Prozessorientierung in der verwaltung vortrag bpmn-öv
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Prozessorientierung in der verwaltung vortrag bpmn-öv

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Prozessorientierung in der Verwaltung bedingt Dokumentation und Harmonisierung der Prozesse. Mit der Prozessportal wird es jeder Community einfach gemacht dies zu tun.

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  • 1. eGovernment - Herausforderungen für Staat, Bürger undUnternehmen Netcetera | 1
  • 2. Bauen Sie mit mir heute etwas an der eGov-Zukunft ! Wir haben einen Plan! Sagrada Família - wurde 1882 begonnen und soll nach jüngsten Prognosen 2026 abgeschlossen sein Netcetera | 2
  • 3. PersonasBenno HäfligerRolle: Director Public ServiceAufgabe: Business Development/SalesMerkmale: SCRUM Product Owner Mitglied eCH-Fachgruppen und -Arbeitsgruppen Dozent FH (eBusiness, CRM, BPM) Idealist Netcetera | 3
  • 4. Agenda Auftrag & Ausgangslage Prozessmanagement in der Verwaltung BPM Prozessportal IG ICT – Stadt Dübendorf Netcetera | 4
  • 5. AuftrageGovernment: mit denBürgern Schritt halten «eGovernment wird eine echte ePartizipation derIm Schweizer eGovernment herrscht Bürger am Staat möglichneu der Imperativ vor. Der elektronische machen.Behördenschalter «muss» Realität Zugleich werden diewerden, Einzellösungen «sind» durch elektronischenflächendeckende Angebote «zu Prozesse dabei helfen,ersetzen». Bürokratie abzubauen.»Die Mehrheit der befragten Vision laut Bundesrätin Leuthard (2012)Unternehmen (57 Prozent) will nicht nurInformationen online abrufen, sondernBehördengänge direkt elektronischabwickeln. (gfs.bern) Netcetera | 5
  • 6. AuftragWas gehört dazu? Harmonisieren von Projekten und Vorhaben Überdenken bestehende Prozesse Servicebasierte Instrumentierung für die Verwaltung einführen (Cloud) Involvieren der “Kunden” via Social Media und CiRM-Strategie Paradigmawechsel - Bürger ist “Begin User”, nicht “End User” Netcetera | 6
  • 7. Wie die Verwaltung heute funktioniert …. Netcetera | 7Quelle: Grafik aus AX2 von Abraxas
  • 8. … dabei ist alles schon so schön reglementiert PolitikQuelle: Thomas Schärli, Kanton BS Netcetera | 8
  • 9. «Vernetzte Verwaltung» - Element zur Beschreibungaus: eCH-0138 Rahmenkonzept zur Beschreibung von Aufgaben, Leistungen, Prozessen und Zugangsstrukturen der öffentlichen Verwaltung der Schweiz Aufgabenlandkarte(n) Gesetze 1. Aufgaben- und Betrachtungsebenen 2. Leistungsbeschreibung Aufgabengliederung zur sachlichen Einordnung von Leistungen Aufgabe Führungsaufgaben Aufgaben Strategie F1 Amtspolitik Planung ….. FnGruppe Leistung Kernaufgaben Arbeit K1 Produktion K2 Zahlungen Bauen Bildung Kn Gruppe Leistungen Merkmale Steuern K1 Produktion K2 Zahlungen Umwelt ….. Kn Gruppe Unterstützungsaufgaben Finanzen S1 Finanzen Personal S2 Personal ….. Sn Gruppe Prozesse 3. Prozessbeschreibung Leistungsinventar & -darstellung Prozessbeschreibung „Geschäftsarchitektur“ Merkmale Leistungsarchitektur(en Referenzverzeichnis-Dienste Prozessdarstellung Entscheid eröffnet versicherungen Kunde ) für durchgängige, verwaltungsübergreifende Antrag stellen Amtü Sozial Prozesse Basisdatendienste „Vernetzte Verwaltung CH“ - Verfahren Antrag Antrag Importeur stellt Gesuch prüfen rf eröffnen bewilligen + PensionskasseLeistungsarchitektur Leistungs- Zugangs- Unterneh- eFormular- Dossier BPM- „ID 2308 – aktualisierenEinfuhrbewilligung“ Leistung ID-2308 Entscheid ! inventar strukturen mens-ID Dienst + BA Landwirtschaft BLW Leistungs- Leistungs- architek- & Prozess- Behörden- weitere… turen dokumen- IAM-Dienst verzeichnis Leistung ID-2345 Zollverwaltung EZV Prüfen von Voraussetzungen ! Dokumentationtation priorisierte E-Government-Vorhaben Netcetera | 10
