Généralités sur le changement, comme posture individuelle avant tout + organisation pratique BUAngers pour accompagner évolutions dans l'organisation du travail
Cours SE Le système Linux : La ligne de commande bash - IG IPSET
Changement en BU : posture / organisation BU Angers
1. Notions clés
Cas pratique BUA
Le changement, c'est maintenant
Vraiment ?
Lundi 8 février 2016 | 13h45-15h45
Nathalie Clot
Animatrice #ADBUmetiers
Directrice de la Bibliothèque universitaire d'Angers
3. Catalyser des changements durables
→ 1999-2001 Un projet de CD-rom devient un site internet
→ 2003-2007 BU dentaire lance des premiers ateliers
biblio progressifs repris après 2007 par la BIUS
→ 2007-2012 Horaires → l-s 9h-19h l-s 8h30-22h30→
Fusion équipes d'accueil A + B + C 15 personnes
automatisation des prêts à 85 %
→ Depuis 2013 Transversalité des métiers
Evolution des profils B et C
Sortir les outils numériques du silo « tech »
Chef projet
Chef section
Paris 7
Chef section
BUA
Directrice
BUA
#ADBUmetiers & #ADBUllition
4. De la pratique empirique… à la théorie
Utile, Utilisable, Désirable. Redessiner la bibliothèque pour ses utilisateurs.
Méthodes de design UX appliquées Traduction à paraître de
A. Etches, A. Schmidt, Utile, Usable, Desirable, ALA, 2014.
" Antifragile ou les bienfaits du désordre en bibliothèque "
in Conduire le changement en bibliothèque : vers des organisations apprenantes,
sous la dir. de C. Péralès, Collection Boîte à outils, Enssib, 2015.
" Agir pour communiquer : Le cas de la BU d’Angers 2004-2012 "
in Communiquer en bibliothèque sous la dir. de Jean-Marc Vidal
Collection Boîte à outils, Enssib, 2012.
8. Continuité et changement
On ne passe pas de la 1re
à la 5e
d'un seul coup
Si vous tentez de démarrer en seconde, vous...
9. Partons de vos représentations
Nous changeons pour nous adapter à une
évolution de notre environnement
C'est ce que je pense CARTON ROSE
Je ne crois pas CARTON VERT
10. Partons de vos représentations
Dans les univers instables, la fréquence du
changement peut devenir plus courte que sa
durée
C'est ce que je pense CARTON ROSE
Je ne crois pas CARTON VERT
Je ne comprends pas CARTON BLANC
14. Changement et transition
Transition est subjective.
Ex : Elle sera terminée lorsque plus personne n'aura besoin de
multiplier par 6,5 pour savoir « combien ça coûte ».
Pour moi, la transition francs/euro est terminée
→ CARTON ROSE
Pour moi, la transition francs/euro dure encore,
au quotidien ou pour les gros achats
→ CARTON VERT
16. A vous !
Vous avez déjà rencontré des démarches de
changement qui ont débouché sur des résultats
décevants au regard des objectifs initiaux
Bien des fois CARTON ROSE→
Pas si souvent CARTON VERT→
CARTON ROSE CARTON VERT
28. Maintenant que puis-je faire pour moi ?
Lire
A. TONNELE, 65 outils pour accompagner le changement individuel et
collectif, Éditions d'Organisation, 2011.
E. DELAVALLEE, Les 10 règles d'or du changement, Eyrolles, 2015.
N. TALEB, Antifragile, les bienfaits du désordre, Les Belles Lettres, 2013.
Kit pratique Design Thinking en bib : http://http://lrf-blog.com/design/
Me former, suivre des ateliers… et pratiquer
Identifier ses besoins de formation
Enssib → Conduite du changement, 9 au 11 mars, ;-)
ADBU Journée d'étude Nice 2016 : Design Ux et changement→
Échanger
Coaching Voyages Bibcamp | Cyc4lib
Mentorat Visites Analyse de pratiques
29. 2 minutes des bonnes résolutions
Notez sur votre
carton rose
2-3 choses
que vous allez faire
pour vous-même
Notez sur votre
carton vert
2-3 choses
que vous allez
faire avec
d'autres
31. Contexte propice à l'adaptation
Jeune et pauvre
2 sites seulement
A taille humaine stabilité équipe cadres→ → attirés
Structure opérationnelle patiemment cultivée 2003-11 par O. Tacheau
25 cat. C
15 cat. B
3 A
19 cat. C
19 cat. B
7 A
2003 2015
12 ans
32. Contexte propice à l'adaptation
Ligne hiérarchique claire et courte : 2 niveaux
23 agents
Responsable 1
DIRECTION
Responsable 2
17 agents
Site 1 Site 2
Archives UA
Archiviste
1 agent
35. Groupes métiers en 2016
Groupes métiers faisant l'objet d'une coordination particulière.
