• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
6 upsi qss 4013 pengurusan mesyuarat
 

6 upsi qss 4013 pengurusan mesyuarat

on

  • 1,555 views

 

Statistics

Views

Total Views
1,555
Views on SlideShare
1,509
Embed Views
46

Actions

Likes
1
Downloads
37
Comments
0

2 Embeds 46

http://nazuris.blogspot.com 45
http://www.blogger.com 1

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    6 upsi qss 4013 pengurusan mesyuarat 6 upsi qss 4013 pengurusan mesyuarat Presentation Transcript

    • QSU 4013Pengurusan Mesyuarat
    • Pengurusetiaan Mesyuarat• Tanggungjawab – Sebelum – Semasa mesyuarat – Selepas mesyuarat
    • Intro
    • 1 Jenis 1. Mesyuarat Jawatankuasa Kerja 2. Mesyuarat Agung Tahunan 3. Mesyuarat Agung Luar Biasa 4. Mesyuarat Agung Tergempar
    • MESYUARAT JAWATANKUASA KERJA Ahli dipilih dalam mesyuarat agung. Subjenisnya: mesyuarat jawatankuasa induk dan jawatankuasa kerja. Kekerapan: bergantung pada kehendak perlembagaan, peraturan tetap, keperluan organisasi itu. Notis sekurang-kurangnya 48 jam Kuorum: lazimnya dua pertiga.
    • MESYUARAT AGUNG TAHUNAN Lazimnya sekali setahun, setelah berakhirnya tahun keawangan. Notis tidak kurang daripda 14 hari. Tujuan (bergantung pada perlembagaan):  membentangkan laporan tahunan  meluluskan penyata kira-kira  merancang aktiviti tahun berikutnya  memilih ahli-ahli jawatankuasa baharu  meluluskan sesuatu usul Korum: 2/3 jumlah ahli berdaftar. Jika kuorum tidak cukup selepas 30 minit, mesyuarat hendaklahlah ditangguhkan ke tarikh lain (tidak lebih 30 hari)
    • MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA Jarang berlaku Diarah oleh AJK atau diminta 1/3 ahli berdaftar dengan tujuan  membubarkan AJK yang ada dan memilih AJK baharu  mengubah perlembagaan atas keperluan yang mendesak  menyelesaikan masalah kewangan yang kritikal
    • MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA Diadakan dalam tempoh 5 hari dari tarikh permintaan. Paparan notis mesyuarat dan agenda sekurang-kurangnya 48 jam sebelum mesyuarat. Kuorum mesyuarat agung diterima pakai. Jika kuorum tidak mencukupi, mesyuarat hendaklah dibatalkan dan mesyuarat untuk tujuan yang sama tidak boleh diadakan dalam tempoh enam bulan.
    • MESYUARAT TERGEMPAR Subjenis mesyuarat jawatankuasa; lebih kurang mesyuarat khas. Tujuan: membincangkan isu yang memerlukan kata putus segera. Contoh: hendak memecat ahli yang melanggar disiplin.
    • Dilaksanakan beberapa kali dalam setahun dansetengah persatuan menetapkan bilanganmesyuarat ini .Semakin kerap diadakan mesyuaratjawatankuasa semakin baik .
    • penentuan pembukaan pengesahan menamatkan mesyuarat panduan perbincanganperkara berbangkit
    • Pengerusi perlu memastikan samadakourum telah mencukupi atau tidak .Untuk mesyuarat jawatankuasa , ahlikourum tidak boleh kurang daripada 2 / 3ahli yang ada dalam jawatankuasa penuh .
    • Pengerusi boleh menunggu tidak lebihdaripada 15 atau 30 minit untuk korumdipenuhi oleh ahli jawatankuasa .Setiausaha harus merekodkan bahawamesyuarat itu dibatalkan kerana tidakmencukupi korum .Jika perlu , perbincangan tidak formalboleh diadakan tanpa rekod dan kuasa .
