Nathalie González Torres Prof. Eliut Flores CINF 6208 9 de marzo de 2009.
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<ul><li>Requisitos: </li></ul><ul><ul><li>Metadatos para registrar cartapacio para asociación con estándares empresariales...
<ul><li>Imprimir  y comprar etiquetas de código de barra y pegar a los files o documentos físicos. </li></ul><ul><li>Barco...
<ul><li>Sistema maneje la colección de documentos físicos, con orden lógico(e.g.,# file,Nombre de contrato o # asunto). </...
<ul><li>Sistema debe permitir seguir los rastros de los cartapacios y documentos físicos cuando se muevan de un lugar a ot...
<ul><li>El modelo de IDCM propone un interface universal, y la capacidad de búsqueda y recuperación. </li></ul><ul><li>El ...
<ul><li>Plan de disposición(autoría aprobada): </li></ul><ul><ul><li>Asociado con el FCS. </li></ul></ul><ul><ul><li>Se ap...
<ul><li>La empresa utiliza la tecnología de barcode  para ayudar a manejar el rastreo de files y documento o para realizar...
<ul><li>Concepto del modelo IDCM pretende que la administración del sistema así como la seguridad y la auditoria realizada...
 
<ul><li>La revisión de los requisitos para el sistema de digitalización de documentos, que permite el escaneo y la convers...
<ul><li>Hall, 1991 </li></ul><ul><ul><li>La importancia del análisis de requisito para proyectos de digitalización de docu...
<ul><li>Wasner, 1998- </li></ul><ul><ul><li>Todavía parece haber una brecha de conocimientos en lo que respecta al análisi...
<ul><li>Wiggins, 1994- </li></ul><ul><ul><li>Reconoció que los “requisitos” son una características clave del ciclo de vid...
<ul><li>Asprey, 2000- </li></ul><ul><ul><li>Investiga sobre la importancia de comprender la gestión especifica de los proy...
<ul><li>Estudio de viabilidad determina; la viabilidad operativa, técnica y financiera de las aplicaciones de negocios y e...
<ul><li>Análisis de las necesidades del usuario en tres niveles: </li></ul><ul><ul><li>Estratégico  </li></ul></ul><ul><ul...
<ul><li>Estratégicos  - los requisitos estratégicos son relevantes en la planificación de las iniciativas empresariales y ...
<ul><li>Tomar en cuenta: </li></ul><ul><ul><li>Al definir el entorno actual del documento el análisis necesitara determina...
<ul><li>Aplicación de imágenes : son importantes describir para la utilización que se le da en los escenarios de negocios,...
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<ul><li>Los elementos enumerados en la tabla 1 ayudan a definir los actuales dispositivos de escaneo y el software dentro ...
<ul><li>Aplicación de tecnología de reconocimiento:  </li></ul><ul><ul><li>El escaneo OCR(infraestructura de escaneo de do...
<ul><li>Aplicación de tecnología de reconocimiento: (cont.)  </li></ul><ul><ul><li>Los tipos de documentos que puedan conv...
<ul><li>Los faxes: </li></ul><ul><li>Los tipos de información se definen en la tabla 2 en la instalación de fax o de puert...
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<ul><li>Aplicación en Cámaras digitales(cont.) </li></ul><ul><ul><li>Pueden utilizase para la captura de videos, el almace...
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<ul><li>Aplicación de la digitalización de microformas (cont.): La tabla 4 presenta una lista de verificación para este pr...
<ul><li>La organización crea una  Especificación de Servicio , este tipo de especificación incluye el alcance del trabajo ...
<ul><li>Perfil de usuario: </li></ul><ul><ul><li>Captura de imagen(escaneo), la inspección de calidad y el registro de imá...
<ul><li>Perfiles de documentos(Cont.): </li></ul><ul><li>Tipos de documentos: </li></ul><ul><ul><li>Imágenes ad hoc (docum...
<ul><li>Perfiles de documentos(Cont.): </li></ul><ul><li>Tipos de documentos(Cont.): </li></ul><ul><ul><li>Aplicación espe...
<ul><li>Perfiles de documentos(Cont.): </li></ul><ul><li>Tipos de documentos(Cont.): </li></ul><ul><ul><li>Características...
