menjumlah angka yang ada di perpotongan (intersection) dari range cells. SUMIF(range,criteria,sum_range) [Category: Math] Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 96. 96 Menjumlahkan nilai cell-cell yang memenuhi kriteria tertentu. Tips: Fungsi ini dikenalkan di Excel 97 untuk membuat conditional sums sederhana lebih mudah daripada menggunakan formula array atau SUMPRODUCT. Untuk mencari item-item di B2:B20 yang berisi “ABC”, lalu menjumlahkan revenue di kolom C yang bersesuaian, gunakan =SUMIF($B$2:$B$20, "ABC",$C$2:$C$20). Saat sebagian besar orang menggunakan sum_range yang sama ukuran dan bentuk dengan range, anda bisa menentukan hanya cell di kiri atas yang ada di sum_range dan Excel akan menyesuaikannya secara otomatis: =SUMIF($B$2:$B$20,"ABC",$C$2). Pada kasus yang tidak biasa ketika range dan sum_range adalah sama, anda bisa menghilangkan argumen ketiga. SUMIFS(sum_range,criteria_range1,criteria1,[criteria_range2,criteria2,…] [Category: Math] Menjumlahkan nilai cell-cell yang memenuhi lebih dari satu kriteria (multiple criteria). Tips: Fungsi baru d Excel 2002. SUMIF hanya bisa menguji satu kondisi, sedangkan SUMIFS bisa menguji sampai 127 pasang kriteria. Susunan argumen pada SUMIFS berbeda dengan SUMIF yaitu dimulai dari sum_range, diikuti dengan pasangan argumen untuk masing- masing kriteria. Dengan data yang sama pada contoh SUMIF, gambar Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 97. 97 dibawah ini menunjukkan cara mencari jumlah penjualan per produk dan sales rep menggunakan SUMIFS. SUMPRODUCT(array1,array2,array3, ...) [Category: Math] Mengalikan komponen yang berhubungan pada array-array yang ditentukan, dan menghasilkan jumlah dari perkalian tersebut. Tips: SUMPRODUCT membuat kita bisa melakukan SUMIF, COUNTIF, SUMIFS lama sebelum fungsi-fungsi ini ada. Untuk mengganti SUMIFS pada contoh di atas, gunakan SUMPRODUCT sebagaimana tampak pada gambar di bawah ini. T(value) [Category: Text] Menghasilkan teks yang dirujuk oleh suatu nilai. Tips: Fungsi ini merupakan konsekuensi logis dari adanya fungsi N. =T dari teks adalah teks, sedangkan =T dari angka adalah nihil (kosong). Saat orang-orang menemukan hal yang bermanfaat dari fungsi N, saya tidak yakin anda ingin membuang semua angka-angka pada suatu range. TEXT(value,format_text) [Category: Text] Mengubah suatu nilai ke teks sesuai format angka yang spesifik. Tips: Fungsi ini sangat berguna ketika anda menggabung teks dengan tanggal atau nilai mata uang tertentu. Untuk memastikan nilai uang tertulis dengan dua tempat angka desimal dan koma, gunakan use ="Please remit "&TEXT(F20,"$#,##0.00"). TIME(hour,minute,second) [Category: Date & Time] Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 98. 98 Menghasilkan angka desimal dari suatu nilai waktu/jam tertentu. Angka desimal yang dihasilkan TIME merupakan nilai yang berkisar antara 0 sampai 0.99999999, mewakili waktu dari 0:00:00 (12:00:00 A.M.) sampai 23:59:59 (11:59:59 P.M.). Tips: Misalnya anda menemukan seseorang yang memasukkan jam pada suatu kolom. Mereka mengetik 2:30 yang maksudnya 2 menit 30 detik, tetapi Excel menganggapnya jam 2 malam lebih 30 menit. Untuk mengubah kolom tersebut menjadi sesuatu yang berguna sesuai maksudnya, gunakan trik formula =TIME(0,HOUR(A2), MINUTE(A2)). TIMEVALUE(time_text) [Category: Date & Time] Menghasilkan angka desimal dari waktu/jam yang berupa string teks. Angka desimal tersebut berkisar antara 0 sampai 0.99999999, mewakili waktu dari 0:00:00 (12:00:00 A.M.) sampai 23:59:59 (11:59:59 P.M.). Tips: Seperti DATEVALUE, fungsi ini digunakan untuk mengubah suatu range teks yang terlihat menunjukkan nilai waktu menjadi nilai waktu yang sesungguhnya. Setelah diubah, atur format agar tampilannya sesuai dengan keinginan anda. TODAY( ) [Category: Date & Time] Menghasilkan nomor seri dari tanggal hari ini. Nomor seri merupalan kode untuk tanggal yang digunakan Microsoft Excel untuk perhitungan tanggal. Tips: Fungsi ini seringkali lebih baik daripada fungsi =NOW() yang lebih populer, khususnya jika anda menghitung hari antara tanggal hari ini dan tanggal lainnya. Dengan =NOW(), selisih tanggal akan menampilkan pecahan