  • 10. Agenda Auftrag & Ausgangslage Prozessmanagement in der Verwaltung BPM Prozessportal IG ICT – Stadt Dübendorf Netcetera | 11
  • 11. Prozessorientierung in der Verwaltung - Wozu? Fit sein für die Zukunft: E-Government / Vernetzte Verwaltung, Fusionen und regionale Zusammenarbeit, Kundenorientierung Qualitätssicherung und –Verbesserung (Bsp. QMS und IKS) Sicherstellung einer ordentlichen Geschäftsführung (GEVER, ECM, Langzeitarchivierung) Sicherstellung von Nachfolgeregelung, Stellvertretungen Prozessoptimierung vor Beschaffung neuer Applikationen Bewältigung der wachsenden Herausforderungen mit gleichbleibenden Ressourcen (Effizienz- und Kostenoptimierung) Kein reines IT-Thema deshalb ist der Lead bei der Organisation Netcetera | 12
  • 12. Aber: Komplexe Prozesse können nicht einfachelektronisch abgebildet werden, sondern bedürfeneiner «erweiterten» Betrachtungsweise Baubewilligungsprozess Beratung vor Bau- gesuchseinreichung Keine IT-Unterstützung Verschiedene verfügbar Fachanwendung verfügbar Netcetera | 13
  • 13. Agenda Auftrag & Ausgangslage Prozessmanagement in der Verwaltung BPM-Prozessportal IG ICT – Stadt Dübendorf Netcetera | 14
  • 14. Herausforderungen von Kanton, Bund….eGovernment Schweiz - Vernetzte Verwaltung Netcetera | 15
  • 15. Prozessorientierung in der Verwaltung – Womit?BPM in den Gemeinden – Gemeinsam geht’s!Referenzdienste B2.13 verfügt über sämtliche auf eCH-Basis Refrenzdienstevereinbarten Referenzdaten wie Leistungskatalog, B2.13Leistungsbeschreibung, Behördenverzeichnis, etc. und dientder Veredelung/Anreicherung von eGovernment-Prozessen.Prozessplattform B1.13 ist «Schaufenster» und Dialog- Prozessplatt-plattform für alle prozess-orientierten Verwaltungen mit dem form B1.13Ziel, einheitliche Dokumentationsstandards zu leben, Best-Practice zu erlernen und eGovernment zu harmonisieren. Gemeinde-Gemeindeplattform BPM-Prozesseportal ist ein plattformKooperations-Projekt zwischen Netcetera, Abraxas und BOC.Hierin vereinen sich Modellierungs-, Dokumentations- und BPMAuswertungs-Dienst aus der Cloud für Gemeinden und ProzessportalKantone. Ergänzt durch Qualitätssicherungs-Prozesse (eCH)und eine direkte Integration in die Prozessplattform. Netcetera | 17
  • 16. Prozessorientierung in der Verwaltung – Wie?BPM in den Gemeinden – Gemeinsam geht’s!IG / ICT, VZGV – Starting Point: Prozesse der Gemeinden werden immer wichtiger Bedürfnis Zürich Prozessen erkannt im «Leitfaden IG Kanton nach VZGV Sponsor IG ICT Kooperation Koordination ICT ECM Strategie» Bedürfnis erkannt in der Arbeitsgruppe VZGV QMS in Prozess-Modellierung der Gemeinde Gemeinde Bedürfnis IKS Weitere Dübendorf Bülach Regionen Vorreiter Stadt Verbände Wetzikon Kein reines IT-Thema deshalb ist der Lead bei der „lokale“ Portale, Leistungs- und Prozessdokumentationen von Organisation Kantonen Gemeinden und Netcetera | 18
