INTRODUCCIÓN .................................................................................................4   ORDENAR ...
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En este manual, orientado a usuarios legos, veremos las potencialidades deestos dos últimos programas, poniendo énfasis en...
Pero la real utilidad de las bases de datos no sólo se encuentra en laintroducción de forma ordenada de los datos, sino en...
Así, con este tipo de base de datos se producen diversos problemas:§      Inconsistencia de los datos. Duplicaciones o red...
Con esta base de datos cada uno de los usuarios tiene uno y solo un registro deinformación general almacenada en la tabla ...
Antes de continuar es importante señalar que Biblioscape requiere que seactualicen las tablas y sus relaciones entre ellas...
CREAR UNA NUEVA BASE DE DATOSPara poder crear nuestra propia base de datos habrá que encontrar la función“New Database” qu...
3.- I n t e r n e t: Este módulo no sólo nos permite trabajarcon Internet o Intranetpara obtener referencias bibliográfica...
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Cada uno de estos tipos, exceptuando el Genérico, puede ser editado yadaptado a las propias necesidades de cada usuario. P...
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Existen también cuatro campos (“Title”, “Sec_title”, “Tert_title”, y “Quat_title”)que sirven para ingresar títulos, los cu...
Existen dos tipos de campos para ingresar fechas. Por una parte, tenemos uncampo de datos de fechas con formato pre-establ...
Estos campos permiten introducir una cantidad de texto (256 MB por registro)que permite registrar en ellos comentarios, pe...
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Luego de realizadas todas las modificaciones sólo debes ir a la barra deherramientas y presionar el símbolo “Save and Clos...
Las referencias borradas son puestas en la papelera de reciclaje, por lo quepuedes recuperar las referencias borradas en c...
a. “Buscar” y “Reemplazar” datosPara localizar una palabra o frase individual en las referencias, “Find” es la mejorherram...
b. Carpetas de ReferenciasEl tipo de clasificación y de búsqueda que te permite esta función sigue la lógicadel administra...
la forma de la estructura (en árbol) de la anterior, por lo cual pueden sermanejadas como el administrador de archivos de ...
¿CÓMO OPERAR CON LAS "CARPETAS DINÁMICAS"?Luego de seleccionar la función "Dinamic Folder" a través de la función"Search",...
el segundo elemento (que aparece en rojo) para que se abran las opciones que tepermite elegir una condición para el campo ...
1. Hacer clic en la ruta de menú “Referencesà Searchà Indexed Search”.2. Sobre el panel de búsqueda indexada, hay tres bot...
Sin embargo, se recomienda en los casos de un manejo más avanzado en SQLal menos revisar las utilidades que pueda prestar ...
f. Búsqueda AvanzadaLa búsqueda avanzada utiliza también el Lenguaje estructurado de Consultas(Structured Query Language o...
6. Si necesitas cambiar uno de los criterios de la lista, selecciónalo primero, elproductor de Query será actualizado para...
3. Puedes saltar a un registro específico en la lista de rastreo si escribes algunaletra o palabra específica en la ventan...
3.Para      añadir    un     valor     específico     apretar el símbolo .4. Para actualizar y guardar los cambios realiza...
Para ambos casos, al importar datos, se deben realizar las mismas operaciones.Si sabes cuál es la fuente, es decir, el nom...
Una vez abierta la ventana, en la parte superior donde dice “Search”,escribiremos el nombre de la base de datos de la cual...
En esta ventana (ver Ilustración 16), deberemos contestarle al programa almenos tres preguntas:1. ¿Dónde está el archivo q...
Si tu no deseas importar un campo de datos específico sólo deberás poner“SKIP” en el lugar del campo de datos que deseas q...
a. Administrar los estilos de salidaLos estilos bibliográficos son reglas para la preparación formal de documentosde publi...
del nombre del journal o manual correspondiente. A través de esta tabla se puederápidamente revisar y buscar algún estilo ...
b. Insertar citas con formatoAlgunas veces, podrás necesitar insertar una referencia con formato en el textosin llevar a c...
En esta forma de insertar una cita debes tener presente siempre, al menos doscosas:1. El estilo con que se lleve a cabo se...
La “Reference ID” es usado únicamente para identificar un registro mientras seda formato a un documento, por lo cual tu ne...
"File As" instead of "Reference ID" for Temporary Citation”.Para poder utilizar las citas temporales, en cualquiera de los...
siguiendo la ruta: “Tools | Customize”. Sobre la viñeta de “Commands”, anda a“Edit” para seleccionarlos y arrastrarlos al ...
GENERAR UNA CITA MÚLTIPLE DE DISTINTAS REFERENCIASTambién pueden, para una misma cita, incluir diferentes registros como p...
EJEMPLO DE CITAS TEMPORALESA pesar de la diversidad de formatos usados para citar en un texto y generar labibliografía res...
CITAS Y REFERENCIAS A PIE DE PÁGINA Y AL FINAL DEL                     DOCUMENTOEl tratamiento que Biblioscape le da a las...
6. Por último, presiona el botón “Start” para que Biblioscape convierta eldocumento etiquetado en un documento con el form...
1. En Microsoft Word sigue la ruta del comando “Herramientasà Plantilla yComplementos...” (“Toolsà Templates and Add-Ins”)...
También, a través de esta integración, se puede utilizar una herramientallamada BiblioSidekick, la cual es un panel que pu...
OTRAS VENTAJAS DE BIBLIOEXPRESSBiblioexpress puede cumplir todas las labores de almacenaje y de organizaciónde la informac...
CONCLUSIÓNEn la investigación anterior logramos identificar muchos componentes y el usoque se le da a cada uno de ellos de...
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICASBrothersoft es un buen sitio para descargar en línea y gratis      el softwarebiblioexpress( htt...
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Análisis Comparativo

  1. 1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................4 ORDENAR Y CLASIFICAR LAS REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.............5 ¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS RELACIONAL? .........................................6 BARRA DE HERRAMIENTAS........................................................................10 CREAR UNA NUEVA BASE DE DATOS.......................................................11 MODULOS GENERALES...............................................................................11 REFERENCIAS...............................................................................................13 ASPECTOS GENERALES..............................................................................13 TIPOS DE REFERENCIAS.............................................................................13 CAMPOS DE DATOS ...................................................................................15 INGRESAR UNA REFERENCIA ...................................................................17 AUTOR(ES) ....................................................................................................19 TÍTULOS ........................................................................................................20 FECHAS Y AÑO .............................................................................................21 PALABRAS CLAVES Y MATERIAS ..............................................................22 ABSTRACT, NOTAS Y DOCUMENTOS .......................................................22 ATTACHMENT O ADJUNTAR ARCHIVOS ...................................................23 PÁGINAS .......................................................................................................23 TRABAJANDO CON REFERENCIAS............................................................24 REFERENCIAS. .............................................................................................29 ¿CÓMO OPERAR CON LAS "CARPETAS DINÁMICAS"? ..........................30 IMPORTAR ....................................................................................................37 DAR FORMATO A UNA CITA Y A LA BIBLIOGRAFÍA ................................41 SUPRIMIR EL AUTOR O AÑO EN UNA CITA FORMATEADA ....................47 AÑADIR PREFIJOS Y SUFIJOS A LA CITA FORMATEADA .......................48 GENERAR UNA CITA MÚLTIPLE DE DISTINTAS REFERENCIAS ............49 INCLUIR REFERENCIAS MÚLTIPLES EN UNA CITA .................................49
  2. 2. EJEMPLO DE CITAS TEMPORALES ...........................................................50 CITAS Y REFERENCIAS A PIE DE PÁGINA Y AL FINAL DEL DOCUMENTO ................................................................................................51 DAR Y QUITAR FORMATO A UN ARCHIVO RTF CON CITAS TEMPORALES ...............................................................................................51 OTRAS VENTAJAS DE BIBLIOEXPRESS....................................................55 IMPORTACIÓN DE DATOS Y FORMATO.....................................................55CONCLUSIÓN ...................................................................................................56REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS...................................................................57
  3. 3. INTRODUCCIÓNLas posibilidades de acceder a un gran número de información, y de diversaíndole, es cada vez más fácil, sobre todo con el uso de Internet. Sin embargo, ypor lo mismo, la información empieza a convertirse en un serio problemacuando hablamos de investigar, puesto que, como ya sabemos, el exceso deinformación no necesariamente redunda en mejores investigaciones. Uno delos elementos a considerar en esta sistematización tiene relación con el registroy clasificación de las numerosas referencias bibliográficas que utilizamos en elcurso de la creación de un texto, ya sea una investigación, una tesis, unartículo, un documento de trabajo, etc., momento en el cual nos podemosencontrar, al menos, con dos tipos de problemas:
  4. 4. ORDENAR Y CLASIFICAR LAS REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICASEn el proceso de creación de algún texto rastreamos y revisamos, a través dediferentes bibliotecas, bases de datos especializadas, Internet, librerías, etc., unaingente cantidad de referencias bibliográficas para nutrirlo. Junto a ello, de cadauna de las referencias que nos interesan generamos apuntes, resúmenes, notas,ideas en desarrollo, etc.Difícilmente seremos capaces de retener toda aquella información sin generar unsistema, por mássui generis o caótico que sea, que nos permita ordenarla yhacerla manipulable. Sistema que, ciertamente, cada uno tendrá y que, con susbemoles, funciona.Sin embargo, en muchos casos, nuestra confianza en la mnemotecnia y en laperseverancia de nuestra memoria, se ve abruptamente fracturada cuando nosencontramos con papeles desperdigados con referencias que no se encuentranen el ordenador, resúmenes sin los correspondientes datos de la referencia,diversidad de directorios con respecto a las referencias, archivos de citas sinclasificar, etc., etc., etc.En definitiva, un sistema que, aunque funcional en su medida, nonecesariamente será consistente, puesto que se irá modificando en la medidaque se vaya utilizando, cambiando los criterios de fichaje y de ordenaciónIntroducir de forma consistente y ordenada las referencias en nuestros textosCuando nos llega la hora de producir un texto para una tesis, un documento detrabajo, un artículo, etc. nos encontramos con la situación que ocupamos una grancantidad de tiempo en revisar nuestras citas y hacer la correspondiente bibliografía.Y que, además, generalmente se realiza en el período final, lo cual lo hace másperturbador aún.Así, llegado el momento de darle el formato requerido a nuestro texto, lo cualse acentúa si escribimos para una revista especializada puesto que,generalmente, existen formatos específicos para cada una ellas, debemosrealizar una exhaustiva revisión manual de los aspectos formales de lasreferencias bibliográficas. Operación que se deberá repetir para cada documentoy rehacer para cada estilo que se requiera dependiendo de su destinatario.Por y para ello existen herramientas informáticas, es decir programas, que nosfacilitan el tratamiento de dicha información. Algunas de ellas son EndNoteDatabase, ProCite Database, Reference Manager Database y Biblioscape o ensu versión gratuita Biblioexpress.
