IT Management in Healthcare Organizations - Part 2
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

IT Management in Healthcare Organizations - Part 2

on

  • 707 views

 

Statistics

Views

Total Views
707
Views on SlideShare
707
Embed Views
0

Actions

Likes
1
Downloads
15
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

CC Attribution-NonCommercial-ShareAlike LicenseCC Attribution-NonCommercial-ShareAlike LicenseCC Attribution-NonCommercial-ShareAlike License

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    IT Management in Healthcare Organizations - Part 2 IT Management in Healthcare Organizations - Part 2 Presentation Transcript

    • IT Management in Healthcare Organizations (2) นพ.นวนรรน ธีระอัมพรพันธุ์ หลักสูตร Healthcare CIO โรงเรียนการบริหารงานโรงพยาบาล คณะแพทยศาสตร์ รพ.รามาธิบดี 2 สิงหาคม 2556 Except where citing other works Cited works are copyrighted by their owners and reproduced here under fair use
    • Part 2 Moving organizations with IT - IT Strategy - Project Management - Change Management - Knowledge Management
    • 3 IT As A Strategic Advantage Resources/ capabilities Valuable ? Non-Substitutable? Rare ? Inimitable ? No Competitive Disadvantage Yes No Competitive necessity No Competitive parity Yes Yes No Preemptive advantage Yes Sustainable competitive advantage From a teaching slide by Nelson F. Granados, 2006 at University of Minnesota Carlson School of Management
    • 4 4 Quadrants of Hospital IT Strategic Operational ClinicalAdministrative
    • 5 IT-Business Alignment Vision Mission Business Strategies IT Strategies
    • 6 IT & Business Vision Business Strategies IT Strategies IT Projects IT  Operations Business Operations IT  Operations Other  Operations
    • Class Exercise: Part 6 Creating IT Strategy Group discussion: เสนอ 1-2 IT strategies และ IT projects ที่จะนําพา รพ. ไปสู่ vision ที่ตั้งไว้
    • 8 Hospital A • โรงพยาบาลศูนย์ 600 เตียง ในภาคอีสาน ใกล้ชายแดน งบประมาณจํากัด • Vision: เป็นโรงพยาบาลที่มุ่งคุณภาพสูงสุดในการรักษาพยาบาลระดับตติยภูมิ • IT Environment – HIS เน้นเรื่องการเงิน การเบิกจ่ายค่ารักษาพยาบาล มีระบบ MPI, ADT, ระบบนัด – แต่ละจุดบริการมี computer terminal เพื่อสนับสนุน basic workflow เพื่อ การบริการผู้ป่วย • People – บุคลากรมีอายุเฉลี่ย 45 ปี (range 25-59), แผนก IT มีลูกจ้างชั่วคราว 5 คน – แพทย์ใส่ใจเรื่องผู้ป่วย รวมตัวกันเหนียวแน่น มีแพทย์ที่เป็นแกนนํา 4-5 คน – ความสัมพันธ์ระหว่างแพทย์กับวิชาชีพอื่นเป็นไปด้วยดี แต่มักวิพากษ์วิจารณ์ ผู้บริหารว่าไม่ให้ความสําคัญกับแพทย์และการบริการ ไม่เคยลงมาดูการทํางาน
    • 9 Hospital B • โรงพยาบาลเอกชน 200 เตียง ในภาคใต้ จังหวัดที่เป็นแหล่งท่องเที่ยวสําคัญ เป็น ส่วนหนึ่งของเครือ รพ. ขนาดใหญ่ ฐานะ รพ. ดี มี รพ.เอกชนในพื้นที่ ~ 2-3 แห่ง • Vision: เป็นโรงพยาบาล High Tech High Touch ชั้นนําของประเทศ • IT Environment – HIS มี MPI, ADT, EHRs, CPOE แต่ยังมี CDSS จํากัด ระบบ HIS ช่วยลด waiting time และเพิ่มประสิทธิภาพการบริการอย่างเต็มที่ – มีระบบลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ที่ effective มาก โดยเป็น standard out-of-the- box implementation เป็นส่วนใหญ่ • People – บุคลากรมีอายุเฉลี่ย 37 ปี (range 20-57) แผนก IT เข้มแข็ง – แพทย์ไม่ค่อยมี interaction กับบุคลากรอื่น, รายได้เป็นแรงดึงดูดหลัก – ผู้บริหารได้รับการยอมรับจากบุคลากรทุกวิชาชีพว่ามีวิสัยทัศน์และบริหารงานได้ดี
    • 10 Hospital C • โรงพยาบาลมหาวิทยาลัย 900 เตียง ใน กทม. สังกัดมหาวิทยาลัยของรัฐ มี รพ. ในบริเวณ ใกล้เคียง > 8 รพ. งบประมาณค่อนข้างมาก มีพันธกิจหลายด้านที่สําคัญพอๆ กัน • Vision: เป็นโรงพยาบาลชั้นนําของเอเชียที่มีความเป็นเลิศในด้านบริการ การศึกษา วิจัย • IT Environment – เป็น รพ.แรกๆ ที่มี HIS ซึ่งพัฒนาเอง และต่อยอดจาก MPI, ADT ไปสู่ CPOE (แต่ยัง ขาด CDSS) ระบบ HIS เข้ากับ workflow ของ รพ. เป็นอย่างดี ยังใช้เทคโนโลยีเมื่อ 20 ปีก่อน เป็นหลัก มีระบบ ERP ที่ทันสมัย เข้ากับ รพ. • People – บุคลากรมีอายุเฉลี่ย 40 ปี (range 20-65), แผนก IT มีทั้งบุคลากรใหม่และที่เคย พัฒนาระบบ HIS ตั้งแต่แรกเริ่ม – แพทย์มีความเป็นตัวของตัวเองสูง, มักทํางานเอกชนด้วย, มี turn-over rate สูง – พยาบาลและวิชาชีพอื่นมักมองว่าแพทย์คืออภิสิทธิ์ชน และมีเรื่องถกเถียงกันบ่อยๆ
    • 11 IT Project Management Marchewka (2006) Marchewka (2009)
    • 12 IT Project Management • A project: “a temporary endeavor undertaken to accomplish a unique purpose” • Project management: “the application of knowledge, skills, tools, and techniques to project activities in order to meet or exceed project requirements” Marchewka (2006)
    • 13 The Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) Marchewka (2006) 1. Project Integration Management 2. Project Scope Management 3. Project Time Management 4. Project Cost Management 5. Project Quality Management 6. Project Human Resources Management 7. Project Communications Management 8. Project Risk Management 9. Project Procurement Management
    • Class Exercise: Part 7 The Importance of Project Management Group discussion: ถ้าขาด Project Management ที่เหมาะสม จะเกิดอะไรขึ้นได้บ้างกับ IT Projects? (What can go wrong with the IT projects?)
    • 15 The Project Management Dilemma Project Deliverables Good Fast Cheap
    • 16 The Triple Constraint Marchewka (2006)
    • 17 The CHAOS Report The Standish Group (1995) Among the IT projects studied: • 31% were cancelled before completion • 53% were completed but over budget, over schedule, and did not meet original specifications.
    • 18 The CHAOS Report Marchewka (2006)
    • 19 New Top Ten Factors for IT Project Success Marchewka (2006) Rank Success Factor 1 Executive Support 2 User Involvement 3 Experienced Project Manager 4 Clear Business Objectives 5 Minimized Scope 6 Standard Software Infrastructure 7 Firm Basic Requirements 8 Formal Methodology 9 Reliable Estimates 10 Other Table 1.3 Source: Extreme Chaos. The Standish Group International, Inc. 2001.  http://www.standishgroup.com/sample_research/index.php 
    • 20 Project Life Cycle Marchewka JT (2006)
    • 21 Software Development Life Cycle Marchewka JT (2006)
    • 22 PLC & SDLC Marchewka JT (2006)
    • 23 IT Project Management Methodology Marchewka JT (2006)
    • Class Exercise: Part 8 Formulating Project Goals Group discussion: เสนอ Project Goal(s) ของ IT Project ที่เสนอ
    • 25 Hospital A • โรงพยาบาลศูนย์ 600 เตียง ในภาคอีสาน ใกล้ชายแดน งบประมาณจํากัด • Vision: เป็นโรงพยาบาลที่มุ่งคุณภาพสูงสุดในการรักษาพยาบาลระดับตติยภูมิ • IT Environment – HIS เน้นเรื่องการเงิน การเบิกจ่ายค่ารักษาพยาบาล มีระบบ MPI, ADT, ระบบนัด – แต่ละจุดบริการมี computer terminal เพื่อสนับสนุน basic workflow เพื่อ การบริการผู้ป่วย • People – บุคลากรมีอายุเฉลี่ย 45 ปี (range 25-59), แผนก IT มีลูกจ้างชั่วคราว 5 คน – แพทย์ใส่ใจเรื่องผู้ป่วย รวมตัวกันเหนียวแน่น มีแพทย์ที่เป็นแกนนํา 4-5 คน – ความสัมพันธ์ระหว่างแพทย์กับวิชาชีพอื่นเป็นไปด้วยดี แต่มักวิพากษ์วิจารณ์ ผู้บริหารว่าไม่ให้ความสําคัญกับแพทย์และการบริการ ไม่เคยลงมาดูการทํางาน
    • 26 Hospital B • โรงพยาบาลเอกชน 200 เตียง ในภาคใต้ จังหวัดที่เป็นแหล่งท่องเที่ยวสําคัญ เป็น ส่วนหนึ่งของเครือ รพ. ขนาดใหญ่ ฐานะ รพ. ดี มี รพ.เอกชนในพื้นที่ ~ 2-3 แห่ง • Vision: เป็นโรงพยาบาล High Tech High Touch ชั้นนําของประเทศ • IT Environment – HIS มี MPI, ADT, EHRs, CPOE แต่ยังมี CDSS จํากัด ระบบ HIS ช่วยลด waiting time และเพิ่มประสิทธิภาพการบริการอย่างเต็มที่ – มีระบบลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ที่ effective มาก โดยเป็น standard out-of-the- box implementation เป็นส่วนใหญ่ • People – บุคลากรมีอายุเฉลี่ย 37 ปี (range 20-57) แผนก IT เข้มแข็ง – แพทย์ไม่ค่อยมี interaction กับบุคลากรอื่น, รายได้เป็นแรงดึงดูดหลัก – ผู้บริหารได้รับการยอมรับจากบุคลากรทุกวิชาชีพว่ามีวิสัยทัศน์และบริหารงานได้ดี
    • 27 Hospital C • โรงพยาบาลมหาวิทยาลัย 900 เตียง ใน กทม. สังกัดมหาวิทยาลัยของรัฐ มี รพ. ในบริเวณ ใกล้เคียง > 8 รพ. งบประมาณค่อนข้างมาก มีพันธกิจหลายด้านที่สําคัญพอๆ กัน • Vision: เป็นโรงพยาบาลชั้นนําของเอเชียที่มีความเป็นเลิศในด้านบริการ การศึกษา วิจัย • IT Environment – เป็น รพ.แรกๆ ที่มี HIS ซึ่งพัฒนาเอง และต่อยอดจาก MPI, ADT ไปสู่ CPOE (แต่ยัง ขาด CDSS) ระบบ HIS เข้ากับ workflow ของ รพ. เป็นอย่างดี ยังใช้เทคโนโลยีเมื่อ 20 ปีก่อน เป็นหลัก มีระบบ ERP ที่ทันสมัย เข้ากับ รพ. • People – บุคลากรมีอายุเฉลี่ย 40 ปี (range 20-65), แผนก IT มีทั้งบุคลากรใหม่และที่เคย พัฒนาระบบ HIS ตั้งแต่แรกเริ่ม – แพทย์มีความเป็นตัวของตัวเองสูง, มักทํางานเอกชนด้วย, มี turn-over rate สูง – พยาบาลและวิชาชีพอื่นมักมองว่าแพทย์คืออภิสิทธิ์ชน และมีเรื่องถกเถียงกันบ่อยๆ
    • 28 Developing The Business Case Marchewka (2006)
    • 29 Measurable Organizational Value (MOV) Marchewka (2006) • The project’s goal • Measure of success • Must be measurable • Provides value to the organization • Must be agreed upon • Must be verifiable at the end of the project • Guides the project throughout its life cycle • Should align with the organization’s strategy and goals
    • 30 The IT Value Chain Marchewka (2006)
    • 31 A Good Project Goal Marchewka (2006) “Our goal is to land a man on the  moon and return him safely  to the earth by the end of the decade.” John F. Kennedy (1961)
    • 32 Metrics: Financial Marchewka (2006) • Payback Period = Initial Investment Net Cash Flow • Breakeven Point = Initial Investment Net Profit Margin • Project ROI = (Total Expected Benefits - Total Expected Costs) Total Expected Costs
    • 33 Metrics: Scoring Method Marchewka (2006) Criterion Weight Alternative A Alternative B Alternative C Financial ROI 15% 2 4 10 Payback 10% 3 5 10 Net Present Value (NPV) 15% 2 4 10 Organizational Alignment with strategic  objectives 10% 3 5 8 Likelihood of achieving  project’s MOV 10% 2 6 9 Project Availability of skilled  team members 5% 5 5 4 Maintainability 5% 4 6 7 Time to develop 5% 5 7 6 Risk  5% 3 5 5 External Customer satisfaction 10% 2 4 9 Increased market share 10% 2 5 8 Total Score 100% 2.65 4.85 8.50 Notes: Risk scores have a reverse scale – i.e., higher scores for risk imply lower levels of risk
    • 34 Balanced Scorecard Marchewka (2006)
    • 35 MOV & Scorecard Marchewka (2006)
    • 36 IT Project Management Methodology Marchewka (2006)
    • 37 Project Charter Template Marchewka (2006)
    • 38 Formulating Project Plan Marchewka (2006)
    • 39 Project Scope In‐Scope Out‐of‐Scope
    • 40 Project Planning Framework Marchewka (2006)
    • Class Exercise: Part 9 Formulating Project Plan Group discussion: เสนอแผน Project schedule และ identify budget items ของ IT Project ที่เสนอ
    • 42 Gantt Chart Marchewka (2006)
    • 43 PERT Chart http://en.wikipedia.org/wiki/Program_Evaluation_and_Review_Technique
    • 44 Activity On The Node (AON) Network Diagram Marchewka (2006)
    • 45 Project Scheduling Marchewka (2006) • Critical Path Method (CPM) • Precedence Diagramming Method (PDM) • Lead Time & Lag Time
    • 46 Work Breakdown Structure Marchewka (2006)
    • 47 Project Schedule Estimation Techniques Marchewka (2006) • Guesstimating • Delphi Technique • Time Boxing • Top-Down • Bottom Up • Analogous Estimates (Past experiences) • Parametric Modeling (Statistical)
    • 48 Project Budget • Direct/up-front costs – Materials – Services – Labor • Ongoing costs • Indirect costs – Facilities, utilities – Administration – Taxes – Benefits • (Opportunity & productivity costs) • (Sunk costs) • Total Cost of Ownership (TCO)
    • 49 Project Human Resource Management Marchewka (2006) • Project team members, roles & responsibilities • Organizational structure – Functional – Project-based – Matrix • Stakeholder analysis
    • Class Exercise: Part 10 Stakeholder Analysis Group discussion: ระบุและวิเคราะห์ stakeholders ของ IT Project ที่เสนอ
    • 51 Hospital A • โรงพยาบาลศูนย์ 600 เตียง ในภาคอีสาน ใกล้ชายแดน งบประมาณจํากัด • Vision: เป็นโรงพยาบาลที่มุ่งคุณภาพสูงสุดในการรักษาพยาบาลระดับตติยภูมิ • IT Environment – HIS เน้นเรื่องการเงิน การเบิกจ่ายค่ารักษาพยาบาล มีระบบ MPI, ADT, ระบบนัด – แต่ละจุดบริการมี computer terminal เพื่อสนับสนุน basic workflow เพื่อ การบริการผู้ป่วย • People – บุคลากรมีอายุเฉลี่ย 45 ปี (range 25-59), แผนก IT มีลูกจ้างชั่วคราว 5 คน – แพทย์ใส่ใจเรื่องผู้ป่วย รวมตัวกันเหนียวแน่น มีแพทย์ที่เป็นแกนนํา 4-5 คน – ความสัมพันธ์ระหว่างแพทย์กับวิชาชีพอื่นเป็นไปด้วยดี แต่มักวิพากษ์วิจารณ์ ผู้บริหารว่าไม่ให้ความสําคัญกับแพทย์และการบริการ ไม่เคยลงมาดูการทํางาน
    • 52 Hospital B • โรงพยาบาลเอกชน 200 เตียง ในภาคใต้ จังหวัดที่เป็นแหล่งท่องเที่ยวสําคัญ เป็น ส่วนหนึ่งของเครือ รพ. ขนาดใหญ่ ฐานะ รพ. ดี มี รพ.เอกชนในพื้นที่ ~ 2-3 แห่ง • Vision: เป็นโรงพยาบาล High Tech High Touch ชั้นนําของประเทศ • IT Environment – HIS มี MPI, ADT, EHRs, CPOE แต่ยังมี CDSS จํากัด ระบบ HIS ช่วยลด waiting time และเพิ่มประสิทธิภาพการบริการอย่างเต็มที่ – มีระบบลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ที่ effective มาก โดยเป็น standard out-of-the- box implementation เป็นส่วนใหญ่ • People – บุคลากรมีอายุเฉลี่ย 37 ปี (range 20-57) แผนก IT เข้มแข็ง – แพทย์ไม่ค่อยมี interaction กับบุคลากรอื่น, รายได้เป็นแรงดึงดูดหลัก – ผู้บริหารได้รับการยอมรับจากบุคลากรทุกวิชาชีพว่ามีวิสัยทัศน์และบริหารงานได้ดี
    • 53 Hospital C • โรงพยาบาลมหาวิทยาลัย 900 เตียง ใน กทม. สังกัดมหาวิทยาลัยของรัฐ มี รพ. ในบริเวณ ใกล้เคียง > 8 รพ. งบประมาณค่อนข้างมาก มีพันธกิจหลายด้านที่สําคัญพอๆ กัน • Vision: เป็นโรงพยาบาลชั้นนําของเอเชียที่มีความเป็นเลิศในด้านบริการ การศึกษา วิจัย • IT Environment – เป็น รพ.แรกๆ ที่มี HIS ซึ่งพัฒนาเอง และต่อยอดจาก MPI, ADT ไปสู่ CPOE (แต่ยัง ขาด CDSS) ระบบ HIS เข้ากับ workflow ของ รพ. เป็นอย่างดี ยังใช้เทคโนโลยีเมื่อ 20 ปีก่อน เป็นหลัก มีระบบ ERP ที่ทันสมัย เข้ากับ รพ. • People – บุคลากรมีอายุเฉลี่ย 40 ปี (range 20-65), แผนก IT มีทั้งบุคลากรใหม่และที่เคย พัฒนาระบบ HIS ตั้งแต่แรกเริ่ม – แพทย์มีความเป็นตัวของตัวเองสูง, มักทํางานเอกชนด้วย, มี turn-over rate สูง – พยาบาลและวิชาชีพอื่นมักมองว่าแพทย์คืออภิสิทธิ์ชน และมีเรื่องถกเถียงกันบ่อยๆ
    • 54 Project Risk Management Risk Strategies • Accept/ignore • Avoid completely • Reduce risk likelihood or impact • Transfer risk to someone else (e.g. insurance) Marchewka (2006) Risk = f(likelihood x impact)
    • Class Exercise: Part 11 Risk Assessment Group discussion: ระบุ risks สําคัญๆ ที่อาจเกิดขึ้นใน ระหว่างการดําเนิน IT Project ที่เสนอ และวิธีจัดการ risks เหล่านั้น
    • 56 Gartner’s Sourcing Life Cycle Sourcing Strategy  Identification  Criteria development  Organization fit  Selection process   Partnership opportunities  Governance model  Metrics  Payment models  Terms and conditions  Provision  for changes  Relationship  Performance assessment  Goals: reach business  objectives, efficiency, quality, innovation  Transition Evaluation and Selection Contract Development Sourcing Management  Alignment  Organization assessment  Core competencies  Market scan  Make‐or‐buy decisions  Risk analysis Strategic Tactical From a teaching slide by Nelson F. Granados, 2006
    • 57 IT Outsourcing Decision Tree Does service offer  competitive advantage? Is external delivery reliable and lower cost? Keep Internal Keep Internal OUTSOURCE! Yes No Yes No From a teaching slide by Nelson F. Granados, 2006
    • 58 IT Outsourcing Decision Tree: Ramathibodi’s Case Does service offer  competitive advantage? Is external delivery reliable and lower cost? Keep Internal Keep Internal OUTSOURCE! Yes No Yes No Core HIS, CPOE Strategic advantages • Agility due to local workflow accommodations • Secondary data utilization (research, QI) • Roadmap to national leader in informatics External delivery unreliable • Non‐Core HIS, External delivery higher cost • ERP maintenance/ongoing  customization ERP initial  implementation,  PACS, RIS,  Departmental  systems,  IT Training
    • 59 Gartner Hype Cycle Image source: Jeremy Kemp via http://en.wikipedia.org/wiki/Hype_cycle http://www.gartner.com/technology/research/methodologies/hype-cycle.jsp
    • 60 Rogers’ Diffusion of Innovations: Adoption Curve Rogers (2003)
    • Class Exercise: Part 12 Change Management Group discussion: เสนอวิธีบริหารการเปลี่ยนแปลง ใน user แต่ละกลุ่มใน Rogers’ Adoption Curve
    • 62 Unified Theory of Acceptance and Use of Technology (UTAUT) Venkatesh et al. (2003) Performance Expectancy Effort Expectancy Use Behavior Social Influence Facilitating Conditions Behavioral Intention Gender Age Experience Voluntariness of Use Usefulness Ease of Use Social Norm  & Opinions IT Support
    • 63 Adoption Strategies: “The Tipping Point” Version The Three Rules of Epidemics • The Law of the Few – Connectors – Mavens – Salesmen • The Stickiness Factor • The Power of Context Gladwell (2000) Ease of Use Social Norm  & Opinions IT Support Change Agents Opinion Leaders Super‐Users Champions
    • 64 Factors Related to Hospital IT Adoption • Communications of project plans & progresses • Workflow considerations • Management support of IT projects • Common visions • Shared commitment • Multidisciplinary user involvement • Project management • Training • Innovativeness • Organizational learning Theera-Ampornpunt (2009) [Unpublished]
    • 65 Resources on Change Management Lorenzi & Riley (2004) Leviss (Editor) (2010)
    • Class Exercise: Part 13 Change Management Class discussion: จะทําอย่างไรเมื่อเกิดเหตุการณ์ต่อไปนี้ - แพทย์ 1 ใน 3 ไม่ใช้ IT ที่เพิ่ง go-live - พยาบาล by-pass บางกระบวนการ กลับไปใช้ manual - ผู้ป่วยรอตรวจเป็นเวลานาน จํานวนมาก ในสัปดาห์แรก - หลังใช้งานได้ 8 weeks สถิติ preventable ADRs สูงกว่าก่อนใช้ระบบ - ที่ประชุม CLT/PCT หลัง go-live 2 weeks มีการโต้แย้งอย่างกว้างขวาง และรุนแรงเกี่ยวกับความรับผิดชอบของแต่ละวิชาชีพ
    • 67 The KM Aspect of Project Management Image source: Senoo et al. (2007) http://dx.doi.org/10.1108/14601060710776725 Nonaka SECI Model During Implementation, Near Go-Live & Post Go-Live After Action Review (AAR) / Postmortem Meeting, Project Evaluation Before & After Project Kick-off, During Project Planning During Implementation, Near Go-Live Training
    • Q&A