Nº 17Cómo elaborar un   proyecto
Cómo elaborar un proyecto.Cuaderno de Orientación nº 17© De la edición: Centro Regional de Información y Documentación del...
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ANEXO III: Glosario   .......................................................................................................
Introducción    Un proyecto es un documento en el que se                 • actividades académicas (preparación deplanifica...
1. Diferencias entre plan, programa,     ejes, proyecto, actividad y tareaConviene que sepas diferenciar estos términos,  ...
Diferencia entre plan, programa, ejes,                              proyecto, actividad y tarea                           ...
Cómo elaborar un proyecto   En conclusión, un proyecto consiste en la orde-           • Todo proyecto tiene una duración d...
2. Cualidades personales necesarias        para desarrollar un proyecto   En este apartado vamos a tratar de darte unas   ...
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3. Proyectos locales, regionales,      nacionales e internacionales    Un elemento fundamental de un proyecto es          ...
Cómo elaborar un proyecto    El Programa Juventud ha fijado las siguientes prioridades para los proyectos financia- bles e...
4. La planificación                                        de un proyecto   Antes de ponerte a redactar un proyecto te re-...
5. Contenido de un                                     proyecto    Una vez que has planificado tu proyecto, ya          ye...
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  1. 1. Nº 17Cómo elaborar un proyecto
  2. 2. Cómo elaborar un proyecto.Cuaderno de Orientación nº 17© De la edición: Centro Regional de Información y Documentación del Principado de Asturias© Del texto DEX S.A. Desarrollo de Estrategias ExterioresDiseño de la colección: Asturgraf S.L.Primera edición: 2002Edita: Servicio de Publicaciones del Principado de AsturiasPromueve: Instituto Asturiano de la Juventud. Consejería de Educación y CulturaCoordina la colección: Evaristo Baizán. Centro Regional de Información y Documentación de Juventud (CRIDJ) C/Yela Utrilla,233007-Oviedo/Uviéu. Tfno 985 19 83 57D.L.: AS-3.771/02Imprime: Gráficas Eujoa
  3. 3. Nº 17 INDICEIntroducción: .......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 51. Diferencias entre plan, programa, ejes, proyecto, actividad y tarea ...................................................................................................................................................... 62. Cualidades personales necesarias para desarrollar un proyecto ................................................................................................................................................................ 93. Proyectos locales, regionales, nacionales e internacionales ............................................................................................................................................................................ 114. La planificación del proyecto .............................................................................................................................................................................................................................................................................. 135. Contenido de un proyecto ...................................................................................................................................................................................................................................................................................... 14 5.1 Nombre o título .......................................................................................................................................................................................................................................................................................... 15 5.2 Descripción del proyecto ............................................................................................................................................................................................................................................................ 15 5.3 Fundamentación o justificación ........................................................................................................................................................................................................................................ 16 5.4 Finalidad del proyecto ..................................................................................................................................................................................................................................................................... 16 5.5 Referencia a las instituciones ............................................................................................................................................................................................................................................. 17 5.6 Objetivos del proyecto .................................................................................................................................................................................................................................................................... 17 5.7 Resultados ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 17 5.8 Destinatarios ................................................................................................................................................................................................................................................................................................. 18 5.9 Productos ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 19 5.10 Localización .................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 19 5.11 Actividades, tareas y metodología ............................................................................................................................................................................................................................. 19 5.12 Calendario ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 21 5.13 Recursos (materiales y técnicos, humanos y financieros) ...................................................................................................................................................... 22 5.14 Presupuesto ................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 23 5.15 Responsables y estructura administrativa ....................................................................................................................................................................................................... 24 5.16 Pre-requisitos ............................................................................................................................................................................................................................................................................................... 26 5.17 Esquema general ................................................................................................................................................................................................................................................................................... 286. Evaluación de un proyecto .................................................................................................................................................................................................................................................................................... 297. Criterios de selección de proyectos ........................................................................................................................................................................................................................................................ 32 7.1 Análisis de coste-beneficio ...................................................................................................................................................................................................................................................... 