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Gestion documental diapositiva   copia
 

Gestion documental diapositiva copia

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Material de apoyo grupos 261040-322976

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    Gestion documental diapositiva   copia Gestion documental diapositiva copia Presentation Transcript

    • GESTION DOCUMENTALL EY 594 D E 2.000 (L EY GEN ERAL D E ARC H IVO S)
    • GESTIÓN DE DOCUMENTOS SOBRE REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN LEY 594 DE 2000 (LEY GENERAL DE ARCHIVOS).Conjunto de normas técnicas y practicas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo de una organización
    • Flujo de Documentos Es el historial de un documento El flujo de documentos se actualiza a nivel de documento así como para posiciones individuales. Todos los documentos precedentes y subsiguientes siempre aparecen listados, con independencia del documento que se haya seleccionado para la visualización del flujo de documentos.
    • ¿Qué es el Archivo General de laNación? Ente rector de la política archivística colombiana. Órgano de dirección y coordinación del Sistema Nacional de Archivos. Conservador, organizador y difusor del patrimonio documental de la nación.
    • Sistema Nacional de Archivos - SNA Archivo General de la Nación Administración y operación Normatividad Administración y operaciónAdministración y operación Administración y operación
    • ¿Qué es el SNA (Sistema Nacional de Archivo)? Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí. Posibilitan la homogeneización y normalización los procesos archivísticos. Promueven el desarrollo de los archivos, conservación y acceso a los documentos.
    • Instalaciones
    • LEY 8 0 DEL 22 E DICIEMB RE DE 1989D “ Por la cual se crea “ Por la cual se creael A rchivo General De L a Naciónel A rchivo General De L a Nación y se dictan otras disposiciones .” y se dictan otras disposiciones .”
    • LE Y 594 DE JULIO 14 DE 2000 “ Por la cual se creaL a L ey General de A rchivos en C olombia y y se dictan otras disposiciones .”
    • ACUERDO No. 042 O ctubre 3 1 DE 2002“ Por la cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las E ntidades públicas y privadas
    • Qué es Gestión Documental?La Ley 594 de 2000 ­ Ley General de Archivos emitida por el Archivo General de la Nación ­ AGN define Gestión Documental como:“Conjunto  de  actividades  administrativas  y  técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de  la  documentación  producida  y  recibida  por  las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.
    • Qué es un PGD? Programa de Gestión Documental:“Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación y Disposición Final de los documentos”. 
    • Procesos de un PGD?1. Producción de documentos2. Recepción de documentos3. Distribución de documentos4. Trámite de documentos5. Organización de documentos6. Consulta de documentos7. Conservación de documentos8. Disposición final de documentos
    • PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Producción y Preservación recepción DISPOSICION FINAL Temporal Trámite ProtecciónDistribución ELIMINACION TRANSFERENCIA PRIMARIA / SECUNDARIAConsulta Retención Almacenamiento Recuperación
    • 2. CONCEPTOS GENERALES A rchivo Archivo Uno o mas conjuntos dedocumentos, sea cual fuere su forma y soporte material,acumulados por una persona oinstitución, en el transcurso de su gestión administrativa, conservados para servir como testimonio e información, o como fuente de historia
    • ARCHIVO ARCHIVO DE GESTIÓN El de las oficinas productoras de documento, en el que se reúne los documentos en tramiten busca de soluciones a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten.
    • ARCHIVO ARCHIVO CENTRAL Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su tramite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general
    • ARCHIVO ARCHIVO HISTÓRICO Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión, que por decisión del correspondiente Comité de Archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
    • ARCHIVO PROCESOS ARCHIVISTICOSPRODUCCIÓNDOCUMENTAL CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ORDENACIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL CONSERVACION TOTAL MICROFILMACION ELIMINACION DE DOCUMENTOS SELECCIÓN DOCUMENTAL
    • FASES DE ARCHIVOFASES DE ARCHIVO Archivo de Gestión 100% Archivo Intermedio 65% Histórico 5%
    • FONDO: Conjunto de documentos que se formandurante el proceso de la actividad de unaorganización o personaSERIE DOCUMENTAL:Conjunto de documentos de estructura y contenidohomogéneos, emanados de un mismo órgano osujeto productor, como consecuencia del ejerciciode sus funciones específicas.SUBSERIE DOCUMENTAL :Conjunto de unidades documentales que forman partede una serie documental que revela tanto el contenidocomo la estructura física del documento.
