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Administración del tiempo

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  • 1. Manejo delTiempo Gustavo De León Especialista Regional en Gestión del Tránsito Aéreo y Búsqueda y Salvamento Oficina Regional NACC de la OACI Taller CAR/SAM de Garantía de la Calidad en los Servicios de Tránsito Aéreo (El Salvador, San Salvador, 17 al 21 de junio de 2002)
  • 2. Objetivos Identificar los elementos básicos del manejo del tiempo Recordar lineamientos de planeación efectiva Replantear cómo fijar prioridades Discutir el uso de cómo un Sistema de Manejo del Tiempo incrementa la eficiencia proactiva del trabajo en su dependencia u organización Taller de Garantía de Calidad de Servicios de Tránsito Aéreo para las Regiones CAR/SAM (El Salvador, San Salvador, 17 al 21 de junio de 2002)
  • 3. Definición del DiccionarioWebster “El Tiempo es algo continuo en donde los eventos suceden uno tras otro desde el pasado a través del presente hacia el futuro” Taller de Garantía de Calidad de Servicios de Tránsito Aéreo para las Regiones CAR/SAM (El Salvador, San Salvador, 17 al 21 de junio de 2002)
  • 4. El elemento básico delTiempo Un evento – ¿Entonces, cuál es la clave para manejar el tiempo? Controlar los eventos Alan Lakein Taller de Garantía de Calidad de Servicios de Tránsito Aéreo para las Regiones CAR/SAM (El Salvador, San Salvador, 17 al 21 de junio de 2002)
  • 5. Tipos de eventos Ningún control... Algo de control... Control total... Taller de Garantía de Calidad de Servicios de Tránsito Aéreo para las Regiones CAR/SAM (El Salvador, San Salvador, 17 al 21 de junio de 2002)
  • 6. Ningún Control ADAPTARSE Reenfocar y aprovechar el tiempo que si se pueda controlar Implantar… medidas para minimizar el impacto de las demandas que usted no pueda controlar Taller de Garantía de Calidad de Servicios de Tránsito Aéreo para las Regiones CAR/SAM (El Salvador, San Salvador, 17 al 21 de junio de 2002)
  • 7. Más Productividad Mayor autoestima Control de eventosTaller de Garantía de Calidad de Servicios de Tránsito Aéreo para las Regiones CAR/SAM (El Salvador, San Salvador, 17 al 21 de junio de 2002)
  • 8. La Regla de Querer Hacer lasCosas.... Un buen administrador del tiempo está dispuesto a hacer aquello que un mal administrador del tiempo no está dispuesto a hacer. Taller de Garantía de Calidad de Servicios de Tránsito Aéreo para las Regiones CAR/SAM (El Salvador, San Salvador, 17 al 21 de junio de 2002)
  • 9. Claves para controlar loseventos PLANEAR Controlar la falta de resolución Controlar las Interrupciones Controlar lo que roba el tiempo Taller de Garantía de Calidad de Servicios de Tránsito Aéreo para las Regiones CAR/SAM (El Salvador, San Salvador, 17 al 21 de junio de 2002)
  • 10. PlaneaciónLa clave paraControlar los eventos: “Entre más tiempo pasemos planeando un proyecto, el mismo requerirá un menor tiempo para su ejecución. No permita que el trabajo pesado del día de hoy le distraiga de separar un poco de tiempo para sus proyectos” Edwin C. Bliss Taller de Garantía de Calidad de Servicios de Tránsito Aéreo para las Regiones CAR/SAM (El Salvador, San Salvador, 17 al 21 de junio de 2002)
  • 11. Lineamientos para planeaciónefectiva Responsabilidad Revisión de valores y metas Determinar tareas específicas Evaluar el tiempo contra las tareas Anticipar obstáculos PRIORIZAR tareas Taller de Garantía de Calidad de Servicios de Tránsito Aéreo para las Regiones CAR/SAM (El Salvador, San Salvador, 17 al 21 de junio de 2002)
  • 12. Pirámide de la Productividad Tareas Diarias Pasos Intermedios Metas a Largo Plazo ValoresTaller de Garantía de Calidad de Servicios de Tránsito Aéreo para las Regiones CAR/SAM (El Salvador, San Salvador, 17 al 21 de junio de 2002)
  • 13. Planeación de TareasInteligentes (SMART) Específicas (Specific) Medibles (Measurable) Orientadas a tomar acción (Action Oriented) Relevantes y Realistas (Relevant & Realistic) Oportunas (Timely) Taller de Garantía de Calidad de Servicios de Tránsito Aéreo para las Regiones CAR/SAM (El Salvador, San Salvador, 17 al 21 de junio de 2002)