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IDCM (Capitulos 12.13,14,15)

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IDCM (Capitulos 12.13,14,15)

  1. 1. Nathalie González Torres Prof. Eliut Flores CINF 6208 9 de marzo de 2009.
  2. 2. <ul><li>Cubrir y examinar los requisitos de análisis, análisis de documentación digital dentro de la oficina de los negocios y empresas gubernamentales junto con las definiciones funcionales . </li></ul><ul><li>Explicar la forma en que están expresados los análisis de documentación: </li></ul><ul><ul><li>Documentación de autoría </li></ul></ul><ul><ul><li>Los perfiles de usuario </li></ul></ul><ul><ul><li>Documento de volúmenes </li></ul></ul><ul><ul><li>Documento de captura </li></ul></ul><ul><ul><li>Utilización de metadatos </li></ul></ul><ul><ul><li>Almacenamiento </li></ul></ul><ul><ul><li>Control de versiones </li></ul></ul><ul><ul><li>Entregas </li></ul></ul><ul><ul><li>Asociación a través de hipervínculos </li></ul></ul><ul><ul><li>Impresión </li></ul></ul><ul><ul><li>Seguridad </li></ul></ul><ul><ul><li>Auditoria </li></ul></ul><ul><ul><li>Programación de los archivos o la eliminación </li></ul></ul>
  3. 3. <ul><li>Redes de computadora que consta de cliente y servidores las cuales permiten a los usuarios crear y guardar sus documentos. Permitiendo acezarlos fácilmente, almacenarlos, compartirlos e imprimir los mismos, usando las redes de informática. </li></ul><ul><li>Los documentos se archivan en sus formatos y estos pueden traer la dificultad de ser textos sin formatos. La variedad de formatos pueden ser imágenes, videos, sonidos, dibujos, gráficas, contenido de la web, y documentos físicos. </li></ul>
  4. 4. <ul><li>Los programados pueden ser asignados a diversas personas en específicos sin tener que aplicarlos a todos los usuarios. Al igual que determinar los “software”, de escritorio pero la diferencia es que estos tal vez no se puedan determinar debido a los grupos de trabajos que tienen la autonomía para adquirir aplicaciones de particular formato. </li></ul>Autoría de escritorio
  5. 5. <ul><li>El nombre de la aplicación de autoría de escritorio. </li></ul><ul><li>El nombre de archivo de extensión que indica el formato de archivo. </li></ul><ul><li>Escenario de uso se debe definir si la aplicación es amplia o se limita a determinados grupos de trabajos. En este ultimo caso. Identificar los grupos de trabajos. </li></ul>
  6. 6. <ul><li>Los usuarios no deben tener los mismos accesos ya que requieren funcionalidades diferentes como: </li></ul><ul><ul><li>Crear y guardar documentos </li></ul></ul><ul><ul><li>Ver e imprimir documentos </li></ul></ul><ul><ul><li>Participar en un documento de trabajo </li></ul></ul><ul><ul><li>Ver los documentos </li></ul></ul><ul><li>Tener claro un análisis de el perfil del usuario para las funcionalidades que estén determinadas. </li></ul><ul><li>Dificultad en reunir la información por el alto grado de movilidad en la mano de obra. </li></ul>
  7. 7. <ul><li>Las empresas suelen desconocer la cantidad de documentos que se generan, reciben y envían. Sin embargo es necesario conocer esta información o un aproximado del mismo para determinar la arquitectura del IDCM. </li></ul><ul><li>Las empresas se dejan llevar por el examen de archivo que se genera para el análisis de documentos digitalizados. </li></ul>
  8. 8. <ul><li>Los documentos digitales en su mayoría son creados de la siguiente manera: </li></ul><ul><ul><li>Un nuevo documento a partir de una plantilla, estos son archivos que contienen documentos que se crearon para un propósito en específico. </li></ul></ul><ul><ul><li>La mayoría de la aplicaciones de escritorio ofrecen la posibilidad de crear un nuevo documento en blanco, Reutilizar un documentos electrónico . </li></ul></ul>Documentos Electrónicos
  9. 9. <ul><li>Generar reportes a la bases de datos y documentos digitales también pueden ser generados en forma de informes de aplicaciones de bases de datos. Estos informes se guardan como parte de la aplicación del sistema de almacenamiento o se exportan a herramientas de escritorio, como una hoja de calculo o se guardan en un servidor de archivos local. </li></ul><ul><li>La digitalización de los documentos, los cuales se utilizan para capturar documentos. En el caso de que se encuentran en formato digital se deben de almacenar mediante una transferencia a los archivos, unidad personal, o medios extraíbles. </li></ul>
