Your SlideShare is downloading. ×
  • Like
Ms office keyboard
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×

Now you can save presentations on your phone or tablet

Available for both IPhone and Android

Text the download link to your phone

Standard text messaging rates apply

Ms office keyboard

  • 2,586 views
Published

 

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
No Downloads

Views

Total Views
2,586
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1

Actions

Shares
Downloads
65
Comments
0
Likes
1

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 1 SỬ DỤNG MICROSOFT OFFICE
  • 2. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 2KeyBoard: ................................................................................................ 6I. Ms Office ................................................................................. 7 A. MS word ............................................................................................................ 7 1. Phóng to hay thu nhỏ ..................................................................................... 7 2. Định dạng nhanh chóng ................................................................................. 7 3. Thêm nhiều lựa chọn hơn .............................................................................. 7 4. Xuống dòng không tạo chỉ mục .................................................................... 8 5. Các Smart Tags............................................................................................... 8 6. Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng ...................................... 8 7. Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng .................................................... 9 8. Sử dụng lệnh Paste Special ......................................................................... 10 9. Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng ............................................................. 10 10. Xoá thông tin cá nhân .................................................................................. 10 11. Vẽ một đường thẳng..................................................................................... 10 12. Máy tính có sẵn trong Word ....................................................................... 11 13. Smart Tags và Spelling, Track changes .................................................... 11 14. Status Bar có gì cho bạn? ............................................................................ 12 15. Tuỳ biến AutoText ....................................................................................... 12 16. Track changes - So sánh các văn bản ........................................................ 13 17. Split – So sánh nhiều phần của văn bản .................................................... 14 18. Bảo vệ văn bản của bạn ............................................................................... 14 19. Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản ....................................... 15 20. Đặt font chữ mặc định ................................................................................. 15 21. Gán phím tắt trong Microsoft Word .......................................................... 15 22. Cách tạo các tổ hợp phím tắt cho các biểu tượng: ................................... 16 23. Xuống dòng tự động viết hoa trong MS Word ......................................... 17 24. Cập nhật dữ liệu tự động từ Excel vào Word ........................................... 17 25. Sử dụng Ms ofice 2003 đọc định dạng 2007: ........................................... 19 26. Tự động cài đặt thiết lập ưa thích hàng ngày:........................................... 19 27. Sửa đổi định dạng tài liệu ............................................................................ 20 28. Tránh cảnh báo phiền phức ......................................................................... 20 29. Dán văn bản không chứa định dạng ........................................................... 21 30. Loại bỏ những kí lạ, dấu xuống dòng trong văn bản ............................... 21 31. Sử dụng menu Work .................................................................................... 22 32. Format chữ trong AutoCorrect: .................................................................. 22 33. Phím tắt để gạch chân .................................................................................. 22 34. Format toàn văn bản..................................................................................... 23 35. Tạo lập template yêu thích .......................................................................... 23 36. Chỉnh sửa văn bản ở chế độ Print Preview ............................................... 24 37. Tạo header+footer khác nhau trong tài liệu .............................................. 25 38. Ẩn hay hiện các ký tự định dạng của file Word ....................................... 27 39. Thay đổi một số tùy chọn trong MS Word ............................................... 27 40. Bỏ chế độ kiểm tra chính tả, từ ngữ tiếng Anh......................................... 28 41. Ẩn / hiện đường viền bao quanh văn bản .................................................. 29 42. Tạo các liên kết (Link) trong MS Word .................................................... 29 43. Đánh dấu (Bookmark) cho đoạn văn bản .................................................. 31
  • 3. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 3 44. Bật tắt AutoCorrect bằng phím tắt ............................................................. 31 45. Chia bảng nhanh chóng trong Word .......................................................... 32 46. Làm phép tính tự động trong MS Word .................................................... 33 47. Đánh số trang theo chương mục ................................................................. 33 48. Chuyển từ file Word sang file Excel.......................................................... 34 49. Thay đổi biểu tượng của nút nhấn trên thanh công cụ MS Word: ......... 35 50. Xuất hiện dòng kẻ đỏ dưới chữ khi dùng Word ....................................... 38 51. Tạo dòng dấu chấm (…) nhanh .................................................................. 39 52. Tự động lưu lại dữ liệu khi đang soạn thảo .............................................. 40 53. Khắc phục lỗi font tiếng Việt Unicode trong Word................................. 42 54. Header và footer trong mỗi section ............................................................ 42 55. Tạo mục lục tự động trong Office 2007 .................................................... 44 56. nđ a “My Documents” trong Windows XP .............. 52 57. Thêm trang bìa cho tài liệu Word............................................................... 52 58. Chức năng Tracks Change, Comments ..................................................... 53 59. Bật và tắt chế độ Tracks Change ................................................................ 54 60. Chèn lời bình vào văn bản........................................................................... 55 61. thiết lập section:............................................................................................ 58 62. thiết lập hướng trang in: ngang, dọc .......................................................... 59 63. Bảo mật văn bản ........................................................................................... 60 64. ...................................... 61 65. Tùy biến hộp thoại OFFICE ....................................................................... 62 66. Xem Word dưới dạng thumbnails Trong Win Explorer.......................... 63B. Ms Excel ........................................................................................................... 64 1. Sao chép dữ liệu từ dòng sang cột trong Excel ........................................ 64 2. Chuyển dữ liệu từ Excel vào Access ......................................................... 64 3. Cách in trang chẵn/lẻ trong Excel .............................................................. 65 4. Chèn hình vào bảng tính Excel ................................................................... 65 5. Thêm lệnh thường dùng vào nút phải chuột trong Excel ........................ 66 6. Trung bình Cộ ng theo màu chữ của EXCEL............................................ 66 7. Thiết lập tự động màu sắc cho các ô tuỳ thuộc giá trị của ô:.................. 68 8. Chuyển dòng thành cột trong MS Excel .................................................. 69 9. Tìm các số tạo thành một tổng xác định.................................................... 72 10. Dán (Paste) dữ liệu của Excel như một hình ảnh ..................................... 74 11. Hiển thị đối số của các hàm ........................................................................ 75 12. Tham chiếu các hàm .................................................................................... 75 13. Dùng F9 để tính tạm thời............................................................................. 75 14. Liên kết text box tới dữ liệu trong ô .......................................................... 76 15. Liên kết một hình ảnh tới một dãy ô .......................................................... 76 16. Sử dụng Advanced Filter............................................................................. 76 17. Sử dụng hàm Sum+ If để tính tổng dữ liệAdvanced Filter ..................... 77 18. Sử dụng hàm Sum+ If để đếm dữ liệu ....................................................... 77 19. Điền nhanh dữ liệu bằng các ô giống nhau ............................................... 77 20. Sắp xếp một danh sách đ ẵ được lọc ........................................................... 77 21. Lấy các bộ lọc khi công việc đã hoàn thành ............................................. 77 22. Làm vừa dữ liệu trong một trang................................................................ 78
  • 4. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 4 23. Hiển thị các ô hay dùng ............................................................................... 78 24. Tìm nhanh các ô có chứa công thức .......................................................... 78 25. Bổ sung Shift nền web vào bảng tính ........................................................ 78 26. Tìm kiếm nâng cao trong Excel.................................................................. 79 27. Chọn lọc khi chép và dán ............................................................................ 80 28. Sử dụng ô tham chiếu và nhãn text trong các công thức ......................... 81 29. Làm thế nào để ấn định một macro tới một nút?...................................... 81 30. Hiển thị công thức một cách an toàn ......................................................... 81 31. Sắp xếp các ký tự in hoa và in thường....................................................... 82 32. Công thức mảng trong Excel Công thức mảng trong Excel ................... 82 33. Chuyển đổi các nhăn tới các số .................................................................. 83 34. Chức năng auto save trong Excell .............................................................. 83 35. Tạo hàm riêng cho Excel ............................................................................. 84 36. Tạo báo cáo tự động trong word từ bảng số liệu của Excel .................... 85 37. Định dạng Font mặc định ............................................................................ 87 38. Bôi đen bảng tính ......................................................................................... 88 39. Đánh số tự động............................................................................................ 88 40. Lấp đầy các giá trị số trên một vùng .......................................................... 89 41. Thao tác với dòng ......................................................................................... 90 42. Thao tác với cột ............................................................................................ 91 43. Thao tác với ô ............................................................................................... 92 44. Thao tác với Sheet (Worksheet) ................................................................. 92 45. Logo trong Header, Footer của Excel ........................................................ 93 46. Giá trị thời gian âm trong Excel ................................................................. 94 47. Nhận dạng công thức ................................................................................... 95 48. Bỏ phần chú dẫn biểu đồ trong Excel ........................................................ 96 49. "hidden" cột khỏi bảng tính......................................................................... 97 50. Chuyển cơ sở dữ liệu từ Excel vào dữ liệu Address Book ..................... 98 51. kiểm tra việc nhập liệu có bị sai so với cột chuẩn không?.................... 99 52. Không cho ghi chú hay chỉnh sửa tập tin Excel ..................................... 100 53. Gỡ bỏ mật khẩu bảo vệ sheet của Excel .................................................. 100 54. Bảo vệ ô chứa công thức trong MS Excel............................................... 102 55. Dùng hàm RANDBETWEEN .................................................................. 104 C. Ms Power Point: ............................................................................................ 105 1. Giấu slide..................................................................................................... 105 2. Căn chỉnh đối tượng ................................................................................... 105 3. Mỗi slide mỗi màu nền khác nhau ........................................................... 106 4. Di chuyển đối tượng chính xác hơn ......................................................... 106 5. Trình diễn từng slide riêng biệt ................................................................ 106 6. Nhúng trực tiếp flash vào PowerPoint ..................................................... 107II. Phím tắt ............................................................................. 109 1. Tạo mới, chỉnh sửa, lưu văn bản .............................................................. 109 2. Xóa văn bản hoặc các đối tượng. ............................................................. 110 3. Di chuyển .................................................................................................... 110 4. Định dạng .................................................................................................... 110 5. n:................................................................................ 111
  • 5. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 5 6. ng .................................................................................... 111 7. Menu & Toolbars. ...................................................................................... 111 8. i .......................................................................................... 112 9. i. ...................................................................... 113 10. cv u ............................................................................. 113 11. : ................................................................................................. 114 12. : ...................................................................... 115 13. : ....................................................................... 116 14. : .......................................................... 117 15. .......................................................................... 117 16. p Alt + S F ............................................................. 118 17. ............................................................... 118III. Những trang web về tin học văn phòng: .............................. 119
  • 6. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 7I. Ms Office A. MS word 1. Phóng to hay thu nhỏNếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh cuộn ở giữa(scroll button) thì bạn hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản của mìnhtrong cửa sổ MS Office cực kì nhanh chóng bằng cách giữ phím Ctrl và xoaythanh cuộn – xoay lên phía trước là phóng to và về phía sau là thu nhỏ lại. 2. Định dạng nhanh chóng Một trong những “viên ngọc ẩn” trong MS Office chính là Format Painter – có hình dáng như chiếc chổi sơn trên thanh công cụ chuẩn (Standard toolbar). Nếu chưa có bạn có thể vào Tool | Commands, tìm đến mục Format và kéo biểu tượng của công cụ thả vào thanh công cụ chuẩn. Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chiếc chổi sơn, công cụ sẽ copy lại định dạng vănbản tại nơi con trỏ chuột xuất hiện. Nếu bạn lựa chọn cả một đoạn (paragraph)hay một ô (cell) rồi mới nhắp chuột vào biểu tượng công cụ thì định dạng củađoạn hay ô đó sẽ được sao chép lại. Sau đó bạn chỉ cần kéo chuột lựa chọn đoạnvăn bản bạn muốn “dán” định dạng giống như đoạn nguồn là xong.Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng của Format Painter, bạn có thể áp dụngđịnh dạng đã được sao chép liên tục cho đến khi bạn ấn phím Esc. 3. Thêm nhiều lựa chọn hơn Nếu bạn giữ nguyên phím Shift sau đó chọn File trong ứng dụng Word hoặc trong cửa sổ soạn e-mail mới của Outlook, bạn sẽ thấy sự thay đổi trong menu File. Với Word và Outlook bạn sẽ thấy có thêm lựa chọn Save All và Close All còn trong Excel bạn sẽ chỉ thấy có Close All.
  • 7. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 8 4. Xuống dòng không tạo chỉ mụcTrong một đoạn có chỉ mục nếu bạn muốn xuống dòng mà không muốn dòng đócó chỉ mục thì bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím Shift-Enter. Lần tới bạn ấn Enter đểxuống dòng và tiếp tục theo danh sách chỉ mục.Riêng trong Excel để xuống dòng trong một ô bạn hãy ấn Alt-Enter. 5. Các Smart TagsSmart Tags - bắt đầu xuất hiện trong phiên bản Microsoft Office XP – chính lànhững biểu tượng ứng dụng công nghệ XML nên có thể xuất hiện ngay lập tức ởtrên hoặc ở dưới các dữ liệu phù hợp với tính năng của Smart Tags. Để kích hoạtcác Smart Tags bạn hãy vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mụcSmart Tags và lựa chọn những loại tags mà bạn muốn kích hoạt.Lấy ví dụ về Paste Options Smart Tags:Paste options: Sau khi bạn dán (paste) dữ liệu trong bất kì ứng dụng Office nàobạn có thể chọn Smart Tag (xuất hiện ngay bên cạnh đoạn dữ liệu vừa dán cóhình giống như một clipboard) với những lựa chọn định dạng phong phú - MatchDestination Formatting (chuyển định dạng dữ liệu vừa dán giống với định dạngcủa cả văn bản) và Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng của đoạn dữliệu vừa dán). 6. Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụngCách nhanh nhất và thông dụng nhất để truy cập đến các tệp tin văn bản thườngsử dụng trong Microsoft Word hiện nay là vào File rồi tìm đến văn bản cần mởra. Điểm bất lợi của cách này là số lượng tệp tin lưu trong danh sách này tươngđối hạn chế, cho dù người sử dụng đã vào Tools | Options | General để chỉnhthông số “Recent used file list” lên một con số lớn hơn.Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kì hữu dụng trong việc nhanhchóng tìm đến các văn bản thường sử dụng. Bạn hãy sử dụng cách sau đây. Bạn vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải vào bất kì đâu trên các thanh công cụ toolbars rồi chọn Customize. Khi cửa sổ Customize mở ra bạn chuyển sang tab Commands. Trong cửa sổ Customize |Commands, bên mục Categories bạn kéo xuốngvà chọn Built-in Menus và trong danh sách hiệnra bên tay phải (commands) chọn Work. Nhắpvà giữ nguyên chuột trái và kéo Works ra thả
  • 8. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 9vào bất cứ thanh công cụ nào thuận tiện với bạn. Vậy là bạn đã tạo ra được thanhcông cụ riêng cho mình với tên là Work. Để đổi tên menu này bạn hãy mở cửa sổCustomize ra rồi nhắp chuột phải vào tên của menu Work, trong ô Name bạn gõtên vào đó. Bây giờ bạn có thể sử dụng menu mới này để lưu tên và đường dẫn đến những tệp tin văn bản bạn thường sử dụng bằng cách sau đây. Bạn mở những văn bản thường sử dụng sau đó chọn Work | Add to work menu. Thế là tên văn bản đã có trong đó sẵn sàng cho bạn truy cập đến bất cứlúc nào.Để gỡ bỏ tên của văn bản nào đó trong danh sách trên menu Work bạn hãy ấn vàgiữ Ctrl-Alt-Minus (phím Minus là phím dấu trừ (-) ở ngay cạnh phím số 0). Lúcnày con trỏ sẽ biến thành dấu trừ, bạn hãy click vào menu Work rồi tìm đến tênvăn bản cần bỏ đi và nhắp chuột trái một lần vào đó. 7. Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng Để yêu cầu MS Word mỗi lần khởi động đều mở tệp tin văn bản mà bạn sử dụng lần cuối cùng trước khi tắt Word bạn hãy thử dùng cách sau đây. Bạn hãy tìm đến tệp tin Winword.exe –thông thường tệp tin này có đường dẫn như sau C:Program FilesMicrosoftOffice và nằm trong thư mục Office 10 đối với phiên bản XP và Office 1 1 vớiphiên bản 2003. Tìm được bạn hãy nhắp chuột phải vào tệp tin chọn Send to |Desktop (create shortcut).Hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên desktop chọn New | Shortcut rồi tìm đến tệptin Winword.exe theo đường dẫn như trên. Sau đó bạn ra desktop và nhắp chuột phải vào shortcut vừa tạo ra và chọnProperties. Trong cửa sổ Properties bạn chuyển đến mục Target và gõ vào“/mFile1” vào cuối cùng đường dẫn trong trường này, click OK.
  • 9. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 10 8. Sử dụng lệnh Paste Special Khi bạn copy văn bản trên web hoặc từ các tệp tin Word khác và dán trực tiếp vào Word thì ứng dụng sẽ vẫn giữ nguyên định dạng gốc - từ font chữ, màu sắc, bảng biểu… gây phiềnphức rất nhiều trong việc chỉnh sửa lại những văn bản đó. Để tránh những điềunày bạn hãy sử dụng lệnh Paste Special. Cách sử dụng như sau:Sau khi đã copy văn bản từ nguồn, bạn chuyển vào Word và chọn Edit | PasteSpecial. Trong cửa sổ Paste Special bạn hãy chọn Unformatted Text hoặcUnformatted Unicode Text. 9. Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóngBạn đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong văn bản của mình? Để tránh mấtthời gian kéo thả hay copy-paste bạn hãy sử dụng cách sau đây.Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và giữphím Shift-Alt rồi dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh lại vị trí củađoạn văn bản. 10. Xoá thông tin cá nhânCác tệp tin văn bản của MS Word có chứa những thông tin ẩn có thể tiết lộ thôngtin về bạn. Microsoft cũng đã cho ra công cụ xoá bỏ những thông tin ẩn nàyRemove Hidden Data trên trang web của mình. Tuy nhiên công cụ này hơi khósử dụng. Vậy để xoá bỏ những thông tin ẩn này bạn hãy làm theo cách sau đây.Trước khi phổ biến tệp tin văn bản, bạn hãy dùng ứng dụng WordPad (Start | AllPrograms | Accessories) mở văn bản đó ra trước và lưu lại văn bản đó dưới dạngRich Text Format (.rtf). Cuối cùng bạn chỉ việc đổi phần mở rộng của tệp tin vănbản trở lại dạng Word. Lấy ví dụ bạn lưu tệp tin đó thành “test.rtf”, để đổi lạisang dạng Word bạn dùng lệnh rename chuyển lại thành “test.doc”. 11. Vẽ một đường thẳngBạn hoàn toàn có thể dễ dàng kẻ một đường thẳng ngang văn bản của mình mộtcách rất đơn giản như sau- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (-) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đơn.- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đậm- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu bằng (=) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đôi.
  • 10. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 11 12. Máy tính có sẵn trong WordBạn có biết là bạn hoàn toàn có thể bổ sung thêm một máy tính vào trong Wordkhông? Đúng hoàn toàn có thể và sẽ giúp bạn thêm phần thuận lợi trong côngviệc hơn rất nhiều.Trong MS Word vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuộtphải lên bất kì thanh công cụ (toolbar) nào rồi chọn Customize. Trong cửa sổCustomize - bạn đã có cơ hội làm quen với cửa sổ này trong phần trước của bàiviết - bạn hãy chọn Tools ở bên khung Categories bên tay trái và chọn biểutượng Tool Calculate trong khung Commands bên tay phải. Bạn nhắp và giữchuột trái lên biểu tượng của Tools Calculate rồi kéo và thả lên bất kì thanh côngcụ nào mà bạn thích.Bây giờ bạn có dễ dàng thực hiện các phép tính trong Word bằng cách gõ vàophép tính của rồi lựa chọn toàn bộ phép tính, nhắp chuột vào Tools Calculate rồiấn Ctrl-V để dán kết quả vào. 13. Smart Tags và Spelling, Track changesBạn đã bao giờ bị các dòng gạch chân loằng ngoằng màu xanh màu đỏ làm phiềnchưa? Bạn chưa biết là nó từ đâu xuất hiện? Nó chính là tính năng kiểm tra lỗichính tả và kiểm tra lỗi ngữ pháp trong MS Word. Tính năng này chỉ có hiệu quảđối với các văn bản tiếng Anh còn đối với các văn bản tiếng Việt thì thật là mộtđiều vô cùng phiền phức. Để loại bỏ phiền phức này bạn hãy vào Tools | Optionsrồi chuyển sang mục Spelling & Gammar. Trong mục này bạn bỏ dấu kiểm trướcCheck spelling as you type và Check grammar as you type, sau đó là Ok là xong.Smart Tags có thể nói là một trong những tính năng mới tương đối hiệu quảtrong các phiên bản Word mới đây. Tuy nhiên nhiều lúc người sử dụng cũngthấy khó chịu về các tag ngày, số điện thoại, copy-paste… liên tục hiện ra. Nếubạn không ưa Smart Tags hãy vào Tools | AutoCorrect Options và chuyển sangmục Smart Tags trong cửa sổ AutoCorrect Options và bỏ dấu kiểm trong nhữngloại Smart Tag bạn không muốn hiện ra.Còn một tính năng nữa trong Word cũng có những dòng kẻ màu đỏ loằngngoằng gây khó chịu rất nhiều đó là Track changes. Tính năng này thực sự cóhiệu quả khi bạn để người khác sửa văn bản của bạn. Những thay đổi đó sẽ đượcTrack changes ghi nhận và liệt kê ngay trong văn bản. Để bỏ đi bạn hãy vàoView rồi bỏ đánh dấu trước Markup là xong.
