17012011 SharePoint 2010 et les réseaux sociaux - montréal

Groupe d’usagers SharePoint QuébecRencontre Mensuelle – Chapitre Montréal 17 janvier 2012

Chapitre QuébecQuelques bonnes pratiques sur l’implémentation du RSE SharePoint 2010

Qui je suis? Nicolas Georgeault MVP3 | SharePoint Server  Architecte SP  Engagé chez Alphamosaik  Président Club-SharePoint et .NET  Consultant & Speaker  ngeorgeault@club-sharepoint.fr  http://www.facebook.com/nicolas.georgeault  http://twitter.com/ngeorgeault  http://www.slideshare.com/ngeorgeault Passionné de Horse-Ball

Références Blog de Scott Jamison www.scottjamison.com – Session SPC310 Spencer Harbar www.harbar.net – Session SPC407

AgendaA quoi ça sert? Gestion des identités Provisionning Guides de déploiements 13 bonnes pratiques Conclusions

Les Réseaux Sociaux d’Entreprise avec SharePoint 2010A QUOI ÇA SERT?

A quoi ça sert? 1 - Identité • lier des personnes 2 - Relations partageant des intérêts 3 - Exp.Utilisateur personnels ou 4 - Partage professionnels 5 - Découverte similaires. 6 - Présence • Amener à partager du 7 - Echanges contenu et à enrichir la connaissance collective. 8 - Réputation

Les piliers du réseau Social? 1 - Identité Profiles utilisateurs 2 - Relations Collègues et Organigramme 3 - Exp.Utilisateur Personnalisation (Ajax, SL) 4 - Partage Groupes (Sites) 5 - Découverte Recherche et tagging 6 - Présence IM, Libre/Occupé 7 - Echanges Wall 8 - Réputation Notations, Notes et Activité

Le RSE encore un truc de jeune… NON

Réseau social d’entreprise 1.0

L’usage professionnel des medias sociaux Pourcentage de réponses 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Marketing 57% Collaboration interne and formation 39% Service client et support 29% Ventes 25% Ressources humaines 21% Strategie 16% Dévelopment Produit 14% Autre 31%Source: August 2009 survey by Mzinga and Babson Executive Education.

10 fondamentaux pour démarrer Investir du temps, des ressources et… de l’argent Recruter les champions Planifier des stratégies d’adoption Evaluer et mesurer l’usage et l’efficacité du design Assurer la compatibilité Démarrer graduellement Assurer la promotion et animer Améliorer en permanence sur les retours utilisateurs Ménager les attentes et donner de la visibilité Former les utilisateurs

Challenges Culturels Peurde perte de control pour le management Peur de perte de valeur personnelle pour les employés Confusion sur l’impact des nouvelles technologies sur l’activité professionnelle Résistance au changement et à la perte des repères et conventions existantes

Réseau social = Site personnel? NON

2 choses bien distinctes Pas d’obligation du MySite pour démarrer le Réseau Social d’Entreprise. MySite = Espace de stockage personnel 1 collection de site => 1 QUOTA! Limites des bases de contenu: 200Go SharePoint WorkSpace / Windows Phone 1 ou plusieurs WebApplications avec leur Mode d’authentification

Architecture globale du Profile Service Base de données (Profile, Synchronization and Social tagging) Services en relation (Managed Metadata, Search)

Les Réseaux Sociaux d’Entreprise avec SharePoint 2010GESTION DES IDENTITÉS

Gestion des identités (“IdM”) Utiliser les SharePoint User Profiles signifie que VOUS ETES dans la gestion des identités  Que vous le vouliez ou non… !!! L’initiative de gestion des identités  Est avant tout un effort politique  Et PAS un effort technique  Aucun outils d’aucun editeur ne changera jamais cela  Des compétences sur la gestion des identités sont indispensables 10% de technologie, 90% de tout le reste!

