Apostila de conhecimentos específicos pf

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Apostila de conhecimentos específicos pf

  1. 1. Apostila Fornecida Gratuitamente Por: www.E-Book-Gratuito.Blogspot.Com APOSTILA DE CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS PARA POLÍCIA FEDERALApostila Fornecida Gratuitamente Por: www.E-Book-Gratuito.Blogspot.Com
  2. 2. REDAÇÃO DE EXPEDIENTES APOSTILA CONCEITO Apostila é o aditamento a um ato administrativo anterior, para fins de retificação ou atualização. "Apostila é o ato aditivo, confirmatório de alterações de honras, direitos, regalias ou vantagens, exarado emdocumento oficial, com finalidade de atualizá-lo." (Regulamento de Correspondência do Exército - art. 192) GENERALIDADES A apostila tem por objeto a correção de dados constantes em atos administrativos anteriores ou o registrode alterações na vida funcional de um servidor, tais como promoções, lotação em outro setor, majoração devencimentos, aposentadoria, reversão à atividade, etc. Normalmente, a apostila é feita no verso do documento a que se refere. Pode, no entanto, caso não hajamais espaço para o registro de novas alterações, ser feita em folha separada (com timbre oficial), que seanexará ao documento principal. É lavrada como um termo e publicada em órgão oficial. PARTES São, usualmente, as seguintes: a) Título - denominação do documento (apostila). b) Texto - desenvolvimento do assunto. c) Data, às vezes precedida da sigla do órgão. d) Assinatura - nome e cargo ou função da autoridade. APOSTILA O funcionário a quem se refere o presente Ato passou a ocupar, a partir de V de janeiro de 1966, a classede Professor ............. ....... código EC do Quadro único de Pessoal - Parte Permanente, da UniversidadeFederal do Rio Grande do Sul, de acordo com a relação nominal anexa ao Decreto nº 60.906, de 28 de junhode 1967, publicado no Diário Oficial de 10 de julho de 1967. DP, ................ (Dos arquivos da UFRGS) APOSTILA Diretor O nome do membro suplente do Conselho Fiscal da Caixa Econômica Federal (CEF) constante napresente Portaria é José Rezende Ribeiro, e não como está expresso na mesma. Rio de janeiro (G13), de de (DOU de 31-3-1971, p. 2.517) José Flávio Pécora, Secretário-Geral. ATA Você certamente já participou de alguma reunião em seu trabalho ou mesmo de uma assembléia docondomínio onde reside. Deve ter notado que inicialmente é designado um secretário que deverá lavrara atadoencontro. Você sabe o que é e para que serve uma ata?
  3. 3. A ata é um documento em que deve constar um resumo por escrito, detalhando os fatos e as resoluções aque chegaram as pessoas convocadas a participar de uma assembléia, sessão ou reunião. A expressãocorreta para a redação de uma ata é lavrar uma ata. Uma das funções principais da ata é historiar, traçar um painel cronológico da vida de uma empresa,associação, instituição. Serve como documento para consulta posterior, tendo em alguns casos caráterobrigatório. Por tratar-se de um documento, a ata deve seguir algumas normas específicas. Analisemos algumas delas. - Deve ser escrito à mão, em livro especial, com as páginas numeradas e rubricadas. Esse livro deve contertermo de abertura e encerramento. - A pessoa que numerar e rubricar as páginas do livro deverá também redigir o termo de abertura. Termo de Abertura - é a indicação da finalidade do livro. Este livro contém 120 páginas por mim numeradas e rubricadas e se destina ao registro de atas da EscolaCamilo Gama. Termo de Encerramento - é redigido ao final do livro, datado e assinado por pessoa autorizada. Eu, Norberto Tompsom, diretor do Colégio Camilo Gama, declaro encerrado este livro de atas. Parnaíba, 21 de junho de 1996 Norberto Tompsom - Na ato não deve haver parágrafo, mesmo se tratando de assuntos diferentes, a fim de se evitar espaçosem branco que possam ser adulterados. - Não são admitidas rasuras. Havendo engano, usam-se expressões, tais como: aliás, digo, a seguirescreve-se o termo correto. Se a incorreção for notada ao final, usa-se a expressão em tempo, escrevendo-seem seguida "onde se lê ... leia-se ... ". A ata obedece a uma estrutura fixa e padronizada. Observe: Introdução - Deve conter o número e a natureza da reunião, o horário e a data (completa) escritos porextenso, o local, o nome do presidente da reunião e dos demais participantes. Desenvolvimento - Também chamado contexto. Nele deverão estar contidos ordenadamente os fatos edecisões da reunião, de forma sintética, precisa e clara. Encerramento - É o fecho, a conclusão. Deverá constar a informação de que o responsável, após a leiturada ata, deu por encerrada a reunião e que o redator a lavrou em tal horário e data. Deverá informar tambémque se seguem as assinaturas. Já está sendo aceita atualmente a ata datilografada depois de encerrada a reunião. Porém, as anotaçõessão feitas à mão, durante a reunião. Ao datilografar, todas as linhas da ata devem ser numeradas e o espaço que sobra à margem direita, deveser preenchido com pontilhado. Modernamente, por se necessitar de maior praticidade e rapidez, as empresas vêm substituindo a ata porum determinado tipo de ficha. É uma ficha prática, fácil de preencher e manusear, embora não possua omesmo valor jurídico de uma ata. MODELOS a) Modelos de introdução (partes iníciais) CONSELHO PENITENCIÁRIO FEDERAL Ata da 791º Reunião Ordinária Aos dezesseis dias do mês de dezembro do ano de mil, novecentos e setenta, no quarto andar do Bloco "0"da Avenida L do Setor de Autarquias Sul, na Sala de Despachos do Procurador-Geral da justiça, sob a -2,presidência do Doutor José Júlio Guimarães Lima, reuniu-se o Conselho Penitenciário Federal. Estiveram
  4. 4. presentes os Conselheiros Hélio Pinheiro da Silva, Elísio Rodrigues de Araújo, Abelardo da Silva Comes,Nestor Estácio Azambuja Cavalcanti, Miguel Jorge Sobrinho, Otto Mohn e o Membro Informante Tenente PedroArruda da Silva. Aberta a sessão, foi lida e, em votação, aprovada a ata da reunião anterior. Na fase decomunicações, o Tenente Pedro Arruda da Silva comunicou que, por força constitucional, voltará para a PolíciaMilitar do Distrito Federal, deixando, assim, a direção do Núcleo de Custódia de Brasília. (DOU de 31-3-1971, p. 2.510) ATESTADO CONCEITO Atestado é o documento mediante o qual a autoridade comprova um fato ou situação de que tenhaconhecimento em razão do cargo que ocupa ou da função que exerce. "Atestados administrativos" são atos pelos quais a Administração comprova um fato ou uma situação de quetenha conhecimento por seus órgãos competentes. (Hely Lopes Meirelles - Direito Administrativo Brasileiro) GENERALIDADES 0 atestado comprova fatos ou situações não necessariamente constantes em livr os, papéis ou documentosem poder da Administração. Destina-se, basicamente, à comprovação de fatos ou situações transeuntes,passíveis de modificações freqüentes. Tratando-se de fatos ou situações permanentes e que constam nosarquivos da Administração, o documento apropriado para comprovar sua existência é a certidão. 0 atestado émera declaração, ao passo que a certidão é uma transcrição. Ato administrativo enunciativo, o atestado é, emsíntese, afirmação oficial de fatos. PARTES a) Título - denominação do ato (atestado). b) Texto - exposição do objeto da atestação. Pode-se declarar, embora não seja obrigatório, a pedido dequem e com que finalidade o documento é emitido. Como bem lembram Marques Leite e Ulhoa Cintra, no seu Novo Manual de Estilo e Redação, "se se tratarde dotes, habilidades, ou qualidades de alguma pessoa, o atestante deverá cuidar de especificar com grandeclareza os dados pessoais do indivíduo em questão (nome completo, naturalidade, estado civil, domicílio)". Arecomendação é muito oportuna, pois tais atestados impõem responsabilidade particularmente grande a quemos fornece. São perfeitamente dispensáveis, no texto do atestado, expressões como "nada sabendo em desabono desua conduta", "é pessoa de meu conhecimento", etc., já que só pode atestar quem conhece a pessoa eacredita na inexistência de algo que a desabone. c) Local e data - cidade, dia, mês e ano da emissão do ato, podendo-se, também, citar, preferentementesob forma de sigla, o nome do órgão onde a autoridade signatária do atestado exerce suas funções. Assinatura - nome e cargo ou função da autoridade que atesta. MODELOS ATESTADO Atesto que FULANO DE TAL é aluno deste Instituto, estando matriculado e freqüentando, no corrente anoletivo, a primeira série do Curso de Diretor de Teatro. Seção de Ensino do Instituto de Artes da UFRGS, em Porto Alegre, aos 2 de julho de 1971. ATESTADO Chefe da Seção de Ensino Atesto, para fins de direito, atendendo a pedido verbal da parte interessada, que FULANO DE TAL éex-servidor docente desta Universidade, aposentado, conforme Portaria nº 89, de 7 -2-1964, publicada no DOde 21-1,-1965, de acordo com o artigo 176, inciso III, da Lei nº 1.711, de 28-10-1952, combinado com o artigo
  5. 5. 178, inciso III, da mesma Lei, no cargo de Professor de Ensino Superior, do Quadro de Pessoal, matrícula nº1-218.683, lotado na Faculdade de Medicina. Porto Alegre, 10 de outubro de 1972. Sérgio Ornar Fernandes, Diretor do Departamento de Pessoal. CERTIDÃO Certidão é o ato pelo qual se procede a publicidade de algo relativo à atividade Cartorária, a fim de que,sobre isso, não pairem mais dúvidas. Possui formato padrão próprio, termos essenciais que lhe dão suascaracterísticas. Exige linguagem formal, objetiva e concisa. TERMOS ESSENCIAIS DA CERTIDÃO: - Afirmação: CERTIFICO E DOU FÉ QUE, - Identificação do motivo de sua expedição: A PEDIDO DA PARTE INTERESSADA, - Ato a que se refere: REVENDO OS ASSENTAMENTOS CONSTANTES DESTE CARTÓRIO, NÃOLOGREI ENCONTRAR AÇÃO MOVIDA CONTRA EVANDRO MEIRELES, RG 4025386950, NO PERÍODO DE01/01/1990 ATÉ A PRESENTE DATA - Data de sua expedição: EM 20/06/1999. - Assinatura: O ESCRIVÃO: Ex. CERTIDÃO CERTIFICO E DOU FÉ QUE, usando a faculdade que me confere a lei, e por assim me haver sidodeterminado, revendo os assentamentos constantes deste Cartório, em especial o processo 00100225654,constatei, a folhas 250 dos autos, CUSTAS PROCESSUAIS PENDENTES DE PAGAMENTO, em valor total deR$1.535,98, conforme cálculo realizado em 14/05/1997, as quais deverão ser pagas por JOAQUIM JOSÉ DASILVA XAVIER, devidamente intimado para tanto em 22/07/1997, sem qualquer manifestação, de acordo como despacho exarado a folhas 320, a fim de lançamento como Dívida Ativa. Em 20/06/1998. O Escrivão. CIRCULAR MODELOS CIRCULAR Nº 55, DE 29 DE JUNHO DE 1973. Prorroga o prazo para recolhimento, sem multa, da Taxa de Cooperação incidente sobre bovinos. O DIRETOR-GERAL DO TESOURO DO ESTADO, no uso de suas atribuições, comunica aos SenhoresExatores que, de conformidade com o Decreto nº 22.500, de 28 de junho de 1973, publicado no Diário Oficialda mesma data, fica prorrogado, até 30 de setembro do corrente exercício, o prazo fixado na Lei nº 4.948, de28 de maio de 1965, para o recolhimento, sem a multa moratória prevista no artigo 71 da Lei nº 6.537, de 27 defevereiro de 1973, da Taxa de Cooperação incidente sobre bovinos. Lotário L. Skolaude, Diretor-Geral. (DO/RS de 11-5-1973, p. 16 - com adaptações) CIRCULAR Nº 1, DE 10 DE OUTUBRO DE 1968. O Excelentíssimo Senhor Presidente da República, em observância aos princípios de racionalizaçãoadministrativa inscritos no Decreto-Lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967, recomenda a Vossa Excelência aadoção, pelo órgão central de pessoal, de imediatas providências no sentido de que os atos relativos aofuncionalismo, notadamente exoneração, promoção e redistribuição de pessoal, a serem submetidos eassinados por Sua Excelência, tenham o caráter coletivo, devendo abranger num só ato o maior númeropossível de casos individuais.
