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Guide pour réussir vos évènements virtuels

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  • 1. GUIDE POUR REUSSIR VOS EVENEMENTS VIRTUELS Ce guide vous est offert par la société NEWNET3D, éditeur de la solution VEXPO (www.vexpo.net)Auteur: Redwane BENNANI Email : rbennani@newnet3d.comSAS NEWNET3D - RCS Antibes B 511 178 287 - 33 Bd Maréchal Juin 06800 Cagnes-sur-Mer Contact : contact@vexpo.net Web : www.vexpo.net Blog: www.salonsetseminaires.com
  • 2. Résumé:La communication évènementielle consiste à organiser des évènements pour communiquerefficacement vers une cible précise en offrant du « Show » et du « Live », c’est-à-dire duspectacle en direct. Grâce aux évènements virtuels, cette forme de communication estdésormais à la portée de tout le monde. Sans pouvoir égaler le face à face, l’émotion et laconvivialité d’un évènement physique, un évènement virtuel présente une alternative qui offrede nouvelles possibilités: - Permettre à des petites structures qui n’ont pas les moyens d’organiser ou de participer à des évènements physiques de pouvoir organiser ou participer à des évènements en virtuel. - Permettre à des structures qui organisent déjà des évènements physiques, de les optimiser et de les faire vivre en les complétant avec des évènements virtuels.Comparé à un évènement physique, un évènement virtuel offre une nouvelle forme de face àface, avec: - Une facilité d’accès permettant d’avoir 4 à 5 fois plus de visiteurs, car l’objectif principal de votre évènement est d’attirer un maximum de visiteurs qualifiés. - Une facilité d’organisation sur toute la chaine de valeur de votre évènement : intégration de contenu, animation et promotion de votre évènement dans des délais deux fois plus courts. - Un coût réduit de 4 à 10 fois qui permet un retour sur investissement beaucoup plus facile.Au sujet de VEXPO :VEXPO est une plateforme SaaS de salons virtuels 3D qui facilitent la collaboration et lacommunication temps réel sur Internet, dans un esprit 2.0.VEXPO répond aujourd’hui à 3 familles d’usages : - E-EVENT : évènements virtuels tels que salons, séminaires, forums, conventions, formations,… - E-CENTER : centres virtuels pour galeries, showrooms, places de marché,… - E-OFFICE : agence virtuelle, bureau, service client,…Pour plus d’information : www.vexpo.net Pour nous contacter : contact@vexpo.net© NEWNET3D Juillet 2011 Page 2
  • 3. Sommaire1. Introduction: _____________________________________________________________ 42. A qui s’adresse ce guide et à quels types d’évènements: ___________________________ 53. Pourquoi organiser un évènement professionnel : _______________________________ 54. Comment préparer un évènement professionnel : ________________________________ 65. Facteurs de succès de votre évènement : _______________________________________ 76. Le virtuel facilite la réussite de vos évènements: _________________________________ 87. Marché de l’évènementiel virtuel : ____________________________________________ 98. Cas d’usages d’évènements virtuels : _________________________________________ 119. Le salon virtuel: _________________________________________________________ 139.1. Chaine de valeur et étapes pour réussir un salon virtuel: _______________________ 149.2. Le salon virtuel par rapport au salon physique : ______________________________ 159.3. Bilan des bénéfices d’un salon virtuel ______________________________________ 179.4. Choix d’une solution technique pour votre salon virtuel: _______________________ 189.5. Animations et contenus pour votre salon virtuel : _____________________________ 2010. Utiliser les médias sociaux et le web 2.0 pour promouvoir votre évènement : _______ 2111. La vente d’un évènement virtuel BtoB: _____________________________________ 2212. Conclusion: ___________________________________________________________ 25© NEWNET3D Juillet 2011 Page 3
  • 4. 1. Introduction:Le présent guide a pour but de vous présenter l’intérêt d’organiser des évènements virtuels,notamment en complément de vos évènements physiques, et de vous fournir en un minimumde temps, de manière pratique et efficace, les clés essentielles pour les réussir.Les évènements professionnels sont efficaces pour attirer un public qualifié et intéressé, quevous allez pouvoir rassembler en un seul lieu, sur une durée courte et concentrée, pourcommuniquer et interagir avec lui en temps réel.Un évènement physique présente de nombreux atouts. Il facilite les rencontres informelles etoffre un face à face humain, avec une communication à la fois verbale et non verbale, uneémotion et une convivialité qui permettent d’instaurer un climat de confiance et de mieux jaugerl’intérêt de son interlocuteur. Il est bien connu que la communication non verbale (gestes,expressions du visage,…) présente un poids quatre fois plus important que la communicationverbale. Cela démontre le grand intérêt d’être en face à face.Cependant, tout le monde n’a pas les moyens humains et financiers de réaliser desévènements à la méthode traditionnelle (évènements purement physiques). De plus, ceux-ci nerépondent plus facilement aux attentes de la nouvelle génération de visiteurs, qui veulentaccéder à plus de contacts (d’où le large succès des réseaux sociaux) et plus de contenus, letout avec moins d’efforts. Aussi, il faut tenir compte de la tendance des entreprises à réduireleur budget de voyage et leurs déplacements.Par conséquent, les évènements physiques connaissent une baisse importante defréquentation (-20% en 2009) et ne profitent pas pleinement des nouveaux canaux decommunication sur Internet (web 2.0 et médias sociaux).  Baisse de la fréquentation des évènements physiques  Tendance des entreprises à réduire les coûts de voyages Explosion du web2.0 et des services en ligneFace à ces constats, le concept d’évènement virtuel est nait. Il consiste à organiser vosévènements en temps réel sur Internet.Aujourd’hui, les évènements virtuels sont une grande opportunité pour redynamiser le marchéde l’évènement et offrir de nouvelles possibilités de communication et de collaboration, dans unesprit 2.0.© NEWNET3D Juillet 2011 Page 4