  • 11. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 12 14. Status Bar có gì cho bạn? Bạn đã bao giờ để ý đến thanh trạng thái (Status bar) trong Word chưa? Nó cũng có khá nhiều điều thú vị đó. Nhưng nếu Word của bạn chưa hề có Status bar thì bạn hãy vào Tools | Options chuyển sang mục View. Trong mục này bạn để ý đến phần Show và đánh dấu kiểm vào Status bar là xong.Thanh trạng thái đúng như tên gọi của nó cho bạn thấy thông tin về văn bản củabạn, thứ tự trang hiện thời của bạn, phần, dòng, toạ độ con trỏ chuột …. Nhắpđúp chuột lên Số thứ tự của trang bạn sẽ gọi được menu Go to.Bên cạnh đó, trên thanh trạng thấy bạn còn thấy có REC – TRK – EXT – OVR.Nhắp đúp chuột lên bất cứ mục nào bạn sẽ bật tính năng đó lên. Nhắp đúp chuộtlên REC bạn sẽ bật tính năng ghi macro – hay còn gọi là thao tác tự động, TRKsẽ giúp bạn theo dõi ghi nhận mọi thay đổi mà bạn đã sửa lên văn bản gốc, EXTcho phép bạn có thể lựa chọn văn bản mà chỉ cần dùng phím mũi tên lên xuốngsang phải sang trái và OVR sẽ bật tính năng ghi đè – tức là mỗi kí tự bạn gõ vàosẽ thay thế cho kí tự liền kề nó thay vì xuất hiện ngay bên cạnh. 15. Tuỳ biến AutoTextChắc hẳn là bạn đã để ý thấy nhiều khi Word tự động thay thế và gợi ý giúp bạnnhững cụm từ kiểu như "Best Wishes", “Best regards”…Đây chính là tính năngAutoText của Word. Bạn hoàn toàn có thể tự mình tuỳ biến danh sách các từ MSWord tự động thay thế giúp bạn. Bạn hãy vào Tools | AutoCorrect Options rồichuyển sang mục AutoText. Trong cửa sổ AutoText bạn hãy gõ cụm từ mà bạnmuốn Word tự động giúp bạn chèn vào mục Enter autotext entries here rồi nhắpchuột vào Add. Muốn gỡ bỏ bất cứ autotext nào bạn hãy chọn nó rồi nhắp chuộtvào Delete.
  • 12. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 13 16. Track changes - So sánh các văn bảnBạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khácnhau ở điểm nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây cóthể sẽ giúp bạn thực hiện công việc này một cách nhanh chóng.Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là tiệndụng. Tính năng này sẽ giúp bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự thay đổi trongvăn bản của bạn. Để bật tính năng Track changes bạn hãy vào Tool | TrackChanges hoặc sử dụng phím tắt Ctrl-Shift-E.Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ trước thì làm thế nào để có thể tìmra mọi thay đổi khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách, vẫn là Trach changesgiúp bạn giải quyết mọi việc.Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools | Track changes | Compare documents. Khihộp thoại bật ra bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bảnhiện thời của bạn. Word sẽ giúp bạn bổ sung những gì đã được thay đổi vàotrong văn bản của bạn.Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools | Compare andMerge Documents. Trong hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline(ngay cạnh trường File name) để kích hoạt tính năng so sánh văn bản; nếu khôngWord sẽ giúp bạn hợp nhất 2 văn bản. Quá trình còn lại là giống với Word 2000.
  • 13. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 14 17. Split – So sánh nhiều phần của văn bảnVăn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiềuphần của trong văn bản đó với nhau - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận?Split sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn này.Bạn vào Windows | Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻngang cho phép bạn chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãyđặt sao cho thật dễ nhìn rồi nhắp chuột trái 1 lần. Word đã bị chia làm 2 cửa sổriêng biệt và bạn có thể duyệt văn bản dễ dàng hơn. Để bỏ tính năng này bạn lạivào Windows và chọn Remove Split. 18. Bảo vệ văn bản của bạnCó nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bảncủa bạn hoặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn.Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật khẩu vàomục Password to open để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản củabạn. Nhập mật khẩu vào mục Password to modify để ngăn chặn người khác sửađổi văn bản của bạn.Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trongcửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thayđổi với Track changes, người khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưngmọi thay đổi đó sẽ được ghi lại và menu Tools | Track Changes sẽ bị vô hiệuhoá), Comment (chỉ cho phép người khác được đọc văn bản của bạn và bổ sungthêm những nhận xét gọi ý – comment – vào chứ không được thay đổi văn bản)và Form (ngăn chặn mọi thay đổi trong văn bản chỉ cho phép thay đổi trongnhững phần văn bản không được bảo vệ hoặc trong các form hoặc trường)
  • 14. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 15 19. Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bảnThông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định đểlưu và mở các văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phépngười sử dụng có thể thay đổi mặc định.Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục File locations. Trong cửa sổ nàybạn nhắp chuột vào mục cần thay đổi. Ví dụ ở đây là thay đổi đường dẫn mở vàlưu văn bản mặc định thì bạn nhắp chuột vào mục Documents sau đó nhắp chuộtvào Modify và chỏ đến thư mục riêng của bạn. Nhắp ok là xong. 20. Đặt font chữ mặc địnhBạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thìđã sẵn sàng font chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ thuật sau đây.Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào Format | Font. Trong cửa sổ Fonthiện ra bạn hãy chọn lựa đúng kiểu font chữ bạn quen dùng rồi nhắp chuột vàoDefault ở góc cuối bên tay trái của cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt fontchữ mặc định không, chọn Yes là xong. 21. Gán phím tắt trong Microsoft WordKhi soạn thảo văn bản với Microsoft Word, nhiều khi bạn phải cần thêm vào vănbản các biểu tượng (symbol) hoặc những ký tự đặc biệt (special character) đểtrang trí thêm cho văn bản. Với các ký tự đặc biệt thì đã được gán sẵn các phímtắt và bạn có thể dùng những phím tắt để chèn các ký tự đặc biệt vào văn bản.Còn với các biểu tượng thì chưa được gán sẵn các phím tắt. Do đó, bạn có thểtạo các phím tắt cho các biểu tượng mà bạn thường sử dụng để có thể nhanhchóng chèn các biểu tượng cần thiết vào văn bản.
  • 15. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 16 22. Cách tạo các tổ hợp phím tắt cho các biểu tượng:- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm vào menu “Insert” rồichọn “Symbol...”.- Hộp thoại “Symbol” được mở ra, trong tab “Symbols”, bạn bấm chọn biểutượng cần thiết để gán phím tắt.- Bạn bấm vào nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn vào ô “Press newshortcut key”. Sau đó, bạn bấm tổ hợp phím mà bạn muốn dùng làm phím tắtcho biểu tượng này.- Tiếp theo, bạn bấm nút “Assign”. Bấm nút “Close”.- Với cách làm tương tự, bạn có thể gán các phím tắt cho các biểu tượng khác.Sau này, nếu bạn không muốn sử dụng phím tắt cho biểu tượng nào đó nữ a thìbạn làm như sau:- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu “Insert” >“Symbol...” để mở ra cửa sổ “Symbol”.- Tiếp theo, bạn bấm chọn biểu tượng mà bạn muốn loại bỏ phím tắt ở tab“Symbols”.- Sau đó, bạn bấm nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “CustomizeKeyboard”.- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn tổ hợp phím tắt trong ô“Current keys”. Sau cùng, bạn bấm nút “Remove”. Tổ hợp phím tắt mà bạn đãchọn cho biểu tượng này đã không còn tác dụng nữa.- Bạn làm tương tự để xoá các phím tắt cho các biểu tượng khác.
  • 16. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 17 23. Xuống dòng tự động viết hoa trong MS WordLàm thế nào để mỗi khi xuống dòng hoặc sau dấu chấm thì word tự động viếthoa Cách 1: Bạn thử mở Word rồi vào Insert, Auto text, Auto correct, bấmvào ô vuông của Capitalize first letter of sentences, OK. Cách 2 : Bạn chọnToolAutorrect... Hộp thoại hiện ra Trên Tab Autocorrect bạn chọnCapitalizze First letter of sentences. Như vậy bạn thể tự động viết chữ hoa đầucâu. Tuy nhiên với tiếng Việt chỉ đúng khi bàn dùng Font chữ Unicode 24. Cập nhật dữ liệu tự động từ Excel vào WordBài viết này sẽ rất có ích cho những người dùng thường xuyên phải viết báo cáothường kỳ. Để tính toán, tổng kết số liệu, với người làm văn phòng thì không cóchương trình nào phù hợp hơn Excel. Nhưng để báo cáo chúng ta lại hay trìnhbày trên Word có sử dụng số liệu từ bảng tính Excel. Thật đơn giản nếu các bạnbiết rằng giữa Word và Excel có khả năng cập nhật liên kết qua lại. Chúng ta sẽcùng xét một trường hợp cụ thể:- A: Nhập số liệu vào bảng Excel để tính.- B: Mở văn bản Word để cập nhật kết quả tính toán từ Excel (lời văn của báocáo nói chung không thay đổi là mấy).Việc cập nhật thủ công văn bản Word dễ nhầm l ẫn và tốn công khi có nhiều sốliệu. Có một cách giúp liên kết tự động dữ liệu từ Excel với văn bản Word đểbạn chỉ cần làm công việc B một lần, sau đó mỗi khi bạn thực hiện công việc Axong thì Word tự động cập nhật những thay đổi và bạn chỉ việc in báo cáo ra màkhông phải thực hiện công việc B nữa.
  • 17. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 18- Đầu tiên, chúng ta đã có sẵn một bảng Excel ta làm từ kỳ trước đã được nhậpvà tính toán- Khi thực hiện báo cáo trên Word, ta sẽ cần các báo kết quả đã tính toán trênbảng số liệu Excel.- Chúng ta sẽ thực hiện các thao tác sau để liên kết dữ liệu từ Excel sang Wordđể các kỳ sau chỉ cần sửa trong Excel rồi ra lệnh trong Word tự động cập nhật dữliệu từ Excel sang* Đầu tiên, chúng ta vào bảng tính Excel copy ô số liệu cần báo cáo* Vào Word, mở báo cáo, đặt trỏ chuột vào nơi cần có số liệu đó và thực hiệnnhư sau:Vào menuEdit --> Paste special, bảng sau xuất hiện: Bạn chọn Paste link > Unformated Text rồi OK Thực hiện giống nhưvậy ở những số liệu khác cần sửa đổi.Chú ý:+ Khi copy từ Excel phải copy nguyên cả ô chứ không phải chỉ tô đen phần sốrồi copy+ Nếu vùng được Paste link không có màu xám, bạn làm như sau: vào menuTools > Options, chọn tab View, phần Field shadding chọn Always rồi OK.Đó là báo cáo của kỳ trước, đến kỳ tiếp theo chỉ với các thao tác trong Word,chúng ta sẽ có một báo các chính xác các số liệu tại đúng các vị trí của kỳ trước.Kể từ tháng sau, bạn chỉ cần nhập số liệu trong bảng tính Excel xong, mở vănbản Word lên, nhấn menu Edit > Select All rồi lại nhấn menu Edit > Links >Update Now, lập tức dữ liệu được cập nhật từ Excel vào Word.
  • 18. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 19Lưu ý: Để Word không tự động cập nhật dữ liệu khi mở file: vào menu Tools >Options > General, bỏ chọn ở mục "Update automatic links at Open". Nếukhông, mỗi khi bạn mở file Word nào có dữ liệu dạng liên kết thì Word sẽ luônhỏi có cập nhật dữ liệu hay không rất phiền phức. 25. Sử dụng Ms ofice 2003 đọc định dạng 2007: Gói công cụ này được Microsoft cung cấp miễn phí nhằm giúp người sửdụng có thể mở xem, chỉnh sửa và lưu lại các tập tin Word 2007 (bao gồm cảExcel 2007 và PowerPoint 2007) trên các phiên bản cũ. Bạn tải gói công cụ này (dung lượng 27,1MB) theo đường dẫn:http://www.microssoft.com/downloads/details.aspx?Familyld=941B3470 -3AE9-4AEE-8F43-C6BB74CD1466&displaylang=enbạn có thể tìm trong google.com, 9down.com, updatesofts.com.. với từ khoá:Fileformatconverter.exeSau khi tải về, bạn tiến hành cài đặt bằng cách nhấn đôi chuột vào lileFileFormatConverters.exe, đánh dấu chọn vào mục Click here to accept theMicrosoft Softwware License Term, nhấn Continue để thực hiện quá trình càiđặt. Nhấn OK trong bảng thông báo The installations is complete để hoàn tất. Sau khi cài đặt xong, bạn có thể khởi động chương trình MSWord, vàomenu File, chọn Open (phím tắt Ctrl+O) để mở tài liệu cần chỉnh sửa 26. Tự động cài đặt thiết lập ưa thích hàng ngày:Word không khởi động và nạp những thiết lập mà bạn thích, hãy ép chúng làmviệc với macro mỗi khi mở tài liệu mới hoặc tạo tài liệu mới.Để sử dụng macro, hãy nhấn chuột vào Tools ->Macros -> Record new macro vàsau đó đặt tên macro này là AutoOpen, hãy chú ý trường Store In field luôn nằmtrong Normal.dot. Hãy bỏ qua các lựa chọn để gán macro này cho các phím tắtvà menu, bởi macro AutoOpen sẽ được thiết kế để chạy tự động khi mở một tậptin mới.Lúc này chế độ ghi macro đang kích hoạt , hãy làm những với những thao tác lặplại khi mở một tài liệu mới.Sau khi đã hoàn thành xong, hãy nhấn nút dừng(Stop). Bây giờ, sử dụng Tools->Macro-> Visual Basic Editor, sao chép toàn bộAutoOpen và dán nó vào dòng cao nhất trong cửa sổ code ở bên tay phải, và đổitên bản sao chép này thành AutoNew, lúc đó các thiết lập sẽ tự động chạy khi tạotài liệu mới.
  • 19. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 20 27. Sửa đổi định dạng tài liệuNhững người sử dụng mới làm quen với Word thường sử dụng template (mẫu)Normal.dot để chỉnh sửa những định dạng văn bản cho riêng mình. Rất nhiềuthay đổi được thay đổi vĩnh viễn bằng cách sử dụng Default và Add to Templatetrong hầu hết các khung định dạng, nhưng trong một lúc nào đó người sử dụngmuốn chỉnh sửa Normal.dot trực tiếp. Để tìm tập tin này, hãy tìm kiếm trongmục Templates chẳng hạn: C:Documents andSettingsyourusernameApplication DataMicrosoftTemplates. Tên đường dẫnnày có thể khác phụ thuộc vào đường dẫn và ổ đĩa cài đặt Windows. 28. Tránh cảnh báo phiền phứcSau khi đã tạo được các macro mà bạn lưu trong các tài liệu hoặc các template,Word sẽ luôn đưa ra lời cảnh báo mỗi lần mở tài liệu. Để loại bỏ cảnh báo phiềnphức, hãy tạo một chữ kí số (digital signature) sẽ giúp Word "tin tưởng" macronày hơn.Sử dụng Start ->Run và nhập vào đường dẫn nơi cài đặt bộ Office. Ví dụ:C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice11 (Office10 nếu sử dụng Office XP).Tiếp đó, hãy tìm tới tập tin Selfcert hoặc Selfcert.exe (tuỳ thuộc vào cách hiểnthị tập tin mở rộng) và nhấn đúp vào tập tin này. Nếu không tìm thấy tập tinSelftcert, hãy thêm tính năng này trong bộ cài đặt Office. Khi sử dụng, làm theonhững chỉ dẫn và nhập tên riêng cho certificate khi được hỏi. Sau đó, trongWord, mở tài liệu sử dụng macro này. Chọn Tools-> Macros -> Visual BasicEditor. Trong khung Project ở phía bên trái, điểm sáng tài liệu, chọn Tools ->Digital Signature, nhấn Choose.., và lựa chọn certificate vừa tạo. Bây giờ, hãyđóng và mở lại tài liệu. Nếu hộp cảnh báo về bảo mật xuất hiện, chọn AlwaysTrust Macros From This Source, và lựa chọn Enalbe Macros. Lặp lại nhữngbước này cho bất cứ tài liệu hoặc template muốn nhúng macro này.Một điểm cần lưu ý là những certificate tự tạo này chỉ được "tin tưởng" trên máycủa bạn, hãy lựa chọn Always Trust Macros From This Source sẽ tạo được"niềm tin" khi sử dụng trên máy khác.
  • 20. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 21 29. Dán văn bản không chứa định dạngKhi người sử dụng dán các đoạn văn bản từ trang Web vào trong tài liệu Word,có lẽ người sử dụng sẽ không muốn giữ lại định dạng và phông chữ. Đặc biệt lànhững hình ảnh quảng cáo và những thành phần khác. Bạn có thể sử dụng Edit -> Paste Special và sử dụng Unformatted Text mỗi lần cắt dán từ trang Web.Nhưng cũng có một cách khác khá hấp dẫn và thú vị hơn rất nhiều là sử dụngmacro. Vào Tools ->Macros-> Visual Basic Editor và gõ vào đoạn mã sau:Sub PasteUnformatted()Selection.PasteSpecial _dataType:=wdPasteTextEnd SubSau đó, sử dụng Tools->Cusomize ->Keyboard..., rồi kéo xuống danh sáchCategories trong Macros, lựa chọn PasteUnformated từ danh sách Command,đưa con trỏ tới Press New Shortcut Key, nhấn Shift-Alt-V (bạn có thể lựa phímtắt khác theo ý mình), và nhấn vào Assign và Close. Từ bây giờ bạn chỉ cần nhấnShift-Alt-V dán để dán đoạn văn bản chưa định dạng vào Word nhanh chóng vàđơn giản. 30. Loại bỏ những kí lạ, dấu xuống dòng trong văn bản Đoạn văn bản được dán vào trong Word từ email hoặc trang Web có dấu ngắt dòng (hoặc các kí tự như ^, >> ..), dĩ nhiên là bạn muốn loại bỏ những kí tự, này khỏi văn bản. Hãy sử dụng Edit ->Replace, để loại bỏ bằng cách gõ ^l ( gõ dấu ^ và chữ L thường) trong trường Find What, và gõ dấu cách (spacebar) vào trường Replace. Tiếp đó, chọn Replace All. Cuối cùng, khi Word hỏi có muốn tiếp tục thay thế toàn bộ văn bản không thì chọn No. Bạn cũng có thể ghi lại những bước trên thành một macro. Sau khi đã ghi lại, hãy chỉnh sửa đoạn macro này để Word sẽ không hỏi lại nếu bạn có muốn thay thế toàn bộ tài liệu hay không. Tìm dòng .Warp=wdFind-Ask và thay đổi thành .Warp=wdFindStop.
  • 21. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 22 31. Sử dụng menu WorkSử dụng danh sách các tài liệu thường dùng (recent documents) trong menu Filecủa Word sẽ nhanh hơn rất nhiều. Tuy nhiên, những danh sách này chỉ liệt kê 9tập tin thường sử dụng mới gần nhất (mặc định chỉ có 4). Để chỉnh sửa con sốnày hãy lựa Tools ->Options, ở trong thẻ General. Nhưng điều này cũng khôngđảm bảo là tập tin thường mở có thuộc danh sách này hay không. Hãy sử dụngthêm menu Work từ Tools-> Customize, lựa chọn thẻ Command, và tới mụcCategories và tới danh sách Buitl-In Menus. Trong danh sách Command, hãykéo thanh Work lên hàng có các menu và nhấn OK.Lúc này những tài liệu cần thiết muốn mở lại nhanh chóng chỉ cần nhấn vàomenu Work và chọn Add to Work Menu. Để loại bỏ tài liệu khỏi danh sách trongtài liệu, hãy nhấn Ctrl +Alt + "-" và chọn tài liệu muốn loại bỏ. Khi muốn mở tàiliệu chỉ cần tới Work và chọn tài liệu. 32. Format chữ trong AutoCorrect:AutoCorrect là một chức năng tuyệt vời giúp tiết kiệm "sức lao động" bằng cáchtự động thay thế từ hoặc cụm từ sau khi bạn nhập vài ký tự đại diện. Ngoài ra, nócòn giúp sửa những lỗi chính tả thường gặp. Thực tế, AutoCorrect còn có thểlàm được nhiều hơn thế.Với sự "hào hiệp" của mình, AutoCorrect cho phép thay thế dãy ký tự đã đượcformat - in nghiêng, đậm, chọn font, màu sắc... Chức năng này thật tiện lợi khisoạn các văn bản đặc biệt như bảng báo giá có logo của công ty, giấy mời...Trước tiên, bạn format cụm từ cần thay thế, bôi đen rồi vào menu Tools >AutoCorrect Options > thẻ AutoCorrect > chọn Replace text as you type.Trong phần Replace, bạn nhập những ký tự đại diện như bình thường. Đừngquên kiểm tra phần chữ bên tay phải đã được format theo ý muốn chưa. Trongtrường hợp AutoCorrect quên không format thì bạn vẫn có thể khắc phục bằngcách click chọn Formatted text ở phần With trước khi nhấn nút Add. Giờ thì mọichuyện đã ổn, click lên OK để quay trở lại văn bản đang soạn thảo. 33. Phím tắt để gạch chânNếu Ctrl + U (Underline) giúp bạn nhanh chóng gạch dưới chữ thì tổ hợp phímCtrl + Shift + W sẽ đem đến một "thể loại" gạch chân mới. Thay vì gạch mộtđường thẳng liên tục dưới cụm từ, giờ đây, gạch ngang sẽ xuất hiện dưới từngchữ. Sự khác biệt nằm ở đây!
  • 22. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 23 34. Format toàn văn bảnMỗi lần thay đổi chế độ format của một đoạn văn bản bằng chức năng Styles andFormatting, bạn thường bực bội vì buộc phải chỉnh sửa lại toàn bộ văn bản. Córất nhiều giải pháp nhưng để tiết kiệm tối đa thời gian, bạn nên sử dụng đến thủthuật sau: Sau khi chọn đoạn văn bản cần format, vào menu Format > Styles andFormatting. Khi cửa sổ Styles and Formatting xuất hiện, click chuột phải lên tênstyle > chọn Modify.Trong cửa sổ Modify Style, bạn đánh dấu chọn Automatically Update rồi clic kOK để lưu lại thay đổi. Thủ thuật sẽ giúp ích cho những ai thường dùng vài stylenhất định khi soạn thảo văn bản. Vì từ "giây phút định mệnh" này, khi chế độformat được chọn cho một đoạn văn bản, "phần còn lại của thế giới" cũng sẽthay đổi theo. 35. Tạo lập template yêu thích Bạn thường xuyên dùng một số template từ "kho" cung cấp sẵn của Word. Và lần nào sử dụng, bạn cũng đều lặp đi lặp lại việc chỉnh sửa nó theo ý riêng của mình. Vậy tại sao bạn không "hô biến" template theo ý thích rồi lưu thành "của riêng"? Đầu tiên, bạn mở cửa sổ Templates bằng cách vào menu File > New, chọn General Templates. Khi cửa sổ Templates xuất hiện, bạn chọn template yêu thích rồi di chuột xuống phần Create New, click chọn Template trước khi nhấn OK.Lúc này, Word sẽ quay về cửa sổ soạn thảo với template được mở sẵn. Giờ thìbạn được thỏa sức chỉnh sửa template theo ý muốn. Sau khi hoàn tất công việc"sáng tạo", bạn click Save as rồi đặt tên mới cho template. Nếu chú ý, bạn sẽthấy Word đã thiết lập sẵn định dạng và đường dẫn để lưu file. Lần sau, khi cầndùng đến nó, bạn chỉ việc vào thẻ General trong cửa sổ Templates.Gõ công thức hóa học đơn giản trong MS Word Có cách đơn giản nào để gõcông thức hoá học trong MS Word không? Sử dụng thực đơn Format để gõ chỉsố trên và chỉ số dưới tốn quá nhiều thời gian.
