1. El Ciclo Contable
El ciclo contable es el
proceso ordenado y
sistemático de registros
contables, partiendo del
adecuado manejo de los
soportes de las transacciones,
los recibos de caja,
comprobantes de egreso,
facturas de compra y venta, facturas de servicios, contratos, nóminas, etc., pasando
por la elaboración de comprobantes de contabilidad, el registro en los medios
electrónicos del ambiente sistematizado, la estructuración de los libros auxiliares, los
ajustes al final del ciclo y la preparación de los Estados Financieros.
El término de duración del ciclo contable no corresponde a un esquema
axiomatizado universal de obligatorio cumplimiento. Las legislaciones establecen
como obligado un CICLO FISCAL, denominado PERÍODO CONTABLE, el cual
puede no coincidir con el ciclo natural de las operaciones de las empresas. Algunos
países, como Méjico y algunos estados de USA han establecido su ciclo fiscal desde
el 1º de julio de un año hasta el 30 de junio del siguiente año.
En un ciclo contable se registran todas las transacciones que ocurren en la empresa,
se realiza los ajustes pertinentes y se prepara informes resúmenes del ciclo, ya sea
mensual, trimestral, semestral o anual; el más usado es el anual.
Los ajustes en los ciclos mensuales suelen corresponder a algunas provisiones y
causaciones que originan registros crédito a las cuentas del grupo 14, 15, 17, 23, 25
ó 26 y registros débito a las cuentas de los grupos 27 y como contrapartida, las
cuentas de los grupos 51, 52, 53 y 54.
ESQUEMA DEL CICLO CONTABLE
Un sencillo esquema del ciclo contable se puede apreciar en los siguientes gráficos
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2. Los procedimientos del
ciclo contable son los
pasos que se realizan para
finalmente presentar los
distintos reportes a la
administración de la
empresa, incluidos los
estados financieros.
Etapas del Ciclo Contable
El ciclo contable se puede desagregar en los siguientes 5 componentes: Inicio o Apertura,
Movimiento, Ajustes, Cierre y Traslado de saldos a Cuentas Reales y Estados Financieros.
El ciclo Fiscal incluye el cierre contable, pero los ciclos intermedios no realizan cierre.
1. Inicio o Apertura
Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes de los dueños o
socios, generándose documentos como: Recibos de caja, notas contables, contratos, y el
Balance de apertura. Con el registro de los primeros documentos surgen los comprobantes
de diario, que agrupan tipos de documentos u operaciones homogéneas. A partir del
segundo ciclo mensual de operaciones se acumula mes a mes tanto las cuentas de balance
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3. como las de resultados, hasta el ciclo que corresponda al último del Período Fiscal, en el
cual se realiza el cierre de las cuentas de resultado.
2. Movimiento
Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa deben estar respaldadas
por un soporte que permite su registro en el comprobante diario y traslado a los libros
principales y auxiliares de contabilidad.
El registro del movimiento operativo de la empresa, de acuerdo con sus necesidades, se
puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o mensual (art. 56 Dec. 2649).
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4. 3. Ajustes
Los ajustes corresponden a
causaciones que permiten el
reconocimiento de hechos
económicos cuando agotan los
criterios de realización, medición,
pertinencia y representación (Art.
47 Dec. 2649) normalmente sin
que medie una transacción en
línea con el registro, tales como
la depreciación, causación de
intereses, las amortizaciones y en
general las provisiones y
estimaciones registran gastos en las cuentas 51, 52, 53 y 54, con crédito a las cuentas
15, 17, 23, 25 ó 26 y el costo de venta de productos manufacturados o
comercializados por la empresa.
4. Cierre y Traslado de saldos
Consiste en la eliminación de las cuentas de
resultado mediante contra créditos y contra
débitos. Esta operación se realiza una vez al
cierre del Ciclo Fiscal, da origen al
Comprobante de cierre, lleva a cero los saldos
de las cuentas de resultado y traslada los saldos
del balance de un período fiscal al siguiente,
preparando todo para el inicio del nuevo ciclo.
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5. 5. Estados Financieros
Resumen de una forma técnica y rigurosa los resultados de las operaciones del ciclo
contable y la situación financiera de la empresa al cierre del mismo. Los estados financieros
básicos son cinco, los primeros dos son primarios ya que sus valores salen directamente
como saldos de las cuentas de balance y resultado, mientras que los secundarios se obtienen
de agrupaciones convenientes de elementos de los dos primeros. Los cinco estados
financieros básicos, en su orden, son:
1. Balance General
2. Estado de Resultados
3. Estado de cambios en la Situación Financiera
4. Estado de Cambios en el Patrimonio
5. Estado de Flujo de Efectivo
® Material extraído de la serie la Contabilidad
y las Organizaciones – MONTILLA, William,
con la expresa autorización del Autor, para
distribución libre en la Corporación
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