  • 5. Un évènement physique c’est singulier. Une fois, passé il est souvent oublié. Grâce auxévènements virtuels utilisés en complément, votre évènement physique se transforme enévènement que vos visiteurs suivent, avec une histoire, une appartenance à un réseau etune récurrence qui renforce les liens et évite l’oubli.Ne nous trompons pas ! Un évènement virtuel ne remplacera jamais la convivialité et l’émotiongénérées par un évènement physique! Les deux concepts sont complémentaires où l’unpeut apporter de la valeur à l’autre.Si vous organisez déjà des évènements physiques, vous allez pouvoir en organiser plus grâceaux évènements virtuels. Les deux catégories d’évènements, physiques et virtuels vonts’apporter mutuellement une grande valeur ajoutée, que nous allons vous faire découvrir àtravers ce guide.Si vous n’organisez pas encore d‘évènement, vous allez pouvoir vous y mettre facilement grâceaux évènements virtuels que vous pourrez organiser rapidement, à moindre coût et avec peude ressources humaines.Ce guide va vivre et évoluer en permanence en fonction de vos remontées et des évolutionstechnologiques observées. N’hésitez pas à m’écrire pour tout commentaire et toutesuggestion à l’adresse : rbennani@newnet3d.com2. A qui s’adresse ce guide et à quels types d’évènements:Ce guide s’adresse à : - Toute entreprise ou institution qui souhaite organiser des évènements internes ou externes envers des populations dispersées au niveau régional, national ou international. - Tout acteur de l’évènementiel et de la communication, qui accompagne ses clients dans l’organisation de leurs évènements. - Tout acteur qui souhaite développer une activité d’organisation d’évènements virtuels.Il s’adresse particulièrement à plusieurs métiers : Directions Commerciales, DirectionsMarketing, Directions de la Communication, Directions des Ressources Humaines, Directionsde l’Export,…Il convient à de nombreux types d’évènements : Salons, foires, conventions, forums,séminaires, tables rondes, portes ouvertes, formations, rencontres professionnelles(networking, speed dating),…3. Pourquoi organiser un évènement professionnel :L’organisation d’un évènement professionnel, qu’il soit virtuel ou physique, vous permet derassembler en un seul lieu et au même moment vos cibles (clients, prospects, partenaires,collaborateurs, administrés,…), avec comme principales motivations : 1. Communiquer et Promouvoir vos produits et services auprès d’un public qualifié sur une période courte et concentrée. 2. Saisir des opportunités commerciales nationales et internationales. 3. Entretenir le relationnel client et rencontrer des prospects.© NEWNET3D Juillet 2011 Page 5
  • 6. 4. Lancer de nouveaux produits. 5. Organiser des rencontres professionnelles. 6. Echanger avec les différents acteurs d’un écosystème. 7. Bénéficier de la présence des médias. 8. Etre à lécoute des évolutions du marché, des tendances, des consommateurs. 9. Développer limage de votre société et renforcer sa notoriété.Il est donc très important pour une entreprise et généralement tout acteur économique ouinstitutionnel de participer ou de réaliser des évènements qui peuvent lui attirer un public cibléet qualifié : salon, convention, séminaire, forum,…4. Comment préparer un évènement professionnel :Avant de vous lancer dans l’organisation opérationnelle de votre évènement, décrivez votreprojet, en répondant principalement aux questions suivantes : 1. Quel est le thème de mon évènement ? 2. Quel est mon objectif à travers l’évènement que je veux organiser ? Que doit-il m’apporter ? 3. Quelles sont mes cibles (visiteurs et exposants) ? Quels secteurs d’activités ? Quels métiers ? Quelles zones géographiques ? 4. Pourquoi des visiteurs viendraient-ils à mon évènement ? Quel est mon argumentaire pour les convaincre ? Cela servira pour votre plan de communication. 5. Quel est mon plan média (plan de promotion de l’évènement et le budget associé) ? 6. Quel est le meilleur moment (dates, heures) pour le déroulement de mon évènement? Y a-t-il des vacances scolaires pendant l’évènement ? Y a-t-il d’autres évènements majeurs en même temps que mes cibles pourraient préférer à mon évènement ? 7. A quel endroit pourrais-je organiser mon évènement ? 8. Quel est le contenu de mon évènement ? Comment vais-je l’assurer et avec quels moyens ? 9. Quelles animations pourrais-je organiser pour mon évènement ? 10. Quels partenaires pourrais-je associer à mon évènement pour créer de la synergie ? Ces partenaires pourraient-ils m’apporter de la visibilité et un nombre non négligeable de visiteurs ? 11. Quel est le budget nécessaire pour l’organisation de l’évènement ? 12. Quelles sont les ressources humaines nécessaires pour l’organisation de l’évènement ? 13. Quels sont les outils et les supports nécessaires pour l’évènement ?© NEWNET3D Juillet 2011 Page 6
  • 7. 5. Facteurs de succès de votre évènement :Le succès de votre évènement va se mesurer par : - Le nombre de visiteurs que vous avez réussi à attirer. - Le nombre de contacts que vous avez générés (et dans le cas de salons, le nombre de contacts générés par vos exposants). - Le degré de satisfaction de vos visiteurs (et de vos exposants) sur la qualité du contenu, des animations et des services proposés. - Le nombre d’opportunités d’affaires générées.Par conséquent, votre évènement doit être organisé de manière à atteindre ses objectifs. Il doitavant tout atteindre un nombre maximal de visiteurs qualifiés, car sans cela, vos autresobjectifs ne seront jamais atteints. Il vous faut donc communiquer efficacement sur votreévènement et faire en sorte qu’il soit très facile d’accès pour vos visiteurs.La présence humaine est donc au cœur de tout évènement professionnel. Imagineriez-vous unévènement sans public, sans une foule?Dès le départ de votre projet d’organisation d’évènement, il faudra vous interroger sur votrecapacité et votre crédibilité à attirer des participants et des visiteurs, car c’est l’objectif principalde votre évènement. S’il n’y a pas de participants, il n’y a pas d’évènement. Parconséquent, il faudra très tôt vous poser les questions suivantes : - Comment vais-je faire pour attirer des participants à mon évènement? - Quel est mon plan média (plan selon lequel vous allez promouvoir votre évènement)? - Quels réseaux et quels partenaires pourraient relayer ma communication ou apporter un contenu attractif pour mes visiteurs? Qu’est-ce que je peux leur offrir en retour? - Quel est le message et le contenu de ma communication qui seront percutants pour inciter mes cibles à venir à mon évènement et à relayer ma communication auprès de leurs contacts ? L’objectif est de créer un « buzz » (bouche-à-oreille). - Quel est le budget que je peux allouer à la promotion de mon évènement?Alors, avez-vous tous les ingrédients pour réussir votre évènement?© NEWNET3D Juillet 2011 Page 7
