Ag03 planeacion y administracion estrategica

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Ag03 planeacion y administracion estrategica

  1. 1. PLANEACI Ó N Y ADMINISTRACI Ó N ESTRAT É GICA Nelson Torres Saavedra 2011
  2. 2. PLANEACIÓN
  3. 3. LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN <ul><li>La planeación es la función administrativa básica que implica: </li></ul><ul><ul><li>el establecimiento de objetivos y </li></ul></ul><ul><ul><li>el planteamiento de las acciones necesarias para cumplirlos, </li></ul></ul><ul><ul><li>apoyando la eficacia en la toma de decisiones y el manejo adecuado de los recursos organizacionales. </li></ul></ul>
  4. 4. LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN <ul><li>La administración sin planeación no tiene razón de ser: </li></ul><ul><ul><li>Sin objetivos específicos que lograr y estrategias para alcanzarlos, la organización, la dirección y el control se vuelven innecesarios o carentes de un sentido práctico. </li></ul></ul>
  5. 5. PLANEACION <ul><li>Es un proceso de decidir de antemano qué se hará y de qué manera. </li></ul><ul><li>Incluye determinar: </li></ul><ul><ul><li>las misiones globales, </li></ul></ul><ul><ul><li>identificar los resultados claves y </li></ul></ul><ul><ul><li>fijar objetivos específicos, </li></ul></ul><ul><ul><li>así como políticas para el desarrollo, programas y procedimientos para alcanzarlos. </li></ul></ul>
  6. 6. PLANEACION <ul><li>Es un proceso que comienza por los objetivos, define estrategias, políticas y planes detallados para alcanzarlos. </li></ul><ul><li>Establece una organización para la instrumentación de las decisiones e incluye una revisión del desempeño y mecanismos de retroalimentación para el inicio de un nuevo ciclo de planeación. </li></ul>
  7. 7. PLANEACION <ul><li>En conclusión, la planeación es: </li></ul><ul><li>el proceso de establecer lo que la organización quiere lograr en el futuro, por medio de la misión y los objetivos organizacionales, definiendo resultados claves y las estrategias, políticas, programas y procedimientos para alcanzarlos . </li></ul>
  8. 8. PLANEACION <ul><li>SE OCUPA DE LOS FINES: </li></ul><ul><li>¿QUE DEBE HACERSE? </li></ul><ul><li>SE OCUPA DE LOS MEDIOS: </li></ul><ul><li>¿COMO DEBE HACERSE? </li></ul>
  9. 9. PLANEACION <ul><li>ES UN PROCESO CONTINUO QUE REFLEJA LOS CAMBIOS DEL AMBIENTE ALREDEDOR DE LA EMPRESA. </li></ul>
  10. 10. Importancia de la planeación Planeación Da sentido de dirección Facilita el control Reduce la incertidumbre Visualiza los cambios
  11. 11. SUPREMACÍA DE LA PLANEACIÓN <ul><li>La planeación y el control son inseparables. </li></ul><ul><li>Los planes establecen los estándares de control. </li></ul><ul><li>Cualquier control sin planes carece de sentido. </li></ul>
  12. 12. ESTRECHA RELACIÓN Planeación y Control Planeación Instrumentación de los planes Control Acción correctiva Desviación
  13. 13. Principales objetivos de la planeación <ul><li>Facilitar el control: </li></ul><ul><li>Al planear se desarrollan objetivos y por su parte, en la función de control se comparará el desempeño real contra los objetivos. </li></ul><ul><li>Sin la planeación no puede haber control. </li></ul>
  14. 14. Principales objetivos de la planeación <ul><li>Reducir la incertidumbre: </li></ul><ul><li>Obliga a los administradores a ver hacia el futuro, anticipar los cambios, considerar su impacto y desarrollar las respuestas adecuadas. </li></ul>
  15. 15. Principales objetivos de la planeación <ul><li>Reducir la duplicidad de funciones y la ineficiencia: </li></ul><ul><li>Evita que dos personas realicen la misma actividad y que el proceso para su realización sea muy largo, confuso o tardado. </li></ul>
  16. 16. Principales objetivos de la planeación <ul><li>Establecer el esfuerzo coordinado: </li></ul><ul><li>Cuando todos lo que están involucrados sepan hacia dónde se dirige la organización y qué es lo que deben aportar para lograr los objetivos organizacionales, pueden empezar a coordinar sus actividades, cooperar unos con otros y trabajar en equipos. </li></ul>
  17. 17. Tipos de planes <ul><li>Planes por su ámbito de influencia </li></ul><ul><li>Planes por su horizonte temporal </li></ul>
  18. 18. Planes por su ámbito de influencia <ul><li>Planes estratégicos: buscan lograr las metas generales de la organización, colocándola en términos de su ambiente y afecta a todas las áreas funcionales. </li></ul><ul><li>Planes operacionales. Son aquellos que especifican los detalles respecto a la forma como se van a alcanzar los objetivos de la organización. Se derivan de los planes estratégicos. </li></ul>