  5. 5. En este manual, orientado a usuarios legos, veremos las potencialidades deestos dos últimos programas, poniendo énfasis en los recursos y potencialidadesde Biblioscape y las posibilidades que su versión gratuita nos entrega.Biblioscape es un programa de procesamiento o tratamiento de referenciasbibliográficas, que utiliza una base de datos relacional que nos permite elcontacto constante, de manera rápida y fácil, con nuestros recursosbibliográficos. ¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS RELACIONAL?Antes de introducirnos en las distintas aplicaciones del programa nosdetendremos un momento, sin dar mayores especificaciones, en qué sería unabase de datos relacional, para lo cual requeriremos saber, en primer lugar, quées una base de datos (BD).Para hacernos una idea de lo que es una base de datos, la imagen máscomúnmente utilizada es la metáfora de un "almacén", un almacén de datos.Pero un almacén en donde se introducen datos de una forma ordenada.La manera de ordenar dichos datos es a través detablas que, a su vez, estánsubdividas en diversas categorías denominadascampos. Cada vez querellenamos los campos para una referencia estamos hablando de unregistro. Porejemplo (ver Ilustración 1): supongamos que tenemos que administrar una basede datos de una biblioteca, para lo cual tenemos una tabla llamada “Préstamosde libros”, la cual se subdivide en campos como podrían ser “nombre delusuario”, “dirección del usuario” “nombre del autor”, “título del libro”, “año deedición”, etc. Cuando rellenamos todos esos campos tendremos entonces unregistro.
  6. 6. Pero la real utilidad de las bases de datos no sólo se encuentra en laintroducción de forma ordenada de los datos, sino en las operaciones(búsquedas, clasificación, etc.) que con ellos se pueden realizar, las cuales confrecuencia consisten en seleccionar, del conjunto total de datos, aquellos quereúnan una serie de especificaciones dadas por un usuario.Para ello existen programas específicos que te permiten dichas operaciones y quese encuentran integrados en el Sistema de Gestión de Bases de Datos (SGBD o,comúnmente en inglés DBMS, siglas de DataBase Management Systems). Así, através de este sistema, la base de datos puede buscar un registro deseado consólo poner uno de los datos que correspondan a la referencia buscada. De estamanera, mientras más complejo sea dicho sistema, más funcionalidad yoperatividad tendrá la base de datos.Sin embargo, existen bases de datos que presentan ciertas restricciones dadaspor la cantidad de tablas con las cuales trabajan. Las denominadasbases dedatos con archivo sencillo (“flat file database”) o archivo secuencialsólo trabajancon una sola tabla. Esto quiere decir que se almacenará en la misma tablainformación de distinto tipo y de forma dependiente. Siguiendo con la tabla delejemplo de más arriba, la información general del usuario ("nombre", "dirección",etc.) está almacenada en la misma tabla que la información de la orden ("título dellibro", "nombre del autor", etc.). Si los usuarios piden más de un libro, lainformación general de estos deberá ser duplicada y re-ingresada por cada pedidoque hagan.
  7. 7. Así, con este tipo de base de datos se producen diversos problemas:§ Inconsistencia de los datos. Duplicaciones o redundancias de registroscon datos diferentes. Así, si una persona cambia de dirección podemos noalterar el registro anterior sino que lo damos de alta de nuevo con la nuevadirección. De esta manera, tendremos a la misma persona con dos direccionesdiferentes y sin posibilidad de garantizar que todos los programas del SGBDtendrán en cuenta que la dirección válida es la del segundo registro que aparece.Aquí se debería cambiar la dirección en cada uno de los pedidos realizados.§ Limitaciones en la visualización y manejo de los datos. Con este tipo debase de datos se mostrarán todos los campos de datos, recuperando asíinformación que no se requiere necesariamente, debiendo trabajar con todoslos datos al mismo tiempo. Para bases de datos con numerosos campos estoes un defecto importante a la hora del procesamiento de datos por el tiempoque lleva cada operación.Por lo anterior, y a modo general, las base de datos se esfuerzan por tender a laindependencia de los datos (con el fin de que las aplicaciones no se veanafectadas por cambios en la estructura de los datos), a la integridad de los datos(los datos deben cumplir ciertas restricciones que aseguren la correctaintroducción, modificación y borrado de los mismos) y a la seguridad de los datos(establecer diferentes niveles de acceso a los datos para diferentes tipos deusuarios).Un tipo de base de datos un poco más complejo tendría al menos dos tablas,una con los datos más frecuentemente empleados de cada persona y la otra conel resto de la información. Por supuesto, ambas tablas estarán relacionadas porun programa integrado en el Sistema de Gestión de Bases de Datos (SGBD). Unejemplo de este tipo de base de datos lo podemos observar en la Tabla 1:Esta base de datos se llama base de datos relacional, otorgando mayorpotencialidad y funcionalidad. Una base de datos relacional contiene múltiplestablas de datos que se relacionan unas con otras.
  8. 8. Con esta base de datos cada uno de los usuarios tiene uno y solo un registro deinformación general almacenada en la tabla “usuarios”. Cada uno de los registrosestá identificado por un único código de cliente, el cual sirve como llave relacional.Cuando un usuario pide una orden, ésta sólo debe contener el código del clientecomo referencia, puesto que toda la información general del cliente ya estáalmacenada en la tabla “usuarios”.Esta forma resuelve los problemas de duplicación y los cambios generados en lainformación del cliente. Por ello, el administrador de la base de datos sólorequiere cambiar en un único registro la información a modificar si alguiencambia su dirección.Biblioscape trabaja con este tipo de base de datos, generando diferentes tablaspara los diferentes módulos con los cuales opera. En el siguiente esquema (verIlustración 2), y sin entrar en más detalles, se encuentran las tablas que utiliza ylas relaciones que se establecen entre ellas.
  9. 9. Antes de continuar es importante señalar que Biblioscape requiere que seactualicen las tablas y sus relaciones entre ellas cada cierto tiempo para ayudara la consistencia de los datos y a la rapidez y eficacia de las operaciones. Paraello debes “reconstruir” la base de datos siguiendo la ruta “Fileà DatabaseàRebuild Database...”, proceso que demorará unos segundos. BARRA DE HERRAMIENTASComo podemos ver en la Ilustración 3, en su presentación inicialencontraremos al menos cuatro elementos generales:Las barras de herramientas con las distintas funciones que dispone elprograma. Para cambiar, quitar o añadir, las barras de herramientasdeberíamos seguir la ruta del menú “Viewà Toolbarà Customize...”12. Un cuadro con las carpetas generadas a modo de un administrador dearchivos para ordenar las referencias, como veremos más adelante.3. Un cuadro donde aparecen los registros que se han introducido en esta basede datos.4. Un cuadro deprevisualización de la referencia con el estilo de salida con el cualaparecerían las referencias tanto en las citas (en la primera línea) como en unalista bibliográfica.
  10. 10. CREAR UNA NUEVA BASE DE DATOSPara poder crear nuestra propia base de datos habrá que encontrar la función“New Database” que se encuentra siguiendo la ruta del Menú: “File > New Database”.Al activar dicha función se nos pedirá un directorio para que Biblioscape puedacrear automáticamente una nueva carpeta usando el nombre que se le hadado, generando en ella todos los nuevos archivos necesarios para la base dedatos. Por ejemplo, la base de datos de Biblioscape “sample” tiene unsubdirectorio con su nombre.Cada vez que generes una base de datos se cerrará Biblioscape y alreinicializarlo la nueva base de datos será abierta automáticamente.No olvides, de vez en cuando y de cuando en vez, resguardar los archivos dela base de datos generando una copia de seguridad para evitar pérdidas dedatos, sobre todo, cuando trabajes con un gran número de registros.La mejor forma de generar una copia de seguridad de una base de datos escomprimir todos los archivos que tiene el directorio de la base de datos, lo cuallo puedes realizar fácilmente con el compresor WinZip.Si no se desea comprimir la base de datos durante la copia de seguridad,puedes copiar los archivos de la base de datos a otro directorio o a un discoextraíble. MODULOS GENERALESPara hacernos una idea panorámica de Biblioscape podemos señalar que elprograma trabaja a través de 7 grandes módulos que se encuentraninterrelacionados entre sí.1.- R e ferencias: Este módulo no sólo nos permite introducir de forma fácil yordenada toda la información que poseamos con respecto a una referenciabibliográfica, sino también todas las funciones de clasificación y búsqueda dedatos específicos.2.- Biblioword: Este módulo nos permite, sin dejar el programa Biblioscape,trabajar un archivo de texto para facilitar la introducción de citas, otorgándole elformato que se desee. Esto se debe a la integración entre Biblioscape y losprocesadores de textos más conocidos: Word Perfect y Word.