  • 8. 6. Le virtuel facilite la réussite de vos évènements:Il est désormais possible d’organiser ses évènements en virtuel directement sur Internet. Ceux-ci présentent de nombreux avantages qui facilitent la réussite de vos évènements: 1- Un évènement virtuel place le visiteur au centre du système: a. Lui facilite l’accès sans limite géographique ou horaire. b. Lui procure un accès confortable qui évite fatigue, stress, bruit, queues,.. c. Lui permet de gagner du temps et de l’argent: il peut facilement et rapidement visiter ce qui l’intéresse dans votre évènement, sans se déplacer. d. Lui facilite la traçabilité et la gestion de ses contacts pris lors de l’évènement : il peut vous retrouver facilement et vous contacter. e. Facilite l’accès aux visiteurs à mobilité réduite. 2- Il facilite la mise en relation entre vous et vos visiteurs, et vos visiteurs entre eux pour qu’ils parlent de vous, vous amènent des amis,… 3- Il vous facilite la mise en œuvre : vous pouvez réaliser votre évènement rapidement, simplement et à moindre coût. 4- Il vous permet, le cas échéant, de prolonger votre évènement physique, de le faire vivre et de garder le lien avec vos visiteurs. 5- Il vous permet d’avoir une démarche Développement Durable : moins de déchets, de transports de marchandises et de déplacements.Avec l’explosion des médias sociaux sur Internet, un évènement virtuel (dit aussi E-event) va apporter de gros avantages. Il est facile à mettre en œuvre même pour lesacteurs qui n’ont pas les moyens humains et financiers d’organiser des évènementsphysiques, comme les petites entreprises.© NEWNET3D Juillet 2011 Page 8
  • 9. 7. Marché de l’évènementiel virtuel :Sans aucun doute, nous sommes en train de vivre aujourd’hui un tournant dans lemarché de l’évènementiel en ligne, marché en forte croissance, qui prend de plus en plusd’ampleur aux USA et dans de nombreux pays européens (France, Espagne, UK,Allemagne, Italie,…)D’un côté, l’élaboration de nouvelles stratégies hybrides pour associer virtuel et physiqueémergent de plus en plus. De l’autre côté, de nouveaux acteurs entrent sur le marché del’évènementiel via le virtuel.On assiste depuis environ un an à un fort développement de manifestations virtuelles multi-sectorielles, organisées directement sur le net, avec plus de 100 salons virtuels organisés enFrance depuis 2010: SATAE (Janvier 2010) • Salon de tourisme d’affaire et évènementiel • Sur 1 jour, 31000 visiteurs uniques pour 100 exposants MONSTER e-DAYS (Octobre 2010) • Salon du recrutement • 125000 visiteurs uniques, 1800 offres d’emplois KEY4IT (Juin 2010) • Salon virtuel de l’IT AUTRES SALONS VIRTUELS • Winefair (SV du Vin), INFO Web BTP (SV du BTP), E-Sup (SV de l’éducation), ArchiExpo (SV de l’architecture), Mandel Web Expo (SV B2B), NauticExpo (SV du nautisme), eComExpo (SV e-commerce)......Selon l’agence américaine Market Research Media, le marché mondial de l’évènementiel globalreprésente 650 milliards de dollars par an, dont 240 milliards de dollars aux USA. Ce marchéest dominé aujourd’hui par les pays européens. Les USA pensent dominer ce marchéprochainement grâce aux évènements virtuels.Par ailleurs, le marché mondial de l’évènementiel virtuel a plus que doublé en 2010 et vagrossir de 56% chaque année entre 2010 et 2015, représentant un marché de près de 18,6milliards de dollars en 2015. Ce marché couvre les évènements Corporate (conférences,formations,.. où les participants viennent à l’évènement pour le contenu et pour le networking)et pour les « Trade shows » (salons, foires,.. où les participants viennent pour vendre etgénérer des « Leads » commerciaux).© NEWNET3D Juillet 2011 Page 9
  • 10. Le marché de l’évènementiel virtuel est actuellement tiré par les évènements Corporate. Lesorganisateurs d’évènements de « Trade shows » (salons, foires,..) ne devraient pas ignorer lemodèle virtuel pendant longtemps, surtout que le marché de l’évènementiel traditionnel connaitun fort ralentissement et une baisse de la fréquentation.L’évènementiel virtuel est une opportunité pour dynamiser le marché de l’organisationd’évènements, notamment avec l’arrivée de nouveaux entrants. Les organisateursd’évènements traditionnels ne doivent pas négliger ce virage technologique pour éviter deprendre du retard et perdre des parts de marché.Les prévisions indiquent que nous allons vivre une explosion du virtuel dans tous les segmentsde marché, avec de nouvelles formes hybrides d’évènements et avec de nouveaux revenuspour : - Les éditeurs de logiciels d’évènements virtuels (Corporate et Trade shows) - Les organisateurs d’évènements virtuels - Les médias communiquant sur les évènements - Les organismes de formationLa technologie virtuelle va aussi doper les évènements de niches, qui sont difficiles à organiser,avec la méthode traditionnelle du fait de leurs faibles fréquentations.Même une faible progression de l’adoption des technologies virtuelles aura un impactconsidérable sur le marché de l’évènementiel virtuel du fait de sa taille énorme.Selon Miroslaw Nowak, directeur du marketing chez Media Market Research, cette forteprogression de la popularité des évènements virtuels est due aux énormes bénéfices qu’ilsapportent : facilitent l’accès aux contenus, facilitent l’accès aux réseaux (de personnes),augmentent la productivité avec moins de temps passés dans les voyages et réduisent lescoûts. Le marché de l’évènementiel virtuel est très favorable pendant la crise et sera encoreplus favorable pendant la relance de l’économie.Par ailleurs, l’institut virtuel EDGE a pris le temps de recueillir et d’analyser toutes les enquêteset sondages en rapport avec les salons virtuels qui se sont effectués durant l’année 2010 auxUSA. Parmi ses résultats :© NEWNET3D Juillet 2011 Page 10
  • 11.  71% des entreprises participantes aux salons virtuels trouvent que ces derniers sont excellents pour attirer d’avantage de participants et 62% pour toucher d’avantage de prospects.  Une entreprise sur trois a déjà organisé un événement hybride, combinant un évènement virtuel à un évènement physique.  75% des entreprises sont intéressées pour utiliser le virtuel dans la mise en place de leurs événements.  96% des personnes utilisent des technologies virtuelles (réseaux sociaux, webconferences,..).  + de 50% des personnes sont en multitâches pendant un évènement virtuel.8. Cas d’usages d’évènements virtuels :Un évènement virtuel peut être organisé dans de multiples situations. En voici 11 exemples : 1. Salon d’exposition pour tout thème : salon de l’immobilier, salon du recrutement, salon de la communication, salon du vin, salon du tourisme, … 2. Forum professionnel : forum de recrutement, forum des technologies de l’information,… qui peuvent être organisés par des entreprises ou des institutions pour leurs besoins propres, autour d’ateliers et de stands, et des RDV rapides : speed business meeting ou speed dating virtuels. Un groupement d’entreprises ou des entreprises partenaires peuvent s’associer pour organiser un salon, un forum ou un showroom commun et mutualisé. 3. Séminaires pour l’animation des forces de vente d’une entreprise ou pour la communication interne.© NEWNET3D Juillet 2011 Page 11