  19. 19. Planes por su horizonte temporal <ul><li>Planes a corto plazo. Cubren periodo menores a un año. </li></ul><ul><li>Planes a mediano plazo. Cubren periodos entre un y tres años. </li></ul><ul><li>Planes a largo plazo. Abarcan periodos mayores de tres años. </li></ul><ul><li>Los planes estratégicos se establecen a largo plazo y los operacionales a mediano y corto plazo. </li></ul>
  20. 20. Planes por especificidad <ul><li>Planes específicos. Son aquellos que están claramente definidos y no dan lugar a interpretaciones. </li></ul><ul><li>Planes direccionales. Son flexibles y se establecen como patrones generales. Proporcionan un enfoque, pero dan libertad de acción. </li></ul>
  21. 21. HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN <ul><li>Propósito y misión estratégicos </li></ul><ul><li>Visión </li></ul><ul><li>Premisas </li></ul><ul><li>Objetivos y metas </li></ul><ul><li>Estrategias </li></ul><ul><li>Reglas y Políticas </li></ul><ul><li>Procedimientos </li></ul><ul><li>Programas </li></ul><ul><li>Presupuestos </li></ul>
  22. 22. PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS <ul><li>La misión o propósito identifica la función o tarea básica de una empresa. </li></ul><ul><li>Es una declaración concisa de en cuál negocio está la empresa o se quiere estar durante un período establecido. </li></ul>
  23. 23. PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS <ul><li>El propósito estratégico se enfoca en el ambiente interno de la organización e implica identificar sus recursos, valores, capacidades y aptitudes, reflejando lo que ésta puede hacer para aprovecharlos. </li></ul>
  24. 24. PROPOSITO Y MISION ESTRATÉGICOS <ul><li>La misión se deriva del propósito estratégico, se enfoca en el exterior e implica la razón de ser de la organización en términos de productos a ofrecer y los mercados a cubrir. </li></ul>
  25. 25. VISION <ul><li>La visión es la orientación que la alta dirección le da a la empresa; es decir, expresa cómo se quiere idealmente que sea la empresa en el futuro. </li></ul>
  26. 26. VISION <ul><li>Debe cubrir ciertas características: </li></ul><ul><ul><li>ser formuladas por la alta dirección, </li></ul></ul><ul><ul><li>conocida y compartida por todos los colaboradores, </li></ul></ul><ul><ul><li>sustentarse en los valores de la organización, </li></ul></ul><ul><ul><li>ser positiva y alentadora y, lo más importante, </li></ul></ul><ul><ul><li>orientar a todos los miembros de la organización durante la transición de lo que se es a lo que debe ser la empresa en un tiempo determinado. </li></ul></ul>
  27. 27. Premisas <ul><li>Las premisas de planeación son las condiciones previstas en que operan los planes. </li></ul><ul><li>Esto incluye supuestos o pronósticos sobre las condiciones futuras que afectarán la operación de los planes. </li></ul>
  28. 28. Premisas <ul><li>La técnica más conocida para elaborar las premisas es el S.W.O.T. o F.O.D.A.: </li></ul><ul><ul><li>fortalezas, </li></ul></ul><ul><ul><li>oportunidades, </li></ul></ul><ul><ul><li>debilidades y </li></ul></ul><ul><ul><li>amenazas. </li></ul></ul><ul><li>Esto es parte del análisis del ambiente interno y externo de la organización. </li></ul>
  29. 29. OBJETIVOS Y METAS <ul><li>Metas: Son generales y expresan deseos que la alta dirección busca satisfacer. </li></ul><ul><ul><li>Son fines a los que se quiere llegar. </li></ul></ul><ul><ul><li>Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos de largo plazo. </li></ul></ul><ul><ul><li>Surgen de los objetivos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Las metas se fijan basados en el desempeño pasado con adaptación de acuerdo a las fuerzas futuras de la empresa, las tendencias del mercado, los recursos. </li></ul></ul>
  30. 30. OBJETIVOS Y METAS <ul><li>Objetivos: Son los fines a los que se dirigen las actividades organizacionales e individuales. </li></ul><ul><ul><li>Deben ser claros, precisos y cuantificables (verificables). </li></ul></ul><ul><ul><li>Los objetivos son el fin determinado. </li></ul></ul><ul><ul><li>Son los que permiten alcanzar metas. </li></ul></ul><ul><ul><li>Constituyen el plan básico de la empresa. </li></ul></ul>
  31. 31. ESTRATEGIAS <ul><li>La estrategia es la determinación del propósito, misión y objetivos básicos a largo plazo de una empresa, así como la adopción de cursos de acción y de los recursos necesarios para cumplirla. </li></ul><ul><ul><li>Es una guía de acción para la organización y todos sus miembros. </li></ul></ul>