  • 23. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 24Word cung cấp một số phím tắt giúp cho công việc này trở lên dễ dàng hơn. Đểgõ chỉ số dưới, bạn dùng phím Ctrl - = (giữ phím Ctrl và gõ dấu bằng), để gõ chỉsố trên dùng phím tắt Ctrl - Shift - + (giữ phím Ctrl và phím Shift rồi gõ dấu +).Muốn trở về trạng thái bình thường bạn dùng phím tắt Ctrl - Spacebar. Ví dụ đểgõ công thức hoá học của nước (H2O) bạn lần lượt gõ như sau:H [Ctrl - =] 2 [ Ctrl - Spacebar] ONếu bạn thường xuyên phải gõ các công thức như vậy, bạn nên dùng EquationEditor của Word. Nếu cài đặt Equation Editor, bạn có thể sử dụng công cụ nàybằng cách chọn thực đơn Insert.Object rồi chọn Microsoft Equation. bạn cũng cóthể đưa nút gọi Equation Editor vào thanh công cụ để khi cần bạn chỉ việc bấmvào đó. Mọi chi tiết về Equation bạn có thể tham khảo trong phần giúp đỡ (Help)của Word. 36. Chỉnh sửa văn bản ở chế độ Print PreviewĐôi khi, ở một văn bản dài, bạn xem tổng thể ở chế độ Print Preview. Bất chợtbạn phát hiện một lỗi cần phải sửa. Nhưng nếu Close lại thì cont trỏ lại ở vị trítrước khi Print Preview, trong khi trang chứa lỗi cách đó rất xa, bạn phải tốn thờigian dò tìm lại lỗi đó, thật khó khăn. Vậy có cách nào giúp chúng ta sửa ngay lúcphát hiện ở chế độ Print Preview không? Có đấy. Bạn làm theo các thao tác sauđây: bấm vào nút Magnifier trên thanh Toolbar Print Preview. Lúc này, conchuột hình kính lúp trở thành hình chữ I, bạn cứ tự nhiên mà sửa. Cuối cùng thìClose để thoát khỏi chế độ Print Preview.
  • 24. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 25 37. Tạo header+footer khác nhau trong tài liệuNếu bạn chưa vào mục này thì khi đánh header+footer thì mặc định toàn bộtrong document của bạn là hoàn toàn giống nhau.Đến cuối mỗi chương, bạn hãy vào Insert->Break…->Next PageKhi qua trang mới, bạn double click vào header, thấy có dòng Same as Previous.Bạn hãy click vào nút Link to previous
  • 25. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 26Bạn sẽ thấy mất đi dòng Same as Previous.Lúc này bạn có thể hiệu chỉnh Header+Footer ở section 2 khác với section
  • 26. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 27 38. Ẩn hay hiện các ký tự định dạng của file WordĐây là chức năng hiển thị các ký tự định dạng ẩn (ký tự tab, enter, paragraph)trong văn bản Word. Muốn xem hay ẩn những ký tự đặc biệt này.bạn có thể click nút lệnh Show/Hide trên thanh công cụ để xem hoặc là bạn vàomenu Tools > Options, trong hộp thoại Options, chọn tab View > dưới mụcFormatting Marks, bạn đánh dấu chọn các mục cần hiển thị (hay bỏ chọn để ẩnchúng đi) > nhấn OK. 39. Thay đổi một số tùy chọn trong MS WordMS Office luôn thiết lập một số tính năng cơ bản cho người dùng, nhưng cũngcó phần tùy chọn (Option) có thể thay đổi một số tính năng phù hợp do ngườidùng tự đặt. Chúng tôi xin giới thiệu cách thay đổi các tùy chọn như sau:Bỏ chế độ tự động điền số thứ tự và ký tự đầu dòng tự độngTrong 1 vài trường hợp có thể bạn không muốn dùng chế độ khi xuống dòng MSWord tự động nhập số thứ tự hoặc ký tự đầu dòng, có thể dùng phím tắt Ctrl + Zđể bỏ tạm thời chế độ này. Bạn cũng có thể đặt bỏ hẳn chế độ này, cách làm nhưsau: Vào Tools / AutoCorrect Options…2. Xuất hiện hộp thoại AutoCorrect, chọn thẻ AutoFormat As You Type: Bạn bỏ đánh dấu lựa chọn ở 2 dòng: - £ Automatic bulleted lists - £ Automatic numbered lists3. Tiếp tục chọn thẻ AutoFormat Bạn cũng bỏ 2 đánh dấu lựa chọn ở 2 dòng: - £ Automatic bulleted lists - £ Other paragraph styles.
  • 27. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 284. Chọn nút OKThay đổi đơn vị đo chiều dài trong Office1. Vào Tools / Options…2. Xuất hiện hộp thoại Option, chọn thẻ General: Tại vùng Measurement units, bạn chọn loại đơn vị thường dùng. - Inches: Đơn vị đo chiều dài của Anh (1inch = 2.54cm) - Centimeters: cm - Millimeters: mm - Points: Thường được viết tắt là pt, 72 pt xấp xỉ bằng 1 inch. Cỡ chữ thườngđược biểu diễn bằng đơn vị pt. - Picas: Là đơn vị đo lường xấp xỉ bằng 1/6 inch, hoặc 12 point. Pica đượcdùng để mô tả các kích thước theo chiều dọc và chiều ngang trên trang.3. Chọn OKĐặt chế độ tự động sao lưu dữ liệu.1. Vào Tools / Options…2. Xuất hiện hộ p thoại Options, chọn thẻ Save: Bạn đánh dấu lựa chọn R Save AutoRecover info every: Đặt thời gian tự độnglưu dữ liệu (Trên ảnh đặt: cứ 10 phút MS Word sẽ tự động lưu dữ liệu lại). Chọn nút OK. 40. Bỏ chế độ kiểm tra chính tả, từ ngữ tiếng AnhMS Word mặc định sau khi cài đặt luôn hiển thị chế độ kiểm tra lỗi chính tả vàngữ pháp tiếng Anh cho bạn bằng những gạch chân màu đỏ và màu xanh dưới từngừ. Khi gõ tiếng Việt có thể sẽ làm bạn khó chịu, cách bỏ như sau:1. Vào Tools / Options…2. Xuất hiện hộp thoại Option, chọn thẻ Spelling & Grammar Bạn bỏ dấu lựa chọn ở 3 dòng như sau: - £ Check spelling as you type - £ Check grammar as you type - £ Check grammar with spelling.3. Chọn nút OK
  • 28. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 29 41. Ẩn / hiện đường viền bao quanh văn bản1. Vào Tools / Options…2. Xuất hiện hộp thoại Option, chọn thẻ View: - £ Text boundaries: Ẩn đường viền bao quanh văn bản. - R Text boundaries: Cho hiển thị đường viền bao quanh văn bản.3. Chọn nút OK 42. Tạo các liên kết (Link) trong MS Word 1. Hãy lựa chọn (bôi đen) đoạn văn bản cần tạo liên kết. 2. Vào Insert / Hyperlink… (Ctrl + K. Hoặc nháy chuột phải, chọnHyperlink…)Tạo liên kết đến 1 file khác hoặc 1 trang web. 3. Tại hộp thoại Hyperlink, chọn Existing File or web page - Text to display: Nội dung hiển thị đoạn liên kết - Current Folder: Thư mục hiện thời - Browsed Pages: Các trang web đã trình duyệt gần thời gian hiện thời nhất - Recent files: Các file mới được mở gần thời gian hiện thời nhất. - Address: Tên địa chỉ và file chọn để link tới. - Nút ScreenTip…: Nhập nội dung khi di chuyển chuột vào liên kết sẽ hiển thịnội dung đó (Giống việc chèn chú thích): - Nút Bookmark: Đưa ra 1 địa chỉ nào đó đã đặt bookmark 4. Chọn nút OK để hoàn thành việc đặt liên kết.Tạo liên kết đến 1 file mới sẽ được tạo. 3. Tại hộp thoại Hyperlink, chọn Creat New Document - Text to display: Nội dung hiển thị đoạn liên kết - Name of new document: Đặt tên cho file mới. - Nút Change… Thay đổi lại file liên kết đã có
  • 29. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 30 Bạn không nên chọn nút Change này bởi nội dung của file chọn sẽ bị mất saukhi nhấn nút OK và MS Word sẽ tự động tạo ra file trùng với tên đã chọn cùngvới nội dung file trống. - Nút ScreenTip…: Nhập nội dung khi di chuyển chuột vào liên kết sẽ hiển thịnội dung đó (Giống việc chèn chú thích): - Nút Bookmark: Đưa ra 1 địa chỉ nào đó đã đặt bookmark 4. Chọn nút OK để hoàn thành việc đặt liên kết.Tạo liên kết đến địa chỉ Email.3. Tại hộp thoại Hyperlink, chọn E-mail Address - E-mail Address: Địa chỉ email đặt liên kết tới - Subject: Tên tiêu đề - Recently used e-mail address: Hiển thị những email đã được sử dụng gầnthời điểm này nhất. Nội dung Subject và E-mail Address sẽ hiển thị khi bạn di chuyển chuột vàoliên kết. 4. Chọn nút OK để hoàn thành.Tạo liên kết đến một vị trí bất kỳ ở cùng file. 1. Trước hết bạn cần phải đánh dấu (đặt Bookmark hoặc Heading hoặc Style)cho dòng văn bản được link tới. 2. Hãy lựa chọn (bôi đen) đoạn văn bản cần tạo liên kết. 3. Vào Insert / Hyperlink… (Ctrl + K. Hoặc nháy chuột phải, chọnHyperlink…) 4. Tại hộp thoại Hyperlink, chọn Place in This Document Select a place in this document: Lựa chọn vùng tài liệu đã được đánh dấu: - Top of the Document: Đặt liên kết đến vị trí đầu tiên của file. - Headings: Đặt liên kết đến 1 heading nào đó đã có trong file - Bookmarks: Đặt liên kết đến 1 dòng văn bản đã được đánh dấu - Bạn có thể click vào dấu + để hiển thị chi tiết các mục trong Headings,Bookmarks,…Sau khi tạo xong bạn có thể dùng chuột click (hoặc Ctrl + chuột trái) vào đoạnvăn bản vừa đặt để chuyển sang vùng liên kết mới.
  • 30. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 31 43. Đánh dấu (Bookmark) cho đoạn văn bản 1. Đặt trỏ chuột hoặc bôi đen đoạn dòng muốn đặt liên kết đến. 2. Vào Insert / Bookmark... 3. Xuất hiện hộp thoại Bookmark - Nhập tên đánh dấu tại ô Bookmark name (Tên này phải bắt đầu từ chữ cái vàkhông có ký tự đặc biệt nào) Chọn nút Add để hoàn thành việc đặt Bookmark 44. Bật tắt AutoCorrect bằng phím tắtTrong khi sử dụng OFFICE (Như Winword, Excel, PowerPoint, Access) có sửdụng bộ gõ tắt AutoCorrect. Mỗi lần bật hay tắt gõ tắt ta lại phải vàoToolsAutocorrect để chọn hay loại bỏ hộp kiểm tra (CheckBox) Replace. Điềunày gây mất thời gian và phiền toái. Tôi xin giới thiệu cách tạo một Macro rồigán vào một phím chức năng, ví dụ F11. Mỗi khi chuyển đổi, dùng hoặc khôngdùng gõ tắt AutoCorrect ta chỉ việc nhấn F11 là xong.Đầu tiên tạo Macro Visual Basic bằng cách vào môi trường này. Tôi chọn Alt +F11. Gõ Ctrl +R để hiện Project Explore.Từ đây ta chọn tệp Norm al.dot. Nếu đãcó Module rồi ta có thể đánh xuống bên dưới. Nếu chư a có thì chèn InsertModule. Đánh vào nội dung sau:Sub BatGoNhanh()With AutocorrectIf .ReplaceText = True Then.CorrectSentenceCaps = False.ReplaceText = False„ Thông báo ở thanh tr ạng tháiStatusBar = “Thôi không dùng gõ tắt nữa.”„Đổi tên TooltipText cho nút gán Macro này, giả sử nút lệnh là nút thứ 12 trênthanh Menu Bar„Sau khi gán Macro vào nút lệnh nào xin bạn vui lòng đếm thứ tự của nó rồi sửalại thứ tự ControlCommandBars(“Menu Bar”).Controls(12).TooltipText = “Bật gõ tắt”Else.CorrectSentenceCaps = True.ReplaceText = TrueStatusBar = “Bắt đầu sử dụng gõ tắt”CommandBars(“Menu Bar”).Controls(12).TooltipText = “Tắt bỏ gõ tắt”End If
  • 31. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 32End WithEnd Sub Bật tắt gõ tắt trong EXCEL có khác một chút, ta đánh vào tệpPESONAL.XLS:Sub BatGoNhanh()Application.AutoCorrect.CorrectSentenceCap = TrueIf Application.AutoCorrect.ReplaceText = True ThenApplication.AutoCorrect.ReplaceText = FalseApplication.CommandBars("Worksheet Menu Bar").Controls(14).TooltipText ="Bật gõ nhanh"ElseApplication.AutoCorrect.ReplaceText = TrueApplication.CommandBars("Worksheet Menu Bar").Controls(14).TooltipText ="Tắt gõ nhanh"End IfEnd Sub Sau khi đánh xong ta có thể gán Macro vào phím F11 bằng cách: Vào Customize (Chọn ToolsCustomize). Tại Tab tên Command chọn mụcMacro, chọn tên Macro BatGoNhanh. Rồi chọn mục Keyboard. Từ đây ta gánPressNew Shortcut Key để trỏ vào và nhấn phím F11. Chọn Assign và OK. 45. Chia bảng nhanh chóng trong Word Mất kha khá thời gian để hoàn tất việc nhập liệu và trang trí cho bảng tính, bạnchợt nhớ cần phải chia nó thành hai bảng riêng biệt. Thật tốn thời gian nếu phảitạo một bảng mới rồi nhập liệu từ đầu. Ngay cả "phương án" cắt/ dán cũng chẳngkhả quan cho lắm. Đây là cơ hội để bạn sử dụng phím tắt tuyệt vời sau.Hãy bôi đen dòng sẽ nằm ở vị trí đầu trong bảng mới, rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl+ Shift + Enter. Bảng giờ đã được chia thành hai bảng nhỏ rồi đấy. Phím tắt nàychỉ có thể chia bảng theo chiều ngang, do vậy, bạn có thể phải thực hiện một sốđiều chỉnh nhỏ. Khi cần quay lại định dạng cũ, bạn chỉ việc xóa khoảng trốnggiữa hai bảng.
  • 32. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 33 46. Làm phép tính tự động trong MS WordMặc dù công năng chính của Microsoft Word là soạn thảo văn bản, song nó cũngcho phép người dùng thực hiện các phép tính cơ bản thông qua chiếc máy tínhlàm được tích hợp với tên gọi Tools Calculate (khá giống với tiện ích Calculatortrong thư mục Accessories của hệ điều hành Windows).Để khai thác công cụ bí mật này của Microsoft Word, trước tiên, bạn cần đặtphím tắt của nó trên thanh công cụ nội trong cửa sổ soạn thảo văn bản bằng cáchtruy xuất đến menu View, chọn mục Toolbars, Customize…, bấm chọn thẻCommands, chọn mục Tools trong vùng Categories, bấm chọn mục ToolsCalculate trong vùng Commands, bấm giữ, kéo chuột và gắp thả biểu tượng củacông cụ nổi rồi chọn Close.Ngay lập tức, bạn sẽ trông thấy chiếc nút Tools Calculate. Kế tiếp, bạn hãy nhậpvào một phép tính, chẳng hạn ((90+10)*2)/200. Hãy đánh dấu khối phép tính nàyrồi nhấp chuột lên nút Tools Calculate. Kết quả của phép tính sẽ được trình bày ởgóc dưới trái của cửa sổ soạn thảo văn bản (nằm ngay sau dòng chữ The sesult ofthe calculation is). 47. Đánh số trang theo chương mụchay không? ,...). .
  • 33. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 34 48. Chuyển từ file Word sang file ExcelXin chỉ cách để chuyển từ file Word sang file Excel với qui định phân tách cộtnếu cách 2 khoảng trắng trở lên. Ví dụ: "Nguyễn Văn A 8644859 8 đường LữGia, P15, Q11, TP.HCM" được chuyển thành 3 cột sau: Nguyễn Văn A 86448598 đường Lữ Gia, P15 Q11 TP.HCMExcel có thể đọc được nhiều dạng file khác nhau, trong đó có dạng file text -only(văn bản thô). Khi bạn chọn menu File.Open để mở 1 file text-only thì Excel sẽhiển thị tuần tự 3 cửa sổ yêu cầu bạn khai báo kiểu dữ liệu (bạn chọn checkboxDelimited), dấu ngăn cách các field dữ liệu (bạn có thể chọn dấu tab, dấu phẩy,dấu chấm phẩy, khoảng trống hay nhập vào ký tự dấu ngăn nào bạn muốn). Nếubạn khai báo dấu ngăn phù hợp với ký tự mà bạn dùng để ngăn cách các field dữliệu trong file văn bản của mình thì Excel sẽ đọc và chứa vào các cột đúng theo ýmuốn.Tóm lại nếu bạn muốn chuyển dữ liệu từ Word sang Excel và muốn giữ đúng cáccột dữ liệu, bạn hãy ngăn các cột dữ liệu bằng 1 ký tự đặc biệt nào đó sao chokhông tranh chấp và nhầm lẫn với dữ liệu (ký tự tab là phù hợp nhất trong đại đasố trường hợp). Nếu đã lỡ dùng 2 khoảng trắng để ngăn cách các cột dữ liệu, bạncó thể thay thế chúng bằng ký tự dấu ngăn phù hợp hơn (bằng cách chọn menuEdit.Replace, nhập 2 khoảng trắng vào mục Find what và ký tự dấu ngăn vàomục Replace with rồi ấn button Replace All). Lưu ý rằng nếu chọn dấu ngăn làký tự điều khiển (thí dụ ký tự tab), bạn không nhập trực tiếp được ký tự điềukhiển này mà phải chọn button More.Special.Tab Character. Sau khi đã chuẩn bịđúng format cần thiết cho Excel, bạn dùng chức năng File.Save As để lưu kếtquả lên file (chọn kiểu file lưu là Plain text (*.txt). Sau đó chạy Excel, dùngmenu File.Open để đọc file, lúc này Excel sẽ hiển thị tuần tự 3 cửa sổ yêu cầubạn khai báo tính chất của file để nó xử lý đúng.Trong trường hợp bạn muốn copy dữ liệu dạng nhiều cột từ Word rồi dán trựctiếp vào bảng tính Excel, bạn phải dùng dấu ngăn là tab vì Excel coi tab là dấungăn cách mặc định.
  • 34. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 35 49. Thay đổi biểu tượng của nút nhấn trên thanh công cụ MS Word: Giao diện tương tác của Microsoft Word đã đạt chuẩn GUI với hệ thống các nút nhấn có biểu tượng giúp bạn dễ dàng liên tưởng đến chức năng tương ứng. Tuy nhiên, nếu muốn thay đổi biểu tượng mặc định của những chiếc nút nhấn này bằng những biểu tượng khác đẹp hơn mà bạn thích thú, bài viết sẽ hướng dẫn bạn.1. Vào Tools / Customize… (Hoặc click chuột phải lên biểu tượng nút nhấn trênthanh công cụ và chọn Customize…)2. Xuất hiện hộp thoại Customize / chọn thẻ CommandsClick vào nút Rearrange Command… Xuất hiện hộp thoại Rearrange Commands
  • 35. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 368 Menu Bar: Chọn tên menu thuộc thanh công cụ- ¡ Toolbar: Chọn thanh công cụ khác- Controls: Chọn nút nhấn muốn thay đổi biểu tượng (Ví dụ ở đây chọn thay đổibiểu tượng của nút nhấn Columns – chia cột báo, thuộc menu Format).- Add: Thêm mới công cụ- Delete: Xóa công cụ- Move Up/Move Down: Di chuyển công cụ lên / xuống trong menu.- Modify Selection: Lựa chọn một số sửa chữa khác. Bạn hãy chọn nút này.3. Click vàu nút Modify Selection:
  • 36. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 37- Reset: Hủy bỏ tất cả những thay đổi, trở về định dạng mặc định của MS Word.- Delete: Xóa công cụ- Name: Thay đổi tên của công cụ- Copy Button Image: Sao chép ảnh nút nhấn- Paste Button Image: Dán ảnh nút nhấn- Reset Button Image: Hủy bỏ tất cả những thay đổi về ảnh của nút nhấn.- Edit Button Image…: Chỉnh sửa hình ảnh của nút nhấn- Change Button Image: Bạn hãy chọn ảnh sẽ làm biểu tượng thay thế cho biểutượng của nút nhấn đang hiện hành.- Default Style: Hiển thị kiểu định dạng mặc định- Text Only (Always): Chỉ hiển thị chữ công cụ (ở mọi nơi)- Text Only (in Menus): Chỉ hiển thị chữ công cụ (trong menu)- Image and Text: Hiển thị cả ảnh và chữ- Begin a Group: Hiển thị ở vị trí đầu tiên của nhóm dưới.- Assign Hyperlink: Đặt liên kết cho công cụ.
  • 37. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 384. Kết quả sẽ hiển thị ngay trên thanh công cụ: Biểu tượng của nút công cụColumns đã được thay đổi 50. Xuất hiện dòng kẻ đỏ dưới chữ khi dùng WordHỏi: Mỗi khi gõ chữ trong Microsoft Word thì ở dưới mỗi chữ đều xuất hiệndòng kẻ màu đỏ, mặc dù tôi đã không chọn Undenline. Nhưng khi in ra thìnhững hàng màu đỏ không thấy xuất hiện.Đáp:Microsoft Word có tính năng kiểm tra lỗi chính tả mỗi khi người dùng gõ chữvào, nhưng lại kiểm tra theo từ điển tiếng Anh (mặc định), cho nên bạn sẽ thấyhầu hết các chữ tiếng Việt sẽ bị gạch dưới. Bạn có thể tắt tính năng này bằngcách- Nhấn Tools.Options…- Chọn thẻ Spelling & Grammar- Loại bỏ (deselect) “Check spelling as you type” và “Check grammar as youtype”, rồi nhấn OK.
