MANPRO Pmbok 4th edition


Published on

Published in: Education, Business, Technology
1 Like
  • Be the first to comment

No Downloads
Total views
On SlideShare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

MANPRO Pmbok 4th edition

  2. 2. 12. Project Procurement Management Monitoring & Controlling Processes Planning Processes Enter phase/ Start project Initiating Processes Closing Processes Exit phase/ End project Executing Processes Process Knowledge Area Initiating I iti ti Planning Pl i Executing E ti Plan Purchases and Acquisitions Procurement Request Seller Responses Plan Contracting Select Sellers Monitoring & g Contol Contract Administration Closing Cl i Contract Closure
  3. 3. Project Procurement  M t Management • The process necessary to process and acquire product or  services, or result needed from outside the project team. • Involve planning, acquiring the product or services from  sources, choosing a source, administering the contract, and  closing out the contract. • Can be applied to internal work orders formal agreements Can be applied to internal work orders, formal agreements,  and contracts between organization units within single  entity.
  4. 4. Project Manager’s Role in Procurements • PM must be involved in the creation of  contracts • Key roles: – Know the procurement process – Understand contract terms and conditions – Make sure the contract contains all project management requirements  such as attendance at meeting, reports, actions and communications  h tt d t ti t ti d i ti deemed necessary – Identify risks and incorporate mitigation and allocation of risks into the  contract – Help tailor the contract to the unique needs of the project – Align schedule of the contract and schedule of the project – Involved in contract negotiation Involved in contract negotiation – Make sure procurement process done smoothly – Work with contract manager to manage changes to the contract
  5. 5. PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT Project Procurement Management includes the processes  necessary to purchase or acquire products, services, or results  y p q p , , needed from outside the project team.  The organization can be either the buyer or seller of the products,  services, or results of a project. • Project Procurement Management includes the contract  management and change control processes • (the buyer) that is acquiring the project from the performing  organization (the seller), and administering organization (the seller) and administering
  6. 6. PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT • 12.1  Plan Procurements—The process of documenting project  p purchasing decisions, specifying the approach, and identifying  g , p y g pp , y g potential sellers. • 12.2  Conduct Procurements—The process of obtaining seller  responses, selecting a seller, and awarding a contract. • 12.3  Administer Procurements—The process of managing  procurement relationships, monitoring contract performance,  and making changes and corrections as needed. • 12 4 Close Procurements The process of completing each 12.4  Close Procurements—The process of completing each  project procurement.
  8. 8. PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT • The seller will typically manage the work as a project if the acquisition is not just for  shelf material, goods, or common products. In such cases: – The buyer becomes the customer, and is thus a key project stakeholder for the  seller. – The seller’s project management team is concerned with all the processes of The seller s project management team is concerned with all the processes of  project management,  not just with those of this Knowledge Area. – Terms and conditions of the contract become key inputs to many of the seller’s  management  processes. The contract can actually contain the inputs (e.g., major  g p y p ( g, j deliverables, key milestones, cost objectives), or it can limit the project team’s  options (e.g., buyer approval of staffing decisions is often required on design  projects). • • This chapter assumes that the buyer of items for the project is assigned to the project  team and that the sellers are organizationally external to the project team. sellers are organizationally external to the project team
  9. 9. 12.1  Plan Procurements • Plan Procurements is the process of documenting project  p purchasing decisions, specifying the approach, and identifying  g , p y g pp , y g potential sellers. • It identifies those project needs which can best be, or must be,  met by acquiring products, services, or results outside of the  p j project organization, versus those project needs which can be  g , p j accomplished by the project team. • This process involves determining whether to acquire outside  support and, if so what to acquire, how to acquire it, how much  , q is needed, and when to acquire it. 
  10. 10. 12.1  Plan Procurements
  11. 11. 12.1.1  Plan Procurements ‐ Inputs  p .1  Scope Baseline •  Scope statement.  Scope statement. •  WBS.  (Section •  WBS    dictionary.  • .2 Requirements Documentation •  Important information  about  project   requirements   that  is   considered   during  planning for procurements. •  Requirements with contractual and legal implications that may  • Requirements with contractual and legal implications that may include health, safety, security,  performance,environmental,insurance,intellectualpropertyrights, equalemploymentopportunity, licenses, and permits—all of  which  are  considered when planning for procurements.
  12. 12. 12.1.1  Plan Procurements ‐ Inputs  p .3  Teaming Agreements • Teaming agreements are legal contractual agreements between Teaming agreements are legal  contractual agreements between  two or more entities to form a partnership or joint venture, or  some other arrangement as defined by the parties.  .4 Risk Register .5  Risk‐Related Contract Decisions .6 Activity Resource Requirements 6 Activity Resource Requirements .7  Project Schedule .8  Activity Cost Estimates .8 Activity Cost Estimates .9  Cost Performance Baseline .10  Enterprise Environmental Factors .11  Organizational Process  Assets
  13. 13. 12.1.2  Plan Procurements – Tools and Techniques  q 1. Make‐or‐Buy Analysis • Determine whether an organization should make or Determine whether an organization should make or  perform particular product or service by themselves or  buy/acquire from others. from others. • Evaluate of the benefit and drawback Often involves financial analysis • Often involves financial analysis • Make or buy analysis focus on: Make or buy analysis focus on: – – – – – skills and resources cost time How critical is it that we retain detailed control over a certain area? proprietary information or trade secret
  14. 14. 12.1.2  Plan Procurements – Tools and Techniques  q
  15. 15. 12.1.2  Plan Procurements – Tools and Techniques  q 2. Expert Judgment • • Expert technical judgment will often be used to assess the inputs to and  outputs from this process.  Expert purchasing judgment can also be used to develop or modify the criteria  that will be used to evaluate seller proposals. 
  16. 16. 12.1.2  Plan Procurements – Tools and Techniques  q 3. Contract Type • Fixed‐price (FP) contracts – – – – Fixed Price (FP), or Lump Sum, or Firm Fixed Price (FFP)  Fixed Price Incentive Fee (FPIF) Fi d P i I ti F (FPIF) Fixed Price with Economic Price Adjustment (FP‐EPA) Purchase order : simplest type of fixed‐price contract; unilateral (signed by one party) • Cost‐reimbursable (CR) contracts – – – – Cost Plus Fixed Fee (CPFF) or Cost Plus Percentage of Cost (CPPC) Cost Plus Incentive Fee (CPIF) :  Cost Plus Award Fee (CPAF) Cost Contract (No fee/profit e.g. contract in nonprofit organization) • Ti Time and Material Contracts (T&M) d M t i l C t t (T&M) Hybrid type of contractual arrangement that contain aspects of both cost‐reimbursable and fixed‐price contracts
  17. 17. Fixed‐price (FP) contracts • Used for acquiring goods or services with well defined  specifications or requirements. p q • Seller is most concerned with the SOW • Sometime the buyer forces seller to accept a high level risk • Seller would need huge amount of reserves • Seller can try to increase profit by cutting scope • Examples: – – – – – FP: Contract = $1M FPIF: Contract = $1M + for every month added $1000 FPAF: Contract = $1M + for every month added $1000 if performance exceed FPEA: Contract = $1M + additional pricing based on Government Center Bank depreciation rate. PO: $1K per 1 metric ton $ p
  18. 18. Cost Reimbursable (CR) contracts • Used when work is uncertain and, therefore, costs  cannot be estimated accurately  enough cannot be estimated accurately enough • Requires the seller to have an accounting  system  that can track costs  that can track costs • Buyer requires auditing seller’s invoice • Example: – – – – CPF/CPPC: Contract = cost + fee (10% of cost) CPF/CPPC: Contract = cost + fee (10% of cost) CPFF: Contract = cost + $1K CPIF: cost + additional fee based on performance p CPAF: cost + additional fee bases on manager  satisfaction (performance criteria)
  19. 19. Time & Material (T&M) contracts • Used for service  efforts in  which the  level of effort  cannot be defined  at the time the contract  is awarded • To make sure the costs do not become higher  than  budgeted, the buyer may put a "Not to Exceed" and time  limits l li it clause in the contract. i th t t • Often used for staff augmentation, acquisition of experts,  pp outside support • Example: – Contract = $1K per day plus expenses or material cost. – Contract = $1K per day plus material at $5 per linear meter of Contract = $1K per day plus material at $5 per linear meter of  wood.
