Your SlideShare is downloading. ×
0
Porteføljesekretariatet Hovedbiblioteket i Århus <ul><li>December 2009 </li></ul>
Sidsel,  [email_address]   <ul><li>Cand.mag i Informationsvidenskab og Multimedier 2005 </li></ul><ul><li>Deltog i et proj...
Lisbeth,  [email_address]   <ul><li>Cand.mag. i Nordisk sprog & Litteratur og Medievidenskab, Aarhus Universitet. Ph.d. fr...
Lotte,   [email_address]   <ul><li>Bibliotekar DB fra 1980 Master i Biblioteks- og Informationsvidenskab 2006 </li></ul><u...
Agenda Porteføljesekretariatet <ul><li>Innovationsledelse og Porteføljesekretariatet </li></ul><ul><li>Tre tværgående møde...
Baggrund for porteføljesekretaritet <ul><li>Etableret 2003 med to konsulenter. (Afsæt i CBY) </li></ul><ul><li>Behov for a...
Seven Circles of Innovation <ul><li>kan bruges til at skabe dynamik i virksomhedens innovationsarbejde, så det bliver en  ...
De vigtigste faktorer i innovationsledelse <ul><li>I flg. Innovation Cup:   </li></ul><ul><li>En klar innovationsstrategi ...
Anders Drejer:
Borgerservice og Biblioteker, Hovedbiblioteket 1. september 2008 Tværgående team Tværgående team Tværgående  team Tværgåen...
Innovationsledelse på Hovedbiblioteket <ul><li>I den formelle organisering af udviklingsprojekter  med klart definerede ro...
Portefølje <ul><li>” den samlede mængde projekter” </li></ul><ul><li>” overblik og videnoverførsel” </li></ul><ul><li>” hj...
Fokus på erfaringer fra projekterne <ul><li>Etablere erfaring om fysisk indretning og nye formidlingsformer </li></ul><ul>...
videndeling og læringskultur <ul><li>At forstå, at  </li></ul><ul><li>At viden ikke altid er en fast ting, man kan sende m...
Det vi skal - arbejdsform og erfaringer: <ul><li>Udvikling af projektledelse, metode og opbakning </li></ul><ul><li>læring...
4 årlige møder i projektbestyrelsen <ul><li>Konsulenterne udarbejder oplæg:  </li></ul><ul><li>Støtte til porteføljestyrin...
 
Reviewmøder for projektledere <ul><li>Mødes ca. 1 - 2 gange årligt </li></ul><ul><li>Alle nuværende og tidligere projektle...
Inspirationsmøde for teamledere, projektledere og projektejere <ul><li>Et fælles forum hvor erfaringer fra udviklingsproje...
Innovationsmøde  for alle medarbejdere på HB
 
Virtuel projektportefølje <ul><li>Sikre at den læring og viden, der opstår i </li></ul><ul><li>projekterne, synliggøres </...
Tidslinie – overblik over udviklingsprojekter
Projektportefølje Lokaler til de enkelte projekter
Projektportefølje Projekthåndbogen
Projekthåndbogen
 