  • 17. IG ICT, VZGV – Stadt DübendorfAusgangslage: Vision und StrategieVision „Wir gehören zu den Besten unserer Branche“.Strategieleitsätze: Wir wollen beispielsweise erreichen, … … das Wissen in der Stadtverwaltung zu sichern und ein Wissensmanagement aufzubauen,damit Fach-, Sozial-, Methoden- und Führungskompetenzen im Alltag wirkungsvoll zum Tragenkommen.… das Qualitätsmanagementsystem (QMS) als Führungs- und Arbeitsinstrument zu etablierenund daraus weitere Instrumente abzuleiten, die einfach aufgebaut und praktikabel sind.… die Arbeit in der Stadtverwaltung durch zweckmässige, kompatible und moderneInformations- und Kommunikationstechnologie (ICT) zu prägen, damit die Aufgaben effizienterledigt werden können.Das eCH-Projekt B1.13 „Prozessaustauschplattform für Gemeinden und Kantone“entspricht unseren innovativen Ideen und wir kommen unserer Vision einen Schrittnäher. Netcetera | 19
  • 18. IG ICT, VZGV – Stadt DübendorfAusgangslage: Zielsetzung Die Stadtverwaltung Dübendorf ist ISO 9001:2008 zertifiziert Zielanforderungen für BPM:  Anwenderfreundliches und transparentes QMS  Aufbau und Integration IKS  Lenkung und Steuerung durch Kennzahlen mit BSC  Wissensmanagement für Mitarbeitende (WM) Netcetera | 20
  • 19. IG ICT, VZGV – Stadt DübendorfDer Weg zur Eigenkompetenz Erarbeitung von Best Practices (Prozessen) der wichtigsten Vorhaben von Kantonen und deren Gemeinden ISO, IKS, BSC Erfassen in einem Prozessrepository (DB) weitere für den Zugriff partizipierender Gemeinden Readiness / Standards Gemeinden werden bei der Aufnahme -0073-75 spezifischer Prozesse unterstützt -0140 Prozesse überprüfen (eCH, BPMN, -0158 Schnittstellen) – eCH approved! Fitness / Pilotierung Erlangen eines Gütesiegels (B1.13) -0143 Organisationshandbuch IKS-Erweiterung. Prozess- oder Organisations- Prozess-Management bezogenes Risiko-Management mit -0xxx BPM-Reifegradmodell automatischer Dokumentation und Auswertung Netcetera | 21
  • 20. IG ICT, VZGV – Stadt DübendorfPortalkonzept ADONIS Web-Oberfläche Web-Oberfläche Web-Oberfläche Rich Client Rolle 1 Rolle 2 Rolle 3 DB Mit dem BPM Prozessportal erhalten die Benutzer einen rollen- und aufgabenspezifischen Online-Web-Zugriff:  genau jene Informationen die für die Rolle und ihre Arbeit relevant sind  die für ihre Aufgaben benötigte Funktionalität  in einer intuitiven Web-Oberfläche die keine Schulung erfordert! Netcetera | 22 22
  • 21. IG ICT, VZGV – Stadt DübendorfArbeiten gemäss Projektleitfaden StarterKit eCH-0138 Netcetera | 23
  • 22. IG ICT, VZGV – Stadt DübendorfArbeiten aus der CloudOberfläche / Look and Feel Modellierungsassistent Netcetera | 24 24
  • 23. IG ICT, VZGV – Stadt DübendorfPublizieren direkt in Intranets, Austauschplattform …Oberfläche / Look and Feel (HTML im Browser) Netcetera | 25 25
  • 24. IG ICT, VZGV – Stadt Dübendorf… oder andere, wie Word, Excel, etc.ExportMöglichkeit, aus verschiedenenprintbasierten (doc oder pdf)Druckvorlagen zu wählen. IKS-Report Netcetera | 26 26
  • 25. IG ICT, VZGV – Stadt Dübendorf AusblickGeschäftsprozess Kontrollen Kontrollprozess Risiken• Aktivitätsbezogene Risiko/Kontrollzuordnung• Alternativ: • Prozessbezogen • Prozess- /Aktivitätsunabhängig Netcetera | 27
  • 26. Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Netcetera | 28