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    Procesos pgd Procesos pgd Presentation Transcript

    • PROCESOSDE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTALRonald Granobles CarrilloUNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMNAS Y BELLAS ARTESPROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA
    • PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOSLa Producción de documentos comprende los aspectos deorigen, creación y diseño de formatos y documentos, de lasinstituciones en cumplimiento de sus funciones.
    • Recepción de DocumentosEs el conjunto de operaciones y el control que una institución oempresa realiza para la admisión de los documentos que sonremitidos por una persona ya sea natural o jurídica .En este proceso se debe verificar que estén completos, quecorrespondan a lo anunciado.
    • Distribución de documentosEs la actividad tendiente a garantizar que los documentoslleguen a su destino, además se relaciona con el flujo de losdocumentos al interior y al exterior de la entidad. Sin importar elmedio la manera de distribución de ellos, pero no se debe saltarlos mecanismos de control y verificación de recepción y envíos.En este proceso se distinguen actividades como:• Distribución de documentos externos•Distribución de documentos internos•Distribución de documentos enviados
    • Trámite de documentosCurso del documento desde su producción o recepciónhasta el cumplimiento de su función administrativa, cadadependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran susrespectivas series documentales. Pero se deben tener encuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite.
    • Organización de los documentosConjunto de acciones orientadas a la clasificación,ordenación y descripción de los documentos de unainstitución, como parte integral de los procesosLa organización de los documentos permite una rápidaidentificación de los expedientes, valorar las funciones ynecesidades operacionales de las oficinas, contar consistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios,ubicar los documentos para su consulta, transferencia odisposición final.
    • ConsultaEs el libro acceso e a un documento o grupo de documentoscon el fin de conocer la información que contienenLas actividades básicas en esta fase son:•Formulación de la consulta•Estrategia de búsqueda•Respuesta a consulta
    • Conservación de documentosConjunto de normas preventivas y correctivas, adoptadas paragarantizar el cuidado físico y funcional de los documentos dearchivo, sin alterar su contenido.
    • Disposición final de los documentosEs la selección de los documentos en cualquier etapa delciclo vital, con miras a su conservación temporal,permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto enlas Tablas de Retención Documental y/o Tablas de ValoraciónDocumental. Eliminación de documentos Selección documental Digitalización