  6. 6. Rondon Pacheco, Ministro Extraordinário para os Assuntos do Gabinete Civil. (DOU de 11-10-1968, p. 8.920) DECLARAÇÃO Como vimos em um dos exemplos de requerimento, Amanda L. Gomes anexou-lhe uma declaração deconclusão do Curso de Administração de Empresas. Tal declaração, além de servir-lhe como documentoprovisório, também facilitará o andamento do processo para expedição de seu diploma. Você alguma vezprecisou apresentar uma declaração? Conhece esse documento? Inúmeras são as situações em que nos é solicitado ou recomendado que apresentemos uma declaração.Por vezes, em lugar de declaração usa-se a palavra atestado, que tem o mesmo valor. São declarações deboa conduta, prestação de serviços, conclusão de curso, etc. A declaração (atestado) deve ser fornecida por pessoa credenciada ou idónea que nele assume aresponsabilidade sobre uma situação ou a ocorrência de um fato. Portanto, é uma comprovação escrita comcaráter de documento. A declaração pode ser manuscrita em papel almaço simples (tamanho ofício) ou digitada/datilografada.Quanto ao aspecto formal, divide-se nas seguintes partes: Timbre - impresso como cabeçalho, contendo o nome do órgão ou empresa. Atualmente a maioria dasempresas possui um impresso com logotipo. Nas declarações particulares usa-se papel sem timbre. Título - deve-se colocá-lo no centro da folha, em caixa alta. Texto - deve-se iniciá-lo a cerca de quatro linhas do título. Dele deve constar: - Identificação do emissor. Se houver vários emissores, é aconselhável escrever, para facilitar: os abaixoassinados. - O verbo atestarldeciarar deve aparecer no presente do indicativo, terceira pessoa do singular ou do plural. - Finalidade do documento - em geral costuma-se usar o termo "para os devidos fins", mas tambémpode-se especificar: "para fins de trabalho", "para fins escolares", etc. - Nome e dados de identificação do interessado. Esse nome pode vir em caixa-alta, para facilitar avisualização. - Citação do fato a ser atestado. Local e data - deve-se escrevê-los a cerca de três linhas do texto. Assinatura - assina-se a cerca de três linhas abaixo do local e data. Observe o trecho que encerra essa declaração: "... quando se efetivou a sua cessão para o Setor de Almoxarífado. " Você sentiria dificuldade para escrever a palavra cessão? Ficaria na dúvida entre: sessão, seção oucessão? Isso é comum. Trata-se, no caso, do que chamamos homônimos. São palavras de pronúncia idêntica,mas com grafias e significados diferentes. Vejamos as diferenças: cessão - doação; ato de ceder. sessão - reunião; espetáculo de teatro, cinema, etc. apresentado várias vezes. seção - corte; divisão; parte de um todo; segmento; numa publicação, local reservado a determinadoassunto: seção literária, seção de esportes. INFORMAÇÃO Informação nº DCCCE/394/73 Processo nº R/25.726-73
  7. 7. Senhor Diretor do Departamento de Pessoal: Encaminha a Direção do Instituto de Geociências o pedido de dispensa, a partir de 3 de outubro de 1973,da função gratificada, símbolo 2-F, de Secretário do referido Instituto, formulado pelo funcionário Fulano de Tal. 2. O requerente é agregado ao símbolo 5-F, do Quadro Único de Pessoal - Parte Permanente, destaUniversidade, sendo aproveitado pela Portaria nº 677, de 27 de agosto de 1968, para exercer a funçãogratificada, símbolo 2-F, de Secretário do Instituto de Geociências, desenvolvendo suas atividades em regimede tempo integral e dedicação exclusiva, conforme aplicação determinada pela Portaria nº 459, de 15 de julhode 1969. 3. Isso posto, de acordo com o preceituado no artigo 77 da Lei nº 1.711, de 28 de outubro de 1952, nadaobsta a que seja atendida a solicitação, motivo por que remetemos, em anexo, os atos necessários àefetivação da medida. À consideração de Vossa Senhoria. DCCE, em 16 de outubro de 1973. Noé Esquivel, Diretor. (Dos arquivos da UFRGS) OFÍCIO E OFÍCIO-CIRCULAR I - CONCEITO "Ofícios são comunicações escritas que as autoridades fazem entre si, entre subalternos e superiores, eentre a Administração e particulares, em caráter oficial." (Meirelles, Hely Lopes - apud "Redação Oficial", deAdalberto Kaspary). A luz desse conceito, deduzimos que: 1) Somente autoridades (de órgãos oficiais) produzem ofícios, e isso para tratar de assuntos oficiais. 2) O ofício pode ser dirigido a: a - outras autoridades; b - particulares em geral (pessoas, firmas ou outro tipo de entidade). 3) Entidades particulares (clubes, associações, partidos, congregações, etc.) não devem usar esse tipo decorrespondência. 4) No universo administrativo, o ofício tem sentido horizontal e ver tical ascendente, isto é, vai de um órgãopublico a outro, de uma autoridade a outra, mas, dentro de um mesmo órgão, não deve ser usado pelo escalãosuperior para se comunicar com o escalão inferior (sentido vertical descendente). 5) O papel utilizado é específico e da melhor qualidade. 6) O ofício esta submetido a certas normas estruturais, que são de consenso geral. 1 - Margens a) Da esquerda - a 2,5 cm a partir da extremidade esquerda do papel. b) Da direita - a 1,5 cm da extremidade direita do papel. Nada pode ultrapassá-la, nem a data, nem o nome do remetente. Para ser perfeitamente alinhada, não e permitido: * Usar grafismo (tapa-margem); * afastar sinal de pontuação da palavra; * deixar espaço de mais de dois toques entre a última e a penúltima palavra; * espaçar as letras de uma palavra. 2 - Timbre Brasão (da Republica, estado ou município), em geral centralizado, a 1 cm da extremidade superior dafolha, seguido da designação do órgão. 3 - Numeração A dois espaços-padrão da designação do órgão.
  8. 8. O espaço-padrão interlinear do oficio e de 1,5 ou 2, conforme a marca da maquina. Consiste em: Of. Nº ..., ou Of. Circ. Nº .... seguido do numero e, se for conveniente, sigla(s) do órgãoexpedidor. No caso dos ofícios-circulares que não tenham uma numeração especifica, a palavra "circular" deve serposta entre parênteses depois do número. 4 - localidade e Data Coloca-se na mesma linha do número, desde que haja espaço suficiente, procurando fazer coincidir o seufim com a margem da direita. Cuidados especiais com a data: Não se devem abreviar partes do nome da localidade que também não deve ser seguida da sigla do estado. * O nome do mês não se grafa com letra maiúscula. * Entre o milhar e a centena do ano não vai ponto nem espaço. * Põe-se o ponto após o ano. ERRADO - P.Alegre/RS, 18 de Junho de 1.985 CERTO - Porto Alegre, 18 de junho de 1985. 5 - Vocativo Inicia a três espaços-padrão abaixo da data e a 2,5cm da margem esquerda. Consiste simplesmente da expressão "Senhor(es)" seguido de cargo ou função do destinatario: SenhorGovernador, Senhores Deputados, Senhor Gerente, Senhor Diretor-Geral, Senhor Chefe, etc. Não ha unanimidade quanto à pontuação do vocativo; pode-se usar virgula, ponto ou dois pontos. 6 - Introdução Praticamente inexiste. Vai-se direto ao que interessa: "Comunicamos...", "Solicitamos...","Encaminhamos..." etc. 7 - Texto Consiste na exposição, de forma objetiva e polida, do assunto, fazendo-se os parágrafos necessários.Estes podem ser numerados a partir do segundo. 8 - Fecho Modernamente, usam-se apenas "Atenciosamente" ou "Respeitosamente", seguidos de vírgula. Oalinhamento e o do parágrafo, ou coloca-se acima da assinatura. Não se numera. 9 - Signatário Nome e cargo do remetente, encimados pela assinatura, sem traço, a direita do papel. 10 - Destinatário Ocupando 2, 3 ou 4 linhas, seu final deve coincidir com a extremidade inferior do papel. Ex.: A Sua Excelência o Senhor Dr. Fulano de Tal, DD. Governador do Estado do Rio Grande do Sul PORTO ALEGRE (RS) Nos ofícios corriqueiros, dispensa-se o nome do destinatário. Ex.: Ao Senhor Diretor do Colégio X PORTO ALEGRE (RS) Importante: Caso o ofício ocupe mais de uma folha, o que acontece quando, em media, não cabe em 17linhas, o destinatário permanece na primeira folha, indo para a ultima apenas o signatário. Observação: Podem ainda constar no oficio o numero de anexos e as iniciais do redator e datilógrafo. (Veja-se o esquema.) ORDEM DE SERVIÇO