  32. 32. REGLAS Y POLÍTICAS <ul><li>Reglas: Emiten acciones u omisiones especificas no sujetas a discrecionalidad. </li></ul><ul><ul><li>Son normas que dictan la acción o la abstracción y no permiten la excepción o la elección personal. </li></ul></ul><ul><ul><li>Ejemplo: No fumar. </li></ul></ul>
  33. 33. REGLAS Y POLÍTICAS <ul><li>Políticas: Enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento durante la toma de decisiones en la empresa. </li></ul><ul><ul><li>La esencia de las políticas es la existencia de cierto grado de discrecionalidad (libertad) para guiar las decisiones. </li></ul></ul><ul><ul><li>Pueden ser escritas o verbales. </li></ul></ul><ul><ul><li>Ejemplo: política salarial. </li></ul></ul>
  34. 34. PROCEDIMIENTOS <ul><li>Los procedimientos establecen métodos para el manejo de actividades cotidianas. </li></ul><ul><ul><li>A diferencia de las políticas que son guías de acción y no de pensamiento. </li></ul></ul><ul><ul><li>Son los planes que establecen un método o forma para llevar a cabo una actividad o serie de actividades. </li></ul></ul><ul><ul><li>Pueden definirse como series cronológicas, pautas a seguir, que indican la forma exacta en que se debe de realizar una actividad. </li></ul></ul>
  35. 35. PROGRAMAS <ul><li>Los programas son un conjunto de actividades interrelacionadas y cronológicamente ordenadas, que describen las actividades que se tienen que realizar, quiénes las van a realizar y cuándo van a terminarse. </li></ul>
  36. 36. PROGRAMAS <ul><li>Técnicamente los programas se diría que son el conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos que son necesarios para ejecutar un determinado curso de acción, normalmente respaldado por capital y prepuestos de operaciones. </li></ul>
  37. 37. PRESUPUESTOS <ul><li>Un presupuesto es un listado que detalla los recursos o dinero asignado para la realización de una actividad o un proyecto. </li></ul><ul><ul><li>Son una expresiones en términos numéricos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Obligan a la empresa a prepararse por adelantado a los recursos que se necesitarán. </li></ul></ul><ul><ul><li>Constituyen medios de control. </li></ul></ul>
  38. 38. PRESUPUESTOS <ul><li>Existen varios tipos de presupuestos: </li></ul><ul><ul><li>Presupuesto de operación: Es el más importante se utiliza para planear y controlar los ingresos y gastos de una organización, así como las utilidades resultantes de la operación de la empresa. </li></ul></ul><ul><ul><li>Presupuesto de gastos: Contempla los recursos necesarios para la operación de cada una de las áreas funcionales de la empresa. </li></ul></ul>
  39. 39. PRESUPUESTOS <ul><ul><li>Presupuesto de ingresos: Planea y controla todas las entradas de dinero provenientes de las ventas. </li></ul></ul><ul><ul><li>Presupuesto de efectivo: Conocido como flujo de efectivo, contempla las entradas y salidas de dinero en efectivo producto de la operación normal de la empresa. </li></ul></ul><ul><ul><li>Presupuesto de capital. Es utilizado para el control de grandes proyectos o inversiones actualizándose cada año. </li></ul></ul>
  40. 40. JERARQUIA DE LAS HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN
  41. 41. Presupuestos Programas Procedimientos Reglas y políticas Estrategias Objetivos y metas Premisas Visión Propósito y misión
  42. 42. ADMINISTRACION POR OBJETIVOS (APO)
  43. 43. OBJETIVOS <ul><li>Son los fines importantes hacia los que se dirigen las actividades organizacionales e individuos. </li></ul><ul><li>Existen objetivos: </li></ul><ul><ul><li>a largo y corto plazo, </li></ul></ul><ul><ul><li>generales y específicos. </li></ul></ul><ul><li>Los objetivos deben ser verificables: </li></ul><ul><ul><li>se debe determinar si se alcanzan o no en un período determinado. </li></ul></ul>
  44. 44. JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS Objetivos Individuales: Desempeño y Objetivos de desarrollo personal Objetivos Departamentales y de unidades Objetivos Divisionales Objetivos generales más específicos Áreas claves (Costos-inversión - calidad) Objetivos generales de la organización (largo plazo-estrat.) Misión Prop. socio-económico Método descendente Método ascendente
  45. 45. ADMINISTRACION POR OBJETIVOS <ul><li>La Administración por Objetivos (APO) es una técnica de planeación y control que implica “establecer y comunicar objetivos organizacionales, identificando los objetivos individuales relacionados con ellos y estudiando la actuación del personal en torno a los mismos”. </li></ul>