  10. 10. <ul><li>Estos pueden delimitar desde lo mas básico hasta lo mas complejo . </li></ul><ul><li>Se pueden gestionar copias físicas de los documentos como la versión principal del documento </li></ul><ul><li>Garantizar el control de versiones son del mimos que no dependa de las personas sino que se hagan automáticamente y vallan a un repositorio y no puedan ser alterados o modificados. Esto para que el usuario pueda acceder a un documentos que ha sido modificado . </li></ul>
  11. 11. <ul><li>Sistemas operativos que se han encontrado en las empresas en su mayoría proporcionan la búsqueda de documentos digitales sobre la base de un nombre, de archivo, o de documento y/o ambas cosas. </li></ul><ul><ul><ul><li>La mayoría de las veces no son funcionales ya que los usuarios prefieren regresar a los documentos favoritos o no manejan las herramientas. </li></ul></ul></ul><ul><li>Los documentos deben ser nombrados y ser pasados a un repositorio central y ser parte del IDCM. A la vez que debe dar confianza al usuario, ya que todos los documentos se pueden encontrar allí por el nombre del archivo o por el contenido. </li></ul>
  12. 12. <ul><li>Dentro del sistema de IDCM, las empresas utilizan estrategias de asignar autoridades para poder ver los documentos y realizar anotaciones en diferentes programas, utilizando los lectores. </li></ul><ul><li>Las impresiones electrónicas se deben de realizar de forma electrónica al IDCM. </li></ul>
  13. 14. <ul><li>Examinar los requisitos para que funcione el Manejo de Correo Electrónico, y que sean apropiados al momento de establecer las especificaciones para el manejo del emails dentro de las organizaciones, ya sea por “direct capture” o guardado directamente al DMS(Document manegment Sistem) </li></ul><ul><li>Tomar en cuenta: </li></ul><ul><ul><li>Los requisitos para el manejo del Email como documento que evidencie una transacción o actividad de la organización(record). </li></ul></ul>
  14. 15. <ul><li>Tomar en cuenta(cont.): </li></ul><ul><ul><li>Utilizar algunas opciones usando la tecnología para el manejo del Email. </li></ul></ul><ul><ul><li>Revisar las funcionalidades que pudieran aplicar cuando se definan los requisitos para capturara el email como un record. </li></ul></ul>Record
  15. 16. <ul><li>Información creada, recibida y conservada como información y prueba por una organización o individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales. (ISO 15489 ) </li></ul>
  16. 17. <ul><li>El aumento y necesidad del uso del Email como medio de comunicación para realizar transacciones de una organización. </li></ul><ul><li>Tomar en cuenta los requisitos al momento de su uso: </li></ul><ul><ul><li>Examinar la cantidad de email que se genera y se recibe. </li></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Para ello se necesita capturar el e-mail tanto recibido como el generado y que el mismos sea capturado como documento final (record) de una transacción o documento de las actividades de una organización. </li></ul></ul></ul></ul>
  17. 18. <ul><ul><li>Examinar los Email recibidos. </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>La organización puede determinar la distinción entre los diferentes email. Diferenciando de la siguiente manera: </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Email personal – de naturaleza privada; el uso del mismo puede ser desaprobado dependiendo del liderato empresarial, seguridad y riesgos. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Email transitorio – puede apoyar a la empresa para conducir sus negocios o actividad, pero no tiene que retenerse en los archivos. Incluye: agendas de reuniones, boletines para los empleados, material de mercadeo. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Email d negocios – documento final (record) de una transacción o documento de una actividad de la empresa. </li></ul></ul></ul>
  18. 19. <ul><ul><li>Considerar las implicaciones al momento de recuperar el email: </li></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Evolución de la tecnología y los formatos del email. </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Email guardado por periodo extensión o permanente. </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><li>4. El nuevo uso del Email para apoyar las funciones y los procesos dentro de la organización que han revisado o son nuevos. Por ejemplo, notificar los nuevos procedimientos para el flujo de trabajo; interactuar con los clientes usando Internet incluyendo la Web; apoyar los procesos asociados con el contenido de la publicidad en el sitio Web. </li></ul></ul>
  19. 20. <ul><li>Los requisitos para el manejo del Email encontraremos que hay muchas opciones de solución tecnológica para capturar email, filtrar lo que no deseamos y para su uso colaborativo . </li></ul><ul><ul><li>Tomar en cuenta las siguientes opciones: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Imprimir y guardarlo en formato físico(papel o micro filmado) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Archivo físico - retención y disposición </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Consume tiempo – no sostenible por el aumento del uso del email como herramienta de comunicación dentro de la organización. </li></ul></ul></ul></ul>
  20. 21. <ul><ul><li>Implementar un FCS (Folder Content Management) usando la infraestructura basada en folders </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Pudiera ser demasiado fragmentada – tamaño y volumen. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Implicaciones asociadas – manejo de email personal, para búsqueda y recobro de emails, aplicar metadato a nivel organizacional y términos de disposición. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Herramienta de : </li></ul></ul><ul><ul><li>Implementar el: </li></ul></ul>Direct capture End user capture
  21. 22. <ul><li>Tecnología que incorpora un sistema de manejo de Emails integrándose con el sistema de mensaje de la organización par la captura directa de emails y ubicarlos en un repositorio. </li></ul><ul><ul><li>Sistemas integrados - dentro de la infraestructura del sistema de mensajería. </li></ul></ul><ul><ul><li>Repositorio externo – capturar copia del email tanto del que se ha generado o el recibido. </li></ul></ul>
  22. 23. <ul><ul><li>Tomar en cuenta: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Diseño de la solución y nivel de alcance para apoyo a organizaciones. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Compatibilidad – integración del software con producto especifico a utilizar, versiones para remediación del producto dentro de la infraestructura de mensajería de la organización. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Almacenamiento : </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Sistema de mensajería y sistema de repositorio externo. </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Asuntos legales – resolver estratégicamente la solución de mover los emails a un Sistema de mensajería a un Repositorio. </li></ul></ul></ul>
  23. 24. <ul><li>Este enfoque requeriría la implementación de DMS(Sistema de manejo de Documento)que se integra al software de email del cliente para que el usuario pueda guardar un mensaje al sistema de Emails dirigiéndolo directamente al Repositorio DMS </li></ul><ul><li>La organizaciones deben tener cuidado y ser específicos con el requisito para el software del cliente y los requisitos de integración, deberán validar su funcionalidad al evaluar el producto. </li></ul>
  24. 25. <ul><li>DMS tienen la capacidad de ayudar a las organizaciones a capturar y manejar Emails. </li></ul><ul><li>Los requisitos específicos de funcionalidad son importantes para determinar que tecnología reúne todos los requisitos. Esto dependerá de la relevancia y importancia del manejo del Email de la organización, y el uso que den al email como medio de comunicación, sus políticas , comportamiento empresarial e individual . </li></ul>
  25. 26. <ul><li>Direct capture: </li></ul><ul><ul><li>Integración y seguridad con la infraestructura del Sistema de mensajes de Emails. </li></ul></ul><ul><ul><li>Filtro de Mensajes . </li></ul></ul><ul><ul><li>Auto categorizar los emails de acuerdo a la metadato y su contenido. </li></ul></ul><ul><ul><li>Poner los e-mail en cuarentena(e.g.,confidencial, spam) </li></ul></ul><ul><ul><li>Aplicar reglas de archivística con relación al manejo de documentos dentro del ciclo de vida y políticas de disposición. </li></ul></ul><ul><ul><li>Apoyar la protección de información clasificada. </li></ul></ul>
  26. 27. <ul><ul><li>Apoya el almacenamiento del email en diversos formatos y el archivo del email como documento final permanente, proveyendo la capacidad para buscar y recuperar , así como también la metadato y contenido mensajes en los email y mensajes anejos </li></ul></ul><ul><ul><li>Permite el acceso al cliente usando la Web. </li></ul></ul><ul><ul><li>Provee herramienta integrada para informes(plantilla). </li></ul></ul><ul><ul><li>Caracterizado por el diseño por su alto nivel de alcance en volumen de transacción por email y apoyar el manejo del email en la infraestructura de la organización cuando sea relevante su uso. </li></ul></ul>
  27. 28. <ul><ul><li>Caracteriza por la integración de la infraestructura de mensajería heterogénea. </li></ul></ul><ul><ul><li>Cumple con los requisitos legales que demuestren la autenticidad al capturar los emails al repositorio y que no alteren la condiciones originales del mensaje. </li></ul></ul>
  28. 29. <ul><li>End user computes: </li></ul><ul><ul><li>La tabla 1 provee los requisitos específicos de funcionalidad dando una base provisional a as especificaciones de integración del DMS con el programa de email del cliente. </li></ul></ul><ul><ul><li>El repositorio DMS requerirá el mismo tipo de repositorio y del sistema de administración, incluyendo los procesos de archivo que discutimos por los documentos electrónicos en el capitulo 12. </li></ul></ul><ul><ul><li>La excepción para el manejo de email como documento digital es la capacidad de editar su mensaje o anejo luego que se ha guardado como un documento final(record). </li></ul></ul>
  29. 31. <ul><li>Presentar los requisitos básicos para administrar documentos de oficina físicos utilizando un sistema de manejo integrado que permita a la organización manejar documentos digitales y físicos. </li></ul><ul><ul><li>Tomar en cuenta: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Contexto de las necesidades de manejar los diferentes tipos de documentos físicos como un documento de negocio(business record). </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Aspectos claves de los requisitos de funcionabilidad que son relevantes cuando se registran y manejan los documentos físicos. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Lista de cotejo que guíen a la organización, para definir por primera vez sus requisitos para manejo de los archivos(physical files). </li></ul></ul></ul>
  30. 32. <ul><li>La administración de documentos podrían ser según las organizaciones: </li></ul><ul><ul><li>Archivos centralizados o descentralizados con un personal en custodia de los mismos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Por unidad de la empresa, parte del archivo oficial, corporativo o parte del archivo propio de la unidad. </li></ul></ul>
  31. 33. <ul><li>¿Que tipo de información constituye un documento de negocio(record)?: </li></ul><ul><ul><li>Transacción donde hay objetos electrónicos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Transacción en una base de datos, usando sistema ERP(Enterprise resource planning). </li></ul></ul><ul><ul><li>Contenido publicado en un sitio Web, Internet o Intranet, sobre el cual se realizo una transacción. </li></ul></ul><ul><ul><li>Transacción de negocio en donde se procesan formularios automatizados o aplicaciones de flujo de trabajo puede representar un documento de negocio. </li></ul></ul>
  32. 34. <ul><li>¿Que sistema de manejo de documento utilizan las organizaciones? </li></ul><ul><ul><li>No incluyen todo los documento de la organización. </li></ul></ul><ul><ul><li>Manejo de documento físicos a nivel corporativo. </li></ul></ul><ul><ul><li>No incluyen documentos físicos de importancia a nivel departamento o unidad. </li></ul></ul><ul><ul><li>Departamentos o unidades que mantienen el procesador de palabras en archivo y en la bases de datos sus documentos mas importantes, tales como políticas o reglamentos que aplican. </li></ul></ul>
  33. 35. <ul><li>Tomar en cuenta cuando son documento físicos en una transacción de negocios: </li></ul><ul><ul><li>No aplicar copias impresas de documentos electrónico, usado por el ultimo usuario con propósito interno(referencia). </li></ul></ul><ul><ul><li>Algunos documento físico y/o de negocio, pudieran registrarse en un sistema diferente al sistema corporativo(corporative register system) </li></ul></ul><ul><ul><li>Otro tipo podría ser documentos personales o colaborativos interno de una unidad, retenidos para facilitar las tareas diarias. Esto podrían escalar un nivel propio de unidad a ser documento corporativo. </li></ul></ul>
  34. 36. <ul><li>Políticas apropiadas para manejo de documentos corporativos: </li></ul><ul><ul><li>Identificar documento físicos que se manejaran como documento de negocios(record) y proveer ejemplos de los que no serán. </li></ul></ul><ul><ul><li>Expresar políticas de información que incluyan asuntos con documentos , como privacidad, derechos de autor y propiedad intelectual. </li></ul></ul><ul><ul><li>Políticas de archivo deben expresar necesidad de retención y disposición de documento de negocios. </li></ul></ul>
  35. 37. <ul><ul><li>Mantener los documentos físicos como evidencia que apoye las transacciones de negocios para en un futuro cumplir los requisitos legales, de auditoria y política empresarial. </li></ul></ul><ul><ul><li>Mantener copias físicas de los documentos de la unidad o departamento, electrónico impresos, producidos en la bases de datos recibidos en formato físico(papel). </li></ul></ul>
  36. 38. <ul><li>Apoyo para registrar documento físico. </li></ul><ul><li>Se realiza usando varios métodos y productos. </li></ul><ul><ul><li>Especificaciones: </li></ul></ul><ul><ul><li>Archivo físico (predefinido) </li></ul></ul><ul><ul><li>Archivo lógico: estructura de clasificación </li></ul></ul><ul><ul><li>Aplicar normas para asegurar la integridad de ambas versiones del documento. </li></ul></ul><ul><ul><li>Documento impreso representa varios documentos digitales conectados entre si (hojas de calculo). </li></ul></ul><ul><ul><li>Sistema apoya estándares empresariales de los metadatos de requerimiento a los usuarios. </li></ul></ul>
  37. 39. <ul><ul><li>Metadatos caracterizan datos contenidos y los datos de estructura para identificar documento físicos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Sistema valida metadatos, antes de crear record, asignándole un único numero de referencia para distinguir los documentos físicos que se registran . </li></ul></ul>
  38. 40. <ul><li>El sistema permitirá al ultimo usuario vincular un documento físico al FCS. </li></ul><ul><li>Definir la naturaleza del FCS: que apoye múltiples esquemas de clasificación, que sea común para toda las empresas, que reúnan los diferentes formatos de documentos , que los departamentos o unidades lo utilicen para llenar los requisitos específicos. </li></ul><ul><li>Plan de disposición de documentos físicos(autoridad de disposición) deberá conectarse al FCS para relacionar periodos de retención con los documentos. </li></ul><ul><li>Mantener un buen método de clasificación . </li></ul>
  39. 41. <ul><li>Requisitos: </li></ul><ul><ul><li>Metadatos para registrar cartapacio para asociación con estándares empresariales de los mismos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Definir tipos de metadatos a nivel de cartapacio físico. </li></ul></ul><ul><ul><li>Sistema genera un único numero que identifique el file. </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Depende: </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Necesidad de la empresa. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Catalogación actual de los files dentro de la organización por departamento. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Desarrollo de esquema consistente de numeración de files. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Requisitos específicos para asignar y crear números debe aparecer en el User requirement . </li></ul></ul></ul>
  40. 42. <ul><li>Imprimir y comprar etiquetas de código de barra y pegar a los files o documentos físicos. </li></ul><ul><li>Barcodes se generan durante el proceso de registración de los files. </li></ul><ul><li>Definir requisitos para uso de barcodes – compatible con sistema de IDCM. </li></ul><ul><li>Definir sistema que llenan los barcodes (equipo). </li></ul>
  41. 43. <ul><li>Sistema maneje la colección de documentos físicos, con orden lógico(e.g.,# file,Nombre de contrato o # asunto). </li></ul><ul><li>El usuario necesita habilidad para: </li></ul><ul><ul><li>Asignar o depositar los cartapacios y documentos físicos al lugar de almacenamiento. </li></ul></ul><ul><ul><li>Moverlos entre los lugares de almacenamiento. </li></ul></ul><ul><ul><li>Trasladarlos al archivo inactivo(el sistema avisara al usuario). </li></ul></ul>