  • 12. 4. Séminaires marketing de lancement de produit ou pour le test d’un produit. 5. Conventions, colloques et congrès virtuels. 6. Animations de rencontres professionnelles à travers des « speed business meeting » virtuels. 7. Club de partenaires : un salon virtuel permanent permettra d’animer et de fédérer ses partenaires et les réunir pour faciliter la collaboration au sein du club. 8. Ventes évènementielles. 9. Animations de réseaux de franchises.© NEWNET3D Juillet 2011 Page 12
  • 13. 10. Formations à distance de vos équipes (e-learning).9. Le salon virtuel:Un salon virtuel est en général un ensemble d’espaces sur Internet qui hébergent vosévènements virtuels. On parle aussi de salon virtuel pour désigner un salon d’exposition surInternet. Comme pour un salon physique, son objectif est de faire rencontrer en temps réel eten un minimum de temps des exposants et des visiteurs dans un secteur d’activité bien défini.Il est beaucoup plus facile d’organiser un salon virtuel qu’un salon physique : il n’y a pas besoinde réserver des locaux, de demander des autorisations à la préfecture, de monter/démonterdes stands,.. De plus, un salon virtuel va faciliter l’accès à vos visiteurs qui n’auront pas besoinde se déplacer et de se fatiguer. Ils pourront venir du monde entier dès lors qu’ils ont été invitésou ont pris connaissance de votre salon virtuel.© NEWNET3D Juillet 2011 Page 13
  • 14. Grâce au salon virtuel vous allez pouvoir afficher un comportement responsable car votre salonvirtuel est écologique. Il dématérialise les stands et leurs contenus et évite des déplacements etdes déchets. De plus, votre salon virtuel sera accessible aux personnes à mobilités réduites quipeuvent être des visiteurs, des exposants ou des animateurs de votre salon virtuel. 9.1. Chaine de valeur et étapes pour réussir un salon virtuel:La chaine de valeur d’un salon virtuel est la même que pour un salon physique: Exposant Visiteur Promotion -Vente Organisateur Animation Contenu Salon Logistique & Outils LieuUn salon virtuel vous offre un lieu accessible (Internet), une logistique dématérialisée et desoutils de gestion en ligne. Pour couvrir l’ensemble de la chaine de valeur, il vous faudra en plus: 1) Définir le thème de votre salon virtuel dans lequel vous êtes crédible (expertise, appartenance à un réseau ou un écosystème,..) 2) Définir votre plan média (supports de promotion, budgets) qui va vous permettre d’avoir vos visiteurs. C’est ce qui va intéresser vos exposants car c’est la promesse que vous leur faites (avoir des visiteurs). Vous devrez tenir cette promesse pour les fidéliser et pérenniser votre salon. La rentabilité d’un salon se fait généralement sur plusieurs sessions et dépend beaucoup de la fidélisation des exposants qui renouvellent facilement lorsqu’ils sont satisfaits. 3) Définir votre plan d’action commercial pour la vente des stands et pour l’acquisition de sponsors (cibles, approches,..)© NEWNET3D Juillet 2011 Page 14
  • 15. 4) Impliquer les médias pour qu’ils parlent de votre salon. Nouer des partenariats avec des acteurs capables de vous apporter des visiteurs ou des exposants (médias, associations professionnels,..) : leur offrir un stand ou des interventions dans des conférences,… 5) Etablir une liste de conférences en lien avec le thème de votre salon virtuel et trouver des conférenciers pour les animer en échange d’une visibilité dans le salon. 6) Définir un plan d’animation du salon : prévoir des animateurs pour accueillir et accompagner vos visiteurs. Vous pouvez aussi mettre en place un jeu concours qui encourage vos visiteurs à visiter le maximum de stands, pour y trouver par exemple des réponses à un Quiz,.. 7) Définir la date de votre salon virtuel et établir un retro planning. En moyenne, un salon virtuel peut être organisé en moyenne dans un délai de 2 à 6 mois en fonction de sa complexité, sans tenir compte des mois de juillet et aout. Evitez que votre salon virtuel intervienne au même moment que d’autres manifestations qui pourraient empêcher les visiteurs de visiter votre salon virtuel. La promotion et les invitations de vos visiteurs doit se faire suffisamment tôt (au maximum 3 à 4 semaines avant l’évènement) pour que vos visiteurs bloquent le créneau dans leur agenda avant qu’ils ne soient pris par un autre rendez-vous. 8) Développer un contenu de qualité pour vos visiteurs et plus particulièrement leur offrir un guide complet lié au thème de votre salon virtuel. Cela les incitera fortement à visiter votre salon. 9) Organiser, si possible, une soirée physique, animée par des RDV d’affaires conviviaux. Dans ce cas, le salon virtuel aura permis de brasser et de qualifier un nombre important de visites et de rencontres professionnelles. Ceux qui ont eu des centres d’intérêts communs pourront se rencontrer physiquement et concrétiser leur collaboration. 9.2. Le salon virtuel par rapport au salon physique :© NEWNET3D Juillet 2011 Page 15
  • 16. C’est une erreur d’opposer le salon virtuel au salon physique ou de croire que le salon virtuel vacannibaliser le salon physique. Il y a eu les mêmes craintes pour l’e-commerce il y a quelquesannées. On pensait que l’e-commerce allait tuer le commerce traditionnel. Finalement, celaprofite à tout le monde et tout le monde s’y est mis. Même les commerces traditionnels ontouvert des canaux de ventes sur Internet en complément de leurs canaux traditionnels. Grâce àInternet, les commerces et les prestataires de service se rapprochent de leurs clients et leurfacilitent l’achat. Par conséquent, cela dope leurs ventes. Ceux qui veulent toucher et voir deprès des produits avant de les acheter peuvent faire des recherches sur Internet, comparer lesoffres, consulter des forums de discussions pour avoir les avis des consommateurs,… etensuite se déplacent en magasin pour faire des achats ciblés et qualifiés. Il est donc clair quel’e-commerce et le commerce traditionnel sont complémentaires. Il a fallu d’abord que denouveaux acteurs lancent l’e-commerce, prennent des parts de marché, avant que les acteurstraditionnels s’y mettent. Ce virage technologique a permis de rabattre les cartes et d’ouvrir desopportunités à de nouveaux acteurs qui ont su se positionner rapidement sur le marché etcapitaliser sur leur marque.Le concept du salon virtuel est proche de celui de l’e-commerce. Une analogie peut être faiteentre les deux concepts.Le salon virtuel peut être très complémentaire au salon physique traditionnel. Dans un salonphysique nous allons rencontrer des personnes et communiquer avec elles en face à face. Il estconnu que la communication non verbale présente un poids de 