  9. 9. MODELOS ORDEM DE SERVIÇO Nº 2-72 O SECRETÁRIO DE ESTADO DA FAZENDA, no uso de suas atribuições, em aditamento à Ordem deServiço nº 1-72, de 10-1-72, desta Secretaria, determina que terão expediente externo também na parte damanhã, no horário das oito às onze horas, os seguintes órgãos do Tesouro do Estado, sediados na Capital: a) Subordinados à Coordenadoria-Geral do ICM: Divisão de Fiscalização da Grande Porto Alegre (DCP); Divisão de Fiscalização do Trânsito de Mercadorias (DIM); Divisão do Recenseamento e Programação Fiscais (RP). b) Subordinado à Inspetoria-Geral da Fazenda: Exatoria Estadual de Porto Alegre. Porto Alegre, 13 de janeiro de 1972. José H. M. de Campos, Secretário da Fazenda. ORDEM DE SERVIÇO Nº GG/2-73 O GOVERNADOR DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL, no uso de suas atribuições e em continuidadeao plano de centralização, na Capital, do pagamento de despesas do Interior, objetivando o melhoraproveitamento dos interesses orçamentários do Estado, de modo a permitir a elaboração da programaçãofinanceira de desembolso ajustada à efetiva disponibilidade do Tesouro, determina: I - que, a partir de 11 de janeiro de 1973, todas as despesas realizadas no Interior, pelos órgãos daAdministração Direta, sejam processadas na Capital, pelas respectivas repartições e encaminhadas para oTesouro do Estado, que efetuará o pagamento, através da rede bancária, nas correspondentes localidades; II - o uso de distribuição de tabelas de crédito às Exatorias Estaduais, através da Contadoria Setorial junto àFazenda, fica reservado, tão-somente, para as despesas que, necessariamente, devam ser atendidas no localde sua realização e referentes às seguintes rubricas: a) SERVIÇOS DE TERCEIROS Comunicações. b) ENCARGOS DIVERSOS Ajudas de custo e diárias de viagem; Custas e emolumentos; Despesas pequenas de pronto pagamento. Palácio Piratini, em Porto Alegre, ... de..... de..... Edmar Fetter, Vice-Governador do Estado, em exerc ício. PORTARIA MODELOS PORTARIA Nº 3.109, DE 13 DE ABRIL DE 1971. O MINISTRO DO TRABALHO E PREVIDÊNCIA SOCIAL, usando de suas atribuições e considerando o número insuficiente de Agentes de Inspeção na Delegacia Regional do Trabalho no Estadodo Maranhão; considerando que a situação peculiar daquele Estado, em relação às condições de produção e trabalho,exige, da parte deste Ministério, providências especiais e imediatas; considerando, ainda, o que consta no Processo nº..................... MTPS/319.974-70, RESOLVE: Fica elevado para cinqüenta por cento, na Delegacia Regional do Trabalho no Estado do Maranhão, opercentual previsto na Portaria Ministerial d 3.144, de 2 de março de 1970. Júlio Barata (DOU de 20-4-1971, p. 2.928)
  10. 10. PORTARIA Nº 15, DE 28 DE FEVEREIRO DE 1972. O MINISTÉRIO DE ESTADO DO PLANEJAMENTO E COORDENAÇÃO GERAL, usando de suasatribuições legais e de acordo com a alínea b do inciso 11 do artigo 1º do Decreto nº 66.622, de 22 de maio de1970, resolve: Art. 1º Alterar o Anexo A - Plano de Busca - do Plano Setorial de Informações do Ministério do Planejamentoe Coordenação Geral, aprovado pela Portaria nº 131, de 24 de novembro de 1970. Art. 2º A presente Portaria entrará em vigor na data de sua publicação. João Paulo dosReis Velloso (DOU de 7-3-1972, p. 1.948) RELATÓRIO Senhor Diretor Geral Encaminhamos a esta Diretoria Geral o presente relatório das averiguações efetuadas em nossodepartamento com a finalidade de verificar irregularidades ocorridas no período de 01 de janeiro à 31 dedezembro de 2000. Comunicamos a Vossa Senhoria que após as averiguações efetuadas constatamos o seguinte: 1) As compras efetuadas através de terceiros não apresentavam valores a maior; 2) As notas recebidas de fornecedores não conferem com as faturas pagas; 3) As mercadorias constantes nas notas foram entregues regularmente ; 4) Os pagamentos foram efetuados de acordo com as faturas apresentadas; 5) Após comparação entre as notas e as faturas verificou-se uma diferença de R$ 5.000,00; 6) Questionamos junto ao fornecedor para repor mercadorias referente a diferença apresentada. Junto a este relatório encaminhamos a Vossa Senhoria cópia de toda a documentação necessária a suaapreciação. Sem mais no momento. Aguardamos seu despacho. Fulano de Tal, Chefe de Serviço. REQUERIMENTO I - CONCEITO É a correspondência através da qual um particular requer a uma autoridade pública algo a que tem ou julgater direito. Portanto, não utiliza papel oficial e não tolera bajulação. 1 - Margens As mesmas do ofício. 2 - Vocativo Coloca-se ao alto da folha, a partir da margem esquerda, não podendo ultrapassar os 2/3 da linha, caso emque deve ser harmoniosamente dividido. A localidade só deve constar, se a autoridade destinatária não estiverna da origem. Jamais se põe o nome da autoridade. Exemplo:
  11. 11. Ilustríssimo Senhor Superintendente Regional do Departamento de Policia Federal PORTO ALEGRE (RS) 3 - Texto Inicia com o nome completo do requerente (sem o pronome "eu"), a 2,5cm da margem, em destaque. Quanto aos demais dados de identificação, que se põem em continuação ao nome, tais comonacionalidade, estado civil, filiação, lotação, endereço, números de documentos etc. , somente cabem aquelesque sejam estritamente necessários ao processamento do pedido. Dependendo da circunstancia, e importante enumerar os motivos, dar a fundamentação legal e/ou prestaresclarecimentos oportunos. Redige-se na terceira pessoa. 4 - Fecho Põe-se abaixo do texto, no alinhamento do parágrafo. Consiste numa destas expressões: Nestes termos, pede deferimento. ............... Pede deferimento. .............. Espera deferimento. ................ Aguarda deferimento. ................ Termos em que pede deferimento. Qualquer uma pode ser abreviada com as iniciais maiúsculas, seguidas de ponto: P. D., A. D. etc. 5 - Local e data Também no alinhamento do parágrafo. (Ver observações no ofício.) 6 - Assinatura A direita da folha, sem traço e sem nome, se este for o mesmo do inicio. III - MODELOS (Extraídos do livro "Redação Oficial", de Adalberto J. Kaspary) Senhor Diretor do Colégio Estadual Machado de Assis: FULANO DE TAL, aluno deste colégio, cursando a primeira série do segundo grau, turma D, turno damanhã, requer a Vossa Senhoria o cancelamento de sua matrícula, visto que fará um estágio profissional detrês meses no Estado de São Paulo, a partir do dia 22 do corrente. Termos em que pede deferimento. Porto Alegre, 12 de maio de 1974. Fulano de Tal Senhor Diretor de Pessoal da Superintendência dos Transportes do Estado do RS: FULANO DE TAL, funcionário público estadual, ocupante do cargo de Auxiliar de Administração, lotado eem exercício no Gabinete de .Orçamento e Finanças, da Secretaria da Fazenda, matricula nº 110.287, noTesouro do Estado, requer a Vossa Senhoria que lhe seja expedida certidão de seu tempo de serviço nessaSuperintendência, a fim de anexá-la ao seu processo de Iicença-prêmio, já em andamento na Secretaria daAdministração. Espera deferimento.
  12. 12. Porto Alegre, 14 de março de 1975. Fulano de Tal Excelentíssimo Senhor Secretario da Administração do Governo do Estado do Rio Grande do Sul: FULANO DE TAL, brasileiro, solteiro, com 26 anos, filho de.................... e de................ natural, deGramado, neste Estado, residente e domiciliado nesta Capital, na Avenida João Pessoa, 582 - ap. 209, requera Vossa Excelência inscrição no Concurso Público para o Cargo de Oficial Administrativo a ser realizado poressa Secretaria, conforme edita] divulgado no Diário Oficial de 14 do corrente, para o que anexa osdocumentos exigidos na citada publicação. Nestes termos, pede deferimento. Porto Alegre, 24 de maio de 1974. Fulano de Tal NOÇÕES DE RELAÇÕES HUMANAS CONTEXTOS E DEMANDAS DE HABILIDADES SOCIAIS Eu mesmo, Se transponho o umbral enigmático, Fico outro ser, De mim desconhecido. C. Drummond de Andrade Os diferentes contextos dos quais participamos contribuem, de algum modo, para a aprendizagem dedesempenhos sociais que, em seu conjunto, dependem de um repertório de habilidades sociais. Adecodificação dos sinais sociais, explícitos ou sutis, para determinados desempenhos, a capacidade deselecioná-los e aperfeiçoá-los e a decisão de emiti-los ou não são alguns dos exemplos de habilidadesaprendidas para lidar com as diferentes demandas das situações sociais a que somos cotidianamenteexpostos. O termo demanda pode ser compreendido como ocasião ou oportunidade diante da qual se espera umdeterminado desempenho social em relação a uma ou mais pessoas. As demandas,são produtos da vida em sociedade regulada pela cultura de subgrupos. Quando algumaspessoas não conseguem adequar-se a elas (principalmente as mais importantes) são consideradasdesadaptadas provocando reações de vários tipos. O exemplo mais extremo é o do fôbico social que nãoconsegue responder às demandas interpessoais de vários contextos, isolando-se no grupo familiar e, mesmoneste, mantendo um contato social bastante empobrecido. Quando, por alguma razão, um contexto provê aprendizagem de determinadas habilidades sociais, mas nãocria oportunidade para que sejam exercidas, as necessidades afetivas a elas associadas podem não sersatisfeitas. Em nossos programas de desenvolvimento de relações interpessoais com universitários, osestudantes freqüentemente apresentam dificuldade de expressar carinho (apesar do desejo de fazê-lo) porque,em suas famílias, seus pais não incentivam e nem mesmo permitem "essas liberdades". Ao nos depararmos com as diferentes demandas sociais, precisamos inicialmente identificá-las(decodificá-las) para, em seguida, decidirmos reagir ou não, avaliando nossa competência para isso. Aidentificação ou decodificação das demandas para um desempenho interpessoal depende, criticamente, daleitura do ambiente social, o que envolve, entre outros aspectos: a) atenção aos sinais sociais do ambiente (observação e escuta); b) controle da emoção nas situações de maior complexidade; c) controle da impulsividade para responder de imediato; d) análise da relação entre os desempenhos (próprios e de outros) e as conseqüências que eles acarretam.