32 7.2 Análisis de tipo social ...................................................................................................................................................................................................................................................................... 33 7.3 La evaluación del riesgo y de los problemas potenciales ....................................................................................................................................................... 358. Divulgación y publicidad del proyecto .................................................................................................................................................................................................................................................. 369. Conclusiones .............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. 37ANEXO I: Ejemplos de proyectos ...................................................................................................................................................................................................................................................................... 38 1. Proyecto de Acceso a la información en el mundo rural ......................................................................................................................................... 38 2. Proyecto de desarrollo turístico “Salmón” ...................................................................................................................................................................................... 40 3. Proyecto de trabajo preventivo con familias .............................................................................................................................................................................. 41ANEXO II: Herramientas útiles (directorios, webs) .................................................................................................................................................................................................................. 43 1. Páginas web ................................................................................................................................................................................................................................................................................ 43 2. Direcciones de interés ................................................................................................................................................................................................................................................. 44 3. ONG’s que pueden ayudarte a realizar proyectos ............................................................................................................................................................ 44 4. Direcciones para buscar socios extranjeros para proyectos de juventud ..................................................................................... 45 3
  4. 4. ANEXO III: Glosario ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 49ANEXO IV.- Bibliografía disponible en el Instituto Asturiano de Juventud ............................................................................................................................................ 51 4
  5. 5. Introducción Un proyecto es un documento en el que se • actividades académicas (preparación deplanifican una serie de actividades de cualquier cursos, trabajos de investigación, etc.).tipo con el fin de alcanzar determinados resulta- • actividades propias de tu trabajo (presenta-dos y objetivos. El funcionamiento de las organi- ción de ideas, preparación de informes, etc.).zaciones (ONG’s, Administraciones Públicas,empresas, etc.) se produce a menudo mediante La idea central sobre la elaboración de pro-la realización de proyectos. A lo largo de tu vida, yectos es que no hay una normativa fija. Tu in-sin duda, te verás involucrado en más de uno, o tuición y tu creatividad van a ser siempre sin du-tendrás algunas ideas que desearás llevar a ca- da lo más importante de tu proyecto. Aún así,bo a través de proyectos. existen unas pautas que te servirán para organi- zar las ideas, precisar los objetivos y concretar La elaboración de un proyecto es una tarea una serie de actividades específicas.necesaria para organizar muchas actividades,como por ejemplo: En ocasiones, los proyectos abusan de frases huecas y rimbombantes y enuncian grandes pro- • actividades socio-culturales (por ejemplo, pósitos que se quedan en papel mojado; es bue- organización de campamentos de verano, no que desarrolles tu capacidad comercial a la ho- viajes, etc.). ra de presentar tus ideas en un proyecto, pero los • actividades de voluntariado social (por contenidos del proyecto siempre serán lo más im- ejemplo, ayuda a ancianos, a drogodepe- portante. Esta guía pretende darte algunas orien- dientes, a países en vía de desarrollo, peti- taciones para que evites las vaguedades, sepas ción de subvenciones, etc.). organizar tu mente y estructures bien tu proyecto. 5
  6. 6. 1. Diferencias entre plan, programa, ejes, proyecto, actividad y tareaConviene que sepas diferenciar estos términos, rácter general. Desde el punto de vista de la Ad-para evitar confusiones y causar buena impre- ministración, por ejemplo, el plan tiene por finali-sión a quien evalúe o califique tu proyecto. Si dad trazar el curso deseable del desarrollo na-bien utilizamos estos términos de manera indis- cional o del desarrollo de un sector.tinta en el lenguaje corriente, dentro de la jergade la planificación se utilizan con alcances dife- Un programa, en sentido amplio, trata derentes. Cada uno de estos términos indica dis- concretar las líneas generales contenidas en untintos niveles de concreción. plan. Un plan, por tanto, está constituido por un conjunto de programas. Y un programa es un Comencemos con el alcance y significado de conjunto organizado y coherente de serviciosplan, que es el término de carácter más global. que se descompone en varios proyectos de simi-Un plan hace referencia a las decisiones de ca- lar naturaleza. TAREA 1 ACTIVIDAD 1 TAREA 2 PROYECTO 1 PROGRAMA 1 ACTIVIDAD 2 PROYECTO 2 PLAN PROGRAMA 2 6
  7. 7. Diferencia entre plan, programa, ejes, proyecto, actividad y tarea Cuadernos de Orientación De este modo podemos hablar de un programa de la tercera edad, un programa de construcción de escuelas, un programa de salud materno-infantil, etc., que forman parte de un plan de servicios sociales más generalizado. Concretando más, tenemos lo que se denomina mas. La diferencia entre un programa y un proyec-proyecto. Un proyecto es un conjunto de activida- to radica en la magnitud, diversidad y especificidad,des concretas, interrelacionadas y coordinadas en- habida cuenta de que un programa está constituidotre sí, que se realizan con el fin de resolver proble- por una constelación o conjunto de proyectos. Un curso de informática para ancianos puede ser un proyecto dentro de un programa des- tinado a la tercera edad. La construcción de una escuela es un proyecto dentro de un pro- grama de construcción de edificios escolares, etc. Si queremos concretar más todavía, podemos cidad. Un conjunto de tareas configura una acti-hablar también de actividades y tareas. La acti- vidad, entre las muchas que hay que realizarvidad es la acción de intervención sobre la reali- dentro de un proyecto.dad necesaria para alcanzar los objetivos espe-cíficos de un proyecto. Y la tarea es la acción que Los dos ejemplos siguientes quizás te aclarentiene el máximo grado de concreción y especifi- estos términos: • Plan de servicios sociales -> programa de infancia y familia (como uno de los pro- gramas del plan) -> proyecto: realizar un campamento de verano -> actividad: realizar una excursión -> tarea: contratar el servicio de autobús para la excursión. • Plan de fomento de la lectura -> programa de ayuda a bibliotecas escolares -> pro- yecto de organización de sesiones de “cuentacuentos” -> actividad: contratación del personal adecuado -> tarea: preparación y firma de los contratos de trabajo. Otro concepto importante es el de eje. Un eje dos ellos pueden constar de varios ejes. La cla-es cada una de las materias que trata un plan, sificación por ejes es una clasificación vertical oprograma o proyecto. Los planes no sólo se divi- por materias, a diferencia de las anteriores no esden en programas, ni los programas sólo en pro- una clasificacón que pueda hacerse por criteriosyectos, ni los proyectos sólo en actividades; to- geográficos o por fechas. Ejemplo: El Sexto Programa Marco de la Unión Europea para Investigación y desarrollo consta de los siguientes ejes: Eje 1: Genómica y biotecnología. Eje 2: Tecnologías para la sociedad de la información. Eje 3: Nanotecnologías. Eje 4: Aeronautica y Espacio. Eje 5: Seguridad, Alimentos y Salud. Eje 6: Desarrollo Sostenible: Energía, Transporte, Cambio Global y Ecosistemas. Eje 7: Ciudadanos y Gobernanza. 7
