• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
Dieu hanh cuoc hop co su tham gia
 

Dieu hanh cuoc hop co su tham gia

on

  • 270 views

 

Statistics

Views

Total Views
270
Views on SlideShare
270
Embed Views
0

Actions

Likes
2
Downloads
5
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Dieu hanh cuoc hop co su tham gia Dieu hanh cuoc hop co su tham gia Presentation Transcript

    • NHỮNG VẤN ĐỀ VỀ ĐIỀU HÀNH CÁC CUỘC HỌP VÀ HỘI THẢO Tài liệu tập huấn 2006 Đặng Đình Bôi – nhóm dự án SFSP
    • Mục tiêu:Sử dụng được một số kỹ năng điềuhành, thúc đẩy hội thảo, cuộc họp , y ộ , ộ ọptheo cách tiếp cận có tham giaXây dựng thái độ phù hợp khi điềuhành, thúc đẩy hội thảo, họpXây dựng được kế hoạch cho mộtcuộc họp, hội thảo.
    • Kế hoạchNgày à 1 2 3Buổi -Làm quen, giới thiệu chương trình -Một số phương pháp dùng trong -Chuẩn bị bài tập trình diễn -Thế nào là cuộc họp điều hành cuộc họp -Trình diễn nhóm 1sáng “tốt” tốt -Trình diễ nhóm 2 T ì h diễn hó -Trình diễn nhóm 3 Buổi B ổi -Các nhiệm vụ của người điều hành -Những kỹ năng chính để điều hành -Trình diễn nhóm 4 -Yếu tố của thành cuộc họp cuộc họp công trong điềuchiều -Thiết kế cuộc họp -Bài tập trình diễn hành -Đá h giá Đánh iá -Đá h giá Đánh iá -Đá h giá Đánh iá
    • Bắt đầu “họp” họp
    • Phản ứng khi nhận được thông báo họp Lại sắp có việc gì mới đây! ắ ó ệ ì ớ â Có bấy nhiêu việc mà cứ họp hòai! y ệ ọp Chiều nay lại phải về muộn đây! Lại họp ghét cái mặt lão “A”, ngồi họp họp, A nhìn thấy phát chán! Bao nhiêu việc không làm cứ họp, họp ! làm, họp họp…! Họp có giải quyết được gì đâu, họp xong vẫn thế! ẫ hế Và…ý kiến của bạn…?
    • Nhưng họp vẫn đóng vai trò quan trọng vì:Để hòan thành công việc cần phối ểhợp nhiều thành viên ợpLiên quan đến nhiều lĩnh vựcKinhKi h nghiệm kiến thứ của 1 cá nhân hiệ kiế thức ủ á hâkhông đủ giải quyết công việcHọp để trao đổi thông tinHọp để kiểm sóat công việc iệc
    • Hội họp là quá trình thảo luận vàxử lý thông tin nhằm đưa ra cácquyết định, từ đó xác định nhữnghọat động cần tiến hành và xem xét thực hiện các họat động đó Thông tin Thảo luận Giám sát thực hiện Quyết định Hành động
    • Cuộc họp là vô bổ nếu:Phải thảo luận những chuyện lặt vặtChẳng có gì quan trọng để thảo luậnTốn nhiều thời gian mà không liênquan gì đế công việc của bạn ì đến ô iệ ủ b
    • KHÔNG NÊN TỔ CHỨC HỌP NẾU:Không có mục đích rõ ràngKhông cần ý kiến nhiều ngườiCó thể làm cách khác tốt hơnChỉ vì là định kỳ phải họpVắng những nhân vật chínhChi phí cao hơn lợi ích mang lạiKhông họp cũng chẳng sao
    • LÝ DO LÀM CHO CUỘC HỌP KÉM HIỆU QỦA:KhôKhông báo trước cho người d bá ớ h ời dựKhông có chương trình làm việc cụ g g ệ ụthểKhông đúng người, đúng việc ngườiKhông có ai điều khiểnCác hà h ê khôCá thành viên không dám đưa ra ý dá đkiến riêng do nhiều lý doChẳng có ý kiến nào giá trị vì mọingười mải đọc tài liệu gườ ả tà ệu
