LABERINTOS DE DISCIPLINAS DEL PENTATLÓN OLÍMPICO MODERNO. Por JAVIER SOLIS NO...
Sistemas aplicados
1. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Sistemas Administrativos
Administración de Personal
Abastecimiento Conversión Comercialización
Contabilidad
Pagos Cobranzas
Planeamiento Control de Gestión
Procesos Operativos Procesos de Gestión
2. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Subsistema Abastecimiento
Objetivo
Identificar y adquirir los bienes y servicios que la organización
requiere para su operación, ya sea de fuentes internas o externas.
Alcance
Desde que se detecta la necesidad de adquirir un bien o servicio
hasta que el mismo es entregado al sector requirente.
Funciones principales
Solicitud y Selección Colocación
Adjudica- Registra-
Control de del de Orden Recepción
ción ción
Inventario Proveedor de Compra
3. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Subsistema Abastecimiento
Normas de Control Interno Específicas
Iniciación del trámite de compra
La necesidad debe surgir del sector que requiere el bien o servicio, especificando las
características del mismo en un documento (Solicitud de Pedido).
Obtención de un número determinado de cotizaciones
Se recomienda solicitar cotización a por lo menos 3 (tres) proveedores. La documentación deberá
incluir las características del bien o servicio que se desea adquirir, así como plazos y condiciones
de entrega, y forma de pago.
Autorización de la compra
La compra debe ser autorizada por un responsable. En caso de requerirlo, se podrán establecer
distintos niveles de autorización de acuerdo a las características o monto de la compra.
Punto de Pedido
Se debe establecer una cantidad mínima en stock para cada producto.
Lote de Compra
A los efectos de abaratar los costos, se debe establecer un lote de compra mínimo por producto.
4. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Subsistema Abastecimiento
Normas de Control Interno Específicas
Control de la mercadería recibida
Al momento de la recepción de los bienes, se deberá verificar, como mínimo, que la cantidad y
características de los mismos coinciden con la compra realizada. La calidad se podrá verificar en el
mismo momento o en un momento posterior, quedando registrada la situación en el remito.
En el caso de servicios, se deberá controlar la calidad durante y/o luego de la prestación.
Constitución de seguros para mercaderías en tránsito
Asegurar los bienes que se están trasladando, en caso de que el traslado esté a cargo del
comprador.
Asegurar a las personas que prestan el servicio, en caso de que lo hagan en instalaciones del
comprador.
5. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Subsistema Abastecimiento
Sectores
Sector requirente
Almacenes
Compras
Recepción
Contabilidad
Formularios y Archivos
Solicitud de Compra
Pedido de Cotización
Cotización (del Proveedor)
Orden de Compra
Remito (del Proveedor)
6. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Subsistema Abastecimiento
Bases para la generación de Información Gerencial
Tiempo promedio de la gestión de compras
Órdenes de Compra vencidas pendientes de recepción
Compras reales vs presupuestadas
Monto de compras por tipo de producto
Monto de compras por proveedor (5 proveedores principales)
7. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Subsistema Abastecimiento
Sistemas – Módulos
ERP
Gestión de Compras
Datos Maestros: Proveedores, Productos
SCM
Planificación de la Cadena de Suministro (Supply Chain)
8. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Sistemas Administrativos
Administración de Personal
Abastecimiento Conversión Comercialización
Contabilidad
Pagos Cobranzas
Planeamiento Control de Gestión
Procesos Operativos Procesos de Gestión
9. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Subsistema Conversión
Objetivo
Fabricar bienes o generar la prestación de servicios.
Alcance
Desde que se detecta la necesidad de producir un bien o
servicio hasta que el mismo es entregado al sector
requirente o almacén de productos terminados.
Funciones principales
Planeamiento Fabricación
Control de
y y Entrega Registración
Calidad
Programación Seguimiento
10. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Subsistema Conversión
Normas de Control Interno Específicas
Existencia de Inventario Permanente
Se debe contar con un registro permanentemente actualizado del stock de productos en proceso
y productos terminados.
En el caso de servicios, se debe contar con información precisa respecto de la asignación de
personas a proyectos que implican la prestación de servicios.
Realización de Recuentos Físicos Periódicos
Ajustes de Inventario
Custodia de las existencias
Se debe asignar un responsable de la gestión de almacenes.
Movimiento de bienes
Todo movimiento de bienes dentro del proceso productivo debe estar respaldado con la
correspondiente documentación.
