Know Your Process
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Like this? Share it with your network

Share

Know Your Process

  • 722 views
Uploaded on

Part of the quality process improvement initiative within the authority. It talk about the importance of knowing and documenting all processes. English & Arabic

Part of the quality process improvement initiative within the authority. It talk about the importance of knowing and documenting all processes. English & Arabic

More in: Business , Technology
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
722
On Slideshare
720
From Embeds
2
Number of Embeds
2

Actions

Shares
Downloads
22
Comments
0
Likes
0

Embeds 2

http://www.slideshare.net 1
http://www.slashdocs.com 1

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. The quality journey أهمية توثيق الاجراءات كخطوه أولية في رحلة التميز النضوج المؤسسي
    • All about improvement التطوير
      • Services. الخدمات
      • Staff improvement, training, moral, environment. الكوادر
      • resources and cost. التكلفة
      • Social responsibilities. الالتزام اتجاه المجتمع
  • 2. Maturity model النضوج المؤسسي مقتبس العناصر الهيكلية غير موثقة ( العمليات، الرقابة والتحكم، الاستراتيجية، الثقافة المؤسسية، المؤهلات والقدرات، الأتمتة ، التواصل ) ، استناد الانجازات المؤسسية على الأفراد، المفوضون بالعناصر الهيكلية ليسوا على وعي بأهمية التطوير، الأتمتة بسيطة لا تكاد تذكر Unfocused العناصر الهيكلية محددة وموثقة، تحديد المسئول عن كل عنصر، وعي بالحاجة إلى التطوير، جهود ملموسة للتطوير يراها الجميع، بعض الأتمتة Aware عيوب خطيرة يتم تصحيحها، وضع مقاييس لجودة العناصر المؤسسية، المسئولون عن العناصر يفكرون بالتطوير والفعالية، تتبع الاستراتيجية بشكل واضح، قدرات تقنية المعلومات ترتبط بالعناصر المؤسسية، العمل شبه مؤتمت Capable تطور جذري في العناصر المؤسسية، تفادي الخلل والحد منه بواسطة طرق مختلفة مثل 6 سجما، العمليات تدار بكفاءة وفعالية، العمليات مرنة وقابلة للتأقلم مع تغيير التوجهات الاستراتيجية، العمليات الرئيسية معرفة تماما، درجة عالية من الأتمتة Mature جميع العمليات يتم تبسيطها وصياغتها طبقا لأفضل الممارسات، تطوير مستمر للعناصر المؤسسية، تركيز استراتيجي على العملاء، تسلسل العمليات على أفضل وضع يهيئ للأداء التنافسي المتفوق على مستوى عالمي World-Class
  • 3. Balance Score Cards بطاقة الاداء المتوازن مقتبس MISSION VISION VALUES STRATEGY CUSTOMER: To achieve our vision, how should we appear to our customers?
    • INTERNAL
    • BUSINESS
    • PROCESSES:
    • What process to improve
    • How to improve
    • LEARNING AND
    • GROWTH:
    • HR development
    • continue to improve
    FINANCIAL: - Reducing cost - Maximizing ROI
  • 4. Where does UPDA stand أين نحن الان
    • Mission( رسالة ), why we exist
    • Values ( القيم المؤسسية ), that is important to us
      • Transparency ( الشفافية )
      • Equality ( المساواة )
      • Respect ( الاحترام )
      • Integrity ( كمال الخلق )
    • Vision ( الرؤية ), where we want to go.
    • Strategy ( الاستراتيجية ), how to proceed.
      • Corporate level
      • Department and Section level
      • Individual level
  • 5. Maturity model النضوج المؤسسي مقتبس العناصر الهيكلية غير موثقة ( العمليات، الرقابة والتحكم، الاستراتيجية، الثقافة المؤسسية، المؤهلات والقدرات، الأتمتة ، التواصل ) ، استناد الانجازات المؤسسية على الأفراد، المفوضون بالعناصر الهيكلية ليسوا على وعي بأهمية التطوير، الأتمتة بسيطة لا تكاد تذكر Unfocused العناصر الهيكلية محددة وموثقة، تحديد المسئول عن كل عنصر، وعي بالحاجة إلى التطوير، جهود ملموسة للتطوير يراها الجميع، بعض الأتمتة Aware عيوب خطيرة يتم تصحيحها، وضع مقاييس لجودة العناصر المؤسسية، المسئولون عن العناصر يفكرون بالتطوير والفعالية، تتبع الاستراتيجية بشكل واضح، قدرات تقنية المعلومات ترتبط بالعناصر المؤسسية، العمل شبه مؤتمت Capable تطور جذري في العناصر المؤسسية، تفادي الخلل والحد منه بواسطة طرق مختلفة مثل 6 سجما، العمليات تدار بكفاءة وفعالية، العمليات مرنة وقابلة للتأقلم مع تغيير التوجهات الاستراتيجية، العمليات الرئيسية معرفة تماما، درجة عالية من الأتمتة Mature جميع العمليات يتم تبسيطها وصياغتها طبقا لأفضل الممارسات، تطوير مستمر للعناصر المؤسسية، تركيز استراتيجي على العملاء، تسلسل العمليات على أفضل وضع يهيئ للأداء التنافسي المتفوق على مستوى عالمي World-Class