Projekthåndbog 1 <ul><li>Tips og tricks </li></ul><ul><ul><li>Litteratur om projektledelse </li></ul></ul><ul><ul><li>Kana...
Projekthåndbog 2 <ul><li>Opsamling af erfaringer: </li></ul><ul><ul><li>Reviewgruppemøder for projektledere -> referat </l...
Projekthåndbog 3 <ul><li>Synliggør metoder, der kan bruges i projekterne: </li></ul><ul><ul><li>Projektopstart </li></ul><...
Projektmodellen http://bib1/Intranettet.nsf/index?OpenPage
Projektmodel oversigt <ul><li>Skal bruges af alle i Borgerservice og Biblioteker, Århus </li></ul><ul><li>Sikrer beslutnin...
Kommunikation og formidling <ul><li>Formidl læring, formidl erfaring –  ikke mindst internt – et hus fuld af ambassadører ...
Nye Samtaleformer
Eksempler på værktøjer <ul><ul><li>Energizers & 3D cases (Jannik) </li></ul></ul><ul><ul><li>Magic Meeting Box </li></ul><...
4. Rich Picture  - at skabe et fælles ”billede” <ul><li>At skabe et fælles billede - af projektet </li></ul><ul><li>At udv...
Rich Picture - indhold <ul><li>Strukturen organisatoriske enheder, personer, roller, geografisk placering, IT, interessent...
Rich Picture – sådan gør man: <ul><li>Tegning på flip-over - eller whiteboard </li></ul><ul><li>Rækkefølge: Ca. ½ time til...
Rich Picture : rollefordeling <ul><li>Alle   projektdeltagere  skal være aktive - ”tænker højt”  </li></ul><ul><li>Alt kan...
Resultat – fælles billede
Energizers <ul><li>Musen Alfredo </li></ul><ul><li>” Dette er en ko” </li></ul><ul><li>Månedens kreative gruppeøvelse fra ...
Signalværdi: kreative rammer <ul><li>Rummet & ting har betydning! </li></ul><ul><li>Kreative rammer i mødelokalerne med f....
Trendspotting   og nye projekter <ul><li>Meta: udvikling i samfund og kultur, lokalt, nationalt og internationalt </li></u...
(nye) metoder <ul><li>Solution camps: 48 hours camps managed by Aalborg University/ Kreativitetslaboratoriet, Christian By...
 
 
Opsamling <ul><li>Porteføljesekretariatet </li></ul><ul><li>Tre tværgående mødeformer:  </li></ul><ul><ul><li>Projektbesty...
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Porteflje

1,075

Published on

Oplæg for Innovationskonsulenter 16.december 2009 samt 2. februar 2010. Portejøjle og projektstyrring på Hovedbiblioteket i Århus, en professionel ramme for projektarbejde.

Published in: Education, Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
1,075
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
4
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Transcript of "Porteflje"

