mixbeat3-3,Session4:当番のTIPS

当番のTIPS（ツール系・工夫編）
よく書く表現を入力ソフトに登録例:「いつもお」で変換->「いつもお世話になっております。」
メールテンプレート機能を使う例: 敬称、定例挨拶、署名、定例の返信文を用意しておく
メールの件名に要件を挿入例:【依頼】【9/5まで】
期限を明記して必要な時までに返信がもらえるようにする
見直しで文章・内容の取捨選択をして端的に
宛先メールアドレスを最後に記入し、送信前にワンクッション置いて再確認
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WSの準備で飛び交った500通以上のメールの失敗から学んだTIPS！

当番のTIPS（WSの準備から学んだ編）
相手の立場、知識がどこまで共有できているかを再確認
メールの目的、どんな返信が欲しいか考える（目的に合わせ、メールで良いのか手段の確認もする）
最初に伝えたい要点を箇条書きする->書きもれが減る＆書きやすくなる
余計なことを書かず、端的で正確な表現に気をつける->情報を正確に伝えるため、誤解を招かないため
5W1Hや詳細説明など、事実・フックとなる情報を明確に->真剣さが薄れるので、依頼などには必ず入れる
時間（所要時間／返信までの時間）を意識する->スピードアップ／一次レスの必要性を考えて対応
見直しをちゃんとする！
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WSの準備での失敗談

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当番のTIPS（WSの準備で気づいた編）×日本語が変
（塾長へのメール）私にとっては非常に切実な課題なので、あんまり期待しない程度に楽しみにしています。
（ワークショップ告知メール文の第１稿）
なるべくノートPCの持ち込みをお薦めします。
送る前に読み直す
少しでも違和感のある文章は別の言葉に書き換える！（書いた自分に違和感あるなら、受け取った人はもっと違和感を感じる！）

当番のTIPS（WSの準備で気づいた編）×受け手が読んだ後、どうすればよいのか（何を求められているのか）不明なメール
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（3期生あてのWSの告知メール　第1稿の一部）
Windows のノートPCを貸し出し可能ですが、自分のデバイスもご持参ください。
↓校正
（塾生ごとに）「ムタ、iPhoneとキーボードを持ってきてください／まっちゃん、貸し出せます」などに書き換えた
書く前に、受け手にどんな行動をとってほしいのか（期待しているか）を、一文にしておく（期待している行動の数だけ文章は作っておく）
お願いしたいことは文頭に書いておく（例：問題なければ確認のため、今週中に返信ください）

当番のTIPS（WSの準備で気づいた編）×返信の内容を考えたくて一晩寝かした
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（ウッディが河野さんに送ったメールをCCで見た大塚さんからウッディ宛のメール）
そもそもこの文章がおかしくない？これを受け取った河野さんは『？？？』となると思うんだけど。(22:17)
↓約11時間後
塾長　おはようございます、ウッディです。昨晩お送りしたメールについて･･･（9:29）
返信の内容で悩む前に、まず返信のタイミングを決めよう
　（すぐ返信　OR　じっくり考えて内容を詰めて返信）

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当番のTIPS（WSの準備で気づいた編）×そもそも何を言いたいのかわからないメール
※長文につき掲載割愛させていただきました
いきなりメールを書き始めずに、書きたいことを列挙して、そこに詳細を付け加えていく
普段から自分の思考を整理して、言葉で表現できるよう意識するのが大事

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当番のTIPS（WSの準備で気づいた編）×全てメールで話そうとしてしまった
（ウッディから来た長文で結論がないメールへの返信）
ウッディ　こんにちは。ちょっと、話が無駄な方向に行ってる気がする！私もウッディも、WS内でメールを書かないなんて言ってないし、二人とも確実にX通はないといけない！とか言ってるわけでもないのに、なんでこんな話してるの？（そしてウッディの細かい意見にレスしなかった）
わかったけど、
後味悪いなあ
伝達手段としてなにが可能でベストなのか考える（メール、電話、SNS、対面）複数の伝達手段に情報を分けたほうが有効かどうか考える（依頼はメールを送る、そのあとで電話する。等）

mixbeat3-3,Session4:当番のTIPS

by natsuki551 on Sep 06, 2010

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