    • DOCUMENTO: Es el registro de informaciónproducida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones,adquiriendo valor de tipo administrativo, fiscal olegal, científico, económico, histórico o culturaly debe ser objeto de conservación.TABLAS DE RETENCION:Listado de series y sus correspondientes tiposdocumentales (producidos o recibidos estos poruna unidad administrativa en cumplimiento de susfunciones), a las cuales se asigna el tiempo depermanencia en cada fase del archivo.
    • Tipo documentalUnidad de información contenida en los documentos.Se clasifica en simple y compuesto:Simple: Formado por un solo tipo documental, cuyocontenido mantiene una unidad de información.Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro deregistro, un libro de caja, recibo, etc.Compuesto: Formado por dos o más tiposdocumentales que se sustentan entre si y cuyo contenidomantiene una unidad de información. Se le conocecomúnmente como “expediente”. Ejemplos: elcomprobante de pago, trámites para licencias, etc.
    • Serie Documental Es el conjunto de documentos que tiene características comunes; el mismo tipo documental o el mismo asunto y que, por consiguiente, es archivado, usado, transferido o eliminado como unidad. Ejemplos: Resoluciones, Supervisiones, Legajos de personal, Planillas, Órdenes de compra, etc.
    • FONDO DOCUMENTAL Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por una institución pública o privada en el ejercicio de sus actividades. Ejemplos: Ministerio de Transportes, Comunicaciones, Gobierno, Instituto Nacional de Cultura, etc.
    • CONTRATOS DE OBRA (subserie)CONTRATOS DEPRESTACION DESERVICIOS(Subserie) CONTRATOS
    • Sección Documental Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por las diferentes unidades orgánicas o dependencias. Ejemplos: Alcaldía, Gerencia, Secretaría General, Gerencia de Administración y Finanzas, Gerencia de Planificación, Registro Civil, Jefatura de Personal, Tesorería, etc.
    • E JE MPL O Serie:C ONTRA TOS Subserie: Tipos Documentales C ontratos de Prestación Servicios A cta de Iniciación C ontratos de Suministros Pólizas A cta de liquidación C ontratos de Obra
    • Documento de apoyo: Documentacióninformativa auxiliar que recibe o elabora unadependencia para facilitar la gestión de susasuntos administrativos.Copias de condiciones Especificas decontratación (CEC)Copias de ContratosCopias de informes
    • CICLO VITAL DEL DOCUMENTOEtapas del documento desde su producción o recepción en la oficina y suconservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivopermanente. ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO GESTION CENTRAL HISTORICO VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS Administrativo Legal fiscal Contable Cultural Técnico Histórico Científico TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
    • VALORACIÓN DOCUMENTALProceso por el cual sedetermina los valoresprimarios y secundariosde los documentos conel fin de establecer supermanencia en lasdiferentes fases delarchivo.
    • Es el que tienen los documentos mientras sirven VALOR PRIMARIO a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento. Es decir a los involucrados en el tema o en el asunto.VALORACIONDOCUMENTAL Es el que interesa a los investigadores de la información retrospectiva. Surge una VALOR vez agotado el valor SECUNDARIO inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.
    • Participantes en laValoración Productores Archivistas Administración, Jurídica Contable Historiadores
    • TABLA DE RETENCIONDOCUMENTAL Es una herramienta archivística que permite agrupar la documentación de acuerdo con las funciones propias de cada dependencia y establecer un tiempo de permanencia en cada fase de formación del archivo.
    • FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTALENTIDAD PRODUCTORA HOJA DEOFICINA PRODUCTORACODIGO SERIES RETENCION O/C DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTOS y tipos documentales Archivo Archivo CT E M S Gestión CentralCONVENCIONESCT: Conservacion Total M: Microfilmacioón O: original Firma del Responsable :E: Eliminacion S: Selección C: Copia Jefe de Archivo Fecha:
    • Y qué tiene que tiene que ver la VALORACION con las TRD? Permite definir las transferencias de documentos Toma en cuenta en principio de procedencia y las funciones. Apoya el análisis de la disposición final de los documentos
    • Cómo INICIA la VIGENCIA …?1. Con la firma de la autoridad competente.4. Con la promulgación. VIGENCIA.Tiempo en que el documento tiene fuerza para ordenar, testimoniar e informar, es decircumple el objetivo para el cual fue creado.
    • TERMINACIÓN de lavigencia de un documento Vence el plazo establecido en el documento o en la ley. Se produce un documento que anula el anterior. Desaparece el objeto físico que da razón de ser aldocumento. Cuando el destinatario se entera de su contenido(documentos informativos). Cuando se establece convencionalmente la fecha determinación, por ejemplo, en los documentos negatorios (Actade defunción; Negación de una solicitud).
    • Y qué tiene que ver la VIGENCIA con las TRD?Permite establecerlos tiempos deretención Permite definir la disposición final de los documentos
    • ORDENACIÓNEn este proceso se unen y relacionan las unidadesdocumentales de una serie, así como los tiposdocumentales al interior de los expedientes según uncriterio predeterminado.La ordenación debe hacerse a partir de las seriesdocumentales, para efectuar este propósito, en losarchivos se utilizan varios sistemas de ordenación quematerializan la idea de secuencia, los más utilizados en laactualidad son los numéricos, alfabéticos y mixtos o alfa-numéricos, sin embargo el sistema de ordenación sesubordina a las características de cada serie.
    • SISTEMAS DE ORDENACIÓN A,B,C,D,E... 1,2,3,4,5... ALFABETICO GENERAL NUMÉRICO SIMPLE 01-Ene. 1999 27-Mar. 1999 Acosta, Cesar 15 May. 2000 Barrera, Luis AL 10 Jul. 2000 Castro, Omar FA Zea, Oliver CRONOLÓGICO BE NU ONOMÁSTICO TI ME CO R I CO METODO ASUNTO O MATERIAS TOPOGRAFICO SALA 1ACTAS SECCION BCALIFICACIONES ESTANTE 6COTIZACIONES ARCHIVADOR 1AHOJAS DE VIDA GAVETA 3 GEOGRAFICO DECIMAL ARMENIA 1 BOGOTA 1.1 CALI 1.2 MEDELLIN 2 2.1 2.1.1
    • SISTEMA DE CLASIFICACION UNIDAD ARCHIVISTICA ES LA FORMA COMO SE ENCUENTRAN UBICADAS LAS UNIDADES ARCHIVÍSTICAS (CARPETAS) EN EL NUMÉRICO ARCHIVO FÍSICO. ALFABETICO CRONÓLOGICO
    • Como se conforma un expediente? Ubicar al interior de cada carpeta o expediente, solo los tipos documentales que corresponden y ordénelos en forma cronológica descendente. Ubicar al final de cada carpeta o expediente el formato “Control de ingreso de documentos a expedientes.
    • CONFORMACION DE EXPEDIENTES UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 200 folios (promedio) Documento mas antiguo Documento mas nuevo Documento mas antiguoDocumento mas nuevo
    • DISPOSICIONES GENERALES PARA LAS TRANSFERENCIASDOCUMENTALES La foliación Consiste en 200 dar un número consecutivo 100 desde uno a todos los folios 50 1 escritos de cada unidad de conservación, la documentación debe numerarse consecutiva y cronológicamente al interior de la misma.