  20. 20. Type of contract
  21. 21. Type of contract
  22. 22. Type of contract
  23. 23. Type of contract
  24. 24. Type of contract
  25. 25. Type of contract
  26. 26. Type of contract
  27. 27. Type of contract
  28. 28. Type of contract
  29. 29. Type of contract
  30. 30. Type of contract
  31. 31. Type of contract
  32. 32. Type of contract
  33. 33. Contract Types vs. Risk • Effect of contract type on buyer & seller risk Low High Fixed Price FFP FPIF BUYER RISK SELLER RISK Time and Materials High Cost Reimbursable CPIF CPFF CPF CPPC T&M can be a high risk for buyer if contract does not include a “total not-to-exceed” (NTE) Low
  34. 34. 12.1.2  Plan Procurements – Outputs p • .1  Procurement Management Plan • The procurement management plan describes how the   procurement processes will be managed from developing  procurement documents  through contract closure.  – The procurement management plan can include guidance for: •  Types of contracts to be used; •  Risk management  issues; •  Whether independent estimates will be used and if they are needed as evaluation criteria; •  Those actions the project management team can take  unilaterally, if the performing  o ga at o as a p esc bed p ocu e e t, co t act g, o pu c as g depa t e t; organization has a prescribed procurement, contracting, or purchasing department;  Standardized procurement documents, if they are needed; •  Managing multiple suppliers; •  Coordinating procurement with other   project aspects, such   as scheduling and performance  reporting; reporting
  35. 35. 12.1.2  Plan Procurements – Outputs p • .1  Procurement Management Plan (cont.) •  Any constraints and assumptions that could affect  planned  procurements; •  Handling the required lead times to purchase items from sellers and coordinating them with  the project schedule development; •  Handling the make‐or‐buy decisions and linking them into the Estimate  Activity Resource   and  Develop Schedule processes; •  Setting the scheduled dates in each  contract for the  contract deliverables and coordinating  with the schedule development and control  processes; with the schedule development and control processes; •  Identifying requirements for performance bonds or insurance contracts to mitigate  some forms  of project risk; •  Establishing the direction to be provided to the sellers on developing and maintaining a work  breakdown structure (WBS); breakdo n str ct re (WBS) •  Establishing the form and format to be used for the procurement/contract statements of work; •  Identifying prequalified sellers, if any, to be used; and •  Procurement metrics to be used to manage contracts and evaluate  sellers. g
  36. 36. 12.1.2  Plan Procurements – Outputs p .2  Procurement Statements of Work • • • • The statement of work (SOW) for each procurement is developed from the project scope baseline  and defines only that portion of the project scope that is to be included within the related  contract.  The procurement SOW describes the procurement item in sufficient detail to allow prospective  sellers to determine if they are capable of providing the products, services, or results. Sufficient  detail can vary based on the nature of the item, the needs of the buyer, or the expected contract  form.  Information included in a SOW can include specifications, quantity desired, quality levels,  performance data, period of performance, work location, and other requirements
  37. 37. 12.1.2  Plan Procurements – Outputs p
  38. 38. 12.1.2  Plan Procurements – Outputs p .3  Make‐or‐Buy Decisions • Make‐or‐buy decisions document the conclusions reached regarding what  project products,  services, or results will be acquired from outside the project  organization, or will be performed internally by the project team.  organization or will be performed internally by the project team • • This may also include decisions to require insurance policies or performance bond contracts to address some of the identified risks.  b d dd f h id ifi d i k • The make‐or‐buy decisions document can be as simple as a listing that  includes a short justification for the decisions.  • q p These decisions can be altered as subsequent procurement activities indicate  a requirement for a different approach
  39. 39. 12.1.2  Plan Procurements – Outputs p .3  Make‐or‐Buy Decisions • Make‐or‐buy decisions document the conclusions reached regarding what  project products,  services, or results will be acquired from outside the project  organization, or will be performed internally by the project team.  organization or will be performed internally by the project team • • This may also include decisions to require insurance policies or performance bond contracts to address some of the identified risks.  b d dd f h id ifi d i k • The make‐or‐buy decisions document can be as simple as a listing that  includes a short justification for the decisions.  • q p These decisions can be altered as subsequent procurement activities indicate  a requirement for a different approach
  40. 40. 12.1.2  Plan Procurements – Outputs .4  Procurement Documents • May includes: May includes: – – – – Information for Sellers Contract statement of  work Proposed terms & conditions of the contract Proposed terms & conditions of the contract Non‐disclosure agreement (NDA) ‐‐ to disclose some confidential information • Procurement documents, examples: – – – – – – – Request for Information (RFI) Invitation For Bid (IFB) ( ) Request For Proposal (RFP) Request For Quotation (RFQ) Tender notice Invitation for negotiation Invitation for seller’s initial response Procurement document Contract Type RFP CR IFB FP RFQ T&M
  41. 41. Procurement Document • Letter of Intent (LOI) – It is not a contract but a letter without legal binding that says the buyer It is not a contract, but a letter without legal binding, that says the buyer  intends to hire seller. • Privity of contract of contract – A contractual relationship – Example: You hired a contractor A, and the contractor hires another sub‐contractor B to  deliver part of your work. Even though B is performing your work, he/she is  contractually not bound to you, because B contractually bound to “A” only.  So you need to talk to A instead of B. So you need to talk to A instead of B. • Teaming Agreements (or a join venture) – Two sellers join force for one procurement
  42. 42. 12.1.2  Plan Procurements – Outputs .5  Source Selection Criteria • Some criteria for evaluating proposals and bids (due diligence): – – – – – – – – – – Understanding of need Technical Capability Past performance of sellers (experience) Project management approach Financial stability & capacity Intellectual & property rights Overall or life cycle cost Risk Warranty References
  43. 43. 12.1.2  Plan Procurements – Outputs .6 Change Requests • Change requests (Section to the project management  plan, its subsidiary plans and other components  may result  from the  Plan   Procurements process. Change requests  are  processed for review and disposition  through the Perform  Integrated Change Control  process (Section 4.5). g g p ( )
  44. 44. Noncompetitive Form of Procurement • Form used when only one seller awarded without a  competitive procurement. p p • Should keep follow rules of bidding process and laws • Saving time on procurement process • Would be implemented in the following condition: – – – – – The project under schedule pressure p j p A seller has unique qualification There is only one seller A seller hold a patent Other mechanism exist that seller s prices are reasonable. Other mechanism exist that seller’s prices are reasonable. • Type of noncompetitive procurement – – Single source: contract directly to preferred seller. Sole source: there is one seller; might be a company owns a patent
  45. 45. Important Terms • Price, Profit (fee), Cost • Target price: used to compare the end result of the Target price: used  to compare the end result of the  project with what was expected (the target price). • Sharing ratio: Incentives take the form of a formula Sharing  ratio: Incentives  take the form of a formula,  usually expressed as a ratio, e.g. 90/10 (buyer/seller) • Ceiling price: This is the highest price the buyer will Ceiling price: This  is the highest price the buyer will  pay. • Point of total assumption (PTA): Point of total assumption (PTA):   – – – – This only applies to fixed price incentive  fee contracts Refers to the amount above which the seller bears all the loss of a cost overrun.  Seller usually monitor actual costs against PTA to make still having profit. y g gp Formula:  PTA =  ((Ceiling  price ‐ Target price)/Buyer's  share ratio) + Target cost 
  46. 46. Exercise: Contract Calculation  In this cost plus incentive  fee contract, the cost  is estimated  at $210,000  and the fee at $25,000. The project is over, and the buyer has agreed that  the costs were, in fact, $200,000. Because  the seller's costs came in lower  h i f $200 000 B h ll ' i l than  the estimated  costs, the seller shares  in the savings: 80 percent to  the buyer and 20 percent to the seller. Calculate the final  fee and final   price. price Target cost 210,000 Target fee 25,000 Target price 235,000 Sharing Ratio 80/20 Actual cost 200,000 200 000 Final fee 210,000 – 200,000 = 10,000 10,000 x 20% = 2,000 25,000 (target fee) + 2,000 = 27,000 5,000 ( a ge ee) ,000 ,000 Final price 200,000 + 27,000 = 227,000
  47. 47. 12.2  Conduct Procurement  • Conduct Procurements is the process of obtaining seller  responses, selecting a seller, and awarding a contract. p , g , g • In this process, the team will receive bids or proposals and will  apply previously defined selection criteria to select one or  more sellers who are qualified to perform the work and  acceptable as a seller. p • A short list of qualified sellers can be established based on a  preliminary proposal.