  • 38. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 39 51. Tạo dòng dấu chấm (…) nhanhKhi sử dụng Word tạo nhanh dòng dấu chấm (....)1. Vào FormatTabs…2. Xuất hiện hộp thoại Tabs
  • 39. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 40Tab stop position: Độ dài tính từ đầu dòng của tab đến vị trí điểm cuối dòng.Default tab stops: Chế độ mặc định của tab (thường là 1,27cm)Alignment: Căn lề dòng tab.Left: Lề tráiCenter: Giữa dòngRight: Lề phải.Leader: Lựa chọn kiểu đường tab (………, ____, ---)Nút Set: Thiết lập3. Kích vào nút OK để hoàn thành việc tạo tabs.Trong cùng 1 dòng có thể tạo được nhiều tab khác nhau.* Nếu muốn bỏ đường Tab:1. Tại hộp thoại Tabs, chọn loại đường tab ở Tab stop position2. Chọn nút Clear: Xóa 1 tab đã chọn3. Chọn nút Clear All: Xóa toàn bộ các đường tab.4. Chọn nút OK để hoàn thành. 52. Tự động lưu lại dữ liệu khi đang soạn thảo Hỏi: có cách nào tự động lưu lại dữ liệu khi đang soạn thảo không?Đáp:Bạn có thể thực hiện dễ dàng việc này với các thao tác sau:B1. Nhấn vào menu Tool --> Options, tại đây bạn hãy nhấn vào thẻ Save rồinhấn dấu chọn trước tuỳ mục Save AutoRecover info every sau đó thiết lập mộtthời gian mà bạn muốn .Chúng ta nên đặt số thời gian Backup (tự Save) dữ liệu trong khoảng thời gian là5 phút hoặc nhỏ hơn thế. Word tự động “backup” lại dữ liệu của mình (theo mặcđịnh là 10 phút) sau đó bấm OK để chấp nhận việc thay đổi này.
  • 40. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 41Bây giờ chúng ta có thể yên tâm làm việc với Word mà không sợ mất đi nhữnggì đang làm cả khi máy trục trặc, treo thậm chí nguồn điện bị mất. Vì máy tính sẽtự động lưu lại những gì bạn đang làm 5 phút một lần.
  • 41. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 42 53. Khắc phục lỗi font tiếng Việt Unicode trong WordHỏi: Tôi để Font mặc định là .VnTim viết bằng bảng mã TCVN3, nhưng sao khichuyển về Font Arial để viết dạng Unicode thì cứ ký tự nào có dấu tiếng Việt làlại bị cách ra một khoảng trắng? Phải làm sao để giải quyết tình trạng đó?Trả lời:Khi gõ tiếng Việt có dấu với font Unicode trong Word mà xảy ra hiện tượng chữbị giãn ra một khoảng trắng thì bạn khắc phục bằng cách mở menuTools/Options, chọn bảng Edit rồi bỏ dấu chọn mục Smart cut and Paste. 54. Header và footer trong mỗi section . . . : . . .
  • 42. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 43 {SECTION} {SECTIONPAGES} : . . {NUMPAGES} {PAGE}
  • 43. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 44 55. Tạo mục lục tự động trong Office 2007B1: Mở văn bản bạn cần tạo mục lục tự động (hình minh họa là file "Quan heVietNam-NhatBan.doc"B2: Bạn chọn References trên trình đơn thông minh của bộ Office 2007
  • 44. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 45Bước 3: Lựa chọn vùng chức năng tạo mục lục tự động Table of Contents..Bước 4: Mục lục tự động được tạo trên nguyên tắc cấp độ nội dung, vì vậy, đểtạo nó bạn phải lựa chọn cấp độ nội dung cho phù hợp. Ví dụ: 3 phần mở đầu,nội dung, kết luận.. bạn chọn level 1, các nội dung nhỏ hơn sẽ chọn level lớn hơnnhư level 2. Level 3.... Phần trình bày dưới sẽ hướng dẫn chi tiết để các bạn dễhình dung.Để đánh dấu đề mục trong bảng mục lục, các bạn chỉ cần đặt vị trí trỏ chuột vàodòng chứa đề mục và xác định mức (level):
  • 45. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 46B5: Các bạn thao tác tương tự với các đề mục khác, chọn level thích hợp.Sau khi đã hoàn thành việc xác định mức độ các đề mục trong bảng mục lục cácbạn di chuyển con trỏ chuột đến vị trí cần chèn mục lục và nhấn chọn biểu tượngTable of Contents...Bạn có thể chọn những kiểu trình bày sẵn có(Automatic...) hoặc tùy chọn chi tiếtbằng cách nhấn chọn Insert Table of Contents...
  • 46. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 47Xuất hiện hộp thoại Index and Tables, chọn thẻ Table of ContentsPrint Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị khi inWeb Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị ở dạng trang webShow page numbers: Hiển thị số trang.Right align page numbers: Hiển thị số trang bên lề phải.Use hyperlinks instead of page numbers: Có sử dụng liên kết từ mục lục tới trang
  • 47. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 48đặt Heading. Tab leader: Chọn loại đường tab từ cuối các Heading đến số trang.Show levels: Số cấp độ Heading.ỹ Nút Show Outlining Toolbar: Cho hiển thị thanh công cụ Outlining trên cửa sổMS WordNút Options...: Mở hộp thoại Table of Contents Options: Tùy chọn thêm một sốtính năng khác.Nút Modify...: Mở hộp thoại Style, sửa đổi định dạng font chữ cho nội dungphần mục lục tự động.
  • 48. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 49Trường hợp trong file đã có mục lục tự động, và bạn đồng ý thay đổi định dạngfont chữ bằng hộp thoại Style sẽ xuất hiện thông báo: "Bạn có muốn thay thếđịnh dạng cho bảng nội dung mục lục không?Chọn nút Yes: Đồng ý. Ngoài font chữ của nội dung bảng mục lục thay đổi, MSWord còn tự động cập nhật lại số trang cho các đề mục.Nhấn chọn OK trong hộp thoại Table of Contens để hoàn tất việc chèn mục lụctự động vào văn bản.
  • 49. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 50ở tại phần mục lục này, có liên kết cho phép bạn click chuột (hoặc dùng kết hợpphím Ctrl + click chuột) để nhảy đến đúng mục và số trang cần đến.B6: Chỉnh sửa mục lục tự động- Tại mục lục tự động mới được tạo ra ta có thể chỉnh sửa như với mọi văn bảnbình thường khác, tức là bạn có thể chọn font chữ , cỡ chữ, cách dòng, màu sắc...thích hợp theo ý của bạn.- Trong quá trình chỉnh sửa văn bản, số trang có thể thay đổi, do vậy nếu bạnmuốn cập nhật lại chỉ cần click chuột vào Update Table
  • 50. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 51Hộp thoại Update Table hiện ra với 2 l ựa chọn:Update pages numbers only: chỉ cập nhật số trang.Update entire table: cập nhật cả số trang và nội dung mục lụcTùy vào yêu cầu của bạn mà có lựa chọn thích hợp.Phiên bản MS Office 2007 giao diện và chức năng hết sức rất thân thiện giúp tathực hiện các công cụ văn phòng dễ dàng và tự nhiên. Cách tạo mục lục tự độngtrong phiên bản này đã được trực quan hóa. Tôi hy vọng hướng dẫn này sẽ đưađến cho các bạn cách tạo mục lục nhanh chóng và chính xác, nâng cao hiệu suấtlàm việc.Với nội dung trên có thể dài bởi chúng tôi hướng dẫn tương đối cụ thể, nhưngkhi bạn đã hiểu thì công việc lại hoàn toàn đơn giản và ngắn gọn. Chúc bạn thựchiện thành công!
  • 51. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 5256. nđ a “My Documents” trong Windows XP Trong W . hơn. trong “My Documents”. . .57. Thêm trang bìa cho tài liệu Word Sếp chuyển cho tôi một tập tin Word, yêu cầu tôi trình bày thêm trang bìa trước khi in ra giấy và sao chụp thành nhiều bản. Thêm trang đầu thì tôi biết cách: tôi ấn tổ hợp phím Ctrl+Home để “nhảy” về đầu tài liệu rồi ấn Ctrl+Enter Tuy nhiên, trang bìa vừa thêm vẫn có dòng tiêu đề ghi ở đầu trang (có cả biểu tượng công ty) và số trang ghi ở cuô trang, giống y như những trang khác. Vậy thì kỳ quá! Muốn “đụng” vào phần đó, tôi loay hoay một lúc thì “mò” ra: chỉ cần bấm kép vào dòng tiêu đề hoặc số trang là có thể sửa hoặc xóa nó đi.
  • 52. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 53Sau đó, bấm kép vào đâu đó trên trang tài liệu, Word trở lại chế độ soạn thảobình thường.Nhưng nếu xóa bỏ dòng tiêu đề và số trang ở trang bìa, chúng lại rủ nhau “siêuthoát” trong mọi trang sau (tôi hoảng quá, vội vàng ấn Ctrl+Z mấy lần để hủy bỏthao tác xóa). Cuối cùng, tôi cũng biết cách hóa giải “hai mặt đối lập”: chọn File,chọn Page Setup, chọn thẻ Layout, chọn Different first page. Chỉ vậy thôi, Wordsẽ “thông cảm”, không hiển thị dòng tiêu đề và số trang ở trang bìa nữa.Nhân tiện, bạn để ý nút bấm Borders trên hộp thoại Page Setup. Bấm nút đó, bạnsẽ tạo được khung viền cho trang bìa thêm phần long trọng. Cụ thể, khi hộp thoạiBorders and Shading hiện ra, bạn chọn một loại khung viền “nghệ thuật” trong ôArt, chọn This section - First page only trong ô Apply to rồi bấm OK. Bạn đừngquên quy định như vậy trong ô Apply to. Nếu không, Word lại tạo khung viềncho mọi trang. Ác vậy đó! 58. Chức năng Tracks Change, Comments Chức năng Tracks Change cho phép bạn lưu lại một bản "nháp" những gì bạn vừa sửa trên văn bản một cách khoa học, nhìn vào văn bản có sử dụng chức năng Track Change, bạn sẽ thấy được rất rõ ràng những thay đổi về nội dung đã được thêm vào, xóa đi hay chỉnh sửa như thế nào. Chức năng Tracks Change cũng như Comment thường không được mọi người quan tâm sử dụng vì cho rằng cách sử dụng rắc rối. Tuy nhiên, quan niệm này đang dần được thay đổi khi trong những phiên bản Word mới (XP,2003), hãng Microsoft ngày càng chú trọng nâng cấp tính năng này cho tiện lợivà dễ sử dụng hơn.
  • 53. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 54 59. Bật và tắt chế độ Tracks Change Cách 1: Để kích hoạt chế độ Track Change, vào menu Tools --> TrackChanges Cách 2: Kích vào biểu tượng Track Change trên thanh toolbar Reviewing(Nếu bạn không thấy xuất hiện thanh công cụ Toolbar thì có thể làm nó xuất hiệnbằng cách chọn menu View --> Toolbar --> Reviewing)Khi chế độ Tracks Change được kích hoạt thì biểu tượng TRK trên thanh trạngthái sẽ chuyển từ chế độ mờ sang đậmNhờ có chế độ Tracks Change mà ở trạng thái Print Layout, Web Layout vàReading Layout, những chữ bị xóa hay được định dạng lại sẽ xuất hiện trong mộtvòng chú thích phía ngoài lề, nhìn giống như cách chúng ta thường dùng bút đểsửa văn bản trên trang giấy viết hàng ngày. ở trạng thái quan sát Normal hay Outline, những chữ đã bị xóa xuất hiện ngaytrong văn bản với đường gạch chân phía dưới, không nằm trong vòng chú thíchvà những thay đổi sẽ tác động trực tiếp lên văn bản.
  • 54. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 55 60. Chèn lời bình vào văn bản Cách 1: Chọn menu Insert --> Comment Cách 2: Trên thanh công cụ Reviewing, kích biểu tượng Insertở trạng thái Print Layout, Web Layout và Reading Layout, bạn sẽ quan sát thấyđịnh dạng như sau:Sử dụng các nút trên thanh công cụ Reviewing để xác nhận hay hủy bỏ quá trình"track changes" và để xóa các Comments (câu bình luận).1.Kích vào Previous để xem lại các thao tác diễn ra trước đó.2.Kích vào Next để xem các thao tác diễn ra sau đó cho đến thao tác sau cùng.3.Kích vào Accept Change để xác nhận quá trình soát lỗi.4.Kích vào Reject Change/Delete Comment để hủy bỏ quá trình soát lỗi và xóaphần bình luận.Định dạng Track changes trông sẽ khác nhau ở những chế độ nhìn khác nhau(Print Layout, Normal, Web layout, Reading layout, Outline). Khi đã sử dụngquen chế độ Track changes thì bạn sẽ tìm ra được dạng nào thì thích hợp nhấtvới bạn.ở chế độ quan sát Print Layout, các dòng văn bản được xoá, các lời chú giải vàcả định dạng văn bản nữa được hiển thị trong các ô ghi chú phía bên lề của vănbản. Cũng xuất hiện tương tự như chế độ Print Layout là chế độ quan sát Web
  • 55. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 56Layout và dạng Reading Layout.Tuy nhiên, ở dạng Normal và Outline thì không có bất kì ô ghi chú nào cả. Dòngvăn bản được xoá được thể hiện trong văn bản với một đường kẻ trên nó, và lờichú giải được thể hiện ở phía dưới cùng của văn bản trong phần Reviewing.Ngoài ra, ở tất cả các định dạng , dòng văn bản được chèn vào được thể hiện vớinhững đường gạch chân và bôi màu riêng, và những đường kẻ đứng xuất hiệnphía bên lề trái để chỉ rõ nơi sự sửa đổi vừa được thực hiện.Các chế độ hiển thị của ô ghi chú (Balloons):Bạn có thể thay đổi các chế độ hiển thị của Balloons bằng cách chọn menu Shownằm trên thanh công cụ Reviewing và thay đổi các chế độ.
  • 56. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 57+ Always: Luôn luôn xuất hiện ô ghi chú trong quá trình thao tác văn bản+ Never: Không muốn xuất hiện ô ghi chú trong suốt quá trình thao tác văn bản+ Only for Comments/Formatting: Xuất hiện ô ghi chú đối với những lời chúgiải và thao tác thay đổi trong văn bản, còn những dòng văn bản bị xóa đi sẽ hiểnthị với đường kẻ gạch ngang qua.
  • 57. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 58Những phần bị xóa, phần chú giải hay những thay đổi định dạng sẽ xuất hiệntrong các ô ghi chú (balloons) ở các chế độ quan sát: Print Layout, Web Layoutvà Reading Layout. Ngoài ra, bạn có nhiều sự lựa chọn về việc thể hiện sự chèn,xoá bỏ và thay đổi định dạng trong phần "Tracks changes and Comment" vớinhững kiểu chữ, font chữ, định dạng chữ khác nhau, không bắt buộc phải theochế độ mặc định của Microsoft. Truy cập vào menu Show, chọn Options để cónhững sự lựa chọn riêng của bạn. Chúc thành công. 61. thiết lập section: Sau khi tạo xong một tài liệu gồm 3 trang, bạn đặt con trỏ ở cuối trang số 1 rồi chọn menu Insert Break, sẽ xuất hiện hộp thoại Break. Trong mục Section break types, bạn chọn Next page rồi nhấn OK (hoặc nhấn đúp lên Next page) để thoát khỏi hộp thoại Break. Bạn cũng thực hiện tương tự đối với trang thứ hai và trang thứ ba để tạo thêm Section mới. Vậy là bây giờ tài liệu của bạn đã được chia làm 3 section.
  • 58. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 59 62. thiết lập hướng trang in: ngang, dọcBạn đặt con trỏ ở trang thứ hai (trong trường hợp này cũng là Section 2) rồi vàomenu File Page Setup > trong hộp thoại Page Setup, bạn chọn thẻ Margins (vớicác phiên bản MS Word 97/2000, bạn hãy chọn thẻ Page Size) và chú ý hai mụcsau:- Orientation: Chọn Landscape.- Apply to: Chọn This section để áp dụng in theo trang in ngang cho section 2mà thôi. Đối với section 1 và 3 vẫn theo chế độ mặc định là Portrait.Cuối cùng, bạn nhấn OK để xác lập có hiệu lực. Để kiểm tra, bạn vào menu File,chọn lệnh Print Preview.
  • 59. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 6063. Bảo mật văn bản Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Microsoft Word 2003 trở lên thì có một tính năng bảo mật văn bản rất hay mang tên Protect Document, với tính năng này bạn có thể an tâm giao văn bản cho người khác mà không sợ họ chỉnh sửa, thay đổi cả văn bản hoặc từng đoạn văn bản do bạn chỉ định. Để kích hoạt chức năng này, bạn hãy nhấn vào Menu Tool > Protect Document. Giao diện làm việc chính của chương trình sẽ được xuất hiện ở phía bên tay phải cửa sổ làm việc của bạn. Tại đây nếu đơn thuần bạn chỉ muốn đoạn văn bản của mình được bảo vệ mà không ai có quyền thay đổi các thông số bên trong văn bản của mình như (Font chữ, định dạng, thiết kế,....) thì bạn chỉ việc đánh dấu kiểm vào trước tuỳ mục Limit formatting to a selection of styles, sau đó nhấn vào tuỳ chọn Yes, Start Enforcing Protection rồi nhập mật khẩu để khoá các định dạng văn bản này vào.
  • 60. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 61Ngoài tính năng trên, nó còn có một chức năng khá hay khoá từng đoạn hoặckhông cho thay đổi hoặc thêm bớt bất kỳ thứ gì trong văn bản. Các tính năng nàyđược phân cấp mở rộng trong tuỳ mục Editing restriction. Chúng bao gồm:1. Tracked changes: hiển thị riêng biệt những đoạn văn bản bảo mật và nhữngđoạn văn bản mà người khác thêm vào (các đoạn văn bản thêm vào sẽ được phântách mà hiển thị kiểu chữ màu đỏ).2. Comments: không cho phép bạn thêm bớt hoặc chỉnh sửa bất cứ thứ gì trongvăn bản, bạn chỉ có quyền thêm vào tạo các đoạn ghi chú (comments) mà thôi.3. Filling in forms: không được thêm bớt và các định dạng trong văn bản, bạn chỉcó thể thay đổi các biểu mẫu có trong văn bản.4. No changes: văn bản của bạn chỉ có quyền được xem mà không thể làm đượcgì, tất cả các lệnh trong Word đều bị khoá bỏ.Khi đã chọn xong, bạn hãy nhấn vào tuỳ chọn Yes, Start Enforcing Protection rồinhập mật khẩu để bảo vệ văn bản của bạn vào. Từ lúc này văn bản của bạn đãthực sự "an toàn" rồi đấy.Khi nào muốn trở lại "hiện trạng làm việc ban đầu" cho các văn bản đã khoá, bạnhãy mở văn bản bị khoá lên rồi truy xuất vào menu Tools > UnprotectDocument. Sau đó nhập mật khẩu để giải mã vào. 64. Khi soạn thảo văn bản trên MS Word, có trường hợp bạn sẽ dùng một phôngchữ đặc biệt mà ở máy khác không có, để tài liệu Word của mình có thể hiển thịđúng phông chữ đặc biệt này trên bất kỳ máy nào bạn nên đặt tính năng nhúngphông. . .
  • 61. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 62 65. Tùy biến hộp thoại OFFICE Liệu tôi có thể thay đổi các shortcut ở cột Places Bar trong các hộp thoại File Open và File Save của Microsoft Office không? Microsoft Office cung cấp một thanh chọn (Places Bar) với các shortcut dẫn đến những thư mục mà người dùng thường truy xuất trong hộp thoại Open, Save của các ứng dụng như Word và Excel. Bạn dễ dàng tìm thấy Places Bar này ở bên trái của hộp thoại File Open, File Save và các hộp thoại khác.Trong Office 2002 và 2003, để bổ sung một shortcut vào Places Bar, bạn mở bấtkỳ một hộp thoại Office nào có thanh Places Bar, di chuyển và chọn (nhưngkhông mở) thư mục muốn truy cập nhanh, sau đó nhấn Tools.Add to My Places(Hình 1). Ngay lập tức, tên thư mục đó sẽ xuất hiện ở phía cuối của thanh PlacesBar. Nếu không thấy được biểu tượng thư mục mới này, bạn nhấn phải chuột lênPlaces Bar rồi chọn Small Icons hoặc thay đổi kích thước hộp thoại.Ngoài ra, bạn có thể nhấn phải chuột lên một biểu tượng trong Places Bar để dichuyển hoặc xóa bỏ nó (trừ biểu tượng mặc định của Office).Trong Office 2007 (chạy với Windows XP, không phải với Vista), di chuyển đếnthư mục mà bạn muốn bổ sung vào Places Bar, nhấn phải chuột lên Places Barđó, chọn Add, rồi nhập vào tên của thư mục. Còn nếu muốn tùy biến Places Bartrong các ứng dụng không phải Office, kể cả trình duyệt
  • 62. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 63 66. Xem Word dưới dạng thumbnails Trong Win Explorerđối với các tập tin hình ảnh, dĩ nhiên bạn có thể xem dưới dạng hình thu nhỏ(thumbnails). Nhưng liệu bạn có thể làm được điều đó đối với các tập tin Wordhay không? Mẹo nhỏ sau đây sẽ giúp bạn xem các tập tin Word dưới dạngthumbnails giống như xem các tập tin hình ảnh vậy. Trước tiên, bạn khởi độngMicrosoft Word, trên thanh thực đơn, chọn File Properties > Hộp thoạiProperties xuất hiện > Chọn thẻ Summary > Đánh dấu chọn vào mục Savepreview picture > Nhấn OK để xác nhận.Bây giờ, bạn có thể soạn thảo văn bản và lưu lại là xong. Trong WindowsExplorer, bạn vào menu View, chọn Thumbnails để xem file văn bản dạng thunhỏ.