  8. 8. Cómo elaborar un proyecto En conclusión, un proyecto consiste en la orde- • Todo proyecto tiene una duración determi-nación de un conjunto de actividades interrelacio- nada.nas entre sí que, combinando recursos humanos,materiales, financieros y técnicos, se realizan con el • En los proyectos se combina la utilización depropósito de conseguir un determinado objetivo o recursos humanos, técnicos, financieros yresultado. Todo proyecto se realiza dentro de los lí- materiales.mites de un presupuesto y un periodo establecidos. • Todo proyecto tiene que alcanzar productos Podemos señalar las siguientes característi- y resultados, de acuerdo con los objetivoscas de los proyectos: previstos en su diseño. 8
  9. 9. 2. Cualidades personales necesarias para desarrollar un proyecto En este apartado vamos a tratar de darte unas y hacerlo tú. Eso le dará mucha originalidad ypautas muy generales sobre las condiciones per- atractivo a tu proyecto.sonales que facilitan el éxito en la realización deproyectos. Naturalmente, la variedad de proyec- Sensibilidad: para percibir y tratar los proble-tos es tan grande que no siempre son necesarias mas, actitudes y necesidades de los diferenteslas mismas aptitudes; en ocasiones, serán nece- actores sociales implicados en las tareas del pro-sarios conocimientos especializados y otras ve- yecto.ces serán más importantes las habilidades socia-les o comunicativas. Sin embargo, por regla ge- Sociabilidad: Un proyecto exige que trabajes oneral, existen una serie de cualidades personales te relaciones con otras personas. Es muy impor-que siempre suelen resultar muy útiles y positivas. tante saber tratar a las personas y no ser tímido.Son cualidades en cierta manera innatas, peroque también puedes cultivar y desarrollar. Las que Flexibilidad y estabilidad: Son dos cualida-nos parecen de mayor incidencia para preparar y des que, a primera vista, pueden aparecer comorealizar un proyecto son las siguientes: contradictorias, pero que en la práctica de la pla- nificación y de la acción social se necesitan com- Creatividad: Tener buenas ideas es proba- plementariamente. Tienes que intentar ajustarteblemente más difícil que encontrar recursos fi- rápidamente a las situaciones imprevistas; pero,nancieros o personas para desarrollarlas. Debes al mismo tiempo, tienes que realizar esa adapta-intentar que tu proyecto resulte innovador y rup- ción de modo tal que la incidencia de los proble-turista; tratar de encontrar necesidades o caren- mas inesperados no te hagan perder de vista tuscias sociales a las que nadie está respondiendo objetivos iniciales. Ejemplo: En un proyecto para la organización de un campamento infantil en la montaña, si la climatología anuncia muy mal tiempo, con nieves y tormentas, tendrás una reacción flexible y estable al mismo tiempo si, sobre la marcha, consigues que el campamento pueda tener lugar en la costa, sin que haya, de esta manera, riesgo para los niños. Capacidad para crear sinergias: Esta cuali- que sus actividades permitan el cumplimiento dedad significa que un proyecto tiene que intentar varios objetivos a la vez. 9
  10. 10. Cuadernos Cómo elaborar un proyecto de Orientación Capacidad de síntesis: es decir, debes tener les de las cosas, poder resumir tu proyecto lola capacidad de quedarte con las ideas principa- más posible y saber diferenciarlo de los demás. Ejemplo: En un proyecto para la organización de un campamento juvenil que pretenda ser barato y fomentar el compañerismo, una actividad que permite cumplir esos dos objeti- vos al mismo tiempo consistiría en hacer que los jóvenes trabajen en equipo para pre- parar la comida. 10
  11. 11. 3. Proyectos locales, regionales, nacionales e internacionales Un elemento fundamental de un proyecto es Acción 1. Intercambios “Juventud con Eu-su dimensión, que puede ser local, regional, na- ropa”, que subvenciona intercambios de cortacional o internacional. Te animamos a que com- duración de grupos de jóvenes de edades com-partas experiencias con otras personas, a que prendidas entre 15 y 25 añostrates de que tus proyectos tengan una dimen-sión lo mayor posible. Conociendo a otras per- Acción 2. Servicio Voluntario Europeo. Estasonas con culturas diferentes, aprenderás más y acción permite a los jóvenes de 18 a 25 años pa-tu proyecto resultará más interesante. sar hasta 12 meses en el extranjero en calidad de voluntario en proyectos sociales, ecológicos, Los proyectos de dimensión geográfica li- culturales, de desarrollo tecnológico, de deporte,mitada (local o autonómica) tienen la ventaja de tiempo libre, etc.de que, en general, son más sencillos, requie-ren menos esfuerzos y trabajos de coordina- Acción 3. Iniciativas Juveniles. En estación y, por tanto, menos dificultades de comu- acción, los jóvenes pueden conseguir apoyo paranicación (costes, idiomas, tecnologías, etc.). llevar a cabo un proyecto sobre algún tema de in-Por contra, este tipo de proyectos son menos terés para la juventud europea. Se valora la crea-enriquecedores que los internacionales, ya que tividad y la iniciativa. En general, suele ser nece-no permiten compartir experiencias y conocer sario buscar uno o varios socios o interlocutoresel trabajo que se hace fuera de nuestras fron- en otros países miembros de la Unión Europea.teras. Acción 4. Acciones conjuntas, que ofrece la Si deseas realizar un proyecto internacional, posibilidad de desarrollar proyectos relacionadoste recomendamos que tengas en cuenta el Pro- con los programas educativos de intercambiograma Juventud de la Comisión Europea, espe- Sócrates y Leonardo, los cuales te permiten es-cialmente su Acción 3, que tiene vigencia desde tudiar y trabajar en el extranjero.el 1 de enero del año 2000 hasta el 31 de di-ciembre del 2006. El programa convoca proyec- Acción 5. Medidas complementarias. Es unatos regularmente; se orienta a los jóvenes de en- acción de apoyo a las otras acciones del progra-tre 15 y 25 años y trata de que los jóvenes de- ma. Comprende actividades como visitas de estu-sarrollen proyectos y formen asociaciones con o dio de corta duración, visitas preparatorias, visitassin ánimo de lucro. El programa se estructura en de viabilidad, seminarios, conferencias, experien-cinco acciones: cias prácticas, cursos de formación, etc. 11
  12. 12. Cómo elaborar un proyecto El Programa Juventud ha fijado las siguientes prioridades para los proyectos financia- bles en el año 2002: • Lucha contra el racismo y la xenofobia. • Cooperación transfronteriza. • Participación en proyectos de jóvenes desfavorecidos. Pero naturalmente los proyectos pueden te- Consejo de Juventud Asturiano. También existenner una dimensión más modesta y tener un al- oficinas de información juvenil a escala local.cance nacional o local. A escala nacional, te aconsejamos que estés De todas formas, la ejecución de un proyectoatento a convocatorias de organismos como el no necesita necesariamente el apoyo de orga-Instituto Nacional de Juventud y los Ministerios nismos especializados en materia de juventud, nide Trabajo y Asuntos Sociales, Educación, Cul- siquiera de organismos públicos en general (Uni-tura y Deporte, Ciencia y Tecnología, etc. A es- versidades, Ministerios, etc.). Como te señalába-cala autonómica, hay organismos públicos que mos en la introducción, lo más importante es tupueden ayudarte en la ejecución de tu proyecto, iniciativa y tus ganas de llevar adelante el pro-como el Instituto Asturiano de la Juventud y el yecto. 12