    • Agenda dan minit mesyuarat akandiedarkan .Pengerusi berperanan mengisytiharkanmesyuarat secara rasmi diikuti dengankata – kata aluan beliau .
    • Jika mesyuarat tersebut merupakanmesyuarat kali pertama , tujuan mesyuaratperlu dinyatakan .Seterusnya , pengerusi bertanggungjawabmembaca agenda mesyuarat hari itu danbertanya kepada ahli kourum jika adasesiapa yang mencadangkan sebarangpembetulan kepada minit tersebut .
    • Pengerusi perlu menurunkan tandatanganringkasnya untuk setiap pembetulan .Setiausaha mempelawa cadangan dansokongan minit itu disahkan sebagai betul .Selepas minit disahkan , pengerusi akanmenandatangani minit itu dengan serta –merta dan menulis tarikh di tempat yangdisediakan .
    • Perkara – perkara yang dicetak dalamminit mesyuarat akan diteliti secara satupersatu dan ahli – ahli bolehmembangkitkan soalan untuk dijawab olehsetiausaha atau orang berkenaan yang telahditugaskan .
    • Ahli – ahli hanya dibenarkan memintamaklumat sahaja , perbincangan tambahanatau perbincangan baru terhadap perkarayang berbangkit itu tidak dibenarkan .
    • Pengerusi perlu bersikap berkecuali dantidak boleh bersikap berat sebelah ataumenonjolkan pengaruh .
    • Pengerusi harus menghormati pandanganorang ramai seperti seorang seorang hakimdan ahli – ahli jawatankuasa adalah jurinya .Segala perkara yang telah dibincangkandan diputuskan mestilah dipikul bersamaahli jawatankuasa dan mendapat sokongansepenuhnya semasa pelaksanaan .
    • Pengerusi bertanggungjawab untukmenamatkan atau menutup mesyuaratsecara rasmi .Masa yang sesuai untuk menamatkanmesyuarat bergantung kepada pengerusi .Mesyuarat boleh ditutup sekiranyadifikirkan bahawa meneruskan mesyuarattidak mendatangkan hasil .
    • Pengerusi akan mengucapkan terima kasihkepada ahli – ahli yang hadir dan ataskerjasama mereka .Apabila semua urusan dalam mesyuarattelah diselesaikan , pengerusi akanmenjemput seorang pencadang danpenyokong untuk menamatkan mesyuarattersebut .
    • Salah seorang ahli akan bangunmenyampaikan penghargaan kepadapengerusi .Untuk melicinkan perjalanan pertubuhandan jabatan , tarikh mesyuarat akan datangditetapkan terlebih dahulu sebelummesyuarat ditangguhkan oleh pengerusi .Beliau akan mengucapkan “ Dengan inisaya menangguhkan mesyuarat ini denganrasmi ” .
    • 3 Agenda Maksud: kertas yang menyenaraikan perkara yang akan dibincangkan dalam mesyuarat. Panduan 1: pengerusi berbincang dengan setiausaha tentang isi kandungan agenda. Panduan 2: Tidak perlu dijadikan agenda jika perkara itu boleh diputuskan oleh pihak pengurusan; dapat dilaksanakan secara bersurat atau melalui telefon.
    • BENTUK AGENDA Rangka … Tajuk sahaja; paling lazim. Lengkap … Tujuan setiap agenda dan rangka ketetapan yang perlu diputuskan dicatatkan. Salinan Pengerusi … Lengkap dan ada ruangan kosong di bahagian tepi kertas agenda untuk catatannya. Salinan Setiausaha … Sama dengan yang dimiliki oleh pengerusi atau lebih lengkap demi memudahkannya mencatat minit mesyuarat.