80% dans la communication etseulement 20% pour la communication verbale: se serrer la main, le regard, les gestes, lesémotions, le sourire, permettent d’instaurer la confiance et de jauger l’intérêt des uns et desautres. De plus, dans un salon physique, le visiteur et l’exposant sont assez disponibles pour lesalon, car ils sont loin de leurs bureaux. Ceci est de moins en moins vrai, car notre bureau estdevenu mobile. On peut se déplacer sur un évènement physique et être occupé au téléphone,sur un smartphone ou un ordinateur portable, dans la lecture et la rédaction de mails, dans larédacton de rapports,…. Malgré tout, il est évident qu’un salon virtuel ne peut pas remplacerun salon physique.Cependant, combien de fois peut-on organiser un même salon physique? Une fois par an ouune fois tous les deux ans ? Un salon physique est lourd à préparer et il est très coûteux. Ilnécessite une préparation sur plusieurs mois. De plus, le salon physique est peu accessiblepour les petites entreprises à budget limité et il est difficilement accessible pour les personnes àmobilité réduite.Le salon virtuel va donc apporter une valeur ajoutée et un complément pour le salon physique : - Entre deux salons physiques, il est très facile d’organiser plusieurs salons virtuels, pour permettre aux participants de poursuivre, faire vivre et concrétiser leur collaboration initiée lors du salon physique - Le salon virtuel permettra d’avoir des exposants qui n’ont pas le budget du salon physique - Le salon virtuel permettra de toucher les visiteurs qui n’ont pas pu se rendre sur le salon physique et plus particulièrement les visiteurs qui n’habitent pas dans la région du salon ou qui habitent à l’étranger.© NEWNET3D Juillet 2011 Page 16
  • 17. - Un même salon virtuel peut être commun à plusieurs salons physiques ce qui lui permet de fédérer et unir ces salons. - Le salon virtuel peut sécuriser le salon physique, en cas d’épidémies, de grèves de transport, de risques naturels (météo, nuage de cendre, tremblement de terre,…)Ainsi, le salon virtuel va apporter une valeur ajoutée en amont ou en aval du salon physique.Cela peut être aussi pendant le salon physique, mais une telle organisation est un peu plusdifficile car elle doit gérer simultanément un salon physique et un salon virtuel.En amont du salon physique, le salon virtuel peut jouer un rôle de préparation, de repérage, deprogrammation de la visite, sans lever le voile sur ce qui peut être découvert pendant le salonphysique. Pour l’organisateur, c’est un moyen d’avoir accès facilement aux visiteurs potentielspour les convaincre de vive voix de l’intérêt de se déplacer sur le salon physique et faire du«teasing».En aval du salon physique, le salon virtuel, qui peut être plus petit mais plus fréquent, permettrade se focaliser et d’approfondir à chaque fois un thème du salon physique. Cela permettra degarder le lien avec les visiteurs et les exposants dans le but de mieux réussir le salon physiquesuivant.Par ailleurs, le salon virtuel va être l’occasion d’optimiser l’organisation du salon physique pourqu’il soit moins coûteux et plus écologique, pour réduire les déchets et les déplacementsinutiles. C’est aussi l’occasion de vérifier la pertinence de créer ou de maintenir un salon avecune organisation physique. Par exemple, certains salons informatifs pourraient se faireuniquement en virtuel. D’autres salons physiques non rentables pourraient migrer en virtuelavec un modèle économique rentable. Il est aussi possible de tester en virtuel un nouveausalon sur un nouveau marché ou sur une nouvelle zone géographique avant de créer le salonphysique.Aussi, le salon virtuel est une opportunité pour dynamiser le marché de l’organisation de salons,avec l’arrivée de nouveaux entrants. Les organisateurs de salons traditionnels ne doivent pasnégliger ce virage technologique pour éviter de prendre du retard et perdre des parts demarché. Ils devraient même être les premiers à s’y mettre pour prendre de l’avance et sedifférencier de leurs concurrents. 9.3. Bilan des bénéfices d’un salon virtuelUn salon virtuel présente de nombreux bénéfices: - Il est sur Internet, accessible du monde entier. Ainsi vous facilitez l’accès à vos visiteurs en leur épargnant le temps et le coût des déplacements. Il vous permet en plus de vous ouvrir à l’international sur de nouveaux marchés, sans limite. - Vous pouvez faire la promotion de votre salon sur Internet et plus particulièrement sur les médias sociaux. En un clic, des visiteurs peuvent participer à votre évènement, même à la dernière minute, sans avoir à organiser un voyage et à l’effectuer. - Selon les solutions techniques choisies, un salon virtuel peut faciliter les mises en relation, les rencontres informelles et le networking, et ainsi être attractif pour vos visiteurs. Ce sont en effet les principales motivations qui amènent vos visiteurs à participer à votre salon.© NEWNET3D Juillet 2011 Page 17
  • 18. - Un salon virtuel vous apportera 4 à 5 fois plus de visiteurs qu’un salon physique. Il peut être utilisé en complément de votre salon physique pour mieux qualifier ses contacts et optimiser ses RDV lors du salon physique. - Vous pouvez mettre en œuvre votre salon virtuel très facilement, sans contrainte de disponibilité d’espaces et sans contraintes logistiques ou administratives. Ainsi, votre salon peut être organisé dans un délai très court, pour un accès plus rapide à votre marché. - L’organisation d’un salon virtuel nécessite moins de charge de travail à vos équipes et il est 4 à 10 fois moins coûteux qu’un salon physique, ce qui le rend accessible aussi aux acteurs économiques et institutionnels qui n’ont pas suffisamment de budget pour participer ou organiser des salons physiques. - Vous pouvez ainsi organiser facilement un nombre élevé de salons virtuels, notamment en complément à vos salons physiques, pour multiplier vos chances de rencontrer vos cibles. L’organisation du premier salon virtuel n’est pas perdue après l’évènement (le salon n’est pas démonté) et peut ainsi servir de base pour l’organisation des salons suivants. - Utilisés en complément de vos salons physiques, les salons virtuels vous permettront de garder le lien avec vos cibles avant, pendant et après vos salons physiques. Avant le salon physique, le salon virtuel peut servir pour informer et présenter à vos visiteurs l’intérêt de participer à votre salon physique. Vous les aiderez aussi à mieux préparer leur visite. Après le salon physique, grâce aux salons virtuels, vous permettrez à vos visiteurs de poursuivre leurs échanges et augmenter leurs chances de transformer ces contacts en clients, en partenaires, en collaborateurs,… - Un salon virtuel peut vous apporter une meilleure traçabilité des visites: quelles salles ou quels stands ont été visités? Combien de temps est resté chaque visiteur dans chaque espace? Quels contenus ont été consultés? Etc… - Un salon virtuel évite les risques de perturbation tels que les grèves de transport, les perturbations climatiques (fort enneigement, tempêtes,…), les catastrophes naturels (nuage de cendre, tremblements de terre,..), les attentats,… Il peut être la solution de secours de votre salon physique - Un salon virtuel vous permet d’afficher une image moderne, dynamique et responsable. Il vous permet d’avoir des salons éco-conçus, qui dématérialisent les espaces, le mobilier, les documents,… qui évitent les déplacements et les transports de marchandises. Il vous permet aussi de rendre votre salon plus accessible aux personnes à mobilité réduite. 