  13. 13. Não é muito fácil identificar os sinais que, a cada momento, indicam demandas para desempenhosexcessivamente elaborados. Por exemplo, quando o ambiente social é extremamente ameaçador, podeprovocar ansiedade, requerendo respostas de enfrentamento ou fuga que variam na adequação às demandas.Em outras palavras, é como se o indivíduo dissesse a si mesmo: Aqui é esperado que eu... (leitura do ambiente social ou das demandas); Não posso concordar com isso, eu preciso dizer que... (análise da própria necessidade de reagir a umademanda); Acho melhor não dizer nada agora... (decisão quanto a apresentar ou não um desempenho em determinadomomento). Diferentes tipos de demandas interpessoais podem aparecer sob combinações variadas. Algumascombinações, no entanto, parecem típicas de contextos específicos e requerem conjuntos de habilidadessociais que podem ser cruciais para a qualidade dos relacionamentos aí desenvolvidos. O contexto maissignificativo da vida da maioria das pessoas é o familiar. Além deste, podem-se destacar, como inerente à vi dasocial na maior parte das culturas, a escola, o trabalho, o lazer, a religião e o espaço geral de cotidianidade(ruas, praças, lojas etc.). Segue-se uma análise dos contextos familiar, escolar e de trabalho que, não obstantesuas especificidades, contemplam também muitas das habilidades sociais requeridas nos demais. 1. o contexto familiar A vida familiar se estrutura sobre vários tipos de relações (marido-mulher, pais-filhos, entre irmãos eparentes) com uma ampla diversidade de demandas interpessoais. O desempenho das habilidades sociaispara lidar com elas pode ser uma fonte de satisfação ou de conflitos no ambiente familiar. Dada ainevitabilidade de conflitos o caráter saudável de muitos deles depende da forma de abordá-los e resolvê-los oque remete, em última instância, à competência social dos envolv idos. Relações conjugais Embora, na sociedade atual, as pessoas já possuam um razoável conhecimento de seu parceiro antes deoptarem por uma vida em comum, mesmo assim, com o passar do tempo, pode ocorrer a deterioração dealguns comportamentos mutuamente prazerosos (reforçadores) e o aparecimento ou maximização de outrosde caráter aversivo. Em um relacionamento novo, cada pessoa procura exibir ao outro o melhor de si mesma,mas, ao longo do tempo, o cotidiano doméstico pode alterar drasticamente esse repertório. Além disso, amaioria das pessoas, ao se casarem, possuem algumas idéias românticas sobre o amor que, além de não seconcretizarem, dificultam a identificação e o enfrentamento das dificuldades conjugais. Considerando o conceito de compromisso (referido no Capítulo 2), crucial. para o caso das relaçõesconjugais, a qualidade desse relacionamento depende, criticamente, de quanto os cônJuges investem na suacontinuidade e otimização. O auto-aperfeiçoamento de ambos em habilidades sociais conjugais garante, emparte, esse compromisso. No entanto, quando apenas um dos parceiros alcança um desenvolvimento sócio-afetivo rápido, diferenciando-se excessivamente do outro, ele pode reavaliar os próprios ganhos na relaçãocomo insatisfatórios e dispor-se à busca de relacionamentos alternativos, provocando a sua ruptura. Uma fontede ruptura ocorre, portanto, quando há uma ausência de compromisso com a própria relação e/ou com odesenvolvimento do outro. Em uma revisão da literatura de pesquisas sobre Terapia Conjugal, Gottman e Ruschel identificaramalgumas habilidades essenciais para a qualidade do relacionamento conjugal, destacando aquelas associadasà aprendizagem e ao controle dos estados afetivos que desencadeiam conflitos e reduzem a capacidade deprocessamento de informações. Tais habilidades incluem: acalmar-se e identificar estados de descontroleemocional em si e no cônjuge, ouvir de forma não defensiva e com atenção, validar o sentimento do outro,reorganizar o esquema de interação do casal de modo a romper o ciclo queixa-crítica-defensividade-desdém.Acrescentam, também, a este conjunto, a habilidade de persuadir o cônjuge a não tomar nenhuma decisãoenquanto o estado de excitação psicofísiológica estiver sem autocontrole adequado. Freqüentemente, um dos cônjuges expressa pensamentos e sentimentos de forma explosiva, extrapolandonas queixas e críticas. Se a reação do outro seguir na mesma direção, gera descontrole de ambos e uma altaprobabilidade de manutenção do ciclo descrito acima, o que tende a piorar ainda mais a situação. Daí aimportância da habilidade de acalmar o outro. Ouvir não defensivamente permite que o cônjuge exponha porcompleto o seu pensamento e pode servir para validar seu sentimento (empatia). Adicionalmente, a fala calmafacilita a organização do conteúdo da mensagem, aumenta a probabilidade de clareza e, conseqüentemente,de compreensão, tendo o efeito provável de acalmar. As situações de conflito geralmente exigem outrashabilidades como as de admitir o erro, desculpar-se ou pedir mudanças de comportamento. Existem casais que são bastante atenciosos com amigos, colegas de trabalho e pessoas que lhes prestamserviço e, no entanto, deixam de dar essa mesma quantidade de atenção ao cônjuge. A maioria que age assim
  14. 14. parece não ter a intenção de colocar o cônjuge em segundo plano, porém acaba por negligenciar um elementoimportante do relacionamento, ignorando situações e oportunidades para exercer a habilidade de dar atenção. Muitas vezes, a imagem idealizada, ou real no começo do relacionamento, de uma pessoa bem-humorada,amável, carinhosa etc. vai se desvanecendo, gerando insatisfação e desinteresse. Bom humor, gentilezamútua, carinho e atenção precisam ser cultivados no cotidiano da relação. Para isso, é muito importante ahabilidade de prover conseqüências positivas quando o cônjuge apresenta esses comportamentos. Asinceridade, no entanto, é fundamental, caso contrário poderá parecer que há pretensão de manipulação. Háum velho adágro popular que cai bem nesta situação: amor com amor se paga. Em muitas situações em que ocomportamento do outro caminha na direção de desempenhos favoráveis à qualidade do relacionamento, podeser importante que os cônjuges explicitem claramente esses aspectos, por meio da habilidade de dar feedbackpositivo. Da mesma maneira, pedir feedback é uma habilidade que favorece uma avaliação conjunta. São muitos os problemas resolvidos diariamente por apenas um dos membros da díade conjugal emassuntos que afetam a ambos. Esses problemas, ou são corriqueiros, ou possuem tal urgência que demandamações imediatas. O partilhar decisões pelo casal produz, no entanto, um equilíbrio nas relações de poder, namedida que ambos decidem e são, igualmente, responsáveis pelo êxito ou fracasso de todo empreendimento. Um subgrupo particularmente relevante de habilidades sociais conjugais é representado pelas derelacionamento íntimo. Nesta categoria, os desempenhos sociais possuem características singulares, com opadrão não verbal tendo um peso considerável na interação. O conteúdo (o que se diz), a forma (como se diz)e a ocasião (quando se diz) são componentes importantes e precisam ser bem dosados e ajustados àspreferências das pessoas envolvidas. Isso significa que requisitos não fundamentais em outros contextosganham, aqui, um estatuto especial como, por exemplo, as discriminações sutis das mensagens enviadas emcódigos e elaboradas no processo de interação. Relações pais-filhos As relações pais-filhos possuem um caráter afetivo, educativo e de cuidado que cria muitas e variadasdemandas de habilidades sociais. O exercício dessas habilidades é, em geral, orientado para o equilíbrio entreos objetivos afetivos imediatos e os objetivos a médio e longo prazo de promover o desenvolvimento integraldos filhos e prepará-los para a vida. Argyle identifica três estratégias básicas pelas quais os pais educam seusfilhos: a) por meio das conseqüências (recompensas e punições), b) pelo estabelecimento de normas,explicações, exortações e estímulos e c) por modelação. Cada uma dessas estratégias baseia-se em açõeseducativas que supõem um repertório elaborado e diversificado de habilidades sociais dos pais. À medida que crescem, os filhos desenvolvem interesses, idéias e hábitos que podem gerar conflitosfamiliares. Nem sempre é fácil para os pais a identificação dos sinais que apontam para a iminência de umconflito entre eles e os filhos ou para os estágios iniciais de um comportamento reprovado no contexto dosvalores familiares. Inversamente, é também difícil identificar os estágios iniciais de um comportamentodesejável que pode estar sendo mascarado pela predominância de outros indesejáveis. Na maioria das vezes,presta-se mais atenção aos comportamentos que perturbam ou quebram normas estabelecidas. Comfreqüência os pais buscam interromper esses comportamentos com medidas punitivas ou corretivas queproduzem resultados pouco efetivos porque os suprimem apenas momentaneamente e, ainda, podem gerarvários sentimentos negativos, como a raiva, o abatimento, a revolta etc. Essas situações constituem ocasião para o exercício de um conjunto de ações educativas que podemalterar drasticamente a qualidade da relação e promover comportamentos mais adequados dos filhos. Aliteratura enfatiza a importância de apresentar feedback positivo para os desempenhos consideradosadequados tão logo eles ocorram. Elogiar e fornecer conseqüências positivas incentivam e fortalecemdesempenhos incipientes que, em etapas posteriores, serão mantidos por suas conseqüências naturais. Amaioria dos pais faz isso quando está ensinando os filhos a andar, falar ou ler, mas costuma negligenciar aapresentação de conseqüências positivas quando se trata de comportamentos que consideram "obrigação"como estudar, organizar-se, demonstrar gentileza, apresentar iniciativa na solução de pequenos problemaspessoais etc. Muitos pais queixam-se de que, especialmente na adolescência, os filhos se tornam esquivos, buscandomaior contato com os companheiros do que com eles. A adolescência é, sem dúvida, um período de grandesconquistas e descobertas por parte dos jovens, podendo produzir inquietação aos pais. E o momento deexperimentar as novas possibilidades cognitivas e o despertar sexual, mas também um período de grandelabilidade emocional, dadas suas alterações hormonais. Em qualquer etapa, mas particularmente nesta, sãoimportantes várias outras ações educativas como as de combinar normas e regras de convivência coerentescom os valores familiares e estabelecer consenso sobre padrões de conduta a serem assumidos por todos. Emoutras palavras, decidir com os filhos como traduzir valores em comportamentos, o que implica em diálogo enas habilidades a ele inerentes.