    • MỘT CUỘC HỌP TỐT CÓ:Mục tiêu rõ ràng, cụ thể đo được ê à ểCó kết qủa mong đợi q g ợĐúng, đủ đối tượngChương trình đảm bảo đạt mục tiêuThực hiện từng phần theo tiến trình hợp líNgười dự họp cũng cần được chuẩn bị ờ ũ ầ ẩHậu cần chuẩn bị tốt
    • CHUẨN BỊ CHO CUỘC HỌPXem xét kỹ mục đích, m ét m đí h mục tiêu cuộc họp tiê ộAi sẽ được mời tham dự (người: đóng gópý kiến, ra quyết định thực hiện công việc kiến định,sau khi họp, người bị ảnh hưởng bởi quyếtđịnh, những ngừơi cần nắm thông tin để ị g g glàm việc hiệu qủa, các người liên quan à ệ ệ ủ á ờ êkhác…)Họp khi nào ở đâu? nào,Thông báo mời họp thế nào?Các nội dung họp sẽ được triển khai rasao? Có cần công cụ hỗ trợ? Có gửi trướctài liệu?
    • BỐ TRÍ PHÒNG HỌP TRÁNH NƠI:Quá nóng, qúa lạnhQ á ó ú l hQuá ồn àoQuá chật chộiQQuá bất tiện ệQuá tối hay qúa sáng; Và:Nên tắt điện thọai di độngHạn chế người ngòai đi lạiBố trí chỗ ngồi để có sự tham gia bìnhđẳng
    • Chương trình cuộc họp là bản mô tả trình tự và nội dung chính đượcthảo luận đồng thời cung cấp thông g g p g tin giúp tổ chức cuộc họp, gồm: Nội dung chính Các chủ đề và người Địa điểm trình bày Thời gian bắt đầ và đầu à Thời gian cho mỗi nội kết thúc dung Giải lao nếu có Phương pháp tiến Ai chủ tọa/ Ai điều hành ỗi hầ hà h mỗi phần để đ t đạt khiển chương trình mục tiêu Người ghi biên bản g g Các hướng dẫn chuẩn bị trước cuộc họp
    • CHÚ Ý KHI LẬP CHƯƠNG TRÌNH: Hạn chế số lượng nội dung ế ố ộ Đừng q g qúa tập trung nhiều vào chuyện q ập g yệ quá khứ Trình bày sự việc, vấn đề dưới góc độ các cơ hội, tiềm năng Cho phép đủ thời gian Nhấn mạnh những ý, chi tiết cần thiết Có thể có thời gian dành cho những vấn ó hể ó hờ dà h h hữ ấ đề khác phát sinh
    • GỢI Ý MẪU CHƯƠNG TRÌNH CUỘC HỌP: MỤC ĐÍCH/MỤC TIÊU: KẾT QỦA CẦN ĐẠT: THÀNH PHẦN: ĐỊA ĐIỂM: ThỜi GIAN:Phần, Nội dung Ai điều Phương Công cụmục hành pháp, pháp hỗ trợ Thời gian1.2…n
    • MỘT KẾ HỌACH HÀNH ĐỘNG SAU CUỘC HỌPViệc gì/ Kết qủa Ai chịu ệ ì ế ủ Thời ờ Cần hỗ ầ ỗhọat mong trách gian trợ gì,động ộ muốn ố nhiệm/ ệ hòan ò từ đâu ừ â làmvới thành ai
    • VAI TRÒ NGƯỜI GHI BIÊN BẢN: Ghi những người th m dự họp tham Ghi các nội dung đã thảo luận Ghi các q ết định đã đưa ra quyết a Ghi những công việc phải thực hiện: làm gì, khi nào ai làm gì nào, Ghi thời gian, địa điểm cuộc họp Đọc lại biên bản cho mọi người nghe Sao biên bản gửi tới mọi người liên quan sớm nhất.(ghi chíng xác, khách quan, không chen chính kiến cá nhân)
    • NĂNG LỰC CỦA NGƯỜI ĐIỀU HÀNH:Điều tiết trong cuộc họp, trong nhómKỹ năng giao tiếp và truyền thôngPhương pháp sáng tạo, phù hợp nộidungdungCó kiến thứcCó thái độ tích cực (cảm thông, quantâm, tôn trọng, tin vào nhóm)tâm t ọng ào
    • Người điều hành: điều tiết họat động nhómLàm rõ nhiệm vụLấy ý kiến, sắp xếp ý kiến kiếnKhuyến khích mọi người tham giaHòa giải các xung đột, mâu thuẫn ẫDẫn dắt, giải quyết vấn đề có tham dắtgiaGiúp nhóm đi đến các kết luận và ú ó ế á ế ậ àxây dựng kế họach hành động y ự g ọ ộ g