    • Conceptos 1. Folio: Hoja. 2. Foliar: Acción de numerar hojas. 3. Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta” // “Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental”. 4. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera. 5. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera. 6. Página: Lo escrito o impreso en una cara ... 7. Paginar: Acción de numerar páginas. Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son términos diferentes sino también conceptos distintos. Para efectos de numeración en archivos, este documento se refiere única y exclusivamente a foliación, la cual ratifica la
    • CONFORMACION DE EXPEDIENTESSE DEBE Documento mas nuevo FOLIACIONCONSERVARLAINTEGRIDADDEL ULTIMODOCUMENTO 250 250 1 1 VOLUMEN 2 VOLUMEN 1 Documento mas antiguo EXPEDIENTE
    • CONFORMACION DE EXPEDIENTES IDENTIFICACION ENTIDAD. ÁREA PRODUCTORA ASUNTO (SERIE O SUB-SERIE DOCUMENTAL) No. DE CARPETA DENTRO DEL ASUNTO Carpeta 1 de __ : _____ folios Iniciales Periodo Presidencial y Año Acción Social Are a d e G e s tió n F inanc ie ra - G ru p o d e T e s o re rí aC UENTA FISC AL DE LA 2504-2522 DE 2001Cp. 1/ ? A.U.V.- 2004
    • IDENTIFICACIÓN DE LA CARPETA EjemploEAAB/10100/1200.01/20 05-01 INFORMES GGH
    • TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Transferencias Primarias: Son las remisiones de documentos de ArchivoLa transferencia documental de Gestión, al Archivo Central para sues el traslado de los conservación precautelativa y sedocumentos del archivo de relaciona con documentos cuyagestión al central y de este al frecuencia de uso ha disminuido.histórico de conformidad delas Tablas de RetenciónDocumental. Transferencias Secundarias: Es el traslado de documentos del Archivo Central al Archivo Histórico para su conservación permanente dado su valor científico, cultural e histórico.
    • PROCEDIMIENTOS TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Se identifica la documentación que cumplió su período de gestión. Se genera un inventario de la de acuerdo con la T.R.D. documentación a transferir Se ubican en el archivo físico los documentos a transferir Se entrega la documentación al al archivo central
    • Nombre de la entidad: ECOPETROL S.A.Negocio: VSM.Dependencia: Gerencia de ComercializaciónInternacionalCaja No.: 34Número de unidades de conservación: 1 a 5Fechas extremas (mes - año del primer y ultimodocumento)
    • CONFORMACION DE EXPEDIENTES TRANSFERENCIA PRIMARIAArchivo de Gestión Archivo Central 200 2001 199 2002 2003
    • ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Menores Costos Reducción papel = Menor Espacio Facilidad de Manejo Mayor transparenciaMayor productividad = Mejor Servicio
    • ORGANOS ARCHIVISTICOSCOMITÉ DE ARCHIVO:Grupo asesor de la alta dirección, responsable dedefinir las políticas, los programas de trabajo la tomade decisiones en los procesos administrativos ytécnicos de los archivosCOMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS:Órgano asesor del Archivo, encargado de estudiar losasuntos relacionados con el valor secundario de losdocumentos.ARCHIVO DISTRITAL / ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNInstancia coordinadora, asesora y veedora en materia deorganización, preservación, valoración y difusión de los archivos en elámbito Distrital y /o Nacional
    • EL QUE TIENE LA INFORMACIÓN EL QUE TIENE LA INFORMACION TIENE EL CONTROL TIENE EL CONTROL Las organizaciones dinámicas saben que la competitividad de finales de siglo está basada en la INFORMACIÓN, por que hoy día, es tan importante conocer en detalle las características y necesidades de los clientes de productos y servicios que se les pueda ofrecer.Así las cosas y el mundo donde la competencia es feroz,la información se perfila como un arma para las compañíasque aspiran sobrevivir más allá del año 3.000.