  48. 48. 12.2  Conduct Procurement 
  49. 49. 12.2.1  Conduct Procurement ‐ Inputs  .1  Project Management Plan .2 Procurement Documents .2 Procurement Documents .3  Source Selection Criteria .4 Qualified Seller List .5  Seller Proposals .6 Project Documents .7  Make‐or‐Buy   Decisions .8  Teaming Agreements .9  Organizational Process  Assets 9 O i ti lP A t
  50. 50. 12.2.2 Conduct Procurements: Tools and Techniques .1  Bidder  Conferences • Bidder conferences (sometimes called contractor Bidder   conferences  (sometimes   called   contractor  conferences, vendor  conferences, and pre‐ bid conferences)  are meetings with all prospective sellers   and buyers prior to  submittal of a bid or proposal. They are used to ensure that all  b itt l f bid l Th dt th t ll prospective sellers have a clear and common understanding of  the  procurement (both  technical and contractual   requirements), and that  no bidders   receive preferential  treatment.  Responses to questions can be incorporated into  the  procurement documents as amendments. To be fair,  the procurement documents as amendments. To be fair, buyers must take great  care to ensure that all prospective  sellers hear every question from any individual prospective  seller  and every answer from the buyer. seller and every answer from the buyer
  51. 51. 12.2.2 Conduct Procurements: Tools and Techniques .2 Proposal Evaluation Techniques • On  complex  procurements, where source selection  will be  made based on seller responses to previously defined  weighted criteria,  a formal evaluation review process will be  defined by the buyer’s procurement policies. The evaluation  committee will make their  selection for approval by  pp y management prior to the award.
  52. 52. Proposal Evaluation (Tools & Techniques) Proposal Evaluation or Bid or Price Quote  One or a combination of following process used  b f f ll d for selecting seller: – Weighting system Evaluate by weighting the source selection criteria E l t b i hti th l ti it i – Independent estimate Estimation created in‐house or with outside assistance – Screening system Eliminate sellers who do no meet minimum requirement –P Past performance history f hi
  53. 53. 12.2.2 Conduct Procurements: Tools and Techniques .3  Independent  Estimates • For  many  procurement   items,  the   procuring organization   may  elect   to  either  prepare  its own independent  estimate,  or have an  estimate  of costs    prepared by an  outside   professional estimator, to serve as a benchmark on proposed   responses. Significant differences in cost  estimates  can be  an  p g indication  that  the  procurement statement  of work was   deficient,  ambiguous, and/ or that the  prospective sellers  either misunderstood   or failed to respond fully to the   either misunderstood or failed to respond fully to the procurement statement of work. • .4 Expert Judgment
  54. 54. 12.2.2 Conduct Procurements: Tools and Techniques .5  Advertising • Existing lists of potential  sellers can often be expanded  by  placing advertisements  in general circulation  publications   such    as  selected newspapers   or in specialty  trade  publications.  Some government  jurisdictions require public  advertising of certain types of procurement items, and most  g yp p , government jurisdictions require public advertising of pending   government  contracts.
  55. 55. 12.2.2 Conduct Procurements: Tools and Techniques .6 Internet Search • The internet has a major influence on most project  procurements  and supply chain acquisitions in organizations.  While  many commodities, components, and off‐the‐shelf‐ items can be quickly located and secured at a fixed‐price on  the internet,  the high‐risk, highly complex, procurement effort   , g , g y p ,p that must be closely monitored  cannot be obtained by this  means.
  56. 56. 12.2.2 Conduct Procurements: Tools and Techniques .7  Procurement Negotiations • Negotiations clarify the structure, requirements and other  terms of the purchases so that mutual agreement can be  reached prior to signing the contract. Final contract language  reflects all agreements reached. Subjects covered should  include responsibilities, authority to make changes, applicable  p , y g , pp terms and governing law, technical, and business management   approaches, proprietary rights,  contract financing, technical  solutions, overall  schedule, payments, and price. Negotiations  solutions overall schedule payments and price Negotiations conclude with a contract document  that can be executed by  both  buyer  and seller.
  57. 57. Procurement Negotiations • PM may be involved during negotiation to clarify  requirement, protect relationship. requirement protect relationship • Objective of negotiation: Objective of negotiation: – Obtain fair and reasonable price – Develop good relationship with the seller • Main  items to negotiate: – – – – – – – – Scope Schedule Price & payment Responsibilities Authority Applicable law Technical & business management approaches Contract financing
  58. 58. 12.2.3 Conduct Procurements: Outputs .1  Selected Sellers • The  sellers selected are those sellers who have been judged to  be in a competitive range based upon the outcome of the  proposal or bid evaluation, and who have negotiated a draft  contract that will become the actual contract when   an award  is made. Final approval of all complex, high‐value, high‐ risk  pp p , g , g procurements will generally  require organizational senior  management approval prior to award.
