Departamento de contabilidad

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Departamento de contabilidad

  1. 1. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD<br />El Departamento de Contabilidad se encarga de instrumentar y operar las políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la captación y registro de las operaciones financieras, presupuestales y de consecución de metas de la entidad, a efecto de suministrar información que coadyuve a la toma de decisiones, a promover la eficiencia y eficacia del control de gestión, a la evaluación de las actividades y facilite la fiscalización de sus operaciones, cuidando que dicha contabilización se realice con documentos comprobatorios y justificativos originales, y vigilando la debida observancia de las leyes, normas y reglamentos aplicables.Funciones<br />Establecer y operar las medidas necesarias para garantizar que el sistema de contabilidad del Centro este diseñado para que su operación facilite la fiscalización de los activos, pasivos, ingresos, costos, gastos, avance en la ejecución de programas y en general de manera que permitan medir la eficacia y eficiencia del gasto público federal.<br />Realizar las acciones necesarias para garantizar que el sistema contable del organismo, así como las modificaciones que se generen por motivos de su actualización, cuenten con las autorizaciones legales para su funcionamiento y operación.<br />Llevar a cabo la contabilidad del Centro en los términos que establece la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público.<br />Emitir por escrito las principales políticas contables necesarias para asegurar que las cuentas se operen bajo bases eficientes y consistentes, así como para la clara definición y asignación de responsabilidades de funcionarios y empleados.<br />Mantener actualizado el catálogo de cuentas y guía contabilizadora, de manera que éstos satisfagan las necesidades institucionales y fiscalizadoras de información relativa a los activos, pasivos, ingresos costos, gastos y avance en la ejecución de programas, recabando para el efecto, las autorizaciones suficientes de las autoridades competentes.<br />Registrar y controlar los recursos financieros provenientes del calendario financiero presupuestal, los que otorgan las instituciones para el desarrollo de proyectos de investigación, así como los ingresos de donativos provenientes de dependencias y entidades del sector público, privado o social, identificando dentro de la contabilidad, los recursos fideicomitidos en favor del Cinvestav, .y los aportados por instituciones públicas y privadas, destinados a proyectos específicos.<br />Elaborar, analizar y consolidar los Estados Financieros del Centro y de las Unidades Foráneas.<br />Controlar las disponibilidades de las cuentas bancarias de cheques y de inversión, realizando conciliaciones mensuales contra los saldos reportados en los estados de cuenta bancarios y por el Departamento de Tesorería y Caja, para garantizar la exactitud en el registro de fondos, y apoyando a una correcta toma de decisiones.<br />Depurar permanentemente los registros contables y presupuestales.<br />Preparar y presentar los datos que conforman la Cuenta Pública, el Sistema Integral de Información, el Informe Presidencial, las reuniones para Junta Directiva, el Comité de Control y Auditoría, y demás información complementaria que requieran las autoridades competentes respecto de las actividades desarrolladas en el ámbito de su competencia.<br />Realizar las demás actividades que le sean encomendadas por la Subdirección de Recursos Financieros, afines a las funciones y responsabilidades inherentes al cargo.<br />Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al área de su competencia.<br />ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD<br />La dirección de un negocio requiere adoptar normas de conducta, formular juicios y desarrollar métodos. Para que estas normas, juicios y métodos sean eficaces, tienen que fundamentarse en una información amplia y exacta, y esta información ha de obtenerse en gran parte de los registros de contabilidad y estadística. No basta para estos efectos con la preparación de tales registros, sino que es preciso analizar, ordenar e interpretar la información que en ellos se contiene para formular juicios adecuados y actuar en consecuencia. A este fin, ha de adaptarse una organización capaz de responder del cumplimiento de este cometido. <br />La organización de la Contabilidad en Rectificadora Botar S. A. depende en gran parte de un interventor general que además de ejercer el alto control sobre las materias de contabilidad, actúe como elemento directivo y obra como asesor de los demás jefes. Para nosotros el interventor general debe ser el Gerente Financiero.<br />En ciertos casos el Gerente Financiero inspecciona el departamento de Contabilidad por tener a su cargo todo el control financiero. De acuerdo a la tendencia moderna que es organizar separadamente el departamento de Contabilidad, con un alto funcionario a cargo del mismo, que algunas veces responde de su gestión ante el gerente financiero, en lugar de hacerlo ante el presidente o el gerente general. <br />CONTADORA GENERAL.