9.4. Choix d’une solution technique pour votre salon virtuel:Comme décrit précédemment, le succès d’un évènement qu’il soit physique ou virtuel dépenddu nombre de visiteurs et du nombre de contacts générés suite à des rencontres informelles entemps réel. Votre visiteur sera satisfait de voir une foule qui confortera son intérêt dansl’évènement. Il se dira: « cet évènement doit être intéressant s’il a intéressé toute cette foule ».Il cherchera à générer des contacts et des opportunités d’affaire, à faire du « Networking » et àêtre accompagné de manière personnalisée dans la découverte de nouveautés et dans l’accèsà un contenu de qualité. Il cherchera aussi à assister à des animations de qualité qui capteront© NEWNET3D Juillet 2011 Page 18
  • 19. son attention le plus longtemps possible et lui feront passer des moments utiles et agréablesdans un environnement convivial.La solution technique pour vos évènements virtuels doit prendre en considération tous cesaspects importants qui caractérisent un évènement. Par conséquent, un salon virtuel 3D avecdes avatars répondra de manière optimale aux attentes d’un évènement virtuel.Les utilisateurs vont se balader dans les salles, les stands, les halls de votre salonvirtuel. Chaque personne connectée est matérialisée par son avatar. Ainsi, toutes lespersonnes connectées dans un même espace se voient, peuvent se rencontrer, communiqueret interagir en temps réel dans le contexte de votre évènement, autour de centres d’intérêtscommuns.Par ailleurs, la solution technique doit être accessible facilement sur Internet. Elle ne doit pasnécessiter à l’utilisateur d’installer un logiciel spécifique (plug-in) sur son ordinateur. Lessolutions techniques avec « Plug-in » font perdre de l’ordre de 50% des visiteurs en fonction devotre notoriété et de la confiance que les visiteurs portent à votre enseigne. En effet, un visiteursur deux n’accepte pas d’installer un « plug-in » de peur qu’il déstabilise ou infecte sonordinateur, ou ne peut pas l’installer s’il n’a pas les droits administrateur pour le faire. Très peude solutions techniques existent qui remplissent tous ces critères. La solution VEXPOdéveloppée par la société NEWNET3D fait partie de ces solutions techniques. En effet, ellepropose en technologie Flash de la 3D avec avatars, directement sur les navigateurs Internet(Internet Explorer, Google Chrome, Firefox, Safari, Opera,…) et sans logiciel spécifique àinstaller. De plus, elle est accessible sur une connexion internet standard et sur n’importe quelordinateur standard du marché, sur les systèmes windows, Mac et Linux.Pour en savoir plus sur la solution VEXPO, envoyez votre demande sur contact@vexpo.net ouconnectez-vous sur le portail www.vexpo.netIntérêts des avatars dans un salon virtuel 3D :Grâce aux avatars connectés en temps réel dans un salon virtuel 3D : - Vous facilitez grandement les rencontres informelles et les interactions temps réel entre participants. - Vous matérialisez une foule qui va susciter l’intérêt et dynamiser votre évènement - Vos visiteurs ont un sentiment d’être en groupe et non isolés - Vous offrez à vos visiteurs un accueil et un accompagnement personnalisés, ainsi que des animations humaines en temps réel - Vous mettez en valeur votre contenu - Vous offrez à votre public une communication verbale et non verbale, avec un visuel et un schéma d’ensemble qui va les aider à se repérer et à utiliser leurs reflexes de la vie réelle.© NEWNET3D Juillet 2011 Page 19
  • 20. - Vous mettez en scène de manière visuelle les rôles de chacun. Par exemple, un agent d’accueil derrière un comptoir va indiquer que c’est la personne à solliciter et va attirer les personnes qui veulent se mettre en contact avec vous en temps réel. - Vous facilitez les échanges et la collaboration entre participants qu’ils soient visiteurs, exposants, animateurs, …. 9.5. Animations et contenus pour votre salon virtuel :Le succès de votre salon virtuel et des évènements que vous y organisez dépendent de laqualité des animations et des contenus que vous y offrez.Voici ce qui va animer votre salon virtuel en fonction du type d’évènement que vous yorganiser : - La foule est une animation intrinsèque de votre évènement qu’il soit physique ou virtuel. S’il n’y a pas assez de participants dans votre salon virtuel, il ne donnera pas envie à vos visiteurs d’y rester. - Les animateurs, qui vont à la fois faire partie de la foule et assurer l’accueil, l’accompagnement et le conseil de vos visiteurs - Les ateliers pour des conférences ou les tables rondes. Ils doivent être animés par des experts, avec un contenu à valeur ajouté, non publicitaire - Les « Speed Business Meeting ». Vos visiteurs s’attendent à ce que votre évènement soit une occasion de générer des contacts pertinents. Vous pouvez regrouper vos visiteurs par centres d’intérêts et leur demander à tour de rôle de se présenter aux autres en moins de 2 minutes. Les personnes intéressées pourront ainsi s’échanger leurs cartes de visites virtuelles et continuer leur discussion dans le salon virtuel et si possible lors d’un rendez-vous physique. - Les jeux concours : vous pouvez organiser un jeu qui favorise l’entraide entre les participants, ce qui les met en contact, et les pousse à consulter les informations et les contenus qui sont important à communiquer. - Les exposants, dans le cadre d’un salon d’exposition. Ces exposants apportent à la fois une animation de leurs stands et un contenu pour votre salon virtuel. - Offrir un Guide dans le domaine de votre évènement - Offrir des cadeaux dématérialisés (coupons de réductions,….) ou non dématérialisés que vous expédiez à l’intéressé. - Etc…Les contenus les plus impactant auprès de vos visiteurs sont ceux associés à vos animations.En plus, vous pouvez aménager votre salon virtuel avec plusieurs sortes de contenus : vidéossur écrans plasmas, présentoirs de documents, panneaux et affiches,…© NEWNET3D Juillet 2011 Page 20