Considérations primaires • A qui appartient quelles données Appartenance • Délégation du contrôle, les systèmes et la culture de l’entreprise • Les données sont-elles misent à jour? Qualité des • Les données sont-elles « propres »? données • Les données sont-elles toujours disponibles? • Santé de ou des annuaires Qualité du • Type d’annuaires système • Trop de forêts ou de domaines Control de • Sources de données externe l’accès • Authentification et Autorisation

Devenez ami avec vos administrateurs!! Peut faire toute la différence sur les implémentations  Particulièrement si la gestion de l’annuaire est déléguée Etablir des communications régulières  Pour les opérations sur l’annuaires… ex: reboot des contrôleurs de domaine (Windows Update etc)  Pour anticiper sur les mises à jour et évolutions Adapter les droits pour satisfaire aux prérequis  Correctement configurer les comptes de services  Mettre en place “Replicating Directory Changes”  Régulièrement adapter le schéma pour les nouveaux besoins des profils  …

TimerJobs

Architecture Considerations Web Server talks direct to SQL Server  For colleagues, social tags, personalization sites, etc.  Maintains “front end” cache Web Server talks to Service Application  Light User Profiles  account name, display name, email, profile url, title Application Server  “mid tier” cache - 256Mb (default)  Optimized for the “most used” profiles  NOT most recently used profiles  Average Case: ~0.5K per light profile 256MB/0.5K = 512,000 users  Worst Case: ~1.8 K per light user profile 256MB/1.8KB = 142,222 users

Limites du logicielLimites Valeur Périmètre de Type de Commentaire maximale la limite limiteProfils 2 Millions Service Supporté 1 application de service User Profile peutd’utilisateurs Application supporter jusqu’à 2 millions de profils d’utilisateurs avec les complète(User Profiles) fonctionnalités sociales. Ce chiffre représente le nombre de profil qui peuvent être importés dans le magasin de profils utilisateurs depuis un service d’annuaire et aussi le nombre de profils qu’une application de service “User Profile” peut supporter sans occasionner de perte de performance dans les usages sociaux.Tags Sociaux, 500 Millions Social DB Supporté Jusqu’à 500 millions de tags sociaux, decommentaires commentaires et d’évaluations au total sont supportés dans la base de donnéeset Evaluations sociale sans perte de performance significative. Cependant les opérations de maintenance sur la base de données comme les opérations de sauvegarde et restauration peuvent montrer des baisse de performance à ce point.  Source: technet.microsoft.com/en-us/library/cc262787.aspx#UPA

Forefront Identity Manager (FIM) Initialement une solution de meta annuaire  Metaverse: Point de stockage qui contient des informations d’identité aggrégées depuis de multiples sources de données. SharePoint contient une version packagée de FIM  Une sorte de FIM “light”  Qui ne peut pas être comparée à FIM2010 en terme de fonctionnalités  Qui ne remet pas en cause le besoin FIM global Pas de synchronisation “Complète”  Une direction seulement… Importer ou Exporter Installé avec l’intance de service de synchronisation  Installé et configuré par et à partir de l’instance du service de synchronisation des profils utilisateurs

Les Réseaux Sociaux d’Entreprise avec SharePoint 2010PROVISIONING

Installer UPA et UPS Via l’Administration Centrale  Assistant de configuration de la Batterie (juste pour blaguer )  Via Manage Service Applications Via Windows PowerShell  Problème avec le Schéma par défaut  N’essayez pas de scripter la création des connexions de synchronisation  N’espèrez pas scripter la création des filtres de connexion de synchronisation

Le problème de Schéma par défaut Quand vous n’exécutez pas la session Windows PowerShell comme Administrateur de la batterie SharePoint  Le schéma par défaut appliqué à la base de données SyncDB n’est pas le bon…  Vous ne pourrez jamais démarrer l’instance du service de synchronisation… Jamais… Contournements possibles:  Ouvrir une session en tant qu’Administrateur de la batterie et avec l’élévation de privilège UAC, exécuter les commandlet PowerShell pour créer le Service Application. Une des 5 plus mauvaises pratiques pour déployer et gérer SharePoint  Modifier manuellement le Schéma par défaut de la base de données Opération NON supportée… Une autre des 5 mauvaise pratiques ;) Solution:  Get-Credential et Start-Job  Dans les environnements avec UAC: Start-Process -Runas

Les Réseaux Sociaux d’Entreprise avec SharePoint 2010GUIDES DE DÉPLOIEMENT

Santé du service d’annuaire Bêtises en entrée == Bêtises en sortie  Impacte la totalité des fonctionnalités Une hygiène de la plateforme d’annuaire insuffisante  Ex: Croissance organique des domaines et forêts Gestion externalisée des services d’annuaire Engagement de services existants liés à d’autres systèmes Considérez fortement un RAP Active Directory avant de vous lancer dans un déploiement massif des fonctions sociales