    • 4 Semak (Tatacara dan Pengendalian Mesyuarat) Penting diikuti demi kelancaran mesyuarat. Dapat disusun semula berdasarkan tanggungjawab individu dalam urus setia. Perlu disesuaikan dengan keperluan sebenar dan perkembangan semasa.
    • TINDAKAN PRAMESYUARATBil. Butiran Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat 1.  mesyuarat bersama pengerusi. 2. Merancang peruntukan masa setiap agenda.  3. Menempah bilik mesyuarat.  4. Menempah minuman.  5. Menyediakan fail.  Mencetak bahan (sekurang-kurangnya agenda 6.  dan minit) dan memasukkannya ke dalam fail. 7. Menyediakan kemudahan peralatan seperti LCD. 
    • TINDAKAN PRAMESYUARATBil. Butiran 8. Memberitahu pihak yang akan menyediakan  kertas kerja (jika ada).9. Menentukan kertas kerja diterima dalam tempoh  1 hari sebelum mesyuarat.10. Menyediakan salinan kertas kerja. 11. Menyediakan ringkasan eksekutif jika kertas kerja  melebih 15 muka surat (tidak termasuk lampiran).12. Menyusun agenda mesyuarat: perutusan pengerusi, mengesahkan minit mesyuarat yang  lalu, perkara berbangkit, pembentangan kertas kerja, hal-hal lain, dan penutup.
    • TINDAKAN PRAMESYUARATBil. Butiran13. Menyediakan surat jemputan yang mengandungi maklumat asas seperti nama jawatankuasa, tarikh dan tempat mesyuarat, masa mula dan masa  dijangka tamat, agenda mesyuarat, nama pengerusi, jenis pakaian.14. Menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantar wakil. Sekiranya dibenarkan,  jawatan wakil hendaklah dinyatakan.15. Menghantar surat jemputan mesyuarat dan dokumen berkaitan sekurang-kurangnya 10 hari sebelum  mesyuarat.16. Menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih  dan kemas.* *Sejam sebelum mesyuarat.
    • TINDAKAN PRAMESYUARATBil. Butiran17. Menentukan tempat duduk yang mencukupi  disediakan dan jika perlu.*18. Menyediakan dan menyusun tanda nama ahli-ahli  mesyuarat yang akan hadir mengikut kekananan. *19. Memastikan alat pembesar suara disediakan dan  berfungsi. *20. Memastikan alat-alat tulis disediakan di atas meja,  jika perlu. *21. Memastikan overhead projector dan peralatannya  disediakan, jika perlu. *22. Memastikan semula tempahan minuman ringan telah  dibuat. * *Sejam sebelum mesyuarat.
    • TINDAKAN PRAMESYUARATBil. Butiran23. Berhubung dengan ahli-ahli mesyuarat untuk menentukan senarai ahli-ahli yang akan hadir. 24. Menyediakan senarai ahli yang akan hadir dua hari  sebelum mesyuarat diadakan.25. Meneliti maklum balas dan mengenal pasti tindakan bagi menyelesaikan masalah-masalah yang timbul,  dua hari sebelum mesyuarat.26. Menerangkan kepada ahli mesyuarat tentang cara memberi penghormatan (address) kepada pengerusi  dalam mesyuarat, jika pengerusi baharu.27. Mengingatkan ahli mesyuarat agar memberitahu pengerusi atau setiausaha sekiranya berhajat  meninggalkan mesyuarat.
    • TINDAKAN SEMASA MESYUARATBil. Butiran 1. Mengedarkan buku kehadiran. 2. Menyimpan buku kehadiran. 3. Mencatat minit mesyuarat. 4. Mengedarkan bahan-bahan yang baharu diterima. 5. Memastikan minuman diterima pada masanya. 6. Mengedarkan minuman kepada pengerusi dan ahli  terpilih, jika perlu.7. Melaksanakan tugas khas yang diarahkan oleh pengerusi semasa mesyuarat seperti mengambil  sesuatu di pejabat.