    • OBLIGACIONES LEGALES DE UN SERVIDOR PÚBLICO HACIA LOS ARCHIVOSLEY 734 DE 2002 Capítulo Segundo Artículo 34, enciso 4 : Utilizar los bienesy recursos asignados para el desempeño de su empleo, cargo o función, lasfacultades que le sean atribuidas o información reservada a que tenga acceso porrazón de su función, en forma exclusiva para los fines a que están efectos.LEY 734 DE 2002 Capítulo Segundo Artículo 34, enciso 5 : Custodiar y cuidarla documentación e información que por razón de su empleo cargo o funciónconserve bajo su cuidado a la cual tenga acceso, impedir o evitar la sustracción,destrucción, ocultamiento o utilización indebida. Todo expediente, debe contenerun *índice de los tipos documentales por los cuales está compuesta.Entrega de inventario documental retiro de funcionariosDe conformidad con el acuerdo No. 038 de septiembre 20 de 2002, por el cual sedesarrolla el artículo 15 de La ley General de Archivos 594 de 2000, ARTÍCULOSEGUNDO. Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de sucargo, deberá recibir ó entregar al funcionario encargado o al Coordinador de ladependencia los documentos y archivos debidamente organizados e inventariadoscon el fin de garantizar la continuidad de la gestión pública; expidiendo paz y salvocorrespondiente, el no cumplimiento acarrea sanciones de tipo disciplinario, ya quelos documentos son producto de la gestión de cada dependencia y por lo tanto sonbienes patrimoniales de la Entidad.
    • Contenido de la NormaISO 9001:2000Requerimientos 4 Sistema de Gestión de la Calidad (SGC).  4.1 Requerimientos generales.  4.2 Requerimientos de la documentación. 4.2.1 Generalidades. 4.2.2 Manual de calidad. 4.2.3 Control de documentos. 4.2.4 Control de registros.
    • 4. Sistema de Calidad El sistema de calidad se debe Establecer, Documentar, Implantar enforma efectiva Manual Política, objetivo y Documentos de Procesos Controlados Calidad Implantación de Procedimientos la Política El “Cómo” de los Instructivos procedimientos Formatos vacíos Formatos y Pruebas que Registros Registros el sistema es de Formatos llenos seguido Calidad Planes de Calidad
    • EL PAPEL Y LA TINTA ¡ME HAS ARRUINADO PARA SIEMPRE! ¡AL CONTRARIO, AHORA ERES UN DOCUMENTO!
    • NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS Normas ISO NTC Acápite 2.7, 2.7.1, 2.7.2 Valor y clase de documentos. 9000-2000 NTC 9001-2000 Acápites 4.2, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4 Requisitos de la documentación, control de documentos, control de registros. NTC 4436. Información y documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad. NTC 4568 Información y documentación. Papeles para documentos. Requisitos de permanencia. NTC 2773 Equipo y útiles de oficina. Carpeta de cartón para archivo. NTC 4095 Norma general para la descripción archivística. NTC 1507. Terminología del mobiliario de oficina NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos. NTCGP 1000:2004 Ley 872 de 2003 (D.A.F.P.) Implementar un S.G.C. Periodo de 4 años
    • CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN Todos los documentos que forman parte del SGC tienen que controlarse de acuerdo con los numerales 4.2.3 “Control de documentos y 4.2.4 Control de registros”.
    • UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD SE BASA ENTRE OTROS …Escribir lo que se hace (elaborar procedimientose instructivos).Hacer lo que se ha escrito(rigor y auditorías) yComprobar que lo que se hace es lo adecuado.Demostrarlo - (registros).
    • 4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS DEL S.G.C. PROCEDIMIENTOS PARA: Aprobar la adecuación de los • Documentos. • Revisar y actualizar. • Identificar cambios y estado de revisión. Disposición en sitios aprobados • últimas versiones.. Asegurarse de la Preservación e • identificación de los documentos. • Identificación de documentos externos. • Evitar uso de documentos obsoletos. • Conservación de documentos obsoletos.