    • Người điều hành: sử dụng kỹ năng giao tiếp Hỏi, thăm dò, dùng các lọai câu hỏi ( ạ g mở) (dạng ) Lắng nghe Phản hồi Phả Dùng các phương pháp trực quan Thay đổi phương pháp truyền thông Sử dụng ngôn ngữ không lời ử ô ữ ô ờ
    • Người điều hành: chuẩn bị kiến thứcChuẩn bị kỹ các kiến thức liên quan ẩCó thể đưa ra nhiều ví dụ hoặc làmmẫuChuẩnCh ẩ bị sẵn những tài liệ phát tay ẵ hữ liệu hát tphù hợpKhông được cho mình biết tất cả,không áp đặt kiến thức của mìnhSử dụng những kiến thức của nhóm
    • Người điều hành: rèn thái độTônTô trọng người khá ời khácLắng nghe mọi người g g ọ gCó gắng hiểu mọi ngườiSử dụng kỹ năng phản hồi tích cựcTôn trọng kiến thức của nhómThiết lập hiểu biết, tôn trọng lẫn ẫnhau, khuyến khích tham gia , y gTin tưởng vào nhóm
    • Nhiệm vụ của người điều hànhCh ẩn bị: Thiết kế cuộc họp (mChuẩn bị ộ (mục tiê nội tiêu,dung,họat động, phương pháp, thời gian)Giới thiệu thành phần tham gia họpThống nhất mục tiêu, phương phápĐiều hành tiến trình theo từng mục nộidung (nêu câu hỏi)Lấy ý kiến thống nhất từng nội dungThay đổi phương pháp để tránh nhàmchánChú ý phân người ghi biên bản (ghi lạithông tin)
    • Kỹ năng đặt câu hỏi trong thảo luận Thế nào là câu hỏi tốt Quy trình hỏi Các lọai câu hỏi Cấp độ câu hỏi
    • Các cấp độ câu hỏi
    • Đặt câu hỏi để phân tích và giải quyết vấn đề
    • Xử lý các câu trả lờiĐúng tòan bộĐúng một phầnSaiKhông trả lời
    • Kỹ năng thăm dòTìm sự thực nhờ các câu hỏiHỏi tiếp dựa vào trả lời câu hỏi trướcĐổi hướng suy nghĩ dựa vào trả lờicủa câu hỏi t ướ ủ â trướcChú ý sự liên quan / mâu thuẫn/không logic giữa các câu trả lời, tìmsự thật qua câu trả lời và thái độ
    • Kỹ năng quan sátQuan sát gì?Quan sát như thế nào?Đáp ứng lại gì sau khi quan sát?
    • NGƯỜI ĐIỀU HÀNH QUAN SÁT GÌ?Mức độ hứng thú của người họp ứ ộ ứ ú ủ ờSự tham gia của các thành viên ự gQuan hệ giữa các thành viên (hỗ trợ, hợptác…)Quan tâm, tin tưởng vào người điều hànhCá tính mỗi thành viênYếu tố cản trở sự tham giaĐiều kiện vật chất cho cuộc họp
    • NGƯỜI ĐIỀU HÀNH ĐIỀU CHỈNH SAU QUAN SÁTTốcTố độ nóióiNội dung(rút ngắn hay nhấn mạnh…)Phương pháp (thay đổi, giải trí…) ổLàm rõ câu hỏi và trả lờiCải thiện quan hệ trong nhóm…Tăng tính tự tin cho thành viên nhút nhátGiải tỏa ức chế cá nhân(xoa dịu, chuyểnnhóm…)…
    • Kỹ năng lắng nghe
    • Lắng nghe hiệu qủa:
    • Ai không lắng nghe?
    • Kỹ năng lắng nghe của người điều hành:Giữ yên lặng ê lặThể hiện muốn nghe ệ gTránh phân tánĐồng cảm, tôn trọng cảmKiên nhẫnGiữ bình tĩnhĐặt câu hỏi xây dựngCó những khỏang lặng
    • KHI NGHE, NGƯỜI ĐIỀU HÀNH KHÔNG NÊN:Lơ đãng coi thường lời người nói đãng, oiCắt ngang, hối thúc, nhìn đồng hồNói tranh lời (phần còn lại) t anhPhán xét, tranh cãi tranh luận trước khinghe hết, chưa hiểu hếtĐưa ra những lời khuyênCảm xúc của người nói tác độngSuy diễn theo kinh nghiệm và suy luậncủa riêng mìnhNghe đại khái
