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Qué Puede Aportar Un Erp En Momentos De Crisis

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Que puede aportar un ERP en momentos de crisis, gestión de la información para la toma de decisiones

Que puede aportar un ERP en momentos de crisis, gestión de la información para la toma de decisiones

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  • 1. avanza Integración de procesos y tecnología ¿Qué puede aportar un ERP en momentos de crisis? Mayo 2009
  • 2. Índice Indice Quiénes somos ¿Que es un sistema ERP? Objetivos en la implantación de un ERP Casos prácticos 2
  • 3. ¿Quiénes somos? Synergia y Avanza colaboran estrechamente en el diseño e implantación de soluciones de gestión aprovechando el conocimiento y experiencia en tecnología y consultoría de negocio Nos encontramos asociados a la multinacional SAGE, empresa de desarrollo y distribución de software de gestión (ERP) Logic Class Datos SAGE cuenta con más de 280.000 clientes en toda España y 1,5 millones en todo el mundo 21 delegaciones y más de 140 partners repartidos por toda la geografía 1.300 empleados y 35 años de experiencia en el desarrollo de software de gestión Logic Class está implantado en más de 10.000 empresas en todo el territorio nacional Departamento de I+D de más de 300 personas que genera actualizaciones periódicas y adaptación a nuevas normativas 3
  • 4. Índice Indice Quiénes somos ¿Que es un sistema ERP? Objetivos en la implantación de un ERP Casos prácticos 4
  • 5. ¿Qué es un sistema ERP (Enterprise Resource Planning)? Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales tienen como objetivo la adecuada gestión de la información de la empresa El ERP reúne en un único sistema todos los procesos de negocio de la empresa y unifica todas sus áreas Todos los datos deben estar disponibles en todo momento para todo el mundo (obviando permisos) de forma centralizada Diferencias entre un ERP y Software de gestión, salvando las funcionalidades, … Integridad La integridad elimina errores, incidencias y disminuye el de recursos Modular Dividido en módulos que se instalan según requisitos funcionales de los procesos a cubrir Adaptable y personalizable 5
  • 6. Índice Indice Quiénes somos ¿Que es un sistema ERP? Objetivos en la implantación de un ERP Casos prácticos 6
  • 7. Objetivos en la implantación de un ERP I Automatización Eliminación de tareas reiterativas mediante el uso de los sistema de información permitiendo que los recursos humanos se centren en aportar de valor Integridad de la información Información correcta y a tiempo real, (Ej. borrado de factura o borrado de albarán) La información se introduce una sola vez y está disponible a todos Ej., imputación de horas y gastos de un empleado a un proyecto … Modifica la información sobre rentabilidad del proyecto y partida (Área Gerencia) Incrementa los gastos de mano de obra del proyecto y la partida (Área Gerencia) Actualiza información sobre el grado de ejecución del proyecto ( Área Producción) Incrementa las horas dedicadas del empleado para elaboración de nóminas y control (Área administración) Genera información necesaria para la liquidación a empleado (Área administración) 7
  • 8. Objetivos en la implantación de un ERP II Objetivos en la implantación de un ERP II Aumento de competitividad, aumento de rentabilidad y aportación de valor a menor coste Aumento de productividad mediante la automatización de tareas e incorporación de agilidad en los procesos (Ej. aumento de velocidad, disminución de tiempos y recursos en la ejecución de tareas, p.ej. facturación, preparación de pedidos, recepción de mercancías, etc. mayor eficiencia comercial, etc.) Aportación de valor, (Ej. mejora en la gestión de clientes, disminución de tiempos en la prestación de los servicios, generación de acciones comerciales) Reducción de costes (Reducción de inversión en inventarios, reducción en el uso de recursos, disponibilidad de información para optimizar costes, etc.) Control, la información introducida por los distintos departamentos a lo largo de la actividad diaria, es utilizada por el sistema para el automático mantenimiento de los indicadores de negocio Trazabilidad, rastreo de la historia de cualquier entidad de mi empresa mediante la información registrada (Ej. trazabilidad de cualquier documento, partida de material utilizado en una venta, etc.) 8