  11. 11. 3.- I n t e r n e t: Este módulo no sólo nos permite trabajarcon Internet o Intranetpara obtener referencias bibliográficas situadas en bases de datos o de introducirreferencias bibliográficas electrónicas, sino que también nos permite trabajare ninternet, pudiendo tener una base de datos online que puede ser trabajada desdedistintos lugares y con distintas personas.4.- Notas: Este módulo nos permite llevar de forma ordenada nuestras notas yapuntes que no estén necesariamente relacionados con alguna referenciaespecífica, pero que se relacione con la investigación o las ideas que sedesean desarrollar.5.- Tareas: Este módulo nos permite organizar nuestra programación de tareascon respecto a las diferentes referencias bibliográficas.6.- Gráficos y Mapas (Chart): Este módulo nos permite realizar gráficos omapas que ayuden a la visualización de las ideas desarrolladas o en términosde la presentación de los resultados obtenidos en nuestra investigación.7.- Catálogo: Este módulo se especializa en la administración y manejo de lastareas propias de bibliotecas y librerías en términos de préstamos,proveedores, clientes, etc.Para visualizar y movernos de uno a otro módulo deberemos ir al menú yseleccionar "Go" y luego marcar el módulo que deseemos utilizar, como seindica en la Ilustración 4
  12. 12. REFERENCIASCada uno de estos módulos realiza tareas específicas que se puedenseleccionar ya sea a través de las barras de herramientas o a través del menú"Tools". En este manual nos abocaremos a revisar de forma relativamentedetallada el módulo de Referencias, dejando para otra oportunidad los demásmódulos ASPECTOS GENERALESUna referencia bibliográfica es toda la información necesaria para identificaruna fuente específica, ya sea de tipo escrito o audiovisual.El módulo de Referencias, como ya se dijo, nos permite introducir de forma fácily ordenada toda la información que poseamos con respecto a una referenciabibliográfica en particular, incluyendo las posibles vinculaciones con otrasreferencias. Así también nos permite el tratamiento de los datos de dichareferencia, posibilitando operaciones de clasificación y búsqueda a partir decondiciones definidas por el usuario.Biblioscape ordena la información que se tenga de una referenciaestableciendo un cruce de dos elementos básicos que están presentes en lamayoría de las funciones que realiza el programa: los tipos de referencia y loscampos de datos. TIPOS DE REFERENCIASPor “tipos de referencias” entenderemos la clasificación general que el programatrae consigo con respecto a las fuentes bibliográficas, las cuales se requieren deinformación distinta para ser citados o referenciados.Por ejemplo, un artículo de una revista especializada requerirá no sólo el nombredel autor y el título del artículo, como un libro, sino que además, requerirá laspáginas de inicio y de término, el nombre, el número y el volumen de la revista,etc.Biblioscape trae consigo 27 tipos de referencias distintas, incorporando inclusoun tipo de referencia genérico, que contiene todos los campos, para introduciralgún registro que no cumpla con ninguno de los que nos aporta el programa. Acontinuación, en la Tabla 2, encontraréis una breve descripción de los diferentestipos de referencias disponibles en Biblioscape:
  13. 13. Cada uno de estos tipos, exceptuando el Genérico, puede ser editado yadaptado a las propias necesidades de cada usuario. Pero si así y todo, serequiriera crear un nuevo tipo de referencia, Biblioscape, aún cuando conalgunas precauciones, permite generarlo. CAMPOS DE DATOSPara cualquier base de datos, los campos de datos, como se dijo anteriormente,son todas las categorías en las cuales se puede dividir una tabla determinadapara introducir datos específicos de lo que se quiere almacenar.La principal tabla del módulo de referencias ("bib") se encuentra dividida en más de60 campos, de los cuales la mayoría son posibles de manipular, es decir, deintroducir datos. El resto serán datos puestos por el mismo programa y que sirvenpara su funcionamiento interno.La siguiente tabla (Tabla 3) es una lista de todos los campos de datos,consignando el nombre propio del campo, su nombre genérico (ambosimposibles de modificar) y la traducción del nombre genérico al castellano. En losanexos, por si fuese necesaria mayor información, hay una breve descripción decada uno de ellos (Anexo I).
  14. 14. Pero, como se dijo, no todos los campos de datos se requieren para todos los tiposde referencias que el programa contiene. Por ello, dependiendo del tipo dereferencia que se elija algunos campos pueden tomar diferentes funciones.En la siguiente tabla (Tabla 4) aparecen estas diferencias comparativas conrespecto a algunos de los tipos de referencias nombrados más arriba, escogidospor la utilidad que pueden prestar a la hora de ingresar los datos.
  15. 15. Es de importancia tener claridad a la hora de ingresar los datos en qué campose deben introducir, no sólo por el hecho de que se pueden producirinconsistencias en la base de datos (datos de una misma naturaleza situados encampos distintos) que pueden generar problemas a la hora de buscar y clasificarbajo ciertos parámetros, sino que esto condicionará también el formato queadopten los datos en cuanto a su visualización y presentación. INGRESAR UNA REFERENCIASin duda, difícilmente podremos retener toda la información que se ha descritohasta ahora. Por ello, la práctica será indispensable para automatizar dichainformación y poder trabajar cada vez más cómodamente con el programa. Por
  16. 16. ello empezaremos aprendiendo cómo se ingresan los datos utilizando lo hastaaquí revisado.Si bien Biblioscape es una herramienta potente, la tarea más laboriosa, peroesencial e inevitable para su funcionamiento hasta cierto punto, como veremosmás adelante con la función de importación de datos, es el ingreso de datos.Para iniciar el proceso de ingreso de una nueva referencia tenemos al menosdos posibilidades. La primera es buscar en la barra de menú la función“References” y dentro de ella dirigirnos a “New Reference”. La segunda esbuscar en la barra de herramientas el símbolo“¡Error! Imposible crear objetosmodificando códigos de campo.New Reference”. Una vez seleccionada estaopción aparecerá una ventana con los campos a rellenar.Anteriormente vimos, a modo de recordatorio, que algunos campos puedenadmitir distintos tipos de datos dependiendo del tipo de referencia que sequiera ingresar. Por lo tanto, y como podemos observar en la Ilustración 5, loprimero que debemos definir para ingresar los datos es el tipo de referencia, locual se puede realizar apretando la flecha que está en el extremo derecho delcampo “type of reference”.
  17. 17. Para ingresar la información restante puedes dirigirte a los otros campospresionando ya sea la tecla del tabulador (la tecla “tab”, por lo general arriba delas mayúsculas) o ya sea con la flecha o, simplemente, con el ratón.Es importante señalar aquí que en algunos de ellos, como en el caso de"autor”, “editorial”, “editor”, “journal”, “keyword”, etc., existe la posibilidad de unabúsqueda de rastreo a través de la función “lookup”, la cual facilita laconsistencia de los datos, es decir, permite asegurar que se utilice una únicaforma de ingresar un mismo dato varias veces.Así, esta búsqueda de rastreo nos permite visualizar los datos que ya seencuentran incorporados en nuestra base de datos para el campo en que seabrió la aplicación de “lookup” y seleccionar el dato que requerimos insertar.Para activar dicha función sólo debes presionar el botón que apareceráautomáticamente a la derecha del campo seleccionado.Esta función se realiza gracias al proceso de indexación que realizaBiblioscape de cada una de las palabras que introducimos. Por lo cual,serequiere actualizar el index de rastreo (Lookup Index) cada cierto tiempo paraque no aparezcan datos ya borrados o ya corregidos. Para ello debes seguir laruta “File > Data base > Update Lookup Index”.Una vez terminado de ingresar todos los datos para tu referencia, en la barrade herramientas presiona “Save Reference” para archivar la informacióningresada. Si no deseas archivar puedes presionar “Cancel” para omitir loscambios. Una vez guardados los datos, Biblioscape volverá a la lista dereferencias. Si tu deseas seguir ingresando referencias y no volver a la lista dereferencias has clic en “New Reference” y el registro actual seráautomáticamente archivado.Sin embargo, el ingreso de datos en los distintos campos requiere que seponga atención no sólo en la función del campo, sino que, además, en cómo seingresan los distintos datos para que Biblioscape pueda, de forma homogéneapara todos los registros, darles formato correctamente.En lo que sigue revisaremos las funciones que pueden tener algunos camposespecíficos que nos pueden ser útiles a la hora de trabajar con Biblioscape ylas reglas de ingreso de datos necesarias para cada uno de ellos. AUTOR(ES)
  18. 18. Existen cuatro campos de autores (“Authors”, “Sec_authors”, “Tert_authors”,and “Quat_authors”), los cuales siguen una serie de reglas comunes y quepueden tener distintas funciones dependiendo del tipo de referencia que seutilice. En la Tabla 5, se os presentan algunas recomendaciones de cara altrabajo con autores: TÍTULOS
  19. 19. Existen también cuatro campos (“Title”, “Sec_title”, “Tert_title”, y “Quat_title”)que sirven para ingresar títulos, los cuales, como ya vimos en un cuadro en elapartado referido a los campos, tendrán diferentes funciones dependiendo deltipo de referencia que se utilice. Para ingresar los títulos se deben respetarciertas reglas para que Biblioscape pueda darles de forma homogénea unformato correcto.A modo general, en este caso se recomienda que se decida en el momento deingresar los títulos si se desea que vayan en mayúsculas o minúsculas, puestoque si bien los estilos pueden realizarlo de forma automática, existen diversasexcepciones para este tipo de cambio, lo cual puede generar errores en elformato final de la referenciaEn general, se deben entrar los títulos sin un punto o cualquier otra puntuación alfinal, puesto que éste se añadirá automáticamente si fuese necesario según elestilo de salida que se elija.Sin embargo, para algunos casos es necesario que ya sea el título del artículo o elnombre del Journal vayan abreviados. Es para estos casos que Biblioscaperequiere de un punto al final del dato ingresado para reconocer que es unaabreviatura. Por ejemplo, el estilo MLA requiere que un título abreviado seaañadido en la cita en el texto para identificar trabajos de un mismo autor. Una citaen el texto regular en MLA requiere solamente el nombre del autor y la páginacitada, como “(Smith 278)”. Pero si hay múltiples trabajos para este autor, MLArequiere que el título o una abreviatura de él sea añadida a la cita. Si el títuloregular es grande, como “Exploring All Possibilities in Your Life - The YatesIsaccson Story” tu deberías entrar una forma abreviada del título que comienzacon la primera palabra. Por ejemplo: (Smith, Exploring 278).Así también en el caso del nombre de una revista especializada (Journal), queutiliza el campo “Sec_title”, podrás introducir la forma abreviada con un punto.Algunos estilos de salida utilizan para identificar las referencias sólo unaabreviación o una sigla del Journal. Si la forma abreviada o completa del nombredel Journal no es encontrada en la tabla de nombres de los Journals, se utilizarápor defecto el nombre ingresado del Journal en dicha referencia.Para ver los listados de Journal que se han ingresado de forma abreviada ocon el nombre completo, Biblioscape incorpora un Editor de los nombres de losJournals. FECHAS Y AÑO