    • Phương pháp động nãoBước 1: giới thiệu chủ đề, vấn đề ậthảo luậnBước 2: lấy ý kiến, ý tưởngBước 3: hóBướ 3 nhóm các ý kiến, ý tưởng á kiế tưởBước 4: đặt tên cho các nhóm ý kiếnBước 5: đánh giá các nhóm ý kiến vàphân tích để quyết định hướng đi q ết
    • Giao nhiệm vụMục đích rõ ràng của nhiệm vụNgười được giao biết rõ kết qủa cầnđạtNêu õ á h làNê rõ cách làmNêu rõ thời gian cho phépNêu rõ cách thể hiện, chia sẻ kết qủaCó thể giao nhiệm vụ bằng lời, viết ó ể ệ ằ ờ ếlên giấy lớn hoặc dùng tờ p g y ặ g phát tay y
    • CHÚ Ý KHI GIAO NHIỆM VỤ:Giao nhiệm vụ làm sao cho các thànhviên khẩn trương vào làm việc ngay g ệ g yGiải thích lại thật gọn nếu nhóm hoặccá nhân không làm được, nhớ rằng đượccàng giải thích càng làm giảm hứngthú làm việc nhóm hú là ệ hó
    • Kỹ năng tổ chức thảo luận nhómCách chia nhómSử dụng phương phápQuản lý thời gianTổ chức báo cáo chia sẻ kết qủaTổng kết chung
    • CHIA NHÓM:TheoTh cách đế ngẫu nhiên á h đếm ẫ hiêTheo vị trí ngồi ị gTheo tuổiTheo vùng địa lýTheo sở thíchTheo giới tínhTheo công tác chuyên môn…
    • CÁC PHƯƠNG PHÁP THẢO LUẬN NHÓM:Các phương pháp thảo luận nhanh(p(phillips, rì rầm, tia chớp…) p , , p )Các phương pháp thảo luận sâu(động não, chậu cá, bàn tròn, tranh não cá trònluận…)
    • QUẢN LÝ THỜI GIAN:Bắt đầu vào thảo luận nhanh ắĐi lại các nhóm xem xét và quan sátnhưng không hoặc ít can thiệpTheo đúng thời gian nhưng t á h hốiTh đú i hư tránhthúcCho thêm ít phút cho nhóm chưahoàn thành
    • BÁO CÁO CHIA SẺ KẾT QỦA THẢO LUẬNTất cả lần lượt báo cáoMột nhóm báo cáo còn lại bổ sungChuyển kết qủa cho các nhóm khácxem và bổ sung à…
    • NGƯỜI ĐIỀU HÀNH TỔNG KẾT THẢO LUẬN NHÓM:Là rõ ý kiến khi chưa rõ ràngLàm õ kiế h õ àĐề nghị thành viên trình bày quan g ị yqđiểm khi nhóm khác, người khácchưa rõSo sánh các điểm chung, khác biệtPhân tích tìm ra cách giải quyếtnhững vấn đề chưa giải quyết củatừng nhóm, bổ s ng thông tin thiếu nhóm sung thiếTóm tắt kết qủa chung
    • LƯU Ý CHO NGƯỜI ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP:Chuẩn bị tốt để bảo đảm thành công(mục ẩ ố ể ả ả à ôtiêu, chương trình, phân công, hậu cần)Tôn trọng sự tham gia (hành động, tưtưởng, thái độ thực sự) g ộ ự ự)Quản lý những hành vi bất ổnThống nhất ý kiến bằng phối hợp các kỹnăng phân tích, giải quyết vấn đềDuy trì sự nhiệt tình của mọi ngườiTránh các lỗi quan trọng
    • XỬ LÝ CÁC ĐỘNG THÁI TRONG NHÓMTạm thời chia ra hai loại trong cuộchọp: ọpNhững người gây khó khănNhững người có vai t ò tí h cựcNhữ ười ó i trò tích ự
    • Khuyến khích sự tham gia trong cuộc họp
    • Can thiệp với các thành viên gây khó khăn
    • Nhận biết có sự đối kháng
    • Sáu bước giải quyết đối kháng
    • Mức độ khuyến khích sự tham gia trong cuộc họp
    • NGƯỜI ĐIỀU HÀNH ĐỐI PHÓ VỚI SỰ HỒI HỘP KHI ĐỨNG NÓI ĐỨNG, TRƯỚC ĐÁM ĐÔNG