  • 63. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 64 B. Ms Excel 1. Sao chép dữ liệu từ dòng sang cột trong ExcelĐể sao chép các giá trị số hay chữ từ dòng sang cột, trước tiên bạn chọn (tô đen)dữ liệu cần sao chép trên dòng, rồi nhấn Ctrl+C để sao chép. Sau đó, bạn dichuyển con trỏ đến vị trí cần dán dữ liệu trên cột, rồi nhấn chuột phải chọn PasteSpeacial... Trong hộp thoại Paste Speacial vừa xuất hiện, bạn đánh dấu chọn vàomục Transpose (bên trên nút OK). Cuối cùng, bạn nhấn nút OK để hoàn tất việcsao chép.Bạn thực hiện tương tự khi muốn sao chép các giá trị số hay chữ từ cột sangdòng. 2. Chuyển dữ liệu từ Excel vào Accesshỏi: Tôi muốn biết có cách nào nhập liệu vào table trong Access từ một tập tinExcel có sẵn? Xin chỉ cách dùng mã lệnh để có thể nhập liệu nhanh bằng cáchnhấn một nút trên form nhập liệu.Để nhập mới nội dung một table (trong Access) từ một tập tin Excel, ta có thểdùng một trong những cách sau đây: 1. Chọn File Get External Data Import từ trình đơn Access. Trên hộpthoại Import, chọ n mục Microsoft Excel từ danh sách Files of type, rồi chọn tậptin Excel muốn đưa dữ liệu vào Access và bấm OK. Sau đó, theo từng bướchướng dẫn của Access. Tuy nhiên, dữ liệu luôn luôn được đưa vào một tablemới, chứ không đưa vào table có sẵn cấu trúc được. 2. Tạo một macro, rồi trên form vẽ một nút lệnh để chạy macro này. Tuynhiên, các thông số như TableName, FileName cần phải được gõ sẵn, hoặc phảibổ sung thêm một số “kỹ xảo” nữa rất mất công. 3. Cách khác hay hơn: dùng đối tượng DoCmd, một hình t hức sử dụngmacro của Access trong VBA. Ví dụ: Tạo form như hình 1, gồm có một textbox(đặt tên txtTapTinExcel), một nút lệnh (có dấu 3 chấm, đặt tên cmdTimTapTin),một nút lệnh (để đọc dữ liệu từ tập tin Excel có tên chứa trong ô txtTapTinExcel,đặt tên cmdDocDuLieuTuExcel) và một ActiveX Control có tên dlgTimTapTin.ActiveX Control này được tạo bằng cách bấm nút More Controls (nút cuối cùng)trên ToolBox, rồi chọn mục Microsoft Common Dialog Control. Lần lượt gõ vàocác thủ tục xử lý tình huống OnClick của các nút lệnh cmdDocDuLieuTuExcelvà cmdTimTapTin (đoạn mã 1). Bạn lưu ý, thứ tự và tên các cột trong tập tinExcel phải giống như cấu trúc table đã khai báo trong Access.
  • 64. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 65Đoạn mã 1:Private Sub cmdTimTapTin_Click() With dlgTimTapTin .ShowOpen txtTapTinExcel = .FileName End WithEnd SubPrivate Sub cmdDocDuLieuTuExcel_Click() Dim sTenTable As String sTenTable = "tbNhanVien" „ Vñ duå DoCmd.TransferSpreadsheet acImport, acSpreadsheetTypeExcel8, _ sTenTable, txtTapTinExcel, TrueEnd Sub 3. Cách in trang chẵn/lẻ trong Excelsu dung chuc nang "Insertion - Objet" cua Word de chen file excel cua anh vao.Nhu vay, luc in bang Word, anh se co the in trang chan le duoc. 4. Chèn hình vào bảng tính Excel Em muốn insert file hình vào Excel (file hình này phải chìm xuống như trongWord khi ta chọn chức năng Behind Text Layout).Em đã thử dùng tính năng Format/ Sheet/ Background nhưng do diện tích củafile hình nhỏ nên nó fill đầy hết một sheet mà em chỉ muốn nó hiện đúng vớidiện tích của file hình đó. Các anh chị có cách nào chỉ giúp giùm em không nhỉ?Em chân thành cảm ơn.Bạn phải dùng Forrmat Picture như sau:Forrmat Picture > Picture > Color > Washout.
  • 65. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 66 5. Thêm lệnh thường dùng vào nút phải chuột trong ExcelExcel (hay các ứng dụng khác trong bộ Microsoft Office) quản lý nhiều menukhác nhau, mỗi menu được nhận dạng thông qua tên riêng.Thí dụ menu pop-up được hiển thị mỗi khi bạn ấn phải chuột trên 1 cell bảngtính có tên là menu "Cell". Microsoft cho phép người dùng được toàn quyền truyxuất, hiệu chỉnh nội dung của từng menu. Thí dụ macro VBA sau đây cho phépbạn thêm 1 lệnh (control) mới vào menu pop-up "Cell":Sub AddMenuItem()định nghĩa biến tham khảo đến menu.Dim objCommandBar As Office.CommandBarđịnh nghĩa biến tham khảo đến control option.Dim objCommandBarButton As Office.CommandBarButtonXác định menu "Cell"Set objCommandBar = Application.CommandBars.Item("Cell")thêm 1 option (lệnh) mới vào menu "Cell"Set objCommandBarButton =objCommandBar.Controls.Add(msoControlButton)thiết lập các thuộc tính cho option mớiWith objCommandBarButton.Caption = "Chuc nang 1".FaceId = 43.Style = msoButtonIconAndCaption.OnAction = "OnChucNang1"End WithEnd Subthủ tục xử lý option mớiSub OnChucNang1()thí dụ thông báo cho người dùng biếtMsgBox "Bạn mới ấn chức năng 1"End Sub 6. Trung bình Cộng theo màu chữ của EXCELTrong Excel, ngoài các hàm có sẵn ta có thể xây dựng các hàm mới. Tôi xin giớithiệu một cách vận dụng Visual Basic để tính hàm trung bình cộng các ô có cùngmàu chữ với ô mẫu, trong vùng EXCEL. Muốn sử dụng hàm ta phải truyền 2biến: Tên vùng và ô làm mẫu. Từ EXCEL ta khởi động Visual Basic bằng nhiều cách, tôi chọn Alt+F11. Rồigõ Ctrl +R để hiện Project EXplore.
  • 66. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 67 Ta Click để chọn tệp của mình làm dự án. Rồi Click InsertModule để hiệncửa sổ soạn thảo hàm:Đánh vào như sau: Option Explicit Function TBCONGMAU(VungDL, OMau) Dim Tong, OHT, MauHT, MauChuan, dem, KQ Lấy màu chuẩn MauChuan=OMau.Font.Color Xử lý từng ô một trong vùng For Each OHT in VungDL Lấy màu của ô hiện tại MauHT=OHT.Font.Color Nếu là ô số có màu chữ trùng màu thì cộng vào biến tong, và tăng biến dem If IsNumeric(OHT) AND (MauHT=MauChuan) Then Tong=Tong+OHT dem = dem +1 End If Next if dem =0 then KQ="Không có ô nào trùng màu ô mẫu" Else KQ=Tong/dem End if TBCONGMAU=KQ End FunctionTương tự, ta có thể thiết kế các hàm liên quan tới các thuộc tính của ô. Như cộngtheo màu, đếm theo màu.... Sử dụng các thuộc tính của ô thông dụng như:Màu chữ = Tên_Ô.Font.ColorTên Font chữ = Tên_Ô.Font.NameCỡ chữ = Tên_Ô.Font.SizeMàu nền = Tên_Ô.Interior.Color........ Để sử dụng các hàm đã thiết kế, ta cần biên dịch thành các tệp Add-In thườngcó đuôi .XLA bằng cách cất luôn tệp thành dạng Add-In. (Khi cất, hộp File ofType: chọn kiểu Add-In). Sau đó tiến hành Add-In tệp vào Excel bằng cách chọnToolsAdd-In, rồi Browse để tìm tệp.
  • 67. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 68 Khi sử dụng hàm thì sử dụng như một hàm bình thường đã có của Excel.Ví dụ: =CONGMAU($E$5:$F$200; $a$3)Nếu trong vùng $E$5:$F$200 có ô số trùng màu chữ với ô $a$3 thì cộng để đưara kết quả. 7. Thiết lập tự động màu sắc cho các ô tuỳ thuộc giá trị của ô: Cách 1: Sử dụng Code trong Format Cell:Chọn ô, vào Format CellNumber đánh trực tiếp vào hộp Code (Hoặc hộp Typetuỳ theo Version của Excel) theo mã Code thứ tự sau:Code 1: Số dương ; Số âm ; Số 0; Chuỗi ký tựVí dụ: "Lãi " #.### " đồng" [red];"Lõm " #.### " đồng" [blue]; "Hoà vốn";"Nhậpsai"(Nếu giá trị nhập vào là số dương thì chữ màu đỏ, số âm, chữ màu xanh.)Code 2: [> Mốc] Số lớn hơn mốc; Số âm ; Số từ 0 đến mốc ; Chuỗi ký tựVí dụ: [>=200] #.### "cái dư" [red]; "thiếu "#.### " cái"; #.### "cái dư" [blue];"Nhập sai"(Nếu số hơn 200 thì hiện màu đỏ, số dương nhỏ hơn 200 sẽ màu xanh...) Như vậy, ta chỉ việc nhìn lướt qua bảng tính từ màu sắc của các ô, ta sẽ biếtđược những vùng nào có số phù hợp mà mình đã đặt. Cách 2: Dùng cho những máy cài Excel 97 trở lên:Bạn hãy lựa chọn ô rồi chọn từ FormatConditional Formatting... tuỳ theo dấu sosánh và giá trin so sánh để ta Format lấy màu sắc của ô. Sử dụng các hàm thiết lập để tính đối với màu sắc các ô. Nếu máy sử dụngOFFICE2000 không thực hiện được xin bạn cài bổ sung OFFICE2000 ở chế độFULL (Run All From My Computer)
  • 68. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 69 8. Chuyển dòng thành cột trong MS ExcelBạn đã hoàn tất việc nhập liệu, đặt công thức và định dạng cho một bảng tính.Khi nghĩ rằng mình đã hoàn thành công việc một cách tốt đẹp thì phát hiện rằngdữ liệu trong bảng tính bị đảo ngược từ dòng thành cột. Điều này rất quan trọngnếu bạn dự định sẽ thực hiện một số lệnh về cơ sở dữ liệu. Trước khi nhập lại dữliệu, hãy kiểm xem bạn có tính năng Transpose không. Ví dụ ở Hình 1 cho thấydữ liệu trong vùng A1:E5 được chuyển sang vùng A7:E11.Hình 1. Chuyển đổi một vùng dữ liệu thì dễ dàng nhưng chỉ có Excel mới giữ lạiđược công thức. Trong Excel, đánh dấu vùng muốn chuyển, chọn Edit.Copy. Nhấn chuột vàogóc trên trái của vùng mới rồi chọn Edit.Paste Special. Trong khung hội thoạiPaste Special, chọn tuỳ chọn Transpose rồi nhấn OK. Excel tự động điều chỉnhcông thức trong vùng ban đầu.Nhận dạng công thức Đã bao nhiêu lần bạn vô tình xóa hoặc ghi chồng lên những ô có chứa côngthức? Có giải pháp chống ghi lên những ô quan trọng và giải pháp khác là đặt cờhiệu cho những ô này. Có một kỹ thuật thông minh dùng tính năng định dạng có điều kiện của Excel97 để định dạng đặc biệt những ô có chứa công thức, nhưng vài trường hợp lạikhông thực hiện được. Ví dụ, với kỹ thuật này, bạn có thể thiết đặt sao cho ô chứa công thức có màuvàng hoặc ô chứa giá trị âm thì được làm đậm.
  • 69. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 70Với Excel 97 hoặc mới hơn, thực hiện những bước sau:1. Chọn Insert.Name. Define.2. Trong khung hội thoại Define Name, nhập CellHasFormula vào khung làNames in workbook rồi gõ =GET.CELL(48,INDIRECT ("rc",FALSE)) trongkhung `Refers to.3. Nhấn Add rồi OK.4. Đánh dấu những ô bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện.5. Chọn Format. Conditional Formatting.6. Trong khung hội thoại Conditional Formatting, chọn Formula Is từ danhsách thả xuống rồi gõ =CellHasFormula vào ô kế bên (hình 2). Thao tác này sẽáp dụng định dạng có điều kiện bất cứ lúc nào công thức có giá trị là True.Hình 2. Dùng định dạng có điều kiện để định dạng tự động cho các ô trong mộtvùng được chọn.7. Nhấn nút Format rồi chọn loại định dạng bạn muốn. Nhấn OK. Khi đã thực hiện xong các bước trên, những ô có chứa công thức trong vùngbạn đã đánh dấu ở bước 4 sẽ hiển thị định dạng bạn chọn. Thế kỹ thuật này làmviệc như thế nào? Điểm mấu chốt là tạo một công thức như ở bước 2. Công thứcnày không có mặt trong ô như những công thức chuẩn nhưng vẫn hoạt động nhưmột công thức bằng cách trả về giá trị, trong trường hợp này là True hoặcFalse. Công thức dùng hàm GET.CELL là một phần của ngôn ngữ macro XLMvà không thể dùng trực tiếp trong bảng tính. Tham số đầu tiên của hàm dùng giátrị 48 để trả về AàTrue nếu ô có chứa công thức. Hàm INDIRECT về căn bản làtạo tham chiếu đến từng ô trong vùng đã chọn.Cách sắp xếp đánh số heading trong Word Có cách nào để chúng trong một tậptin mà vẫn có hai cách đánh số tự động như đã nêu không?
  • 70. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 71Đánh số thứ tự Heading trong Microsoft Word for Windows (chọnFormat/Heading/Numbering) cho phép bạn tự động đánh số những phần khácnhau của văn bản rồi đánh số những phần này khi bạn thêm, xóa hay dời chúngđi. Tuy nhiên bạn không thể thay đổi cách đánh số ở giữa văn bản. Chẳng hạnbạn không thể có một cách sắp xếp cho các chương (1,2,3....) và lại một cách sắpxếp cho phụ lục (A, B, C....).Nếu bạn thay đổi cách đánh số một nơi nào đó trong văn bản, những heading sẽbị thay đổi cho toàn văn bản, ngay cả khi bạn đánh dấu vùng văn bản bạn muốnthay đổi. Các bạn tôi khuyên rằng giải pháp duy nhất là để các chương và phụlục trên hai tập tin khác nhau. Có cách nào để chúng trong một tập tin mà vẫn cóhai cách đánh số tự động như đã nêu không? Không may, các bạn của bạn nói đúng. Bạn không thể thay đổi cách đánh số ởgiữa tài liệu ngay cả với Windows 95 và Word 7.0. Cách đánh số Heading chỉ ápdụng được trong và chỉ trong tập tin có đặt chức năng đó mà thôi. Nếu bạn thêmmột cách đánh số vào một tập tin và chèn tập tin dó vào một tập tin khác (dùngInsert/File hay trường Include Text), cách đánh số này sẽ không được thể hiệntrong tập tin thứ hai. Vì vậy bạn không thể tạo cách đánh số khác nhau trên haitập tin riêng biệt rồi dán chúng lại với nhau được. Bạn cũng không thể áp dụngcách ấy trên những văn bản con trong một văn bản chủ. Tuy nhiên, có một cách làm ngược lại cho phép bạn viết văn bản lên một tậptin rồi tự động phân bố tập tin ấy vào trong những tập tin có cách đánh số khácnhau. Trước khi bạn bắt đầu viết, tạo một tập tin trống cho những chương cóđánh số và một tập tin trống cho phần mục lục. Bạn phải chắc chắn rằng tập tinchương kết thúc bằng dấu ngắt trang (Ctrl-Enter) và đặt cách đánh số thích hợpcho cả hai tập tin. Tiếp theo, tạo tập tin thứ ba gồm chỉ hai trường Include Textvà dấu kết thúc tập tin. Một trường liên kết với tập tin chương, còn trường kialiên kết với tập tin phụ lục: "INCLUDE drive: path filename*MERGEFORMAT". Cách tốt nhất để chèn từng trường này là nhấn Ctrl-F9, lúc đó cập dấu ngoặc(braces) sẽ hiện ra (Word xem dấu ngoặc này như là những ký tự trường). Hãygõ vào đoạn chữ ở trên vào giữa hai dấu ngoặc. Chú ý rằng những dấu ngoặc nàykhông phải là những dấu ngoặc bạn có thể gõ trực tiếp từ bàn phím. Một khi bạnthêm dấu kết thúc tập tin vào một tập tin, hãy chuyển sang trang View dướiTools Options và xóa dấu x trong hộp Field Codes. Kế tiếp, chọn cả hai trường và gõ F9 để cập nhật. Nhờ hộp Field Code khôngđánh dấu x, Word hiểu nó phải thay đoạn mã trường (field code) bằng kết quảtrường (field result). Trong trường hợp này, đó chính là hai tập tai kia của bạn.Giờ thì bạn có thể sửa đổi cả hai kết quả trường như thể đang làm việc với tập tinban đầu. Khi bạn hoàn tất việc viết chương và phụ lục vào những trường tươngứng, hãy chọn toàn bộ tập tin bằng phím Ctrl-F5 rồi dùng Ctrl-Shift-F7 để xuấtcác trường vào tập tin nguyên thủy. Bạn có thể in từng tập tin riêng lẻ để có đượcnhững cách đánh số khác nhau. (Đừng quên cài đặt số thứ tự của trang bắt đầu
  • 71. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 72trong các tập tin phụ lục nếu bạn muốn các trang có số liên tục). Nếu bạn dùng cách này đừng đánh bất cứ cái gì bên ngoài các trường IncludeText. Chỉ có phần văn bản bên trong hai trường này sẽ được in ra. Bạn có thểkiểm tra những đoạn text nằm sai vị trí bằng cách chọn Tools/Options rồi View.Hộp thoại xuất hiện đưa ra ba tùy chọn Field Shading, ra lệnh cho hệ thống khinào thì tô xám đoạn văn bản trong trường: Always, Never, When Selected (luônluôn, không bao giờ, khi được chọn). Khi chọn Always hay When Selected, bạnsẽ dễ dàng phát hiện ra những text không nằm trong trường. Khi chọn Never bạncó thể dùng Atl-F9 để xem mã trường (gõ Alt-F9 một lần nữa để trở lại kết quảtrường). Bất kỳ đoạn văn bản nào còn hiện ra sẽ không phải là một phần củatrường. Nếu bạn gặp phải văn bản nằm ngoài trường, chỉ cần đánh dấu cả khối rồi trởlại kết quả trường (nếu bạn đang xem mã trường). Sử dụng những công cụ soạnthảo thông thường của Word để chuyển văn bản vào trong kết quả trường đúng.Cuối cùng nhấn Ctrl-Shift-F7 một lần nữa để cập nhật các tập tin nguyên thủy. 9. Tìm các số tạo thành một tổng xác địnhTrong Excel có cách nào để tìm ra 2 hay 3 số trong một danh sách gồm 30 số saocho tổng của chúng là một giá trị xác định? Tôi đã thử dùng slover và goalseeker trong Excel nhưng không được.Để giải quyết yêu cầu này bạn có thể dùngmacro sau:Private Function A(Byval R As Integer) As StringA = Cells(R, 1).Address(False, False)End FunctionSub Test()Colums(3).ClearR=1T = Cells(1, 2)For X = 1 To 30For Y = X + 1 To 30If Cells(X, 1) + Cells(Y, 1) = T ThenCells(R, 3) = A(X) + “+” +A(Y)R = R +1ElseFor Z = Y+1 To 30If Cells(X, 1) + Cells(Y, 1) + Cells(Z, 1) = T ThenCells(r, 3) = A(X) + “+”+A(Y) + ”+” + A(Z)R= R+1End IfNext ZEnd IfNext Y
  • 72. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 73Next XEnd SubMacro này kiểm tra tất cả các tổ hợp của hai hay ba ô trong miền A1:A30 và báolại các tổ hợp nào có tổng bằng giá trị lưu trong ô B1. Kết quả được ghi ra theocột kể từ ô hiện thời.
  • 73. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 74 10. Dán (Paste) dữ liệu của Excel như một hình ảnhBạn muốn dán một vùng dữ liệu từ Excel vào một văn bản Word hay một trìnhxử lý hình ảnh nào dưới dạng hình ảnh, làm sao đây? Thật dễ dàng nếu bạn làmtheo các thao tác sau:Chọn vùng dữ liệu hoặc đồ thị bạn muốn Copy.Nhấn và giữ phím Shift, chọnmenu Edit, (lúc này Copy đã trở thành Copy Picture, và Paste trở thành PastePicture), chọn Copy Picture.Để đạt chất lượng hình ảnh tốt nhất, bạn hãy chọn As shown on screen vàPicture. Sau đó bấm OK.Mở văn bản bạn muốn dán hình ảnh rồi chọn Edit/Paste.Bảo vệ dữ liệu trong Excel bằng ValidationThêm một cách bảo vệ dữ liệu để người khác không được đụng vào. Cách nàykhá thú vị. Bạn hãy thử xem:Chọn vùng dữ liệu bạn muốn bảo vệ.Chọn menu DataValidation.Trong tab Settings, chọn trong ô Allow là Text length, ô Data chọn between, ôMinimum, bạn đánh giá trị chiều dài tối thiểu của chuỗi (ví dụ là 10000), ôMaximum, nhập giá trị chiều dài tối đa của chuỗi (ví dụ 50000).Chọn tab Error Alert.Trong Style chọn Stop, ô Title bạn hãy nhập tiêu đề của ô thông báo (ví dụCAM!), ô Error message, bạn nhập nội dung của ô thông báo (ví dụ: khong duocdung vao du lieu cua nguoi khac).Nhớ chọn the check box Show error alert after invalid data is entered.Để xoánhững vùng dữ liệu đã được đặt Validation bạn hãy chọn Clear All.
  • 74. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 75 11. Hiển thị đối số của các hàmĐể xem đối số trong một công thức, hãy nhấn Ctrl- Shift- A. Ví dụ, nếu bạn gõ=RATE và nhấn Ctrl- Shift -A, bạn có thể nhìn thấy tất cả các đối số cho hàmnày (ví dụ =RATE (nper, pmt, pv, fv, type, guess)).Nếu bạn muốn biết chi tiết hơn, gõ theo: =RATEVà nhấn Ctrl+A để hiển thị theo Function Wizard. 12. Tham chiếu các hàmĐể tham chiếu các hàm ứng dụng trong Excel, bạn hãy giữ phím Shift-F3, Excelsẽ đưa ra hộp thoại chứa tất cả các hàm ứng dụng và hướng dẫn các cú pháp cụthể cho từng hàm khi bạn di chuyển con trỏ điểm sáng đến hàm muốn thamchiếu. Đây cũng là cách nhập công thức nhanh mà không cần gõ toàn bộ cúpháp. 13. Dùng F9 để tính tạm thờiNếu bạn tạo một bản tính có chứa công thức quá dài nên không thể biết ngay kếtquả, bạn có thể kéo con trỏ để chọn một phần của công thức trong thanh côngthức, và ấn phím F9. Lập tức, kết quả của một công thức con trong dãy côngthức của bạn sẽ hiện trên màn hình. Quan trọng hơn, là bạn không được ấn Enter,một phần của công thức đó sẽ bị mất, nên để chắc chắn bạn phải ấn phím ESC.Tuy nhiên nếu bạn nhỡ ấn Enter, thì hãy thử ấn tổ hợp phím Ctrl- Z để phục hồilại các thay đổi.