  • 9. Objetivos en la implantación de un ERP III Incremento de eficiencia y optimización de procesos Eficacia vs eficiencia Optimización, la selección de la opción de menor coste, máxima calidad, en el menor tiempo. Una variable dependiente de la información El acceso la información correcta en el momento adecuado nos ayuda en la correcta toma de decisiones Un ERP debe transformar el dato en información 9
  • 10. Índice Indice Quiénes somos ¿Que es un sistema ERP? Objetivos en la implantación de un ERP Casos prácticos 10
  • 11. CASO: Morir de éxito I DJK La distribuidora DJK conocida por su amplia gama de material de oficina (lápices, reglas, bolígrafos, etc.) vende principalmente a tiendas de papelería, aunque algunos de sus productos se comercializan sobre otros canales (grandes almacenes, bazares, etc.). El cliente tipo es la papelería de barrio, negocio relativamente pequeño y con una administración no muy sofisticada. La empresa inició hace un par de años un ambicioso plan de expansión con el que obtuvo un notable éxito haciendo una media de 20 nuevos clientes/mes con un margen medio de explotación de un 30%. El plazo medio de cobro normalmente es 30 días, aunque en determinados casos es negociable. Dos años después de iniciar este ambicioso plan, DJK entra en suspensión de pagos ¿Cuales pudieron ser la causas de que estas buenas expectativas terminaran en tan rotundo fracaso empresarial? 11
  • 12. CASO: Morir de éxito II Analizadas posteriormente las causas que originaron esta situación se extrajeron las siguientes conclusiones: Incremento inversión saldo medio de clientes escenificado por el vertiginoso incremento de nuevas cuentas Año Valoración 2006 300.000€ 2008 980.000€ El segundo año el entorno macro se ve dañado por cambio de ciclo, esto desencadena … Aumento generalizado del plazo medio de pago por los clientes Año Días 2006 32 días 2008 65 días Lenta reacción en la gestión de cobros por DBK ante el crecimiento del número de impagados 12
  • 13. CASO: Morir de éxito III Deficiente gestión de riesgos por cliente En ningún momento se realizó un análisis de rentabilidad de clientes para asignar el riesgo Crecimiento de impagados en clientes a los que se le seguían sirviendo pedidos Deficiente gestión de previsión de tesorería, no se detectaron a tiempo las necesidades de financiación dificultando la refinanciación de la deuda Falta de rentabilidad de ciertos clientes El vertiginoso aumento de clientes supuso paralelamente un aumento de la inversión de stocks 13
  • 14. Que aporta un ERP CASO: Morir de éxito IV Información a tiempo real sobre la evolución de los indicadores del negocio, información con la que hubiéramos podido adelantarnos a los futuros problemas y tomar medidas De haber estado al tanto de la evolución del saldo de clientes o recibir una evento por el sistema una vez alcanzado cierto límite, podríamos haber tomado medidas 14
  • 15. Que aporta un ERP CASO: Morir de éxito V De haber sido informados por el sistema del aumento del plazo medio de cobro o volumen de impagados, podríamos a ver antepuesto medidas y gestionado de forma más eficiente con objeto de reconducir la situación 15
  • 16. Que aporta un ERP CASO: Morir de éxito VI Si hubiéramos contado con un sistema de gestión que hubiera dispuesto del control de los riesgos, hubiéramos evitado que se hubiera seguido vendiendo y enviado pedidos a ciertos clientes 16
  • 17. Que aporta un ERP CASO: Morir de éxito VII De haber contado con información sobre los vencimientos y situación de la tesorería podríamos haber realizado una mejor planificación de las necesidades de financiación 17
  • 18. Que aporta un ERP CASO: Morir de éxito VIII De haber contado con una herramienta que hubiera permitido una más eficiente gestión de los stocks o Avisos de necesidades de compra una vez superado el punto de pedido o Acceso a stock virtual o Evitamos roturas de stocks o Limitamos la perdidas de ventas por indisponibilidad de mercancía La gestión de movimientos de mercancía mediante lectores de código de barras agiliza la entrada y salida de productos La gestión de ubicaciones minimiza los errores de inventario 18
  • 19. Que aporta un ERP CASO: Morir de éxito IX 19
  • 20. Circuito tipo gestión pedido cliente CASO: Automatización I Nota de carga Pedido cliente Recepción pedido Preparación pedido Carga ¿Stock virtual ? ¿Trazabilidad? ¿Actualización de inventarios? Cobros y pagos Impagados Contabilidad Facturación ¿Mecanización? ¿Mecanización? ¿Mecanización? ¿Control de vencimientos? ¿Control impagados? ¿Remesas? 20