  1. 1. Porteføljesekretariatet Hovedbiblioteket i Århus <ul><li>December 2009 </li></ul>
  2. 2. Sidsel, [email_address] <ul><li>Cand.mag i Informationsvidenskab og Multimedier 2005 </li></ul><ul><li>Deltog i et projekt om Fremtidens Hybride Bibliotek med Info-søjlen </li></ul><ul><li>Speciale om Info-søjlen </li></ul><ul><li>Konsulent på sporet om udviklingen af det fysiske bibliotek: Forvandlingsrum, Den mobile vejleder, Young, Slip brugerne løs </li></ul><ul><li>InfoGalleri: Infosøjlen version 2 </li></ul><ul><li>Wayfinding-system </li></ul><ul><li>MMH: Brugerkoordinator for brugernes interaktion med huset og aktiviteterne </li></ul>
  3. 3. Lisbeth, [email_address] <ul><li>Cand.mag. i Nordisk sprog & Litteratur og Medievidenskab, Aarhus Universitet. Ph.d. fra Æstetik og Kultur, Aarhus Universitet </li></ul><ul><li>Speciale og forskning i filmvidenskab </li></ul><ul><li>Erfaring: har undervist indenfor medieanalyse, film og kommunikation og arbejdet i kommunikationsbranchen </li></ul><ul><li>Projektleder for projektet Gaming – når biblioteket spiller med </li></ul><ul><li>Projektleder for Demokrateket </li></ul><ul><li>Redaktør og ideudvikler på magasinet Litteratursider , der drives af Litteratursiden.dk </li></ul><ul><li>Koordinator for klimascenen </li></ul><ul><li>Kommunikationsarbejde </li></ul><ul><li>Porteføljeopgaver mm. </li></ul>
  4. 4. Lotte, [email_address] <ul><li>Bibliotekar DB fra 1980 Master i Biblioteks- og Informationsvidenskab 2006 </li></ul><ul><li>Erfaringer: Ansat ved NjL 1981-95, ved ÅKB fra 1995- Biblioteksarbejde, personaleledelse, TR, PR, projektledelse og innovation. Porteføljesekretariatet siden 2003 </li></ul><ul><li>Konsulent på udviklingsprojekter Legende familier i biblioteket, Den myndige borger, Demokrateket og Ud af boksen – biblioteker i samarbejdsdreven innovation tidligere: ” Hybride læringsmiljøer, + Det interaktive Børnebibliotek + PuLLS : Public libraries in the Learning Society + nye ansøgninger </li></ul><ul><li>Analyser Reserveringer & bestillinger i ÅKB, borgerservice og bibliotekspolitik, Integration af brugerrettigheder til folke- og forskningsbiblioteker i Århus Amt </li></ul><ul><li>Projektleder for skiftende projekter Mobile Probes, Nordisk Biblioteksnetværk, Tilskud og støtte – internationale bibliotekskonferencer i DK, Tidligere: FINFO, Det talende værksted, Center for betalbare ydelser. </li></ul><ul><li>Medlem af diverse udvalg. Dialogforum for overbygningsopgaver i DK, Tidligere ”Fremtidens Bibliotekstilbud til børn”, nedsat af kulturministeren samt Århus Kommunes Handicapråd, </li></ul><ul><li>Andet Nextlibrary camps, internationale konferencer: Transformations 2001, Children’s Interactive Library 2006, Elevations 2007, nextlibrary 2009, MMH konsulentopgaver (formand for brugergruppen børn_tweens </li></ul>
  5. 5. Agenda Porteføljesekretariatet <ul><li>Innovationsledelse og Porteføljesekretariatet </li></ul><ul><li>Tre tværgående mødeformer: </li></ul><ul><ul><li>Projektbestyrelsen </li></ul></ul><ul><ul><li>Reviewmøder for projektledere </li></ul></ul><ul><ul><li>Inspirationsmøder for teamledere og projektledere </li></ul></ul><ul><ul><li>Innovationsmøder for alle medarbejdere </li></ul></ul><ul><li>Projekthåndbogen - virtuel videndeling og værktøjskasse </li></ul><ul><li>Værktøjer, metoder og trendspotting </li></ul><ul><li>Afbryd, kommenter og spørg undervejs </li></ul>
  6. 6. Baggrund for porteføljesekretaritet <ul><li>Etableret 2003 med to konsulenter. (Afsæt i CBY) </li></ul><ul><li>Behov for at understøtte forandringsprocesser fra Hovedbibliotek til Multimediehus </li></ul><ul><li>Forandringsprocesser, der giver mulighed for engagement og commitment gennem involvering i en række projektforløb, der samtidig bliver til læringsforløb for hele organisationen. </li></ul><ul><li>At etablere forandringens om tilstand </li></ul><ul><li>Kilde: Schulz; K: Organisatoriske forandringer – fra Hovedbibliotek til Multimediehus, 2003 . h ttp://www.aakb.dk/graphics/user/HB/master.pdf </li></ul>