  15. 15. Assim como muitas situações requerem o autocontrole dos sentimentos evitando-se agravar conflitospotenciais, outras podem requerer sua expressão. Em tais casos, embora a demanda apareça sem seanunciar, a expressão de raiva ou desagrado requer controle emocional se o objetivo for educativo mais do quemeramente de descarga emocional. A habilidade dos pais de expressar adequadamente raiva e desagradofornece modelo de autocontrole. Quando esses sentimentos são gerados por comportamentos dos filhos queviolam os acordos e as normas combinados, a situação pode requerer a habilidade de defender os própriosdireitos em uma visão de reciprocidade. Em muitos momentos da relação pais-filhos, ocorrem críticas de ambos os lados. A maioria de nós temfacilidade em fazer críticas que apenas humilham as pessoas, mas dificuldade em apresentar as construtivas.Além disso, a habilidade de desculpar-se pode ser importante para diminuir ressentimentos e induzir atitudesconstrutivas em relação à dificuldade vivida. 2. O contexto escolar A Educação é uma prática eminentemente social que amplia a inserção do indivíduo no mundo dosprocessos e dos produtos culturais da civilização. A escola é um espaço privilegiado, onde se dá um conjuntode interações sociais que se pretendem educativas. Logo, a qualidade das interações sociais presentes naeducação escolar constitui um componente importante na consecução de seus objetivos e no aperfeiçoamentodo processo educacional. O discurso oficial sobre os objetivos e metas da instituição escolar, preconizado e continuamente reafirmadoem termos de formação para a vida e para a cidadania, já inclui, naturalmente, a articulação entreaprendizagem e desenvolvimento. O desenvolvimento sócio-emocional não pode ser excluído desse conjunto,especialmente quando se observa, nos dias atuais, uma escalada de violência atingindo crianças e jovens emanifestando-se, inclusive, no contexto escolar. Há, portanto, uma concordância quase unânime sobre anecessidade de aprimoramento das competências sociais de alunos, professores e demais segmentos daescola. Mas é necessário destacar a importância de uma clara compreensão sobre que tipo de habilidadesefetivamente contribui para essa preparação para a vida. Em um de nossos estudos, uma amostra significativade professores da rede pública valorizou as habilidades pró-sociais em níveis significativamente superiores àvalorização atribuída às habilidades assertivas e de enfrentamento. Como são complementares, é importanteque todos esses conjuntos sejam, igualmente, desenvolvidos na escola. Habilidades como liderar, convencer,discordar, pedir, mudança de comportamento, expressar sentimentos negativos, lidar com críticas, questionar,negociar decisões, resolver problemas etc. precisam também ser promovidas pela escola. A emissãocompetente de tais habilidades pode constituir um antídoto importante aos comportamentos violentos,especialmente se desenvolvidos paralelamente às habilidades de expressar sentimentos positivos, valorizar ooutro, elogiar, expressar empatia e solidariedade e demonstrar boas maneiras. Os estudantes excessivamente tímidos ou muito agressivos enfrentam maiores dificuldades na escola, poisem geral apresentam déficits nas chamadas habilidades de sobrevivência em classe: prestar atenção, seguirinstruções, fazer e responder perguntas, oferecer e pedir ajuda, agradecer, expor opiniões, discordar, controlara própria raiva ou tédio, defender-se de acusações injustas e pedir mudança de comportamento de colegas, nocaso de chacotas e provocações. Além das conseqüências sobre a aprendizagem, tais dificuldades podem sereverter em problemas de auto-estima no desenvolvimento sócio-emocional. Além disso, uma ampla literatura vem mostrando correlação entre déficits no repertório de habilidadessociais dos alunos e suas dificuldades de aprendizagem e baixo rendimento escolar. Embora a funcionalidadedessa relação ainda esteja sob investigação, não é difícil imaginar a importância de habilidades como as deperguntar, pedir ajuda, responder perguntas, dar opinião, expressar dificuldade etc. sobre a aprendizagemnesse contexto e, em particular, como forma de obter atenção e cuidado por parte da professora. 3. o contexto de trabalho Qualquer atuação profissional envolve interações com outras pessoas onde são requeridas muitas evariadas habilidades sociais, componentes da competência técnica e interpessoal necessária para oenvolvimento em várias etapas de um processo produtivo. A competência técnica usualmente faz parte dos objetivos educacionais dos cursos profissionalizantes desegundo e terceiro graus e dos treinamentos que ocorrem no âmbito das organizações. No entanto, acompetência interpessoal raramente é relacionada como objetivo de formação profissional ocorrendo, de formaassistemática, como um subproduto desejável do processo educativo, por vezes referido como currículo oculto.
  16. 16. Embora existam ocupações em que grande parte das atividades é realizada quase que isoladamente,como, por exemplo, a do restaurador de obras-de-arte, do copista de obras antigas ou do arquivista em umescritório, ainda assim há um processo complementar que depende da interação social. Tal processo pode serde recepção de itens de tarefa, negociação de contrato, reuniões, supervisão de atividades, aperfeiçoamentopor meio de cursos etc. Pode-se dizer que praticamente nenhum trabalho ocorre no isolamento social total. Poroutro lado, existem outras atividades em que a realização da tarefa se dá quase que totalmente na relação como outro, ou seja, elas são mediadas por interações sociais. São as ocupações de vendedor, recepcionista,telefonista, professor, médico, assistente social, terapeuta etc. Os novos paradigmas organizacionais que orientam a reestruturação produtiva têm priorizado processos detrabalho que remetem diretamente à natureza e qualidade das relações interpessoais. Entre tais aspectos,pode-se citar a ênfase na multiespecialização associada à valorização do trabalho em equipe, intuição,criatividade e autonomia na tomada de decisões, ao estabelecimento de canais não formais de comunicaçãocomo complemento aos formais, ao reconhecimento da importância da qualidade de vida e à preocupação coma auto-estima e com o ambiente e cultura organizacionais. Essas mudanças imprimem demandas para habilidades como as de coordenação de grupo, liderança deequipes, manejo de estresse e de conflitos interpessoais e intergrupais, organização de tarefas, resolução deproblemas e tomada de decisões, promoção da criatividade do grupo etc. As inovações constantes e odesenvolvimento organizacional no mundo do trabalho requerem, ainda, competência para falar em público,argumentar e convencer na exposição de idéias, planos e estratégias. O trabalho em pequenos grupos mostraa necessidade de habilidades de supervisão e monitoramento de tarefas e interações relacionadas ao processoprodutivo que, para ocorrerem adequadamente, exigem competência em requisitos como os de observar, ouvir,dar feedback, descrever, pedir mudança de comportamento, perguntar e responder perguntas entre outras. NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS TÉCNICAS DE ARQUIVO: ARQUIVO E SUA DOCUMENTAÇÃO O que significa a palavra arquivo para você? Pense sobre este assunto, analisando estas duas situações. - DOUTORA, A SENHORA JÁ USOU OS DOCUMENTOS QUE ME PEDIU? POSSO GUARDÁ-LOS? -PERGUNTOU A SECRETÁRIA. - ESSES PROCESSOS EMPILHADOS AQUI À ESQUERDA VOCÊ DEIXA SOBRE MINHA MESA, POISAINDA VOU CONSULTAR. JÁ ESSAS PASTAS, PODE GUARDÁ-LAS NO ARQUIVO LÁ DA MINHA SALA. - MARCOS, PRECISAMOS ANALISAR ALGUNS DOCUMENTOS SOBRE A ESCRAVIDÃO No BRASIL,PARA TERMINARMOS AQUELE TRABALHO! - VAMOS ENTÃO Ao ARQUIVO NACIONAL? LÁ, com CERTEZA, ENCONTRAREMOS MUITO MATERIALINTERESSANTE! Você percebeu que a palavra arquivo foi empregada nessas situações com dois sentidos diferentes, não émesmo? Na primeira situação, a doutora se referiu a arquivo como um móvel próprio, geralmente de aço ou madeira,usado para guardar documentos. Mas no caso seguinte, Marcos usou a palavra arquivo para citar o ArquivoNacional, que é um órgão público encarregado de guardar e conservar a documentação produzida ou recebidapor instituições governamentais de âmbito federal. E você, se lembrou de outros usos para a palavra arquivo? Veja se algum deles aparece aqui, pois apalavra arquivo é utilizada em nosso dia-a-dia com diferentes sentidos, ainda que bastante relacionados entresi.
  17. 17. Com qual desses sentidos vamos trabalhar no manual? Para começar, podemos analisar a origem dapalavra, que ainda não está esclarecida. Há estudiosos que defendem a idéia de ela ter se originado do grego arché, que significa palácio dosregistrados, tendo evoluído mais tarde para o termo archeion, que é o local de guarda e depósito dedocumentos. Outros, no entanto, dizem que a palavra é originária do latim archivum que significa, também noconceito antigo, o lugar onde os documentos eram guardados. Atualmente, adotamos um outro conceito para arquivo, como este do americano Solon Buck: Arquivo É O CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR UMGOVERNO, ORGANIZAÇÃO OU FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, ARQUIVADOS ECONSERVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS. Podemos, então, a partir desse conceito, tirar algumas conclusões sobre a finalidade e as funções de umarquivo. A primeira finalidade de um arquivo e servir à administração de uma instituição qualquer que seja a suanatureza. Depois que a atividade administrativa acaba, os arquivos começam a funcionar para a história e paraa cultura. Temos aí a outra finalidade, que surge em conseqüência da anterior: servir à história, como fonte depesquisa. No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas funções básicas são as mesmas: guardare conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interesses pessoais ou oficiais. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS Provavelmente, vários tipos de arquivo já passaram pela sua cabeça até agora, não é? O arquivo da escola onde estudou; aquele organizado pela família de um amigo; o que foi consultado parafazer uma pesquisa; o que havia no setor de pessoal onde você trabalhou por algum tempo; ou, ainda, oarquivo de discos que viu em uma gravadora. E cada um desses arquivos apresentam características bem variadas. Daí serem classificados em quatrogrupos, de acordo com: - a natureza da entidade que os criou; - os estágios de sua evolução; - a extensão da sua atenção; - a natureza dos seus documentos. Vamos analisar cada um desses grupos em separado. De acordo com a entidade criadora Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo, ele se classifica em: PÚBLICO - arquivo de instituições governamentais de âmbito federal (central ou regional) ou estadual oumunicipal. Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de saúde ou da prefeitura de um município. INSTITUCIONAL - está relacionado, por exemplo, às instituições educacionais, igrejas, corporaçõesnão-lucrativas, sociedades e associações. Exemplos: o arquivo de um centro de educação experimental ou de um sindicato. COMERCIAL- arquivo de firmas, corporações e companhias. Exemplos: o arquivo de uma loja, de um escritório de engenharia ou de um banco. FAMILIAR OU PESSOAL- diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas,individualmente. Exemplo: o arquivo preparado por uma dona de casa, contendo certidões de nascimento e casamento;declarações de imposto de renda; documentos relativos a transações de compra e venda de imóveis; recibosde pagamentos efetuados a terceiros; fotos e cartas. De acordo com o estágio de evolução Quando levamos em conta o tempo de existência de um arquivo, ele pode pertencer a um destes trêsestágios:
  18. 18. ARQUIVO DE PIUMEIRA IDADE OU CORRENTE - guarda a documentação mais atual e freqüentementeconsultada. Pode ser mantido em local de fácil acesso para facilitar a consulta. Somente os funcionários dainstituição têm competência sobre o seu trato, classificação e utilização. O arquivo corrente é tambémconhecido como arquivo de movimento. Exemplo: o arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportação, contendo as requisições dematerial do ano em curso. ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO - inclui documentos que vieram do arquivocorrente, porque deixaram de ser usados com freqüência. Mas eles ainda podem ser consultados pelos órgãosque os produziram e os receberam, se surgir uma situação idêntica àquela que os gerou. Não há necessidadede esses documentos serem conservados nas proximidades das repartições ou escritórios, e a suapermanência no arquivo é transitória, uma vez que estão apenas aguardando para serem eliminados ouremetidos ao arquivo permanente. Exemplo: o arquivo dos dez últimos anos da documentação de pessoal de uma empresa. ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE - nele se encontram os documentos que perderam ovalor administrativo e cujo uso deixou de ser freqüente, é esporádico. Eles são conservados somente porcausa de seu valor histórico, informativo para comprovar algo para fins de pesquisa em geral, permitindo quese conheça como os fatos evoluíram. Esse tipo de arquivo é o que denominamos arquivo propriamente dito. Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os planos de governo do início do século. De acordo com a extensão da atenção Os arquivos se dividem em: ARQUIVO SETORIAL -estabelecido junto aos órgãos operacionais, cumprindo as funções de um arquivocorrente. Exemplo: o arquivo da contabilidade de uma empresa comercial. ARQUIVO CENTRAL OU GERAL - destina-se a receber os documentos correntes provenientes dosdiversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. Nesse caso, portanto, as atividades de arquivocorrente são centralizadas. Exemplo: o arquivo único das diversas faculdades de uma universidade. De acordo com a natureza de seus documentos Dependendo das características dos documentos que compõem o arquivo, ele se classifica em: ARQUIVO ESPECIAL - guarda documentos de variadas formas físicas como discos, fitas, disquetes,fotografias, microformas (fichas microfilmadas), slides, filmes, entre outros. Eles merecem tratamentoadequado não apenas quanto ao armazenamento das peças, mas também quanto ao registro,acondicionamento, controle e conservação. Exemplo: o arquivo de microfilmes de uma instituição financeira ou os disquetes de uma firma de advoc acia. ARQUIVO ESPECIALIZADO - tem sob sua guarda os documentos de um determinado assunto, de umcampo específico, como o hospitalar, o da medicina, engenharia, imprensa, entre outros. São chamados,inadequadamente, de arquivos técnicos. Exemplo: o arquivo de peças como ossos, dentes e fetos de uma escola de enfermagem. Você percebeu, pelos exemplos apresentados, que um mesmo arquivo pode pertencer a mais de umgrupo? Veja! . O arquivo de uma secretaria estadual de saúde foi exemplificado como um arquivo público, de âmbitoestadual porque estávamos considerando o tipo de instituição que o criou: um órgão do governo do estado.Mas ele também pode ser classificado como um arquivo de primeira idade ou corrente, caso seus documentossejam utilizados com freqüência pelos funcionários. Pode ser ainda um arquivo central, que serve a todos ossetores daquela secretaria. Vamos continuar o estudo? já falamos bastante sobre os diferentes tipos de arquivos e demos algunsexemplos de documentos que compõem os arquivos. Mas o que caracteriza, exatamente, o documento de umarquivo? CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS Pense novamente sobre os vários tipos de arquivo aqui apresentados e faça uma lista de algunsdocumentos que possam estar sob sua guarda. Você, com certeza, se lembrou de diferentes documentos, já que eles são bem variados. Só paraexemplificar, apresentamos alguns para você conferir com os seus e complementar a sua lista:
  19. 19. - cadastros de funcionários, de escolas, de clientes, de vendedores; - histórico escolar de alunos, avaliação de desempenho de funcionários; - discos, fitas, disquetes, fotos, gravuras, filmes, microfilmes, jornais, revistas, mapas, quadros; - notas fiscais, faturas, duplicatas, promissórias; - relatórios variados, atas de reuniões, ofícios, cartas, memorandos; - fichas, tabelas e formulários de qualquer natureza; - certidões de um modo geral. A partir desses exemplos e de outros escritos em sua lista, o que você conclui a respeito do que seja umdocumento de arquivo? Pense e depois veja se também chegou a esta conclusão: Documento É TODO MATERIAL RECEBIDO OU PRODUZIDO POR UM GOVERNO, ORGANIZAÇÃO OU FIRMA, NODECORRER DE SUAS ATIVIDADES, E QUE SE CONSTITUI ELEMENTO DE PROVA OU DE INFORMAÇÃO.ELE É ARQUIVADO E CONSERVADO POR ESSAS INSTITUIÇÕES E SEUS SUCESSORES, PARAEFEITOS FUTUROS. UM DOCUMENTO DE ARQUIVO TAMBÉM PODE SER AQUELE PRODUZIDO OURECEBIDO POR PESSOA FÍSICA, NO DECURSO DE SUA EXISTÊ NCIA. Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes. Daí eles seremclassificados em dois grupos: Quanto ao gênero Considerando o aspecto externo, se em texto, audiovisual, sonoro, isto é, o gênero dos documentos de umarquivo, eles podem ser bem variados, como você vê nestas figuras. É importante destacar que a documentação escrita ou textual se apresenta de inúmeros tipos físicos ouespécies documentais. Alguns deles já foram até lembrados aqui, em exemplos anteriores: contratos, folhas depagamento, livros contábeis, requisições diversas, atas, relatórios, regimentos, regulamentos, editais,certidões, tabelas, questionários e correspondências. Quanto à natureza do assunto Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento, ele pode ser: OSTENSIVO - cuja divulgação não prejudica a administração. Exemplos: notas fiscais de uma loja; escalade plantão de uma imobiliária. SIGILOSO - de conhecimento restrito e que, por isso, requer medidas especiais de salvaguarda para suadivulgação e custódia. Os documentos sigilosos ainda se subdividem em outras quatro categorias, tendo emvista o grau necessário de sigilo e até onde eles podem circular. Ultra-secreto - seu assunto requer excepcional grau de segurança que deve ser apenas do conhecimentode pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Exemplos: documentos relacionados à política governamental de alto nível e segredos de Estado(descobertas e experiências de grande valor científico; negociações para alianças militares e políticas; planosde guerra; informações sobre política estrangeira de alto nível). Secreto - seu assunto exige alto grau de segurança, mas pode ser cio conhecimento de pessoasfuncionalmente autorizadas para tal, ainda que não estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Exemplos: planos, programas e medidas governamentais; assuntos extraídos de matéria ultra-secreta que,sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam de maior difusão (planos oudetalhes de operações militares); planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras; projetos deaperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes; dados de elevado interesse sob aspectos físicos,políticos, econômicos, psicossociais e militares de países estrangeiros, e também, os meios e processos pelosquais foram obtidos; materiais criptográficos (escritos em cifras ou códigos) importantes e sem classificaçãoanterior. Confidencial - seu assunto, embora não requeira alto grau de segurança, só deve ser do conhecimento depessoas autorizadas, para não prejudicar um indivíduo ou criar embaraços administrativos. Exemplos: informações relativas a pessoal, finanças e material de uma entidade ou um indivíduo, cujo sigilodeve ser mantido por interesse das partes; rádio-freqüência de importância especial ou aquelas que sãousualmente trocadas; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes para asegurança nacional. Reservado - seu assunto não deve ser do conhecimento do público, em geral.
  20. 20. Exemplos: partes de planos, programas, projetos e suas respectivas ordens e execução; cartas, fotografiasaéreas e negativos que indiquem instalações importantes. ORGANIZAÇÃO A organização de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o desenvolvimentode várias etapas de trabalho, Estas fases se constituiriam em: - levantamento de dados; - análise dos dados coletados; - planejamento; - implantação e acompanhamento. Levantamento de dados Se arquivo é o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade, seja ela pública ouprivada, no decorrer de suas atividades, claro está que, sem o conhecimento dessa entidade - sua estrutura ealterações, seus objetivos e funcionamento seria bastante difícil compreender e avaliar o verdadeiro significadode sua documentação. O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas,organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo e ser complementadopela coleta de informações sobre a sua documentação. Assim sendo, é preciso analisar o gênero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartográficos,iconográficos, informáticos etc.); as espécies de documentos mais freqüentes (cartas, faturas, relatórios,projetos, questionários etc.); os modelos e formulários em uso; volume e estado de conservação do acervo;arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento adotados); existência de registros eprotocolos (em fichas, em livro); média de arquivamentos diários; controle de empréstimo de documentos;processes adotados para conservação e reprodução de documentos; existência de normas de arquivo,manuais, códigos de classificação etc. Além dessas informações, o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal encarregadodo arquivo (número de pessoas, nível de escolaridade, formação profissional); o equipamento (quantidade,modelos, estado de conservação); a localização física (extensão da Área ocupada, condições de iluminação,umidade, estado de conservação das instalações, proteção contra incêndio). Análise dos dados coletados De posse de todos os dados mencionados no item anterior, o especialista estará habilitado a analisarobjetivamente a real situação dos serviços de arquivo, e fazer seu diagnóstico para formular e propor asalterações e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado. Em síntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentação de uma instituição correspondemA sua realidade operacional. O diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos pontos de atrito, de falhas oulacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razoes que impedem o funcionamento eficiente doarquivo. Planejamento Para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução (corrente, intermediário e permanente) possacumprir seus objetivos, torna-se indispensável a formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tantoas disposições legais como as necessidades da instituição a que pretende servir. Para a elaboração desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posição do arquivo naestrutura da instituição; centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo; escolha demétodos de arquivamento adequados; estabelecimento de normas de funcionamento; recursos humanos;escolha das instalações e do equipamento; constituição de arquivos intermediário e permanente; recursosfinanceiros. Posição do arquivo na estrutura da instituição Embora não se possa determinar, de forma generalizada, qual a melhor posição do órgão de arquivo naestrutura de uma instituição, recomenda-se que esta seja a mais elevada possível, isto é, que o arquivo sejasubordinado a um órgão hierarquicamente superior, tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de
