Consejos para elaborar un panel o póster para una reunión científica

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  • 1. Consejos para elaborar un Panel o Póster para una Reunión Científica Un Panel o Póster es una representación gráfica ampliada, con el formato de un gran cartel, donde se exponen públicamente los resultados de una investigación, proyecto, experiencia, o de un producto científico, combinando imagen y texto. No debe considerarse como una forma de comunicación de menor importancia que las presentaciones orales, ya que si es usado correctamente tiene un enorme potencial. Permite transmitir contenidos de manera agradable, atractiva, clara, concisa y por más tiempo que una comunicación oral, y somete a menos presión al expositor (particularmente si la exposición se realiza ante un público muy nuimeroso y/o en un idioma que no se domina perfectamente). Incluso hay temas que por su extensión o especificidad, serían difíciles de presentar oralmente, al existir limitaciones en el tiempo de exposición. Finalmente, posibilita un contacto más relajado y directo entre él y los interesados en el tema del trabajo, particularmente en el momento en que el autor permance junto al póster (esto suele ser obligatorio en detrminados días y horarios fijados por los organizadores) . Para presentar los resultados de una investigación en un congreso, primeramente el autor tiene que enviar un resumen siguiendo las especificaciones marcadas por el comité organizador (fecha límite de envío, formato, estructura, extensión, etc.). En la elaboración de cualquier resumen o abstract hay que tener en cuenta que éste ha de ser comprensible per se , pero debido a que siempre existen limitaciones en cuanto a su extensión, su contenido debe ser claro y focalizarse en los puntos esenciales del trabajo, incluidas las conclusiones. Deben evitarse las descripciones detalladas, el exceso de resultados y la inclusión de aspectos que luego no serán tratados en el Panel. Cuando el comité científico/organizador del congreso acepta el trabajo, notifica si éste se ha de presentar también en forma de Comunicación Oral o Panel. Otras veces esta decisión recae en el autor. Para preparar el Panel también hay que seguir las normas marcadas por la organización en cuanto a tamaño del Panel, horarios de exposición y presentación, lugar etc.). Los criterios más usuales para elaborar un Panel son, entre otros: a) Las imágenes cumplen un papel importantísimo en este tipo de elemento (son recordadas por más tiempo que la información verbal y sirven como atractor de la atención del público). Por ello deben prevalecer, ocupando como mínimo 50% del tamaño del póster. Estas pueden ser figuras o gráficos, tablas, fotos, ilustraciones, logos, etc. Los gráficos deben ser preferidos por sobre las tablas y éstas a su vez sobre el texto. b) El texto debe incluir:  Título y, en ocasiones, subtítulo. Debe ser específico, conciso y bien pensado para identificar el tema del Panel, ya que es un importante atractor de público. No deben emplearse en él abreviaturas o argot. Suele usarse una fuente de al menos 36 puntos y en negrita.  Autor/es: Apellido y nombre o iniciales de todos, y dirección, teléfono y especialmente el correo electrónico de al menos uno de ellos. Los autores son los que han participado activamente en el trabajo y asumen la responsabilidad de su contenido intelectual. Otras personas, que no son autoras pero han
  • 2. colaborado, pueden ser incluidas en un apartado de "Agradecimientos". Suele usarse una fuente de menor tamaño que el título, de al menos 30 puntos y en negrita.  Afiliación: lugar de trabajo y actividad profesional. Suele usarse el mismo tipo y tamaño de fuente que para los Autores.  No es usual que se incluya el Resumen (en lengua original o inglés), ya que el mismo figura en el libro que publican los organizadores de la reunión. Si es indicado así por los Organizadores, pueden disponerse al final de éste algunas palabras clave y/o el área temática del congreso  Introducción: siempre ha de ser muy breve, contemplando antecedentes y revisión del tema, hipótesis y objetivos. En ciertos caso también puede figurar la definición de algún término particularmente confuso o que puede presentar más de una interpretación.  Metodología (materiales y métodos): descripción breve de cómo se hizo el trabajo, las fases que tuv, las variables que se tomaron, y cómo se analizaron estadísticamente los resultados.  Resultados (con soporte opcional de tablas /o figuras). Deben presentarse resumidos, seleccionando sólo los que guardan mayor relación con los objetivos del trabajo presentado en el Panel. Deben siempre priorizarse las figuras y tablas, evitándose los textos demasiado extensos o con muchos datos.  