- Es la funcionaria encargada del departamento de contabilidad, responsable de que se lleven correctamente los registros de contabilidad y sus respaldos. De la preparación de los informes financieros y estadísticos que sean necesarios. <br />FUNCIONES DE LA CONTADORA GENERAL.- Incumbe a la Contadora General, cuidar de que pueda disponerse de la información necesaria para la dirección de la empresa. A tal fin, actuando de acuerdo con el Gerente Financiero y bajo la dirección del mismo, tiene que preparar lo que a continuación se expresa:<br /> Los informes que requieren los altos funcionarios, cuya preparación constituye uno de los trabajos mas importantes de la Contadora General.<br /> El Establecimiento de cuentas adecuadas, que servirán para la debida clasificación y análisis de la información que haya de someterse a los altos funcionarios. Sin ello es imposible obtener los datos de una manera sistematizada y exacta.<br /> Un sistema de registros diarios que sirvan de medio para hacer los pases a las cuentas. Dichos registros son indispensables para proveer y sintetizar eficazmente la información contenida en las mismas.<br /> Los diferentes tipos de comprobantes de Diario, que han de obrar como medio para resumir los detalles y transferirlos desde el registro inicial al de recopilación.<br />La preparación de tales informes, cuentas, registros y comprobantes constituye todo el proceso de la contabilidad, desde que se inicia cada operación hasta que se refleja en los informes y su efecto final en la situación financiera de la empresa.<br />ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.-<br />La Contadora General organiza su departamento en distintas secciones, a cada una de las cuales asigna una parte del trabajo que tiene encomendado.<br />De acuerdo a los requerimientos de la Rectificadora Botar S. A. se ha dividido en las siguientes secciones al departamento de contabilidad:<br />Contabilidad General<br />Contabilidad de Costos<br />Clasificación y análisis de ventas<br />Sección de Nomina<br />Sección de Acreedores<br />Sección de Deudores<br />Sección de Facturación.<br />Sección de Inventarios<br />FUNCIONES DE LAS SECCIONES DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD:<br />a) SECCION CONTABILIDAD GENERAL.- La sección de Contabilidad General lleva, para los efectos de control, un registro sumario de la información obtenida y empleada por todas las demás secciones. Constituye, por tanto, la sección central de control a la que afluye ordenadamente el resumen de las cifras registradas al detalle en las demás secciones. Esta sección tiene a su cargo los siguientes particulares:<br /> El Mayor General, que contiene las cuentas de control para cada sección de la empresa.<br /> El Diario General como medio de pase para hacer los asientos en las cuentas de Mayor General.<br /> La preparación de comprobantes relativos a todos los cargos. Estos cargos pueden originarse en las transacciones de las distintas secciones así como en la misma sección de contabilidad general.<br /> La preparación de los informes financieros que se establecen periódicamente.<br /> La preparación de informes específicos que requieran la presidencia, gerencia general o gerencia financiera.<br /> La preparación de informes específicos que requieren las entidades gubernamentales. (SRI, SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑIAS, MUNICIPIO. ETC.). <br />b) SECCION DE CONTABILIDAD DE COSTOS.- Esta contabilidad es complementaria a la Contabilidad General y cuyo ámbito es el TALLER. Esta sección tiene a su cargo el siguiente trabajo:<br /> Todas las cuentas relativas a las operaciones del Taller.<br /> Las hojas detalladas de trabajo que determina cada obra o pedido en particular.<br /> Registro de todas las actividades en el taller, es decir, la mano de obra directa, las materias primas (repuestos), los materiales y los gastos de fabricación.<br /> La preparación del análisis periódico de los gastos que refleje cada uno de los departamentos de producción.<br /> La supervisión de los vales o requisiciones de salidas de repuestos y materiales, con objeto de hacer la clasificación necesaria para su asiento en los registros de costo.<br />c) CLASIFICACION Y ANALISIS DE VENTAS.- La clasificación de las ventas es muy extensa por lo que es conveniente que haya una sección separada del departamento de Contabilidad para clasificar cada partida de las facturas de ventas. Como las facturas se toman como base para los análisis del costo de ventas, esta sección será responsable de la exposición de su resultado y de la clasificación que se haga con este fin:<br /> Tabulación de las facturas de ventas en la forma que convenga a los efectos de control.<br /> La preparación de informes con los resultados de las tabulaciones efectuadas.<br />d) SECCION DE NOMINAS.- La sección de Nóminas tiene a su cargo el trabajo detallado a continuación:<br /> La elaboración y cálculo de las nóminas semanales ( POR EL MOMENTO).