CONCEPTO
La archivística es la ciencia de los archivos. Como tal, se ocupará de la historia,
la creación, la organización,...
Los procesos archivísticosestán ligados a un plan de gestión documental, el
cual establece los siguientes procedimientos:
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3. Sistema Geográfico: Se halla mediante el Distrito, departamento, ciudad,
etc. Arequipa / Cesar Tarazona, Lima / Juan Pa...
Centralizado. En este caso toda la documentación de la empresa se guarda en
un único lugar físico del que se encarga un re...
conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta
Directiva, hoy Consejo Directivo.
3. Seleccion...
de un negocio o conservación de los documentos. Solo se guarda los
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Archivistica guia 25

  1. 1. CONCEPTO La archivística es la ciencia de los archivos. Como tal, se ocupará de la historia, la creación, la organización, el servicio de la sociedad… Y que llegue a quien solicite la información. Tiene como base el documento. El documento es el objeto de atención de la archivística. Lo comparte con la diplomática que estudia el documento uno por uno, documentos antiguos, pormenorizando su formulario y sus cláusulas. La archivística lo ve como un conjunto, la paleografía ve los caracteres gráficos, la sigilografía los aspectos de validación de un documento… La archivística es la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y organización y los medios para su utilización. Los medios son guías y catálogos… El diccionario de archivística es la disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y da su función. La ciencia práctica que requiere unos conocimientos teóricos. Es la ciencia que estudia el nacimiento del archivo, sus principios de conservación, organización y ponerlo al servicio del público. Es importante la organización del archivador. El archivo: Lugar donde se guardan los documentos de cada información. Y hay un edificio donde se guardan. Conjunto de documentos portadores de información, el objeto de la archivística y de los archivos. TIPOS Archivos de Gestión: son aquellos que permanecen en una oficina mientras están en trámite, pueden estar en un lapso de 1 a 5 años. Archivo Central: son los que después de haber cumplido su gestión o trámite pasan a un depósito, con el fin de ser conservados un tiempo predeterminado, según lo que se tenga establecido en las tablas de retención. Archivos Histórico: Son la selección de los documentos que reflejan la memoria institucional, con el fin de generar en el futuro investigación. PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO
  2. 2. Los procesos archivísticosestán ligados a un plan de gestión documental, el cual establece los siguientes procedimientos: 1.Producción Documental: Es la generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. 2.Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o Jurídica. 3. Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. 4. Trámite de documentos: Es el curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. 5. Organización documental: Se define como el conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. 6. Consulta de documentos: Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. 7. Conservación de documentos: Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. 8. Disposición final: Allí se determinó decisión resultante de la valoración hecha en la tercera etapa del ciclo vital de los documentos, resultado de la valoración secundaria determinando Su valor permanente, su eliminación, selección por muestreo así como la implementación para la conservación en una Tecnología de imagen (microfilmación o digitalización). SISTEMA DE ARCHIVOS 1. Sistema alfabético: Viene a hacer la asociación de letras desde la “A” hasta la “Z”. Ejemplo: EXSA, FAMESA. 2. Sistema numérico: Viene a hacer la asociación de números, se ubica por los primeros ejemplo: Factura Nº 159 Factura Nº 160.
  3. 3. 3. Sistema Geográfico: Se halla mediante el Distrito, departamento, ciudad, etc. Arequipa / Cesar Tarazona, Lima / Juan Palomino. 4. Sistema por asunto: Se lleva el control de los materiales para poder trabajar, ejemplo: Pólizas, Adelantos, Letras. CLASES DE ARCHIVO • Según el tipo de documentos que contienen: Archivos históricos. En ellos se conservan documentos que reflejan hechos acaecidos en tiempos pasados y que, por tanto, tienen valor histórico. Archivos de Gobierno. Recogen documentos que son el testimonio de relaciones internacionales y militares y que son de interés para los gobiernos de las naciones. Archivos Eclesiásticos. En ellos se conservan documentos religiosos generados en ámbitos catedralicios, monásticos y diocesanos. Archivos de la Administración. Conservan documentos relacionados con la Administración central, administraciones autonómicas y administraciones locales. Archivos privados. En ellos se conservan documentos particulares relativos generalmente a familias importantes dentro de un país. Archivos de empresas. Recogen toda la documentación relativa a las empresas. • Por el grado de utilización
  4. 4. Centralizado. En este caso toda la documentación de la empresa se guarda en un único lugar físico del que se encarga un responsable. Descentralizado. A diferencia del archivo centralizado, toda la documentación de la empresa se encuentra dispersa a lo largo de sus departamentos, generalmente. • Por el grado de autonomía Activos. Mientras la utilización de un documento en la empresa es frecuente, se guarda en el archivo activo. Semiactivos. Cuando la documentación sólo es consultada esporádicamente, se extrae del archivo activo y se guarda en el semiactivo. Pasivos. Recibe también el nombre de archivo definitivo. En este tipo de archivo se guarda la documentación que ha cumplido el tiempo de seis años que fija el Código de Comercio para guardar libros, justificantes, correspondencia, etcétera. FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS: De conformidad con lo establecido en el Artículo Segundo de la Ley 80 de 1989, el Archivo General de la Nación tiene las siguientes funciones: 1. Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad. 2. Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de
  5. 5. conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva, hoy Consejo Directivo. 3. Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra el Archivo de la Nación, así como el que se le confíe en custodia. 4. Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos. 5. Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden Nacional, Departamental, Intendencial, Comisarial, Municipal y Distrital para organizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica. 6. Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas, culturales, de investigación y con archivos extranjeros. TECNICAS DE ARCHIVO CONCEPTO El proceso de decepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado a fin de localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas y deterioros, etc. Los documentos son colocados en unos mismos órdenes debidamente clasificados, toda la correspondencia, papeles y otros documentos relacionados con el individuo o firma y a la vez facilitar su localización y manejo. Es un sistema que nos va a permitir clasificar y buscar rápidamente los documentos. IMPORTANCIA Representa la memoria
  6. 6. de un negocio o conservación de los documentos. Solo se guarda los documentos importantes

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