  • 75. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 76 14. Liên kết text box tới dữ liệu trong ôBạn có thể liên kết một text box tới dữ liệu trong một ô của bản tính bằng cáchtạo ra một text box và liên kết công thức trả lại kết quả của ô đó tới text box.1. Nhắp vào biểu tượng tạo một text box trên thanh công cụ Drawing. Nhắp vàobảng tính và kéo con trỏ để tạo một text box.2. Đưa con trỏ tới thanh công thức, gõ công thức đã cho kết quả tới ô cần liên kếtvào text box. (Ví du: trong ô A1 bạn có số liệu là 2. Trên thanh công thức, bangõ =A1). Và ấn Enter.3. Text hay số liệu bạn gõ trong ô đã liên kết (ví dụ A1) sẽ xuất hiện trong textbox. Trong ví dụ trên thì text box sẽ có giá trị ở trong là 2.Bạn có thể di chuyển text box tới một vài bản tính khác trong tập bảng tính nếubạn muốn. 15. Liên kết một hình ảnh tới một dãy ôBạn có thể copy một dãy ô và dán nhanh chúng như một hình ảnh trong một bảntính. Đây cũng là một cách tinh xảo để dễ dàng nhìn thấy ô nào đó tại mộ t vàinơi trong bảng tính của bạn. Bạn có thể sử dụng phương pháp này để in các ôtrong một trang. Khi các ô liên kết thay đổi thì các định dạng này cũng được ápdụng cho các ô được liên kết. Để tạo một hình ảnh được liên kết, bạn theo cácbước:1. Chọn các ô có chứa dữ liệu gốc.2. Nhắp vào Copy trên menu Edit.3. Chọn ô mà bạn muốn dán hình ảnh vừa chọn xuất hiện.4. Trong khi giữ phím Shift, nhắp vào Paste Picture Link trên menu Edit. Kếtquả sẽ cho nhanh chóng. 16. Sử dụng Advanced FilterNếu bạn tạo một danh sách Shift trong Microsoft Excel và muốn chọn tại dữ liệuđó và copy chúng tới bảng tính khác, hãy sử dụng lênh Advanced Filter. Để bắtđầu sử dụng lệnh này, nhắp vào Filter trong menu Dat, nhắp vào Advanced Filtervà làm theo các chỉ dẫn.
  • 76. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 77 17. Sử dụng hàm Sum+ If để tính tổng dữ liệAdvanced FilterGiả sử bạn tạo một danh sách dữ liệu trong ô từ A1 đến A10 và muốn tính tổngtất cả các giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200. Để làm được việc này, sử dụng theodòng công thức dưới đây:=SUM( IF( A1:A10 >=50, IF( A1: A10 <=200, A1:A10,0),0))Để chắc chắn bạn nhập công thức như là một dãy, bạn hãy ấn Ctrl- Shift- Enter.Sau đó bạn sẽ nhìn thấy dấu ngoặc {} trong công thức. Nhưng không được ấnEnter khi đang gõ công thức. 18. Sử dụng hàm Sum+ If để đếm dữ liệuBạn đã có một danh sách dữ liệu trong các ô A1: A10, và muốn đếm tất cả cácgiá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200. Bạn sử dụng công thức sau:=SUM( IF( A1:A10 >=50, IF( A1: A10 <=200, 1,0),0)) 19. Điền nhanh dữ liệu bằng các ô giống nhauBằng cách nhắp đúp chuột vào góc phải dưới của một ô để làm xuất hiện con trỏhình dấu cộng sẽ tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các ô tiếp theocủa cột. Ví dụ, nếu bạn gõ dữ liệu trong các ô A1: A20, gõ một công thức haytext vào trong ô B1. Nhắp hai lần chuột vào góc dưới của ô B1. Microsoft Excelsẽ điền dữ liệu xuống phía dưới cột từ ô B1 tới ô B20. 20. Sắp xếp một danh sách đẵ được lọcĐể sắp xếp một danh sách đã được lọc, chọn Data Sort, và chọn cột thích hợp từhộp điều khiển Sort by. Đặc biệt bạn cần lưu ý là sắp xếp theo thứ tự tăng dần(Ascending) và giảm dần (Descending) và nhắp vào OK. 21. Lấy các bộ lọc khi công việc đã hoàn thànhNếu bạn sử dụng AutoFilter để lọc các bản ghi, bạn đã kết thúc việc hiển thị cácrecord đó, nhưng sau đó bạn lại muốn xem lại tất cả các bản ghi của bạn một lầnnữa. Để nhận được các bản ghi đó, đơn giản bạn chọn All từ danh sách thảxuống của bộ lọc hiện tại. Nếu bạn muốn tắt chức năng AutoFilter, chọn DataFilter và xoá chọn trong AutoFilter.
  • 77. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 78 22. Làm vừa dữ liệu trong một trangExcel đã rất "cố gắng" để đưa thật nhiều dữ liệu cho vừa một trang, nhưng bạncó thể giảm bớt hay làm tăng thêm cho các dữ liệu bảng tính của bạn bằng cáchthay đổi lựa chọn Adjust To % Normal Size. Hay bạn có thể sử dụng lựa chọnFit To Pages để nén dữ liệu cho đầy số trang riêng biệt. Đơn giản, bạn chọn File Page Setup và thử nghiệm với hai lựa chọn đó bằng cách thay đổi các thiết đặtcủa chúng. Cuối cùng, nhắp vào nút Print Preview để xem kết quả. 23. Hiển thị các ô hay dùngĐể tìm ra bất cứ ô nào mà bạn hay dùng, chọn Auditing từ menu Tools và chọnShow Auditing Toolbar. Nhắp vào một ô cùng với một công thức, khi đó chọnTrace Precedents (nút đầu tiên trên thanh công cụ Auditing), và đưa mũi tên tớicác ô mà bạn đã sử dụng để tính toán các giá trị của riêng ô đó, lúc này hình mũitên màu xanh sẽ xuất hiện có liên kết từ các ô dữ liệu tới ô kết quả. Để xoá cácmũi tên, nhắp vào nút Remove All Arrows. 24. Tìm nhanh các ô có chứa công thứcĐể tìm ra nơi các ô chứa công thức một cách nhanh chóng trong bảng tính, chọnGo To từ menu Edit. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn Special Formulas, và nhắpvào OK. Khi đó, mỗi ô có chứa một công thức sẽ được lựa chọn.Đánh dấu vào Formulas trong hộp thoại Go To để chọn ô có công thức. 25. Bổ sung Shift nền web vào bảng tínhĐể bổ sung dữ liệu "sống" từ các bảng tính nền web tới bảng tính hiện tại củabạn: mở bảng tính Web, gõ URL vào trong hộp thoại File Open sau đó chọn vàcopy các ô bạn muốn. Trong bảng tính của ban, chọn Paste Special từ menu Editvà nhắp vào nút Paste Link.
  • 78. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 79 26. Tìm kiếm nâng cao trong Excel Advanced Excel Find & Replace là tiện ích bổ sungvà nâng cấp chức năng tìm kiếm có sẵn trong Excel. Nócho phép bạn tìm kiếm và thay thế cùng lúc ở nhiều worksheet, workbook hay vùng chọn do bạn chỉ định, tìm trong các giá trị, công thức, ghi chú và siêu liên kết. Với tiện ích này, bạn sẽ không phải bấm Find Nextđể chuyển đến kết quả tìm kiếm tiếp theo nữa. Bản dùng thử dung lượng 985 KB, tải về từhttp://www.ablebits.com/excel-addins.php.Sau khi cài đặt, một biểu tượng nhỏ (hình cái kính lúp) sẽ được tích hợp ngaytrong bảng tính. Để bắt đầu tìm kiếm, bạn bấm lên biểu tượng đó. Cửa sổ tiện íchxuất hiện như trong hình minh họa.Bên dưới mục Findwhat bạn nhập giá trị cần tìm. Bên dưới mục Look In bạnbấm chọn các trường tìm kiếm gồm: Comments (ghi chú), Formulas (công thức),
  • 79. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 80Values (giá trị) và Hyperlinks (siêu liên kết). Dưới mục Direction bạn đánh dấuchọn hướng tìm kiếm theo cột (Columns) hay hàng (Rows). Xong, bấm Find Allđể bắt đầu quá trình tìm kiếm. Các ô chứa giá trị tìm được sẽ được khoanh đenđể bạn dễ dàng nhìn thấy. Để thay thế giá trị tìm được bằng một giá trị mới, bạnnhập giá trị mới vào hộp Text bên dưới mục Replace wit h, sau đó bấm nútReplace All. Các giá trị tìm thấy sẽ được thống kê cụ thể bên dưới thẻ Searchresults với các thông tin về vị trí trong bảng tính, loại giá trị. Bạn có thể bấm giữCtrl rồi bấm chọn nhiều giá trị cùng một lúc. Sau đó bấm chuột phải chọn Fontsettings để thay đổi định dạng font hiển thị 27. Chọn lọc khi chép và dán Khi sử dụng bảng tính, có thể bạn phải thực hiện nhiều công việc, chẳng hạn như tính toán, định dạng, chép, cắt, dán... trong đó việc sao chép, cắt, dán có lẽ là việc mà bạn làm thường xuyên nhất. Nếu bạn thực hiện thao tác chép (cắt) và dán như thông thường thì toàn bộ những gì có ở nội dung nguồn sẽ được đem qua chỗ dán vào. Nhưng đôi khi chúng ta không cần phải dán hết mọi thứ của nội dung nguồn, chẳng hạn chỉ cần lấy kết quả của một ô tính toán mà thôi. Để làm được điều này, Excel cung cấp một kiểu dán đặc biệttrong menu Edit, đó là chức năng Paste Special. Cách thực hiện chép và dán theohình thức này như sau:Đầu tiên, bạn hãy chép nội dung mà bạn cần dán vào chỗ khác, sau đó bấm menuEdit, chọn Paste Special, một hộp thoại sẽ hiện ra. Tuỳ vào nội dung mà bạn cầndán, hãy chọn một trong các nút sau:- All: dán toàn bộ theo nội dung nguồn, bao gồm cả dạng thức, công thức nếu có.- Formulas: chỉ dán công thức từ nội dung nguồn, nếu đó là ô chứa kết quả từmột sự tính toán nào đó.- Values: chỉ dán giá trị từ nội dung nguồn, đây thường là kết quả của một sựtính toán.- Formats: dán dạng thức từ nội dung nguồn, chẳng hạn như các dạng đậm,nghiêng, gạch đích...- Comments: nếu nội dung nguồn có thêm ghi chú thì khi dán qua chỉ lấy phầnghi chú mà thôi.- Validation: dán những nội dung phù hợp trong phần dữ liệu được tính toán.
  • 80. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 81- All except borders: dán toàn bộ nhưng chỉ trừ các đường kẻ, nếu nội dungnguồn có định dạng kẻ đường.- Column widths: lấy độ rộng của cột có nội dung nguồn làm độ rộng cho các cộtkhác khi dán vào chúng.- Formulas and number formats: chỉ dán công thức và dạng của số từ nội dungnguồn.- Values and number formats: dán giá trị và dạng số từ nội dung nguồn.- Các nút trong phần Operation: nội dung khi dán sẽ thực hiện thêm một số tínhtoán như cộng (Add), trừ (Subtract), nhân (Multiply) và chia (Divide).- Skip blanks: nội dung dán vào sẽ nằm liền nhau, dù các nội dung nguồn cócách khoảng.- Transpose: nội dung dán vào sẽ đảo ngược thứ tự, có nghĩa từ cột-dòng sẽthành dòng-cột. 28. Sử dụng ô tham chiếu và nhãn text trong các công thứcĐể sử dụng các tham chiếu ô cùng với nhăn text trong một công thức, bạn c hỉviệc gõ một ký hiệu (& ở giữa tham chiếu và text. Ví dụ, để hiển thị dòng dữ liệulà "25 Departments", gõ (=A1 & "Departments"), trong đó A1 chứa số 25. 29. Làm thế nào để ấn định một macro tới một nút?Bạn muốn chạy macro hay hàm chỉ bằng một thao tác nhắp vào một nút? Bằngcách gán một hàm hay một macro tới một nút tuỳ biến bạn có thể thực hiện rấtnhanh chóng mà không phải chọn ToolsMacro. Để ấn định một macro tới mộtnút, chọn View Toolbars Customize. Nhắp vào tab Commands và chọn Macrostrong điều khiển Categories. Kustom Button trong Commands tới một thanhcông cụ. Khi bạn đã bổ sung xong nút macro, nhắp vào nút có biểu tượng hìnhmặt cười màu vàng và nhắp vào nút Modify Selection trong hộp thoạiCustomize. Chọn Assign Macro từ menu shortcut mới xuất hiện. Cuối cùng, đểđồng nhất macro bạn muốn tới gắn vào nút macro, nhắp vào OK, và nhắp vàoClose. 30. Hiển thị công thức một cách an toànBạn nhớ phải luôn luôn ghi bảng tính trước khi chuyển tới công thức hiển thịbằng cách ấn Ctrl - ~. Khi bạn quay lại bảng tính sau khi hiển thị các công thức,bạn có thể tìm thấy một vài định dạng khác nhau. Ví dụ, Excel có thể đã thay đổiđộ rộng cột cùng một vài cột khác của bạn. Nếu điều này xảy ra, đơn giản mở lạibảng tính để quay lại định dạng đã mất. Phương pháp khác là chuyển bảng tínhtheo cách ở trên và tắt bằng cách vào menu ToolsOptions chọn Views và đánhdấu chọn vào ô Formulas. Nhắp và OK để kết thúc.
  • 81. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 82 31. Sắp xếp các ký tự in hoa và in thườngExcel không quan tâm đến trường hợp các ký tự chữ cái khi sắp xếp, trừ khi bạnthông báo tới nó. Nếu bạn muốn phân biệt giữa chữ in hoa và in thường trongquá trình sắp xếp, chọn dữ liệu bạn muốn sắp xếp, chọn DataSort. Nhắp vàoOptions trong hộp thoại Sort và chọn lựa chọn Case Sensitive. Nhắp vào OK hailần. Bạn sẽ phải nhớ để chọn lựa chọn này mỗi lần vì Excel sẽ không giữ lại thiếtđặt này. 32. Công thức mảng trong Excel Công thức mảng trong ExcelVí dụ đặt ra là tính tổng thực lãnh (TH.LÃNH ) của những người có ngày công (NG.CÔNG) từ 26 trở lên. Để giải quyết bài toán này một cách gọn gàng, các bạnphải áp dụng công thức mảng, thực hiện như sau:- Giả sử bạn lưu giá trị NG.CÔNG ở cột D từ D2 đến D10 và lưu giá trị thựclãnh ( TH.LANH ) ở cột E từ E2 đến E10 thì ta làm như sau: =SUM(IF( D2:D10>=26,1,0)*E2:E10)Sau khi thực hiện công thức như trên bạn hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl-Shift-Enterđể kết thúc việc lập công thức và lập công thức sẽ được bao bởi dấu ngoặc nhọn:{=SUM(IF(D2:D10>=26,1,0)*E2:E10)}Khi nắm được cơ chế này của công thức mảng, bạn sẽ giải quyết được rất nhiềuvấn đề thực tiễn. Sau đây là một vài thí dụ minh hoạ:1/ Ví dụ 1:lấy giả thiết của ví dụ trên nhưng tính tổng thực lãnh của những người cóNG.CÔNG=25 hoặc NG.CÔNG=23, điều kiện này liên quan đến toán tử OR, tathực hiện:=SUM(IF((D2:D10=25) + (D2:D10),1,0)*E2:E10)Kết thúc nhấn Ctrl-Shift-Enter để được:{=SUM(IF(D2:D10 =25)+(D2:D10=23)1,0)*E2:E10)}2/ Ví dụ 2:ta có một giá trị LCB được lưu ở cột C từ C2 đến C10 hãy tính tổng thực lãnh(TH.LANH) của những người có NG.CÔNG=25 và LCB=550. Điều kiện liênquan đến toán tử And, ta thực hiện:=SUM(IF((C2:C10)=550)*(D2:D10=25),1,0)*(E2:E10)kết thúc nhấn Ctr-Shift-Enter để được{=SUM(IF((C2:C10=550)*(D2:D10=25),1,0)*E2:E10)}kết thúc công thức mảng bạn phải nhấn Ctr-Shift-Enter để công thức được baobởi dấu ngoặc nhọn{},không cho phép gõ dấu hoặc nhọn này trực tiếp trên bànphím khi cần sữa lại công thức bạn nên nhấp chuột lên thanh công thức (FormulaBar) để chỉnh sữa sau đó nhấn Ctr-Shift-Enter để kết thúc.
  • 82. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 83 33. Chuyển đổi các nhăn tới các sốText dạng số là một kiểu dữ liệu hợp lệ. Ví dụ một số phone không hoàn toàn làmột số. Khi lưu trữ kiểu dữ liệu này, bạn có thể thêm vào dữ liệu nhập vào bằngký tự (). Tuy nhiên, thỉnh thoảng các giá trị số được nhập vào được nhập như làtext số và điều này có thể xảy ra rắc rối. May thay, có thể dễ dàng chuyển đổitext số tới dạng số. Bạn theo các bước sau: chọn các ô dữ liệu bạn muốn chuyểnđổi. Chọn Data Text To Column. Nhắp vào Next hai lần. Chọn General formatvà nhắp vào Finish. Excel sẽ chuyển đổi text số thành dữ liệu số. 34. Chức năng auto save trong Excell- Nhấn Tools.Options, chọn thẻ Save- Chọn (select) mục Save AutoRecover info every và nhập vào số phút tùy theo ýcủa bạn (mặc định là 10 phút)
  • 83. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 84 35. Tạo hàm riêng cho ExcelTạo các macro cho worksheetVào Excel sau đó bạn tạo một worksheet mới. Sau đó vào menu Tools -> Macro-> Visual Basic Editor.Sau khi cửa sổ chương trình Visual Basic Editor được mở ra bạn hãy chọn menuInsert -> Module. Tại đây bạn có thể khai báo các hàm riêng cho bạn. Chúng tathử làm ví dụ cho một bài toán đơn giản như sau: Một công ty bán phần mềm,nếu người mua mua của công ty các phiên bản đăng ký bản quyền thì dưới 10phiên bản giá 5.000.000đ/phiên bản, nếu trên 10 bản thì giá từ bản thứ 11 trở đilà 4.000.000đ/phiên bản và từ bản thứ 31 trở đi thì giá là 2.500.000đ/phiên bản.Trong cửa sổ module của bạn hãy nhập đoạn code như dưới đây để tạo functiontính tiền theo số lượng:Public Function Tinhtien(soluong As Integer) As Double Tinhtien = 0 If soluong > 30 Then Tinhtien = 2.5 * (soluong - 30) If soluong > 10 Then If soluong > 30 Then Tinhtien = Tinhtien + 80 do tu phien ban 11 den 20 gia la 4tr/1 phien ban = 80tr If soluong <= 30 Then Tinhtien = Tinhtien + 4 * (soluong - 10) Tinhtien = Tinhtien + 50 10 phien ban dau gia 50tr Else Tinhtien = Tinhtien + soluong * 5 End If Tinhtien = Tinhtien * 10 ^ 6 quy ra tien trieuEnd FunctionSau đó bạn hãy lưu công việc của bạn, chọn menu File sau đó chọn Save, trongmục lưu giữ bạn hãy chọn tại FileType là Microsoft Office Excel Add-In (*.xla)rồi lưu lại với một tên file nào đó có thể lưu với tên Test.xla rồi nhấn Save.
