Visio y el Plan Estrategico (Muestra del libro)
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Microsoft Visio es una aplicación de dibujo vectorial orientada a la realización de diagramas de negocio, flujos de proceso, y todas aquellas representaciones gráficas que el usuario sea capaz de ...

Microsoft Visio es una aplicación de dibujo vectorial orientada a la realización de diagramas de negocio, flujos de proceso, y todas aquellas representaciones gráficas que el usuario sea capaz de diseñar.
Este libro está enfocado a su aprendizaje desde la práctica, tomando como referencia la realización de un caso completo basado en el documento más importante de nuestra empresa: el Plan Estratégico

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Visio y el Plan Estrategico (Muestra del libro) Visio y el Plan Estrategico (Muestra del libro) Document Transcript

  • MS-Visio y el Plan Estratégico INDICE 1. 2. 3. 4. OBJETIVOS Y ESTRUCTURACIÓN DEL LIBRO. ....................................... 2 CONCEPTOS BÁSICOS DE MS-VISIO. .................................................... 6 ESTRUCTURA DEL PLAN ESTRATÉGICO. ............................................ 10 EQUIPO DE TRABAJO. ....................................................................... 12 (Esta MUESTRA solo contiene los CUATRO primeros capítulos) 1
  • MS-Visio y el Plan Estratégico 1. OBJETIVOS Y ESTRUCTURACIÓN DEL LIBRO. Microsoft Visio (MS-Visio) es una aplicación informática que permite realizar dibujo vectorial. En sus inicios se pensó enfocarla hacia el dibujo técnico en dos dimensiones dentro de las áreas de conocimiento de Ingeniería y Arquitectura con añadidos para desarrollar otros tipos de dibujos. Viendo que este mercado estaba en manos de programas como AutoCad, Microstation, etc., Microsoft prefirió orientar su futuro hacia la realización de diagramas de negocio. De todas formas hoy en día sigue teniendo la posibilidad de generar planos de oficinas, data centers, etc. Al entrar por primera vez en el entorno de trabajo, el número de formas que nos aparecen, hace que nos parezca más difícil de manejar de lo que realmente es. Seremos capaces de realizar diagramas espectaculares empleando muy poco tiempo para su aprendizaje, pasando de una página vacía a la conversión gráfica de un proceso de negocio. Una vez más haremos buena la frase “una imagen vale más que mil palabras” 2
  • MS-Visio y el Plan Estratégico 1.1. ¿Qué podemos hacer con MS-Visio? Con MS-Visio podemos crear múltiples dibujos, desde diagramas de flujo hasta comics, pasando por planos de data centers, oficinas, diagramas de bases de datos, UML, BPMN y cuantas representaciones dentro del dibujo vectorial (y de la diagramación en dos dimensiones) seamos capaces de imaginar. Desde los más sencillos diagramas de flujo a los más complejos diagramas de redes de ordenadores. La experiencia nos enseña que la forma de aprender a dominar alguna herramienta, conocimiento, actividad viene con la práctica, siendo principalmente aplicable esta forma de enseñanza al uso de las aplicaciones informáticas. Cuando pensamos en la idea de hacer un libro sobre MS-Visio existían diferentes posibilidades en relación a cómo realizar los ejercicios prácticas o ejemplos. Podíamos hacer ejemplos sueltos sin ninguna relación unos con otros basándonos en las posibilidades que MS-Visio nos ofrece, o bien podíamos hacer un caso completo y complejo de la vida real. Como uno de los ámbitos en donde más se utiliza MS-Visio es el mundo de la consultoría, decidímos realizar las prácticas de este libro sobre los diagramas que aparecen en uno de los documentos más importantes existentes en esa área de actividad: la realización de un Plan Estratégico. El Plan Estratégico es el núcleo sobre el que giran las decisiones, proyectos y operaciones de la empresa. Todas las empresas independiente del tamaño de las mismas, sector o volumen de actividad se rigen por lo determinado en su Plan Estratégico, siendo necesario el volver a realizarlo cada cierto periodo de tiempo para variar el rumbo de la empresa y evolucionar la misma o adecuarla al entorno cambiante en donde nos movemos. A la hora de realizar el Plan Estratégico, los apartados en los que se descompone el documento suelen ser los mismos, variando en función del equipo que lo crea, la forma de presentarlos, el enfoque o la importancia que se les da a cada uno de ellos. 3