Contraintes des Instances de Service Vous pouvez uniquement avoir une seule instance de Synchronisation  Par Service Application Si il en faut plus qu’une…  Vous aurez besoin d’application de service User Profile supplémentaires  Vous aurez besoin d’une machine supplémentaire pour héberger les services de synchronisation supplémentaires Nouveau point de faiblesse de SharePoint… En remplacement de l’Index… 

Haute Disponibilité “HD”/”failover” grace à la duplication et aux actions manuelles  L’instance de service UPS doit être provisionnée manuellement  Si vous démarrez UPS sur une 2ième machine, Il est systématiquement désinstallé de la machine initiale La mise en miroir ou le LogShipping de la SyncDB n’est pas supporté  Vous n’en avez pas réellement besoin – C’est un état intermédiaire pas définitif  Limitation de FIM, pas de SharePoint. La mise en cluster est la seule option  Vous pouvez créer un UPA avec les bases Profils et Social existantes  Pensez à bien documenter vos connexions, filtres et mappings!!!

High Availability

Evolution et Performance Déployezla Sync DB sur une instance SQL Server dédiée ou pouvant l’être facilement (Alias SQL)  Gros besoin de RAM (plus encore que SPoint!)  Jusqu’à 4500 IOPS! Pensez aussi aux bases Profile et Social  Particulièrementdans le cas d’implémentation “social” de grande échelle.

My Sites Multi-Langue Les sites personnels peuvent être créés dans des langues différentes mais le My Site Hoste est dans une seule langue. Support partiel pour le MUI: Quelques éléments apparaitrons dans la langue préférée: Rubant, Onglets, Menu des actions du site. Seul le language par défaut du My Site Host sera utilisé pour la recherche phonétique dans la recherche de personne. Attention aux attributs du profil. Tous ne peuvent pas être traduits.

Modification des My Sites L’utilisateur est l’administrateur de la collection  Simple règle de gouvernance Demande classique: Désactiver la création de sous-sites  Vraiment à considérer pour simplifier l’infrastructure!  Créer un niveau de permission personnalisé sur la Web Application des MySites  Refuser le droit de Créer des sous-sites  Ajouter les utilisateurs via une règles de groupe  Retirer « Créer un site, etc » des menus Autres personnalisations  Ne JAMAIS modifier le modèle de site My Site Host!  Créer une ou plusieurs Features et ajouté les à la définition de site

My Sites répartis My Site Host dans chaque batterie  Non supporté avec des UPA multiples dans une seule batterie Chaque Hôte My Site doit être ajouté aux My Site Locations approuvées Les audiences seront utilisées pour que les utilisateurs soient redirigés vers le bon hôte La Configuration et les Profils doivent être présents sur chacune des batteries  Et doivent être synchronisées!  Configuration manuelle  Import de profile  User Profile Replication Engine (UPRE) (http://technet.microsoft.com/en- us/library/cc663011.aspx)  Audiences

Revendications (Claims) Les audiences peuvent seulement s’appuyer sur les propriétés Lier à une revendication utilisateur necessite une configuration manuelle  Lier SPS-ClaimID à un attribut qui identifiera l’utilisateur de manière unique  Lancer une synchronisation COMPLETE Code personnalisé requis pour le people picker Outlook Social Connector est seulement « Windows » Vous n’avez pas besoin d’association ADFS pour synchroniser avec un annuaire LDAP

Combien de temps ça prend?

Combien de temps ça prend? Nombre d’utilisateurs Nombre de groupes Taille des groupes Volume des données des propriétés Fréquence et nombre de changements Une synchro complète peut prendre des jours ou des semaines  200K utilisateurs/600K groupes prend 1 semaine en Synchro complète  # de groupes est un facteur plus important que # d’utilisateurs  Tags/Commentaires ne sont pas synchronisés aucun impatcs

Exemple (avant le CU Déc 2010) Utilisateurs Groupes Groupe le Durée* plus grand (Full Sync) 50K 0 NA 2.5 heures 50K 12K 50 5 heures 180K 45K 1000 33 heures 200K 600K 200K 250 heures* Directory Service seulement Démarrer une Synchronisation Complète  Extrêmement intense  Utilisé uniquement quand une remise à zéro est nécessaire  Ex: les changements de schéma de profil nécessite juste une synchronisation complète ponctuelle Recommandations générales  Le journalier nécessite une synchronisation incrémentielle