  • 21. 10. Utiliser les médias sociaux et le web 2.0 pour promouvoir votre évènement :Le web 2.0 connait une évolution très rapide. Il est largement utilisé par les particuliers et lesprofessionnels. C’est un système qui est désormais très répandu et qui a fait ses preuves. Ilconcerne de nombreux métiers : - Directeurs de la communication : Communiquez auprès d’un public ciblé, qui peut facilement vous recommander ou relayer votre communication à des amis et aux amis de vos amis,… - Directeurs des Ressources Humaines : Réalisez des recrutements qualifiés - Directeurs commerciaux : Générez des « Leads » (prospects qui vous contactent) que vous pouvez transformer plus facilement en clients - Directeurs Marketing : Evaluez le potentiel et les attentes de vos marchés, réalisez une veille permanente et maîtrisez le lancement de vos nouveaux produits et services - Directeurs du service clients : Optimiser la gestion de la relation client. Vos clients peuvent relayer des informations à d’autres clients, sans passer par vous,… - Directeurs Généraux : Evaluez en permanence votre notoriété et votre réputation sur votre marché et ayez la possibilité de réagir rapidementVous vous demandez certainement, si ce n’est pas encore fait, comment intégrer le web 2.0dans votre stratégie globale, au niveau de la vente, du recrutement, de la communication, dumarketing et de la relation client. Si vous ne vous posez pas la question, vous avez tout intérêtà le faire.Une stratégie web 2.0 peut être mise en place à tous les niveaux de votre organisation enfonction de vos objectifs. Elle ne s’improvise pas et ne donne ses fruits qu’après un travail defond mené de manière continue sur plusieurs mois, avec l’utilisation de compétences et d’outilsappropriés.Parmi les actions que vous pouvez mener pour démarrer votre stratégie web 2.0 : - Mettez en place un blog. Il doit être alimenté avec des articles et des actualités constituant un contenu à forte valeur ajoutée. Veillez à ce que votre blog ne soit pas uniquement une vitrine publicitaire. C’est votre média et votre catalyseur principal pour attirer des visiteurs qualifiés, avec qui vous pourrez entrer en contact - En fonctions de vos cibles, faites la promotion du contenu de votre blog sur les médias sociaux : LinkedIn, Viadéo, facebook, twitter, youtube, dailymotion, … choisissez les groupes, les communautés, les hubs,… en lien avec votre activité et votre marché,…afin d’y relayer les articles du blog. - Développez votre réseau de contacts et votre propre communauté… - Rédigez un livre blanc ou un guide utile, et invitez les internautes sur les médias sociaux à venir sur votre site Internet pour en faire la demande. - Etc,…© NEWNET3D Juillet 2011 Page 21
  • 22. Pour communiquer sur vos évènements, plusieurs actions peuvent être nécessaires en fonctionde votre budget et de vos moyens : - Mettez en œuvre votre stratégie web 2.0 : communication sur votre blog et sur les médias sociaux,… - Envoyez des invitations email : utilisation de votre base de données de visiteurs potentiels et/ou location de base de données auprès de sociétés spécialisées. - Nouez des partenariats avec des associations, fédérations, organisations qui peuvent relayer votre évènement dans leurs réseaux,.. - Utilisez les méthodes de référencement naturel ou payant de type Google Adwords,.. - Louez des bannières publicitaires sur des sites qui drainent les visiteurs que vous ciblez. Proposez à ces sites un partenariat dans lequel ils vous offrent une visibilité leur site contre une visibilité dans votre évènement. - Appelez vos visiteurs pour les convaincre de participer. En fonction du volume de visiteurs visé et de vos moyens, vous pouvez solliciter des centres d’appel offshore pour réaliser ce type de campagnes téléphoniques.11. La vente d’un évènement virtuel BtoB:Si vous souhaitez devenir organisateur d’un salon virtuel ou d’évènements virtuels BtoB, cettepartie va vous fournir les techniques générales pour vendre des stands ou des évènements àorganiser pour le compte d’entreprises ou d’institutions.La vente en BtoB (« Business to Business » ou vente à des entreprises et institutions) est unevente complexe qui diffère complètement de la vente BtoC (« Business to consumer » ou venteaux particuliers).D’un côté, la vente aux particuliers (BtoC) est plus simple car elle peut être industrialiséefacilement. Cependant, elle nécessite de gros moyens de promotion et de visibilité (Publicité àla télévision, à la radio, dans la presse, sur Internet, référencement sur les moteurs derecherche, publicité sur les réseaux sociaux,…). Si l’acte de vente nécessite unaccompagnement humain, il est possible de s’appuyer sur des centres d’appels offshores dontles coûts des ressources humaines sont 5 à 10 fois moins élevés que sur l’hexagone.D’un autre côté, la vente BtoB va généralement nécessiter des démarches personnalisées.Ces démarches vont dépendre d’abord de la catégorie des cibles visées: - Professionnels (Pro) : 0 - 1 salariés (professions libérales, artisans,..). - Très petites entreprises (TPE): 2-19 salariés. - Petites et moyennes entreprises (PME) : 20 -249 salariés. - Entreprises de taille intermédiaire (ETI) : 250-4999 salariés. - Grandes entreprises (GE) : plus de 5000 salariés. - Marchés publics / Grandes administrations (ministères, Caisses nationales, grandes mairies,…).© NEWNET3D Juillet 2011 Page 22
  • 23. - Marchés publics / collectivités régionales (mairies, préfectures, chambres de commerce et d’industrie,…). - Associations.Ces démarches dépendront aussi de plusieurs critères : - Pertinence de vos produits et services : c’est plus facile s’ils répondent à des besoins importants dont vos clients ne peuvent pas se passer. - Valeur en € de vos produits et services : plus la valeur est élevée, plus vos prospects seront disponibles pour vous écouter. Un patron de TPE ou PME très occupé dans son travail quotidien ne se rendra pas disponible pour vous écouter si vous lui proposez un produit de remplacement qui va lui faire économiser quelques dizaines d’euros. - Notoriété et crédibilité de votre enseigne : c’est plus facile s’il suffit de citer votre marque pour savoir ce que vous proposez et qu’une confiance s’établisse d’emblée. Sinon, c’est plus compliqué, car il faut expliquer ce que vous faites, ce que vous proposez, si vous avez des références connues,…. Et il faut du temps pour établir la confiance. - Caractère innovant de votre offre : si vous proposez un produit innovant et pertinent, cela suscitera la curiosité et l’intérêt de vos prospects qui accepteront plus facilement un premier rendez-vous de découverte. C’est le