  46. 46. ADMINISTRACION POR OBJETIVOS <ul><li>En la administración por objetivos: </li></ul><ul><ul><li>los gerentes y sus subordinados definen en conjunto sus metas comunes, </li></ul></ul><ul><ul><li>especifican las áreas principales de responsabilidad de cada puesto en relación con los resultados esperados de cada uno, y </li></ul></ul><ul><ul><li>utilizan esas medidas como guías para mejorar la operación del área, verificando a la vez la contribución de todos y cada uno de sus miembros. </li></ul></ul>
  47. 47. ADMINISTRACION POR OBJETIVOS <ul><li>La mayor aportación de la APO a la TGA es la conceptualización del trabajo. </li></ul><ul><li>El énfasis se coloca entonces ya no sólo en el qué, sino también en el cómo del desempeño organizacional. </li></ul>
  48. 48. ADMINISTRACION POR OBJETIVOS <ul><li>Su gestor Peter Drucker (1954), aunque no profundizó en su desarrollo. </li></ul><ul><li>La APO representó un gran avance para el desarrollo de la ciencia administrativa que sus modelos y técnicas eran muy precisos y basados en investigaciones de muchos años en diversas empresas. </li></ul>
  49. 49. ADMINISTRACION POR OBJETIVOS <ul><li>Además, su implantación adecuada incide directamente en la motivación y actitud del personal, ya que los involucra en su trabajo y con sus objetivos personales y laborales al hacerlos claros y alcanzables. </li></ul>
  50. 50. ADMINISTRACION POR OBJETIVOS <ul><li>La administración por objetivos es un conjunto formal de procedimientos que establecen y revisan el progreso hacia las metas comunes por parte de los administradores y sus colaboradores. </li></ul><ul><li>La APO explica el proceso mediante el cual los objetivos caen en cascada por medio de los diversos niveles de la organización. </li></ul>
  51. 51. BENEFICIOS DE LA APO <ul><li>Mejora la administración (planeación orientada a resultados). </li></ul><ul><li>Obliga a los gerentes a clarificar la estructura de la organización. </li></ul><ul><li>Estímulo del compromiso personal, tanto con los objetivos propios como los organizacionales. </li></ul>
  52. 52. DESVENTAJAS DE LA APO <ul><li>En ocasiones los administradores dejan de explicar la filosofía basada en el autocontrol y autodirección, y no dan pautas para la fijación de objetivos. </li></ul><ul><li>Los administradores deben conocer los objetivos de la empresa. </li></ul><ul><li>Hincapié en metas a corto plazo, por encima de la solidez que ofrece una organización en el largo plazo. </li></ul>
  53. 53. FUNDAMENTOS DE PLANEACIÓN: EL PROCESO BÁSICO Y SUS PASOS
  54. 54. Planeación <ul><li>Planeación: </li></ul><ul><li>es el proceso sistemático y consciente de tomar decisiones acerca de las metas y actividades que un individuo, grupo, unidad u organización perseguirán. </li></ul>
  55. 55. PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN <ul><li>Principio de contribución al objetivo. </li></ul><ul><li>Todos los planes tiene que ser elaborados en función de los objetivos organizacionales. </li></ul>
  56. 56. PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN <ul><li>Principio de primacía de la planeación. </li></ul><ul><li>Indica que la planeación precede a todas la demás funciones administrativas </li></ul>
  57. 57. PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN <ul><li>Principio de eficacia de los planes. </li></ul><ul><li>Indica que todos los planes deberán generar más beneficios en su relación con los costos. </li></ul>
  58. 58. PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN <ul><li>Principio de adhesión al objetivo. </li></ul><ul><li>Los objetivos deben tener significado y ser atractivos por los miembros de la organización. </li></ul>
  59. 59. PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN <ul><li>Principio de flexibilidad. </li></ul><ul><li>Con este principio se establecen los márgenes de tolerancia aceptables (atribuibles a hechos inesperados en un plan de trabajo). </li></ul>
  60. 60. PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN <ul><li>Principio de cambio de ruta. </li></ul><ul><li>Bajo este principio se establece la revisión de los planes y su reelaboración en caso de que así se requiera, para el cumplimiento de objetivos. </li></ul>
  61. 61. El proceso básico de planeación: sus etapas y pasos Fines. Especificar metas y objetivos Medios. Elegir políticas, programas, procedimientos, para alcanzar los objetivos. Recursos. Determinar los tipos y cantidades de recursos necesarios para alcanzar los objetivos. Realización. Diseñar los procedimientos para la toma de decisiones Control. Diseñar un proceso para prever y detectar los errores o fallas del plan. Partes de la planeación

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