  20. 20. Existen dos tipos de campos para ingresar fechas. Por una parte, tenemos uncampo de datos de fechas con formato pre-establecido (“Date_Pub”) querequiere que se ingresen los tres valores (día, mes y año) con caracteresnuméricos, puesto que no acepta caracteres alfabéticos. Si estos tres valoresno están, el programa no permitirá pasar a otro campo sin corregir o borrar losdatos ingresados.Sin embargo, no siempre las referencias tienen una fecha con lascaracterísticas anteriores, puesto que sólo requieren, como en el caso de losJournals, una fecha incompleta (“May 1994”) o tienen caracteres alfabéticos(“Otoño, 2000”). Para ello, Biblioscape contiene un segundo tipo de campo defechas con formato libre (“Date_freeform”) que nos sirve para estos casos.En cuanto al año, debes ingresar los cuatro dígitos y tampoco aceptacaracteres alfabéticos. Si aún no está publicada la referencia puedes poner “enprensa” o “en preparación” en otros campos como “Volumen” o “Edición”, loscuales pueden tener caracteres alfanuméricos. PALABRAS CLAVES Y MATERIASDos campos útiles a la hora de organizar la información son Palabras Claves(“Keywords”) y Materias (“Subject”), puesto que nos permitirán realizar distintostipos de búsquedas y clasificaciones de nuestras referencias bibliográficascomo veremos más adelante.En estos campos habría que hacer sólo dos advertencias:1. El separador entre palabras claves es un punto y coma (;), si no se realiza deesta forma el programa interpreta a las dos palabras como una sola palabraclave. Por ejemplo: “Cárcel; Tiempo”.2. Las palabras utilizadas aquí tienen que tener el mismo formato y sin ponerningún tipo de puntuación para que el programa las reconozca como una mimapalabra (por ejemplo: “Cárcel” no es lo mismo que “cárcel” o “cárcel.”. Pararesolver dicho problema de consistencia, Biblioscape te va sugiriendo, mientrasescribes, las palabras claves que existen en la base de datos que contienen lamisma raíz o, si la necesitas, te permite utilizar la búsqueda de rastreo(“Lookup”) que vimos anteriormente. ABSTRACT, NOTAS Y DOCUMENTOS
  21. 21. Estos campos permiten introducir una cantidad de texto (256 MB por registro)que permite registrar en ellos comentarios, pensamientos personales, etc.(“Notes”); una breve descripción o resumen del contenido de la referencia(“Abstract”); o texto con formato, gráficos y objetos OLE por lo que puedesañadir textos completos de un documento, con gráficos, plantillas Excel,dibujos, etc. (“Document”). Más adelante especificaremos la forma de ingresary trabajar con Abstracts y Documentos.Si bien el campo de documentos guarda los datos en formato de textoenriquecido (RTF), si los gráficos y objetos OLE superan una resolución de 256colores, el código RTF podría llegar a ser significativo como para que losprocesos de búsqueda del programa se ldentifiquen. Se recomienda en estoscasos utilizar otro procesador de textos como el Word para generar losdocumentos y luego vincularlos o adjuntarlos a la referencia a través del campo“Attachment”, en vez de archivarlos en el campo “Document”. ATTACHMENT O ADJUNTAR ARCHIVOSEste campo permite adjuntar archivos a las referencias, lo cual se puederealizar presionando el símbolo que aparecerá, una vez seleccionado este campo,en el extremo derecho, permitiéndote explorar a través de una ventana debúsqueda convencional para acceder al archivo requerido.Si este campo está activo, es decir, si existe algún documento adjunto, el icono(DIBUJO DEL CLIP) será mostrado en el encabezado del panel de vista preliminar,el cual te permitirá acceder al archivo adjunto directamente siempre y cuandotengas el programa requerido para ello. PÁGINAS
  22. 22. En algunos casos, como en las revistas especializadas, la página de inicio y lade término se encuentran en diferentes campos. Sin embargo, en algunosestilos o tipos de referencia se requerirá la página inicial o el rango de laspáginas. Para ello se utilizará sólo el campo de datos “End_Page”.A modo de advertencia, no se debe introducir ningún tipo de puntuación connúmeros iguales o superiores a mil. TRABAJANDO CON REFERENCIASUna vez que ya hemos ingresado nuestros registros, que sin duda es la partemás engorrosa del proceso, pero, como todas las cosas desagradables,necesaria, podemos utilizar las diferentes aplicaciones que nos entregaBiblioscape para modificar, clasificar y buscar referencias específicas y,también, darle formato a las citas y a la bibliografía de un texto en el queestemos trabajando.1. Editar una referenciaPara editar una referencia, es decir, para introducir modificaciones en elregistro que hemos realizado, una forma relativamente cómoda, dependiendode las modificaciones que haya que hacer, es utilizar el panel deprevisualización.Si seleccionas el modo de visualización de la referencia “en vivo” siguiendo laruta “View à Preview à Pane à Live Preview”, podrás ver todos los camposde la referencia, pudiendo editar el registro de la referencia seleccionada, lo cualno se puede realizar a través del modo de previsualización formateada(“Formatted Preview”). Cuando te muevas a otra referencia en la lista, loscambios que has realizado serán archivados en la base de datos de formaautomática.Otra forma de realizar las modificaciones es seleccionar una referencia y hacerdoble clic en ella o apretar “Enter” para ingresar al Editor de Referencias.El Editor de Referencias (ver Ilustración 6) contiene 6 submódulos, que acontinuación revisaremos uno a uno (ver Tabla 7), los cuales te permitirán nosólo modificar, borrar y agregar datos a tus referencias, sino también tepermitirá editar los vínculos que tienen tus referencias a otras referencias,documentos, etc.
  23. 23. Luego de realizadas todas las modificaciones sólo debes ir a la barra deherramientas y presionar el símbolo “Save and Close”, con lo cual el programaguardará los cambios y te devolverá a la lista de referencias.En el caso que necesites eliminar una referencia sólo debes seleccionar la quedeseas eliminar y seguir la ruta “Referencesà Delete” para hacerlo o,simplemente, apretar “Delete” o Suprimir.
  24. 24. Las referencias borradas son puestas en la papelera de reciclaje, por lo quepuedes recuperar las referencias borradas en caso de que hayas cometido unerror. Eso si, una vez que las referencias sean borradas de la papelera dereciclaje serán borradas permanentemente.2. Búsqueda y clasificación de referenciasBiblioscape está provisto de diversas formas para clasificar y buscar referencias,teniendo cada cual sus propias potencialidades. En general, todas persiguen unaidea básica: permitir reunir un grupo de registros a partir de los criterios debúsqueda que el usuario especifique. Utilizar una u otra sólo será cuestión detener claridad con respecto a lo que se desea buscar.Según los diseñadores del programa, las tareas de búsqueda se hacen máslentas cuando se superan las ¡¡¡10.000 referencias bibliográficas!!!.. Al menos,en cuanto a esto, nos imaginamos que podremos utilizarlo tranquilamente almenos por un buen tiempo...Exceptuando las funciones "Buscar" y "Reemplazar", para acceder a todos losdemás tipos de búsqueda se debe seguir la ruta "Toolsà Search" o presionar elsímbolo “Search” en la barra de herramientas, en donde aparecerán todas lasdemás opciones de búsqueda (ver Ilustración 7):
  25. 25. a. “Buscar” y “Reemplazar” datosPara localizar una palabra o frase individual en las referencias, “Find” es la mejorherramienta para hacerlo. Si, además, deseas no sólo encontrar un datoespecífico sino también reemplazarlo por otro, entonces “Replace” es laherramienta a utilizar. Esta última puede ser de gran utilidad a la hora de corregirdatos como, por ejemplo, cuando has ingresado de forma errónea un nombre deun autor en varios registros.Ambas funciones trabajan básicamente con la misma lógica con que trabajan,por ejemplo, en el procesador de texto Word. Lo único en que tienes que poneratención es seleccionar las referencias que deseas en que se realice labúsqueda, puesto que ambas funciones buscarán sólo palabras en la lista dereferencias que se encuentran en la vista al momento de realizar la operación. Sideseas que la aplicación se lleve a efecto y todas las referencias que tengas,debes utilizar la función “Retrieve All” primero, siguiendo la ruta “ReferencesàRetrieve All” o presionando el símbolo en la barra de herramientas , lo cualmostrará todos los registros de la actual base de datos.Además, puedes conIlustraciónr dichas aplicaciones para que permitan buscardatos que ya sea se parezcan a tu palabra buscada, ya sea sólo para los casosque aparezca la palabra completa o ya sea para aquello que sólo tengan parte dela palabra. También, si se prefiere y necesita, se puede limitar la búsqueda y elreemplazo a cualquier campo de datos específicos.Para utilizar la función de“Buscar”:1) Debes seguir la ruta "Edità Find…" para que te aparezca la ventana de laaplicación.2) Escribir la palabra que se desea encontrar.3) Y luego puedes utilizar el botón “Find Next” para encontrar la palabra que sedesea.Para utilizar la función de“Ree mplazar”:1) Debes seguir la ruta “Edità Replace…".2) Escribir la palabra que se desea encontrar, y la palabra a reemplazarla.3) Aprieta el botón “Replace” para activar la función. Cuando un caso esencontrado se puede optar por reemplazar (“Replace”) o saltar el caso y pedir lasiguiente búsqueda con “Find Next”. Si no deseas ser preguntado cada vez paracada caso, puesto que estás seguro de las modificaciones a introducir, puedesapretar el botón “Replace All” y el programa hará las modificacionesautomáticamente.
  26. 26. b. Carpetas de ReferenciasEl tipo de clasificación y de búsqueda que te permite esta función sigue la lógicadel administrador de archivos de Windows, por lo que no deberías tener mayoresproblemas para introducirte en él (ver Ilustración 8).Puedes generar carpetas y subcarpetas e introducir en ella la o las referenciasdeseadas, ya sea incorporándola directamente o ya sea copiando y pegando osencillamente arrastrando de una carpeta a otra con el ratón.Una forma rápida y sencilla de trabajar con este tipo de búsqueda es a través delbotón derecho de tu ratón que abrirá un panel activo donde aparecen las distintasopciones para crear (“Create Folder”), borrar (“Delete Folder”), renombrar carpetas(“Rename Folder”) y subcarpetas (“Create Child Folder”).Sin embargo, si bien este tipo de clasificación y búsqueda la podemos realizaren Biblioscape, Biblioexpress no la trae consigo, puesto que privilegia elsistema de "carpetas dinámicas" que veremos a continuación.c. Carpetas DinámicasEl tipo de clasificación y búsqueda que nos puede entregar la forma anteriorpuede tener la ventaja que se realiza a través de elementos y operaciones conlas cuales cualquier usuario iniciado en Windows puede trabajar cómodamente.Sin embargo, tiene la desventaja de generar una estructura (en árbol) rígida declasificación y búsqueda, la cual requiere de bastante trabajo para podermodificarla cuando las necesidades de una investigación o trabajo conreferencias lo requieren.Por ello, Biblioscape, y en particular Biblioexpress 3.0, han introducido unsistema flexible de clasificación y búsqueda de información que, manteniendo
  27. 27. la forma de la estructura (en árbol) de la anterior, por lo cual pueden sermanejadas como el administrador de archivos de Windows, permite unaflexibilidad mayor en cuanto a la organización de la información.Este tipo de clasificación y búsqueda trabaja con las denominadas "Carpetasdinámicas" o "Carpetas azules", las cuales operan a partir de una idea básica:dichas carpetas no almacenan referencias como las carpetas tradicionales,sino que almacenan criterios debúsqueda otorgados por cada usuario, reuniendo bajo estos criterios unconjunto de REFERENCIAS.Las carpetas dinámicas operan bajo el denominado "Lenguaje Estructurado deConsulta" (Structured Query Lenguage o SQL), el cual a través de diversosoperadores permite seleccionar y mostrar rápidamente la búsqueda. Sinembargo, Biblioscape facilita el uso de esta herramienta sofisticada debúsqueda en la medida que no es necesario ser un entendido en dicholenguaje para poder operar con él. (Si ya se sabe operar con ella ir a SQLCommands...)Para operar con este tipo de clasificación y búsqueda sólo requieres generaruna "consulta" que Biblioscape transformará en lenguaje SQL, definiendo una"Query". Si bien "Query" significa "consulta" en castellano, la traducción no esdel todo acertada, puesto que una "Query" no es sólo consultar la base dedatos, sino una forma de trabajar con las referencias, puesto que te permitevisualizar y manipular los distintos tipos de vinculaciones posibles entre ellas.En este tipo de clasificación y búsquedacada "Query" es una "carpetadinámica", la cual va reuniendo automáticamente en el listado las nuevasreferencias que se van ingresando que cumplan con los criterios establecidosen la "Query". Y cada vez que seleccionas una carpeta azul, todas lasreferencias que se asocien a la "Query" serán recuperadas en la visualización.