  13. 13. 4. La planificación de un proyecto Antes de ponerte a redactar un proyecto te re- yor número posible de ideas, aunque no esténcomendamos que te tomes tu tiempo en planifi- bien desarrolladas, con objeto de poder decidircarlo. No te pongas a “llenar folios” atropellada- luego entre las más prometedoras. En general,mente. Tómate tu tiempo para ver si se te ocu- es bueno cualquier método con el que recopilesrren buenas ideas o descubres inconvenientes información general sobre el tema que vas a tra-que no te habías planteado. tar en tu proyecto y que te sirva para recapacitar sobre tu proyecto y para compartir información y Un buen método para planificar el proyecto y conocimientos con personas con experiencia.concebir sus líneas generales consiste en convo-car un grupo de trabajo que te aporte las ideas, En definitiva, la planificación consiste en orga-orientaciones y recomendaciones que se les va- nizar y racionalizar aquello que quieres hacer, conyan ocurriendo en relación con tu futuro proyec- el propósito de alcanzar determinados objetivos.to. Otra técnica que se utiliza en ocasiones es la La planificación es, en definitiva, puro sentidollamada lluvia de ideas o brainstorming, que común. Cuando planifiques un proyecto, tienesconsiste en tratar de escribir en un papel el ma- que contestarte a las siguientes preguntas1: QUÉ quieres hacer Descripción y finalidad POR QUÉ lo quieres hacer Fundamentación PARA QUÉ se quiere hacer Objetivos CUÁNTO quieres conseguir Metas DÓNDE se quiere hacer Localización física Cobertura espacial CÓMO se va a hacer Actividades y tareas Metodología CUÁNDO se va a hacer Calendario A QUIÉNES va dirigido Destinatarios o beneficiarios QUIÉNES lo van a hacer Recursos humanos CON QUÉ se va a hacer Recursos materiales se va a costear Recursos financieros Las respuestas a estas diez cuestiones te que te pueden ayudar a considerar y descartarproporcionarán los datos y la información míni- propuestas y a organizarte adecuadamente.ma para poder tomar una serie de decisiones1 Esquema tomado de ANDER-EGG, E., AGUILAR IDÁÑEZ, M.J. Cómo elaborar un proyecto. Ed. Lumen. Argentina. 1995. 13
  14. 14. 5. Contenido de un proyecto Una vez que has planificado tu proyecto, ya yecto debe constar de las partes que enumera-puedes ponerte a redactarlo. A pesar de todo, mos a continuación, aunque la variedad de pro-tienes que mentalizarte de que tu planificación yectos puede ser tan grande que, en ocasiones,siempre se va a encontrar con muchas incerti- tendrás que apartarte un poco del esquema quedumbres. Nadie puede predecir el futuro y es po- te estamos dando en este cuaderno. Para dise-sible que cambien las circunstancias bajo las ñar bien un proyecto tienes que incluir los si-cuales ideaste tu proyecto. En principio, tu pro- guientes contenidos: • Nombre o título de un proyecto. • Descripción: explicación breve del proyecto. • Fundamentación: razones por las que se necesita realizar el proyecto. • Finalidad: qué problema social se contribuye a resolver con el logro de los objetivos del proyecto. • Referencia a las instituciones: aquella en cuyo nombre se presenta el proyecto, aquel- la a la que se dirige el proyecto o de la que se solicita una subvención, etc. • Objetivos: qué se espera conseguir del proyecto en caso de que tenga éxito. • Resultados: qué logros relacionados con los objetivos pueden garantizarse a corto, medio y largo plazo. • Destinatarios directos e indirectos: a quién va dirigido el proyecto. • Productos: qué instrumentos y materiales deben adquirirse o producirse para conseguir los objetivos del proyecto. • Localización: lugar en donde se va a realizar el proyecto, regiones a las que va a afec- tar, etc. • Actividades, tareas y metodología: qué tipo de acciones formarán parte del proyecto y cómo se realizarán. • Calendario: en cuánto tiempo se realizarán las actividades y se lograrán los resultados previstos. 14
  15. 15. Cuadernos Contenido de un proyecto de Orientación • Recursos: qué recursos humanos y financieros se necesitan para realizar las activi- dades y lograr el objetivo propuesto y cómo van a conseguirse. • Presupuesto: qué gastos van a realizarse y, si acaso, qué ingresos pueden obtenerse con la realización del proyecto. • Responsables y estructura administrativa: quién ejecutará el proyecto. • Pre-requisitos: cuáles son los factores externos que deben existir para asegurar el éx- ito del proyecto. • Evaluación: qué métodos e indicadores se van a utilizar para garantizar en el futuro la correcta realización de las actividades previstas. • Divulgación de los resultados: cuáles serán las acciones que permitirán dar a conocer el proyecto. A continuación, explicamos más detallada- resulte sencillo siempre que sea posible. Al po-mente las diferentes partes de los proyectos. ner título a un proyecto existe una tendencia muy normal a hacer títulos muy largos y complicados. Cuando te dirijas a un público general, es prefe- rible perder algo de rigor y denominar a tu pro- Nombre o título yecto de la manera lo más simple posible, o bien utilizar algún lema o juego de palabras. También Evidentemente tu proyecto debe tener un es muy común utilizar un acrónimo para simplifi-nombre. Haz un esfuerzo para que el nombre car el título2. Por ejemplo, PROIDEAS (Proyecto Integral de Desarrollo Ambiental Sostenible). Proyecto ARTIC (Acceso Rural a las Tecnologías de la Información y la Comunicación). Proyecto RE- ALISE (Réseau Européen d’Acteurs Locaux Imbriqués dans les Stratégies pour l’Emploi, Red Europea de Actores Locales Implicados en Estrategias para el Empleo). Debes indicar, de una manera sintética, aque-llo que se quiere hacer (creación de un centro Descripción del proyectosocial, de un servicio de ayuda a domicilio, de untaller de artesanía, etc.). Si el proyecto formara Lógicamente, la denominación sólo sirve pa-parte de un programa más amplio, será necesa- ra identificar rápidamente el proyecto, pero es in-rio que hagas referencia a éste. suficiente para tener una idea completa acerca de qué trata. Tu proyecto debe empezar reali- No debes confundir el título del proyecto con zando una descripción amplia del proyecto, defi-el enunciado de un problema (por ejemplo: “Fal- niendo la idea central de lo que pretendes hacer.ta de participación de los jóvenes”), ni conside- En algunos casos, esta descripción hay que ha-rar el título como equivalente a la solución del cerla contextualizando el proyecto dentro delproblema (por ejemplo: “Proyecto de desarrollo programa del que forma parte.integral de los jóvenes”). Estos son errores bas-tante frecuentes que debes evitar para poder Tampoco conviene que hagas una descrip-seguir desarrollando adecuadamente el diseño ción excesivamente extensa, ya que a lo largodel proyecto. Una mala denominación te puede del proyecto irás ofreciendo información comple-conducir a una formulación imprecisa o muy am- mentaria. Basta con que la persona que deseaplia de objetivos, falta de concreción de las acti- conocer el proyecto pueda tener, de entrada, unavidades, etc. idea exacta acerca de lo fundamental del mismo.2 La utilización de acrónimos tambien es común para dar nombre a programas. Por ejemplo, Programa Profit (Programa de Fomento de la Investigación Técnica). 15
  16. 16. Cómo elaborar un proyecto Este podría ser un ejemplo de descripción breve de un proyecto: Proyecto de atención a mujeres maltratadas. Este proyecto pretende dotar un gabinete de atención permanente y multidisciplinar a mujeres maltratadas. El gabinete contará con psicólogos y abogados que ayudarán a las mujeres en sus respectivas materias; asimis- mo, el gabinete contará con una partida presupuestaria de X euros para ser repartida en- tre las mujeres maltratadas con necesidades en materia de vivienda, guarderías, etc. las razones políticas. Cuando expongas es- Fundamentación te tipo de razones políticas, puedes hacer referencia a tus convicciones personales, o justificación pero también a planes existentes y progra- mas ya aprobados que también resalten En esta parte tienes que explicar las razones esas razones políticas que justifican tu pro-que justifican la realización del proyecto. Para yecto. Asimismo, es bueno que indiques losque la fundamentación sea completa y correcta, efectos de la no intervención.tienes que tratar dos cuestiones: • En segundo lugar, tienes que justificar que • Tienes que explicar la importancia y la ur- tu proyecto es la solución más adecuada gencia del problema a solucionar. Los pro- para resolver el problema. blemas que pueden dar lugar