  • MS-Visio y el Plan Estratégico La mayoría de las veces el equipo que realiza el Plan Estratégico debe presentarlo cuando está terminado, a la Alta Dirección de la empresa y ésta a su vez al Consejo de Administración de la misma. En algunas ocasiones el Consejo de Administración a su vez necesita presentar el documento a posibles inversores, bancos u otras entidades que o bien van a participar en el accionariado o bien van a financiar la empresa. Es difícil encontrar un documento más importante para la continuidad de la empresa, por lo que los datos, dibujos, tablas y en general la información que en él se recoge debe estar impecable en fondo y forma, ya que la información debe entrar y calar hondo en la audiencia a la que se presenta. Dado que una imagen vale más que mil palabras, es difícil encontrar un buen Plan Estratégico en el que estén ausentes los gráficos. Es en este apartado en donde MS-Visio destaca y la mayoría de las grandes empresas de consultoría lo utilizan para realizar de una manera ágil, productiva y vistosa los diagramas y gráficos que incorporan al Plan Estratégico. A lo largo de este libro vamos a mejorar nuestro uso de MSVisio aprendiendo a utilizar las opciones, menús y posibilidades que nos ofrece, desarrollando los gráficos que más comúnmente se dan en la creación de un Plan Estratégico. Es decir dejaremos sin desarrollar aquellos apartados que a pesar de formar parte de en un Plan Estratégico y de su importancia dentro del mismo, no utilizan gráficos o diagramas que nos permitan utilizar MS-Visio. Los diagramas y gráficos que vamos a crear, en la mayoría de los casos se pueden realizar con cualquiera de las versiones existentes de esta aplicación informática, aunque nosotros utilizaremos MS-Visio 2010. 1.2. Estructura del libro. Está fuera del alcance de este libro el analizar y presentar cada una de las opciones y posibilidades de MS-Visio, siendo más importante el que el lector utilice la aplicación y vaya cogiendo agilidad en el manejo de la misma. 4
  • MS-Visio y el Plan Estratégico Por eso en la redacción de este libro ha pesado más la realización de un caso completo que sea de utilidad inmediata al lector, que el hacer un viaje por las diferentes características y opciones de menú que posee MS-Visio. A lo largo de cada capítulo de este libro mezclaremos la teoría con la práctica, prevaleciendo esta última. La estructura de cada uno de los capítulos, será la siguiente: - Apartado del Plan Estratégico: de una manera somera explicaremos aquel apartado del Plan Estratégico para el que desarrollamos un diagrama. Como tampoco es objeto de este libro el explicar en profundidad los diferentes componentes de un Plan Estratégico y habiendo en el mercado múltiples libros dedicados a ello, el objeto de este apartado será explicar el enfoque que nosotros tenemos de dicho apartado. - Diagrama a realizar: presentaremos una figura con el diagrama final que vamos a obtener al finalizar la práctica. - Formas a utilizar en el diagrama: como explicaremos más adelante los diagramas en MS-Visio se construyen a partir de formas. A lo largo del desarrollo de nuestro Plan Estratégico utilizaremos formas de MS-Visio que evolucionaremos para generar diagramas complejos. En varios de los casos reutilizaremos estas formas en capítulos posteriores. - Elaboración de las formas: dentro del capítulo este será el apartado principal en donde iremos describiendo paso a paso y en detalle, la elaboración de cada una de las formas que toman parte en el diagrama a obtener. 5
  • MS-Visio y el Plan Estratégico 2. CONCEPTOS BÁSICOS DE MS-VISIO. Dentro de este capítulo veremos aquellos objetos y conceptos básicos que nos permitirán empezar a conocer y tomar nuestro primer contacto con MS-Visio. 2.1. Las formas (shapes) de MS-Visio. El corazón de los diagramas de MS-Visio son las formas. Una forma es un dibujo diseñado (por Microsoft o terceros) disponible para su uso y que representa un símbolo gráfico o un objeto real. Nosotros a lo largo del libro, también crearemos nuestras propias formas. Es la unidad mínima de dibujo que utiliza MS-Visio para crear cualquier tipo de diagrama. La potencia de MS-Visio reside en las diferentes acciones que se pueden llegar a realizar con una forma. Supongamos una forma básica como puede ser el símbolo de decisión de un diagrama de flujo. Algunas de las operaciones básicas que se pueden realizar con una forma son: - Copiar, cortar, pegar, etc. 6