cas d’un salon virtuel pour lequel il sera plus facile de prospecter. - Capacité et typologie de votre force de vente : il faut une cohérence entre la capacité de votre force de vente (nombre de commerciaux) et le marché que vous adressez. Il faut se limiter à une quantité de prospects que vous êtes en capacité d’approcher sur une durée limitée. Il faut sélectionner les prospects qui ont la plus forte probabilité de réussite. - Secteurs géographiques visés : une entreprise sur 4 est basée en région parisienne (IDF), une sur 10 en Provence Alpes Côte d’Azur (Marseille-Nice), une sur 10 en Rhône- Alpes (Lyon-Grenoble), une sur 20 en Aquitaine (Bordeaux), en Nord-Pas-de-Calais (Lille), en Midi-Pyrénées (Toulouse), en Pays-de-Loire (Nantes), en Bretagne (Rennes), et environ une entreprise sur 40 sur chacune des autres régions françaises. Donc le potentiel marché varie très fortement d’une région à une autre. La région parisienne est de loin la région à plus fort potentiel, sur un faible périmètre géographique et avec des infrastructures importantes facilitant le transport et les déplacements. Cependant, certaines régions peuvent être propices pour certains secteurs d’activités. Par exemple la région PACA représente un gros potentiel marché dans les secteurs du tourisme et du service à la personne, mais avec une très forte concurrence. - Etat de la concurrence dans chaque zone géographique : parfois, il est plus facile d’adresser des régions à faible potentiel marché mais avec une faible concurrence, que des régions à fort potentiel marché mais dont la concurrence est très forte - Secteurs d’activité de vos clients : Identifiez les secteurs d’activité qui vont être les plus gros consommateurs de vos produits et services.Avant de commencer vos démarches commerciales BtoB, vous devez:© NEWNET3D Juillet 2011 Page 23
  • 24. - Avoir une offre bien définie et simple à comprendre. Un site Internet, une brochure ou une présentation commerciale doivent présenter vos produits et services, votre proposition de valeur (les usages et leurs bénéfices pour vos clients), votre structure tarifaire, les garanties proposées, vos références,… - Préparer une liste de clients et prospects cibles et la manière de les approcher - Préparer votre argumentaire de vente, ainsi que le script de vente en cas de prospection téléphonique. De plus, il est très important de maîtriser les techniques de la prospection téléphonique pour pouvoir atteindre des résultats satisfaisants. - Préparer un modèle de dossier contractuel afin de pouvoir engager votre client et concrétiser vos ventes : un bon de commande, des conditions générales de ventes, des conditions particulières pour vos produits et services,… - Disposer d’outils (excel ou autres) pour suivre vos opérations et votre plan d’exécution commercial - Définir votre plan de communication pour faciliter votre démarche commerciale : emailing, communication dans les réseaux sociaux,…pour générer des appels entrants (« Leads ») et pour qu’on sache vite qui vous êtes lorsque vous appelez vos prospects - Identifier des partenaires à approcher qui pourraient jouer le rôle de prescripteurs ou de distributeurs, ou qui peuvent intégrer votre offre comme une brique dans une offre globale. - Définir vos objectifs sur une période: nombre d’appels, nombre de rendez-vous, nombre de propositions, nombre de contrats signés, montants signés,…. - Impliquer les médias à travers des communiqués de presse ou les inviter à vos évènementsConseils pratiques pour votre démarche commerciale: - Mesurez votre efficacité commerciale : cycle de vente, nombre de RDV / nombre d’appels, nombre de contrats / nombre de propositions. Même si vous essuyez beaucoup plus d’échecs que de réussites, ce qui compte c’est le nombre de réussites. Souvent, il suffit de signer 1 ou 2 contrats sur 10 pour atteindre ses objectifs de vente, peu importe les contrats non signés. - Identifiez les bons interlocuteurs à approcher chez vos prospects et le rôle qu’a chacun: utilisateur, prescripteur, décideur,… - Apprenez, à travers des recherches sur Internet, sur les métiers de vos prospects, sur leurs marchés et sur leurs écosystèmes. - Les personnes qui réaliseront les actes de vente doivent être focalisées à 100% sur la vente et ne pas être dispersées sur d’autres tâches - Il faut faire un maximum de prospection téléphonique, même entre deux RDV et suivre les prospects à rappeler,…dans le but d’avoir un maximum de RDV dans son agenda© NEWNET3D Juillet 2011 Page 24
  • 25. - Disposez d’un agenda papier assez grand pour notez vos rendez-vous. Notez-les avec un crayon que vous pouvez effacer en cas de changements. Notez-les avec le nom de votre interlocuteur, sa société, son numéro de téléphone et son adresse en cas de RDV physique. Votre objectif est d’avoir une activité commerciale maximale, avec un agenda rempli de RDV. Cela conduit statistiquement à de bons résultats de vente. Il faut donc plus se focaliser sur le niveau de l’activité commerciale (et donc s’inquiéter lorsqu’il n’y a pas assez de RDV) que sur le nombre de ventes. - Lorsque vous êtes en RDV avec votre prospect, faites bonne impression surtout pendant les premières minutes. Une mauvaise impression pendant les premières minutes sera très difficile à rattraper. Il faut donc être ponctuel, souriant et professionnel. Il faut vous présenter et présenter l’objectif de votre RDV dans un délai court. Ensuite il faut écouter votre prospect pour comprendre ses besoins implicites et explicites, ses motivations, ses contraintes, son métier, son écosystème,…. Cela vous permettra ensuite de lui faire une proposition pertinente et personnalisée, avec des arguments adaptés. - Osez : osez demander à vos interlocuteurs toutes les informations que vous jugez utiles et acceptez qu’ils vous disent non. Osez engager vos prospects dans la signature de votre contrat le plus tôt possible. - Animez vos ventes en organisant périodiquement des séminaires virtuels ou physiques auxquels vous invitez vos clients et prospects. Ce sera ensuite plus facile de réaliser des RDV avec des clients ou des prospects qui ont participé à votre séminaire.De nombreuses formations existent sur les techniques de vente BtoB, sur l’art de lanégociation,…. qui pourraient optimiser vos compétences et vos démarches commerciales.Bonnes ventes !12. Conclusion:J’espère que ce guide vous sera utile pour vous aider à mieux réussir vos évènements.Ce guide va vivre et évoluer en permanence en fonction de vos remontées et des évolutionstechnologiques observées. N’hésitez pas à m’écrire pour tout commentaire et toute suggestionà l’adresse : rbennani@newnet3d.com ou sur le portail www.vexpo.net© NEWNET3D Juillet 2011 Page 25