  • 84. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 85Kích hoạt functions riêng của bạnSau khi lưu giữ xong file Test.xla bạn hãy quay trở lại cửa sổ của Excel, chọnmenu Tools -> Add-Ins, cửa sổ Add-Ins xuất hiện:Nhấn Browse rồi chọn tới file Test.xla của bạn vừa được lưu giữ khi đó trên cửasổ hộp thoại sẽ xuất hiện Test ở trong danh sách. Đánh dấu vào ô vuông phíatrước Test để kích hoạt các hàm có trong file đó. Nhấn OK để thoát.Sử dụng hàm của bạnVào cell nào đó trong worksheet để thử nghiệm kết quả của bạn, lựa chọn menuInsert -> Functions sẽ thấy hộp thoại như hình dưới đây:Chọn tại phần Category hãy chọn User Defined sau đó chọn các hàm riêng củabạn ở danh sách phía dưới. Kết quả thử nghiệm với hàm TinhTien như ví dụ trênsẽ cho bạn kết quả như ý. Kết quả ở hình dưới đây được sử dụng thêm hàmchuyển đổi từ số sang chữ. 36. Tạo báo cáo tự động trong word từ bảng số liệu của ExcelKhi làm báo cáo bằng Word có sử dụng số liệu từ bảng tính Excel, thường ngườita thực hiện 2 công việc:- Công việc A: Nhập số liệu vào bảng Excel để tính.- Công việc B: Mở văn bản Word để cập nhật kết quả tính toán từ Excel (lời văncủa báo cáo nói chung không thay đổi là mấy).Việc cập nhật thủ công văn bản Word dễ nhầm lẫn và tốn công khi có nhiều sốliệu. Có một cách giúp liên kết tự động dữ liệu từ Excel với văn bản Word đểbạn chỉ cần làm công việc B một lần, sau đó mỗi khi bạn thực hiện công việc Axong thì Word tự động cập nhật những thay đổi và bạn chỉ việc in báo cáo ra màkhông phải thực hiện công việc B nữa.Ví dụ, chúng ta xem xét báo cáo vận chuyển hành khách của 4 hãng xe HTX,TNHH, QD và CT. Báo cáo mỗi tháng bạn cần đưa vào số liệu của tháng hiện tạivà tháng trước đó để so sánh sự tăng giảm. Hiện tại ta cần làm phân tích số liệutháng 08/2005.Bước 1 (công việc A): Ở H.1 ta đã có sẵn bảng tính Excel với số liệu của kỳtrước (tháng 07/2005) với các công thức để tính tổng số hành khách, tỉ lệ hànhkhách tăng giảm so với tháng trước... ta chỉ cần nhập vào các số liệu của thángcần báo cáo, Excel sẽ tự động tính ra các số còn lại. Sau khi nhập xong ta đượcbảng tính với các số liệu của kỳ hiện tại (tháng 08/2005)
  • 85. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 86Bước 2: Ở H.3 là phân tích số liệu có được trong H.1. Điều cần làm là phải sửasố liệu của kỳ trước thành số liệu của kỳ này trong bảng phân tích đó (tức là sửatừ H.3 thành H.4). Bây giờ chúng ta sẽ liên kết dữ liệu từ Excel sang Word đểcác kỳ về sau chỉ cần sửa trong Excel rồi ra lệnh cho Word tự động cập nhật dữliệu từ Excel sang.Đầu tiên bạn vào bảng tính Excel, copy ô số liệu cần là ô C2 ở H.2 (ô được tô đỏở H.2) rồi vào Word đặt con trỏ vào chỗ cần sửa dữ liệu thích hợp (ngay trướccon số 272.601 ở H.3). Xóa giá trị 272.601 ở H.3 đi rồi nhấn vào menu Edit >Paste special, bảng Paste special xuất hiện. Bạn chọn Paste link > UnformatedText rồi OK (các thao tác này tạm gọi là Paste link), phần mới được paste vào cógiá trị là 273.780 như trong H.4 nhưng phần nền của số 273.780 này có màuxám. Thực hiện giống như vậy ở những số liệu khác cần sửa đổi. (Chú ý khicopy từ Excel phải copy nguyên cả ô chứ không phải chỉ tô đen phần số rồicopy).Chú ý: Nếu vùng được Paste link không có màu xám, bạn làm như sau: vàomenu Tools > Options, chọn tab View, phần Field shadding chọn Always rồiOK.Riêng đối với những số liệu có thể có giá trị âm hoặc dương và giá trị này ảnhhưởng đến phần lời văn trong văn bản Word cần làm phức tạp hơn một chút.Như phần giảm 44,44% ở H.3: tháng trước giảm 44,44% vì giá trị trong Exceltương ứng là -44,44 (ở H.1). Tháng này giá trị trong bảng tính Excel là 16,39 (ởH.2), ta phải hiển thị lời văn là tăng 16,39% trong Word. Cách làm như sau: đầutiên bạn mở bảng tính Excel (H.2), đối với những cột nào thể hiện sự tăng giảm(ở ví dụ này là cột D và cột E) ta phải tạo thêm 2 cột phụ dùng để thể hiện lờivăn cho mỗi cột. Ta làm cho cột D như sau (cột E làm tương tự):- Chèn thêm 2 cột F và G để bổ sung cho cột D như H.5. Trong đó cột F thể hiệndấu của cột D và cột G thể hiện giá trị tuyệt đối của cột D.- Nhập vào ô F2 công thức:=IF(D2=0;"không tăng giảm";IF(D2>0;"tăng ";"giảm "))Hàm này xét giá trị của ô D2, nếu =0 thì hiển thị "không tăng giảm", nếu >0 thìhiển thị "tăng ", nếu <0 thì hiển thị "giảm ".Copy công thức trên cho các ô F3, F4, F5, F6.- Nhập vào ô G2 công thức:=IF(D2<>0;ABS(D2);"")
  • 86. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 87Hàm này lấy giá trị tuyệt đối của ô D2.Copy công thức trên cho các ô G3, G4, G5, G6. Bạn sẽ được các chi tiết giốngvới H.5.Bây giờ bạn trở lại Word.- Xóa chữ "giảm", qua Excel copy ô F5 ở H.5 rồi Paste link vào Word.- Xóa "44,44", qua Excel copy ô G5 ở H.5 rồi Paste link vào Word.Thực hiện tương tự cho các phần khác cần sửa đổi.Nếu thực hiện chính xác bạn sẽ có được bản báo cáo của tháng 08/2005 .Kể từ tháng sau, bạn chỉ cần nhập số liệu trong bảng tính Excel xong, mở vănbản Word lên, nhấn menu Edit > Select All rồi lại nhấn menu Edit > Links >Update Now, lập tức dữ liệu được cập nhật từ Excel vào Word.Chú ý: Để Word không tự động cập nhật dữ liệu khi mở file: vào menu Tools >Options > General, bỏ chọn ở mục "Update automatic links at Open". Nếukhông, mỗi khi bạn mở file Word nào có dữ liệu dạng liên kết thì Word sẽ luônhỏi có cập nhật dữ liệu hay không rất phiền phức. 37. Định dạng Font mặc định- Vào Format -> Style…Với các định dạng như sau:- Style name: tên loại thuộc tính mà bạn sử dụng.- Style includes: danh sách kèm theo thuộc tính các định dạng cần thiết- Modify…: chỉnh sửa lại các thuộc tính định dạng- Add: nhấn Add để lưu lại các thay đổi cần thiết trong một style.- Delete: Xoá một style không cần thiết.
  • 87. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 88 38. Bôi đen bảng tính- Bôi đen toàn bộ bảng tính: Click chuột vào ô vuông trống giao nhau giữa tiêuđề dòng và tiêu đề cột.- Bôi đen dòng hoặc bôi đen cột: click chuột vào tên dòng hay cột cần bôi đen 39. Đánh số tự độngMột số cách để đánh số tự động:a, Cách 1 (có thể áp dụng cách này cho những dãy số không liền nhau):- Nhập 2 số đầu tiên của dãy số- Bôi đen hai ô vừa nhập- Đưa trỏ chuột vào phía dưới phải của vùng vừa bôi đen (đặt con trỏ giống nhưsao chép công thức: xuất hiện con trỏ chuột là dấu cộng màu đen)- Giữ chuột và kéo cho đến số cần thiết.Chú ý: Bạn có thể kéo dãy số từ trên xuống, từ dưới lên, từ bên trái sáng và từbên phải sang. Ngoài ra với cách này bạn đánh số cho những dãy số không liênnhau (các dãy số có cấp số cộng).b, Cách 2:- Nhập số đầu tiên của dãy số- Đưa trỏ chuột vào góc dưới phải của ô vừa nhập- Giữ phím Ctrl + kéo chuột cho dãy số cần nhậpVì ngày tháng là một dạng đặc biệt của kiểu số nên nếu bạn muốn điền nhanhngày tháng thì cũng có thể sử dụng các cách trên.
  • 88. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 89 40. Lấp đầy các giá trị số trên một vùngBảng tính Excel cho phép bạn lấp đầy giá trị số vào một vùng dữ liệu xác địnhtrước (với tính năng này bạn cũng có thể điền số tự động được)- Nhập giá trị vào ô đầu tiên- Bôi đen vùng cần điền (có thể là cột hoặc dòng hoặc một vùng)- Vào Edit -> Fill -> Series…- Series in: Rows: Điền giá trị theo dòng Columns: Điền giá trị theo cột- Type: Linear: theo tuyến tính (chiều dọc hoặc ngang) Growth: điền dãy số theo cấp số nhân Date: điền giá trị kiểu ngày tháng AutoFill: tự động điền số hoặc ngày tháng theo Step value là 1- Date unit: chỉ áp dụng với điền giá trị kiểu ngày tháng Day: tuần tự tăng, giảm theo ngày Weekday: tuần tự tăng, giảm theo ngày làm việc trong tuần (trừ ngày thứ 7và Chủ nhật) Month: tuần tự tăng, giảm theo tháng Year: tuần tự tăng, giảm theo năm- Step value: gõ vào giá trị bước nhảy (số âm: bước nhảy giảm, số dương: bướcnhảy tăng- Stop Value: giá trị tối đa của dãy sốNgoài ra bạn có thể lấp đầy các giá trị nhanh hơn mà không cần vào hộp thoạiSeries: Vào Edit -> Fill- Down: Lấp đầy xuống dưới- Right: Lấp đầy sang phải- Up: Lấp đầy lên trên- Left: Lấp đầy sáng trái
  • 89. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 90 41. Thao tác với dònga, Thêm dòng- Với thao tác chèn dòng thì dòng mới sẽ được chèn lên trên dòng hiện tại.- Cách 1: Đặt con trỏ tại dòng cần chèn, vào Insert -> Rows- Cách 2: Click chuôt phải vào tên dòng cần chèn, chọn Insert- Cách 3: Click chuột phải vào ô tại dòng cần chèn, chọn Insert -> chọn vàoEntire rows -> Okb, Xoá dòng- Đặt con trỏ tại dòng cần xoá, vào Edit -> Delete… -> chọn Entire row -> Ok- Click chuột phải vào tên dòng cần xoá, chọn Deletec, Ẩn/Hiện dòngĐôi khi với bảng tính quá dài bạn cần ẩn đi một số dòng không hay dùng cho dễkiểm soát, bạn làm như sau- Bôi đen các dòng cần ẩn, vào Format -> Row -> Hide- Khi cần xem lại các dòng đã ẩn, bạn bôi đen hai dòng kề với vùng ẩn (nếu ẩndòng 3 và 4 thì bạn phải bôi đen dòng 2-5) -> vào Format -> Row -> Unhided, Chiều cao của dòngNếu muốn thay đổi chiều cao của dòng bạn có thể sử dụng con trỏ chuột đưa vàođường phân cách giữa 2 tên dòng và kéo hoặc cũng có thể làm theo cách sau:Vào Format -> Row -> Height, gõ vào chiều cao của dòng -> OkBạn có thể fix chiều cao của ô tương ứng với dữ liệu có trong ô bằng cách vàoFormat -> Row -> AutoFit hoặc click đúp chuột vào đường phân cách giữa 2 têndòng.
  • 90. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 91 42. Thao tác với cộta, Thêm cột- Với thao tác chèn cột thì cột mới sẽ được chèn sang bên trái cột hiện tại.- Cách 1: Đặt con trỏ tại cột cần chèn, vào Insert -> Columns- Cách 2: Click chuôt phải vào tên cột cần chèn, chọn Insert- Cách 3: Click chuột phải vào ô tại cột cần chèn, chọn Insert -> tick vào Entirecolumns -> Okb, Xoá cột- Đặt con trỏ tại cột cần xoá, vào Edit -> Delete… -> chọn Entire column -> Ok- Click chuột phải vào tên cột cần xoá, chọn Deletec, Ẩn/Hiện cộtĐôi khi với bảng tính quá rộng bạn cần ẩn đi một số cột không cần thiết cho dễkiểm soát, bạn làm như sau- Bôi đen các cột cần ẩn, vào Format -> Column -> Hide- Khi cần xem lại các cột đã ẩn, bạn bôi đen hai cột kề với vùng ẩn (nếu ẩn cột C,D và E thì bạn phải bôi đen từ cột B-F) -> vào Format -> Column -> Unhided, Độ rộng của cộtNếu muốn thay đổi độ rộng của cột bạn có thể sử dụng con trỏ chuột đưa vàođường phân cách giữa 2 tên cột và kéo hoặc cũng có thể làm theo cách sau:Vào Format -> Column -> Width…, gõ vào độ rộng -> OkBạn có thể fix đô rộng của cột tương ứng với dữ liệu có trong cột bằng cách vàoFormat -> Column -> AutoFit Selection hoặc click đúp chuột vào đường phâncách giữa 2 tên cột.
  • 91. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 92 43. Thao tác với ôa, Chèn thêm ôĐặt con trỏ tại ô cần thêm, vào Insert -> Cells… hoặc click chuột phải vào ô cầnthêm chọn Insert- Shift cells right: chèn thêm ô và dữ liệu sẽ đẩy sang bên phải- Shift cells down: chèn thêm ô và dữ liệu sẽ bị đẩy xuống dướib, Xoá bớt ôĐặt con trỏ tại ô cần xoá, vào Edit -> Delete… hoặc kích chuột phải vào ô cầnxoá chọn Delete…- Shift cells left: xoá một ô và dữ liệu sẽ dồn sang bên trái- Shift cells up: xoá ô và kéo dữ liệu từ dưới lên 44. Thao tác với Sheet (Worksheet)a, Thêm sheet mới- Worksheet mới sẽ được thêm vào bên trái của Sheet hiện tại- Cách 1: Vào Insert -> Worksheet- Cách 2: Click chuột phải vào tên sheet, chọn Insert... -> chọn Worksheet -> Okb, Thêm sheet là bản sao từ một sheet khácThực chất công việc này là bạn tạo ra một sheet mới có nội dung bên trong hoàntoàn giống với sheet đã có, thao tác như sau- Click chuột phải vào tên sheet muốn sao chép chọn Move or Copy…- To book: là tên tệp đang chứa Sheet gốc- Before sheet: là vị trí đặt Sheet mới ở trước sheet nào (trong ví dụ này là trướcSheet1 hoặc Sheet2 hoặc Sheet3 hoặc đặt ở cuối cùng- Create a copy: là có tạo ra một bản copy hay không, nếu bạn không chọn lựachọn này thì công việc bạn làm chỉ có tác dụng di chuyển Sheet.c, Di chuyển và đổi tên Sheet- Bạn có thể làm theo cách trên để di chuyển sheet hoặc đơn giản chỉ cần sử dụngchuột kéo thả sheet nào đó vào vị trí cần thiết.- Nếu muốn đổi tên sheet nào thì bạn click đúp chuột vào tên sheet đó hoặc clickchuột phải vào tên sheet cần đổi chọn Rename.
  • 92. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 93d, Xoá bỏ sheet- Chú ý là khi xoá bỏ một sheet thì bạn không thể Redo lại được, vì vậy trước khixoá sheet nào bạn phải chắc chắn.- Cách 1: Click đúp chuột phải vào Sheet cần xoá, chọn Delete- Cách 2: Chọn Sheet cần xoá, vào Edit -> Delete SheetVậy là với nội dung bài này, nếu bạn đọc kỹ từng mục thì việc hoàn toàn làmchủ bảng tính chỉ còn vấn đề thực hành nữa thôi. Bạn có thể sử dụng bài tập củabài trước để thực hiện một số thao tác cơ bản với bảng tính của mình nhé. Chúcbạn thành công! 45. Logo trong Header, Footer của ExcelBằng cách nào thêm logo vào Header và Footer trong một văn bản Excel? TrongWord thì dễ nhưng Excel có cơ chế khác. Tôi không biết cách nào để thực hiệnngay cả trong VBA.Bằng cách nào thêm logo vào Header và Footer trong một văn bản Excel? TrongWord thì dễ nhưng Excel có cơ chế khác. Tôi không biết cách nào để thực hiệnngay cả trong VBA.Đúng vậy, bạn không thể dán hình ảnh lên header hay footer của Excel. Hộp đốithoại không chấp nhận bất cứ thứ gì ngoài văn bản. Nhưng Print Title của Excelcó thể giải quyết được một nửa vấn đề bạn nêu. Print Title cho phép bạn lặp lạinhững dòng đã thiết kế ở đầu hay ở lề trái mỗi trang in. Bất cứ thứ gì bạn đặttrong những dòng này, gồm cả hình ảnh sẽ xuất hiện trên mỗi trang.Để vào Print Title Setting, chọn Page Setup từ File menu và nhấn trang Sheet.Vào hộp đối thoại "Row to Repeat at top". Sau đó bạn có thể chọn hoặc gõ vàosố dòng cho thích hợp. Ví dụ để chỉ những dòng từ 1 đến 9 ta gõ vào $1:$9.Bạn có thể kết hợp Print Title với những header thông thường. Nếu bạn đặt lềtrên (top margin) dù nhỏ, title và header có thể chồng lấp lên nhau. Để thay đổilề trên, chỉ cần trỏ tới Top Margin trong hộp đối thoại Page Setup.
  • 93. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 94 46. Giá trị thời gian âm trong ExcelQuý báo có biết cách nào xử lý những giá trị thời gian âm trong một phép tínhkhông?Chẳng hạn, tôi dự định làm việc 8 giờ mỗi ngày nhưng chỉ làm việc 7 tiếng, tôiđã bị "âm" một giờ. Microsoft khuyên rằng tôi có thể chuyển đổi kết quả sangchuỗi như ví dự sau đây =TEXT(ABS(A1-A2),"-h:mm:ss") với (A1<A2). Nhưngtôi không thể dùng chuỗi trong những tính toán phụ vì đâu có thể cộng trừ nhânchia chữ.Thêm nữa, quý báo có cách nào nhập thời gian vào một biểu thức thay vì cứ phảidùng địa chỉ ô? Chẳng hạn, tôi không thể lấy 8:00 trừ 2:00 bằng cách viết =08:00- 2:00. Tôi thực hiện như thế nào đây?Excel ghi nhận giá trị thời gian như là tỷ số của ngày, bất kể chúng được thể hiệnnhư thế nào. Như thế, 6 giờ sáng được chứa bên trong như là một phân số - 0,25;12 giờ trưa là 0,50; 6 giờ chiều sẽ là 0,75 và v.v... Lấy thời gian này trừ thời giankia (hay là cộng) cũng cho ra kết quả là một phân số. Nếu kết quả là số dươngExcel sẽ thể hiện kết quả như là một giá trị thời gian. Nếu kết quả là âm, Excelkhông thể. Vì thế bạn không thể lấy 8:00 trừ 9:00 và xem kết quả như là một giátrị thời gian. Tuy nhiên bạn có thể chuyển đổi kết quả từ phân số san g số giờ,đơn giản bằng cách nhân nó với 24. Vì vậy bạn có thể đơn giản hóa lệnh=TEXT(ABS(A1-A2), "h:mm:ss") bằng công thức =24*(A1-A2) trong đó A1 vàA2 chứa các giá trị giờ và A1 nhỏ hơn A2.Sau khi bạn bỏ đi cách định dạng thời gian mà Excel chắc chắn sẽ cố áp đặt lênkết quả này (bạn có thể thay thế bằng bất kỳ định dạng nào của kiểu số), bạn sẽthấy được con số kết quả -1 xinh xắn. Bạn có thể nhận được một tập hợp các kếtquả với bất kỳ loại số nào.Trả lời câu hỏi thứ hai, chúng tôi nghĩ bạn có thể dùng lệnh sau:=24*(TIMEVALUE(*8:00)-TIMEVALUE("2:00")) để lấy 8:00 trừ 2:00 trựctiếp trong công thức.
  • 94. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 95 47. Nhận dạng công thức Đã bao nhiêu lần bạn vô tình xóa hoặc ghi chồng lên những ô có chứa côngthức? Có giải pháp chống ghi lên những ô quan trọng và giải pháp khác là đặt cờhiệu cho những ô này. Có một kỹ thuật thông minh dùng tính năng định dạng có điều kiện của Excel97 để định dạng đặc biệt những ô có chứa công thức, nhưng vài trường hợp lạikhông thực hiện được. Ví dụ, với kỹ thuật này, bạn có thể thiết đặt sao cho ô chứa công thức có màuvàng hoặc ô chứa giá trị âm thì được làm đậm.Với Excel 97 hoặc mới hơn, thực hiện những bước sau:1. Chọn Insert.Name. Define.2. Trong khung hội thoại Define Name, nhập CellHasFormula vào khung làNames in workbook rồi gõ =GET.CELL(48,INDIRECT ("rc",FALSE)) trongkhung `Refers to.3. Nhấn Add rồi OK.4. Đánh dấu những ô bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện.5. Chọn Format. Conditional Formatting.6. Trong khung hội thoại Conditional Formatting, chọn Formula Is từ danhsách thả xuống rồi gõ =CellHasFormula vào ô kế bên (hình 2). Thao tác này sẽáp dụng định dạng có điều kiện bất cứ lúc nào công thức có giá trị là True.Hình . Dùng định dạng có điều kiện để định dạng tự động cho các ô trong mộtvùng được chọn.
  • 95. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 967. Nhấn nút Format rồi chọn loại định dạng bạn muốn. Nhấn OK. Khi đã thực hiện xong các bước trên, những ô có chứa công thức trong vùngbạn đã đánh dấu ở bước 4 sẽ hiển thị định dạng bạn chọn. Thế kỹ thuật này làmviệc như thế nào? Điểm mấu chốt là tạo một công thức như ở bước 2. Công thứcnày không có mặt trong ô như những công thức chuẩn nhưng vẫn hoạt động nhưmột công thức bằng cách trả về giá trị, trong trường hợp này là True hoặcFalse. Công thức dùng hàm GET.CELL là một phần của ngôn ngữ macro XLMvà không thể dùng trực tiếp trong bảng tính. Tham số đầu tiên của hàm dùng giátrị 48 để trả về AàTrue nếu ô có chứa công thức. Hàm INDIRECT về căn bản làtạo tham chiếu đến từng ô trong vùng đã chọn. 48. Bỏ phần chú dẫn biểu đồ trong ExcelHãy tưởng tượng một chút, khi bạn tạo một biểu đồ trong Excel chỉ với mộtthông số dữ liệu thì việc để phần chú dẫn là không cần thiết. Để loại bớt "phầnthừa" này, bạn có thể click chuột phải lên biểu đồ, vào phần Chart Options >Chart Legend, bỏ dấu tick trước mục Show legend. Đơn giản và nhanh chónghơn, hãy click trực tiếp lên phần chú dẫn rồi nhấn Delete. Cũng với cách làmtương tự, bạn có thể chỉnh sửa, bỏ màu nền và các trục theo ý muốn.
  • 96. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 97 49. "hidden" cột khỏi bảng tínhKhi in, bạn không nhất thiết phải in toàn bộ dữ liệutrên bảng tính. Với những dữ liệu chỉ cần cho việc tính toán, không "dính" đếnnội dung, hãy "hô biến" chúng trước khi in. Một số người lựa chọn phương phápcách ly phần dữ liệu tính toán ở một khu vực hoặc sheet khác. Sau đó, chỉ chọnnhững nội dung quan trọng để in bằng cách bôi đen. Tuy nhiên, nhược điểm củacách làm này là tốn không ít thời gian để chuyển đổi giữa các sheet.Cách đơn giản nhất là "úm ba la" biến các cột ra khỏi bảng tính. Chúng chỉ tạmthời "tàng hình" nên không hề ảnh hưởng đến dữ liệu, kết quả tính toán. Đầutiên, bạn hãy chọn những cột cần "tàng hình", click phải chuột lên phần tên củacác cột rồi chọn Hide. Ngay lập tức, những cột được chọn đã "bốc hơi". Khi cầnchỉnh sửa, bạn bôi đen những cột ở hai bên phần hiện đang ẩn. Ví dụ, bạn sẽchọn cột B và E nếu cần "lôi ra ánh sáng" cột C và D, click chuột phải lên nhữngcột được bôi đen và chọn Unhide.Thao tác tương tự nếu bạn muốn giấu các dòng. Ngoài ra, một số phím tắt nhưCtrl + 0 giúp giấu cột, Ctrl + 9 để giấu dòng, Ctrl + Shift +) tương đương vớilệnh Unhide dành cho cột và Ctrl + Shift + (sẽ giải cứu những dòng đang ẩn mặt.