  • MS-Visio y el Plan Estratégico - Aumentar y disminuir su tamaño. - Alinearlas. Tanto horizontal como verticalmente. - Conectarlas Las formas en MS-Visio que tienen en común un mismo tema de diseño, se agrupan en “galerías de símbolos”. Estas galerías de símbolos se almacenan en ficheros con nombres “Galería_de_Simbolos.vss”. En cada nueva versión de MS-Visio que sale al mercado, aparecen nuevas galerías de símbolos con mayor funcionalidad. Así mismo se pueden encontrar galerías de símbolos tanto gratuitas como de pago en diversas web´s de Internet. 7
  • MS-Visio y el Plan Estratégico Plantillas (Stencils) Una plantilla de MS-Visio es un archivo predefinido de un determinado tipo de diagrama que configura el entorno de trabajo de MS-Visio para adaptarlo a la medida del diagrama que deseamos realizar. Además selecciona las galerías de símbolos necesarias para realizarlos. Las plantillas se almacenan en ficheros con nombres “Plantilla.vst”. 2.2. Entorno de trabajo de MS-Visio. Cuando estamos trabajando, la configuración que adopta nuestro entorno de trabajo es el de la figura: - Cinta de opciones: muestra agrupados en pestañas los comandos que se usan más frecuentemente, como el de “Inicio” en donde podemos encontrar las opciones de manejo de fuentes de letras, posicionamiento de las formas, alineaciones y centrados, etc. - Área de Formas: donde buscamos y seleccionamos las formas que vamos a utilizar a la hora de generar nuestro diagrama. - Área de dibujo: donde vamos a ir construyendo a base de seleccionar formas y realizar operaciones con ellas, nuestro diagrama o dibujo. 8
  • MS-Visio y el Plan Estratégico - Barra de estado: como en otros productos de Office en ella podemos encontrar información relacionada con nuestro entorno de trabajo principal: en nuestro caso el “Área de Dibujo”. Podemos aumentar o disminuir el zoom, conocer el tamaño y posición de nuestras formas, etc. El objeto de este libro no es explorar de forma teórica y sistemática las múltiples opciones que nos brinda MS-Visio recorriéndolas una a una (eso ya nos lo da la ayuda del propio programa en el momento que lo vamos necesitando), sino el realizar casos prácticos que se van a producir en nuestro trabajo. Iremos viendo las diferentes opciones, conforme las vayamos necesitando. Es decir igual que en nuestro día a día. A partir de este momento nos ponemos a ello. 9
  • MS-Visio y el Plan Estratégico 3. ESTRUCTURA DEL PLAN ESTRATÉGICO. Como comentamos en capítulos anteriores, a pesar de que los apartados de un Plan Estratégico suelen ser parecidos, el orden planteado, el enfoque y la estructura que cada equipo que crea el documento le da, suele variar. En nuestro caso utilizaremos los apartados recogidos en las tablas que presentamos a continuación. En la columna de la izquierda viene representado el apartado del Plan Estratégico y en de la derecha si vamos a realizar un diagrama sobre dicho apartado o no. Para cada uno o varios de estos diagramas, existirá un capítulo de nuestro libro. APARTADO RESUMEN EJECUTIVO. FASES Y METODOLOGIA Equipo de trabajo Fases y Metodología Elementos del Plan Estratégico. Objeto y Alcance Misión y visión Valores ANÁLISIS ESTRÁTEGICO EXTERNO El entorno – PEST El Sector El mercado La competencia ANÁLISIS ESTRÁTEGICO INTERNO Los productos/servicios Capacidades Competitivas. Business System – McKinsey Cadena de Valor – Michael Porter. 10 DIAGRAMA NO SI SI SI SI NO SI SI NO NO NO SI SI SI SI
  • MS-Visio y el Plan Estratégico APARTADO DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN Análisis de Gap Fuentes para crear el DAFO DAFO Cuadro de mando integral (CMI) MARCO OPERATIVO. Mapa Estratégico Planes de Acción Procesos Productivos Sistemas de Calidad Mejora Continua Organigrama y recursos humanos Indicadores ESTADOS FINANCIEROS Cuenta de Pérdidas y Ganancias Balance de Situación SISTEMA DE INFORMACIÓN Y CONTROL Plan de Contingencias Sistemas de información y control DIAGRAMA SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI NO NO SI SI Adicionalmente a los apartados mencionados, habrá capítulos del libro dedicados a elementos que si ser en sí mismos apartados del Plan Estratégico, están involucrados en la realización del mismo, como son el logo de la compañía, el equipo de trabajo que lo realizan y su reparto de actividades en la confección del mismo. 11