<br /> La preparación de sobres de pago a los empleados y trabajadores de la empresa, de manera semanal. <br /> La preparación y elaboración de planillas del IESS en forma mensual.<br /> El registro del record de cada empleado y trabajador a través de un kardex.<br />e) SECCION DE ACREEDORES: La información que recibe esta sección se genera directamente del DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES el cual tiene dos flujos de ingresos de datos: compras locales e Importaciones. Es de la competencia de esta sección:<br /> Registro de las facturas de compras a pagar con la distribución contable de las mismas.<br /> Elaboración de los comprobantes de retenciones que obliga el Estado Ecuatoriano.<br /> Preparación de los comprobantes de pago para todas las facturas<br /> Preparación de cheques para el pago de comprobantes, que han de someterse a la firma de la gerencia financiera.<br /> Archivo de comprobantes pagados y de los pendientes de pago.<br /> Contabilización de los desembolsos de Caja Menor.<br /> Preparación de los comprobantes de diario destinados a la sección de contabilidad general, en los que se resuma la distribución de todos los asientos registrados en esta.<br />f) SECCION DE DEUDORES .- A esta sección esta encomendado:<br /> El Mayor de las partidas a cobrar, que contienen las cuentas de los clientes.<br /> La preparación de los extractos mensuales de cuenta que hayan de enviarse a los clientes y utilizarse como información en el departamento de Créditos. <br /> Realiza la gestión de cobranza vía telefónica o personal. <br />g) SECCION DE FACTURACION.- La sección facturación compete lo siguiente:<br /> Elaboración y calculo de las facturas que se cursen a los clientes previa inspección del pedido en el departamento de ventas, o la proforma elaborada en el Taller.<br /> SECCION DE INVENTARIOS.- La sección de inventarios realiza las siguientes funciones:<br /> Efectúa constataciones de inventarios físicos en los almacenes de repuestos y materiales en forma semestral, anual o cuando se requiera.<br /> Registro del ingreso de mercaderías tanto por compras locales como por importaciones.<br /> Registro del egreso de mercaderías según requisiciones de las diferentes áreas de la empresa, tanto para ventas de almacén como para trabajos del taller.<br /> Emite informes de las novedades de los kardex de mercaderías.<br /> Fija precios de venta según política antes establecida por costumbre.<br /> Verifica en el sistema informático los costos a través del recalculo<br /> Cruza información con contabilidad.<br />La contabilidad y sus deficiencias estructurales <br />4 1 La contabilidad tradicional debe buscar las herramientas necesarias para subsanar las fallas estructurales que presenta dentro de su concepción teórica, ya que estas pueden sesgar de alguna forma la veracidad de esta frente al análisis financiero que puedan realizar los administradores de la empresa.<br />En muchos de los casos la contabilidad no es utilizada de la mejor forma para fundamentar el análisis financiero y esto no solo se debe a la metodología que se emplea en la aplicación de las herramientas financieras, sino a algunos problemas estructurales que tiene la práctica contable dentro de su interior. A continuación se enumeran algunas de las falencias en las cuales puede incurrir dicha profesión, entre estos están principalmente los problemas de medición de la inflación, los inherentes a los principios de contabilidad generalmente aceptados, la naturaleza de las cuentas o partidas, la no consideración de costo de los recursos propios, los pocos cambios en su naturaleza y la creciente demanda de incorporar indicadores que midan la gestión y la productividad.Por ende es de vital importancia que se expliquen estas fallas y que de alguna forma se trate de buscar las soluciones necesarias para mejorar las alternativas que le pueda ofrecer a los administradores para el análisis financiero. <br />Un nuevo orden<br />La contabilidad debe cambiar de acuerdo a las nuevas tendencias del orden económico, social y tecnológico<br />El problema en la medición de la inflación:<br />En este sentido el inconveniente se presenta en la medición que hace la contabilidad de sus operaciones al "costo histórico" . <br />Esto se hace evidente si se toma el siguiente ejemplo, en una obra de adecuación amortizable, en la cual se lleva una cuota al gasto y se calcula esta cuota desde su valor inicial dividida por su vida útil estimada. Si la inflación no existe y se tiene un gasto amortizable con un valor inicial de $1.000.000 y que dura 10 años. Se llevaría cada año al gasto una partida de $100.000. <br />Pero con una inflación del 30% anual, lo que realmente se lleva es $100.000/1.30 el primer año, $100.000/(1.30)2 y así sucesivamente hasta anotar que la deducción del año 10 sólo vale $7254. Esto significa que las utilidades se están acreciendo incorrectamente por el hecho de existir la inflación, ya que los costos se están disminuyendo en términos reales y por lo tanto los socios se están repartiendo más de lo debido, así como el estado cobra también impuestos que no le corresponden, todo ello para descapitalización de las empresas.Para solucionar este grave problema de estructuración contable las entidades y los gobiernos han adoptado de forma rápida esquemas de ajustes integrales por inflación que permiten la actualización el valor de los activos no monetarios, buscando que las partidas se actualicen.