    • TINDAKAN SELEPAS MESYUARATBil. Butiran 1. Memastikan peralatan dan sisa minuman dikemaskan. 2. Menentukan bilik mesyuarat kemas selepas  mesyuarat.3. Mendraf minit, sehari selepas mesyuarat. 4. Menaip draf minit. 5. Menyemak draf minit kali pertama, dua hari selepas  mesyuarat.6. Menyemak draf minit kali kedua, dua hari selepas  mesyuarat.
    • TINDAKAN SELEPAS MESYUARATBil. Butiran 7. Meyemak draf minit bersama pengerusi untuk mendapat persetujuan tidak lewat daripada tiga hari  selepas tarikh mesyuarat. 8. Mencetak minit yang sudah dipersetujui oleh  pengerusi. 9. Menyediakan kertas lampiran untuk edaran minit. 10. Mengedarkan minit yang telah diluluskan dalam  tempoh seminggu selepas tarikh mesyuarat.11. Menyediakan kertas lampiran untuk edaran borang tindakan susulan dengan menyatakan tempoh yang  diberi untuk menyempurnakan borang itu ialah dua minggu.
    • TINDAKAN SELEPAS MESYUARATBil. Butiran12. Mengedarkan borang tindakan susulan kepada mereka yang berkaitan sahaja sehari selepas minit  mesyuarat diedarkan.13. Mengutip semula borang tindakan susulan. 14. Merumus tindakan susulan (menganalisis dan membuat ringkasan). 15. Menyemak tindakan susulan. 16. Membincangkan tindakan susulan dengan pengerusi. 17. Mengedarkan rumusan tindakan susulan kepada  semua ahli mesyuarat.
    • MINIT MESYUARATPengenalan• Minit adalah satu bentuk rekod yang bertulis tentang perkara yang dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat. Sekiranya tidak dibuat sebarang catatan, rekod tidak dapat disimpan dengan sempurna dan segala perbincangan yang diadakan tidak dapat di ambil tindakan susulan.
    • FORMAT MINIT MESYUARAT Kandungan• Kandunga minit adalah bergantung pada jenis mesyuarat yang dijalankan itu.Perkara berikut adalah penting untuk dimasukkan sebagai kandungan dalam minit mesyuarat itu. Tajuk• Nama pertubuhan,persatuan sukan yang menjalankan mesyuarat itu• Jenis mesyuarat yang dijalankan itu,misalnya Mesyuarat Jawatankuasa,Mesyuarat Agung Tahunan,dan lain-lain.• Tempat mesyuarat itu diadakan:Bilik, jabatan atau pertubuhan dan alamat penuh.
    • Kehadiran• Catatan nama Pengerusi,Timbalan Pengerusi, Setiausaha,Timbalan Setiausaha,Bendahari,dan ahli-ahli jawatankuasa.Adalah penting catatan nama ahli-ahli mesyuarat itu disusun mengikut hirarki ahli yang hadir.• Nama pegawai utama pertubuhan itu dicatat di sebelah kiri dan jawatan mereka dicatat di sebelah kanan.Jika perlu,catat juga nama jawatan mereka yang sebenarnya di bawah nama mereka masing-masing.• Nama ahli-ahli jawatankuasa diletakkan di sebelah kiri tetapi jawatan mereka yang sebenarnya dicatatkan di sebelah kanan.
    • YANG TIDAK HADIR DENGAN SEBAB• Setiausaha perlu mencatatkan nama ahli yang tidak hadir dengan alasan sekali.Sebagai alasan, memadai dicatatkan sebagai tidak hadir dengan bersebab sebagai tajuk kecil dalam minit itu.Ini disusuli dengan senarai nama mereka yang tidak hadir itu.
    • FORMAT MINIT MESYUARAT (1) JUDUL MINIT MESYUARAT(2) BUTIRAN AM i. Tarikh : ii. Masa : iii. Tempat : iv. Kehadiran :( catatkan anggota yang tidak hadir )(3) AGENDA ( jika perlu dicatatkan ) i. Ucapan Pengerusi ii. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat lalu iii. Perkara-perkara berbangkit iv. Membincangkan isu v. Membincangkan isu vi. Hal-hal lain