  • 97. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 98 50. Chuyển cơ sở dữ liệu từ Excel vào dữ liệu Address BookHỏi: Tôi có file Excel với các cột: Họ và tên, Địa chỉ, Số điện thoại... Xin hỏicách chuyển cơ sở dữ liệu này vào dữ liệu Address Book của Windows XP?Đáp: Về cơ bản, bạn có thể dùng tiện ích “Address book” của WinXP để quản lýdanh sách “Address book” của WinXP. Tiện ích “Address book” cho phépimport/export dữ liệu từ/tới nhiều định dạng khác nhau, trong đó định dạng cơbản nhất là văn bản thô. Tuy nhiên để tiện ích “Address book” hiểu được cácthông tin trong 1 database nào đó (như Excel) thì worksheet Excel của bạn cầntuân thủ một số qui định, thí dụ mỗi hàng (record) Excel chỉ nên chứa các fieldđược hiểu bởi “Address book” như “First Name”, “Last Name”... Để có thể tạođược 1 worksheet Excel chứa đúng những thông tin mà trình “Address book”hiểu, bạn có thể tiến hành tuần tự các thao tác sau đây:1. chạy tiện ích “Address book” (bằng cách chọn Start.AllPrograms.Accessories.Address book), nếu hiện tại chưa có 1 record thông tinnào thì bạn hãy chọn menu File.New contact... rồi nhập vào 1 số thông tin chođối tác mong muốn. 2. chọn menu File.Export.Other Address book để hiển thị cửa sổ “Address bookExport Tool”, chọn mục “Text File”, chọn button “Export” và xác định file vănbản chứa kết quả. Khi cửa sổ CSW Export hiển thị, bạn hãy đánh dấu chọn vàotất cả các mục trong danh sách rồi chọn button Finish để chương trình xuất thôngtin ra file qui định. Nếu bạn dùng WordPad mở file văn bản kết quả ra xem thì sẽthấy nhiều hàng, hàng đầu gồm nhiều tên field cách nhau bởi dấu phẩy, mỗi hàngcòn lại miêu tả 1 account đối tác. Bạn không nên hiệu chỉnh trực tiếp file này vìdễ nhầm lẫn. 3. chạy Excel, chọn menu File.Open, xác định file văn bản cần mở, khi cửa sổ“Text Import Wizard” hiển thị, bạn hãy đánh dấu chọn option “Delimited”, chọnbutton “Next”, chọn checkbox “Comma”, bỏ chọn checkbox “Tab” rồi chọnbutton Finish. Excel sẽ hiển thị thông tin trên 1 worksheet, hàng đầu chứa các tênfield, các hàng còn lại mỗi hàng chứa thông tin của 1 đối tác. Bạn có thể thêm,bớt, hiệu chỉnh các cell thông tin theo ý muốn. Khi hoàn thành quá trình cập nhậtthông tin, bạn chọn menu File.Save As để lưu kết quả theo định dạng text fileban đầu.4. chạy lại tiện ích “Address book”, chọn menu File.Import.Other Address bookđể hiển thị cửa sổ “Address book Import Tool”, chọn mục “Text File”, chọnbutton “Import” và xác định file văn bản chứa thông tin cần Import rồi chọnbutton Next, Finish để import các thông tin từ file văn bản vào.
  • 98. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 99 51. kiểm tra việc nhập liệu có bị sai so với cột chuẩn không?Excel cho phép ta khai báo một số hàm sự kiện cho một số sự kiện trên từngworksheet Excel, thí dụ hàm Worksheet_SelectionChange() sẽ được kích hoạtmỗi lần ta thay đổi cell làm việc trong worksheet tương ứng, do đó bạn có thểkiểm tra việc nhập liệu trong 1 cột nào đó có đúng qui định không thông quahàm xử lý sự kiện Worksheet_SelectionChange().- Chạy Excel, mở file Excel chứa bảng tính dữ liệu của bạn.- nhập danh sách mã hàng hóa hợp lệ vào worksheet, thí dụ từ cell P1 tới cellP20.- chọn menu Tools.Macro.Visual Basic Editor để mở cửa sổ soạn code VBA.- trong cửa sổ Project, dời chuột về mục Sheet1 (sheet chứa bảng số liệu), ấn képchuột vào nó để mở cửa sổ soạn code cho worksheet tương ứng.- ấn chuột vào ListBox "Object" để hiển thị các đối tượng lập trình hiện có trongworksheet tương ứng, chọn mục Worksheet để tạo hàmWorksheet_SelectionChange() cho worksheet này.- Soạn code cho hàm Worksheet_SelectionChange() theo yêu cầu kiểm tra củabạn:khai báo hằng miêu tả cột đầu và cuối của bảng dữ liệuConst StartRow = 2Const EndRow = 33Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)Dim Val As StringDim r As Integerkiểm tra nếu cell không phải là cột A thì thôiIf Target.Offset.Column <> 1 Then Exit Subr = Target.Offset.Row - 1kiểm tra nếu cell không nằm trong phạm vi thì thôiIf (StartRow <= r) And (r <= EndRow) ThenVal = Target.Cells(0, 1).Valuekiểm tra nội dung cell có hợp lệ khôngkq = Application.VLookup(Val, Range("$P$1:$P$20"), 1)If IsError(kq) Or (kq <> Val) Then MsgBox "Ban da nhap sai ma hang : " & ValEnd IfEnd SubDo đối số của hàm Worksheet_SelectionChange() xác định vị trí cell hiện hànhchứ không phải là vị trí cell cũ (vừa bị thay đổi nội dung), muốn để hàm trênhoạt động đúng theo yêu cầu thì sau khi nhập mới nội dung 1 cell của cột mãhàng hóa, bạn phải dùng phím Enter hay ¯ để kích hoạt được hàm kiểm tra trên.
  • 99. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 100 52. Không cho ghi chú hay chỉ nh sửa tập tin ExcelHỏi: Tôi có một bảng tính Excel, tôi muốn cho bạn bè cùng sử dụng nhưngkhông cho họ ghi chú trên tập tin Excel của mình thì có được không?Trả lời:Để không cho người khác ghi chú hay chỉnh sửa nội dung tập tin Excel củamình, bạn có thể thiết lập mật khẩu bảo vệ cho tập tin Excel. Cách thực hiện nhưsau:- Mở tập tin Excel cần bảo vệ > vào menu Tool > chọn Protection > ProtectSheet > xuất hiện hộp thoại Protect Sheet > bạn nhập Password rồi nhấn OK >xuất hiện hộp thoại Confirm Password > nhập lại Password một lần nữa rồi nhấnOK. Thế là xong 53. Gỡ bỏ mật khẩu bảo vệ sheet của ExcelĐể bảo vệ các tập tin Excel khỏi sự sửa chữa, bạn thường thiết lập mật khẩu bảovệ (menu Tools > Protection > Protect sheet). Nhưng nếu một ngày xấu trời nàođó bạn cần chỉnh sửa gấp một tập tin Excel nhưng lại không thể nhớ mật khẩu làgì.Nếu bạn “ráng” chỉnh sửa thì sẽ nhận được thông báo như sau:Để giải quyết sự cố này, có một giải pháp rất hiệu quả mà cách thực hiện lại đơngiản.Trước tiên, bạn mở tập tin Excel cần sửa, chọn menu Tools > Macro > VisualBasic Editor và nhấp đúp vào Sheet đã tạo mật khẩu bảo vệ.Tiếp theo, bạn nhập đoạn mã sau vào và nhấn menu Run > Run Sub/UserFormđể chạy.Bạn chờ một lúc, sau khi hoàn tất bạn trở lại bảng tính Excel và bây giờ thì bạncó thể chỉnh sửa dữ liệu được rồi!
  • 100. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 101Sub PasswordBreaker()Dim i As Integer, j As Integer, k As IntegerDim l As Integer, m As Integer, n As IntegerDim i1 As Integer, i2 As Integer, i3 As IntegerDim i4 As Integer, i5 As Integer, i6 As IntegerOn Error Resume NextFor i = 65 To 66: For j = 65 To 66: For k = 65 To 66For l = 65 To 66: For m = 65 To 66: For i1 = 65 To 66For i2 = 65 To 66: For i3 = 65 To 66: For i4 = 65 To 66For i5 = 65 To 66: For i6 = 65 To 66: For n = 32 To 126ActiveSheet.Unprotect Chr(i) & Chr(j) & Chr(k) & _Chr(l) & Chr(m) & Chr(i1) & Chr(i2) & Chr(i3) & _Chr(i4) & Chr(i5) & Chr(i6) & Chr(n)If ActiveSheet.ProtectContents = False ThenActiveWorkbook.Sheets(1).SelectRange(“a1”).FormulaR1C1 = Chr(i) & Chr(j) & _Chr(k) & Chr(l) & Chr(m) & Chr(i1) & Chr(i2) & _Chr(i3) & Chr(i4) & Chr(i5) & Chr(i6) & Chr(n)Exit SubEnd IfNext: Next: Next: Next: Next: NextNext: Next: Next: Next: Next: NextEnd Sub
  • 101. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 102 54. Bảo vệ ô chứa công thức trong MS Excel để tránh sự “dòm ngó” của người dùng Để tạo ra một bảng tính Excel với nhiều công thức cả đơn giản và phức tạp không phải là một việc dễ dàng vì nó đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức. Vì thế để tránh chỉnh sửa công thức trên bảng tính, ta thường thiết lập mật khẩu bảo vệ cho bảng tính bằng cách chọn menu Tools > Protection > Protect Sheet. Tuy nhiên, cách này có vẻ bất tiện vì cả bảng tính đều bị khóa và không thể thao tác gì được. Có một cách khác tiện lợi hơn vì nó chophép bạn chỉ khóa riêng những ô chứa công thức, các ô còn lại bạn vẫn có thểlàm việc bình thường.Cách thực hiện rất đơn giản như sau:- Trước tiên, bạn nhấn Ctrl+A để chọn toàn bộ bảng tính. Sau đó, bạn nhấp chuộtphải lên bảng tính và chọn Format Cells, hộp thoại Format Cells xuất hiện, bạnchọn thẻ Protection rồi bỏ dấu chọn của mục Locked và mục Hidden (nếu có).Xong nhấn OK.- Tiếp theo, bạn chọn các ô chứa công thức, nhấn chuột phải và chọn FormatCells. Trong hộp thoại Format Cells vừa xuất hiện, bạn đánh dấu chọn cho mụcLocked và Hidden rồi nhấn OK.- Cuối cùng, bạn chọn menu Tools > Protection > Protect Sheet để thiết lập mậtkhẩu bảo vệ cho các ô chứa công thức. Hộp thoại Protect Sheet xuất hiện, bạnnhập mật khẩu bảo vệ vào ô Password to unprotect sheet rồi nhấn OK. Trong
  • 102. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 103hộp thoại Confirm Password, bạn nhập mật khẩu lại lần nữa rồi nhấn OK làxong.Bây giờ quay trở lại bảng tính, bạn sẽ thấy các ô dữ liệu chỉ hiển thị giá trị đãtính toán mà không xuất hiện công thức trong ô hoặc trên thanh Formular Barkhi bạn nhấn chuột vào ô đó
  • 103. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 104 55. Dùng hàm RANDBETWEENtrong MS Excel để lựa chọn ngẫu nhiên . .Tạo một danh sách những người có cùng điều kiện trúng giảiNhập hàm RANDBETWEEN với cú pháp: =RANDBETWEEN(số x, số y), cónghĩa là hàm sẽ chọn ra một số nguyên ngẫu nhiên có giá trị nằm giữa số x và sốy (có thể bằng x hoặc bằng y)Lưu ý nếu làm đúng cú pháp mà hàm này báo lỗi, bạn vào Tools – Add-Ins, đánhdấu chọn vào Analysis ToolPak để bổ sung.
  • 104. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 105 C. Ms Power Point: 1. Giấu slideTrong bản trình diễn Microsoft PowerPoint, đôi khi bạn muốn ẩn đi một slidenào đó – slide thông tin tham khảo hay giải thích thêm làm rõ nghĩa chẳng hạn –và chỉ truy cập đến slide này khi nào cần thiết. Slide được ẩn đi sẽ không đượchiện lên trên màn hình trình diễn trừ khi bạn ra lệnh cho PowerPoint truy cập đếnslide đó.Để ẩn một slide trước tiên bạn hãy chuyển con trỏ chuột về slide bạn muốn giấuđi rồi vào Slide Show | Hide Slide.Bạn hãy khi nhớ số thứ tự của slide bị ẩn đi đó để trong quá trình trình diễn bạncó thể dễ dàng truy cập đến slide ẩn đó bằng cách nhấn phím số thứ tự của slideẩn và ấn Enter. Nếu bạn có nhiều slide ẩn và không nằm theo thứ tự nào cả thìbạn có thể dùng phím tắt H để chuyển đến slide ẩn tiếp theo. Để quay trở lại bàitrình diễn, bạn hãy nhắp chuột phải vào màn hình trình diễn và chọn Go |Previous Viewed. (Lệnh này có thể khác ở những phiên bản PowerPoint khácnhau).Hoặc bạn có thể tạo ra một nút bấm chuyển đổi slide trên màn hình trình diễncủa bạn bằng cách vào Slide Show | Action Settings. 2. Căn chỉnh đối tượng Trong PowerPoint, bạn hoàn toàn có thể tự động đặt vị trí hay căn chỉnh các đối tượng mà không cần phải sử dụng đến lưới (grid) hay hướng dẫn (guide). Để thực hiện tác vụ này bạn hãy thử các sau đây. Trước tiên bạn hãy lựa chọn tất cả các đối tượng cần căn chỉnh vị trí (lưu ý khi lựa chọn nhiều đối tượng bạn hãy giữ phímCtrl). Sau đó bạn chọn nút Draw – nút này nằm ở góc tận cùng bên tay trái cửasổ PowerPoint, ngay trên nút Start của Windows – và chọn vào “Align orDistribute” sau đó chọn một mô hình căn chỉnh thích hợp với bạn trong số nhữngmô hình mà PowerPoint đưa ra.
  • 105. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 106 3. Mỗi slide mỗi màu nền khác nhauNếu bạn muốn bản trình diễn của mình thêm đa dạng phong phú bằng cách đặtmàu nền cho mỗi slide hoặc một nhóm slide khác nhau. Để thực hiện tác vụ nàybạn hãy thử cách sau đây.Lựa chọn slide hay một nhóm slide bạn muốn đặt màu nền khác với những slidekhác, chọn Format | Slide Background. Trong cửa sổ Slide Background, sau khibạn đã lựa chọn màu nền thích hợp, hãy đánh dấu chọn vào ô “Omit backgroundgraphics from master” sau đó chọn Apply. Bạn đã được như ý muốn. 4. Di chuyển đối tượng chính xác hơnNếu bạn sử dụng chuột để di chuyển đối tượng trong một khoảng nhỏ thì nhiềukhi không chính xác và đạt yêu cầu cho lắm. Bạn hãy dùng bàn phím thay thế.Trước tiên hãy lựa chọn đối tượng bạn muốn di chuyển và dùng các phím mũitên lên-xuống-sang trái-sang phải để di chuyển đối tượng của bạn. Mỗi lần dichuyển như vậy đối tượng sẽ di chuyển 5. Trình diễn từng slide riêng biệtTrong khi bạn soạn thảo và trình bày từng slide của mình, đôi khi bạn muốn xemtrước xem slide đó hiện trên màn hình trình diễn như thế nào. Nhưng nếu dùngtính năng xem trước của PowerPoint bạn sẽ lại phải xem tất cả các slide và trênmàn hình trình diễn toàn màn hình. Vậy hãy thử ấn và giữ thêm phím Ctrl mỗikhi bạn chọn View Show | Slide Show. Chỉ riêng slide bạn đang chỉnh sửa hiệnra trong một cửa sổ nhỏ và rất thuận tiện cho bạn đó. Để tắt màn hình đó bạn hãyclick chuột phải và chọn End Show.
  • 106. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 107 6. Nhúng trực tiếp flash vào PowerPoint Không cần nhờ đến một phần mềm nào khác, thủ thuật hướng dẫn trong bài viết này sẽ giúp bạn đưa những đoạn phim flash vào các slide trình chiếu của PowerPoint. Đoạn phim flash này vẫn chạy cho dù trên máy không có cài một trình flash player nào. Thật là tuyệt vời nếu có thể thêm một vài đoạn hoạt hình có tương tác - một điểm rất độc đáo chỉ có ở các tập tinflash (.SWF) - vào trong một bản trình bày (slideshow) được soạn bằngPowerPoint. Trên LBVMVT số 71 có giới thiệu chương trình Swiff Point Player,một trình hỗ trợ (add-in) giúp bạn dễ dàng nhúng các đoạn phim flash vàoPowerPoint. Thực ra với thủ thuật sau đây bạn có thể trực tiếp đưa các đoạnphim flash vào PowerPoint mà không cần dùng đến một chương trình nào khác.Cách thực hiện như sau:- Trước tiên mở chương trình MS PowerPoint, vào trình đơn View > Toolbars >Visual Basic. Trên thanh Visual Basic, bấm vào nút Control Toolbox để mởbảng Control Toolbox.Trong bảng Control Toolbox, bấm vào nút More Controls để mở ra một danhsách, kéo thanh trượt xuống dưới rồi bấm chọn dòng Shockwave Flash Object.Đến đây bạn dùng chuột bấm vào một slide nơi muốn đặt đoạn phim flash, lậptức nơi đó sẽ xuất hiện một khung hình vuông nhỏ. Bạn có thể dùng chuột rê vàocác cạnh ngoài hình vuông này để chỉnh kích thước. Bấm phải vào hình vuôngnày rồi chọn Properties.Trong bảng Properties này, bạn có thể thay đổi các thông số tùy ý cho đoạn phimflash. Nếu không rành, bạn cứ để như mặc định nhưng quan trọng nhất là phảinhập vào đường dẫn đến đoạn phim flash trên ổ cứng vào ô Movie của bảng này,
  • 107. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 108rồi bấm Enter. Cuối cùng bạn bấm F5 để xem kết quảNhư vậy bạn đã có thể nhúng một đoạn phim flash bất kỳ vào một slide trongPowerPoint mà không cần dùng đến chương trình nào khác. Điểm đặc biệt là cáctính năng tương tác có trong đoạn phim flash vẫn được giữ nguyên khi trìnhchiếu trên PowerPoint. Cách này cũng có thể được dùng để play các đ oạn phimflash khi máy bạn không cài một chương trình flash player.
  • 108. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 109II. Phím tắt 1. Tạo mới, chỉnh sửa, lưu văn bảnCtrl + O mở tài liệuCtrl + S Lưu tài liệu n bảnCtrl + Z hoàn trả tình trạng của văn bản trước khi t hực hiện lệnh cuối cùngCtrl + Y phục hội hiện trạng của văn bản trước khi thực hiện lệnh Ctrl + ZShift + --> chọn một ký tự phía sauShift + <-- chọn một ký tự phía trướcCtrl + Shift + --> chọn một từ phía sauCtrl + Shift + <-- chọn một từ phía trướcShift + - chọn một hàng phía trênShift + ¯ chọn một hàng phía dướiCtrl + A chọn tất cả đối tượng, văn bản, slide tùy vị trí con trỏ đang đứng
  • 109. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 110 2. Xóa văn bản hoặc các đối tượng.Backspace (¬) xóa một ký tự phía trướcDelete xóa một ký tự phía sau con trỏ hoặc các đối tượng đang chọn.Ctrl + Backspace (¬) xóa một từ phía trước.Ctrl + Delete xóa một từ phía sau. 3. Di chuyển . 4. Định dạng . .
  • 110. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 111 5. n:Ctrl + E Canh g 6. ng . . 7. Menu & Toolbars. nh . . . . . .
  • 111. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 1128. i i 1
  • 112. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 113 9. i. 3Ctrl + Shift + =Ctrl + =: 2 O. 10. cv u +
  • 113. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 114 11. F: - AutoText) (tươ - Goto) ools - Spellings andGrammars) (tươn - Save As...)
  • 114. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 115 12. :Shif - , Goto -Thesaurus). . ) . ( - + S)
  • 115. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 116 13. : (tươ - Print Preview). ). . ch . .Ctrl + F9 ch . . .Ctrl + F12 (File - + O).
  • 116. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 117 14. :Ctrl + Shift +F3 chèn nội dung cho Spike.Ctrl + Shift + F5 chỉnh sửa một đánh dấu (bookmark)Ctrl + Shift + F6 di chuyển đến cửa sổ văn bản phía trước.Ctrl + Shift + F7 cập nhật văn bản từ những tài liệu nguồn đã liên kết (chẵnghạn như văn bản nguồn trong trộn thư).Ctrl + Shift + F8 mở rộng vùng chọn và khối.Ctrl + Shift + F9 ngắt liên kết đến một trường.Ctrl + Shift + F10 kích hoạt thanh thước kẻ.Ctrl + Shift + F11 mở khóa một trườngCtrl + Shift + F12 thực hiện lệnh in (tương ứng File - Print hoặc tổ hợp phímCtrl + P). 15.Alt + F1 di chuyển đến trường kế tiếp.Alt + F3 tạo một từ tự động cho từ đang chọn.Alt + F4 thoát khỏi Ms Word.Alt + F5 phục hồi kích cỡ cửa sổ.Alt + F7 tìm những lỗi chính tả và ngữ pháp tiếp theo trong văn bản.Alt + F8 chạy một marco.Alt + F9 chuyển đổi giữa mã lệnh và kết quả của tất cả các trường.Alt + F10 phóng to cửa sổ của Ms Word.Alt + F11 hiển thị cửa sổ lệnh Visual Basic.
  • 117. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 118 16. FAlt + Shift + F1 di chuyển đến trường phía trước.Alt + Shift + F2 thực hiện lệnh lưu văn bản (tươ ng ứng Ctrl + S).Alt + Shift + F9 chạy lệnh GotoButton hoặc MarcoButton từ kết quả của nhữngtrường trong văn bản.Alt + Shift + F11 hiển thị mã lệnh. 17.Ctrl + Alt + F1 hiển thị thông tin hệ thống.Ctrl + Alt + F2 thực hiện lệnh mở văn bản (tương ứng Ctrl + O)
  • 118. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 119III. Những trang web về tin học văn phòng:http://webketoan.commục tin học trong trang này là nơi bạn nên tham quan nhất trong số các trangweb về tin học văn phòng. với kiến thức từ cơ bản đến nâng cao, lập trình ứngdụng với VBA; chắc chắn bạn sẽ thấy trình độ mình tăng tiến rất nhanh.Khá nhiều sách và file ví dụ cho bạn tham khảo và học tập.http://giaiphapexcel.comchuyên thảo luận, trao đổi, chia sẻ ebook về excel và các ứng dụng trong mọingành: kinh tế, giáo dục, xây dựng, kỹ thuật điện…trang có thế mạnh về VBA và kho sách từ cơ bản đến nâng cao về excel.http://quantrimang.commang dáng dấp kiểu echip. nên tham khảo.http://ketcau.comchuyên ứng dụng VBA trong xây dựng. có marco tính toán kết cấu được cácthành viên xây dựng nên rất nổi tiếng.http://diendantinhoc.comkhá nhiều sách hay và phần mềm.http://ddth.vnthảo luận chung về cntt là thế mạnh. box tin học cơ bản cũng khá nhiều ngườitham gia.http://updatesofts.com/forumschia sẽ ebook và phần mềm là thế mạnh, tuy nhiên bạn có thể kiếm được khánhiều sách hay về tin văn phòng.http://www.edu.net.vnnếu bạn muốn học nghiêm túc từ cơ bản, nên tham quan phần tài nguyên củatrang chủ bộ giáo dục này.
  • 119. Các thủ thuật và phím tắt khi sử dụng MS Offce 2003 120Cho đủ 120 trang.