  • 21. Que aporta un ERP CASO: Automatización II Albarán Pedido cliente Recepción pedido Carga Preparación pedido Stock virtual Albarán Automatización y disminución errores Rebaje de stocks Gestión de ubicaciones Trazabilidad Automatización Facturación Vencimientos Impagados Contabilidad 21
  • 22. Circuito tipo recepción de mercancía CASO: Optimización de procesos I Albarán Stock virtual Repaso Descarga ¿Pedido completo? ¿Alta inventarios? ¿Histórico precios de ¿Entrada líneas ? compra? ¿Comprobación pedido? ¿Valoración inventario, etc.? Documento pedido ¿Gestión de pedidos parciales? ¿Márgenes de artículos? Factura ¿Gestión ubicaciones? ¿Mecanización? 22
  • 23. Interacciones del proceso CASO: Optimización de procesos II 23
  • 24. Centralización de la información CASO: Optimización de procesos III 24
  • 25. Que aporta un ERP CASO: Optimización de procesos IV Información de negocio Pedido cliente Datos Stock virtual Albarán Confirmación entrada Repaso Descarga Servido parcial colocación Factura 25
  • 26. La trazabilidad como fuente de ingresos CASO: Trazabilidad I Recepción cliente ¿Escandallos? Orden de fabricación ¿Tiempos? Proceso de fabricación Envío pedido ¿Costes variables? ¿Rebaje de stocks? ¿Partida? ¿Cuál es el origen de la incidencia ? Materia prima 26
  • 27. Que puede aportar un ERP CASO: Trazabilidad II Escandallos Orden de fabricación Tiempos Proceso de fabricación Envío pedido Costes Rebaje de stocks Control Trazabilidad Partida Materia prima 27
  • 28. CASO: El valor de la información a tiempo real I Día1 La empresa Sancho Banade, S.L. recibe solicitud para realizar una propuesta de construcción de una nave industrial que su departamento técnico se encarga de elaborar Día14 Días más tarde presenta a su cliente la propuesta donde las distintas partidas se resumen Excavación ……………………… 11.741€ Cimientos ……………………….. 10.842€ Estructura ..…………………….. 8.601€ Cubierta ………………………… 10.661€ Electricidad …………………...… 4.007€ Fontanería ……………………… 1.281€ Carpintería ……………………... 2.098€ TOTAL ………………………….. 55.944€ 28
  • 29. CASO: El valor de la información a tiempo real II Día 22 extras, compras, Dietas, horas km, etc ¡Comienza la obra ….! Mano de obra Subcontrataciones Materiales 29
  • 30. CASO: El valor de la información a tiempo real III El área de administración lleva a cabo la imputación de costes que los distintos departamentos le van haciendo llegar Llevar un control de costes en Excel por cada una de las partidas es tremendamente complejo, lo que determina … La información no está actualizada, tiene errores, los datos no son reales, etc. Este mismo hecho provoca que no se siga de forma estricta 3 Meses después Se detecta que el proyecto tiene una desviación respecto al presupuesto, pero no se sabe aún en que partida y cual es el origen de la misma. 30
  • 31. CASO: El valor de la información a tiempo real IV 1 semana después Después de mucho esfuerzo y bastantes horas de trabajo, se detecta el origen de la desviación Ya es demasiado tarde para evitar la incidencia, toca renegociar con cliente y proveedores para intentar reconducir la situación, esto supondrá nuevamente la dedicación de mas recursos … Todo esto provoca un retraso en el proyecto, habrá que esperar para analizar detenidamente el impacto y reordenar el flujo de tareas para poder comunicar al cliente nuevas fechas de finalización, más horas de trabajo …. En resumen perdida económica, mala percepción por parte del cliente, gasto de recursos técnicos y materiales, lo que se traduce en perdida de eficiencia y menor competitividad 31
  • 32. CASO: El valor de la información a tiempo real V Que puede aportar un ERP Presupuestación, multinivel, composición capitulo, partida, subpartida, etc.. 32
  • 33. CASO: El valor de la información a tiempo real VI Que puede aportar un ERP Planificación 33
  • 34. CASO: El valor de la información a tiempo real VII Que puede aportar un ERP Pero, ¿Esto que tiene que ver con mi negocio? El ERP me proporciona información precisa y a tiempo real sobre cualquier entidad de mi negocio Márgenes por cliente, por artículo, por venta Centros de costes, precios de artículo, por proveedor, etc. La diferencia entre dato e información es que la segunda es la que utilizamos en la toma de decisiones Para la toma de decisiones correctas y a tiempo, es imprescindible contar con información veraz y fácil de extraer 34
  • 35. avanza Integración de procesos y tecnología nicolas.suarez@avanza-consultores.net Mayo 2009

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