  • 14. Determinación efectiva demetas Definir las METAS Establecer los tipos de metas – Metas a corto plazo  Resultados inmediatos, diarios o semanales – Metas Intermedias  Medibles a largo plazo – Metas a Largo Plazo  Futuras, en meses o años Taller de Garantía de Calidad de Servicios de Tránsito Aéreo para las Regiones CAR/SAM (El Salvador, San Salvador, 17 al 21 de junio de 2002)
  • 15. Determinación efectiva de metas (cont.) Las metas se han planeado efectivamente cuando son: – Importantes para usted – Medibles en tiempo – Definidas clara y específicamente – Propias – Realistas Taller de Garantía de Calidad de Servicios de Tránsito Aéreo para las Regiones CAR/SAM (El Salvador, San Salvador, 17 al 21 de junio de 2002)
  • 16. ¿Cómo definir prioridades? Clarifique sus metas… Entienda la causa y efecto… Utilice prioridades en su proyecto, fechas límite... Revise las metas a largo plazo… Planee su tiempo… Fije un código de importancia… Registre y analice cómo utilizará su tiempo… Taller de Garantía de Calidad de Servicios de Tránsito Aéreo para las Regiones CAR/SAM (El Salvador, San Salvador, 17 al 21 de junio de 2002)
  • 17. Dando Prioridad1. A = VITAL... Alto Valor • Debe hacerse2. B = IMPORTANTE… Valor Mediano • Podría hacerse3. C = OPCIONAL… Valor Bajo Taller de Garantía de Calidad de Servicios de Tránsito Aéreo para las Regiones CAR/SAM (El Salvador, San Salvador, 17 al 21 de junio de 2002)
  • 18. Urgencia La Urgencia no equivale a la prioridad La urgencia afecta a las prioridades La Tiranía de lo Urgente: Lo urgente envuelve al administrador (de tiempo); sin embargo, la tarea más urgente no siempre es la más importante. La tiranía de lo urgente recae en la distorsión de las prioridades. R. Alec Mackenzie Taller de Garantía de Calidad de Servicios de Tránsito Aéreo para las Regiones CAR/SAM (El Salvador, San Salvador, 17 al 21 de junio de 2002)
  • 19. Control de la Falta deResolución Identificar la preocupación detrás de la falta de resolución Programar el trabajo desagradable a primer hora del día Definir una fecha límite Recompensarse a si mismo cuando termine un trabajo difícil Separe las tareas difíciles en partes... Una por una Encuentre una tarea para iniciar… algo rápido, fácil Taller de Garantía de Calidad de Servicios de Tránsito Aéreo para las Regiones CAR/SAM (El Salvador, San Salvador, 17 al 21 de junio de 2002)
  • 20. Controle las Interrupciones Utilice las Contestadoras/Correo Electrónico: – NO las utilice solo para filtrar llamadas… – Revise y Responda… Utilice técnicas telefónicas con un “Final Positivo”: – “______ antes de que colguemos, quiero que…” – “Mencione su tiempo límite, “Tengo que...” Taller de Garantía de Calidad de Servicios de Tránsito Aéreo para las Regiones CAR/SAM (El Salvador, San Salvador, 17 al 21 de junio de 2002)
  • 21. Controle las Interrupciones (Cont.) Fomente hacer citas Separe tiempo para Usted Defina límites de tiempo Comience y continúe una conversación Desarrolle frases hechas – Es una lástima que tengas que venir cuando… – Estoy a punto de… Taller de Garantía de Calidad de Servicios de Tránsito Aéreo para las Regiones CAR/SAM (El Salvador, San Salvador, 17 al 21 de junio de 2002)
  • 22. Controlar lo que roba eltiempo Defina un tiempo y un lugar para planear Planee diariamente: – Defina las Tareas del Día (A1, A2, B1, B2, etc… de acuerdo con sus prioridades)  Haga citas (bloquee tiempos específicos para sus reuniones, proyectos, tareas, contactos y para usted) – Listas de “Cosas por Hacer” (cosas que no quiera olvidar) – Revise las metas y los valores (evalúe el progreso y siga un Proceso de Planeación) Taller de Garantía de Calidad de Servicios de Tránsito Aéreo para las Regiones CAR/SAM (El Salvador, San Salvador, 17 al 21 de junio de 2002)
  • 23. Bibliografía Curso 50314 “Quality Assurance Program Administration”, Academia de la FAA , Ciudad de Oklahoma Taller de Garantía de Calidad de Servicios de Tránsito Aéreo para las Regiones CAR/SAM (El Salvador, San Salvador, 17 al 21 de junio de 2002)
  • 24. FIN GRACIAS