  7. 7. Seven Circles of Innovation <ul><li>kan bruges til at skabe dynamik i virksomhedens innovationsarbejde, så det bliver en cirkulær indsats , der er lige så vedvarende og livsnødvendig som vejrtrækning </li></ul><ul><li>inddrager markedet og brugerne i alle faser af innovation </li></ul><ul><li>sikrer systematisk og cirkulær fremdrift i de fem faser : </li></ul><ul><li>Ide generering, Ide evaluering, Test / prototyper, Planlægning / forretningsplan og til sidst: Implementering. </li></ul><ul><li>udvikler det centrale fundament; rammerne for innovation med team, empowerment, kultur, strategi, samarbejdspartnere, monotorering og struktur </li></ul>
  8. 8. De vigtigste faktorer i innovationsledelse <ul><li>I flg. Innovation Cup: </li></ul><ul><li>En klar innovationsstrategi </li></ul><ul><li>Videndeling og læringskultur; en innovationsvenlig kultur, hvor det at begå fejl reelt anerkendes som en uomgængelig del af læring </li></ul><ul><li>Markedsorientering </li></ul><ul><li>Brugerdreven innovation </li></ul><ul><li>At få innovationsstrategien til at gennemsyre hele organisationen </li></ul><ul><li>At finde balancen mellem struktureret management og plads til medarbejdernes kreativitet </li></ul>
  9. 9. Anders Drejer:
  10. 10. Borgerservice og Biblioteker, Hovedbiblioteket 1. september 2008 Tværgående team Tværgående team Tværgående team Tværgående team Sekretariat, Konsulenter, Kantine, Kørselstjeneste, Pedeltjeneste Chef for Hovedbiblioteket Sekretariatschef Leder for Sekretariat, logistik og bygning Publikumschef Leder for Medier, service, vejledning og kompetence Portefølje- og multimediehus sekretariat Teamleder Kerneteam Teamleder Kerneteam Teamleder Kerneteam Teamleder Kerneteam
  11. 11. Innovationsledelse på Hovedbiblioteket <ul><li>I den formelle organisering af udviklingsprojekter med klart definerede roller. </li></ul><ul><li>Projektledere og projektgruppe rekrutteres fra og arbejder samtidig i driftsorganisationen -> en udveksling af viden, læring og holdninger </li></ul>
  12. 12. Portefølje <ul><li>” den samlede mængde projekter” </li></ul><ul><li>” overblik og videnoverførsel” </li></ul><ul><li>” hjælp og planlægning” </li></ul><ul><li>” dokumentstyring” </li></ul><ul><li>” netværk - ajourføring og dokumentation” </li></ul>
  13. 13. Fokus på erfaringer fra projekterne <ul><li>Etablere erfaring om fysisk indretning og nye formidlingsformer </li></ul><ul><li>i forhold til konkret niveau </li></ul><ul><li>med henblik på realiseringen af Multimediehuset (wiki undervejs) </li></ul><ul><li>Metoder og læreprocesser </li></ul>
  14. 14. videndeling og læringskultur <ul><li>At forstå, at </li></ul><ul><li>At viden ikke altid er en fast ting, man kan sende med rørpost </li></ul><ul><li>At viden bliver til i kommunikation mellem mennesker </li></ul><ul><li>At rammerne for, at mennesker kan kommunikere og udvikle viden er vigtige, så medarbejderne i virksomheden mødes og inspireres og ny viden kan opstå </li></ul>
  15. 15. Det vi skal - arbejdsform og erfaringer: <ul><li>Udvikling af projektledelse, metode og opbakning </li></ul><ul><li>læringsprocesser/aktiviteter/strategi </li></ul><ul><li>Coaching (på projektlederen) </li></ul><ul><li>Støtte forskel på projektledelse og projektudførelse </li></ul><ul><li>Teamroom på intra for alle projekterne </li></ul><ul><li>Projekthåndbog </li></ul><ul><li>Trendspotting, nye projekter </li></ul>
  16. 16. 4 årlige møder i projektbestyrelsen <ul><li>Konsulenterne udarbejder oplæg: </li></ul><ul><li>Støtte til porteføljestyring </li></ul><ul><li>Overblik på tværs af projekterne </li></ul><ul><li>Indstilling af ressourcebehov til læringsdel </li></ul><ul><li>Læringsstrategi for Hovedbibliotekets udviklingsprojekter </li></ul><ul><li>Forslag til læringsaktiviteter </li></ul>
