Manejo Del Tiempo

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Conjunto de tecnicas para la administracion del tiempo.

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Manejo Del Tiempo

  1. 1. MANEJO DEL TIEMPO
  2. 2. ¿Qué es el tiempo? • El devenir como sucesión continuada de momentos. • El existir del mundo subordinado a un principio y un fin. • El tiempo es la estructura de las posibilidades.
  3. 3. El tiempo es dinero
  4. 4. El tiempo en la literatura • Dicen que el tiempo cambia las cosas, pero de hecho tienes que cambiarlas tú mismo. Andy Warhol • ¿Amas la vida? Entonces no malgastes el tiempo, por que de eso esta hecha la vida. Benjamin Franklin • Este tiempo, como todos los anteriores, es uno muy bueno, siempre y cuando sepas que hacer con él. Ralph Waldo Emerson • El tiempo y la marea no esperan por nadie. Provervio Ingles
  5. 5. “ Nunca se debe caer en el error de creer que el tiempo es preexistente en ningún sentido, el tiempo es una cantidad fabricada. ” Hermann Bondi
  6. 6. ¿Qué es el manejo del tiempo? Cuando hablamos acerca del manejo del tiempo hablamos acerca de la organización de las tareas. El propósito del manejo del tiempo es asegurarse de que completemos todas nuestras tareas más importantes a diario. Componentes esenciales son:
  7. 7. • Lista de objetivos: Toma en consideración nuestros deseos y elabora una lista de metas primordiales y secundarias.
  8. 8. • Planificador de tareas: Toma en cuenta la lista de metas y genera una lista secuenciada de tareas principales y secundarias.
  9. 9. • Calendario: Convierte la lista en eventos fechados.
  10. 10. Estos tres puntos están influenciados por las características de las tareas como: • Plazos de cumplimiento. • Grado de concentración requerida. • Persistencia necesaria para su cumplimiento. La información obtenida se procesa, se compara y ajusta para conseguir a tiempo las metas o los requisitos.
  11. 11. Problemas en el manejo del tiempo. • Falta de certeza acerca de qué es lo que se debe conseguir (falta de metas). • Fallas en dividir las metas en una serie de tareas. • Falta de conciencia acerca de cómo manejar el tiempo o del tiempo necesario para cumplir una tarea determinada.
  12. 12. El manejo del tiempo es una herramienta necesaria que puede ayudarte a tener éxito en el trabajo, el hogar y otras actividades personales. Beneficios:
  13. 13. Obtener más
  14. 14. Llevar una vida balanceada
  15. 15. Tener más tiempo de descanso
  16. 16. Conseguir los objetivos
  17. 17. Disminuir el stress
  18. 18. Vencer la tendencia a postergar
  19. 19. Manejo deficiente del tiempo Indicadores de un deficiente manejo del tiempo son:
  20. 20. Andar siempre a la carrera
  21. 21. Retrasos frecuentes
  22. 22. Baja productividad
  23. 23. Frustración
  24. 24. Impaciencia
  25. 25. Dudas constantes entre diferentes alternativas
  26. 26. Dificultad en establecer y conseguir metas
  27. 27. Tendencia a postergar tareas a cumplir
  28. 28. Ser demasiado detallista
  29. 29. Sentirse sobrepasado por la carga de trabajo
  30. 30. Negatividad
  31. 31. La esencia del manejo del tiempo es saber cuales son tus metas y valores en la vida y hacer un uso optimo de tu tiempo en conseguir estos fines. Sin embargo, conocer cuales son tus metas y valores no significa que el tiempo se va a subordinar automáticamente a tus nuevos deseos. Será necesario revisar como utilizas tu tiempo y desechar aquellas actividades que no están orientadas a una meta. Este proceso requiere adoptar nuevas actitudes y comportamientos y abordar los obstáculos a cambiar (impaciencia, negatividad etc.) para poder hacer del manejo del tiempo una realidad diaria y duradera en lugar de un concepto elusivo.
  32. 32. Metas claras, definidas.
  33. 33. Haz claro cuales son tus Valores y Metas. Los Valores te ayudan a determinar lo que es importante en tu vida. Son la fuerza silenciosa detrás de muchas de tus decisiones y acciones. La importancia de la clarificación de los valores es que su influencia se vuelva perfectamente consciente para que puedas reconocer honestamente que es lo que valoras en este momento de tu vida. Puedes ser más independiente y efectivo cuando sabes que valores decides mantener y con los cuales guiarte como adulto y cuales de ellos tienen prioridad sobre otros. Algunos valores son:
  34. 34. Seguridad financiera
  35. 35. Carrera interesante
  36. 36. Buenas amistades
  37. 37. Mantenerse en forma
  38. 38. Vida familiar.