  • MS-Visio y el Plan Estratégico 4. EQUIPO DE TRABAJO. 4.1. Funcionalidad dentro del Plan Estratégico. A la hora de ejecutar cualquier proyecto, si queremos realizarlo correctamente, es necesario elegir bien al equipo de trabajo que lo va a llevar a cabo y repartir las distintas actividades de las que cada miembro es responsable. Una forma de representarlo es mediante una matriz RAM (Responsibility Assignment Matrix) o Matriz de Asignación de Responsabilidades 4.2. Diagrama a realizar. 12
  • MS-Visio y el Plan Estratégico 4.3. Formas a utilizar en el diagrama Código Figura Descripción VI002 Tipo de Responsabilidad VI003 Rectángulo VI004 Fondo Diagrama VI005 Marco Página Forma  VI002: es la forma que utilizaremos para identificar el rol (responsabilidad) que ese miembro del equipo tiene en la realización del Plan Estratégico.  VI003: son rectángulos de diferentes tamaños y orientaciones que nos sirve para designar las actividades a realizar, los miembros del equipo y los roles que tienen.  VI004: el fondo de diagrama nos sirve para resaltar las formas utilizadas.  VI005: el marco de página tiene una misión parecida a la forma de fondo de diagrama. Añadimos a este último el logo de la empresa y el título del diagrama para componer el resultado final. 13
  • MS-Visio y el Plan Estratégico 4.4. Elaboración de las formas VI002 – Tipo de Responsabilidad Hemos terminado nuestro primer diagrama y vemos como la página en donde lo hemos dibujado, al no haber cambiado su nombre, tiene el que MS-Visio le asigna por defecto (“Página-1”). Para seguir generando el resto de los diagramas del Plan Estratégico, podemos dibujar cada uno en una pestaña utilizando un único fichero de MS-Visio si los diagramas son similares. Si las plantillas a utilizar disponen de formas o propiedades específicas para algún tipo de diagrama, será necesario crear un nuevo fichero a partir de esas plantillas. Como en este caso vamos a seguir con el mismo tipo de diagrama, damos a las páginas una nomenclatura más apropiada: “PEXX”. Las iniciales “PE” que representan “Plan Estratégico” y un correlativo. Para cambiar el nombre nos posicionamos encima de la pestaña y pulsamos el botón derecho del ratón, desplegándose su menú contextual. 14
  • MS-Visio y el Plan Estratégico Pulsamos sobre la opción “Cambiar nombre” y editamos el nombre en la pestaña. Sustituimos el existente sobre “PE01”. Para crear el diagrama correspondiente a este capítulo, pulsamos con el botón izquierdo del ratón sobre la pestaña “Insertar página” y creamos una nueva. Antes de empezar a dibujar este diagrama, determinamos que es más práctico que la página con la que trabajemos en MS-Visio tenga orientación vertical, por lo que nos desplazamos a la pestaña de “Diseño” y en la opción de “Orientación” seleccionamos la posición “Vertical”. En la utilidad de buscar formas, escribo “hexágono” y pulso sobre la lupa para que se ejecute y encontrar aquellas formas de MS-Visio que están relacionadas con hexágono. Me aparecen varias formas. 15
  • MS-Visio y el Plan Estratégico Elijo la opción “Hexágono” más sencilla y arrastro la forma a la página de dibujo. Vamos a darle a este hexágono las características apropiadas para nuestro diagrama. Este nuevo diagrama va a estar compuesto básicamente rectángulos y hexágonos. La altura que vamos a dar a rectángulos va a ser de 10 mm. Como deseamos que hexágonos entren dentro de una cuadrícula de 10x10 mm, vamos a dar un ancho y alto de 8 mm. de los los les No deseamos que esta forma tenga el perímetro definido, por lo que dentro de la pestaña de “Inicio” en la zona “Forma”, seleccionamos la opción “Línea” y dentro de esta a su vez la opción “Sin línea” 16
  • MS-Visio y el Plan Estratégico En cuanto al color de relleno de la forma, vamos a definir cuatro posibilidades, cada una asociada al rol del miembro del equipo. Para elegir el primero de los colores dentro de la pestaña de “Inicio” en la zona “Forma”, seleccionamos la opción “Relleno” y en la paleta de colores elegimos uno. A pesar de que vemos que existe la opción “Más colores” para la mayoría de los colores utilizados en este libro será suficiente con los “Colores de tema” estándares de MS-Visio. 17