a un proyecto pueden ser muy variados: hay una necesi- A menudo, estos dos aspectos, complemen- dad y no existe un servicio para satisfacer- tarios pero distintos, suelen confundirse. Muchas la, el servicio existente es insuficiente, se veces se da por hecho que el problema a resol- quiere mejorar la calidad de la prestación, ver es muy importante, sin explicar esa impor- etc. Aparte de mencionar la existencia del tancia. Otras veces se aportan datos acerca del problema, también tienes que referirte a su problema que se pretende resolver con el pro- importancia y prioridad. No sólo hay que yecto, pero no se justifica que el proyecto es lo considerar razones técnicas, sino también mejor que se puede hacer en esa situación. Ejemplo: Un proyecto de una ONG que pretenda fomentar el autoempleo de los jóvenes se referiría en la fundamentación de su proyecto a cuestiones como: • Los niveles de desempleo juvenil en España. • La importancia que conceden los españoles al problema social del desempleo. • Las referencias positivas al autoempleo que se puede encontrar en documentación pro- cedente de las Administraciones Públicas. • Las posibilidades y ventajas con que cuenta un joven a la hora de emprender un negocio. sultados perfectamente alcanzables mediante la Finalidad del proyecto realización del proyecto. Hay que distinguir entre lo que es la finali- No siempre es necesario explicar finalidadesdad del proyecto y lo que es el objetivo u obje- últimas. Son más importantes los objetivos, de lostivos del proyecto. La finalidad de un proyecto que hablaremos a continuación. Existe a veces laes más bien una aspiración a solucionar un pro- tendencia a exagerar la finalidad de un proyecto,blema bastante general. El objetivo fija unos re- o bien a expresarla en términos vagos y abstrac- 16
  17. 17. Cuadernos Contenido de un proyecto de Orientacióntos. Sin embargo, muchas veces los proyectos mas o planes más amplios y tendentes a lograr elson tan pequeños y concretos que no es necesa- desarrollo de algunas áreas o sectores generales,rio formular este tipo de fines. Sólo cuando se tra- conviene aclarar cuáles son esos fines últimosta de proyectos que se insertan dentro de progra- que justifican la existencia del proyecto. Por ejemplo, si decimos que un proyecto pretende “disminuir el analfabetismo en la ciu- dad X”, estamos indicando una finalidad. Si decimos, en cambio, que el proyecto pre- tende “reforzar el servicio de educación de adultos en la ciudad X”, estamos señalando un objetivo. En este ejemplo concreto, no puedes garantizar que tu proyecto hará dis- minuir el analfabetismo, pero sí que reforzarás el servicio de educación y que eso con- tribuirá a paliar el analfabetismo. cisa y tratando de utilizar criterios concretos, Referencia a las Instituciones comprobables y objetivables. Cuando se trate de un proyecto que estás A veces conviene hacer una distinción entrepreparando para una institución dentro de la que objetivo principal o general, y los objetivos espe-trabajas, este punto lo puedes obviar o reducir cíficos o complementarios:bastante, ya que esa información la conocerántodos. Sin embargo, cuando presentes el pro- • El objetivo principal, llamado también obje-yecto a una entidad ajena, conviene que dedi- tivo general, es el propósito central del pro-ques atención a este tema. yecto. A veces viene dado por los objetivos generales de un programa. Si presentas tu proyecto a título individual auna organización que apenas te conoce, debe- • Los objetivos específicos, inmediatos orás adjuntar tu curriculum personal. Si presentas complementarios, son especificaciones oel proyecto a una entidad externa, pero en nom- pasos que hay que dar para alcanzar o con-bre de otra asociación u organización a la que solidar el objetivo general. No es necesarioperteneces, tendrás que indicar cuál es y expli- formular objetivos de este tipo en todos loscar brevemente con qué instalaciones contáis y proyectos. La necesidad de su formulaciónqué proyectos habéis realizado en el pasado. vendrá dada por el grado de generalidad oTambién puede ser conveniente mencionar cuá- abstracción que tenga el objetivo general.les son las prioridades de tu organización, vues-tras relaciones con otras instituciones, etc. No debes confundir –como ocurre con fre- cuencia- los objetivos (que hacen referencia al En caso de que tu proyecto se presente a fin deseado) y los medios para alcanzar los ob-una institución solicitando una subvención o jetivos o los resultados, que son las realizacio-buscando algún tipo de financiación, puede ser nes prácticas del proyecto. Así, por ejemplo,más práctico adjuntar toda esta información cuando se dice “analizar”, “celebrar un semina-(que suele ser amplia) en un dossier aparte del rio”, “realizar una investigación”, etc., se está ha-proyecto. Todo ello, con el fin de no abultar in- ciendo referencia a medios y resultados; conse-necesariamente el documento que contenga el cuentemente, son términos que no debes utilizarproyecto. para definir objetivos. Objetivos del proyecto Resultados Un proyecto sin objetivos no es un proyecto; Los resultados de un proyecto son los logrospodrá ser un estudio, un trabajo u otra cosa, pe- y realizaciones alcanzados gracias a la ejecu-ro no un proyecto. Es importante que te esfuer- ción del proyecto. Un proyecto habrá tenido éxi-ces en definir bien los objetivos de manera pre- to en la medida en que los resultados se hayan 17
  18. 18. Cómo elaborar un proyectoaproximado a los objetivos iniciales. Tanto los re- una mención a los resultados que esperas con-sultados como los objetivos pueden dividirse o seguir con cierta probabilidad.clasificarse tanto de manera cuantitativa comocualitativa, así como a corto, medio o largo pla- Los resultados concretan los objetivos, estable-zo. En principio, cuando redactes un proyecto ciendo cuánto, cuándo y dónde se realizarán éstos.puedes trazar unos objetivos y garantizar la rea- Procura ser preciso en tu proyecto; aunque te pa-lización de unas actividades, pero desconocerás rezca que los objetivos y resultados de tu proyectoqué resultados vas a alcanzar realmente con tu son humildes, no trates de corregirlo con grandesproyecto. A pesar de todo, conviene que hagas frases, vaguedades o promesas irrealizables. En un proyecto de asesoramiento a jóvenes emprendedores, uno de los objetivos puede consistir en aprovechar las ayudas públicas en materia de investigación y desarrollo. Un resultado derivado de ese objetivo será el hecho de que un número determinado de em- prendedores consiga ayudas para innovar. Si razonablemente crees que puedes garanti- zar este resultado de antemano deberás mencionarlo en tu proyecto. Los resultados de tu proyecto tienen que • Informando por iniciativa propia a organiza-cumplir algunos requisitos: ciones o personas que puedan estar intere- sadas en conocer los resultados del pro- - que su realización pueda comprobarse, yecto. - que estén ordenados según una secuencia • Publicando documentos informativos en temporal lógica, prensa general o especializada. - que su realización sea esencial para conse- • Creando una página web informativa, lo guir el objetivo propuesto, cual es frecuente en los proyectos de cierta - que sean realizables con los recursos dispo- envergadura. nibles. • Etc. Otra cuestión importante es la divulgación delos resultados. Esta divulgación dará prestigio atu organización y permitirá que otras personaspuedan realizar proyectos similares, los cuales Destinatariosfacilitarán el cumplimiento de los objetivos y fina-lidades trazados en tu proyecto. La divulgación Se trata de identificar a los destinatarios in-se puede realizar de las siguientes formas: mediatos y a los destinatarios finales o indirec- tos. Generalmente, se trata de dos tipos de des- • Informando de los resultados alcanzados a tinatarios bastante diferenciados. La mejor ma- la organización que financia tu proyecto, in- nera de explicar las diferencias entre uno y otro cluso si ésta no te lo exige. grupo es continuar con el ejemplo anterior. Si el objetivo es “reforzar un servicio de educación de adultos”, los destinatarios direc- tos serán los responsables de dicho servicio, a los que les beneficia la aprobación del proyecto en la medida en que van a realizar un trabajo remunerado. En cambio, los des- tinatarios finales o indirectos serán las personas analfabetas a quienes beneficiará la mejora del servicio. Cuando te refieras a los destinatarios finales, pobres”, etc. Empléalos únicamente si quieresevita el uso de términos generales y vagos tales darle a tu proyecto un perfil político. En otro ca-como “sectores desfavorecidos”, “campesinos so, diseña tu proyecto identificando con preci- 18