  59. 59. 12.2.3 Conduct Procurements: Outputs .2 Procurement Contract Award • A  procurement contract is awarded to each selected seller.  The  contract can  be  in the form of simple purchase order or  a complex document. Regardless of the document’s  complexity, a contract is a mutually binding legal agreement  that obligates the seller to provide the specified products,  g p p p , services, or results, and obligates  the buyer to compensate  the seller. A contract is a legal relationship subject to remedy  in the courts. The major components in a contract document   in the courts The major components in a contract document will vary, but will sometimes include the following:
  60. 60. 12.2.3 Conduct Procurements: Outputs • • • • • • • • • • • Statement of work or deliverables, Schedule baseline, Schedule baseline, Performance reporting, Period of performance, Roles and responsibilities, Seller’s place of performance, Pricing, Payment terms, Place of delivery, Pl f d li Inspection and acceptance criteria, Warranty, Warranty
  61. 61. 12.2.3 Conduct Procurements: Outputs • • • • • • • • • Product support, Limitation of liability, Limitation of liability, Fees and retain age, Penalties, Incentives, Insurance and performance bonds, Subordinate subcontractor approvals, Change request handling, and Termination and alternative dispute  resolution (ADR)  T i ti d lt ti di t l ti (ADR) mechanisms. The  ADR method  can be decided in advance as  a part of the  procurement award.
  62. 62. 12.2.3 Conduct Procurements: Outputs .3  Resource Calendars • The quantity and availability of contracted resources and The quantity  and availability of contracted  resources and  those dates  on which   each specific resource can be  active   or idle are documented. .4 Change Requests .5  Project Management Plan Updates 5 Project Management Plan Updates .6 Project Document Updates
  63. 63. Contract Document • Purpose of contract: – To define role and responsibilities p – To make things legally binding – To mitigate or allocate risks. • Contract has many names and types from simple to  complex document – Agreement subcontract purchase order memorandum of understanding (MOU) Agreement, subcontract, purchase order, memorandum of understanding (MOU) • A legal contract  will need.. – – – – – An offer  Acceptance Consideration (Something of value, not necessary money) Legal capacity (Separate legal parties, competent parties) Legal capacity (Separate legal parties competent parties) Legal purpose (We cannot have a contract for something illegal)
  64. 64. Contract Document • Contract document usually includes: – – – – – – – – – – – Statement of work or deliverables Statement of work or deliverables Schedule baseline Performance reporting Period of performance Period of performance Role & responsibilities Seller’s place of performance Pricing Payment terms Place of delivery Inspection and acceptance criteria Inspection and acceptance criteria Warranty
  65. 65. Administer Procurements • Administer  Procurements  is the   process of managing  p procurement  relationships, monitoring  contract performance,  p, g p , and making changes and corrections as needed. • Both the buyer and the seller will administer the   procurement contract for similar purposes.  • Each must ensure that both parties meet their contractual  obligations and that their own legal rights are protected. • The Administer Procurements process ensures that the  seller’s performance meets procurement requirements and  seller’s performance meets procurement requirements and that the buyer performs according to the terms of the legal  contract.
  66. 66. Administer Procurements • The legal nature of the contractual relationship makes it  imperative that the project management team is aware of the  p p j g legal implications of actions taken  when administering any  procurement.   • On larger projects with multiple providers, a key aspect of  g g g contract administration is managing interfaces among the  various providers.
  67. 67. Administer Procurements
  68. 68. 12.3.1 Administer Procurements : Inputs .1  Procurement Documents • Procurement documents contain complete supporting records  for administration of the procurement processes. • This includes procurement contract awards and the statement  of work. .2 Project Management Plan .3  Contract .3 Contract .4 Performance Reports .5  Approved Change Requests .6 Work Performance Information
  69. 69. 12.3.2 Administer Procurements : Tools and Techniques  .1  Contract Change Control System • A contract change control system defines the process by which  the procurement can be modified.  • It includes the paperwork, tracking systems, dispute resolution  procedures, and approval levels necessary for authorizing  procedures and approval levels necessary for authorizing changes. • The contract change control  system is integrated with the  integrated  change control system.
  70. 70. 12.3.2 Administer Procurements : Tools and Techniques  .2 Procurement Performance Reviews • A procurement performance review is a structured review of the seller’s  p p progress to deliver project scope and quality, within cost and on schedule,  as compared to the contract. • It can include a review of seller‐prepared documentation and buyer  inspections, as well as quality audits conducted during seller’s execution of  the work.  • The objective of a performance review is to identify performance successes  or failures, progress with respect to the procurement statement of work,  or failures, progress with respect to the procurement statement of work, and contract non‐compliance, which allow the buyer to quantify the  seller’s demonstrated ability or inability to perform work.  • Such reviews may take place as a part of project status reviews which  would include key suppliers.
  71. 71. 12.3.2 Administer Procurements : Tools and Techniques  .3  Inspections and Audits • Inspections and audits required by the buyer and supported by  the seller as specified in the procurement contract can  be   conducted during execution of the  project to verify  compliance in the seller’s work processes or deliverables.  • If authorized by contract, some inspection and audit teams can  include buyer procurement personnel.
  72. 72. 12.3.2 Administer Procurements : Tools and Techniques  .4 Performance Reporting • Performance reporting provides management with Performance reporting provides management with  information about how effectively  the seller is achieving the  contractual objectives. • .5  Payment Systems • Payments to the seller are typically processed by the accounts Payments to the seller are typically processed by the accounts  payable system of the buyer after certification of satisfactory  work by an authorized person on the project team. All  payments should be made and documented in strict   accordance with the terms of the contract.
  73. 73. 12.3.2 Administer Procurements : Tools and Techniques  • 6 Claims Administration • Contested changes and potential constructive changes are those requested changes  where the buyer and seller cannot reach an agreement on compensation for the  change, or cannot agree that a change has occurred. • These contested changes are variously called claims, disputes, or appeals. Claims  are documented, processed, monitored, and managed throughout the contract life  cycle, usually in accordance with the terms of the contract. • If the parties  themselves do not resolve a claim, it may have to be handled  in  accordance with alternative dispute resolution (ADR) typically following procedures  d ith lt ti di t l ti (ADR) t i ll f ll i d established in the contract.  • Settlement of all claims and disputes through negotiation is the preferred method. Settlement of all claims and disputes through negotiation is the preferred method
  74. 74. 12.3.2 Administer Procurements : Tools and Techniques  .7  Records Management System • A records management system is used by the project manager  to manage contract and procurement documentation and  records.  • It consists of a specific set of processes related control It consists of a specific set of processes, related control  functions, and automation tools that are consolidated and  combined as part of the project management information  system • The system contains a retrievable archive of contract The system contains a retrievable archive of contract  documents  and correspondence.
  75. 75. 12.3.3 Administer Procurements : Outputs .1   Procurement Documentation • Procurement  documentation includes, but is not limited to,  the  procurement contract with all supporting schedules,  requested unapproved   contract  changes, and approved  change  requests.  • Procurement documentation also includes any seller‐ developed technical documentation and other work  performance information such  as deliverables, seller  performance reports, warranties, financial documents  g p y , including invoices and payment records, and the results of  contract‐related inspections.
  76. 76. 12.3.3 Administer Procurements : Outputs .2 Organizational Process  Assets Updates .3  Change Requests .3 Change Requests .4 Project Management Plan Updates
  77. 77. Close Procurements • Close Procurements   is the  process of completing  each    p j p project procurement. • It supports the Close Project  or Phase process, since it  involves verification  that all work and deliverables  were  acceptable.
  78. 78. Close Procurements
  79. 79. 12.4.1 Close Procurements : Inputs  .1  Project Management Plan .2 Procurement Documentation .2 Procurement Documentation • To close the contract, all procurement documentation is  collected, indexed, and filed. Information on contract  schedule, scope, quality, and cost performance along  with all  contract change documentation, payment  records, and  contract change documentation payment records and inspection  results are cataloged. • This information can be used for lessons learned  information  and as a basis for evaluating contractors for future contracts.