  21. 21. diferentes níveis de autoridade. A adoção desse critério evitará sérios problemas na Área das relaçõeshumanas e das comunicações administrativas. Se a instituição já contar com um órgão de documentação, este será, em principio, o órgão mais adequadopara acolher o arquivo, uma vez que a tendência moderna é reunir todos os órgãos que tenham como matéria-prima a informação. Ao usuário não interessa onde se encontra armazenada a informação - numa biblioteca, numa memória decomputador, num microfilme, ou num arquivo tradicional. Daí a importância da constituição de sistemas deinformação, dos quais o arquivo deve participar, dotados de recursos técnicos e materiais adequados paraatender à acelerada demanda de nossos tempos. Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo Ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a ser definido diz respeito à centralização oudescentralização dos serviços de arquivo. Centralização Por sistema centralizado de arquivos correntes entende-se não apenas a reunião da documentação em umúnico local, como também a concentração de todas as atividades de controle - recebimento, registro,distribuição, movimentação e expedição - de documentos de uso corrente em um único órgão da estruturaorganizacional, freqüentemente designado de Protocolo e Arquivo, Comunicações e Arquivo, ou outradenominado similar. Dentre as inúmeras e inegáveis vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se: treinamento maiseficiente do pessoal de arquivo; maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos; nítidadelimitação de responsabilidades; constituição de conjuntos arquivísticos mais completes; redução dos custosoperacionais; economia de espaço e equipamentos. A despeito dessas vantagens, não se pode ignorar que uma centralização rígida seria desaconselhável eaté mesmo desastrosa como no caso de uma instituição de âmbito nacional, em que algumas de suasunidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ou específicas, ou ainda que taisunidades estejam localizadas fisicamente distantes uma das outras, As vezes em Áreas geográficas diferentes- agências, filiais, delegacias -carecendo, portanto, de arquivos próximos para que possam se desincumbir,com eficiência, de seus programas de trabalho. Descentralização Recomenda-se prudência ao aplicar esse sistema. Se a centralização rígida pode ser desastrosa, adescentralização excessiva surtirá efeitos iguais ou ainda piores. . O bom senso indica que a descentralização deve ser estabelecida levando-se em consideração as grandesáreas de atividades de uma instituição. Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos Como Produção, Comercialização e Transportes,Além dos órgãos de atividades-meio ou administrativos, e que cada um desses departamentos se desãobre emdivisões e/ou seções. Uma vez constatada a necessidade da descentralização para facilitar o fluxo deinformações, esta deverá ser aplicada a nível de Departamento, isto é, deverá ser mantido um arquivo junto acada Departamento, onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação, incluindo osproduzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem.. Para completar o sistema deverá sermantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos. A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios: - centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização dos arquivos; - descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. Quando se fala em atividades de controle está-se referindo Aquelas exercidas em geral pelos órgãos.- decomunicações, isto é: recebimento, registro, classificação, distribuição, movimentação e expedição dosdocumentos correntes. a) Centralização das atividades de controle (protocolo) descentralização dos arquivos
  22. 22. Neste sistema, todo o controle da documentação é feito pelo órgão central de comunicações, e os arquivossão localizados junto aos órgãos responsáveis pela execução de programas especiais ou funções específicas,ou ainda junto As unidades administrativas localizadas em áreas fisicamente distantes dos órgãos a que estãosubordinadas. Quando o volume de documentos é reduzido, cada órgão deverá designar um de seus funcionários pararesponder pelo arquivo entregue A sua guarda, e por todas as operações de arquivamento decorrentes, taisComo abertura de dossiês, controle de empréstimo, preparo para transferência etc. Se a massa documental for muito grande, é aconselhável que o órgão central de comunicações designe umou mais arquivistas ou técnicos de arquivo de seu próprio quadro de pessoal para responder pelos arquivosnos órgãos em que forem localizados. A esses arquivos descentralizados denomina-se núcleos de arquivo ou arquivos setoriais. b) Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos Este sistema só deverá ser adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os sistemascentralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados. O sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos, Como as demais atividades de controle jámencionadas anteriormente, isto é, os arquivos setoriais encarregar-se-ão, além do arquivamento propriamentedito, do registro, classificação, tramitação dos documentos etc. Neste caso, o órgão de comunicações, que também deve integrar o sistema, funciona Como agente derecepção e de expedição, mas apenas no que se refere A coleta e A distribuição da correspondência externa.Não raro, além dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial da documentação administrativo dainstituição. A opção pela centralização ou descentralização não deve ser estabelecida ao sabor de caprichosindividuais, mas fundamentada em rigorosos critérios técnicos, perfeito conhecimento da estrutura dainstituição A qual o arquivo irá servir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos, a localização físicade suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos humanos e financeiros, enfim, devem seranalisados todos os fatores que possibilitem a definição da melhor política a ser adotada. Coordenação Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurança e eficiência éimprescindível a criação de uma COORDENAÇÃO CENTRAL, tecnicamente planejada, que exercerá funçõesnormativas, orientadoras e controladoras. A Coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais; estabelecer e fazeicumprir normas gerais de trabalho, de forma a manter a unidade de operação e eficiência do serviço dosarquivos setoriais; determinar normas específicas de operação, a fim de atender As peculiaridades de cadaarquivo setorial; promover a organização ou reorganização dos arquivos setoriais, quando necessário; treinar eorientar pessoal destinado aos arquivos setoriais, tendo em vista a eficiência e a unidade de execução deserviço; promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais para exame, debate einstruções sobre assunto de interesse do sistema de arquivos. Esta Coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo arquivopermanente da entidade, pois toda instituição, seja qual for o sistema adotado para os seus arquivoscorrentes,. deverá contar sempre com um arquivo permanente, centralizado, também chamado arquivo deterceira idade. Assim, tendo em vista que o acervo dos arquivos permanentes é constituído de documentos transferidosdos arquivos correntes (sejam eles setoriais ou centrais), justifica-se perfeitamente que a COORDENAÇÃO DOSISTEMA seja uma de suas principais atribuições, a fim de que os documentos ao Ihe serem entregues paraguarda permanente estejam ordenados e preservados dentro dos padrões técnicos de unidade e uniformidadeexigidos pela Arquivologia. Escolha de métodos de arquivamento A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no momento em que oespecialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da doc umentação corrente. Na verdade, dificilmente se emprega um único método, pois há documentos que devem ser ordenados orapelo assunto, nome, local, data e número.
  23. 23. Entretanto, com base na análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação de como osdocumentos são solicitados ao arquivo, é possível definir-se qual o método principal a ser adotado e quais osseus auxiliares. Exemplificando: PATRIMÔNIO Brasília Rio de Janeiro São Paulo PESSOAL ADMISSÃO Aguiar, Celso Bareta, Haydde Borges, Francisco Cardoso, Jurandir Castro, Lúcia Paes, Oswaldo Paiva, Ernesto Séllos, Zilda Silva, Ana Maria DEMISSÃO FOLHAS DE PAGAMENTO jan. a jul. de 1980 aço. a dez. de 1980 jan. a jul. de 1981 PROMOÇÃO Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as considerações assinaladasanteriormente, verifica-se que o arranjo principal é por assunto. No assunto Patrimônio encontra-se um arranjosecundário, por localidade (geográfico). Já no assunto Admissão tem-se um arranjo secundário, em ordemalfabética, pelo nome dos funcionários. Em Folhas de Pagamento encontra-se um arranjo secundário, emordem cronológica. Como se vê, o método principal escolhido foi o de assuntos, coadjuvado pelos métodos geográfico,alfabético e numérico cronológico, como auxiliares. Outras modalidades de arranjo podem ainda ocorrer. Para melhor atender aos usuários de um banco de investimentos, por exemplo, a documentação pode serseparada em dois grandes grupos: o de projetos de financiamento - ordenados e arquivados pelo número decontrole que Ihe é atribuído ao dar entrada e que, daí por diante, irá Ihe servir de referência - e o grupoconstituído de todo o restante da documentação, ordenada por assuntos. Estabelecimento de normas de funcionamento Para que os trabalhos não sofram solução de continuidade e mantenham uniformidade de ação éimprescindível que sejam estabelecidas normas básicas de funcionamento não só do arquivo em seus diversosestágios de evolução, como também do protocolo, uma vez que esse serviço é, na maioria das vezes,desenvolvido paralelamente aos trabalhos de arquivo. Tais normas, depois de aplicadas e aprovadas na fase de implantação irão juntamente com modelos eformulários, rotinas, códigos de assunto e índices, integrar o Manual de Arquivo da instituição. Recursos humanos Formação e regulamentação profissional
  24. 24. O arquivo possui, atualmente, importância capital em todos os ramos da atividade humana. No entanto,ainda é bastante comum a falta de conhecimentos técnicos por parte das pessoas encarregadas dos serviçosde arquivamento, falta essa que ire influir, naturalmente, na vida da organização. Teoricamente, o arquivamento de papéis é um serviço simples. Na prática, no entanto, essa simplicidadedesaparece diante do volume de documentos e da diversidade de assuntos, surgindo dificuldades naclassificação dos papéis. Uma das vantagens da técnica de arquivo é a de capacitar os responsáveis pelo arquivamento para umperfeito . trabalho de seleção de documentos que fazem parte de um acervo, ou seja, separação dos papéisque possuem valor futuro, contendo informações valiosas, dos documentos inúteis. Um serviço de arquivo bem organizado possui valor inestimável. E a memória viva da instituição, fonte ebase de informações; aproveita experiências anteriores, o que evita a repetição, simplifica e racionaliza otrabalho. Para que se atinjam esses objetivos, toma-se necessária a preparação de pessoal especializado nastécnicas de arquivo. "Em questão de arquivo, a experiência não substitui a instrução, pois 10 anos de prática podem significar 10anos de arquivamento errado e inútil afirma a Prof.a Ignez B. C. DArafijo. Até recentemente a formação profissional dos arquivistas vinha sendo feita através de cursos especiais,ministrados pelo Arquivo Nacional, Fundação Getúlio Vargas e outras instituições. O valor e a importância dos arquivos oficiais e empresariais, para a administração e para o conhecimentode nossa História, passou a ser também objeto de interesse do Governo federal. Assim é que, a é de março de1972, o Conselho Federal de Educação aprovou a criação do curso superior de arquivos, e a 7 do mesmo mêsaprovou o currículo do curso de arquivística como habilitação profissional no ensino de segundo grau. Emagosto de 1974, foi instituído o Curso Superior de Arquivologia, com duração de três anos e, em 4 de julho de1978, foi sancionada a Lei nº 6.546, regulamentada pelo Decreto nº 82.590, de é de novembro do mesmo ano,que dispõe sobre a regulamentação das profissões de arquivista e técnico de arquivo. Atributos Para o bom desempenho das funções dos profissionais de arquivo, são necessárias, além de um perfeitoconhecimento da organização da instituição em que se trabalha e dos sistemas de arquivamento, as seguintescaracterísticas: saúde, habilidade em lidar com o público, espírito metódico, discernimento, paciência,imaginação, atenção, poder de análise e de crítica, poder de síntese, discrição, honestidade, espírito de equipee entusiasmo pelo trabalho. Escolha das instalações e equipamentos De igual importância para o bom desempenho das atividades de arquivo é a escolha do local adequado,quer pelas condições físicas que apresente - iluminação, limpeza, índices de umidade, temperatura, quer pelaextensão de sua área, capaz de conter o acervo e permitir ampliações futuras. Michel Duchein, especialista em instalações de arquivos e inspetor-geral dos Arquivos da Franga, temvários livros e artigos publicados sobre a matéria, os quais devem ser consultados por tantos quantos sedefrontam com problemas de construção ou adaptação de locais destinados A guarda de documentos. A listadessas publicações encontra-se na bibliografia ao final deste volume. Da mesma forma, a escolha apropriada do equipamento deverá merecer a atenção daqueles que estãoenvolvidos com a organização dos arquivos. Considera-se equipamento, o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensáveis A realizaçãodo trabalho arquivístico. Material de consumo Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto ou médio prazos. São as fichas, as guias, aspastas, as tiras de inserção e outros. Ficha - é um retângulo de cartolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, onde se registra uma informação.As dimensões variam de acordo com as necessidades, podendo ser branca ou de cor. Guia divisória - é um retângulo de cartão resistente que serve para separar as partes ou seções dosarquivos ou fichários, reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. Sua finalidade é facilitar a buscados documentos e o seu rearquivamento. No estudo das guias divisórias distinguem-se diversos elementos relacionados com a sua finalidade efunções, conforme veremos em seguida.
