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Are you using an evidence‐based assessment system?
Does your organization really understand the value proposition?
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Membership States
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How Does COLLAGE Work?Assessments                    Data infrastructure              Informed decisions    Individuals   ...
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Healthy Aging Plan
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Ad Hoc  ReportingEndless possibilities for site‐specific reporting 
Ad Hoc in  Action  
Ad Hoc in Action
COLLAGE is Changing in 2013:                   COLLAGE 360What is COLLAGE 360 ? COLLAGE 360 combines the power of informat...
COLLAGE is Changing in 2013:                  COLLAGE 360The role of the interdisciplinary teamThe interdisciplinary team ...
COLLAGE is Changing in 2013:              COLLAGE360Preliminary results from Orchard Cove• 90% of residents participate in...
COLLAGE data is the engine that drives   your Wellness Program operations
Using Data for Program     Development                        Karri Sears                   Director of Wellness
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Wellness Program Developments
How COLLAGE Assistedo Provides holistic evidence‐based wellness   assessmento Supports philosophy of promoting   independe...
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Occupancy Data:  Lead to Significant Financial Improvement  New direct admissions into health care and assisted living, le...
2012 and Beyond
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The Technical Side of      COLLAGEDoug Zimmer, Co-ownerCenter for Information Management, Inc.Ann Arbor, MI
Software Highlights• How does COLLAGE software work?• What is included in basic software?• What options are available? • W...
Software Platform• Web‐based software, runs in browser• Requires Internet connection • No installation required; minimal i...
Basic Functions • Maintain demographic information    and record several types of    assessments • Create Healthy Aging Pl...
Optional Features• Use laptop for interviews in personal   residences without Internet   connection• Build ad hoc queries ...
COLLAGE National Repository • Copy of de‐identified assessment data    automatically sent to Institute for Aging    Resear...
Deployment• Each organization plans implementation   process and timetable for deployment • Web‐based training provided:  ...
Software Demo• Overview of resident information• Completing assessments• Creating Health Aging Plan (HAP)
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Introduction to COLLAGE

  1. 1. Welcome to
  2. 2. A membership consortium of aging services organizations, including CCRCs,  moderate‐income  and federally subsidized housing, and home care and community‐based agencies who use a holistic, Web‐ and evidence‐based assessment tool and person‐centered  process to advance healthy aging and improve outcomes of  older adults living independently. 
  3. 3. Neil Beresin, COLLAGE, Kennett Square, PAKarri Sears, Wellness Director, Alexian Village of Milwaukee, WIDoug Zimmer, Center for Information Management, Ann Arbor, MI
  4. 4. Today’s webinar is one‐hourQuestions can be submitted via the control panel**Any questions we don’t get to today, we’ll  provide a written response by e‐mail within a  week
  5. 5. Click arrow(s) to hide or display control panelSubmit a  HEREquestion or comment 
  6. 6. How are you measuring and improving healthy aging outcomes?
  7. 7. Are you using an evidence‐based assessment system?
  8. 8. Does your organization really understand the value proposition?
