Sistema de clasificación de archivos

2. SISTEMA ALFABÉTICO
Oficios recibidos: Alcaldía
Bibliotecas
Centros
Concejales
Direcciones: Agua potable
Avalúos y Catastros
Auditoria
EJEMPLO SISTEMA NUMÉRICO
El Sistema de Registro y Control de Documentos (Regycon) que utiliza el
GADMUR
• A cada trámite que ingresa automáticamente se le asigna una
numeración.

3. SISTEMA GEOGRÁFICO
 La identificación que le asigna la Dirección de Avalúos y
Catastros del GADMUR a cada predio, así:
Zona sector Manzana Predio Propiedad horizontal
05 01 023 02 000

4. SISTEMA POR ASUNTOS
Dirección de Educación:
Bandas: Juvenil C.E.I.M: 9 Centros
Municipal Plantel Educativo: de 1ro. A 7mo. EB.
Bibliotecas: Municipal Padres de Familia
Selva Alegre
ICEP
SISTEMA DE DÍGITOS TERMINALES
Dirección Financiera – Partidas Presupuestarias
73.23.09.2 Uniformes
73.23.09.3 Pago refrigerios
73.23.09.4 Pago instructores
SISTEMA DECIMAL
Dirección Financiera – Control de Bienes
10 01 01 02 10 02 01 02
Muebles Escritorio Madera Inmuebles terrenos parques

5. SISTEMA ALFANUMÉRICO
Bloques de construcción GADMUR
Bloque A: Principal Bloque B: Casa Antigua
A1: Salón de la Ciudad B1: Direc. Control Ambiental
A2: Sala de Monitoreo B2: Direc. Seguridad
ARCHIVADORES
Dirección Avalúos y Catastros
Vertical: Almacenamiento Fichas catastrales
Digital: Almacenaje de información computarizado

6. EDADES DE LOS DOCUMENTOS
Infancia: documentos que son fruto de la tramitación de los asuntos
propios de cada oficina
 Archivo documental de cualquier Dirección desde el año 2007 a la
fecha. (0 – 5 años).
Madurez: documentos que ya han cumplido su función (documentación
sin vigencia administrativa de 5 a 30 años, documentos con vigencia
legal o fiscal) – Archivos intermedios.
 Aprobación de planos
Vejez: documentos solemnes que sólo valen para el recuerdo de
tiempos pasados. (documentos con valor cultural o de investigación,
más de 30 años)
 Documentos de la creación del Cantón: Actas
Acuerdos
Ordenanzas
Resoluciones

7. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
Conjunto de procedimientos mediante los cuales
la documentación es remitida de una etapa a
otra del archivo, siguiendo el ciclo de vida de los
documentos.
Básico (= Ayuntamiento) las oficinas envías sus
documentos al archivo general.
 Envío de la documentación de cada
dirección al Archivo General.
Archivo extenso (=comunidades autónomas,
Estado) las oficinas transfieren los documentos
a sus respectivos archivos administrativos,
desde éstos al intermedio y de aquí al histórico.

8. PONGAMOS EN
PRÁCTICA
ESTOS
SISTEMAS DE
ARCHIVO
Y DE ESTA MANERA
ENCONTRAREMOS
FÁCILMENTE LOS
DOCUMENTOS
GRACIAS
POR SU
ATENCIÓN