Stock Mínimo
Lote Óptimo
11. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Subsistema Conversión
Sectores
Planeamiento y Control de la Producción
Producción (cada uno de las áreas que lo componen)
Control de Calidad
Almacén
Contabilidad
Formularios y Archivos
Orden de Producción
Pedido de Materiales
Parte Diario de Producción
Parte de Control de Calidad
12. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Subsistema Conversión
Bases para la generación de Información Gerencial
Tiempo promedio de la producción, por tipo de producto
Producción en unidades, por tipo de producto
Producción real vs presupuestada
Horas de mantenimiento reales vs presupuestadas
Costo de producción real vs presupuestado
Consumo de insumos real vs presupuestado
13. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Conversión
Sistemas – Módulos
ERP – MRP
Gestión de Producción
Datos Maestros: Maquinarias, Recursos, Productos
SCM
Planificación de la Producción
Gestión del ciclo de vida del producto
14. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Sistemas Administrativos
Administración de Personal
Abastecimiento Conversión Comercialización
Contabilidad
Pagos Cobranzas
Planeamiento Control de Gestión
Procesos Operativos Procesos de Gestión
15. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Subsistema Comercialización
Objetivo
Identificar las necesidades de los clientes y
cubrirlas a partir de los bienes y servicios que
ofrece la organización.
Alcance
Desde que se detecta la necesidad de la venta o
prestación del servicio hasta que el mismo es
entregado al cliente, incluyendo además la
distribución y servicios post-venta.
Funciones principales
Recepción Aprobación Preparación Despacho y Registra-
Facturación
del pedido del Crédito del Pedido Distribución ción
16. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Subsistema Comercialización
Normas de Control Interno Específicas
Aprobación de la venta
En los casos en que la cantidad o el monto de crédito superen límites mínimos establecidos, la
venta debe ser autorizada por un responsable. En caso de requerirlo, se podrán establecer
distintos niveles de autorización de acuerdo a las características o monto de la venta.
Bonificaciones y Descuentos
Movimiento de bienes
Control de facturación
17. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Subsistema Comercialización
Sectores
Ventas (vendedor)
Créditos
Almacenes
Expedición
Facturación
Contabilidad
Formularios y Archivos
Nota de Pedido u Orden de Compra
(del Cliente)
Remito
Hoja de Ruta
Factura o Ticket
18. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Subsistema Comercialización
Bases para la generación de Información Gerencial
Tiempo promedio de la gestión de ventas
Ventas reales vs presupuestadas (monto o cantidad)
Monto de ventas por tipo de producto
Listado de clientes con saldo insuficiente
Notas de Pedido pendientes de entrega
19. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Subsistema Comercialización
Sistemas – Módulos
ERP
Módulo de Gestión de Ventas
Módulo de Gestión de Distribución y Logística
Datos Maestros: Clientes, Productos, Flota
SCM
Pronóstico de la Demanda
Planificación de la Distribución
CRM
Gestión de Marketing (incluye Call Center)
Gestión de Ventas (incluye Comercio Electrónico)
Gestión de Servicios
20. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Sistemas Administrativos
Administración de Personal
Abastecimiento Conversión Comercialización
Contabilidad
Pagos Cobranzas
Planeamiento Control de Gestión
Procesos Operativos Procesos de Gestión
21. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Subsistema Financiero
Objetivo
1. Identificar y asegurar el cobro de las deudas que un tercero
tiene hacia la organización (Cobranzas).
2. Identificar y saldar las deudas que la organización tiene con
un tercero (Pagos).
Alcance
Desde que se detecta la necesidad de cobrar/pagar una deuda
hasta que la misma se encuentra saldada.
Funciones principales
Organiza- Rendición
Cobranzas Registra-
ción de la Cobro de la
ción
Cobranza Cobranza
Recepción Emisión del
Pagos Liquidación Registra-
de Factura Medio de Pago
del Pago ción
(Proveedor) Pago
22. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Subsistema Financiero
Normas de Control Interno Específicas: Subsistema Financiero
Concentración de responsabilidad en el manejo de fondos
Sólo debe haber un área en la organización responsable del dinero entrante y saliente.
Separación total de los fondos
Debe existir, por lo menos, una cuenta donde se almacena el dinero destinado a pagos y otra
donde se reciben las cobranzas.
Rotación del Personal
Periódicamente, se debe rotar internamente en la organización el personal de las áreas que
gestionan los fondos.
Arqueos sorpresivos
Se debe realizar recuentos periódicos y sorpresivos sobre el dinero que se gestiona como ‘Caja
Chica’ o ‘Fondo Fijo’. Esto es, controlar la coincidencia entre el efectivo disponible contra lo que
indican los libros contables y los documentos que respaldan el ingreso y egreso de dinero.
Conciliación Bancaria
Se debe realizar controles periódicos sobre el dinero que se gestiona en cuentas bancarias. Esto
es, controlar la coincidencia entre el dinero que se encuentra en el Banco, el que indican los libros
contables y contra los documentos que respaldan el ingreso y egreso de dinero.
23. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Subsistema Financiero
Normas de Control Interno Específicas: Cobranzas
Control de Recibos
Se deberá verificar el efectivo recibido coincide con el dinero que ingresa a la organización.
Rendición diaria de la cobranza
En el caso de existir ‘Cobradores’, se deberá asegurar que diariamente entregan los Recibos y el
dinero cobrado al área de Tesorería.