  • MS-Visio y el Plan Estratégico Para elegir el texto del interior de la forma, no hace falta ir a la zona de “Herramientas”. Todas las formas de MS-Visio tienen la capacidad de poder llevar asociado texto, sin más que seleccionar la forma y empezar a escribir sobre ella. Otra manera es una vez seleccionada la forma, pulsar la tecla de función estándar de Windows de edición de texto (F2) y escribir. Para una buena visualización, el color del texto debe contrastar con el color de relleno. Una forma sencilla de conseguir buenos resultados es dentro de los “Colores de tema”, movernos en la vertical de uno de los colores y seleccionar un color oscuro para el relleno de la forma y un color claro para el texto o viceversa. Es decir movernos dentro de la misma gama de colores. VI003 – Rectángulo. Dentro de la pestaña “Inicio” en la zona “Herramientas”, seleccionamos “Rectángulo” y le damos a la forma unas dimensiones de 20x10 mm. Deseamos que la alineación vertical del texto dentro del rectángulo quede centrada. Para la alineación horizontal del texto deseamos que sea a la izquierda. Seleccionamos estas opciones dentro de la pestaña “Inicio” en la zona “Párrafo”. 18
  • MS-Visio y el Plan Estratégico El texto queda para nuestro gusto excesivamente pegado al lado izquierdo del rectángulo. Para modificar la alineación del texto dentro de la forma y aumentar la separación existente con el lado izquierdo, editamos el texto. Vemos como nos aparece una regla y unas tabulaciones. Posicionamos dichas tabulaciones en función de las distancias que deseemos obtener. Para finalizar elegimos los colores de “Línea”, “Relleno” y “Texto” de la misma manera que para la forma “VI002”. Vemos como en el diagrama final, obtenemos distintas variaciones de esta forma modificando los colores y dimensiones. El texto de los cargos de los puestos de trabajo de los miembros del equipo de trabajo está en vertical. Para ello sólo tenemos que elegir el rectángulo deseado, ir al panel de “Tamaño y Posición” y poner el “Ángulo” a 90º. 19
  • MS-Visio y el Plan Estratégico VI004 – Fondo Diagrama Para que el diagrama tenga un fondo de contraste utilizaremos una forma sencilla. En la zona “Herramientas”, seleccionamos “Rectángulo” y le damos unas dimensiones de 150x150 mm. En función del tamaño final del diagrama ajustaremos sus dimensiones. Pulsamos el botón derecho del ratón y vemos cómo se despliega un menú con las diferentes propiedades de la forma. Nos vamos a centrar para nuestro trabajo en la parte inferior del menú desplegable en donde podremos encontrar siempre las opciones de formato de la forma. Nos posicionamos en “Formato” y elegimos “Línea”. Se nos despliega una pantalla con las diferentes opciones de las que disponemos cuando deseamos variar alguna de las propiedades de la línea de una forma. 20
  • MS-Visio y el Plan Estratégico El “Tipo de guión” es el formato de trazo que define si nuestra línea es continua o queremos que se represente con diferentes tipos de trazos discontinuos. Elegimos esta vez la opción “01” que es la línea continua. La opción “Peso” es el espesor (anchura de trazo) de nuestra línea. Vamos a elegir la opción de “0,75” puntos. 21
  • MS-Visio y el Plan Estratégico Cuando seleccionamos la opción “Color” nos aparece la paleta estándar de “Colores de tema”. Queremos que las esquinas del rectángulo estén redondeadas por lo que dentro de “Esquinas redondeadas”, elegimos la tercera opción. La figura de la pantalla nos muestra que es equivalente a un redondeo de “3 mm.” En esta forma no vamos a cambiar las opciones de flecha. 22
  • MS-Visio y el Plan Estratégico VI005 – Marco Página Para posicionar el diagrama hemos utilizado la forma anterior “Fondo Diagrama”. Para combinar lo anterior con el logo y el nombre del diagrama utilizaremos esta forma. Para su creación utilizamos los mismos pasos que en la VI004, cambiando dimensiones y colores. Un toque final que queremos dar es que el marco tenga aspecto de tres dimensiones. Para ello dentro de la pestaña “Inicio” en la zona “Forma” seleccionamos “Sombra”. Al seleccionar “Opciones de sombra”, se nos despliega la pantalla con las diferentes propiedades que le podemos dar a la sombra de una forma. Para darle aspecto de tres dimensiones, elegiremos en la opción “Estilo” un desplazamiento. 23
  • MS-Visio y el Plan Estratégico En nuestro caso hemos elegido “02: Desplazado, inferior derecha”. El resto de las opciones no las utilizamos esta vez. 24