  39. 39. Conseguir el máximo de cada día
  40. 40. Viajar.
  41. 41. Trabajar duro
  42. 42. Ayudar a la gente
  43. 43. Monitoreando tu tiempo Habiendo establecido cuales son tus valores y metas el siguiente paso es revisar como utilizas tu tiempo. Se consigue con: • Bitácora o diario. Lo ideal es registrar al menos una semana de todo lo que haces en el día para poder detectar áreas de comportamiento que afecten el desempeño y te roben tiempo incluso en tu vida personal. • Mantener un registro detallado y preciso del tiempo invertido en cada actividad incrementa la carga de trabajo a corto plazo pero te permite ver donde se pueden hacer cambios de manera que se puedan obtener beneficios duraderos.
  44. 44. Hacerse más organizado. Se consigue con el uso de un listado de pendientes en el que a cada uno de ellos se le asigna un nivel de prioridad y una fecha limite para su realización. Ejemplo: 1. Prioridad Máxima: 27 de Agosto 2. Prioridad media: mediados de septiembre 3. Prioridad baja: sin fecha limite.
  45. 45. • Un alto porcentaje de resultados deseados se consigue con un pequeño porcentaje de actividades. • Trata de evitar actividades y malos hábitos que consumen tiempo y no agregan nada de valor a tu trabajo como:
  46. 46. Demasiados descansos
  47. 47. Chismes de oficina
  48. 48. Llamadas telefónicas a amigos
  49. 49. Juegos
  50. 50. Comunicación deficiente
  51. 51. Mala coordinación interpersonal
  52. 52. Intrigas
  53. 53. Vicios inútiles
  54. 54. Todas estas son acciones innecesarias que te retrasan en la consecución de tus objetivos.
  55. 55. • Si hay demasiadas actividades de alto nivel demandando tu atención haz las más dificiles o desagradables en primer lugar. • Demasiadas actividades de alto nivel significa que no estas calificando bien lo que es esencial que se haga hoy y lo que puede esperar. • Termina una tarea antes de empezar otra. De lo contrario te encontraras cambiando de una a otra y haciendo ambas con una calidad inferior. • No todas las actividades de alto nivel pueden ser terminadas por que puede que requieras información adicional o esperar un plazo por un embarque, cuando esta información o mercancía se hace disponible la tarea sin terminar se convierte en prioridad para ese día.
  56. 56. Tareas pendientes ligadas a la consecución de metas a largo plazo. • Un planificador de escritorio te ayuda a visualizar esta conexión de inmediato. Asegúrate de que puedes delegar responsabilidades pero hazlo a la persona indicada o de lo contrario tendras que invertir más tiempo en corregir sus errores. • No hagas planes en exceso de manera que estos interfieran con la ejecución real de las tareas pendientes. • Dedica unos minutos para planear las principales actividades del día siguiente antes de irte a tu casa y en el día indicado cúmplelas.
  57. 57. Haz los trabajos importantes a la hora del día en la que normalmente te sientes mejor. • Para producir trabajo de alta calidad averigua a que hora te desempeñas mejor, puesto que algunas personas se desempeñan mejor en la mañana que en la tarde. • Haz los trabajos más importantes y demandantes cuando estas a tu máximo. • Si tu sistema de manejo del tiempo esta trabajando efectivamente deberás de notar algunas de las mejoras siguientes:
  58. 58. Mayor energía
  59. 59. Mayor productividad y motivación
  60. 60. Mayor sentido de control
  61. 61. Mayor decisión
  62. 62. Mas positivismo
  63. 63. Mejor control de tu horario de trabajo
  64. 64. Podras prevenir antes que remediar
  65. 65. Acabaras con la tendencia a posponer las tareas
  66. 66. No te llevaras los problemas a casa
  67. 67. 7 consejos para el manejo del tiempo 1. Establece un programa de revisión regular de tus actividades. 2. Trabaja en un ambiente libre de distracciones e interrupciones. 3. Toma pequeños descansos. 4. Se especifico en identificar como planeas usar tu tiempo. 5. Intercala diferentes actividades relacionadas a determinada tarea para mantener la motivación y la concentración. 6. Estima el tiempo necesario para cada tarea.
  68. 68. 7. Determina los 4 niveles de prioridad de las tareas. • Urgente e importante: Categoria 1 • No urgente pero importante: Categoria 2 • Urgente pero no importante: Categoria 3 • No urgente y no importante: Categoria 4
  69. 69. Determinando el nivel de prioridad. • Categoría 1.- Urgente e importante. Las actividades en esta categoría incluyen responder a crisis y cumplir con fechas limite. Si pasas mucho de tu tiempo respondiendo a problemas inmediatos corres el riesgo de entrar en una zona de elevado nivel de stress y agotamiento fisico y mental. Las personas que en su vida profesional siempre parecen estar al amparo de las circunstancias son aquellas que esperan a que sucedan las cosas para reaccionar a ellas. Las personas que siempre parecen estar en control de la situación son aquellas que ven venir las cosas y actúan a tiempo para protegerse o beneficiarse de ellas.