Apertura de la correspondencia
La correspondencia dirigida a Tesorería, deberá ser abierta por un responsable más un testigo.
Concesión de descuento por pronto pago (bonificación)
Se podrá otorgar descuento por pronto pago, siendo el mismo autorizado por un responsable.
24. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Subsistema Financiero
Normas de Control Interno Específicas: Pagos
Uso de cheques
En todos los casos que no correspondan a gastos de Caja Chica, se deberá optar por la emisión de
cheques para el pago de las deudas. Esto permite disminuir el riesgo de robo y pérdida del
efectivo. Los cheques deberán contar con la aprobación de dos responsables, como mínimo, de
acuerdo al monto a pagar.
Pago amparado por comprobantes
Toda emisión de cheque o cualquier otro medio de pago debe corresponder a un comprobante
válido y ser verificado por el firmante. Por ejemplo: Factura del proveedor, Liquidación de Sueldo.
Existencia de Fondo Fijo o Caja Chica
La organización debe contar con un Fondo Fijo para casos de emergencia y/o una Caja Chica que
le permita afrontar gastos menores en efectivo.
25. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Subsistema Financiero
Sectores: Cobranzas Sectores: Pagos
Cobranzas Cuentas a Pagar
Cobrador / Caja Tesorería
Tesoreria Responsables de firma
Contabilidad Contabilidad
Formularios y Archivos: Formularios y Archivos:
Cobranzas Pagos
Listado de Cobranzas Factura del Proveedor
Recibo Orden de Pago
Planilla de Ingresos Cheque
Recibo del Proveedor
26. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Subsistema Financiero
Bases para la generación de Información Gerencial:
Cobranzas
Listado de los principales deudores con sus saldos
Cobranzas reales vs presupuestadas
Ventas vs Cobranzas
Total de bonificaciones otorgadas
Bases para la generación de Información Gerencial:
Pagos
Resumen de cuentas a pagar en forma mensual
Montos pagados vs presupuestados
Índice de Liquidez
27. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Subsistema Financiero
Sistemas – Módulos
ERP
Gestión de Finanzas y Control
Datos Maestros: Centros de costos, Cuentas contables
28. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Sistemas Administrativos
Administración de Personal
Abastecimiento Conversión Comercialización
Contabilidad
Pagos Cobranzas
Planeamiento Control de Gestión
Procesos Operativos Procesos de Gestión
29. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Subsistema Adm. de Personal
Objetivo
Asegurar la correcta cobertura de todos los
puestos de la organización.
Alcance
Desde que se detecta la necesidad de cubrir un
puesto hasta que se lo incorpora, capacita,
evalúa y liquida su sueldo.
Funciones principales
Reclutamiento Adiestra- Capacitación y Evaluación de
Selección
del Personal miento Desarrollo Desempeño
Administra- Administra-
Liquidación de
ción de ción de la Registración
Haberes
Legajos Remuneración
30. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Subsistema Adm. de Personal
Normas de Control Interno Específicas
Convocatoria para selección de personal
Se debe realizar una convocatoria interna, en primer lugar, y externa a continuación para cubrir
los puestos que se encuentran disponibles.
Evaluación Permanente
Deberá existir un proceso de evaluación claro y estándar para todos los miembros de la
organización.
Adicionalmente, se sugiere una evaluación permanente de los objetivos del empleado.
Administración de Legajos
La organización debe contar con un legajo único para cada empleado, donde se registre toda la
información asociada al mismo: información personal, legal, salarial, evaluaciones, entre otros.
La administración de esta información deberá realizarla un área responsable y no podrá estar
disponible para otros miembros de la organización.
31. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Subsistema Adm. de Personal
Sectores
Departamento solicitante
Personal
Liquidación de Haberes
Contabilidad
Formularios y Archivos
Formulario de Postulación
Formulario de Evaluación de Postulante
Liquidación de sueldo – Recibo de
Sueldo
Libro de Sueldos y Jornales
Formulario de Evaluación de
Desempeño
32. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Subsistema Adm. de Personal
Bases para la generación de Información Gerencial
Tiempo promedio de la selección de personal
Cantidad de horas extra vs normales
Porcentaje de ausentismo
Índice de rotación del personal
33. Sistemas Administrativos
Prof. Dra. Diana Schulman
Autor: Lic. Noelia Garcia
Subsistema Adm. de Personal
Sistemas – Módulos
ERP
Gestión de Recursos Humanos
Datos Maestros: Empleados, Sectores
HR
Administración de Personal:
• Reclutamiento
• Beneficios
• Incentivos
• Administración de compensaciones
• Gestión de tiempos
• Gestión de viajes y gastos
Desarrollo y Planificación del Personal
• Gestión de la Organización
• Desarrollo de personal
• Planificación y reserva de salas
• Formación y gestión de eventos
• Planificación del trabajo