  17. 18. Reviewmøder for projektledere <ul><li>Mødes ca. 1 - 2 gange årligt </li></ul><ul><li>Alle nuværende og tidligere projektledere fra HB's udviklingsprojekter er deltagere. </li></ul><ul><li>Formen på møderne kan variere – der skal være plads til både uformel videndeling, information om hinandens projekter og fremdrift + eksterne eller interne oplæg, der kan understøtte projektledelse. </li></ul>
  18. 19. Inspirationsmøde for teamledere, projektledere og projektejere <ul><li>Et fælles forum hvor erfaringer fra udviklingsprojekterne bliver fremlagt. </li></ul><ul><li>Vigtigt med en (hurtig) informations-udveksling mellem projekter og teams. </li></ul><ul><li>Det kan være vanskeligt for de enkelte teams til at adoptere ideer/erfaringer fra projekterne! </li></ul>
  19. 20. Innovationsmøde for alle medarbejdere på HB
  20. 22. Virtuel projektportefølje <ul><li>Sikre at den læring og viden, der opstår i </li></ul><ul><li>projekterne, synliggøres </li></ul>
  21. 23. Tidslinie – overblik over udviklingsprojekter
  22. 24. Projektportefølje Lokaler til de enkelte projekter
  23. 25. Projektportefølje Projekthåndbogen
  24. 26. Projekthåndbogen
  25. 28. Projekthåndbog 1 <ul><li>Tips og tricks </li></ul><ul><ul><li>Litteratur om projektledelse </li></ul></ul><ul><ul><li>Kanaler til markedsføring </li></ul></ul><ul><ul><li>Hvilke eksterne mødelokaler kan vi bruge? </li></ul></ul><ul><ul><li>Samarbejdspartnere: hvem har vi arbejdet sammen med – hvem er kontaktpersoner? </li></ul></ul><ul><ul><li>Skabeloner til kontrakter </li></ul></ul><ul><ul><li>Økonomi; principper for budget og regnskab i projekter </li></ul></ul>
  26. 29. Projekthåndbog 2 <ul><li>Opsamling af erfaringer: </li></ul><ul><ul><li>Reviewgruppemøder for projektledere -> referat </li></ul></ul><ul><ul><li>Inspirationsmøde for teamledere, projektledere og projektejere -> referat og idékatalog </li></ul></ul><ul><ul><li>Værktøjer til opsamling af evaluering </li></ul></ul>
  27. 30. Projekthåndbog 3 <ul><li>Synliggør metoder, der kan bruges i projekterne: </li></ul><ul><ul><li>Projektopstart </li></ul></ul><ul><ul><li>Idégenerering </li></ul></ul><ul><ul><li>Evaluering </li></ul></ul><ul><ul><li>Brugerinddragelse: hvordan gør vi det? </li></ul></ul>
  28. 31. Projektmodellen http://bib1/Intranettet.nsf/index?OpenPage
  29. 32. Projektmodel oversigt <ul><li>Skal bruges af alle i Borgerservice og Biblioteker, Århus </li></ul><ul><li>Sikrer beslutningsgrundlag til ledelsesmæssig opmærksomhed og sammenhæng med bibliotekets strategi og drift </li></ul><ul><li>Knyttet til praksis Stop/go beslutninger ved alle milepæle </li></ul>
  30. 33. Kommunikation og formidling <ul><li>Formidl læring, formidl erfaring – ikke mindst internt – et hus fuld af ambassadører </li></ul><ul><li>Kommunikation og pr: strategisk, politisk, fagligt og til slutbrugerne </li></ul><ul><li>Afsæt penge – både i projekter og i dagligdagen (mandetimer) </li></ul><ul><li>Etabler planen først i forløbet </li></ul><ul><li>Regulér den </li></ul><ul><li>Design, logo, domæne </li></ul><ul><li>Udnyt din interessentanalyse </li></ul><ul><li>Tænk utraditionelt – og tænk billeder </li></ul><ul><li>Tænk i tillægsspørgsmål, temaer/vinkler, fotos og design </li></ul><ul><li>Genbrug – forskellige platforme </li></ul><ul><li>Tænk internt, eksternt, netværksorienteret, digitalt </li></ul><ul><li>Web 2.0. Virker det? </li></ul><ul><li>Sociale medier og viral kommunikation/markedsføring </li></ul><ul><li>Facebook, -ning, nextlibrary, blogs </li></ul><ul><li>http://gamerlibrary.ning.com/ </li></ul><ul><li>http://nextlibrary.net/ </li></ul>
  31. 34. Nye Samtaleformer
  32. 35. Eksempler på værktøjer <ul><ul><li>Energizers & 3D cases (Jannik) </li></ul></ul><ul><ul><li>Magic Meeting Box </li></ul></ul><ul><ul><li>Det, vi selv finder på (kufferter) </li></ul></ul><ul><ul><li>Rich Picture </li></ul></ul>