  80. 80. 12.4.2 Close Procurements : Tools and Techniques  .1  Procurement  Audits • A procurement audit is a structured review of the  procurement process originating from the Plan Procurements  process through Administer Procurements. • The objective of a procurement audit is to identify successes The objective of a procurement audit is to identify successes  and failures that warrant recognition in the preparation or  administration of other procurement contracts on the project,  or on other projects within the performing organization.
  81. 81. 12.4.2 Close Procurements : Tools and Techniques  .2 Negotiated Settlements • In all procurement relationships the final equitable  settlement  of all outstanding issues, claims, and disputes by negotiation is  a primary goal. Whenever settlement cannot be achieved  through direct negotiation, some form of alternative dispute   resolution (ADR) including mediation or arbitration may be  ( ) g y explored.  • When all else fails, litigation in the courts  is the least desirable   option. .3  Records Management System 3 Records Management System
  82. 82. 12.4.3 Close Procurements : Outputs .1  Closed Procurements • The buyer, usually through its authorized procurement The buyer, usually through its authorized procurement  administrator, provides the seller with formal written notice  that the  contract has been  completed.  • Requirements for formal procurement closure are usually  defined in the terms and conditions of the  contract and are  defined in the terms and conditions of the contract and are included in the procurement management plan. .2 Organizational Process  Assets Updates
  83. 83. Terms to conditions (A) • • • • • • • • • • ACCEPTANCE The act of accepting by an authorized representative; an indication of a willingness to pay; the assumption of a legal  obligation by a party to the terms and conditions of a contract.  ACQUISITION The act of acquiring goods and services (including construction) for the use of a governmental activity through purchase, rent,  or lease. Includes the establishment of needs, description of requirements, selection of procurement method, selection of  sources, solicitation of procurement, solicitation for offers, award of contract, financing, contraction administration, and  related functions.  ADDENDUM An addition or supplement to a document; e.g., items or information added to a procurement document.  ADVERTISE To make a public announcement of the intention to purchase goods, services or construction with the intention of increasing  the response and enlarging the competition. The announcement must conform to the legal requirements imposed by  established laws, rules, policies and procedures to inform the public.  , ,p p p AGREEMENT A duly executed and legally binding contract; the act of agreeing.  ALP Authority for Local Purchase: granted by the commissioner of Administration to an individual who has successfully completed  q y g all requirements established by the Materials Management Division.  ALTERNATE RESPONSE A substitute response; an intentional substantive variation to a basic provision or clause of a solicitation by a vendor.  AMENDMENT/CHANGE ORDER A written modification to a contract or purchase order or other agreements.  APPROPRIATION Sum of money from public funds set aside for a specific purpose.  ARO After Receipt of Order. 
  84. 84. Terms to conditions (B) • • • • • • BEST VALUE A result intended in the acquisition of all goods and services. Price must be one of the evaluation criteria when acquiring  goods and services. Other evaluation criteria may include, but are not limited to environmental considerations, quality, and  vendor performance.  p BILL OF LADING A written receipt or contract, given by a carrier, showing a list of goods delivered to it for transportation. The straight bill of  lading is a contract which provides for direct shipment to a consignee. The order bill of lading is negotiable; it enables a  shipper to collect for a shipment before it reaches its destination (this is done by sending the original bill of lading with a draft  drawn on the consignee through a bank). When the consignee receives the lading indicating that payment has been made,  the lading will be surrendered to the carrier's agent, and the carrier will then ship the goods to the consignee, and the bill of  lading will be surrendered to the carrier. Note: Shippers frequently consign shipments to themselves on order bills of lading so that delivery is made only upon the shipper's order; the person or firm to be notified upon arrival of the shipment at  destination must be designated.  BLANKET ORDER A contract under which a vendor agrees to provide goods or services on a purchase‐on‐demand basis. The contract generally  establishes prices, terms, conditions and the period covered (no quantities are specified); shipments are to be made as  required by the purchaser.  "BRAND NAME OR EQUAL" SPECIFICATION A specification that uses one or more manufacturers brand names or catalog numbers to describe the standards of quality,  performance and other characteristics needed to meet the requirements of a solicitation and provide for the submission of  f d h h i i d d h i f li i i d id f h b i i f equivalent products.  BROKER A business that carries no inventory and that has no written ongoing agreement with any manufacturer or manufacturer's  authorized distributor to sell the products of the manufacturer.  BUSINESS A contractor, subcontractor, supplier, consultant, or provider of technical, administrative, or physical services organized as a sole proprietorship, partnership, association, corporation, or other entity formed for the purpose of doing business for profit.
  85. 85. Terms to conditions (C) • • • • • • • • • COMMODITY A transportable article of trade or commerce that can be bartered or sold.  COMMODITY/SERVICE CONTRACT Previously referred to as  M‐contracts. Since the inception of MAPS the contract number is a six‐digit number assigned by Previously referred to as "M‐contracts " Since the inception of MAPS, the contract number is a six‐digit number assigned by  the computer system. An "M" number is no longer assigned for these types of contracts.  COMPREHENSIVE PROCUREMENT GUIDELINES (CPG) Designates items that must contain recycled content when purchased by federal, state, and local agencies, or by contractors  using appropriated federal funds, when these agencies spend more than $10,000 a year on any of the designated items. For  example, if a state agency spends more than $10,000 a year on copy paper, and part of that money is from appropriated  example, if a state agency spends more than $10,000 a year on copy paper, and part of that money is from appropriated federal funds, then that state agency must follow the EPS guidelines and buy 30 percent post‐consumer recycled paper.  (Section 6002 of the Resource Conservation and Recovery Act [RCRA] and Presidential Executive Order 13101.)  CONSIDERATION Something of value given or done as recompense that is exchanged by two parties; that which binds a contract.  CONTRACT Any written instrument or electronic document containing the elements of offer, acceptance, and consideration to which an  agency is a party.  CONTRACT ADMINISTRATION The management of all actions after the award of a contract that must be taken to assure compliance with the contract; e.g.,  y y, p ,p y , g , timely delivery, acceptance, payment, closing contract, etc.  CONTRACTOR A person who agrees to furnish goods or services for a certain price; may be a prime contractor or subcontractor.  COOPERATIVE PURCHASING The combining of requirements of two or more governmental units to obtain the benefits of volume purchases and/or  p reduction in administrative expenses.  COOPERATIVE PURCHASING VENTURE (CPV) A joint purchasing program designed by the State of Minnesota where governmental units obtain the benefits of volume  purchasing and/or reduction in administrative expenses by participating in the program and purchasing from existing State of  Minnesota commodity contracts. 