  19. 19. Cuadernos Contenido de un proyecto de Orientaciónsión a los destinatarios. Para ello, te propone-mos que utilices: Productos • Datos demográficos de tipo estadístico: Los productos son los materiales y las herra- (por ejemplo: número de adultos que vie- mientas que debes confeccionar para poder eje- ron interrumpida su escolarización durante cutar tu proyecto. Son, por tanto, medios para la Guerra Civil, número de inmigrantes conseguir los fines y los objetivos. que llegaron a Asturias sin estudios bási- 3 cos) . Es normal que te cueste distinguir entre los resultados y los productos. La diferencia está en • Indicadores socioeconómicos: (por ejemplo: que la obtención de los productos no depende de % de trabajadores con contrato temporal, factores externos. La obtención de los productos número de familias con ingresos por debajo depende de cómo gestiones el proyecto, de tu del salario mínimo, etc.). competencia y eficacia. Los productos consisten, a menudo, en la edición de folletos, CD-ROM, páginas web, etc. directamente relacionados con tu proyecto. ción del proyecto que también se beneficiarán del Localización mismo. Por tanto, es necesario que expliques: La localización de un proyecto es el lugar en • La zona a la que va a afectar el proyecto:donde se realizará. Por otra parte, tu proyecto Oviedo, toda Asturias, etc.también debe señalar cuál es su cobertura espa-cial, es decir, debes indicar la zona que cubrirá el • La sede o local desde el que vas a realizarproyecto, los lugares próximos al lugar de ejecu- el proyecto. Así, por ejemplo, si se trata de crear un “centro de salud”, se indicará el edificio que al- bergará el centro (calle, número, terreno, etc.) y se determinará el área a la que prestará servicios el centro de salud: comarca X, o barrios Y, Z, Q, etc. En ocasiones, la cobertura espacial suele La ejecución de cualquier proyecto consisteindicarse no sólo en términos geográficos, sino en realizar un conjunto de actividades y tareas,también en términos demográficos (señalando con objeto de obtener los productos del proyectoel número de habitantes que se verán benefi- y alcanzar buenos resultados que cumplan losciados). objetivos marcados. Intenta que las actividades y tareas se sucedan en un orden lógico e indica de manera concreta y precisa cuáles son las activi- dades que hay que ejecutar, así como las dife- Actividades, tareas rentes tareas en que se dividen las actividades. Las actividades y tareas son la parte del pro- y metodología yecto que te exigirá más concreción, tal y como se ve en el gráfico.3 Son útiles, en este sentido los datos de SADEI (www.sadei.es). 19
  20. 20. Cómo elaborar un proyecto ESQUEMA EXPLICATIVO + Actividades y tareas Nivel de concreción Productos Resultados Objetivos Finalidad y fundamentación Influencia de factores externos a quien diseña el proyecto + Cuando describas las actividades y tareas de tu equipo, dinero, bienes, etc.) para cada acti-proyecto tienes que tratar los siguientes puntos: vidad y tarea. • Indica los métodos y técnicas que se utiliza- • Especifica las actividades y tareas a rán para realizar las diferentes actividades. realizar. En el caso de proyectos de trabajo social o • Señala una fecha de inicio y de terminación de animación, es bueno que utilices técni- de cada actividad. cas e instrumentos que promuevan la parti- • Señala la cantidad y calidad de los recursos cipación de la gente en el desarrollo del pro- necesarios (recursos humanos, servicios, yecto. Habrá ocasiones en que no siempre sea necesario redactar un proyecto; sin embargo, siempre es necesario programar actividades. Para ello, conviene que utilices guías como la siguiente que te permitan ordenar las fases del trabajo. Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 Objetivo Productos Obstáculos Calendario Recursos materiales necesarios Costo Planifica Humanos Recursos Trabaja Controla 20
  21. 21. Cuadernos Contenido de un proyecto de Orientación La longitud de la barra indica las unidades de Calendario tiempo, señalando la fecha de inicio y la fecha de terminación de la actividad. Otro de los aspectos esenciales en la elabo-ración de un proyecto es la determinación de la Para realizar un cronograma similar solamen-duración de cada una de las actividades. Ela- te se requiere:borar un calendario permitirá a quien juzgue tu • Ordenar las actividades cronológicamente, de-proyecto establecer si existe una distribución terminando aquéllas que se pueden realizar si-uniforme del trabajo, si los plazos son realistas, multáneamente.si los límites de tiempo asignados a cada activi- • Estimar la duración de cada actividad.dad (máximo y mínimo) son proporcionados en- • Determinar en qué fecha va a comenzar ca-tre sí o hay desajustes graves, etc. da actividad y en qué fecha se va a concluir. Hay que contemplar la posibilidad de que se Para realizar el calendario, existen diferentes produzcan retrasos o se den situaciones im-técnicas. El más simple y conocido es el crono- previstas.grama o diagrama de Gantt. Consiste en unamatriz de doble entrada, en la que se anotan, en Por último, queremos indicar que el calenda-las líneas, las distintas actividades que compo- rio definitivo del proyecto debes elaborarlo unanen un proyecto, y en las columnas, el tiempo vez realizado el calendario financiero que expli-durante el cual se desarrollarán esas activida- camos en el punto siguiente. Es importante tenerdes. Una barra horizontal frente a cada actividad en cuenta que para la realización de cada activi-representa el periodo de duración de la misma. dad vas a necesitar dinero. Un ejemplo de cronograma podría ser el siguiente: 2000 2001 Actividad 1º tr 2º tr 3º tr 4º tr 1º tr 2º tr 3º tr 4º tr Visita a 19-24 Salamanca Sep Edición folleto ✘✘✘✘✘✘✘✘✘✘✘✘✘✘✘ ✘ ✘ turístico Edición de los ✘✘✘✘✘✘✘✘✘ ✘ mapas Preparación ✘ Logotipo oferta ✘✘✘ común ✘✘✘✘✘✘ ✘✘✘ turística Página conjunta web Selección casas rurales ✘✘✘✘✘✘✘✘ CD-Rom Seminario 16-21 final Nov 21
  22. 22. Cómo elaborar un proyecto dades socio-culturales. Aunque la formación de Cursos (Materiales voluntarios sea importante, es más importante su buena disposición y sus ganas de trabajar. En los y Técnicos, Humanos proyectos de investigación, los de carácter aca- démico o los de carácter laboral es más frecuen- y Financieros) te contar con personas ya formadas. Todo proyecto requiere para su realización Recursos Financieros: Un proyecto en eluna serie de recursos (bienes, medios, servicios, que no hay recursos financieros no es muchoetc.) para realizar las actividades, obtener los más que una declaración de buenos propósitos.productos y lograr el objetivo inmediato. Cuando Por consiguiente, debes realizar una estimaciónelabores tu proyecto es conveniente que distin- de los fondos que puedes obtener, con indicacióngas tres tipos de recursos: materiales y técnicos, de las diferentes fuentes con las que podrás con-humanos y financieros. tar: subvenciones, aportaciones de socios o co- laboradores, créditos o préstamos, presupuesto Recursos Materiales y Técnicos: Tu proyec- ordinario de tu organización, pago del servicioto debe especificar las herramientas, equipos, por los usuarios, etc. Los recursos financierosinstrumentos, infraestructura física y tecnologías sirven para pagar los otros recursos: humanos,que necesitas para llevar a cabo el proyecto. materiales y técnicos. Con ello, quedará estable- cida la estructura financiera del proyecto (quién o Recursos Humanos: Para ejecutar algunos qué financia qué).proyectos, hay que disponer de personas ade-cuadas y capacitadas para realizar las tareas Pero ello no basta; además, tienes que elabo-previstas. Por consiguiente, deberás hacer cons- rar un calendario financiero. No sólo hay que pre-tar en tu proyecto la cantidad de personal, las ver los gastos, sino también el momento en quecualificaciones requeridas y las funciones a van a producirse. No sólo debes tener ingresosrealizar, indicando quién es responsable de qué y para pagar tus gastos; también es necesario quecómo está distribuido el trabajo. En ocasiones, in- tengas los ingresos antes de pagar tus gastos ocluso, puede ser necesario formar a los recursos bien, de no ser así, al menos debes prever esehumanos para que el proyecto pueda llevarse a desfase y pensar en la manera de afrontarlo (concabo. En estos casos hay que establecer qué for- tu propio dinero, solicitando aplazamientos a losmación ha de tener el personal que se necesita. acreedores a los que debes pagar, etc.). Normal- mente, la elaboración de un proyecto conlleva Cada vez es más frecuente la formación de unos pequeños gastos iniciales que, a menudo,recursos humanos para los proyectos de volun- deben pagarse confiando en recibir más tarde al-tariado y los proyectos de realización de activi- gunos ingresos. Para establecer este calendario financiero, puedes realizar un cuadro de doble entrada como el siguiente: Enero Febrero Marzo etc. Actividades Ingresos Actividades Ingresos Actividades Ingresos $ $ $ $ $ (cantidades $ $ $ $ aproximadas) $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 22