    • 4.2.4 CONTROL DE REGISTROS DEL S.G.C. PROCEDIMIENTOS PARA: • Legibles • Identificables • Recuperables • Almacenamiento • Protección • Tiempo de retención • Disposición de los • registros de calidad
    • RELACIÓN ENTREDOCUMENTOS Y REGISTROS DOCUMENTO PROCESO REGISTRO REQUISITOS PARA CONTRATACIÓN DOCUMENTACIÓN DOCENTES DOCENTES DOCENTESEn una cadena de procesos, los resultados de un proceso vienen a ser entradas del siguiente proceso. No se puede tener un resultado si no se tiene un requisito que cumplir (entrada).
    • RELACIÓN ENTREDOCUMENTOS Y REGISTROS DOCUMENTOS REGISTROS Proveen la definición  Suministran la de requisitos. evidencia del cumplimiento con los Se relacionan con requisitos. entradas.  Se relacionan con resultados. DOCUMENTO PROCESO REGISTRO ENTRADA RESULTADO
    • RELACIÓN ENTREDOCUMENTOS Y REGISTROS Los documentos están vivos, esto es, pueden actualizarse. Los registros están muertos, ¡no pueden - actualizarse! Los datos consignados en ellos son inalterables.
    • ETAPAS RECOMENDADAS PARA GESTIONAR LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDADEtapa 1. Detección de necesidad.Etapa 2. Diagnóstico de la situación de la documentación en laorganización.Etapa 3. Diseño del sistema documental – Programa de GestiónDocumental – P.G.D.Etapa 4. Elaboración de los documentos.Etapa 5. Implantación del sistema documental. (emisión,distribución y revisión del documento en uso).Etapa 6. Mantenimiento y mejora del sistema documental.
    • CONSEJOS PARA LOS QUE ELABORAN LOS DOCUMENTOS.•La documentación debe estar disponible para quien la necesita. ABRA SAQUE• Normalizarlos y simplificarlos. (procedimiento de elaboración).•Dar cursos de elaboración si es necesario. CIERRE•Escribir claramente el propósito y el campo de aplicación.•Cuando no aplique algún requisito del procedimiento de elaboración poner N/A.•Escribir de manera concisa y sin complicaciones.•Incluir información de la revisión y cambios del documento.•Preocuparse porque los formularios incluyan sólo la información apropiada delproceso en cuestión.•La gestión de los documentos es un proceso más del SGC y debe tratarsecomo tal
    • CONSEJOS PARA LA GESTION DELOS DOCUMENTOS. Incluir información de la revisión y cambios del documento. Evitar repeticiones. Reconocer que existen sistemas más pequeños dentro del sistema de control de documentos. Asegurarse de contar con los recursos apropiados, incluyendo tiempo y personas. No existe la “mejor manera” para gestionar los documentos, ya que esto depende de muchas combinaciones de tipos de documentos, dueños de procesos, prácticas y métodos de control. Existe software diverso para gestionar la documentación, los cuales facilitan mucho esta actividad. Si se piensa utilizar alguno debería evaluarse la aplicabilidad en su organización.
    • GESTIÓN Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Documento controlado:-Aprobado y adecuado.-Estado de revisión identificado.- Legible e identificable.- El estado de revisión puede hacerse porsecciones de un documento.- Evitar identificarlos por medio de códigoscomplicados.
    • GESTIÓN Y CONTROL DE LOSDOCUMENTOS Orientar a los usuarios Cuando se usan documentos electrónicos y la impresión de éstos está permitida, es común definir las copias impresas como documentos no controlados. Para el caso de documentos impresos es frecuente establecer que sólo los que tienen firma o sello originales son los controlados. Quién está autorizado para aprobar o actualizar un documento y cómo se determina que es adecuado. Hacer una lista de los dueños de procesos y pedirles una relación de las personas que manejan la documentación de sus procesos
    • ACCESO A LOS DOCUMENTOS La documentación debe estar disponible para quien la necesita. Dar acceso a información no necesaria para alguien puede crear ¿? desorden e incrementar la probabilidad de confusión.
    • CONSEJOS PARA LA GESTIÓN DE LOSDOCUMENTOS La gestión de los documentos es un proceso más del S.G.C. y debe tratarse como tal. No existe la “mejor manera” para gestionar los documentos, ya que esto depende de muchas combinaciones de tipos de documentos, dueños de proceso, prácticas y métodos de control.