Sur les secteurs en évolution
Services et communication
FORIU : relation à l'utilisateur [nouveau]
FORMUS + tutoriels en ligne [fusion]
Ubib + Réponses en ligne [fusion]
Communication + Valorisation en ligne + comm' interne et intranet [fusion]
Collections et la fourniture de documents au service des utilisateurs
TER : Transferts et réservations
PEB
Dune + STAR [fusion]
GAF : Archives et fonds spécialisés
Valorisation physique
Livres numériques & VOD
36. Groupes métiers en 2016
Groupes métiers faisant l'objet d'une coordination particulière
Mieux être au travail et évolution des compétences
Mieux : ergonomie, organisation du travail
BIBA + : formation continue
Plannings
Support et infrastructures
Miss'num
GAME : aménagements BB et STS
Audiovisuel
Supplément d'âme
GIF : groupe d'intervention festive
37. Groupes projets en 2016
Contrairement à 2015, 4 groupes d'impulsion seulement
Prêt de matériels [déjà lancé]
Prêts de salles [appels à volontaires au printemps]
Collections N1 BU Saint Serge
Magasins Belle Beille : repoussement et braderie pilon BB et STS
« Document de synthèse distribué + disponible sur Huggy et sur Commun »
38. Faire travailler les gens ensemble
Une infrastructure solide
Zimbra (invitations + gestion salle)
Salles de réunions avec matériel participatif banalisées sur chaque site
Toute rencontre a un CR dans Huggy (accès réservé pour Komidi)
« Contraindre pour mieux libérer »
Calendrier annuel des réunions structurantes
Formalisation de la typologie des réunions
Règles d'usage mail / tél / réunion tél / réunion
39. Faire travailler les gens ensemble
Des méthodes
Formation de tous les cadres aux techniques de réunion participative déc. 2013
Analyse des pratiques et échanges de co-construction
Clarification des intentions et objectifs
Préparer une réunion c'est préparer une question précise et une méthode de
travail en commun, pas des résultats et un diaporama.
→ Produire des décisions Analyser des problèmes→
→ Produire des idées Partager des informations→
→ Répartir le travail (QQCCOQP)
40. Faire travailler les gens ensemble
Équipe de direction
Stratégie 1x/an 1 jour Lieu neutre qui change Toute l'équipe
Journées
Projet
1x/an 2 jours Lieu neutre (Saint Florent) id.
Komidis 20x/an
1h30
repas
1h30
Dans l'une ou l'autre BU
Salle de réunion neutre
Géométrie
variable
Stratégie 1x/an 1 jour Lieu neutre qui change
Toute l'équipe
direction
Journées
Projet
1x/an 2 jours Lieu neutre (Saint Florent) id.
Komidis 20x/an
1h30
repas
1h30
Dans l'une ou l'autre BU
Salle de réunion neutre
Géométrie variable
selon projets + tous
pour infos aprèm.
Prépa
EPro
3x/an 3 h id.
Responsables
équipe + dir
41. Faire travailler les gens ensemble
Équipes par site
Stratégie 1x/an 1 jour Lieu neutre qui change Toute l'équipe
Journées
Projet
1x/an 2 jours Lieu neutre (Saint Florent) id.
Komidis 20x/an
1h30
repas
1h30
Dans l'une ou l'autre BU
Salle de réunion neutre
Géométrie
variable
REP 10x/an 1 h
Même jour même heure
sur les 2 sites
Toute l'équipe
Site BB/STS
Mini REP 10x/an 1h30 Petite salle BB
Coordinateurs
proximité BB
IMAMADEPOMI 35x/an
20'
max
Debout
lieux variés : couloirs,
magasin, cuisine, terrasse
Toute l'équipe
site STS
* BB et STS : Belle Beille et Saint Serge, les 2 BU
** Impromptu du MArdi MAtin DEs Potron MInet
42. Faire travailler les gens ensemble
Groupes métiers transversaux + groupes impulsion
Groupes métiers variable
1 à 2h + 1 journée pour
certains groupes
Variable
Groupes
impulsion
fixé au lancement
projet
2h / 3 ou 4 max
Participants
volontaires
Réunions générales
Réunion générale
février
1x/an 2 h
Hors les murs + visite d'un
site angevin sur matinée
Tous (possibilité
poser congé)
Réunion générale
été
1x/an 2h
Hors les murs, matin de la
journée pro, hors Angers
id.
BIBA+ camp 1x/an 1 jour
Ateliers pratiques de
formation continue
id.
43. Faire travailler les gens ensemble
Journées projets
St Florent
Réunion
générale
Préparation
Entretiens pro
Préparation 360°
Entretiens pro
Préparation
Entretiens proEntretiens pro
janvier février mars avril-mai
Arrêter,
commencer
continuer
Arrêter,
commencer
continuer
Opérationnel,
par porteurs,
par g. métier
Opérationnel,
par porteurs,
par g. métier
Opérationnel,
par porteurs,
par g. métier
Opérationnel,
par porteurs,
par g. métier
Journée stratégie Réunion
générale
Préparation
Entretiens pro
Veiller au fonctionnement pratique,
ajuster, évaluer
Faire
fonctionner
Faire
fonctionner
Vision,
questions,
gamberge
Vision,
questions,
gamberge
juin juillet
BIBA+ Camp
septembre-décembre
Travail en groupes
métiers
Se former
Se former
44. Enjeux 2016-2017
Vision et valeurs communes
qui ne « changent pas »
→ A partager
→ A faire vivre au quotidien
45. Enjeux 2016-2017
→ Associer l'observation des usages réels à tous les
projets et pratiquer cycles successifs
analyse problème recherche d'idées→ →analyse problème recherche d'idées→ →
prototypesprototypes
itération évaluation→ →itération évaluation→ →
46. Optimisme de la volonté
EssayerEssayer
Accepter ses
erreurs
Accepter ses
erreurs
Faire avecFaire avec
Apprendre
en faisant
Apprendre
en faisant
Pragmatisme de l'action
Et celles
des autres
En tirer
parti !
En tirer
parti !
47. 2 minutes de bonnes résolutions
Notez sur votre
carton vert
2-3 choses
que vous allez
faire avec les autres
48. Merci de votre attention
Mail nathalie.clot@univ-angers.fr
Twitter @NaCl2 #ADBUmetiers #ADBUllition
BUA http://bu.univ-angers.fr/buapro
Des questions ?
Notes de l'éditeur
Auteur du cycle de Fantasy « La citadelle des ombres »
Définir catalyse
Quand un élément qui n'intervient pas dans une réaction chimique l'accélère lorsqu'il est présent
Paul Watzlawick Mental research institute Palo Alto
Changement de type 1 : à l'intérieur du sytème
Thermostat, maintien de l'équilibre d'un cycliste accélérateur ou frein voiture => plutôt évolution
Changement de type 2:changement de régime pour une voiture, niveau de puissance du moteur
Propos touche changements de type 2
En gros, on ne peut pas accéllerer indéfiniment en 1ere dans une voiture…
Pas de page blanche, et continuité. Essayez de passer la 5e juste après la première et reparlons-en…
Ou démarrer sur le mauvais régime...
Longtemps la période entre deux changement était plus longue que le temps qu'il fallait pour mener à bien le premier changement.
Dans environnement instable, ce n'est plus le cas.
Passer de la notion de changement, stabilité, changement, stabilité
ADAPTABILITE
Même si un changement est effectif, la transition peut prendre des dizaines d'années
Les organisations rencontrent plus souvent des problèmes de transitions que de changement.
La transition peut remettre pour tout ou partie le changement.
Ex : projets RFID pour l'automatisation où seulement la moitié des prêts passe par les automates
Syndrome de la chaussure neuve.
Syndrome de la chaussure neuve.
Patience, écoute, pansements, adaptation, bien choisir sa pointure.
En avoir conscience et savoir que ça va passer… ou se débarrasser le plus vite possible de chaussures manifestement inadaptées.
Danger des positions antalgiques.
Faut-il rentrer dans son trou, et ne rien changer ?
Complexe, difficile à prévoir et à anticiper. Plein de recettes différentes, toutes aussi bonnes selon les produits de base, le point de départ, le temps qu'il fait, le confort de la salle à manger, les gens avec qui on mange...
S'oppose à compliqué (comme construire un meccano, où avoir un mode d'emploi même long et compliqué peut suffire)
Pour faire un Airbus A 380 plus de 200 000 pages de procédures.
Une question d'attitude
Antifragile : comment vivre dans un monde que nous ne comprenons pas
De même que le corps humain se renforce à mesure qu'il est soumis au stress et à l'effort, de même que les mouvements populaires grandissent lorsqu'ils sont réprimés, de même le vivant en général se développe d'autant mieux qu’il est confronté à des facteurs de désordre, de volatilité ou à quoi que ce soit à même de le troubler. Cette faculté à non seulement tirer profit du chaos mais à en avoir besoin pour devenir meilleur est « l’antifragile », à l’image de l’antique Hydre de Lerne dont les têtes se multipliaient à mesure qu’elles étaient coupées. Etes-vous prêt à devenir antifragile ?
Question de notre temps, dans tous les secteurs… Seuls des individus bien formés et aptes au changement peuvent accompagner des besoins individualisés et changeants.
Une classique, inspirée de la courbe du deuil
A identifier aussi en soi
Se garder de croire aux remèdes miracles… et de croire les gens qui prétendent que ça existe et que la route est droite (même si la pente est raide)
Etat d'esprit, posture
Ne se règlera pas en 2 heures… si ça vous donne envie d'aller plus loin, tant mieux.