4. Kontraktshåndtering - hva er det? ”prosessen for å systematisk og effektivt håndtere kontraktsetablering, utførelse og analyse for å optimalisere operasjonell og finansiell aktivitet til lavest risiko.” Enterprise Contract Management (ECM) definert av Aberdeen Group
5. Bruk av kontrakter I mellom 60% og 80% av alle B2B transaksjoner forligger det en formell handelsavtale.
18. Hva så når anbudsforespørselen er ferdig? Kan sendes til ønskede tilbydere som post/e-post Dette lagres som korrespondanse tilknyttet anskaffelsen Kan benytte funksjonalitet for anbudsrom For tilbydere : http://demo.software-innovation.com/Pages/Home.aspx Evaluering: http://demo.software-innovation.com/Evaluation/default.aspx
23. Hva med krav om innsyn i prosessen? En forespørsel om innsyn vil generere en ny sak Denne saken behandles separat, men relateres inn til anskaffelsen
24. Oppsummert: Prosessen fram til kontrakten signeres Full kontroll Involverte parter Kravdokumenter Korrespondanse Gjennomførte aktiviteter Utførte oppgaver
Hva gir dette oss i 360:Kontrakter er en ting, det er selve verdipapiret, med alle data rundt i avtalen, hvor de mest sentrale utledes som metadata som er generiske for alle avtalene og dermed søkbare.Før kontrakten har fått sine signaturer er det imidlertid noen sentrale prosesser: Anskaffelse - ForhandlingForanledningen til en kontrakt vil gjerne være en anskaffelse/forhandlings prosess som fører fram til en avtale. Deretter går man over i en leveranse og overvåkingsfase før man gjerne skal endre eller fornye avtalenEn enhetlig måte å håndtere Anskaffelse påForhandling (kontrakt)Overvåking av kontrakter , med automatiske varsler på reforhandlingFornyelse av avtaler kan gjøres ihht de rutiner som virksomheten har, disse kan også implementeres som checklister.Under hele denne prosessen akkumuleres viktig informasjon som det er viktig å ha tilgang til både for den kontraktsansvarlige og de som står for leveranse eller mottak av de tjenester og produkter som kontrakten omfatter. 360° egner seg spesielt godt til å håndtere informasjonen som oppstår i en slik livssyklus. I løsningens ”datamodell” finnes ikke bare muligheter for å lagre kontraktsdokumenter som sådan – men også informasjon om kontraktsparter, all korrespondanse, alle møter og andre aktiviteter under forhandlingene osv – på ett sted og samlet.Når en kontrakt er etablert er det viktig å sikre at den signerte avtalen med originale bilag er forsvarlig arkivert og enkel å finne tilbake til. I 360° håndteres dette enkelt ved hjelp av meget gode søke- og presentasjonsmuligheter:Systemet tilbyr for eksempel standard lister og oversikter over ”Kontrakter jeg er ansvarlig for”, ”Avdelingens kontrakter”, ”Kontrakter til oppfølging” osv. Dessuten vil man i 360 ° alltid kunne ha full oversikt over sine leverandører og kunder og de kontrakter man har med disse . I ”kontraktsmappene” vil det ligge samlet informasjon om korrespondanse, avholdte møter og annen vesentlig informasjon knyttet til kontrakten. Også økonomiske data kan hentes over og presenteres fra økonomi eller innkjøpsystemer dersom slik integrasjon etableres.
Enterprise Contract Management (ECM) definert av Aberdeen Group: “…the process of systematically and efficiently managing contract creation, execution and analysis for maximizing operational and financial performance and minimizing risk.” Eller… ”prosessen for å systematisk og effektivt håndtere kontrakts etablering, utførelse og analyse for å optimalisere operasjonell og finansiell aktivitet til lavest risiko.”
Kontrakter er en viktig del av, og danner mye av grunnlaget for det som skjer i forretningsverdenen. Mellom 60% og 80% av alle B2B transaksjoner forligger det en formell handelsavtale.I disse avtalene bestemmes det gjerne priser, betingelser, service og lignende.I De fleste selskaper benytter man seg av manuelle, papirtunge og uformelle prosesser. Dette kan få negative følger som blant annet redusert forhandlingskraft, begrenset innsyn i forretningskontrakter og tapte inntektsmuligheter. (Aberdeen Group)
I en konflikt vil den part med den mest komplette og dokumenterte kontraktsdokumentasjon ha en stor fordel. I dette ligger hurtig og enkel tilgang til leverandør dokumenter, referater, forhandlingsdokumenter og e-post mellom partene.
Hva gir dette oss i 360:Kontrakter er en ting, det er selve verdipapiret, med alle data rundt i avtalen, hvor de mest sentrale utledes som metadata som er generiske for alle avtalene og dermed søkbare.Før kontrakten har fått sine signaturer er det imidlertid noen sentrale prosesser: Anskaffelse - ForhandlingForanledningen til en kontrakt vil gjerne være en anskaffelse/forhandlings prosess som fører fram til en avtale. Deretter går man over i en leveranse og overvåkingsfase før man gjerne skal endre eller fornye avtalenEn enhetlig måte å håndtere Anskaffelse påForhandling (kontrakt)Overvåking av kontrakter , med automatiske varsler på reforhandlingFornyelse av avtaler kan gjøres ihht de rutiner som virksomheten har, disse kan også implementeres som checklister.Under hele denne prosessen akkumuleres viktig informasjon som det er viktig å ha tilgang til både for den kontraktsansvarlige og de som står for leveranse eller mottak av de tjenester og produkter som kontrakten omfatter. 360° egner seg spesielt godt til å håndtere informasjonen som oppstår i en slik livssyklus. I løsningens ”datamodell” finnes ikke bare muligheter for å lagre kontraktsdokumenter som sådan – men også informasjon om kontraktsparter, all korrespondanse, alle møter og andre aktiviteter under forhandlingene osv – på ett sted og samlet.Når en kontrakt er etablert er det viktig å sikre at den signerte avtalen med originale bilag er forsvarlig arkivert og enkel å finne tilbake til. I 360° håndteres dette enkelt ved hjelp av meget gode søke- og presentasjonsmuligheter:Systemet tilbyr for eksempel standard lister og oversikter over ”Kontrakter jeg er ansvarlig for”, ”Avdelingens kontrakter”, ”Kontrakter til oppfølging” osv. Dessuten vil man i 360 ° alltid kunne ha full oversikt over sine leverandører og kunder og de kontrakter man har med disse . I ”kontraktsmappene” vil det ligge samlet informasjon om korrespondanse, avholdte møter og annen vesentlig informasjon knyttet til kontrakten. Også økonomiske data kan hentes over og presenteres fra økonomi eller innkjøpsystemer dersom slik integrasjon etableres.
Hva gir dette oss i 360:Kontrakter er en ting, det er selve verdipapiret, med alle data rundt i avtalen, hvor de mest sentrale utledes som metadata som er generiske for alle avtalene og dermed søkbare.Før kontrakten har fått sine signaturer er det imidlertid noen sentrale prosesser: Anskaffelse - ForhandlingForanledningen til en kontrakt vil gjerne være en anskaffelse/forhandlings prosess som fører fram til en avtale. Deretter går man over i en leveranse og overvåkingsfase før man gjerne skal endre eller fornye avtalenEn enhetlig måte å håndtere Anskaffelse påForhandling (kontrakt)Overvåking av kontrakter , med automatiske varsler på reforhandlingFornyelse av avtaler kan gjøres ihht de rutiner som virksomheten har, disse kan også implementeres som checklister.Under hele denne prosessen akkumuleres viktig informasjon som det er viktig å ha tilgang til både for den kontraktsansvarlige og de som står for leveranse eller mottak av de tjenester og produkter som kontrakten omfatter. 360° egner seg spesielt godt til å håndtere informasjonen som oppstår i en slik livssyklus. I løsningens ”datamodell” finnes ikke bare muligheter for å lagre kontraktsdokumenter som sådan – men også informasjon om kontraktsparter, all korrespondanse, alle møter og andre aktiviteter under forhandlingene osv – på ett sted og samlet.Når en kontrakt er etablert er det viktig å sikre at den signerte avtalen med originale bilag er forsvarlig arkivert og enkel å finne tilbake til. I 360° håndteres dette enkelt ved hjelp av meget gode søke- og presentasjonsmuligheter:Systemet tilbyr for eksempel standard lister og oversikter over ”Kontrakter jeg er ansvarlig for”, ”Avdelingens kontrakter”, ”Kontrakter til oppfølging” osv. Dessuten vil man i 360 ° alltid kunne ha full oversikt over sine leverandører og kunder og de kontrakter man har med disse . I ”kontraktsmappene” vil det ligge samlet informasjon om korrespondanse, avholdte møter og annen vesentlig informasjon knyttet til kontrakten. Også økonomiske data kan hentes over og presenteres fra økonomi eller innkjøpsystemer dersom slik integrasjon etableres.
”Mange tenker på kontrakter som faste kostnader.Man kan redusere sine kostnader med 50-80% ved å benytte strategisk kontraktsledelse.Å innføre et slikt system krever en helt ny måte å tenke på kontrakter på. Og man bør også huske på at løsningene for kontraktsledelse er bare så gode som dataene som plasseres i systemet.” (Goldman Sachs)