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Modernización e innovación en la administración
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Modernización e innovación en la administración

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Beneficios de las herramientas colaborativas

Beneficios de las herramientas colaborativas

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  • 1. NexTReT Modernización e Innovación en la Administración Beneficios de las herramientas colaborativas en la Administración Local Rambla Catalunya, 33 - 08007 Barcelona - T. 932 541 530Pozuelo de Alarcón, 08/11/2011 www.nextret.net - info@nextret.net Fortuny, 3 - 28010 Madrid - T. 917 021 645
  • 2. Qué hacemosOptimizamos el área TIC de nuestros clientes conservicios gestionados y proyectos de infraestructuras TIC,aplicaciones y soluciones de calidad de servicio.Proyectos destacadosRepsol: Arquitectura y plan de gobierno para la plataforma SharePointAzkar: Virtualización del puesto de trabajo para 5.000 usuariosICEX: Gobierno y mejora de la calidad de servicio de aplicacionesMinisterio de Defensa: Portal de Conducción de OperacionesDesde 1993Más de 5.000 proyectos con éxitoMás de 200 profesionalesMás de 100 certificados de fabricantesOficinas en Barcelona y MadridPozuelo de Alarcón, 08/11/2011 2
  • 3. NexTReT también puede optimizar tu área TICPozuelo de Alarcón, 08/11/2011 3
  • 4. Soluciones completas Plataforma de productividad + Infraestructura Microsoft Partner Program: TOTAL de 13 competencias en tecnología MicrosoftPozuelo de Alarcón, 08/11/2011 4
  • 5. Servicios SharePointMaximizar la rentabilidad y eficiencia del proceso productivo también requiereactuaciones específicas en ámbitos transversales a la organización: Arquitectura y Governance  Auditorías de rendimiento y arquitectura  Consultoría SOA  Definición de la arquitectura  Definición del plan de Governance Desarrollo  Implantación y personalización  Desarrollo .Net + SharePoint  Integraciones Backoffice  Integraciones con productos de terceros (BPM, OCR, etc.) Operación y Mantenimiento  Contenido y desarrollo  Administración 24x7 de la plataforma  Servicio de Atención al usuario  Monitorización de la experiencia del usuarioPozuelo de Alarcón, 08/11/2011 5
  • 6. HERRAMIENTAS COLABORATIVAS EN EL AYUNTAMIENTO DE POZUELO DE ALARCÓNPozuelo de Alarcón, 08/11/2011 6
  • 7. ObjetivoConstrucción del Gestor Documental de Ayuntamiento con la plataformaMicrosoft SharePoint Server 2010, con el objetivo de:  Reducción de costes de gestión, agilizando la tramitación y la búsqueda de documentos  Mejorar la colaboración y gestión sobre los expedientes y documentos, tanto físicos como digitales  Adaptación a la ley 22/2007, cuyos conceptos principales se resumen en:  Identificación  Autenticación  Integridad de la información  Confidencialidad  Disponibilidad  ConservaciónPozuelo de Alarcón, 08/11/2011 7
  • 8. FUNCIONALIDADESPozuelo de Alarcón, 08/11/2011 8
  • 9. FuncionalidadesÁreas Documentales  Organización de la Gestión Documental del Ayuntamiento en 4 áreas principales: Administración, Gobierno, Hacienda y Servicio. Cada área dispone de una serie de sub-áreas asociadas.Series Documentales  Cada sub-área engloba un conjunto de series documentales. Existen más de 300 Series Documentales definidas en el sistemaExpedientes  Dentro de cada Serie Documental accedemos a los expedientes que contiene.  Cada expediente contiene los documentos asociados al mismo.  Atributos: Facilitan la clasificación y búsqueda posterior de los mismos. Además, en el sistema se pueden incorporar árboles de clasificación globales (Tesaurus) que facilitan dicha clasificación.  Documentos: Cada expediente admite una serie de tipos de Documento. Para cada tipo de Documento se pueden definir una serie de atributos específicos  Ciclo de vida:  Cerrar expediente. Fecha de caducidad y motivo de cierre  Expediente caducado. Se notifica y decidir entre: Posponer fecha de caducidad, Enviar al archivo, Eliminar del sistemaPozuelo de Alarcón, 08/11/2011 9
  • 10. FuncionalidadesFirma Digital  El gestor permite realizar la firma de los documentos, integrándose con un sistema de firma electrónica. Este proceso de firma asegura la Autenticidad de la información.Búsqueda  El sistema integra un potente motor de búsqueda. Se pueden buscar expedientes y documentos a dos niveles:  Búsqueda por texto (Full-text Search)  Formulario de búsqueda específica por atributosPréstamos y registro de entrada/salida  Préstamo físico: Gestión, desde el sistema, de préstamos de documentos físicos.  Préstamo digital: Una vez los expedientes están en el archivo, se pueden solicitar su préstamo donde nos concederán su acceso para consulta durante un periodo definido.  Registro de entrada/salida. Permite mantener el registro de entrada y salida del Ayuntamiento. Una vez cargado un documento digitalizado genera un número de registro y se controla el estado desde el sistema.Pozuelo de Alarcón, 08/11/2011 10
  • 11. BENEFICIOSPozuelo de Alarcón, 08/11/2011 11
  • 12. Beneficios que se obtienen con el sistemaAlgunos de los beneficios directos que podemos identificar gracias a laincorporación de este sistema son:  Seguridad en el acceso a la información a través de roles y permisos  Disponer de documentación centralizada con versionado automático de los documentos y expedientes. Reducción del uso del correo electrónico con archivos adjuntos  Auditoría de acceso y Trazabilidad de las operaciones realizadas sobre expedientes y documentos  Mejora de la gestión de los expedientes/documentos a través de:  Ciclo de vida de los expedientes  Préstamo digital y físico  Ahorro de tiempo en la búsqueda de información y acceso a los expedientes  Ahorro de papel y de espacio físico al disponer de los expedientes digitalizados  Concurrencia de acceso: La información está siempre disponible para múltiples usuariosPozuelo de Alarcón, 08/11/2011 12
  • 13. ¿Hasta dónde quieres llegar?Nuestro compromiso es optimizar el área TIC de nuestrocliente consiguiendo que preste un mejor servicio a suorganización y a sus clientes con flexibilidad y reducciónde costes.Si quiere dar el siguiente paso nos encontrará en: Madrid Barcelona Internet Calle Fortuny, 3 Rambla Catalunya, 33 info@nextret.net Tel: 917 021 645 Tel: 932 541 539 www.nextret.net Fax: 913 198 453 Fax: 934 175 062 www.qosm.com linkedin.com/company/nextret Twitter.com/nextretPozuelo de Alarcón, 08/11/2011 13