  28. 28. ¿CÓMO OPERAR CON LAS "CARPETAS DINÁMICAS"?Luego de seleccionar la función "Dinamic Folder" a través de la función"Search", y comopodemos ver en la Ilustración 9, en la ventana aparecerán cuatro cuadros aconsiderar:1. El cuadro de la estructura de árbol de las "carpetas dinámicas".2. El cuadro de los operadores para definir la "Query".3. El cuadro del conjunto de referencias que reúne la carpeta dinámicaseleccionada.4. El cuadro de la previsualización de la referencia seleccionada.Para definir una Query centrémonos en el cuadro 2 del dibujo (de la Ilustración 9):1. Selecciona la carpeta “Saved queries” en el cuadro 1 y aprieta el símbolopara crear una carpeta dinámica. Aquí se te pedirá darle un nombre a la carpeta.2. Para definir una condición o agregar otras condiciones debes presionar en elcuadro 2 el texto en gris <Clic here to add condition>.3. Te aparecerá una oración con una sintaxis particularpara definir la condiciónde búsqueda. El primer elemento (en el cuadro de ejemplo “Year”) de estaoración será el campo que debes elegir y que servirá de primer filtro pararealizar la operación de búsqueda. Para ello sólo debes presionar el primerelemento que se encuentra en azul y elegir un campo.4. Luego podrás definir un operador (en el cuadro de ejemplo “between”) quecondicionará la búsqueda en ese campo específico. Para ello sólo debes presionar
  29. 29. el segundo elemento (que aparece en rojo) para que se abran las opciones que tepermite elegir una condición para el campo seleccionado. Dependiendo de lacondición de búsqueda que elijas, requerirás además escribir un valor debúsqueda.5. Si deseas otra condición sólo deberás repetir el proceso apretandonuevamente el texto en gris <Clic here to add condition>.6. Cuando hayas terminado estos pasos ya tendrás tu primera "Query" y sólodeberás presionar el botón para actualizar– y sólo para actualizar – lascondiciones y se realizará la búsqueda, apareciendo las referencias quecumplen la condición en el cuadro 3.7. Para guardar las condiciones establecidas o los cambios introducidos a unaQuery has clic sobre el botón Recuerda que las carpetas dinámicas noalmacenan referencias, sino condiciones de búsqueda. De todas formas, elprograma te preguntará una vez que quieras salir de ella si deseas archivar lasmodificaciones hechas en la carpeta dinámica.8.Para borrar una Query has clic en el botón , con lo cual se eliminará lacarpeta azul seleccionada en ese momento.d. Búsqueda indexadaEste menú permite acceder a tres tipos de búsqueda diferentes: la búsquedarápida, la búsqueda astuta y la búsqueda indexada propiamente tal. Si bienrevisaremos las tres, nos centraremos principalmente en la tercera de ellas,puesto que tiene ciertas características que la hacen diferenciarse a los otrostipos de búsqueda. Las otras dos pueden ser entendidas fácilmente con lo yavisto hasta ahora. Para poder acceder a ellas, y como podemos comprobar enla Ilustración 10, debes seguir los siguientes pasos:
  30. 30. 1. Hacer clic en la ruta de menú “Referencesà Searchà Indexed Search”.2. Sobre el panel de búsqueda indexada, hay tres botones, uno para cada uno delos subtipos de búsqueda que te permite.• Fast Search (Búsqueda Rápida)Si deseas buscar una palabra específica te puedes remitir a esta opción. Ladiferencia con “Find” es que esta búsqueda te entrega el listado de lasreferencias, mientras que “Find” va de una en una. Para utilizarla debes sólocerciorarte que el botón “Fast Search” está activo.• Smart Search (Búsqueda Astuta)Este tipo de búsqueda vuelve a trabajar con SQL, pero, esta vez, el programaestá condicionado para realizar una interfase entre el lenguaje natural, en estecaso el inglés, y el lenguaje estructurado de consulta. De esta manera, losusuarios pueden escribir, recuerda que utilizando el inglés, una condición debúsqueda y Biblioscape generará la traducción al lenguaje estructurado deconsulta (SQL) para convertirlo en una “Query”. Por ejemplo: uno podríaescribir frases del estilo “papers by Bowie before 1995” y el programa buscaríatodos los artículos en donde aparezca Bowie antes de 1995Para realizar esta búsqueda con lenguaje natural se deben tener enconsideración ciertas limitaciones, aunque fácilmente superables, a la hora detrabajar con ella:1) Saber inglés o al menos manejarse con las claves que vienen acontinuación.2)El tipo de referencia debe ser ingresado primero.3)El nombre del autor deben ser seguidas por la palabra “by”4) Las palabras claves deben ser seguidas por la palabra “about”5) El año debe ser seguido por las palabras “before”, “after” o “between... and...”Si se está familiarizado con el SQL, puedes ejecutar una búsqueda a través dela “Smart Search” escribiendo los parámetros correspondientes al Lenguajeestructurado de consulta (SQL). Aquí hay algunos ejemplos de ello:§ where Authors like ‘%Smith%’ and Ref_type = ‘Journal Article’ andYear_pub > 1990§ where date_input between ‘9/2/1998’ and ‘10/21/2000’§ where Title like ‘%Synthesis%’ and Sec_title = ‘J. Med. Chem.’
  31. 31. Sin embargo, se recomienda en los casos de un manejo más avanzado en SQLal menos revisar las utilidades que pueda prestar el editor “SQL Commands...”,siguiendo la ruta “Toolsà Advancedà SQL Commands...”. En él se puedenutilizar las tablas de autor, journal y palabras claves para construirqueriesmucho más rápidas.• Búsqueda IndexadaLas características principales de este tipo de clasificación y búsqueda es surapidez y que no se deteriora con la cantidad de referencias que haya en la basede datos. Es una herramienta de búsqueda útil cuando trabajamos con grandesvolúmenes de referencias.Este tipo de búsqueda puede realizarse puesto que Biblioscape indexa, esdecir, archiva y cataloga cada una de las palabras ingresadas en la base dedatos.Su uso es bastante sencillo, utilizando una forma de búsqueda similar a losbuscadores de Internet sobre todo por su formato y nomenclatura (ver Tabla 8).Para trabajar con este tipo de búsqueda luego de seguir la ruta “ReferencesàSearchà Indexed Search” y cerciorarse que el botón “Indexed Search”, habríaque ingresar algún objeto de búsqueda y apretar “enter” o hacer clic en el botón“Start”.
  32. 32. f. Búsqueda AvanzadaLa búsqueda avanzada utiliza también el Lenguaje estructurado de Consultas(Structured Query Language o SQL) de igual forma que las carpetas dinámicas,pudiendo también guardar la búsqueda realizada pero en este caso en unarchivo, lo cual no te permite realizar una clasificación y ordenación de lasbúsquedas realizadas.Su manejo es bastante similar al de las carpetas dinámicas, por lo que si ya tesabes manejar con ellas, no tendrás mayores inconvenientes con este tipo debúsqueda.Para producir una Query con este tipo de búsqueda, y como muestra laIlustración 11, debes:1. Hacer clic en el menú y seguir la ruta: “Referencesà Searchà AdvancedSearch”.2. Sobre el panel de la izquierda, seleccionar el campo que deseas definircomo condición.3. Si es necesario, escribir en el cuadro editor el texto que deseas buscar.4. Has clic sobre el botón si deseas buscar en más de un campo. Debesconsiderar que la relación entre cada criterio de búsqueda es AND, es decir cadacondición que agregas va restringiendo aún más la búsqueda. Este operador lógicono puede ser adaptado5. Has clic en el botón para remover el criterio de búsqueda seleccionado de lalista.
  33. 33. 6. Si necesitas cambiar uno de los criterios de la lista, selecciónalo primero, elproductor de Query será actualizado para reflejar la selección. Modificado lostérminos de búsqueda, has clic en el botón para guardar los cambios en la lista.7. Has clic sobre el botón o presiona “enter” para empezar la búsqueda.Puedes guardar una Query, para utilizarla después, apretando sobre lascondiciones de búsqueda el botón derecho del ratón para que aparezca el menúautomático. Luego sólo seleccionas “Save” y le otorgas un nombre a la Query siestimas necesario. Para abrir una Query guardada, presiona el botón derecho delratón y has clic en el menú “Open Query”g. Búsqueda de Rastreo (Lookup)Esta búsqueda se caracteriza por realizar un rastreo de los registros a travésde la mayoría de los campos de datos (No es posible utilizar este tipo debúsqueda campos tales como Notas, Abstract, Misceláneos y Documentos,entre otros). En el modo de rastreo, los registros de un campo de datosdeterminado (autor, título, año, etc.) se muestran en un listado en ordenalfabético junto con la frecuencia de ocurrencia.Para rastrear un campo de datos debes seguir los siguientes pasos,centrándote en el cuadro que está destacado en la imagen (ver Ilustración 12):1. Para mostrar el panel de la búsqueda de rastreo, has clic en el menú“Referencesà Searchà Lookup”.2. Selecciona un campo de datos usando la ventana desplegable de la izquierda.Una lista de los distintos valores o datos que tiene ese campo, junto con suocurrencia, aparecerán.
  34. 34. 3. Puedes saltar a un registro específico en la lista de rastreo si escribes algunaletra o palabra específica en la ventana de la derecha, y el cursor se irá alregistro más cercano a tu petición.4. Si deseas ir a una referencia específica sólo debes hacer doble clic en ella yaparecerá en el cuadro de referencias de la derechaLa lista de valores de un campo te aparecerá ordenada alfabéticamente deforma ascendente. Para cambiar su dirección sólo debes presionar el título dela columna. Lo propio puedes hacer con la columna de las ocurrencias.e. Búsqueda RápidaEsta búsqueda nos permite ordenar y clasificar los datos a través de lassubcategorías que cada campo contiene. En este sentido es similar a labúsqueda anterior. Sin embargo, se deben definir e introducir los valores que sequieran agrupar por cada campo.Este tipo de búsqueda es útil para tener una visión panorámica del material quehemos ingresado y que nos parezca más relevante. Además, junto con labúsqueda de carpetas dinámicas es una de las dos formas que nos permiteacceder a la papelera de reciclaje.Para trabajar con esta búsqueda deberás en el módulo de Referencias (verIlustración 13):1. Seguir la ruta “Toolsà Searchà Quick Search”.2. Seleccionar un campo específico.
  35. 35. 3.Para añadir un valor específico apretar el símbolo .4. Para actualizar y guardar los cambios realizados apretar el símbolo .5. Para eliminar un valor específico apretar el símbolo . IMPORTARComo veíamos anteriormente una de las labores más engorrosas que elprograma requiere, pero indiscutiblemente necesaria, es el ingreso de datos.Por y para ello, Biblioscape permite importar datos desde cualquier base dedatos que se pueda acceder, evitando así el trabajo de escribir en cada registrode datos los valores de los campos correspondientes. Su manejo esrelativamente sencillo, aún cuando se debe poner atención en algunosaspectos para poder realizarlo con precisión sin perder o desordenar los datosa guardar.Si consideramos que cada base de datos otorga un formato característico a losdatos al descargarlos en un archivo, sea éste “.TXT” o “.DAT”, para que seaposible su lectura ordenada se requiere que Biblioscape pueda leer y trabajarcon dicha codificación. En general, existen, como veremos, dos formas decodificar los datos: una que etiqueta los datos a partir de los campos que utilizay, la otra, que delimita los datos a través de comas o tabulaciones.a. Importar desde un archivo de datos etiquetados (tagged)En este caso, las bases de datos, utilizan una nomenclatura que ordena losdatos por campos, siendo necesario generar un “filtro de importación” quepueda corresponderse con dicha nomenclatura, el cual le indicará a Biblioscapecómo importar los datos para que estos queden ordenados correctamente. Porello tenemos que tomar la precaución de guardar en archivos distintos datosque tengan formatos diferentes.Biblioscape trae consigo un listado diverso de filtros de importacióncorrespondientes a diversas bases de datos. Estas pueden ser de programassimilares a Biblioscape como el EndNote, ProCite, Reference Manager, etc. ode proveedores de bases de datos comerciales dirigidas a diferentes áreas deespecialización, algunas de ellas gratuitas como es el caso de Maths o deMedline.
  36. 36. Para ambos casos, al importar datos, se deben realizar las mismas operaciones.Si sabes cuál es la fuente, es decir, el nombre del administrador de la base dedatos, el nombre de la base de datos específica y estás seguro que Biblioscapetiene el filtro adecuado para la importación ya puedes proceder a importar tusdatos como veremos más adelante.Sin embargo, si existe alguna duda sobre ello nos podemos asegurar de estarutilizando el filtro adecuado abriendo el “Administrador de filtros de importación”(“Manage Import6 Base de datos a la cual se puede acceder, entre otras, desde la UAB.Operación que es de utilidad para, sobre todo, las revistas especializadas,pudiendo acceder a ellas a través de la página:http://www.bib.uab.es/cdrom/index.html y seleccionando “Connexió a la xarxaERL”. Otra base de datos, entre otras, a la cual se puede acceder sería laHumanities Indexes.Filters”) siguiendo la ruta “Fileà Import Filters...”. De esta forma aparecerá lasiguiente ventana (ver Ilustración 15):
  37. 37. Una vez abierta la ventana, en la parte superior donde dice “Search”,escribiremos el nombre de la base de datos de la cual es originario el archivo aimportar y apretaremos “Enter” para que se realice la búsqueda en la tabla dela izquierda donde se encuentran los filtros de importación ordenados a partirde las fuentes (diversas fuentes pueden trabajar con las mismas bases dedatos, pero descargar los datos de manera diferente). En este caso, para“Sociological Abstracts”, Biblioscape nos muestra dos opciones posibles.Si vamos al cuadro inferior hay una viñeta que dice “Example”, la cual nospuede servir para contrastar el formato de los filtros que utiliza Biblioscape conel formato de nuestro archivo a importar. Así, si nos remitimos al ejemplo de“Sociological Abstract” nos daremos cuenta que el filtro de importación querequerimos será el segundo y no el que apunta la imagen anterior.Una vez que sabemos cuál es el filtro de importación correcto a utilizar cerramosla ventana y nos dirigimos a la función de importación, siguiendo la ruta “FileàImport...”
  38. 38. En esta ventana (ver Ilustración 16), deberemos contestarle al programa almenos tres preguntas:1. ¿Dónde está el archivo que queremos importar? en la función “Browse”,2. Cuál es el tipo de filtro que debe utilizar? en la función “Import Filter” y, porúltimo.3. ¿En qué carpeta deseas guardar los datos a importar? en la función “Tofolder”Cuando tengas estas tres preguntas resueltas sólo deberás apretar “Start” paraimportar los datos de manera correcta como se ve a continuación.b. Importar desde un archivo delimitados con comas o con tabulacionesOtra forma de importar registros de referencias en Biblioscape es usar unarchivo delimitado con comas o tabulaciones. Esta es útil si necesitas transferirdatos desde una base de datos general u hojas de cálculo. El nombre delcampo de datos en la primera fila de un archivo delimitado tiene quecorresponderse con el nombre del campo de Biblioscape exactamente. Comopodemos ver en el ejemplo de la Ilustración 17:
  39. 39. Si tu no deseas importar un campo de datos específico sólo deberás poner“SKIP” en el lugar del campo de datos que deseas que no aparezca y asíBiblioscape podrá omitir la información.Si sigues la ruta “Fileà Import...” te encontrarás con la ventana de importación.En ella deberás seleccionar la viñeta “Delimited” y luego apretar el botón“Browse” para seleccionar el archivo que deseas importar. Luego, deberásdefinir el tipo de codificación que contiene el archivo que deseas importar, esdecir, si está delimitado por comas o por tabulaciones y elegir en qué carpetadeseas realizar la importación. Finalmente, deberás apretar “Start” paraempezar la importación. DAR FORMATO A UNA CITA Y A LA BIBLIOGRAFÍALas referencias bibliográficas, en cualquier documento, es un material decrucial importancia para dar cuenta no sólo de la amplitud y extensión de lainvestigación realizada, sino, y sobre todo, permite una guía bastante efectivapara que el lector se pueda hacer una idea de los referentes del autor y, enocasiones, de su trayectoria, pudiendo así recurrir a las fuentes si lo necesitase.Por ello, es importante que las citas, que son las que nos entregan la informaciónnecesaria para identificar una referencia, y la bibliografía se encuentren de formaconsistente en el texto.Si bien dicha función puede sernos útil como lectores, como autores de untexto no deja de tener ciertos inconvenientes prácticos a la hora de llevarlo acabo, puesto que se requiere de una revisión exhaustiva de todas y cada unade las citas, de generar una bibliografía, de comparar las citas con labibliografía final, de adecuar el estilo que deben llevar según el destinatario deltexto, etc.La idea básica de esta función del programa es poder dar un formato único a lascitas y generar una bibliografía con las referencias correspondientes a esas citasen los documentos que se realicen, considerando el estilo adecuado según seael destinatario, esto último cobra real importancia en el caso de las revistasespecializadas.Es importante destacar aquí que el estilo en el que se dará formato a las citasdependerá de aquel que se encuentre seleccionado a la hora de realizar laoperación de dar formato. Por ello, primero que todo revisaremos qué son ycómo podemos trabajar con los estilos de salida.
  40. 40. a. Administrar los estilos de salidaLos estilos bibliográficos son reglas para la preparación formal de documentosde publicación que incorporan características de estilos que van más allá de lasreferencias bibliográficas como por ejemplo el tamaño de letra de los títulos, losespacios entre los párrafos, etc.Existe gran diversidad de estilos. Por una parte, tenemos los manuales de estilo,que persiguen una estandarización de los estilos, como son el “Publication Manualof the American Psychological Association”, el “Chicago Manual of Style” o el“Modern Language Association (MLA) Handbook for Writers of Research Papers”.Por otra parte, y a pesar de la existencia de los manuales, las revistasespecializadas que demandan estilos específicos para sus publicaciones.Biblioscape recoge de dichos estilos las características específicas para darformato a las citas y a la bibliografía de un texto determinado, generando filtrosespecíficos para cada caso en particular. El programa trae consigo gran variedadde filtros de los más importantes manuales de estilo, como también de más de 200revistas especializadas en investigación.Dichos filtros, llamados “estilos de salida” o “filtros de formato”, tienen, por logeneral, el nombre de algún manual (APA, MLA, etc.) o de alguna revistaespecializada, los cuales reúnen un conjunto de sub-estilos definidos a partir de lostipos de referencia. Así, por ejemplo, el estilo APA contiene los sub-estilos Book,Book Section, Journal Article, Magazine Article y Newspaper Article. Si no hayningún sub-estilo definido para un tipo de referencia en un estilo de salida enparticular, Biblioscape dará por defecto un formato a la cita y a la bibliografía queno siempre será el más adecuado para cada caso. Por ejemplo, si citada unareferencia del tipo “Conference Proceeding”, y “Conference Proceeding” no estádefinida en el estilo seleccionado, será presentada con la opción para darleformato como “Journal Article” para dicho estilo.Para cambiar el estilo puedes ir directamente a la barra de herramientas ybuscar el botón desplegable APA para buscar, dentro de las opciones queBiblioscape tiene hasta ese momento, un estilo particular que puedes ircotejando en el cuadro de visualización.Pero si además de elegir un estilo determinado se requiere revisar el formato decada uno de los filtros, importar o exportar un estilo específico7, insertarmodificaciones al interior de uno de ellos o generar uno nuevo, ampliando así elrango de posibilidades según las necesidades del usuario, se puede trabajar con eleditor de estilos siguiendo la ruta “Toolsà Stylesà Output Styles”.Una vez abierta la ventana “Output Styles” (ver Ilustración 18) se encuentra unatabla al lado izquierdo en donde están organizados los estilos bibliográficos a partir
  41. 41. del nombre del journal o manual correspondiente. A través de esta tabla se puederápidamente revisar y buscar algún estilo específico.Es a través de estos filtros o estilos de salida como Biblioscape da formato alas citas en el texto y a la bibliografía al final del documento, por lo cual setendrá que poner atención qué estilo está activado a la hora de dar formato aun texto8.Es importante señalar que cuando se lleven a efecto modificaciones en el estilo autilizar, ya sea por un cambio de estilo o por modificaciones al interior del estiloque se está utilizando, tanto las citas en el texto como la bibliografía seránautomáticamente actualizados una vez que se le pida a Biblioscape dar formatoal documento.Y si bien, el producto final es “automático”, para ello se requiere seguir ciertasoperaciones que veremos a continuación y que, es importante mencionar, noreportan mayores dificultades.Una de estas operaciones es insertar las citas y referencias al texto a utilizar ypara ello existen diversas formas, las cuales se podrán utilizar segúnconveniencia para cada caso. En este sentido, podríamos distinguir dichasformas a partir del tipo de cita que se insertará en el texto, es decir, si sequierecitas con formato directamente o si se quiere utilizar citas temporales.
  42. 42. b. Insertar citas con formatoAlgunas veces, podrás necesitar insertar una referencia con formato en el textosin llevar a cabo el formato de todo un documento. Para dicho efecto deberás:1. Ir a Biblioscape y seleccionar la o las referencias en tu base de datos.2. Ir a la función “Edità Copy Formatted”3. Cambiar al otro programa en el cual deseas la cita e ir a “Edità Paste” opresionar “Ctrl.+ V” para pegar la referencia formateada.Otra forma mucho más rápida de insertar referencias con formato es a travésde la función “Shoot” (Enviar), para lo cual deberás realizar los siguientespasos (ver Ilustración 19):Cerciórate de la integración entre Biblioscape y el procesador de texto.2. Sitúate en el lugar del documento de Word en que desees insertar la cita.3. Anda a Biblioscape y selecciona la o las referencias en tu base de datos.4. Sigue la ruta del menú “Edità Shootà Copy Formatted” o dirígete al símbolo yselecciona “Shoot Formatted”. Biblioscape entonces insertará automáticamentela cita al texto
  43. 43. En esta forma de insertar una cita debes tener presente siempre, al menos doscosas:1. El estilo con que se lleve a cabo será aquel que se encuentre seleccionado enBiblioscape al momento de insertar la cita. Para ver cómo un registro seráformateado, puedes utilizar el panel de previsualización que se encuentrasiguiendo la siguiente ruta: “Viewà Preview Barà Show” y luego puedes elegir“Viewà Preview Barà Formatted Preview”, pudiendo usar la barra de herramientasde Biblioscape para cambiar los estilos.2. Dicha referencia es estática, es decir, Biblioscape no la cambiará de ningunaforma cuando quieras dar formato al documento y no incorporará la referenciabibliográfica tampoco. Tampoco se cambiará cuando el registro sea cambiadoen Biblioscape. Esto se debe a que, como veremos, no se encuentra vinculadala cita con la base de datos de Biblioscape, solamente se utiliza esta últimapara producirla.c. Insertar citas temporalesPara que Biblioscape pueda dar formato a las citas y que genere la bibliografíacorrespondiente se requiere, en primer lugar, incorporar en el documentomarcadores que contengan la información necesaria que permita asociar o vincularla posición en que se requieran las citas en el texto con la base de datos deBiblioscape.Dichos marcadores se denominan “citas temporales”, que son citas sin formatopero que contienen los datos brutos para que, al terminar nuestro texto, Biblioscapepueda otorgarle el formato requerido y generar la bibliografía al final deldocumento.Biblioscape puede trabajar, eso si de forma excluyente, con dos tipos de citastemporales:1)Las citas temporales con un ID de referencia (Reference ID): Como vimosanteriormente Biblioscape asigna automáticamente un único número deregistro para cada referencia que se ingresa. Es este número el que se asociaa una cita en la forma de [Author Year #Reference ID]. Estos números deregistro aparecen en las citas temporales para asegurar que la referenciausada sea la correcta cuando se da formato a un documento:[Smith, K. 1998 #34]
  44. 44. La “Reference ID” es usado únicamente para identificar un registro mientras seda formato a un documento, por lo cual tu necesitas saber que:• Se recomienda no tomarlo como un número de referencia, puesto que no haycontrol directo sobre él, y puede cambiar cuando los registros se mueven aotras bases de datos. Puedes entrar tu propio número de identificación en loscampos Label de clasificación, o en el campo “Accesion Number”, y usar estenúmero de referencia en tus impresiones.• Si la misma referencia aparece en dos diferentes bases de datos, su“Reference ID” será diferente.• El "Reference ID" nunca se reutiliza o se reasigna al interior de una base dedatos. Si tu borras una referencia, este número ID nunca volverá a aparecer enla base de datos.• Si las referencias no están ordenadas por algún campo específico, ellas seránmostradas a partir del orden que les otorgará el Reference ID.• Si tu borras una referencia desde tu base de datos que tienes citadas en undocumento, Biblioscape no será capaz de encontrarlo cuando trate deformatear el documento, aún cuando la hayas ingresado nuevamente, puestoque será asignado otro número de “Reference ID”, por lo tanto Biblioscape nopodrá encontrarlo.• Es por todo esto que si utilizas más de una base de datos se recomienda usarla citación natural en vez de la Referencia ID en tus citas temporales.2)Las citas temporales con texto o Citación Natural: No utiliza el Reference IDen la forma [# número identificador], sino que toma la forma de [# textoidentificador]. Durante el proceso de dar formato, Biblioscape usará el texto quesigue al símbolo # para identificar un registro, con lo cual permite que éstapueda ser una cita temporal independiente de cualquier base de datos. Si en elcaso que surgiese ambigüedad, Biblioscape enviará un mensaje para que seseleccione la referencia que se desea insertar.Por defecto, Biblioscape utilizará el reference ID para las citas temporales. Sideseas usar la citación natural deberás borrar o cambiar cualquier cita que estévinculada a un Reference ID y cambiar la opción del tipo de cita usando elcomando "Toolsà Options". En la viñeta "Format Manuscript", en la parte inferiordeberás activar “Use
  45. 45. "File As" instead of "Reference ID" for Temporary Citation”.Para poder utilizar las citas temporales, en cualquiera de los dos casos, la formamás convencional de realizar este proceso sería:1. Cuando necesites citar una referencia anda a Biblioscape.2. Selecciona la o las referencias que deseas citar en tu base de datos y ubica elcomando para copiar la cita temporal a través de la ruta “Edità Copy Temporary”.3. Luego regresa al procesador de texto y selecciona “Paste” (Pegar) comohabitualmente lo haces en tu procesador de texto.Otra forma de realizar dicho proceso es utilizando la función “Shoot”, comovimos al insertar citas con formato, pero ahora deberás seleccionar “ShootTemporary”. Recuerda que debes cerciorarte que Biblioscape esté integradocon el procesador de texto y que el cursor se sitúe en el lugar del documentodonde deseas insertar la cita.De esta forma, el texto te quedará intercalado ya sea por las Reference ID de laforma que sigue [Smith, K. 1998 #34], ya sea por las resultantes de la citaciónnatural: [#Identifying text]. Sin embargo, dichas citas temporales pueden sermanipuladas con el fin de generar ciertas restricciones o ampliaciones de los datosque aparecen por defecto, por lo general, Autor y Año. SUPRIMIR EL AUTOR O AÑO EN UNA CITA FORMATEADAEn ocasiones puede ser que no se quiera mencionar el año o el autor en unacita específica como puede pasar cuando ya tienes mencionado el autor alinterior del texto. En tal caso, tu puedes añadir “^na” en cualquier lugar entre elparéntesis de inicio “[“ y el signo “#” en la cita temporal para tal efecto. Porejemplo:§ Antes del formateo: “…la teoría propuesta por Smith [Smith, K. 1992 ^na#23] es usada para…”§ Después del formateo: “…la teoría propuesta por Smith (1992) es usadapara…”§ De forma similar, puedes suprimir el año usando “^ny”. Por ejemplo:§ Antes del formateo: “…publicada en 1992 [Smith, K. 1992 ^ny #23] porotroequipo…”§ Después del formateo: “…publicada en 1992 (Smith) por otro equipo…”Hay dos comandos de menú que te permitirán añadir ^na o ^nyautomáticamente cuando introduzcas una cita temporal. Pero estos doscomandos no son mostrados por defecto. Tu puedes añadirlos al menú
  46. 46. siguiendo la ruta: “Tools | Customize”. Sobre la viñeta de “Commands”, anda a“Edit” para seleccionarlos y arrastrarlos al menú. AÑADIR PREFIJOS Y SUFIJOS A LA CITA FORMATEADAUn texto puede ser incluido en la cita temporal antes de darle formato aldocumento, ya sea añadiéndoselo al comienzo o al final de una cita. Recuerdaque solamente el texto entre el signo “#” y el paréntesis final “]”es usado paraidentificar un registro, por lo que este texto no es usado para aparear la citatemporal a los registros en la base de datos.El texto como prefijo sería añadido al interior del paréntesis inmediatamentedespués del paréntesis abierto. Si el paréntesis de la izquierda no está añadidoinmediatamente después del paréntesis abierto “[”, el texto será interpretadocomo un sufijo. El siguiente ejemplo muestra cómo incluir los textos comoprefijo y sufijo para ser incluidos al final de una cita.§ Cita temporal: [(ver también ) Smith, K. 1992 #23]§ Cita final:(See also Smith, 1992)§ Cita temporal: [Smith, K. 1992 (, pp. 45-47) #23]§ Cita final:(Smith, 1992, pp. 45-47)El texto como prefijo y sufijo puede ser usado en citación natural también. Porejemplo:§ Cita temporal: [(see also ) #smith 1992 synthesis nucleoside]§ Cita final:(See also Smith, 1992)
  47. 47. GENERAR UNA CITA MÚLTIPLE DE DISTINTAS REFERENCIASTambién pueden, para una misma cita, incluir diferentes registros como porejemplo “(Smith, 1992; Bowen, 1997; Ishaq, 1989)”. Para ello debes seleccionarlas referencias que necesites insertar y luego seguir los mismos pasos anterioresdependiendo de lo que desees hacer, ya sea una cita o una referenciabibliográfica.En el caso de las citas temporales, éstas aparecerán juntas al interior de losparéntesis en el orden de aparición en la base de datos. Por ejemplo: [Smith, K.1992 #23 / Bowen, P. J. 1997 #298 / Ishaq, K. 1989 #95].Las citas múltiples deben ser separadas por un “ / ” para que Biblioscape les deformato correctamente. Después Biblioscape dará formato sobre las citastemporales y podrán aparecer (2, 8, 12) o (Smith, 1992; Bowen, 1997; Ishaq,1989), dependiendo del estilo usado para dar formato. INCLUIR REFERENCIAS MÚLTIPLES EN UNA CITAPara ciertas revistas especializadas, como Journal of Organic Chemistry, serequiere incluir diversos autores con sus respectivas referencias en una mismacita. Por ejemplo:§ (3) (a) Wheland, G. W.; Pauling, L. J. Am. Chem. Soc. 1935, 57,2086-2095.(b) Lert, P. W.; Trindle, C. J. Am. Chem. Soc. 1971, 93, 6392-6395. (c) Thiemann,T.; Li, Y.-Q.; Mataka, S.; Tashiro, M. J. Chem. Res. 1995, 2364- 2379.§ (4) Mock, W. L. J. Am. Chem. Soc. 1970, 92, 7610-7612.Esta función solamente se debe emplear si el estilo lo permite, en el estilo de laAPA, por ejemplo, no es permitido.Para citar referencias múltiples en una única cita, tienes que seguir los mismospasos que se describen para crear una cita múltiple. Luego de que la citatemporal esté inserta en el documento, necesitas cambiar el separador de “ / ”por “ | ”. Por ejemplo:§ [Wheland, G. W. 1935 #84 | Lert, P. W. 1971 #832 | Thiemann, T.
  48. 48. EJEMPLO DE CITAS TEMPORALESA pesar de la diversidad de formatos usados para citar en un texto y generar labibliografía respectiva, podemos señalar que existen dos formas básicasutilizadas:1. Usar “Author-Year” para las citas en el texto y las referencias en labibliografía ordenadas alfabéticamente por el nombre del autor. Por ejemplo:• Citas en el texto: “He de luchar para que no sea la prisión la que pasesobre mí, sino yo el que haya pasado sobre este lugar cuando llegue lalibertad” cit_bf(Moreno Cuenca, 2001, Pág.288)cit_af ref_bf(Moreno Cuenca,Juan Jos2001 (, P288) ref_num127)ref_af.• Bibliografía: Moreno Cuenca, J.J. (2001). Hasta la libertad. Primera EdiciónBarcelona: Ediciones B, S.A.2. Usar un número para las citas en el texto y los tipos de referencias enbibliografía por orden de aparición. Por ejemplo:• Citas en el texto: “He de luchar para que no sea la prisión la que pase sobremí, sino yo el que haya pasado sobre este lugar cuando llegue la libertad”cit_bfcit_af ref_bf(Moreno Cuenca, Juan Jos2001 (, P288)ref_num127)ref_af(1).• Bibliografía: (1) Moreno Cuenca JJ. Hasta la libertad, Primera Edición Edn.Barcelona: Ediciones B, S.A., 2001, 288Los diferentes ejemplos (ver Ilustración 20) te mostrarán cómo lasmodificaciones a las citas temporales afectarán al proceso de formato de lascitas.
  49. 49. CITAS Y REFERENCIAS A PIE DE PÁGINA Y AL FINAL DEL DOCUMENTOEl tratamiento que Biblioscape le da a las citas en los pies de página es como acualquier otra cita encontrada en el texto del documento. La cita temporal a piede página está formateada como una cita en texto regular, y la referenciacompleta es añadida a la bibliografía. Esto da bastante flexibilidad paramodificar un estilo. Tu puedes modificar un estilo para formatear la cita en-textode la forma que tu desees, incluyendo el mismo formato en que estaría labibliografía.Una cosa distinta es insertar un pie de página desde Biblioscape con labibliografía correspondiente. La bibliografía del registro seleccionado seráinserto en una nota a pie de página y cuando se de formato al documento seinsertará, además, en la bibliografía final.Para insertar la referencia formateada a pie de página puedes seguir la ruta“Edità Shootà Shoot to Footnote” o buscar el símbolo en la barra deherramientas para acceder a “Shoot to Footnote”.A diferencia de lo que sucede con las notas a pie de página, con las notas afinal del documento no se hará una nueva bibliografía.Para insertar la referencia formateada al final del documento puedes seguir laruta “Edit à Shoot à Shoot to Endnote” o buscar el símbolo en la barra deherramientas para acceder a “Shoot to Endnote”.En ambos casos debes preocuparte de situar el cursor en el lugar deseado, delestilo de salida con que se está trabajando y de cerciorarte que Biblioscape seencuentra integrado al procesador de texto. DAR Y QUITAR FORMATO A UN ARCHIVO RTF CON CITAS TEMPORALESLuego de haber introducido todas las citas temporales, con sus respectivasespecificidades, llega la hora de dar formato al texto. Para ello:1. Guarda tu archivo en formato RTF.2. Luego sigue la ruta del menú “Toolsà Format Manuscript”.3. Deberás aquí definir el archivo de entrada (“Input file”), con lo cual el programate dará automáticamente el archivo de salida (“Output file”).4. Seleccionar el estilo de salida deseado.5. Definir el formato del archivo que deseas, ya sea en RTF o en HTML. Pordefecto aparece marcado RTF.
  50. 50. 6. Por último, presiona el botón “Start” para que Biblioscape convierta eldocumento etiquetado en un documento con el formato apropiados de las citasy bibliografía.Si sucede que te has equivocado, alguna cita te ha faltado, Biblioscape tepermite revertir el proceso y reconvertir el archivo con formato a un archivo concitas temporales. Para ello sigue la ruta “Toolsà Unformat Manuscript”,selecciona el documento para quitar el formato y presiona el botón de partida(“Start”). Este proceso se debe realizar si se quiere dar de nuevo formato, puespuede producir errores el volver a dar formato a un archivo que ya tiene uno.Cada vez que Biblioscape da o quita formato a un documento, hace una copiadel archivo, cambiándolo y guardándolo bajo un nombre diferente,respaldándolo como un “*backup*”. Si tu tuvieras problemas con el proceso deformatear de Biblioscape, puedes siempre ir a al archivo de respaldo(“*backup*”) para recobrar el documento original.e. Biblioscape integrado con Microsoft WordMuchas de las funciones revisadas con anterioridad sólo se pueden realizar en lamedida que las aplicaciones de Biblioscape se encuentran integradas aMicrosoft Word o Word Perfect.Pero aún hay más, podemos incluso integrar al procesador de texto un menúpara facilitarnos aún más el manejo de estas herramientas. De hecho desdedicho menú se puede dar y quitar formato directamente a los textos. Para ello serequiere seguir una de estas dos opciones:
  51. 51. 1. En Microsoft Word sigue la ruta del comando “Herramientasà Plantilla yComplementos...” (“Toolsà Templates and Add-Ins”). Cuando se abra laventana, debes dirigirte a la sección que remite a “Plantilla global ycomplemento” (“Global templates and add-ins”), has clic en el botón “Añadir”(Add). Luego anda a la carpeta “...Bibliosca dd csxz<rty5jh67g5rvpe 5Tools” yselecciona el archivo “Bib_word.dot” (Elige el “Bib_word_9.dot” si utilizas elWord 2000 o versiones posteriores). Automáticamente aparecerá en el menú lafunción de Biblioscape.2. Copia el archivo de la plantilla Word Biblioscape “...Biblioscape5ToolsBib_word.dot” en el directorio de “puesta en marcha” (“start-up”) deMicrosoft Word. Por ejemplo, si tu usas Word 7, copia el archivo “c:programfilesbiblioscapetools Bib_Word.dot” en el directorio “…WinwordStartup”. Lapróxima vez que inicies Word, el archivo de la plantilla será cargadoautomáticamente. Además, un nuevo grupo de menú relacionado conBiblioscape aparecerá en la barra de herramientas de Word.Además, debes asegurarte que Biblioscape tenga activo el archivo vinculantecon Word (winword.exe) o con Word Perfect (wpwin.exe), lo cual se puedeconfirmar siguiendo la ruta “Toolsà Options” y seleccionando la primera viñeta(“General Display”). En ella deberías encontrar uno de estos dos archivos o suruta de acceso en “Default word processor”.Otra utilidad de esta integración es la posibilidad de búsqueda al interior de un textoen uso, de posibles referencias no marcadas. Si se encuentra una sola referencia,la cita temporal será insertada automáticamente. Si hay más de una referencia, elprograma preguntará antes de insertarla. Para empezar la búsqueda (verIlustración 22), hay que seguir la ruta desde el menú de Word “BiblioscapeàSearch Reference”. Entra el texto de búsqueda y apreta el botón OK.
  52. 52. También, a través de esta integración, se puede utilizar una herramientallamada BiblioSidekick, la cual es un panel que puede estar siempre activo yque contiene todas las referencias bibliográficas de nuestra base de datos. Conella sólo deberás seleccionar las referencias y arrastrarlas hacia el texto,siendo codificadas como citas temporales. Generalmente se encuentra en lacarpeta de Biblioscape como un ejecutable.Otra acción interesante que logra hacer con esta integración es la posibilidad deenviar textos seleccionados en campos tales como Abstract, Notes, Document enel editor de referencia, hacia un documento en uso con su respectiva cita. Porejemplo: si seleccionado algún texto en el campo de Notes luego vas a “EditàShootà Shoot Temporary”, Biblioscape enviará las notas seleccionadas y crearáuna cita temporal para ello. Si tu vas a “Edità Shootà Shoot Bibliography toFootnote”, Biblioscape enviará el texto seleccionado al final del documento,utilizando el formato para la bibliografía de acuerdo al estilo de salidaseleccionado.
  53. 53. OTRAS VENTAJAS DE BIBLIOEXPRESSBiblioexpress puede cumplir todas las labores de almacenaje y de organizaciónde la información de los registros bibliográficos sin mayores problemas.En términos de la búsqueda y clasificación de referencias, si bien Biblioexpress notiene todas las modalidades de la versión de Biblioscape (ver Tabla 10), tiene lasbásicas para poder generar una clasificación y búsqueda sin mayores problemas.Sobre todo si consideramos que su principal búsqueda son las carpetas dinámicasque, como vimos, es una herramienta potente por su flexibilidad. IMPORTACIÓN DE DATOS Y FORMATOComo nos muestra la Tabla, en la importación quizás sea uno de los aspectosen que más se reciente Biblioexpress en el módulo de referencias, puesto queno podría importar datos de bases de datos que no provengan de dichosprogramas, con lo cual obliga a introducir la gran mayoría de las referencias o areparar los posibles errores que puedan ocurrir intentando importar con los filtrosque tiene.Sin embargo, en cuanto al formato si bien no puede trabajar con citas temporales,podría ser de gran utilidad, puesto que nos permitiría mantener las referenciasbibliográficas a la mano cada vez que se requieran. Además, trabaja con tresestilos estandarizados que pueden ser de utilidad a la hora de presentar un paper oun documento de trabajo.
  54. 54. CONCLUSIÓNEn la investigación anterior logramos identificar muchos componentes y el usoque se le da a cada uno de ellos dentro de nuestro software BIBLIOEXPRESSel cual no es tan difícil de usar sin embargo se vuelve complicado ya que es enIngles. Vimos desde la composición de la barra de herramientas, el rellanadode los campos de datos para nuestras referencias, así como tambiénaprendimos a generar citas, notas e importar bases de datos y enlazar URL anuestras referencias de BIBLIOEXPRESS. Esperamos que con este tutorial deluso y componentes de BIBLIOEXPRESS les haya sido de gran ayuda para suobjetivo.
  55. 55. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICASBrothersoft es un buen sitio para descargar en línea y gratis el softwarebiblioexpress( http://www.brothersoft.com/biblioexpress-8101.html )Hispasof es un buen sitio para descargar en línea y gratis el softwarebiblioscape(http://www.hispasof.com/descargar/biblioscape-gratis.htm )Jeanneret, F. (n.d). introduccion al uso de programa de gestion de referenciasbibliográficas. Extraído el 23 de Mayo del 2012 desde http://es.scribd.com/doc/6936886/biblioscape

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