desimal dari hari yang berlalu setelah tengah malam. Sedangkan dengan =TODAY(), selisih hari akan tetap sampai tengah malam. TRANSPOSE(array) [Category: Lookup & Reference] Menghasilkan range vertikal dari susunan cell menjadi range horizontal, dan sebaliknya. TRANSPOSE harus dimasukkan sebagai array formula pada range dengan jumlah kolom dan baris yang sama. Pada gambar di bawah ini, sorot cell kosong A3:A7, lalu ketik =TRANSPOSE(A1:E1) dan tekan Ctrl+Shift+Enter. Untuk mengembalikan array vertikal ke horizontal, pilih lima cell kosong di A12:E12, lalu ketik =TRANSPOSE(A3:A7) dan tekan Ctrl+Shift+Enter. Anda tidak perlu menambahkan tanda kurung { dan }, Excel menambahkannya otomatis di array formula. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 99. 99 TRIM(text) [Category: Text] Membuang seluruh spasi dari teks kecuali satu spasi yang memisahkan antar kata. Gunakan TRIM pada teks yang anda terima dari aplikasi lain yang mungkin memiliki spasi yang tidak teratur. Tips: Jika fungsi VLOOKUP anda tidak berjalan, cek apakah ada satu list dengan spasi tambahan di akhir nilai/isi cell. =TRIM(" ABC DEF") akan menghasilkan "ABC DEF". TRIM membuang spasi berlebih di depan (leading spaces), di akhir (trailing spaces), dan mengganti spasi berlebih di tengah antar dua kata menjadi hanya satu spasi. TRUE( ) [Category: Logical] Menghasilkan nilai logikal TRUE. Lihat juga FALSE(). TRUNC(number,num_digits) [Category: Math] Menjadikan angka menjadi bilangan bulat (integer) dengan cara membuang bagian desimal dari suatu angka. Tips: Untuk angka positif, INT dan TRUNC akan sama hasilnya. Tetapi untuk angka negatif, TRUNC akan bergerak mendekati nol sedangkan INT akan menjauhi nol. Seperti terlihat pada gambar di bawah ini, INT(-1.6) adalah -2, sedangkan TRUNC(-1.6) adalah -1. TYPE(value) [Category: Information] Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 100. 100 Menghasilkan tipe dari isi/nilai cell. Gunakan TYPE ketika perilaku dari fungsi yang lain bergantung pada tipe isi/nilai dari cell tertentu. Tips: Type menghasilkan 1 untuk angka, 2 untuk teks, 4 untuk TRUE dan FALSE, dan 64 untuk suatu array. UPPER(text) [Category: Text] Mengubah teks menjadi huruf kapital (uppercase). Lihat juga PROPER dan LOWER. VALUE(text) [Category: Text] Mengubah string teks yang tampak seperti angka menjadi angka. Tips: Anda bisa menggunakan fungsi ini jika ada yang meng-entry angka sebagai teks. Pada gambar di bawah ini, VALUE dapat menangani teks, spasi, tanda plus, tanda minus, dan bahkan notasi scientifik, tetapi tidak bisa mengenali kata-kata, seperti one (satu). VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) [Category: Lookup & Reference] Mencari sebuah nilai di kolom terkiri dari suatu tabel, dan menghasilkan nilai pada baris yang sama dari kolom yang anda tentukan di tabel. Fungsi ini merupakan fungsi yang sering digunakan. Misalnya anda ingin mencari deskripsi dari nomor item barang seperti tampak di bawah ini. Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 101. 101 WEEKDAY(serial_number,return_type) [Category: Date & Time] Menghasilkan kode hari dalam seminggu untuk suatu tanggal tertentu. Kode tersebut berupa angka dari 1 (Minggu) sampai 7 (Sabtu), secara default. Argumen return_type mengatur hasilnya, misalnya return type 1 menghasilkan angka 1 untuk Minggu, 2 untuk Senin, ... , dan 7 untuk Sabtu. Lihat gambar di bawah. WEEKNUM(serial_num,return_type) [Category: Date & Time]* Menghasilkan angka yang mengindikasikan minggu keberapa dalam satu tahun suatu tanggal jatuhnya. Misalnya 01 Maret 2012, dicek dengan formula =WEEKNUM("01-03-2012") dan hasilnya adalah 9. WORKDAY(start_date,days,holidays) [Category: Date & Time]* Menghasilkan angka yang mewakili tanggal yang dihitung setelah/sebelum beberapa hari kerja dari suatu tanggal (start_date). Hari keja berarti tidak menghitung akhir pekan (Sabtu-Minggu) dan hari libur. Anda bisa menggunakan fungsi ini untuk menghitung tanggal jatuh tempo tagihan faktur (invoice), perkiraan tanggal kirim, atau jumlah hari kerja yang telah dijalankan. Untuk melihat hasilnya terlihat seperti tanggal, anda harus mem-format cell hasilnya sebagai tanggal (date). Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 102. 102 YEAR(serial_number) [Category: Date & Time] Menghasilkan tahun yang berkaitan dengan suatu tanggal. Tahun tersebut merupakan bilangan bulat yang berkisar antara 1900-9999. Tips: Gunakan YEAR, MONTH, DAY, HOUR, MINUTE, dan SECOND untuk mengurai suatu tanggal dan waktu menjadi bagian-bagian komponennya. Dan gabunglah bagian-bagian tersebut dengan fungsi DATE atau TIME. YEARFRAC(start_date,end_date,basis) [Category: Date & Time]* Menghitung jumlah pecahan tahun berdasarkan jumlah hari antara dua tanggal (start_date dan end_date). Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 103. 103 Bagian V Sumber Pembelajaran Lainnya Materi yang tertulis di buku ini tentu saja tidak lengkap untuk memenuhi seluruh kebutuhan pembaca untuk belajar Excel dan menyelesaikan seluruh masalah yang berkaitan dengan Excel. Untuk itu, di bagian terakhir ini akan diberikan sumber pembelajaran lainnya yang bisa diexplore untuk mengatasi hal tersebut. Sumber pembelajaran lainnya tersebut adalah sebagai berikut: Excel Help System Mungkin banyak di antara pembaca yang melupakan sumber informasi dan bantuan yang sudah built-in di Aplikasi Excel, yaitu Excel Help System. Informasi bantuan ini tersedia dengan cara meng-klik ikon tanda tanya di pojok kanan atas di jendela Excel anda. Atau bisa juga dengan menekan tombol F1. Setelah Bantuan Excel muncul, anda bisa memasukkan kata pencarian dan klik Search. Meskipun sistem bantuan yang ada di Excel ini tidak sempurna, anda bisa mencobanya dan mungkin mendapatkan informasi yang anda butuhkan. Microsoft Technical Support Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 104. 104 Technical support atau dukungan teknis dari Microsoft sebagai pembuat dan pengembang Excel tersedia di alamat website berikut: Support options: http://support.microsoft.com Microsoft Knowledge Base: http://support.microsoft.com/search/ Microsoft Excel Home Page: http://office.microsoft.com/en-us/excel/ Website di Internet Alamat website yang berisi tentang Excel yang diketahui penulis ada yang berbahasa Indonesia, tetapi sebagian besar berbahasa Inggris. Oleh karena Excel dasarnya juga berbahasa Inggris, pembaca yang ingin mendalami Excel tentu saja juga harus belajar bahasa Inggris. Berbahasa Inggris The Spreadsheet Page by John Walkenbach http://spreadsheetpage.com/index.php/ Ron de Bruin Excel Tips http://rondebruin.nl/tips.htm Debra Dalgleish’s Excel Tips http://www.contextures.com/tiptech.html Chip Pearson’s Excel Tips http://cpearson.com/excel/topic.aspx Free Excel Stuff From Ozgrid http://www.ozgrid.com/free-excel.htm Daily Dose of Excel http://dailydoseofexcel.com Jon Peltier’s Excel Page http://peltiertech.com/Excel David McRitchie’s Excel Pages www.mvps.org/dmcritchie/excel/excel.htm Pointy Haired Dilbert http://chandoo.org/wp Mr. Excel www.mrexcel.com Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en
  • 105. 105 Berbahasa Indonesia Muhammad Syukron belajar Excel http://norkuys.wordpress.com/ XL-mania - Komunitas Microsoft Excel: malu bertanya, kerja manual! www.xl-mania.com/ excel blogsheet | play with excel http://excelans.wordpress.com/ All about offices application especially spreadsheet http://excel.aurino.com/ Excel Tips for All http://sites.google.com/site/exceltipsforall/ Mesin Pencari di Internet www.google.com Untuk memperoleh hasil yang maksimal anda dapat menggunakan operator pencarian di google, seperti: site, filetype, intitle, dan lain sebagainya. Dapat anda pelajari di link berikut: http://www.googleguide.com/advanced_operators_reference_print.html www.bing.com www.yahoo.com Buku dan ebook Ada banyak pilihan buku tentang Excel yang tersedia di toko buku, silakan anda pilih sesuai kebutuhan dan selera anda. Untuk referensi buku yang berbahasa Inggris, anda dapat mencari versi ebooknya di internet. Diantaranya: Excel® 2007 Bible dan Excel® 2010 Bible oleh John Walkenbach Learn Excel 2007 From Mr Excel, 2008, oleh Bill Jelen Excel Gurus Gone Wild, 2009, oleh Bill Jelen Excel 2007 Power Programming with VBA, 2007, oleh John Walkenbach Disusun oleh: Nur Fuad Email:nurfuad85@gmail.com Prim eG en