  23. 23. Cuadernos Contenido de un proyecto de Orientación La valoración de las contribuciones en es- Aunque te parezca una repetición, te aconse-pecie: Las contribuciones en especie guardan mu- jamos que incluyas un apartado sobre recursoscha relación con este apartado relacionado con los financieros y otro sobre el presupuesto. Por unrecursos. La valoración de las contribuciones en lado puedes hacer una mención genérica a losespecie consiste en transformar los recursos recursos financieros y un calendario financieromateriales y humanos en recursos financieros y aproximado. En otro apartado, es aconsejabletiene especial importancia en el caso de las orga- que hagas un presupuesto que especifique másnizaciones y proyectos de voluntariado o carácter en qué se va a gastar el dinero y en el que figu-social. ren cifras e importes concretos. De esta manera, quien sólo quiera tener una idea aproximada del Cuando solicites una subvención para la proyecto, simplemente leerá el apartado de losrealización de un proyecto, muchas veces las Ad- recursos financieros, sin entrar a examinar elministraciones te exigen que tú aportes una can- presupuesto, que resulta un poco complicado portidad equivalente a un determinado porcentaje la abundancia de cifras y partidas.de la subvención. En ocasiones será una canti-dad que tú jamás podrías aportar en metálico. Cómo se hace un presupuesto Sin embargo, se permite incluir dentro de esa El presupuesto recoge los gastos y, si los hay,cantidad los recursos humanos y materiales que los ingresos que vayas a obtener por la realiza-puedas destinar a ese proyecto. Obviamente, no ción de tu proyecto. Normalmente, sólo podrásconstituyen contribuciones en especie los recur- hacer una previsión de los ingresos. Los gastos,sos materiales y humanos que se van a financiar sin embargo, deben ser exactos y estar sufi-con la propia subvención, sino únicamente los cientemente desglosados o individualizados; elque tú aportes autónomamente. presupuesto debe especificar claramente cada una de las partidas, enunciando los gastos de Para incluir los recursos como aportación personal, material, equipo, gastos de funciona-propia al proyecto, deberás dar una valoración miento, etc., todo ello expresado en euros o en laeconómica razonable de esos recursos huma- moneda nacional del país donde se vaya a pre-nos y materiales. No importa si son recursos sentar el proyecto.que tú obtengas de forma gratuita (por ejemplo,el trabajo de voluntarios); debes hacer una va- Para hacer un presupuesto, conviene que co-loración de los recursos a precios normales del nozcas la diferencia entre un gasto y una inver-mercado. sión. En ambos casos se asume una obligación económica a cambio de un producto o servicio. Ejemplo: Los fondos Estructurales de la Unión Sin embargo, en el caso de las inversiones, elEuropea financian la realización de proyectos por bien adquirido permanece en tu patrimonio o enparte de las Administraciones Públicas. La Unión el de tu organización durante más de un ejercicioEuropea exige que la Administración que solicita económico, de manera que la obligación econó-la ayuda aporte un mínimo del 15% del coste del mica que hayas contraído puedes “repartirla” en-proyecto, si bien el porcentaje varía según región tre varios ejercicios económicos. En consecuen-de que se trate. Esa aportación propia puede cia, si tu organización tiene ánimo de lucro noconsistir en recursos humanos o financieros a los conviene que tengas gastos superiores a tus in-que se les da una valoración económica. gresos, pero sí es razonable que, ocasionalmen- te, tus ingresos no cubran la suma de los gastos y las inversiones, ya que las inversiones de hoy se compensarán con ingresos futuros. Presupuesto Por ejemplo, el pago del alquiler de un local es Acabamos de hablar de la necesidad de que un gasto, ya que estás adquiriendo un derechotu proyecto especifique los recursos financieros que se agota al final del año. Sin embargo, si tu or-con los que vas a contar, así como las fechas de ganización adquiere un local, estamos ante unalos ingresos y los gastos del proyecto. Esta idea inversión, porque la propiedad del local se prolon-es coincidente con el concepto de presupuesto. ga más allá del ejercicio económico. Y no hay mo-El presupuesto es la relación de gastos e in- tivo para preocuparse si, por haber comprado elgresos de tu proyecto. local, tu organización ha tenido más pagos que co- 23
  24. 24. Cómo elaborar un proyectobros, ya que el coste de adquisición del local se irá Gastos e Inversionescompensando con ingresos de años futuros. • Gastos de personal: Especifica los distintos Como ves, los gastos y las inversiones tienen niveles retributivos de cada categoría labo-una naturaleza muy distinta. Por eso es bueno ral (personal técnico, auxiliares administrati-que en tu presupuesto especifiques qué es gas- vos, etc.).to y qué es inversión. • Gastos de viaje: Incluye los gastos de los bi- La estructura del presupuesto va en función lletes de transporte y las dietas: alojamiento,de las actividades y del tipo de gastos e ingre- alimentación y otros gastos necesarios parasos que se vayan a generar. Entre los conceptos realizar actividades fuera del lugar habitualo líneas presupuestarias más comunes, destacan: de residencia. Para calcular los gastos de transporte puedes utilizar el número de kilómetros y multiplicarlos por 0,25 euros o 0,20 euros. Si se trata de transporte aéreo, el pre- supuesto se hará teniendo en cuenta tarifas económicas, al menos si estás solic- itando subvenciones públicas. • Gastos generales o de funcionamiento: aquí imprevistos. La suma que se suele calcular debes recoger alquileres de locales electrici- es el 5% del total de presupuesto de gastos. dad, agua, gas, gastos de oficina (papelería, teléfono, comunicaciones, etc.), limpieza, Ingresos seguros, impuestos indirectos, etc. La ejecución de algunos proyectos permite • Gastos de edición, promoción y difusión. In- obtener ingresos económicos. De hecho, si tu or- cluye el coste de la preparación de folletos, ganización tiene ánimo de lucro, los ingresos de- CD Roms, vídeos divulgativos, celebración berán ser superiores a los gastos. Si esperas de conferencias, anuncios, etc. conseguir ingresos realizando tu proyecto, debe- rás mencionarlo cuando lo estés redactando. Los • Gastos o inversiones en materiales: Gastos ingresos pueden ser muy variados: de adquisición de equipos informáticos, mo- biliario, maquinaria, vehículos, inmuebles, li- • Ingresos por la organización de conciertos, bros, etc. conferencias, seminarios, etc. • Ingresos por la comercialización de produc- • Asistencias técnicas: Incluye en esta partida tos en tiendas o mercadillos. los gastos derivados de la contratación de • Ingresos por donativos o subvenciones. estudios, servicios de auditoría, de consulto- • Etc. ría, jurídicos, etc. • Inversiones en activos inmateriales: paten- tes, gastos en investigación y desarrollo que Responsables y estructura hayan permitido obtener resultados, conce- siones administrativas, etc. administrativa • Inversiones en activos financieros (acciones Otro elemento importante de tu proyecto va a de otras sociedades, bonos, participaciones consistir en especificar cómo vas a organizarte en fondos de pensiones, etc.). para realizarlo. Con otras palabras, en este apar- tado debes especificar cómo vas a repartir el tra- • Imprevistos: En todo proyecto debes prever bajo a las personas encargadas de ejecutar y lle- una cierta cantidad de dinero para gastos var a cabo las actividades. 24
  25. 25. Cuadernos Contenido de un proyecto de Orientación Para ello, conviene hacer figurar en el diseño • Canales de información: a quién hay quedel proyecto las siguientes cuestiones: informar, qué tipo de información se le debe facilitar, en qué soporte (cara a cara, telefó- • Organigrama, donde aparezcan claramente nico, por escrito, etc.), con qué objetivo (fa- señaladas las funciones del personal del cilitar datos e información, consultar una to- proyecto, señalando quién es el responsa- ma de decisiones, asesorar, informar acerca ble y de qué parte del proyecto. de las actividades realizadas, etc.) y con qué frecuencia (diaria, semanal, quincenal, • Manual de procedimientos, en el que se mensual, trimestral, anual). indica cómo desempeñar el trabajo y cuá- les son las normas y procedimientos de Existen tres formas principales de estructurar carácter técnico y administrativo que se los proyectos desde el punto de vista organizativo: han de seguir para llevar a cabo las activi- funcional, por proyecto y matricial; cada una de dades y tareas. La redacción de un ma- ellas tiene sus ventajas e inconvenientes. Debes nual de procedimientos es aconsejable si buscar el tipo de organización que mejor se adapte perteneces a una organización grande y el a las circunstancias y características concretas del manual se va aprovechar para otros pro- proyecto. yectos. En otro caso, es una tarea muy trabajosa. Organización funcional • Mecanismos de coordinación del proyecto La gestión del proyecto se lleva a cabo dentro con otras personas externas a tu organiza- de un organismo ya existente y en el que partici- ción que vayan a prestarte ayuda. pan los funcionarios, profesionales o técnicos del mismo. La realización del proyecto es, en este • Sistemas que vas a utilizar para la eva- caso, una actividad más, dentro de las que ya es- luación interna y el seguimiento. tá realizando esa unidad. Ventajas • Aprovechas la experiencia de una organización y su personal. Inconvenientes • Puede darse el caso de que se subordinen los objetivos del proyecto a los del or- ganismo. • El proyecto no es un fin en sí mismo, sino “algo” dentro de una organización.Organización por proyecto este caso, existe un responsable o coordinador general del proyecto y la unidad de gestión se Consiste en crear una unidad de gestión estructura de acuerdo con las necesidades delque desaparece cuando éste se termina. En proyecto. Ventajas • Las responsabilidades, al estar bien delimitadas, se concentran en la realización del proyecto. • Mayor unidad de dirección y coordinación de actividades. Inconvenientes • Riesgo de que los responsables del proyecto y tu organización realicen dos veces las mismas tareas. 25
  26. 26. Cómo elaborar un proyectoOrganización matricial del director del proyecto. Este último sólo tiene autoridad sobre los técnicos, en los aspectos es- Cada proyecto es dirigido por un director, pe- pecíficos del proyecto. Mediante este tipo de or-ro el resto del personal pertenece a diversas uni- ganización, se pretende contar con las ventajasdades administrativas del organismo responsa- de las dos modalidades anteriores, al mismoble. Cada persona depende, en este caso, de tiempo que se procura atenuar las debilidadesuna doble jefatura: del director del organismo y de ambas, lo que no siempre se consigue. Ventajas • Se puede contar con mayor número y variedad de especialistas. • La experiencia adquirida en la realización de proyectos es una forma de mejorar la capacidad de la organización. Dificultades • La duplicación de mando conlleva un elevado riesgo de conflictos. • Dificultad de contar –efectivamente– con los especialistas de la organización en tiempo oportuno y con la dedicación adecuada. Identificando los pre-requisitos de tu proyec- Pre-requisitos to, consigues tres cosas: Los pre-requisitos son los factores exter- • Mejoras la probabilidad de éxito de tu proyec-nos sobre los cuales tú no puedes tener nin- to, ya que conocerás las posibles dificultades.gún tipo de control, pero que resultan esen- • Reduces la incertidumbre de tu proyecto, yaciales para el éxito del proyecto. Es necesario que puedes prever con más exactitud los re-que en el diseño del proyecto especifiques cla- sultados que vas a conseguir.ramente cuáles son esos factores externos de • Si estableces unos pre-requisitos y luegolos que depende el éxito del proyecto. Un esos pre-requisitos no se cumplen y fracasapre–requisito puede ser la concesión de una tu proyecto, nadie te podrá acusar de esesubvención, sin la cual el proyecto no puede fracaso, ya que podrás argumentar que serealizarse. Los pre-requisitos también pueden debió a causas externas.ser decisiones políticas, productos de otrosproyectos, etc. Nunca debes señalar cuestio- Estos pre-requisitos o factores externos tie-nes que conciernan a las partes implicadas en nen una gran importancia: si en tu proyecto ob-el proyecto (recursos humanos, material, obli- tienes los productos previstos, podrás lograr lasgaciones propias, etc.), ya que ello no queda metas y los objetivos, pero ese éxito no dependefuera del control del proyecto. sólo de la obtención de los productos. Si un proyecto ha definido como producto “formar a 50 educadores de adultos”, y como objetivo “la mejora del servicio de educación de adultos”, puede ocurrir que el objetivo no se alcance si nadie contrata luego a esos maestros para desarrollar su trabajo. En este caso, la necesidad de que se contrate a los maestros es un pre-requisito. Los pre-requisitos deben ser razones o facto- su cumplimiento es improbable, lo es también elres concretos. Además, debes justificar que es cumplimiento de los objetivos y tu proyecto re-probable que los pre-requisitos se cumplan. Si sultará poco interesante. 26
  27. 27. Cuadernos Contenido de un proyecto de OrientaciónResulta sumamente útil presentar un cuadro que recoja la finalidad, los objetivos y los productosque persigues conseguir, junto con los indicadores de cada uno de ellos y los pre-requisitos quecondicionan el paso o salto de un nivel a otro. Un ejemplo sería el siguiente: Indicadores y medios de comprobación Pre-requisitos.Finalidad: Disminuir en un Tasa de disminución del analfa- Pre-requisito: La poblacióntercio la tasa de analfabetis- betismo establecida a partir de analfabeta de la región aceptamo en Asturias entre los las estadísticas regionales y y participa activamente en losaños 2003 y 2005. comprobada mediante datos de cursos de educación de adultos. escolarización de adultos de la región.Objetivo: Reforzar el servi- Número de maestros de edu- Pre -requisito: La Administra-cio de educación a inmigran- cación de adultos contratados ción o el sector privado contra-tes adultos en el curso 2003- en el curso 2004-2005, lo que tará a los a 50 maestros forma-2004, ampliando en un 30% se puede comprobar con los dos.(50 personas) la plantilla de registros de personal. Además,maestros especialistas. a través de una encuesta en el año 2005, debe comprobarse que ese personal se destina a la labor para la que fue formado.Producto: 50 maestros bien Número de maestros formados. Pre-requisito: Deben existir su-capacitados en educación ficientes universitarios que quie-de adultos una vez finaliza- ran formarse como maestros dedo el curso 2003-2004. adultos. 27
  28. 28. 4 Esquema general4 Localización física y cobertura Materiales espacial y técnicos MÉTODOS RECURSOS Y ACTIVIDADES PRODUCTOS OBJETIVOS FINALIDAD Humanos TÉCNICAS Financieros Calendario Factores externos Factores externos Factores externos28 FUNDAMENTACIÓN Diagnóstico Evaluación (ex ante) Cómo elaborar un proyecto Componentes que dependen de tu trabajo. Relación de complementariedad. Componentes que no dependen solamente de tu trabajo. Relación causa-efecto. Esquema tomado de ANDER-EGG, E., AGUILAR IDÁÑEZ, M.J. Cómo elaborar un proyecto. Ed. Lumen. Argentina. 1995.

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