Service Pack 1 Amélioration de la performance de traitement des données sociales La tache programmée « Activity Feed » est active par défaut Navigateur d’Organisation amélioré Ajustement à la sécurité personnalisée  Contrôle les permissions de tous les liens  Contrôle les permissions des liens spécifiés uniquement  Affiche tous les liens indépendamment de permission Propriétaire secondaire par défaut pour les MySites La gestion des tags sociaux et des données nécessite un seul paramètres Commande Power Move-SPSocialComments Commande Power *.SPProfileLeader Commande Power *.SPProfileSyncConnection

CU de Juin 2011 Nouvelle version de Forefront Identity Manager (2450.34) Moins de job de synchronisation (~33% plus rapide) Amélioration majeur de la journalisation ULS Exécution de connexion de synchronisation multiple en parallèle Propriété IsSynchronizationRunning Désactivation de la modification de l’image de profil par les administrateursA INSTALLER!

Comparaison de synchronisation complète Utilisateurs Groupes Build Groupe le Durée* plus large (Full Sync) 50K 12K RTM 50 5 Heures 50K 12K Dec 2010 CU 50 3 Heures 50K 12K SP1 & June 2011 50 2 Heures CU

Evènements majeurs de la batterie Installation d’un Cumulative Update  Nécessite de réinstaller l’instance sur service UPS  PSConfig ignore la base de Sync DB  Les mises à jour de schéma sont pris en charge pendant l’installation de l’UPS Opération de Sauvegarde et restauration  UPS est suspendu avant la sauvegarde  Nécessite d’être réinstallé avec la plupart des solutions de sauvegarde tierces N’oubliez pas… Le Compte de la ferme doit être administrateur local pendant l’installation!

Maintenance de la Sync DB La base Sync DB peut devenir instable N’utilisez PAS certains des scripts TSQL que vous trouverez sur le Web!  Ce n’est PAS supporté! Supprimez et recréer le service UPA  Utilisez les bases Profile et Social existante, Vous ne perdrez aucune données  Une base Sync DB vide sera recréée  Installer UPS mettra à jour le schéma de la base Sync DB  Peut être fait en moins de 7 minutes… Finalement plus rapide que le TSQL ;) Des amélioration dans ce domaine sont a venir très prochainement

Les Réseaux Sociaux d’Entreprise avec SharePoint 201013 BONNES PRATIQUES

Bonne pratique #1 Vous n’avez pas à activer les sites personnels si vous voulez justeutiliser la recherche des personnes et le social computing.

Bonne pratique #2Placez l’hôte de site My Sites sur sa propre Web Application.

Bonne pratique #3 Ne provisionnez pas de site personnel pour tout le monde. C’est un gaspillage de ressources. Ils ont déjà un profil. ;)

Bonne pratique #4Encouragez les utilisateurs à utiliser et respecter les tags existants.

Bonne pratique #5Activez la promotion sociale des mots clés de métadonnées.

Bonne pratique #6 Les évaluations sont sur quottées. Utiliser avec précaution.

Bonne pratique #7Activer le travail programmé « Activity Feed ».Adapter la récurrence à vos besoins. RTM: Désactivé par défaut SP1: Activé par défaut La programmation par défaut est: Toutes les heures.

Bonne pratique #8 Eloignez vous du clavier. Prenez le temps de plannifier.

Bonne pratique #9L’équipe AD vous mentira… Gardez des traces.

Bonne pratique #10 Configurez la mise à jour de l’ADpour partager l’image des utilisateurs dans Outlook et Lync. Nécessite des droits supplémentaires.

Bonne pratique #11 Une fois planifiée, alors seulementvous devez vous créez et configurez vos applications de service

Bonne pratique #12 Utilisez un compte de service dédié pour la synchronisation

Bonne pratique #13Pour filter les utilisateurs désactivés,Utilisez l’attribut userAccountControl (Bit on equals) 2

Les Réseaux Sociaux d’Entreprise avec SharePoint 2010CONCLUSIONS

Resources  Le service User Profile sur TechNet  http://technet.microsoft.com/en-us/library/ee721050.aspx  http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262706.aspx  http://technet.microsoft.com/en-us/library/hh377942.aspx  http://technet.microsoft.com/en-us/library/ee662531.aspx  Planning and Deploying SharePoint Server 2010 User Profiles for My Site Web Sites  http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?displaylan g=en&id=11332  Harbar.net (15 articles)  http://www.harbar.net/category/20.aspx

Les Réseaux Sociaux d’Entreprise avec SharePoint 2010QUESTIONS?

Merci pour votre attention

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by Nicolas Georgeault

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