<br />Los principios contables de general aceptación:<br />Dentro de los principios de general aceptación por la práctica contable, el Doctor Luis Fernando Gutiérrez dice que estos permiten maquillar Balances y Estados de resultados. <br />Explica también que la cuenta de inventario permite manejar el costo de lo vendido, ante la imposibilidad física de fiscalizar este rubro en muchos campos de la actividad comercial, agrícola y hasta industrial.<br /> Otro punto importante del cual toma esta idea se basa en el cambio que se presenta de pasar de un método de valuación de inventarios de UEPS (LIFO) a PEPS (FIFO) o a PROMEDIO PONDERADO hace que los resultados de un año a otro varíen a criterio de la contabilidad. Estos factores son determinantes en los resultados y hacen que la contabilidad presente datos que no pueden ser muy confiables.<br />Naturaleza de las cuentas: <br />Este tema se basa en la exigibilidad de los derechos y en las obligaciones que realmente tiene la organización, estos en ocasiones no son claramente diferenciables y por lo tanto pueden crear confusión al momento de consolidar la información contable. <br />Entre estos se pueden mencionar partidas como las provisiones de las cuentas por cobrar canceladas en periodos posteriores, las provisiones de prestaciones sociales y los bonos convertibles en acciones.<br />Costos de los recursos propios:<br />En la información contable como se expreso anteriormente los activos se llevan al "costo histórico" por eso "LO PROPIO NO CUESTA" en términos financieros, un ejemplo de esto se puede ver en los costos que se le imputan a los activos fijos en los cuales todo se asignan de acuerdo a su base histórica.<br />Lo anterior se fundamenta en el hecho en que si todos los recursos obtenidos por la empresa se obtuvieran por medio de endeudamiento directo los intereses por los prestamos afectarían los resultados del ejercicio, pero como son obtenidos por recursos propios a estos no se le asigna ningún costo en el Balance como costo de oportunidad.<br />La contabilidad no puede ser una simple fotografía del presente de la empresa, esta debe convertirse en un instrumento para anticiparse al futuro.<br /> Al día! contador<br />Los profesionales contables están en la obligación de actualizarse continuamente para asegurar que su trabajo esta siendo realizado de una manera veraz<br />Valor del dinero en el tiempo:<br />Para la contabilidad el valor del dinero es igual de un periodo a otro, esto es que es lo mismo un peso al principio del ejercicio contable que al final del mismo.<br />Esto se puede comprobar en el sentido que si una tasa trimestre anticipado del 36% equivale a un costo real de 45.83% anual, pero dentro del registro de la partida contable quedara registrado al valor nominal.<br />Pero se debe tener en cuenta que frente a esta deficiencia se han creado una serie de herramientas que buscan de alguna manera minimizar este impacto, entre los más utilizados tenemos el ajuste del PAAG a las inversiones y los ajustes con la tasa DTF.<br />Relación futura de la contabilidad:<br />La contabilidad tradicional no revela claramente las posibles sendas que siga la empresa a largo plazo. <br />Esta debe ayudarse de técnicas complementarias para explicar resultados posteriores, pero en sí estos son extractados de la información de los Estados financieros que esta provee.<br />Realidad contable:<br />El cambio acelerado que ha presentado el mundo, su nuevo orden social y las nuevas perspectivas económicas y tecnológicas hacen que la contabilidad en ocasiones se quede corta para medir de manera eficiente todos estos cambios.<br />Esto hace pensar que los profesionales contables deben buscar la forma de que la contabilidad no se quede rezagada y que vaya siempre al ritmo que le impone la realidad económica. <br />Hacia un nuevo concepto de contabilidad:<br />Muchos estudiosos y practicantes del área contable han trabajado de manera incansable para adaptar la contabilidad a los cambios y a subsanar cualquier tipo de deformación en la estructura teórica y funcional de la profesión.<br />El nuevo concepto de la contabilidad se basa en la utilidad que esta tenga en la toma de decisiones, en la predicción razonable del futuro, en la correcta valuación de los recursos, en la fidelidad de la información contenida en su interior, en la conformación de indicadores de gestión que faciliten la planeación y la medición de productividad en el corto plazo, así como en la evaluación de proyectos y lo más importante en un completo sistema de análisis financiero.<br />

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