    • Năm mức nhu cầu của con người (theo Maslow):Nh cầu sinh h (thựcNhu ầ i h học (thựphẩm, nước, giấc ngủ…)Nhu cầu an tòan (ổn định,hòa bì h )hò bình…)Nhu cầu xã hội (quan hệgia đình, bạn bè, thànhviên của tổ chức…) ê ủ ổ ứNhu cầu được tôn trọng((thành đạt, tự tin, được ạ, ự , ợcông nhận…)Nhu cầu tự khẳng định(p(phát triển cá nhân, tự , ựhòan thiện…) Khi đứng t ớ đá đô đứ trước đám đông 4 nhu cầu sau bị đe dọa làm ta mất bình tĩnh
    • Biểu hiện sự hồi hộp của người điều hành:Mân mê các đồ vật, giấy tờ… khôngcần thiếtĐằng hắng liên tụcTóat ồTó t mồ hôiTay chân runGiọng nói gấp gáp, không nên lời, nóimất chính xác… ácv.v…
    • Tự đối phó với hồi hộp:Cho mình thời gian; đi khoan thai tới chỗ cầnđứngCho mình thời gian: sắp xếp giấy tờ, vật dụngtrước khi bắt đầuNắm chặt bàn tay rồi thả lỏng dần, làm lại khi ắ ặ à ồ ả ỏ ầ àcầnKiểm sóat hơi thở, giọng nóiChuẩn bị thật chu đáoNghỉ ngơi trước ngày phải điều hànhCó mặt sớmTin tưởng, tự động viênĂn mặc lịch sự, phù hợp bối cảnh và người tham sựgiaGây thiện cảm với cử tọa: g y ệ ọ giới thiêu mình, cố ,thuộc tên mọi người, nhờ một số người có uy tín ộ ê ờ ờ ộ ố ờ ó íhỗ trợ mình, coi mọi người là bạn, họ giúp đỡbạn…
    • Tăng sự tự tin: chuẩn bị kỹXác định rõ mục tiêu, người tham gia, địa á ê ờđiểm, có thể sử dụng công cụ gì hỗ trợ…Xác định rõ các ý chính, nội dung chínhCấu tạo hợp lý trình tự các nội dungChuẩn bị các bài tập, trò chơi, ghi chú vàtrích dẫn… dẫnChuẩn bị phương tiện hỗ trợThực hà h trước để chủ độ h hành ớ hủ động thời gian hờ
    • Xử lý với các câu hỏi của người tham gia:Tìm hiểu kỹ người tham gia (đối tượng)Lắng nghe cẩn thậnCảm ơn người đặt câu hỏiNếu ảNế trả lời đ được thì trả lời ngay, ngắn và vào trọng tâm hì ả ắ à à âCó thể cần phải suy nghĩ thì đưa câu hỏi cho tòan thể mọingười cùng trả lờiCó thể xin phép mọi người cho câu hỏi ở phần cuối cuộc i hé i ời h â hầ ối ộhọpVới câu hỏi mang tính chọc phá, thù địch thì phải bình tĩnhvà không trả đũa lại người hỏi giải quyết nhã nhặn họặc để hỏi,mọi người cùng giải quyếtNếu câu hỏi qúa khả năng, cần hứa là sẽ cùng họ tìm cách,tìm người giải quyết sau không nên cố trả lời vu vơNếu qúa nhiều câu hỏi thì nên thông báo cho mọi người thờigian cho phép
    • Những câu nói hoặc cử chỉ gây cho người nghe bực mình:Dùng câu: “nói thực là ” là…”Nói giọng ề à, không dứt khóat, e hèm…Lẩm bẩm kèm với mỗi cử chỉ, hành động nào đóQuay lưng lại, nói với màn hình họăc bảng…Không nhìn vào người tham gia họpVừa lấy dụng cụ, viết, vừa nóiNhìn chỉ vào một ngườiĐi lại qúa nhiều trước mọi ngườiDùng các vật dụng, động tác thừaHuơ chân tay, gãi đầu, khoanh tay, chắp tay, bỏtay túi quần, kéo quần, vuốt tóc… quá nhiềuvà…
    • SAU KHI ĐÃ THỰC HÀNH CÁC KỸ NĂNG ĐỘC LẬP BÂY GIỜHãy chọn một cuộc họp có vấn đềSoạn thảo chương trình họp cụ thểVà điều hành cuộc họp đóRút kinh nghiệm qua đánh giá saukhi điều hành (nếu có băng videoquay lại xem để tự suy ngẫm)