    • FORMAT MINIT MESYUARAT(4) KETERANGAN AGENDA Isi perbincangan agenda dicatat oleh pencatat minit mesyuarat. (5) TINDAKAN Siapakah yang bertanggungjawab?(6) UCAPAN PENANGGUHAN Ucapan penangguhan oleh Pengerusi. Dicatat juga masa mesyuarat ditamatkan.(7) PENCATAT Dicatatkan nama orang yang mencatat minit mesyuarat.(8) PENGESAHAN PENGERUSI Pengerusi menandatangi minit mesyuarat tanda pengesahan.
    • MINIT YANG BAIK Sah• Fakta-fakta yang ditulis dalam minit mesyuarat itu tepat.Bahan yang dicatatkan itu adalah bersamaan dengan perkara yang timbul dalam mesyuarat itu. Lengkap• Minit mesyuarat itu padat dan lengkap dan tiada bahan yang tertinggal atau ditokok tambah.Bahan catatan itu tersusun agar orang dapat memahaminya walaupun seseorang itu tidak hadir dalam mesyuarat.Mereka dapat mengikuti perjalanan mesyuarat itu dengan cara yan mudah. Ringkas• Minit mesyuarat itu juga ringkas dan mudah diikuti tetapi jangan sampai mengurangkan pemahamannya.Catatan minit mesyuarat direkodkan secara tepat,padat dan jelas.
    • Pengedaran Minit Mesyuarat• Pengedaran minit mesyuarat kepada ahli-ahli dilakukan sekurang-kurangnya seminggu selepas mesyuarat.• Draf minit dikemukakan kepada pengerusi untuk kelulusan dan persetujuannya tidak lewat dari tiga hari selepas tarikh berlangsungnya mesyuarat itu.• Minit mesyuarat itu perlu dicetak lebih kerana kerap kali ada ahli yang tidak membawa minit bersama mereka semasa mesyuarat.
    • 5 Minit 10 fakta berasaskan PKPA 2/1991, standard kualiti yang pernah diamalkan dan pengalaman personal perlu dijadikan panduan.
    • 1.Format PKPA 2/1991 … Format minitmesyuarat yang diperakukan oleh KerajaanMalaysia terdapat dalam Lampiran APekeliling Pentadbiran Awam Bilangan 2Tahun 1991 (PKPA 2/1991).1.Sediakan Secepat Mungkin … Drafminit untuk kelulusan pengerusi hendaklahdikemukakan kepada pengerusi untukmendapat persetujuan tidak lewat daripadatiga hari selepas tarikh mesyuaratdiadakan.
    • 1.Pengedaran Minit …Minit mesyuarat yangtelah disemak oleh Pengerusi hendaklahdiedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidaklewat daripada satu minggu selepas mesyuaratdiadakan itu. Edarkan minit sekali lagi sejurussebelum mesyuarat berikutnya bermula.1.Minit Padat … Minit direkodkan secarapadat, tepat dan jelas. Catatan setiap perkarayang dibincangkan hendaklah diikuti dengannota yang menunjukkan sama ada tindakanlanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja.PKPA 2/1991, Peraturan 5 (c) (iv).
    • 1.Tiada Kolum … PKPA 2/1991 tidakmencatatkan keperluan kolum untuk minit.INTAN dan agensi kerajaan yang utamamematuhi pekeliling itu. "Kami mematuhi PKPAdan Manual Latihan Pengurusan Mesyuarat danJawatankuasa Kerajaan yang dikeluarkan olehMAMPU, ” Shahril Annuar Ahmad, Pegawai INTANKawasan Utara.1.Tindakan … Perkataan "Tindakan"dihitamtebalkan dan dikanankan.