  86. 86. Terms to conditions (D) • • • • • • • • • DEALER, JOBBER OR DISTRIBUTOR A business that maintains a store, warehouse, or other establishment in which a line or lines of products are kept in inventory  and are sold to the public on a wholesale or retail basis.  DEBARMENT The disqualification of a person to receive invitations for bids or requests for proposals, or the award of a contract by a  government body, for a specified time commensurate with the seriousness of the offense, the failure, or the inadequacy of  performance.  DEFAULT Failure by a party to a contract to comply with contractual requirements.  Failure by a party to a contract to comply with contractual requirements. DELIVERY The formal handing over of property; the transfer of possession, such as by carrier to purchaser.  DEMURRAGE The detention of a ship, railroad, car or truck beyond a specified time for loading/unloading; the payment required and made  for the delay.  for the delay. DESIGN SPECIFICATION A specification setting forth the required characteristics to be considered for award of contract, including sufficient detail to  show how the product is to be manufactured.  DESTINATION The place to which a shipment is consigned.  The place to which a shipment is consigned DOCUMENT TYPE MAPS Procurement uses document type to differentiate among different functions for a requisition, solicitation, contract, or  order. The document type is a field to be entered on those screens that are for requisition solicitation, contract, or order. DROP SHIPMENT Merchandise which is shipped by a manufacturer directly to a customer in response to the seller who collects orders but does  Merchandise which is shipped by a manufacturer directly to a customer in response to the seller who collects orders but does not maintain an inventory. 
  87. 87. Terms to conditions (E) • • • • • • • ECONOMICALLY DISADVANTAGED AREA BUSINESS (ED) Small business eligible for certification as socially disadvantaged business or economically disadvantaged area business: A  small business entity with its principal place of business in Minnesota organized for profit, including an individual,  p partnership, corporation, joint venture, association, or cooperative that is 51 percent owned and is operationally controlled p, p ,j , , p p p y on a day‐to‐day basis by citizens of the United States. The areas of economic disadvantage are determined by the US  Department of Labor.  EMERGENCY ACQUISITION A threat to public health, welfare, or safety that threatens the functioning of government, the protection of property or the health or safety of people.  ENERGY STAR A federal standard applied to office equipment for the purpose of rating the energy efficiency of the equipment. Energy Star  computers, monitors, and printers save energy by powering down and going to "sleep" when not in use, resulting in a  reduction in electrical bills and pollution levels.  ( ) ENVIRONMENTALLY PREFERABLE PRODUCT (EPP) A product or service that has a lesser or reduced impact on human health and the environment when compared with  competing products or services that serve the same purpose. Such products or services may include, but are not limited to  those which contain recycled content, minimize waste, conserve energy or water, and reduce the amount of toxics either  disposed of or consumed.  EQUAL OR APPROVED EQUAL Used to indicate that an item may be substituted for a required item if it is equal in quality, performance and other  characteristics.  ESCALATION CLAUSE A contract provision which permits the adjustment of contract prices by an amount or percent if certain specified  contingencies occur, such as changes in the vendor's raw material or labor costs.  EVALUATION OF RESPONSES The examination of responses after opening to determine the vendor's responsibility, responsiveness to requirements, and  other characteristics of the solicitation relating to the award. 
  88. 88. Terms to conditions (F‐J) • • FISCAL YEAR The 12 months between one annual settlement of financial accounts and the next; a term used for budgeting, etc. The fiscal  year for the U.S. Government is October 1 to September 30; the fiscal year for the State of Minnesota is July 1 to June 30.  FIXED ASSETS FIXED ASSETS State property that is in one of four categories:  – – – – • • • • • • • all non‐expendable property having a normal life expectancy of more than two years and a value of $2,000 or more.  all semi‐expendable property established by the owning agency's policy as fixed assets: any item having a normal life expectancy of more than two years and a value of less than  $2,000.  all firearms, regardless of their value.  all sensitive items, as established by the agency policy.  FORMAL SOLICITATION A solicitation which requires a sealed response.  GOODS All types of personal property including commodities, materials, supplies, and equipment.  HAZARDOUS WASTE Any waste (solid, liquid, or gas) which because of its quantity, concentration, or chemical, physical, or infectious  characteristics pose a substantial present or potential hazard to human health or the environment when improperly treated,  stored, transported, or disposed of.  INFORMAL SOLICITATION A solicitation which does not require a sealed response.  INSURANCE A contract between an insurance company and a person or group which provides for a money payment in case of covered  loss, accident or death.  INVOICE A list of goods or services sent to a purchaser showing information including prices, quantities and shipping charges for  payment.  JOINT VENTURE The temporary association of two or more businesses to secure and fulfill a procurement bid award. 
  89. 89. Terms to conditions (L) • • • • • • • • • • • LABOR SURPLUS AREA A civil jurisdiction designated by the U.S. Department of Labor, usually updated annually in the late fall. Used as one of the  criteria for designating economically disadvantaged (ED) vendors.  LEAD TIME LEAD TIME The time that it would take a supplier to delivery goods after receipt of order.  LEASE A contract conveying from one entity to another the use of real or personal property for a designated period of time in return  for payment or other consideration.  LESS‐THAN‐TRUCKLOAD (LTL) LESS‐THAN‐TRUCKLOAD (LTL) A quantity of freight less than the amount necessary to constitute a truckload.  LESSEE One to whom a lease is granted.  LESSOR One who grants a lease.  One who grants a lease LIFE CYCLE COSTING A procurement evaluation technique which determines the total cost of acquisition, operation, maintaining and disposal of  the items acquired; the lowest ownership cost during the time the item is in use.  LINE ITEM An item of supply or service specified in a solicitation for which the vendor must specify a separate price.  An item of supply or service specified in a solicitation for which the vendor must specify a separate price LIQUIDATED DAMAGES A specific sum of money, agreed to as part of a contract to be paid by one party to the other in the event of a breach of  contract in lieu of actual damages, unless otherwise provided by law.  LIST PRICE The price of an article published in a catalog, advertisement or printed list from which discounts, if any, may be subtracted.  The price of an article published in a catalog advertisement or printed list from which discounts if any may be subtracted LOWEST RESPONSIBLE VENDOR The vendor with the lowest price whose past performance, reputation and financial capability is deemed acceptable. 
  90. 90. Terms to conditions (M)   • • • • • • • • MANDATORY Required by the order stipulated, e.g., a specification or a specific description that may not be waived.  MAPS The Minnesota Accounting and Procurement System. Quite often MAPS or AGPS is referred to when speaking of the  The Minnesota Accounting and Procurement System Quite often MAPS or AGPS is referred to when speaking of the Procurement side of the system and GFS is referred to when speaking of the accounting side.  MANUFACTURER A business that makes or processes raw materials into a finished product.  MARKET The aggregate forces (including economics) at work in trade and commerce in a specific service or commodity. To sell,  The aggregate forces (including economics) at work in trade and commerce in a specific service or commodity To sell analyze, advertise, package, etc.  MATERIAL VARIANCE/MATERIAL DEVIATION A variance or deviation in a response from specifications of conditions that allows a responder a substantial advantage or  benefit not enjoyed by all other responders or that gives the state something significantly different from what the state  requested in the solicitation document.  requested in the solicitation document. MATERIALS MANAGEMENT Embraces all functions of acquisition, standards, quality control and surplus property management.  MODEL PROCUREMENT CODE (MPC) A publication approved by the American Bar Association which sets forth procurement statutory principles and policy  guidelines for managing and controlling the procurement of supplies, services and construction for public purposes;  guidelines for managing and controlling the procurement of supplies services and construction for public purposes; administrative and judicial remedies for the resolution of controversies relating to public contracts; and a set of ethical  standards governing public and private participants in the procurement process.  MULTIPLE AWARD Contracts awarded to more than one supplier for comparable supplies and services. Awards are made for the same generic  yp p types of items at various prices. 