  70. 70. Categoría 2.- No urgente pero importante. Actividades en esta categoria te permiten planear por adelantado (por ejemplo: ¿qué pasos debo seguir ahora para cumplir con mis objetivos en un plazo de 6 meses?) en lugar de alegrarse tan solo por haber sobrevivido un día mas en la oficina. Te permiten también tomar medidas preventivas para reducir la frecuencia de crisis y problemas y desarrollar un balance en tu vida. No dejes de lado estas actividades solo por que no son urgentes o de lo contrario pronto lo serán. Tu meta debe ser dedicar 60% de tu tiempo a tareas proactivas y 40% a tareas reactivas y de mantenimiento (sicop, cph, etc.) o interrupciones inesperadas que puedan surgir.
  71. 71. • Categoría 3.- Urgente pero no importante. Actividades en esta categoría incluyen responder a los requerimientos de otros , ejemplo: “Necesito tu ayuda para terminar la presentación del próximo martes” o “¿podrías entregar ese carro por mi? Como en la categoría 1 estas reaccionando a eventos, pero estas actividades no son importantes en ayudarte a conseguir tus principales metas laborales y personales.
  72. 72. • Categoría 4.- No urgente y no importante. Las actividades en esta categoría incluyen “parecer ocupado” ejemplo: organizando papeles, yendo de un lado a otro, jugando en la computadora, haciendo pendientes personales en horas de trabajo etc. Podrías convencerte que estas son actividades importantes cuando en realidad son una perdida de tiempo. Actividades en esta categoría no son urgentes ni importantes y deben ser removidas de tu programa diario.
  73. 73. La mayoría del tiempo debe ser dedicado a ciertas metas. • Como se indicó, la mayoría de tu tiempo debe ser dedicado a actividades importantes (orientadas a metas) pero no urgentes (categoría 2). Este énfasis en lo que es importante para ti puede parecer egoísmo aunque seria más preciso llamarlo auto-interés: poner tus propios intereses y metas en primer lugar la mayoría del tiempo mientras que las de otros, incluso personas cercanas, en segundo lugar. ¿El motivo para esto? Si te sientes desorientado en la vida y tus deseos permanecen sin cumplirse ¿qué tipo de persona vas a ser en el trabajo o en tu casa? Dar lo mejor de ti es más probable que saque lo mejor de otros.
  74. 74. Adelántate a tus tareas cuando sea posible. • Antes de que empiece la semana evalúa la carga de trabajo para la siguiente semana o incluso el siguiente mes especialmente si hay eventos importantes que puedan requerir cambios en tu programa. Sabiendo cuales son las tareas futuras puedes preparar una estrategia para cumplirlas a tiempo.
  75. 75. Como desarrollar un sistema de planeación y manejo del tiempo. • Calendario semestral. Sirve para identificar fechas limites cada mes, lo ideal: tenerlo a la mano en tu agenda o escritorio. • Lista semanal de tareas prioritarias. Este formato te permite hacer una lista de “Pendientes” de todas las tareas que pueden o deben ser hechas durante la semana basada en tus metas. Cada semana decides la prioridad de cada tarea y determinas su orden de importancia. Esta lista identifica a “A” como las tareas más importantes para ser realizadas, “B” identifica las tareas que necesitan ser realizadas solo después de que todas las “A” fueron cumplidas, y “C” identifica a aquellas que deben ser
  76. 76. realizadas solo después de que “A” y “B” fueron hechas. Un numero al lado de cada letra te ayuda a definir aun mas el nivel de prioridad de cada tarea, ejemplo: A1, A2, A3. • Programa semanal. Identifica el tiempo y el orden en que deben ser realizadas las tareas y demás actividades para la semana. Se debe desarrollar cada semana y es revisado cada día para determinar si se necesitan hacer cambios para el siguiente día debido a circunstancias imprevistas (Ej. cambio en las citas o tiempo adicional para completar las tareas).
  77. 77. Como cualquier otro cambio en tu vida vas a necesitar revisar con frecuencia tus habilidades para aprovechar el tiempo y evitar regresar a malas practicas que te hagan desperdiciarlo. Un manejo eficiente del tiempo no significa que cada segundo de tu día debe ser medido sino que mucho de tu tiempo esta dirigido a conseguir tus objetivos.
  78. 78. Cada hora...
  79. 79. cada minuto...
  80. 80. cada segundo que pasa...
  81. 81. No Puede Ser Reemplazado
  82. 82. Usa TU TIEMPO Inteligentemente.

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