    • 1.Jangan Ada-adakan yang Tak Perlu …Tidak perlu nama dan tandatangansetiausaha di akhir minit. Kenyataandisemak oleh pengerusi, ruangantandatangan dan namanya juga tidak perlu.Rasional: nama setiausaha sudah ada dalamsenarai; minit disahkan dalam mesyuarat bukanoleh pengerusi. Tidak perlu dicatat "disemak olehpengerusi" kerana itu tugas rutinnya.Penomboran … Baik ikut sistem perpuluhan ataugabungan perpuluhan, huruf kecil dalamkurungan dan angka Roman kecil dalamkurungan.
    • 1.Ada Sistem Pengesanan … Urus setiabertanggungjawab mengesan pelaksanaankeputusan mesyuarat denganmenggunakan borang khas (Lampiran B).PKPA 2/1991, Peraturan 5 (c) (vi).1.Penutup … Tidak perlu ditulis tajuk bagibahagian penutup.
    • 6 SusulanDapat memendekkan masa perkara berbangkit.Gunakan borang yang sesuai untuk mendapatmaklum balas.Catatkan petikan minit dan hantar kepadasemua ahli dua minggu sebelum mesyuaratyang berikutnya.Dapatkan respons melalui telefon atau secarabersemuka.
    • KUALITI PENGERUSIPengerusi perlu memiliki kualiti peribadi yang tenang, peramah, mesra boleh berfikir secara objektif dan jelas berpengetahuan cukup tentang tatacara mesyuarat berkeupayaan mengawal diri dan sentiasa berhubung rapat dan bekerjasama dengan setiausaha.
    • KUASA PENGERUSI Kuasanya mengatasi semua yang hadir dalam mesyuarat. Keputusannya tentang tatacara mesyuarat muktamad. Dia mempunyai undi pemutus; digunakan apabila berlaku persamaan undi antara pencadang dengan pembangkang. Dia sahaja yang boleh memula dan menangguhkan mesyuarat ... mesti dilakukan tepat pada waktunya.
    • PERLAKUAN PENGERUSI Pengerusi Duduk … Ketika ahli mesyuarat sedang berucap, pengerusi perlu duduk kerana tiada sesiapa pun dibenarkan bercakap ketika pengerusi sedang berdiri. Pengerusi Berdiri … Ketika berucap pengerusi perlu berdiri kecuali dalam mesyuarat jawatankuasa. Ahli Berdiri … Ahli juga hendaklah berdiri semasa berucap kecuali dalam mesyuarat jawatankuasa.
    • SASARAN PEMBICARAAN Sasaran pembicaraan ialah pengerusi. Soalan, komen atau pandangan mestilah ditujukan kepadanya pengerusi, bukan kepada orang tertentu dalam mesyuarat. Gunakan pembuka bicara yang sopan apabila memulakan ucapan seperti “Tuan Pengerusi, izinkan saya mengemukakan pertanyaan kepada ….” dan “Tuan Pengerusi, bolehkah pembicara menyatakan kepada kami …."
    • JIKA PENGERUSI BERTANDING Jika pengerusi bertanding untuk mempertahankan kedudukannya sebagai pengerusi, dia tidak boleh mempengerusikan mesyuarat itu semasa pengundian dijalankan. Naib pengerusi atau seorang pengerusi sementara mesti mengambil alih tempatnya. Sekiranya dia dilantik semula, dia bolehlah mempengerusikan mesyuarat seterusnya jika dipersetujui oleh ahli-ahli mesyuarat.
    • PENYINGKIRAN PENGERUSI Pengerusi boleh disingkirkan. Seorang ahli mengemukakan usul undi tidak percaya kepada pengerusi. Usul itu perlu disokong dan dikemukakan kepada mesyuarat oleh setiausaha. Jika usul itu mendapat sokongan ramai, pengerusi mesti mengosongkan kerusinya. Seterusnya, mesyuarat perlu memutuskan sama ada ditangguhkan atau dilantik pengerusi baharu. Undi tidak percaya seperti ini hanya berkuat kuasa untuk satu-satu mesyuarat. Jika hal ini berlaku, lazimnya pengerusi akan meletakkan jawatan.
    • TK