Conclusiones. Este apartado es de particular importancia y debe poderse identificar clara y rápidamente, ya que el lector muchas veces pasa del título directamente a las conclusiones.Si existiese espacio suficiente, pueden incluirse una pequeña discusión e interpretación de los resultados del trabajo, y sugerencias y/o recomendaciones para su aplicación o para futuros estudios.  En los paneles no es obligatorio incluir un apartado con las referencias bibliográficas. Suele ser preferible usar ese mismo espacio para explicar mejor nuestro propio trabajo. Si fuese necesario incluir este apartado, deberán seleccionarse únicamente aquellas más importantes y que resulten imprescindibles en relación al tema.  Agradecimientos. Es un apartado opcional, que debe considerarse en el caso de que existan otras personas, instituciones, sociedades, organizaciones que hayan contribuido de alguna manera o financiado el trabajo. Al diseñar un póster hay que tener en cuenta:  La secuencia lógica de los contenidos: de izquierda-derecha y de arriba-abajo. La lectura generalmente comienza por el sector superior izquierdo y termina en el inferior derecho. Si dividimos el Panel en cuatro sectores iguales, mediante dos líneas imaginarias perpendiculares que se crucen, aquellos donde la lectura es más cómoda son los sectores derechos e inferiores.  El equilibrio entre las imágenes y el texto. El contenido no debe quedar demasiado suelto o aislado, ni demasiado apretado. Si percibe que hay demasiado texto, intente quitar información centrándose en los aspectos más importantes, y a su vez dentro de éstos, en los más interesantes.  Las imágenes deben ser suficientemente grandes y de buena calidad, con texto explicativo al pie y/o alrededor de éstas. No es recomendable el uso de gráficas o esquemas en 3D, ya que normalmente son más dificiles de entender que las que se hacen en dos dimensiones.
  • 3.  Las tablas deben tener asimismo un título explicativo para facilitar su entendimiento.  El texto debe ser armónico: o Cada apartado tienen que tener un epígrafe propio y estar separado del resto con espacios en blanco. Los títulos de los apartados pueden tener una fuente del mismo tipo y tamaño que la empleada para los Autores, mientras que de haber subtítulos, éstos pueden tener fuente de menor tamaño ( al menos 24 puntos) y en negrita. o El texto ha de estar justificado y organizado en columnas. Puede usarse una fuente de al menos 20 puntos y no es conveniente el uso de negrita. o La tipografía ha de ser sencilla (Arial, o Helvética, NUNCA Times New Roman) y con dos tipos de letra como máximo en todo el Panel. o Siempre combinar mayúsculas y minúsculas, así como el tamaño de la letra según la importancia del contenido. o Debe prestarse atención a la Justificación del texto, ya que la centrada puede dejar espacios grandes en blanco entre palabras. o No escribir el título o alguna parte del texto a mano alzada, sino siempre mediante ordenador e impresora. o Los colores usados han de contrastar con el fondo, evitando colores estridentes que pueden distraer o ahuyentar al lector. Un Panel para congreso no es lo mismo que un cartel publicitario. o Evite toda información superflua que pueda distraer la atención del lector, evitando que éste recuerde lo realmente importante. o Revise profundamente la redacción y la ortografía, de manera que no existan errores. El lector tiende a fijar la vista en ellos. o Vigilar que los datos vertidos o referidos en diferentes formas o apartados sean consistentes entre sí (tablas, texto y gráficos). Aspectos prácticos: o El Panel debe poderse leer con facilidad desde un metro de distancia. De lo contrario deberá cambiar la tipografía (y esto puede derivar luego en tener que modificar el diseño y hasta reducir el contenido). Un Panel NO es un artículo escrito con letra grande. o Es preferible usar archivos tipo PowerPoint, o generar un archivo PDF, que usar un archivo en formato Photoshop o Corel Draw, ya que no todos los lugares de impresión poseen estos software, y los del último tipo se imprimen más lentamente. o La imágenes de fondo, si bien son atractivas, deben usarse como marca de agua tenues, ya que de lo contrario se difculta la lectura y la impresión aumentará en tiempo y costo. o Respete siempre las medidas máximas permitidas por los organizadores de la reunión. o El archivo debe ser de un tamaño moderado (ver las entradas referidas a cómo comprimir el tamaño de los archivos PPT).
  • 4. o Evite imprimir sobre papel muy brillante o usar plastificados muy brillantes, ya que en el primer caso se dificulta el secado de la tinta y ambos entorpecen la lectura. o Tenga en cuenta que normalmente la impresora deja un borde en blanco, de no menos de 15mm de ancho, en todo el controno del panel. o Puede hacerse de una sola pieza y transportarlo enrollado dentro de un tubo rígido, o hacerse de varias piezas que se transportarán en una carpeta rígida (en el equipaje de mano) y se montarán en el momento de colgarlo. En la primera opción, el traslado es algo más engorroso, pero se monta más rápido y puede exhibirse luego permanentemente en el instituto al cual pertenecemos. Pueden o no plastificarse. o Si nosotros o nuestro instituto presentamos más de un panel, puede converir mantener el diseño igual en todos. De esta manera se facilitará el reconocimiento de la procedencia del trabajo.También es conveniente colocar el logo o anagrama del centro, instituto o universidad (incluso algunas tienen reglas sumamente específicas y/o estrictas al respecto, por lo cual conviene asesorarse con anticipación a la realización del panel). o Siempre lleve el archivo digital del poster, en un pendrive o CD. Esto es un reaseguro para poder reimprimirlo en caso de rotura, daño irremediable, pérdida u olvido del panel original. Conozco casos concretos de olvidos en el aeropuerto de origen... o Si está interesado en conservar su Panel, preste especial atención al horario de colocación y retiro de los mismos. Si Ud. no lo coloca o retira a tiempo, se arriesga a perderlo para siempre. En la presentación del Panel intervienen aspectos como:  La ubicación dentro de las salas de presentaciones. Normalmente el expositor no tiene control sobre la ubicación de la sala o del panel, ya que es asignado por el Comité organizador. Pero en los caso en que no lo es, conviene llegar anticipadamente para ocupar un lugar adecuado  La visibilidad: colocado a una distancia y altura adecuadas  El sistema de fijación del mismo: si bien en algunos caso los elementos de fijación son provistos in situ por los organizadores, siempre es conveniente llevar material para cortar y/o fijar el panel. Los elementos más prácticos, seguros y firmes, son las cintas de doble cara adhesiva y la masilla fijadora de carteles. Una es mejor que la otra según las diferentes superficies de fijación que se nos presenten.  La disponibilidad de copias del póster en tamaño reducido y nuestra tarjeta personal. Ambas constituyen un excelente complemento para entregar directamente en mano o para ofrecer colgadas o en sobres o folios transparentes dispuestos estratégicamente, para que los interesados se lleven consigo. Las copias reducidas deben tener incluida la referencia de la reunión científica donde ha sido expuesto el trabajo.  En algunos casos los organizadores prevén la realización de "mini- presentaciones orales" de los tabajos en Paneles. Por ello es conveniente llevar siempre menos de media docena de diapositivas, como para mostralas en el breve espacio que pueden asignar a este tipo de charlas (generalmente no son más de 5 minutos).
  • 5. Lectura recomendada: http://travesia.mcu.es/documentos/posters.pdf