  33. 36. 4. Rich Picture - at skabe et fælles ”billede” <ul><li>At skabe et fælles billede - af projektet </li></ul><ul><li>At udveksle konkret viden, opfattelser, erfaringer, rygter, følelser, holdninger, flere nuancer og flere perspektiver </li></ul><ul><li>hver enkelt projektdeltager sætter ord og billeder på egen rolle i projektet </li></ul><ul><li>At skabe visuelt overblik </li></ul>
  34. 37. Rich Picture - indhold <ul><li>Strukturen organisatoriske enheder, personer, roller, geografisk placering, IT, interessenter </li></ul><ul><li>Processer ”hvad sker der mellem projektet og strukturen?” </li></ul><ul><li>Klimaet relationer på kryds & tværs mellem elementer fra strukturen og processerne </li></ul><ul><li>Projektets verden her&nu - ikke start på løsning af projektopgaver! </li></ul>
  35. 38. Rich Picture – sådan gør man: <ul><li>Tegning på flip-over - eller whiteboard </li></ul><ul><li>Rækkefølge: Ca. ½ time til hver: </li></ul><ul><ul><ul><li>Strukturer </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Processer </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>klimaet </li></ul></ul></ul><ul><li>pile og linier for relationer og processer </li></ul><ul><li>talebobler for faktiske udtalelser, holdninger, beslutninger </li></ul><ul><li>tænkebobler for hvad projektet tror, andre tænker og føler om et eller andet </li></ul>
  36. 39. Rich Picture : rollefordeling <ul><li>Alle projektdeltagere skal være aktive - ”tænker højt” </li></ul><ul><li>Alt kan siges (som i en struktureret brainstorming) </li></ul><ul><li>Facilitator skal </li></ul><ul><ul><li>stille spørgsmål og tegne </li></ul></ul><ul><ul><li>skal skabe rum for alles udsagn - men skal også sortere - ikke alt tegnes og skrives op. </li></ul></ul><ul><ul><li>Skal styre balancen mellem bløde og hårde fakta - uddybende spørgsmål </li></ul></ul>
  37. 40. Resultat – fælles billede
  38. 41. Energizers <ul><li>Musen Alfredo </li></ul><ul><li>” Dette er en ko” </li></ul><ul><li>Månedens kreative gruppeøvelse fra Teknologisk Institut http://www.teknologisk.dk/erhverv/1724 </li></ul>
  39. 42. Signalværdi: kreative rammer <ul><li>Rummet & ting har betydning! </li></ul><ul><li>Kreative rammer i mødelokalerne med f.eks. spil, teamboards og teknologisk Instituts ”Magic Meeting Box” </li></ul>
  40. 43. Trendspotting og nye projekter <ul><li>Meta: udvikling i samfund og kultur, lokalt, nationalt og internationalt </li></ul><ul><li>Strategiske oplæg – policy, biblioteker, kultur </li></ul><ul><li>Antenner: innovationlab, netværk, studiebesøg, tænk på tværs, virtuelle fora, samarbejdspartnere </li></ul><ul><li>Internationale bibliotekskonferencer </li></ul><ul><li>Samarbejde og organisering omkring ansøgninger </li></ul><ul><li>Hvad gør I? </li></ul>
  41. 44. (nye) metoder <ul><li>Solution camps: 48 hours camps managed by Aalborg University/ Kreativitetslaboratoriet, Christian Byrge & Søren Hansen </li></ul><ul><li>Teknologisk Institut, Henning Sejer Jakobsen </li></ul><ul><li>Bibliotekets Stemmer </li></ul><ul><li>Learning Lab Denmark </li></ul><ul><li>IKI – Initiativ til Kreativitet & Innovation </li></ul><ul><li>Alexandrainstituttet / InteractiveSpaces </li></ul><ul><li>Klodshans for viderekommende (Teater Sport) </li></ul><ul><li>Slip brugerne løs, Brug Brugerne </li></ul>
  42. 47. Opsamling <ul><li>Porteføljesekretariatet </li></ul><ul><li>Tre tværgående mødeformer: </li></ul><ul><ul><li>Projektbestyrelsen </li></ul></ul><ul><ul><li>Reviewmøder for projektledere </li></ul></ul><ul><ul><li>Inspirationsmøder for teamledere og projektledere </li></ul></ul><ul><ul><li>Idemøde – åbent for alle medarbejdere </li></ul></ul><ul><li>Projekthåndbogen - virtuel videndeling og værktøjskasse </li></ul><ul><li>HB’s projektarbejde knyttet til praksis. BoB’s projektmodel, MMH </li></ul>
  1. A particular slide catching your eye?

    Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

×