    • CONSEJOS PARA LA GESTIÓN DE LOSDOCUMENTOS Existen software diversos para gestionar la documentación, los cuales facilitan mucho esta actividad. Si se piensa utilizar alguno debería evaluarse la aplicabilidad en su organización.
    • ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE LOS DOCUMENTOSUna vez que haya recolectado la información que necesita, escriba su procedimiento siguiendo los requisitos establecidos en el apartado 4.2.3 de la norma ISO 9001:2000. 4.2.3 Control de los documentos. • Definir controles para: • Aprobar adecuación antes de emitirlos; • Revisar, actualizar y volver a aprobar; • Identificar cambios y revisión actual; • Disponibilidad en puntos de uso; • Legibles y fácilmente identificables; • Identificación de los de origen externo y distribución controlada; • Prevenir uso no intencionado de documento obsoletos e identificarlos si se conservan por alguna razón.
    • 4.2.3 Control de Documentos (1) Documentos Externos Documentos Internos Confeccionar, revisar,Distribuir, mantener, aprobar, distribuir, Modificaciones revisadas, actualizar modificar, retirar, dar a conocer archivar, destruir Identificación, edición, numeración página, aprobación
    • 4.2.3 Control de documentos (2) Identificación de la Documentación:  Obsoletos, controlados  Versión, fecha, emitido por, código único, página  Texto modificado Procedimiento para el control de documentos internos, externos, software y otros:  Listado de documentos  Distribuidos a quien los necesite  Revisión por la misma función que generó la versión original
    • DOCUMENTOS INTERNOS CONTROLADOS Manual de Calidad Política de Calidad Procedimientos del sistema de calidad Procedimientos técnicos Instructivos de trabajo
    • DOCUMENTOS EXTERNOS Documentos que no han sido elaborados por la organización, pero que forman parte de la documentación del sistema de calidad. Comprenden reglamentos, normas, guías, tablas, datos, dibujos, especificaciones del cliente, etc.
    • PROCEDIMIENTO O INSTRUCTIVO Encabezado Código : PR-XXX ENTIDAD: XXXX Página : 1 de 3 Revisión Nº :0 del dd mm aa Nombre del Procedimiento Fecha : 1. Objetivo 6. Responsabilidades 2. Alcance 7. Distribución 3. Referencias 8. Registros 4. Definiciones 9. Anexos 5. Descripción Pie de página Elaborado por: Fecha Firma Revisado por: Fecha Firma Aprobado por: Fecha FirmaRuta acceso al documento
    • DIFUSIÓN DE LA DOCUMENTACIÓNLos directores generales son los encargados de decidir y de definir de que manera se va a llevar a cabo la difusión de la documentación. La difusión, tanto interna como externa, está controlada para evitar la utilización de documentos no vigentes.
    • La documentación del sistema de calidadestá acompañada de un sistema de registros(numeral 4.2.4). Los registros están destinados a contener información que se genera y los datos consignados en ellos son inalterables.
    • 4.2.4 CONTROL DE REGISTROSDocumentos que tienen una forma definida, aptapara registrar datos e información relacionada conlas actividades realizadas y sus resultados. Losregistros constituyen la evidencia de la ejecución delsistema de calidad.Registros prediseñadosLibro de notasHojas de datosInformes de Calibración
    • Ejemplo de encabezado y pie de página de un Registro Encabezado SISTEMA DE CALIDADENTIDAD – PROCESO: XXXXXX Registro XXXXXXXXXXX TITULO Código: RG-XXX Rev Nº : 0 del dd mm aa Página : 1 de XPie de páginaRuta acceso al documento
    • “Un sistema de aseguramiento de la Calidades una herramienta al servicio de unaorganización, para ayudar a gerenciar conefectividad, eficiencia y eficacia; nunca comoagente limitador”.
    • Por su Atención GRACIAS…