  91. 91. Terms to conditions (N)  • • • • • • • NAICS (NORTH AMERICAN INDUSTRY CLASSIFICATION SYSTEM) CODE [FORMERLY KNOWN AS SIC (STANDARD INDUSTRIAL  CLASSIFICATION) CODE] Classification of business established by type of activity for the purpose of facilitating the collection, tabulation, presentation,  and analysis of data collected by various agencies of the United States government, state agencies, trade associations, and  y y g g , g , , private research organizations for promoting uniformity and comparability in the presentation of statistical data relating to those establishments and their fields of endeavor.  NAPM National Association of Purchasing Management. A nonprofit educational and technical organization of purchasing and  materials management personnel and buying agencies from the public and private sectors.  NASPO National Association of State Purchasing Officials. An organization of state procurement representatives for the purpose of  promoting efficient and effective public purchasing policies and procedures at the state level. NASPO is an affiliate of the  Control of State Governments (CSG).  NEGOTIATION Requests for proposals are sometimes used as a starting point for negotiations to establish a contract. RFPs generally include  more than just price considerations. This method is especially applicable when dealing with a single source manufacturer.  NET PRICE Price after all discounts, rebates, etc., have been allowed.  NIGP National Institute of Governmental Purchasing. A nonprofit, educational and technical assistance corporation of public  purchasing agencies and activities at the federal, state and local levels of government.  NO BID A response to a solicitation for bids stating that respondent does not wish to submit an offer. It usually operates as a  procedure consideration to prevent suspension from the vendors list for failure to submit a response. 
  92. 92. Terms to conditions (O‐P) • • • • • • • • • OPEN MARKET REQUISITION (OMR) The requisition document type used in MAPS Procurement to request the purchase of a non‐contract item when the  requested item's estimated cost exceeds the authority for purchase level of the buyer. An OMR conveys the request for  p purchase to the person with the authority to purchase. The resulting order type is most often the Purchase Order Requisition  p y p g yp q (POR).  OPTION TO EXTEND/RENEW A provision (or exercise of a provision) which allows a continuance of the contract for an additional time according to  permissible contractual conditions.  OSHA The Occupational Safety and Healt PACKING LIST A document which itemizes in detail the contents of a particular package or shipment.  PARTIAL PAYMENT The payment authorized in a contract upon delivery of one or more units called for under the contract or upon completion of  The payment authorized in a contract upon delivery of one or more units called for under the contract or upon completion of one or more distinct items of service called for thereunder.  PER DIEM By the day.  PERFORMANCE BOND A contract of guarantee, executed subsequent to award by a successful vendor to protect the buyer from loss due to the  A contract of guarantee executed subsequent to award by a successful vendor to protect the buyer from loss due to the vendor's inability to complete the contract as agreed.  PERFORMANCE SPECIFICATION A specification setting forth performance requirements determined necessary for the item involved to perform and last as  required.  PLANT‐MATTER BASED OR BIO‐BASED PRODUCT PLANT‐MATTER BASED OR BIO‐BASED PRODUCT A product derived from renewable resources, including fiber crops, such as kenaf; chemical extracts from oilseeds, nuts, fruits  and vegetables (such as corn and soybeans); agricultural residues, such as wheat straw and corn stover; and wood wastes  generated from processing and manufacturing operations. These products stand in contrast to those made from fossil fuels  (such as petroleum) and other less renewable resources (such as virgin timber). 
  93. 93. Terms to conditions (P) • • • • • • • POINT OF ORIGIN (shipping point) The location where a shipment is received by a transportation line from the shipper.  POLITICAL SUBDIVISION POLITICAL SUBDIVISION A subdivision of a state which has been delegated certain functions of local government. Can include counties, cities, towns, villages, hamlets, boroughs and parishes.  POST‐CONSUMER MATERIAL A finished material which would normally be disposed of as a solid waste after its life cycle as a consumer item is completed.  Does not include manufacturing or converting wastes. This refers to material collected for recycling from office buildings,  Does not include manufacturing or converting wastes. This refers to material collected for recycling from office buildings, homes, retail stores, etc.  PRE‐CONSUMER MATERIAL Material or by‐products generated after the manufacture of a product but before the product reaches the consumer, such as  damaged or obsolete products. Pre‐consumer material does not include mill and manufacturing trim, scrap, or broken  g g y g material which is generated at a manufacturing site and commonly reused on‐site in the same or another manufacturing  process.  PREFERENCE An advantage in consideration for award for a contract granted to a vendor by reason of the vendor's residence, business  location, or business classifications (e.g., minority, small business).  PREPAID A term denoting that transportation charges have been or are to be paid at the point of shipment.  PREQUALIFICATION OF VENDORS The screening of potential vendors in which such factors as financial capability, reputation and management are considered  when developing a list of qualified vendors. See Vendors List, Qualified Vendor/Responsible Vendor. 
  94. 94. Terms to conditions (P) • • • • • • • • PRICE The amount of money that will purchase a definite weight or other measure of a commodity.  PRICE AGREEMENT A contractual agreement in which a purchaser contracts with a vendor to provide the purchaser s requirements at a  A contractual agreement in which a purchaser contracts with a vendor to provide the purchaser's requirements at a predetermined price. Usually involves a minimum number of units, orders placed directly with the vendor by the purchase,  and limited duration of the contract. See Blanket Order and Requirements Contract.  PRICE FIXING Agreement among competing vendors to sell at the same price.  PROCUREMENT The combined functions of purchasing, inventory control, traffic and transportation, receiving, inspection, store keeping, and  salvage and disposal operations.  PROPRIETARY The only items that can perform a function and satisfy a need. This should not be confused with "single source." An item can  be proprietary and yet available from more than one source. For example, if you need a camera lens for a Nikon camera, the  be proprietary and yet available from more than one source. For example, if you need a camera lens for a Nikon camera, the only lens that will fit is a Nikon lens, thus, this lens is "proprietary." However, the Nikon lens is available from more than one  source, thus, it is not single source.  PUBLIC PURCHASING The process of obtaining goods and services for public purpose following procedures implemented to protect public funds  from being expended extravagantly or capriciously.  g p g y p y PURCHASE MANUAL A document that stipulates rules and prescribes procedures for purchasing with suppliers and other departments.  PURCHASE ORDER The signed written acceptance of the offer from the vendor. A purchase order serves as the legal and binding contract  p between both parties. 