  9. 9. 3 It’s About  21 3
  10. 10. What is COLLAGE? • Consortium  • Evidence‐based assessment tools • System to improve healthy aging  outcomes 
  11. 11. Membership States
  12. 12. Membership– types or settings 4 28 21 5 CCRC sites At Home sites Housing sites Other
  13. 13. How Does COLLAGE Work?Assessments Data infrastructure Informed decisions Individuals Community ROI:  better healthy aging outcomes
  14. 14. Assessment Process:  How? Staff person one‐to‐one  with resident Once every 9 months to  1 year In office or home  Initial conversation takes  45 minutes to 1 hours Data recorded in  software (web‐based)
  15. 15. Assessment Process:  Who? • Nursing, social service, fitness, wellness staff Who? • Independent or assisted living residents • Improve healthy aging • Individuals • community Why? • Target resources to resident goal • Inform need for service support decisions • Strengthen program planning
  16. 16. COLLAGE Assessments:  Key Features Holistic snapshot of  individual Evidence‐basedPart of an assessment suiteused in over 30 countries
  17. 17. Our Assessment System• Wellness Assessment:  subjective, lifestyle survey  completed by the resident• Core Assessment:  short, health‐focused,  objective, combined with WA leads to Personal  Wellness Profile report and Healthy Aging Plan.  Also determines if resident has risks that require   additional in‐depth assessment• Comprehensive Assessment:  objective, health‐ focused, more extensive than Core, only  completed if “triggered” by Core
  18. 18. More About the Core and Comprehensive Health Assessments  • Streamlined assessment system, released  7/12• Core Assessment has 60% less items, 25‐35  minutes to complete• Depending on setting, about 10% of residents  will need Comprehensive Assessment• Comprehensive Assessment is auto  populated with Core Assessment coding
  19. 19. Customizes goals into a Impact for  Healthy Aging Plan across  six wellness domainsIndividuals Activates residents to  improve quality of life  and age more  successfully Frames a personal care  coordination roadmap Provides staff/client  feedback loop
  20. 20. Impact for  CommunityFalls and balance programs (“Got Water?”) Exercise and Tai Chi for Spiritual wellness (“Joy of  managing arthritisLiving”) Yoga for managing Memory enhancement  depression and anxietyand support programs  New Library and book clubs(“Covered Bridge”) Targeted educational Bereavement support  materialsgroups Exercise/cognitive behavior Aging Enriched Resource  for managing painCenter
  21. 21. Impact on Management  and OperationsIdentifies needed services  Informs decisions about risk (needs) and  interests Promotional advantage Assists with accreditation
  22. 22. Impact on Management  and Operations (continued)Improves planning/continuity of health/wellness operations Leverages data (grant funding) Improves financials (actuarials) Improves outcomes 
  23. 23. Reports Overview Individuals Aggregate Assessment  Aggregate Profiler Responses/Comparison Medications Medications Diseases Diseases Indicators Report  Ad Hoc (assessment summary)Personal Wellness Profile Assessments DueHealthy Aging Plan (HAP)
  24. 24. Personal Wellness Profile report Resident‐directed content Fully automated Evidence‐based score in each on nine healthy  aging domainsContent: • What your score means • What you may consider doing to promote your  wellness • How your score compares to others in your  community
  25. 25. Personal Wellness Profile report
  26. 26. Personal Wellness Profile report
  27. 27. Healthy Aging Plan
  28. 28. Aggregate  Comparison percent CountsProfiler –report generation tool• On‐demand  Percentages frequency  distributions• Comparison data  based on  assessment data  from all COLLAGE  members  nationwide
  29. 29. Ad Hoc  ReportingEndless possibilities for site‐specific reporting 
  30. 30. Ad Hoc in  Action  
  31. 31. Ad Hoc in Action
  32. 32. COLLAGE is Changing in 2013:   COLLAGE 360What is COLLAGE 360 ? COLLAGE 360 combines the power of information derived from the COLLAGE assessment system with an award‐winning, innovative wellness coaching process call Vitality 360. How does it work?The coaching model focuses on engaging the resident in meaningful conversations that facilitate self‐direction and action. Through a reflection and visioning process that includes information from the assessment, resident are able to articulate life goals, supporting goals and action steps that will lead to inspired lifestyle changes.
  33. 33. COLLAGE is Changing in 2013:   COLLAGE 360The role of the interdisciplinary teamThe interdisciplinary team (which may include fitness and social service staff, nurses, nutritionists, administration and physicians) is guided by the coach and serves a critical support, resource and advocacy function for the coach and the resident. The coach communicates on a regular basis with the resident about his/her individual wellness plan and keeps the interdisciplinary team informed of residents’ progress. Preliminary resultsOrchard Cove, a continuing care community in Canton, MA, initially developed the program and has found significant positive results.  
  34. 34. COLLAGE is Changing in 2013:   COLLAGE360Preliminary results from Orchard Cove• 90% of residents participate in the program• 85% of the participants developed a fitness plan• Of those resident participating, 80% exercise on a regular basis  (more than twice a week)• Since 2011, the percentage of residents who exercise increased  from 33% to 74%• 89% of the residents participating reported having good or  excellent health – up from 80% one year earlier. This was a  statistically significant finding.• 62% of the residents participating stated they are delighted with  life as a whole – up from 32% one year earlier. This was a  statistically significant finding.
  35. 35. COLLAGE data is the engine that drives  your Wellness Program operations
  36. 36. Using Data for Program  Development Karri Sears Director of Wellness
  37. 37. Health and Wellness  is What Everyone Wants Your prospective residents move to your community because they expect you to help them  remain independent for the rest of their lives
  38. 38. Keeping People Independento Meets your missiono Improves satisfaction of residentso Reduces turnover of unitso Allows community admissions to assisted  living and health careo Reduces costs for life care community  through reduced utilization
  39. 39. What Can We Provide To Facilitate  Health and Independence? o Holistic evidence‐based assessment  (COLLAGE) o Knowledge and tools to remain well  and stop or slow chronic disease o Data‐driven programs and services to  enhance quality of life
  40. 40. Components of an Effective  Program A holistic approach to care  coordination services is finding  the right balance of support between monitoring the seniors  health care needs through  ongoing contact.  To develop a simple plan of care  that is understandable and  agreed upon with the goal of  100% compliance.
  41. 41. Wellness Program Developments
  42. 42. How COLLAGE Assistedo Provides holistic evidence‐based wellness  assessmento Supports philosophy of promoting  independenceo Provides opportunity for benchmarking via   comparative datao Assists in development of resident need  priorities
  43. 43. Occupancy Data:  Health Care and Assisted Living Projected Projected Actual Actual SNF AL SNF AL2007 53 53 30 182008 53 53 29 192009 53 53 27 182010 54 52 19 302011 54 52 16 30
  44. 44. Occupancy Data:  Lead to Significant Financial Improvement New direct admissions into health care and assisted living, lead to financial improvement:  approximately 7  million dollars surplus
  45. 45. 2012 and Beyond
  46. 46. Cognitive Performance Scale  (CPS) score from data Cognitive impaired residents: derived from CPS score2008 –’09 1262009 –’10 1752010 –’11 200
  47. 47. COLLAGE, The Art & Science of  Healthy AgingHelps you get the right people in the right seats  on the busData improves services, quality and outcomes,  and it is a win‐win for  everyone…
  48. 48. The Technical Side of  COLLAGEDoug Zimmer, Co-ownerCenter for Information Management, Inc.Ann Arbor, MI
  49. 49. Software Highlights• How does COLLAGE software work?• What is included in basic software?• What options are available? • What is the National Repository? • How is software deployed? • Short demo of software prototype
  50. 50. Software Platform• Web‐based software, runs in browser• Requires Internet connection • No installation required; minimal issues for  local IT • Data for all members stored on single server  in secure data center (with access strictly  controlled by facility) 
  51. 51. Basic Functions • Maintain demographic information  and record several types of  assessments • Create Healthy Aging Plans with  personal goals for wellness  • Generate reports on individuals and  in  aggregate
  52. 52. Optional Features• Use laptop for interviews in personal  residences without Internet  connection• Build ad hoc queries and create  dashboards and special reports  unique to organization
  53. 53. COLLAGE National Repository • Copy of de‐identified assessment data  automatically sent to Institute for Aging  Research (IFAR) • Performs quality assurance review • Creates peer comparison reports  • Supports ongoing studies by IFAR
  54. 54. Deployment• Each organization plans implementation  process and timetable for deployment • Web‐based training provided: • How to complete and use assessment tools • How to use software tools• Help Desk services available:  • Coaching clarifications and questions  • Technical software issues or problems
  55. 55. Software Demo• Overview of resident information• Completing assessments• Creating Health Aging Plan (HAP)
  56. 56. COLLAGE, The Art & Science of Healthy Aging®  o Schedule a meeting with your leadership team o View a short YouTube video of a COLLAGE  conversation in action o Talk to several COLLAGE member organizations. o Review our Question and Answer publication o Chat about cost, training, model practices, successful  program launch and business process integration, trial  operating agreements, etc. info@collageaging.org Learn more on your own collageaging.org       blog‐collageaging.org