  25. 25. Projeção - é a saliência na parte superior da guia. Pode ser recortada no próprio cartão, ou nele seraplicada, sendo então de celulóide ou de metal. A abertura na projeção que recebe a tira de inserção chama-se janela. Pé - é a saliência, na parte inferior da guia, onde há um orifício chamado ilha. Por este orifício passa umavareta que prende as guias à gaveta. Notação - é a inscrição feita na projeção, podendo ser alfabética, numérica ou alfanumérica. A notação pode ser ainda aberta ou fechada. aberta quando indica somente o início da seção, e fechadaquando indica o princípio e o fim. Posição - é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder à metade daguia, a um terço, um quarto ou um quinto. Daí a denominação de: primeira posição, segunda posição, terceiraposição, quarta posição, quinta posição. Quanto à sua função, a guia pode ser ainda: - primária - indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo; - secundária - indica uma subdivisão da primária; - subsidiária - indica uma subdivisão da secundária; - especial - indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência. O que indica se uma guia é primária, secundária, subsidiaria ou especial é a notação e não a projeção. Oideal seria que as guias primárias estivessem sempre em primeira posição, as secundárias em segundaposição e assim por diante. Guia-fora - é a que tem como notação a palavra FORA e indica a ausência de uma pasta do arquivo. Tira de inserção - é uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notações.Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias. Pasta - é uma folha de papelão resistente, ou cartolina, dobrada ao meio, que serve para guardar e protegeros documentos. Pode ser suspensa, de corte reto, isto é, lisa, ou ter projeção. Elas se dividem em: - individual ou pessoal - onde se guardam documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordemcronológica; - miscelânea - onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordemalfabética e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica. Material permanente O material permanente é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes para o mesmofim. Na sua escolha, além do tipo e do tamanho dos documentos, deve-se levar em conta os seguintesrequisites: - economia de espaço (aproveitamento máximo do móvel e mínimo de dependências); - conveniência do serviço (arrumação racional); - capacidade de expansão (previsão de atendimento a novas necessidades); - invulnerabilidade (segurança); - distinção (condições estáticas); - resistência (conservação). Recomenda-se, ainda, que a escolha do equipamento seja precedida de pesquisa junto As firmasespecializadas, uma vez que constantemente são lançadas no mercado novas linhas de fabricação. As maistradicionais são os arquivos, fichários, caixas de transferência, boxes, armários de aço etc. As mais recentessão os arquivos e fichários rotativos eletromecânicos e eletrônicos, bem como as estantes deslizantes. Armário de aço - é um móvel fechado, usado para guardar documentos sigilosos, ou volumesencadernados. Arquivo - móvel de aço ou de madeira, com duas, três, quatro ou mais gavetas ou gabinetes de diversasdimensões, onde são guardados os documentos. Arquivo de fole - é um arquivo de transição entre o arquivo vertical e o horizontal. Os documentos eramguardados horizontalmente, em pastas com subdivisões, e carregados verticalmente. Arquivos horizontais antigos - pombal (em forma de escaninhos); - sargento (tubos metálicos usados pelo exército em campanha).
  26. 26. Box - pequeno fichário que se coloca nas mesas. É usado para lembretes. Caixa de transferencia - caixa de aço ou papelão, usada especialmente nos arquivos permanentes. Estante - móvel aberto, com prateleiras, utilizado nos arquivos permanentes, onde são colocadas as caixasde transferência. Modernamente, é utilizada para arquivos correntes, empregando-se pastas suspensaslaterais. Fichário - É um móvel de aço próprio para fichas, com uma, duas, três ou quatro gavetas, ou conjugadocom gavetas para fichas e documentos. Fichário horizontal - aquele em que as fichas são guardadas em posição horizontal, umas sobre as outras -modelo KARDEX. As fichas são fixadas por meio de bastões metálicos presos às gavetas. Dessa disposiçãodas hastes resulta que a primeira ficha presa, a partir do fundo, ficará inteiramente visível, deixando que daimediatamente inferior apareça uma faixa correspondente à dimensão da barra, e assim sucessivamente,lembrando o aspecto de uma esteira - "arquivo-esteirinha". As faixas que aparecem funcionam comoverdadeiras projeções, nas quais são feitas as notações. Fichário vertical - aquele em que as fichas são guardadas em posição vertical, umas atrás das outras,geralmente separadas por guias. É o modelo mais usado por ser mais econômico. As gavetas ou bandejascomportam grande número de fichas. Suporte - armação de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos, servindo de ponto de apoiopara as pastas suspensas. Constituição de arquivos intermediários e permanentes Toda organização, seja ela pública ou privada, de pequeno, médio ou grande porte, acumula através dostempos um acervo documental que, mesmo depois de passar por fases de análise, avaliação e seleçãorigorosas, deve ser preservado, seja para fins administrativos e fiscais, seja por exigências legais, ou ainda porquestões meramente históricas. Nenhum plano de arquivo estaria completo se não previsse a constituição do arquivo permanente, paraonde devem ser recolhidos todos aqueles documentos considerados vitais. Quanto aos arquivos ou depósitos intermediários, estes só deverão ser criados se ficar evidenciada a suareal necessidade. Em geral, existem em âmbito governamental, em face do grande volume de documentação oficial e de suadescentralização física. As entidades e empresas de caráter privado dificilmente necessitam desse organismo, salvo no caso deinstituições de grande porte, com filiais, escritórios, representações ou similares, disperses geograficamente edetentores de grande volume de documentação. Recursos financeiros Outro aspecto fundamental a ser considerado diz respeito aos recursos disponíveis não apenas parainstalação dos arquivos, mas, sobretudo, para sua manutenção. Nem sempre os responsáveis pelos serviços públicos ou dirigentes de empresas compreendem aimportância dos arquivos e admitem as despesas, algumas vezes elevadas, concernentes a tais serviços.Toma-se necessária, então, uma campanha de esclarecimento no sentido de sensibilizá-los. Considerados todos os elementos descritos, o especialista estará em condições de elaborar o projeto deorganização, a ser dividido em três partes. A primeira constara de uma síntese da situação real encontrada. Asegunda, de análise e diagnóstico da situação. A terceira será o plano propriamente dito, contendo asprescrições, recomendações e procedimentos a serem adotados, estabelecendo-se, inclusive, as prioridadespara a implantação. Implantação e acompanhamento. Manuais de arquivo Recomenda-se que a fase de implantação seja precedida de uma campanha de sensibilização que atinja atodos os níveis hierárquicos envolvidos. Esta campanha, feita por meio de palestras e reuniões, objetiva informar as alterações a serem introduzidasnas rotinas de serviço e solicitar a cooperação de todos, numa tentativa de neutralizar as resistências naturaisque sempre ocorrem ao se tentar modificar o status que administrativo de uma organização. Paralelamente à campanha de sensibilização deve-se promover o treinamento não só do pessoaldiretamente envolvido na execução das tarefas e funções previstas no projeto de arquivo, como daqueles quese utilizarão dos serviços de arquivo, ou de cuja atuação dependerá, em grande parte, o êxito desses serviços. A implantação das normas elaboradas na etapa anterior exigirá do responsável pelo projeto umacompanhamento constante e atento, a fim de corrigir e adaptar quaisquer impropriedades, falhas ou omissõesque venham a ocorrer. Somente depois de implantar e testar os procedimentos - verificar se as normas, rotinas, modelos eformulários atendem as necessidades - é que deverá ser elaborado o manual de arquivo, instrumento que
  27. 27. coroa todo o trabalho de organização. Nele ficam registrados os procedimentos e instruções que irão garantir ofuncionamento eficiente e uniforme do arquivo e a continuidade do trabalho através dos tempos. Seria impossível estabelecer padrões rígidos para a elaboração dos manuais, uma vez que estes devemrefletir as peculiaridades das instituições a que se referem. Entretanto, a experiência nos permite indicar, emlinhas gerais, os elementos que devem constituir os manuais de arquivo. São eles: - apresentação, objetivos e abrangência do manual; - informações sobre os arquivos da instituição, suas finalidades e responsabilidades; sua interação esubordinação; - organogramas e fluxogramas; - concertos gerais de arquivo, definição das operações de arquivamento; terminologia; - detalhamento dasrotinas, modelos de carimbos e formulários utilizados; plano de classificação de documentos com seusrespectivos códigos e índices; - tabelas de temporalidade de documentos, que, pela sua amplitude, podem serapresentadas em separado. Por ser o arquivo uma atividade dinâmica, o manual devera ser periodicamente revisto e atualizado, a fimde atender É alterações que surgirem como decorrência da evolução da própria instituição. ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS CORRENTES Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou freqüentemente consultados comoponto de partida ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomada de decisões dasadministrações etc. No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelas atividadesde recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição dos documentos correntes. Por isso,freqüentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituições a designação de órgãos de Protocoloe Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outra denominação similar. Devido ao íntimo relacionamento dessas áreas de trabalho, pode-se distribuir em quatro setores distintos asatividades dos arquivos correntes: 1. Protocolo, incluindo recebimento e classificação; registro e movimentação 2. Expedição 3. Arquivamento - o arquivo propriamente dito 4. Empréstimo e consulta 4.1 Protocolo No que se refere às rotinas, poder-se-ia adotar as seguintes, com alterações indicadas para cada caso: 4.1.1 Recebimento e classificação 4.1.2 Registro e movimentação Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos. ARQUIVO CORRENTE E PROTOCOLO Você já sabe que arquivo corrente é aquele formado por documentos de uso freqüente e que funciona naprópria empresa ou em locais de fácil acesso, próximos a ela. Mas como encaminhamos documentos para oarquivo corrente? Como analisamos suas atividades? Para analisarmos suas atividades vamos trabalhar comuma situação e mostrar o encaminhamento dado a alguns documentos em uma empresa. FERNANDA É ENCARREGADA DE ANALISAR A DOCUMENTAÇÃO QUE A EMPRESA RECEBE EDAR-LHE O DEVIDO ENCAMINHAMENTO. HOJE CHEGARAM ÀS SUAS MÃOS: - UMA CARTA PARA UM EMPREGADO DA DIRETORIA FINANCEIRA, COM A ETIQUETA DE PESSOAL; - VÁRIOS EXEMPLARES DE UM JORNAL DO SINDICATO DA CLASSE, PARA OS FUNCIONÁRIOS; - DOIS ENVELOPES ENDEREÇADOS À ASSESSORIA JURíDICA E ENTREGUES POR UMMENSAGEIRO DE OUTRA EMPRESA. Agora pense: que tratamento você acha que Fernanda deve dar a cada um desses documentos? Anote seu pensamento em uma folha de papel e, depois, compare-o com o que apresentamos. Fernanda não vai abrir e nem registrar a carta porque contém a anotação pessoal, indicando tratar-se deuma correspondência particular. A carta será encaminhada diretamente a quem se destina, na DiretoriaFinanceira. Nesse caso, portanto, não há qualquer preocupação com o seu arquivamento.

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