  95. 95. Terms to conditions (Q) • • • • • • • • • QUALIFIED VENDOR/RESPONSIBLE VENDOR A vendor determined by a buying organization to meet minimum set standards of business competence, reputation, financial  ability and product quality for placement on the vendor list.  QUALIFIED PRODUCTS LIST (QPL) QUALIFIED PRODUCTS LIST (QPL) A list of products that, because of the length of time required for test and evaluation, are tested in advance of procurement to determine which suppliers comply with the specification requirements. Also referred to as an "approved brands list."  QUALITY The composite of material attributes, including performance features and characteristic, of a product or service to satisfy a given need.  given need. QUANTITY Amount or number.  QUANTITY DISCOUNT A reduction in the unit price offered for large volume contracts.  RECYCLED CONTENT RECYCLED CONTENT The portion of a product that is made from materials directed from the waste stream; usually stated as a percentage by  weight.  RECYCLED PRODUCT A product that contains the highest amount of post‐consumer material practicable, or when post‐consumer material is  impracticable for a specific type of product, contains substantial amounts of pre consumer material.  impracticable for a specific type of product contains substantial amounts of pre‐consumer material REMANUFACTURED PRODUCT Any product diverted from the supply of discarded materials by refurbishing and marketing said product without substantial  change to its original form.  RENT A rental contract giving the right to use real estate or property for a specified time in return for rent or other compensation. A rental contract giving the right to use real estate or property for a specified time in return for rent or other compensation
  96. 96. Terms to conditions (R) • • • • • • • • • REQUEST FOR BID (RFB) A solicitation in which the terms, conditions, and specifications are described and responses are not subject to negotiation. REQUEST FOR PROPOSAL (RFP) A solicitation in which it is not advantageous to set forth all the actual, detailed requirements at the time of solicitation and  A solicitation in which it is not advantageous to set forth all the actual detailed requirements at the time of solicitation and responses are subject to negotiation. Price must be a factor in the award but not the sole factor.  REQUIREMENT Materials, personnel or services needed for a specific period of time.  REQUIREMENTS CONTRACT A form or contract that is used when the total long‐term quantity required cannot be definitely fixed, but can be stated as an  A form or contract that is used when the total long term quantity required cannot be definitely fixed but can be stated as an estimate or within maximum and minimum limits with deliveries on demand.  REQUISITION An internal document that a functional department (stores, maintenance, production, etc.) sends to the purchasing  department containing details of materials to meet its needs, replenish stocks or obtain materials for specific jobs or  contracts.  contracts. RESIDENT VENDOR A person, firm, or corporation authorized to conduct business in the State of Minnesota on the date a solicitation for a  contract is first advertised or announced. It includes a foreign corporation duly authorized to engage in business in  Minnesota.  RESPONDER One who submits a response to a solicitation document.  RESPONSE The offer received from a vendor in response to a solicitation. A response includes submissions commonly referred to as  "offers," "bids," "quotes," or "proposals."  RESPONSIBLE BIDDER RESPONSIBLE BIDDER A bidder whose reputation, past performance, and business and financial capabilities are such that the bidder would be  judged by an appropriate authority as capable of satisfying an organization's needs for a specific contract. 
  97. 97. Terms to conditions (R‐S) • • • • • • • • • • RESTRICTIVE SPECIFICATIONS Specifications that unnecessarily limit competition by eliminating items capable of satisfactorily meeting actual needs. See  Performance Specification.  REUSED PRODUCT REUSED PRODUCT Any product designed to be used many times for the same or other purpose without additional processing other than specific  requirements, such as cleaning, painting or minor repairs.  RFP OR RFB CONFERENCE A meeting arranged by a procurement office to help potential bidders understand the requirements of an RFB or an RFP.  SALES TAX SALES TAX A levy on a vendor's sale by an authorized level of government.  SEALED A method determined by the commissioner to prevent the contents being revealed or known before the deadline for  submission of responses.  SERVICES Unless otherwise indicated, both professional or technical services and service performed under a service contract.  SINGLE SOURCE An acquisition where, after a search, only one supplier is determined to be reasonably available for the required product,  service or construction item.  SMALL BUSINESS SMALL BUSINESS A designation for certain statutory purposes referring to a firm, corporation or establishment having a small number of  employees, low volume of sales, small amount of assets or limited impact on the market.  SOLICITATION The process used to communicate procurement requirements and to request responses from interested vendors. A  solicitation may be, but is not limited to a request for bid and request for proposal.  solicitation may be but is not limited to a request for bid and request for proposal SOURCE REDUCTION PRODUCT A product that results in a net reduction in the generation of waste, and includes durable, reusable and remanufactured  products; products with no packaging or reduced packaging. 
  98. 98. Terms to conditions (S‐T) • • • • • • • • SPECIFICATION A concise statement of a set of requirements to be satisfied by a product, material or process that indicates whenever  appropriate the procedures to determine whether the requirements are satisfied. As far as practicable, it is desirable that the  requirements are expressed numerically in terms of appropriate units, together with their limits. A specification may be a  q p y pp p , g p y standard, a part of a standard, or independent of a standard.  STANDARD An item's characteristic or set of characteristics generally accepted by the manufacturers and users of the item as a required  characteristic for all such items.  STANDARDIZATION The process of defining and applying the conditions necessary to ensure that a given range of requirements can normally be  met, with a minimum of variety, in a reproducible and economic manner based on the best current techniques.  SURPLUS PROPERTY Property in excess of the needs of an organization and not required for its foreseeable use. Surplus may be used or new, but it  p possesses some usefulness for the purpose it was intended or for some other purpose.  p p p p TABULATION OF RESPONSES The recording of responses for the purposes of comparison, analysis and record keeping.  TARGETED GROUP BUSINESS (TG) A certified business designated by the commissioner of Administration that is majority owned and operated by a woman,  p person with disabilities, or a member of a specific minority group who provides goods, products, or services within  , p yg p p g ,p , purchasing categories designated by the commissioner.  TERMS AND CONDITIONS A phrase generally applied to the rules under which all bids must be submitted and the stipulations included in most purchase contracts; often published by the purchasing authorities for the information of all potential vendors.  TITLE The instrument or document whereby ownership of property is established. 
  99. 99. Terms to conditions ( T‐V) • • • • • • • • • • TORT A wrongful act, other than a breach of contract, such that the law permits compensation of damages.  TRUCKLOAD (TL) 1. A quantity of freight to which truckload rates apply or a shipment tendered as a truckload. 2. A highway truck or trailer loaded to its carrying capacity. See Less‐Than‐Truckload.  UNIFORM COMMERCIAL CODE (UCC) A comprehensive modernization of various statutes relating to commercial transactions, including sales, lease, negotiable  instruments, bank deposits and collections, funds transfers, letters of credit, bulk sales, documents of title, investment  securities and secured transactions. The Minnesota law is found in Minn. Stat. Ch. 336.  UNIT PRICE The price of a selected unit of a good or service (e.g., pound, labor hours, etc.).  ( ) UNSUCCESSFUL VENDOR A vendor whose response is not accepted for reasons such as price, quantity, failure to comply with specifications, etc.  VALUE ANALYSIS An organized effort directed at analyzing the function of systems, products, specifications, standards, practices, and  procedures for the purpose of satisfying the required function at the lowest total cost of effective ownership consistent with  the requirements for performance, reliability, quality and maintainability.  VENDOR Someone who sells something; a "seller."  VENDORS LIST A list of names and addresses of suppliers from whom bids, proposals and quotations might be expected. The list, maintained  by the purchasing office, should include all suppliers who have expressed interest in doing business with the government.  VIRGIN PRODUCT A product that is made with 100 percent new raw materials and contains no recycled materials.  VOLATILE ORGANIC COMPOUNDS (VOCs) Compounds that evaporate easily at room tempurature and often have a sharp smell. They can come from many products,  such as office equipment, adhesives, carpeting, upholstery, paints, solvents, and cleaning products. Some VOCs can cause  cancer in certain situations, especially when they are concentrated indoors. VOCs also create ozone, a harmful outdoor air  pollutant. 
  100. 100. Terms to conditions (W) • WARRANTY The representation, either expressed or implied, that a certain fact regarding the subject matter of a contract is presently true  or will be true. Not to be confused with "guarantee," which means a contract or promise by one person to answer for the  p performance of another person.  p
  101. 101. For more information do not hesitate to  contact me. Ahmad H. Maharma ‐ PMP® • Ramallah, Palestine  • Phone: + (972) (2) 2968644 • Mobile: + (972) (599) 001155 E‐Mail: