IT Management in Healthcare Organizations - Part 2

966 views

Published on

Published in: Health & Medicine
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
966
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
44
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

IT Management in Healthcare Organizations - Part 2

  1. 1. IT Managementin Healthcare Organizations (2) นพ.นวนรรน ธีระอัมพรพันธุ์ หลักสูตร Healthcare CIO โรงเรียนบริหารงานโรงพยาบาล คณะแพทยศาสตร์ รพ.รามาธิบดี 10 สิงหาคม 2555 Except where citing other works Cited works are copyrighted by their owners and reproduced here under fair use
  2. 2. Part 2Moving organizations with IT- IT Strategy- Project Management- Change Management- Knowledge Management
  3. 3. IT As A Strategic Advantage Sustainable Yes competitive advantage Yes Inimitable ? Yes Rare ? No Preemptive Yes Non-Substitutable? No advantage Competitive Valuable ? parity No Competitive No necessity Competitive Resources/ Disadvantage capabilitiesFrom a teaching slide by Nelson F. Granados, 2006 at University of Minnesota Carlson School of Management 3
  4. 4. 4 Quadrants of Hospital IT StrategicAdministrative Clinical Operational 4
  5. 5. IT & Business Vision Business Strategies IT Strategies Business Operations IT  IT  Other IT Projects Operations Operations Operations 5
  6. 6. Class Exercise: Part 6Creating IT StrategyGroup discussion: เสนอ 1-2 IT strategies และ ITprojects ที่จะนําพา รพ. ไปสู่ vision ที่ต้งไว้ ั
  7. 7. Hospital A• โรงพยาบาลศูนย์ 600 เตียง ในภาคอีสาน ใกล้ชายแดน งบประมาณจํากัด• Vision: เป็นโรงพยาบาลทีมุ่งคุณภาพสูงสุดในการรักษาพยาบาลระดับตติยภูมิ ่• IT Environment – HIS เน้นเรื่องการเงิน การเบิกจ่ายค่ารักษาพยาบาล มีระบบ MPI, ADT, ระบบนัด – แต่ละจุดบริการมี computer terminal เพื่อสนับสนุน basic workflow เพื่อ การบริการผู้ป่วย• People – บุคลากรมีอายุเฉลีย 45 ปี (range 25-59), แผนก IT มีลูกจ้างชั่วคราว 5 คน ่ – แพทย์ใส่ใจเรื่องผู้ป่วย รวมตัวกันเหนียวแน่น มีแพทย์ที่เป็นแกนนํา 4-5 คน – ความสัมพันธ์ระหว่างแพทย์กับวิชาชีพอื่นเป็นไปด้วยดี แต่มักวิพากษ์วิจารณ์ ผู้บริหารว่าไม่ให้ความสําคัญกับแพทย์และการบริการ ไม่เคยลงมาดูการทํางาน 7
  8. 8. Hospital B• โรงพยาบาลเอกชน 200 เตียง ในภาคใต้ จังหวัดที่เป็นแหล่งท่องเที่ยวสําคัญ เป็น ส่วนหนึ่งของเครือ รพ. ขนาดใหญ่ ฐานะ รพ. ดี มี รพ.เอกชนในพืนที่ ~ 2-3 แห่ง ้• Vision: เป็นโรงพยาบาล High Tech High Touch ชั้นนําของประเทศ• IT Environment – HIS มี MPI, ADT, EHRs, CPOE แต่ยังมี CDSS จํากัด ระบบ HIS ช่วยลด waiting time และเพิมประสิทธิภาพการบริการอย่างเต็มที่ ่ – มีระบบลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ที่ effective มาก โดยเป็น standard out-of-the- box implementation เป็นส่วนใหญ่• People – บุคลากรมีอายุเฉลีย 37 ปี (range 20-57) แผนก IT เข้มแข็ง ่ – แพทย์ไม่ค่อยมี interaction กับบุคลากรอื่น, รายได้เป็นแรงดึงดูดหลัก – ผู้บริหารได้รับการยอมรับจากบุคลากรทุกวิชาชีพว่ามีวสัยทัศน์และบริหารงานได้ดี ิ 8
  9. 9. Hospital C• โรงพยาบาลมหาวิทยาลัย 900 เตียง ใน กทม. สังกัดมหาวิทยาลัยของรัฐ มี รพ. ในบริเวณ ใกล้เคียง > 8 รพ. งบประมาณค่อนข้างมาก มีพันธกิจหลายด้านที่สําคัญพอๆ กัน• Vision: เป็นโรงพยาบาลชั้นนําของเอเชียที่มีความเป็นเลิศในด้านบริการ การศึกษา วิจัย• IT Environment – เป็น รพ.แรกๆ ที่มี HIS ซึ่งพัฒนาเอง และต่อยอดจาก MPI, ADT ไปสู่ CPOE (แต่ยัง ขาด CDSS) ระบบ HIS เข้ากับ workflow ของ รพ. เป็นอย่างดี ยังใช้เทคโนโลยีเมื่อ 20 ปีก่อน เป็นหลัก มีระบบ ERP ที่ทันสมัย เข้ากับ รพ.• People – บุคลากรมีอายุเฉลี่ย 40 ปี (range 20-65), แผนก IT มีทั้งบุคลากรใหม่และที่เคย พัฒนาระบบ HIS ตั้งแต่แรกเริ่ม – แพทย์มีความเป็นตัวของตัวเองสูง, มักทํางานเอกชนด้วย, มี turn-over rate สูง – พยาบาลและวิชาชีพอื่นมักมองว่าแพทย์คืออภิสิทธิ์ชน และมีเรื่องถกเถียงกันบ่อยๆ 9
  10. 10. IT Project ManagementMarchewka (2006) Marchewka (2009) 10
  11. 11. IT Project Management • A project: “a temporary endeavor undertaken to accomplish a unique purpose” • Project management: “the application of knowledge, skills, tools, and techniques to project activities in order to meet or exceed project requirements”Marchewka (2006) 11
  12. 12. The Project Management Body of Knowledge (PMBOK ®) 1. Project Integration Management 2. Project Scope Management 3. Project Time Management 4. Project Cost Management 5. Project Quality Management 6. Project Human Resources Management 7. Project Communications Management 8. Project Risk Management 9. Project Procurement ManagementMarchewka (2006) 12
  13. 13. Class Exercise: Part 7The Importance of Project Management Group discussion: ถ้าขาด Project Management ที่เหมาะสม จะเกิดอะไรขึ้นได้บ้างกับ IT Projects? (What can go wrong with the IT projects?)
  14. 14. The Project Management Dilemma Good Fast Project Deliverables Cheap 14
  15. 15. The Triple ConstraintMarchewka (2006) 15
  16. 16. The CHAOS Report Among the IT projects studied: • 31% were cancelled before completion • 53% were completed but over budget, over schedule, and did not meet original specifications.The Standish Group (1995) 16
  17. 17. The CHAOS ReportMarchewka (2006) 17
  18. 18. New Top Ten Factors for IT Project Success Rank Success Factor 1 Executive Support 2 User Involvement 3 Experienced Project Manager 4 Clear Business Objectives 5 Minimized Scope 6 Standard Software Infrastructure 7 Firm Basic Requirements 8 Formal Methodology 9 Reliable Estimates 10 Other Table 1.3 Source: Extreme Chaos. The Standish Group International, Inc. 2001.  http://www.standishgroup.com/sample_research/index.php Marchewka (2006) 18
  19. 19. Project Life CycleMarchewka JT (2006) 19
  20. 20. Software Development Life CycleMarchewka JT (2006) 20
  21. 21. PLC & SDLCMarchewka JT (2006) 21
  22. 22. IT Project Management MethodologyMarchewka JT (2006) 22
  23. 23. Class Exercise: Part 8Formulating Project GoalsGroup discussion: เสนอ Project Goal(s) ของ ITProject ที่เสนอ
  24. 24. Hospital A• โรงพยาบาลศูนย์ 600 เตียง ในภาคอีสาน ใกล้ชายแดน งบประมาณจํากัด• Vision: เป็นโรงพยาบาลทีมุ่งคุณภาพสูงสุดในการรักษาพยาบาลระดับตติยภูมิ ่• IT Environment – HIS เน้นเรื่องการเงิน การเบิกจ่ายค่ารักษาพยาบาล มีระบบ MPI, ADT, ระบบนัด – แต่ละจุดบริการมี computer terminal เพื่อสนับสนุน basic workflow เพื่อ การบริการผู้ป่วย• People – บุคลากรมีอายุเฉลีย 45 ปี (range 25-59), แผนก IT มีลูกจ้างชั่วคราว 5 คน ่ – แพทย์ใส่ใจเรื่องผู้ป่วย รวมตัวกันเหนียวแน่น มีแพทย์ที่เป็นแกนนํา 4-5 คน – ความสัมพันธ์ระหว่างแพทย์กับวิชาชีพอื่นเป็นไปด้วยดี แต่มักวิพากษ์วิจารณ์ ผู้บริหารว่าไม่ให้ความสําคัญกับแพทย์และการบริการ ไม่เคยลงมาดูการทํางาน 24
  25. 25. Hospital B• โรงพยาบาลเอกชน 200 เตียง ในภาคใต้ จังหวัดที่เป็นแหล่งท่องเที่ยวสําคัญ เป็น ส่วนหนึ่งของเครือ รพ. ขนาดใหญ่ ฐานะ รพ. ดี มี รพ.เอกชนในพืนที่ ~ 2-3 แห่ง ้• Vision: เป็นโรงพยาบาล High Tech High Touch ชั้นนําของประเทศ• IT Environment – HIS มี MPI, ADT, EHRs, CPOE แต่ยังมี CDSS จํากัด ระบบ HIS ช่วยลด waiting time และเพิมประสิทธิภาพการบริการอย่างเต็มที่ ่ – มีระบบลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ที่ effective มาก โดยเป็น standard out-of-the- box implementation เป็นส่วนใหญ่• People – บุคลากรมีอายุเฉลีย 37 ปี (range 20-57) แผนก IT เข้มแข็ง ่ – แพทย์ไม่ค่อยมี interaction กับบุคลากรอื่น, รายได้เป็นแรงดึงดูดหลัก – ผู้บริหารได้รับการยอมรับจากบุคลากรทุกวิชาชีพว่ามีวสัยทัศน์และบริหารงานได้ดี ิ 25
  26. 26. Hospital C• โรงพยาบาลมหาวิทยาลัย 900 เตียง ใน กทม. สังกัดมหาวิทยาลัยของรัฐ มี รพ. ในบริเวณ ใกล้เคียง > 8 รพ. งบประมาณค่อนข้างมาก มีพันธกิจหลายด้านที่สําคัญพอๆ กัน• Vision: เป็นโรงพยาบาลชั้นนําของเอเชียที่มีความเป็นเลิศในด้านบริการ การศึกษา วิจัย• IT Environment – เป็น รพ.แรกๆ ที่มี HIS ซึ่งพัฒนาเอง และต่อยอดจาก MPI, ADT ไปสู่ CPOE (แต่ยัง ขาด CDSS) ระบบ HIS เข้ากับ workflow ของ รพ. เป็นอย่างดี ยังใช้เทคโนโลยีเมื่อ 20 ปีก่อน เป็นหลัก มีระบบ ERP ที่ทันสมัย เข้ากับ รพ.• People – บุคลากรมีอายุเฉลี่ย 40 ปี (range 20-65), แผนก IT มีทั้งบุคลากรใหม่และที่เคย พัฒนาระบบ HIS ตั้งแต่แรกเริ่ม – แพทย์มีความเป็นตัวของตัวเองสูง, มักทํางานเอกชนด้วย, มี turn-over rate สูง – พยาบาลและวิชาชีพอื่นมักมองว่าแพทย์คืออภิสิทธิ์ชน และมีเรื่องถกเถียงกันบ่อยๆ 26
  27. 27. Developing The Business CaseMarchewka (2006) 27
  28. 28. Measurable Organizational Value (MOV) • The project’s goal • Measure of success • Must be measurable • Provides value to the organization • Must be agreed upon • Must be verifiable at the end of the project • Guides the project throughout its life cycle • Should align with the organization’s strategy and goalsMarchewka (2006) 28
  29. 29. The IT Value ChainMarchewka (2006) 29
  30. 30. A Good Project Goal “Our goal is to land a man on the  moon and return him safely  to the earth by the end of the decade.” John F. Kennedy (1961)Marchewka (2006) 30
  31. 31. Metrics: Financial • Payback Period = Initial Investment Net Cash Flow • Breakeven Point = Initial Investment Net Profit Margin • Project ROI = (Total Expected Benefits - Total Expected Costs) Total Expected CostsMarchewka (2006) 31
  32. 32. Metrics: Scoring Method Criterion Weight Alternative A Alternative B Alternative C ROI 15% 2 4 10 Financial Payback 10% 3 5 10 Net Present Value (NPV) 15% 2 4 10 Alignment with strategic  objectives 10% 3 5 8 Organizational Likelihood of achieving  project’s MOV 10% 2 6 9 Availability of skilled  team members 5% 5 5 4 Maintainability 5% 4 6 7 Project Time to develop 5% 5 7 6 Risk  5% 3 5 5 Customer satisfaction 10% 2 4 9 External Increased market share 10% 2 5 8Marchewka Total Score 100% 2.65 4.85 8.50(2006) Notes: Risk scores have a reverse scale – i.e., higher scores for risk imply lower levels of risk 32
  33. 33. Balanced ScorecardMarchewka (2006) 33
  34. 34. MOV & ScorecardMarchewka (2006) 34
  35. 35. IT Project Management MethodologyMarchewka (2006) 35
  36. 36. Project Charter TemplateMarchewka (2006) 36
  37. 37. Formulating Project PlanMarchewka (2006) 37
  38. 38. Project ScopeIn‐Scope Out‐of‐Scope 38
  39. 39. Project Planning FrameworkMarchewka (2006) 39
  40. 40. Class Exercise: Part 9Formulating Project PlanGroup discussion: เสนอแผน Project schedule และidentify budget items ของ IT Project ที่เสนอ
  41. 41. Gantt ChartMarchewka (2006) 41
  42. 42. PERT Charthttp://en.wikipedia.org/wiki/Program_Evaluation_and_Review_Technique 42
  43. 43. Activity On The Node (AON) Network DiagramMarchewka (2006) 43
  44. 44. Project Scheduling • Critical Path Method (CPM) • Precedence Diagramming Method (PDM) • Lead Time & Lag TimeMarchewka (2006) 44
  45. 45. Work Breakdown StructureMarchewka (2006) 45
  46. 46. Project Schedule Estimation Techniques • Guesstimating • Delphi Technique • Time Boxing • Top-Down • Bottom Up • Analogous Estimates (Past experiences) • Parametric Modeling (Statistical)Marchewka (2006) 46
  47. 47. Project Budget• Direct/up-front costs – Materials – Services – Labor• Ongoing costs• Indirect costs – Facilities, utilities – Administration – Taxes – Benefits• (Opportunity & productivity costs)• (Sunk costs)• Total Cost of Ownership (TCO) 47
  48. 48. Project Human Resource Management • Project team members, roles & responsibilities • Organizational structure – Functional – Project-based – Matrix • Stakeholder analysisMarchewka (2006) 48
  49. 49. Class Exercise: Part 10Stakeholder AnalysisGroup discussion: ระบุและวิเคราะห์ stakeholdersของ IT Project ที่เสนอ
  50. 50. Hospital A• โรงพยาบาลศูนย์ 600 เตียง ในภาคอีสาน ใกล้ชายแดน งบประมาณจํากัด• Vision: เป็นโรงพยาบาลทีมุ่งคุณภาพสูงสุดในการรักษาพยาบาลระดับตติยภูมิ ่• IT Environment – HIS เน้นเรื่องการเงิน การเบิกจ่ายค่ารักษาพยาบาล มีระบบ MPI, ADT, ระบบนัด – แต่ละจุดบริการมี computer terminal เพื่อสนับสนุน basic workflow เพื่อ การบริการผู้ป่วย• People – บุคลากรมีอายุเฉลีย 45 ปี (range 25-59), แผนก IT มีลูกจ้างชั่วคราว 5 คน ่ – แพทย์ใส่ใจเรื่องผู้ป่วย รวมตัวกันเหนียวแน่น มีแพทย์ที่เป็นแกนนํา 4-5 คน – ความสัมพันธ์ระหว่างแพทย์กับวิชาชีพอื่นเป็นไปด้วยดี แต่มักวิพากษ์วิจารณ์ ผู้บริหารว่าไม่ให้ความสําคัญกับแพทย์และการบริการ ไม่เคยลงมาดูการทํางาน 50
  51. 51. Hospital B• โรงพยาบาลเอกชน 200 เตียง ในภาคใต้ จังหวัดที่เป็นแหล่งท่องเที่ยวสําคัญ เป็น ส่วนหนึ่งของเครือ รพ. ขนาดใหญ่ ฐานะ รพ. ดี มี รพ.เอกชนในพืนที่ ~ 2-3 แห่ง ้• Vision: เป็นโรงพยาบาล High Tech High Touch ชั้นนําของประเทศ• IT Environment – HIS มี MPI, ADT, EHRs, CPOE แต่ยังมี CDSS จํากัด ระบบ HIS ช่วยลด waiting time และเพิมประสิทธิภาพการบริการอย่างเต็มที่ ่ – มีระบบลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ที่ effective มาก โดยเป็น standard out-of-the- box implementation เป็นส่วนใหญ่• People – บุคลากรมีอายุเฉลีย 37 ปี (range 20-57) แผนก IT เข้มแข็ง ่ – แพทย์ไม่ค่อยมี interaction กับบุคลากรอื่น, รายได้เป็นแรงดึงดูดหลัก – ผู้บริหารได้รับการยอมรับจากบุคลากรทุกวิชาชีพว่ามีวสัยทัศน์และบริหารงานได้ดี ิ 51
  52. 52. Hospital C• โรงพยาบาลมหาวิทยาลัย 900 เตียง ใน กทม. สังกัดมหาวิทยาลัยของรัฐ มี รพ. ในบริเวณ ใกล้เคียง > 8 รพ. งบประมาณค่อนข้างมาก มีพันธกิจหลายด้านที่สําคัญพอๆ กัน• Vision: เป็นโรงพยาบาลชั้นนําของเอเชียที่มีความเป็นเลิศในด้านบริการ การศึกษา วิจัย• IT Environment – เป็น รพ.แรกๆ ที่มี HIS ซึ่งพัฒนาเอง และต่อยอดจาก MPI, ADT ไปสู่ CPOE (แต่ยัง ขาด CDSS) ระบบ HIS เข้ากับ workflow ของ รพ. เป็นอย่างดี ยังใช้เทคโนโลยีเมื่อ 20 ปีก่อน เป็นหลัก มีระบบ ERP ที่ทันสมัย เข้ากับ รพ.• People – บุคลากรมีอายุเฉลี่ย 40 ปี (range 20-65), แผนก IT มีทั้งบุคลากรใหม่และที่เคย พัฒนาระบบ HIS ตั้งแต่แรกเริ่ม – แพทย์มีความเป็นตัวของตัวเองสูง, มักทํางานเอกชนด้วย, มี turn-over rate สูง – พยาบาลและวิชาชีพอื่นมักมองว่าแพทย์คืออภิสิทธิ์ชน และมีเรื่องถกเถียงกันบ่อยๆ 52
  53. 53. Project Risk Management Risk = f(likelihood x impact) Risk Strategies • Accept/ignore • Avoid completely • Reduce risk likelihood or impact • Transfer risk to someone else (e.g. insurance)Marchewka (2006) 53
  54. 54. Class Exercise: Part 11Risk AssessmentGroup discussion: ระบุ risks สําคัญๆ ที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างการดําเนิน IT Project ที่เสนอ และวิธีจัดการrisks เหล่านั้น
  55. 55. Gartner’s Sourcing Life Cycle Strategic Tactical Sourcing Strategy Evaluation and Selection  Alignment  Identification  Organization assessment  Criteria development  Core competencies  Organization fit  Market scan  Selection process   Make‐or‐buy decisions  Partnership opportunities  Risk analysis Sourcing Contract Management Development  Relationship  Governance model  Performance  Metrics assessment  Payment models  Goals: reach business  objectives, efficiency,  Terms and conditions quality, innovation  Provision   Transition for changesFrom a teaching slide by Nelson F. Granados, 2006 55
  56. 56. IT Outsourcing Decision Tree Keep Internal No Is external delivery No reliable and lower cost? Does service offer  Yes OUTSOURCE! competitive advantage? Yes Keep InternalFrom a teaching slide by Nelson F. Granados, 2006 56
  57. 57. IT Outsourcing Decision Tree: Ramathibodi’s Case External delivery unreliable • Non‐Core HIS, External delivery higher cost • ERP maintenance/ongoing  customization Keep Internal No Is external delivery No reliable and lower cost?Does service offer  Yes OUTSOURCE!competitive advantage? ERP initial  implementation,  Yes Keep Internal PACS, RIS,  Core HIS, CPOE Departmental  Strategic advantages systems,  • Agility due to local workflow accommodations IT Training • Secondary data utilization (research, QI) • Roadmap to national leader in informatics 57
  58. 58. Gartner Hype CycleImage source: Jeremy Kemp via http://en.wikipedia.org/wiki/Hype_cyclehttp://www.gartner.com/technology/research/methodologies/hype-cycle.jsp 58
  59. 59. Rogers’ Diffusion of Innovations: Adoption CurveRogers (2003) 59
  60. 60. Class Exercise: Part 12Change ManagementGroup discussion: เสนอวิธีบริหารการเปลี่ยนแปลงใน user แต่ละกลุ่มใน Rogers’ Adoption Curve
  61. 61. Unified Theory of Acceptance and Use of Technology (UTAUT) Performance Usefulness Expectancy Effort Ease of Use Expectancy Behavioral Use Intention Behavior Social Norm  Social & Opinions Influence Facilitating IT Support Conditions Voluntariness Gender Age Experience of UseVenkatesh et al. (2003) 61
  62. 62. Adoption Strategies: “The Tipping Point” VersionThe Three Rules of Epidemics• The Law of the Few Change Agents – Connectors Opinion Leaders – Mavens Super‐Users – Salesmen Champions• The Stickiness Factor Ease of Use• The Power of Context Social Norm  & Opinions IT Support Gladwell (2000) 62
  63. 63. Factors Related to Hospital IT Adoption • Communications of project plans & progresses • Workflow considerations • Management support of IT projects • Common visions • Shared commitment • Multidisciplinary user involvement • Project management • Training • Innovativeness • Organizational learningTheera-Ampornpunt (2009) [Unpublished] 63
  64. 64. Resources on Change Management Lorenzi & Riley (2004) Leviss (Editor) (2010) 64
  65. 65. Class Exercise: Part 13 Change ManagementClass discussion: จะทําอย่างไรเมื่อเกิดเหตุการณ์ตอไปนี้ ่- แพทย์ 1 ใน 3 ไม่ใช้ IT ที่เพิ่ง go-live- พยาบาล by-pass บางกระบวนการ กลับไปใช้ manual- ผู้ป่วยรอตรวจเป็นเวลานาน จํานวนมาก ในสัปดาห์แรก- หลังใช้งานได้ 8 weeks สถิติ preventable ADRs สูงกว่าก่อนใช้ระบบ- ที่ประชุม CLT/PCT หลัง go-live 2 weeks มีการโต้แย้งอย่างกว้างขวางและรุนแรงเกี่ยวกับความรับผิดชอบของแต่ละวิชาชีพ
  66. 66. The KM Aspect of Project Management Nonaka SECI Model After Action During Review (AAR) / Implementation, Postmortem Near Go-Live & Meeting, Post Go-Live Project Evaluation During Before & After Implementation, Project Kick-off, Near Go-Live During Project Training PlanningImage source: Senoo et al. (2007) http://dx.doi.org/10.1108/14601060710776725 66
  67. 67. Q&A

×