  • 6. So what to do?
    • Know your Process
    • وثق إجراءاتك
  • 7. At What Level
    • Personal Level (what you do on a daily basis)
      • Required work
      • Volunteered Work
      • Initiative that you take
    • Section of Departmental Level
      • Workflow Based
      • Who does what, when, why, how
      • Ownership
    • Cross Departmental Levels
      • Ownership
      • Input and Output
  • 8. Why it is important Personal Level
    • Your chance to shine ( فرصة للتميز )
    • Increases value زيادة قيمتك
    • Increase awareness of your potential زيادة الوعي بالقدرات الكامنة
    • Evaluated properly ( التقييم الصحيح )
    • Job Description ( مدخل رئيسي للتعريف الوظيفي )
    • Training and career Path ( التدريب تعريف سلم الارتقاء الوظيفي )
  • 9. Why it is important Enterprise Level
    • You need to know where you stand
    • تحديد موقعك ومكان الانطلاق
      • As a Person
      • As An organization
    • It becomes critical when the process spans section or department boundaries. No one has the big picture.
      • Example: Building Permit
        • BPC  Planning  Survey  planning  Services  Planning  BPC  Services  BPC  Done
  • 10. Why it is important Enterprise Level
    • You need to know and understand what is happening before you change it or improve it.
    • You will get to know who does what.
    • It offers an easy, quick way for people to find the information they need to do their job properly and efficiently.
    • Reduces Dependency on people
  • 11. Why it is important Enterprise Level
    • A tool for process improvement
    • Once you know and understand, then you can start measuring
    • It becomes the basis on which automation can be implemented through an IT system
    • Ensures compliancy with rules and regulation.
    • It become an input for job description, training plan, career path mapping.
  • 12. What is involved in knowing a process
    • Sequence, workflow تسلسل الإجراءات
    • Who does what من ينجز ماذا
    • What is being done. ما الذي يتم إنجازه
    • How it is being done كيف يتم الإنجاز
    • Why it is being done that way لماذا
    • Cost of doing, money, time effort etc… التكلفه
    • Know all of your exceptions اعرف الاستثناءات
  • 13. How to Proceed
    • Recognizing the value قدر أهمية التوثيق
    • Having people dedicated to it, why التفرغ والتركيز
      • If involved in operation they will be too busy. عدم التفرغ
      • Can be bias toward status quote انحيازي تجاه الوضع الحالي
      • Can’t think outside the box. التفكير بنظرة خارجية وجديدة
      • Fear of exposing the truth. الخوف من مواجهة الواقع
  • 14. How to Proceed
    • Seeking help of consultant مساعدة من مختصين
      • The consultant will الاخصائي سوف
        • Recommend Best practices. اقتراح أفضل الممارسات العالمية
        • Help and teach you how to do it, You have to adjust it. المساعدة
        • Observe and document your activity along the way المراقبة
        • Insures accuracy ضمان الجودة
        • Helps you use the right techniques
      • The consultant will not الاخصائي لن
        • Do it for you ينجز العمل
        • Make business decision for you. اتخاذ قرارات في صميم العمل
  • 15. What we are doing in the IT Dept.
    • Establishment of the Strategy and Governance section.
    • Objectives :
      • Its objective is to define our Mission, vision, values, and strategy.
      • Define our compliancy requirement.
      • Monitor and govern execution against strategy and objectives
  • 16. Structure of this Section