  42. 44. <ul><li>Sistema debe permitir seguir los rastros de los cartapacios y documentos físicos cuando se muevan de un lugar a otro. </li></ul><ul><li>Otro sistema para rastreo único para documentos de negocios(record). </li></ul><ul><li>Considerar los documentos físicos individuales que no se registran e los cartapacios físicos, Ejemplo: </li></ul><ul><ul><li>Contrato por términos o condición;(# Contrato) </li></ul></ul><ul><li>Se define que no es requisito crear cartapacios físicos para estos casos. </li></ul>
  43. 45. <ul><li>El modelo de IDCM propone un interface universal, y la capacidad de búsqueda y recuperación. </li></ul><ul><li>El sistema debe permitir al usuario buscar y recuperar : </li></ul><ul><ul><li>Metadatos </li></ul></ul><ul><ul><li>Documentos </li></ul></ul><ul><ul><li>Contenido </li></ul></ul><ul><ul><li>Descripción breve de los files en la bases de datos </li></ul></ul>
  44. 46. <ul><li>Plan de disposición(autoría aprobada): </li></ul><ul><ul><li>Asociado con el FCS. </li></ul></ul><ul><ul><li>Se aplica a los files y documentos físicamente de la empresa. </li></ul></ul><ul><ul><li>Aprobado y puesto en vigor antes con el sistema IDCM para actuar sobre los files y documentos físicos se recomendaran en su disposición. </li></ul></ul><ul><li>El sistema guardara como evidencia la información que el documento fue destruido legalmente </li></ul>
  45. 47. <ul><li>La empresa utiliza la tecnología de barcode para ayudar a manejar el rastreo de files y documento o para realizar un Inventario de los files y documentos físicos existentes. </li></ul><ul><li>Necesario: </li></ul><ul><ul><li>Definir los programas y equipos que se están utilizando </li></ul></ul><ul><ul><li>Si los mismos se utilizaran como parte de IDCM </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Capacidad para leer los barcodes producidos. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Demostrar capacidad de añadir los datos leídos </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Si aplica lo anterior, debe definirse en las especificaciones del User requiement . </li></ul></ul>
  46. 48. <ul><li>Concepto del modelo IDCM pretende que la administración del sistema así como la seguridad y la auditoria realizada, sean manejados por un solo sistema lógico. </li></ul><ul><li>Los autores proveen que este sistema asegurara los documentos digitales de oficina. los correos electrónicos, los dibujos de diseño, las imágenes y documentos físicos. </li></ul>
  47. 50. <ul><li>La revisión de los requisitos para el sistema de digitalización de documentos, que permite el escaneo y la conversión de documentos físico a formato imagen. Se revisa la funcionalidad que ofrece las tecnologías de reconocimiento . </li></ul>
  48. 51. <ul><li>Hall, 1991 </li></ul><ul><ul><li>La importancia del análisis de requisito para proyectos de digitalización de documentos se formo con la publicidad de una serie de factores aplicables, relacionados con proyectos de proceso de imágenes. Además, se indica que mucho clientes potenciales carecían de los conocimientos y experiencias con sistemas de imagen digital, que en ese momento era una tecnología emergente. </li></ul></ul>
  49. 52. <ul><li>Wasner, 1998- </li></ul><ul><ul><li>Todavía parece haber una brecha de conocimientos en lo que respecta al análisis de las necesidades para los sistemas a nivel de grupos de trabajos y de producción de imágenes. </li></ul></ul><ul><ul><li>Añade, que mientras el usuario generalmente creen que la conversión del papel a información digital es deseable, no sabe como o donde empezar. </li></ul></ul><ul><ul><li>Los costos y otros factores podrían haber tenido implicaciones para el inicio de proyectos de digitalización de documentos. </li></ul></ul>
  50. 53. <ul><li>Wiggins, 1994- </li></ul><ul><ul><li>Reconoció que los “requisitos” son una características clave del ciclo de vida de la información. Dedico considerable atención a la funcionalidad asociado a los dos tipos de gestión de imágenes mas comunes, es decir, la imagen digital y la imagen en micro forma. </li></ul></ul>
  51. 54. <ul><li>Asprey, 2000- </li></ul><ul><ul><li>Investiga sobre la importancia de comprender la gestión especifica de los proyectos y los aspectos del análisis de las necesidades en los proyectos de digitalización de documentos. Su investigación fundamenta el valor que tiene los estudios y el análisis de las necesidades para los proyectos de digitalización de documentos . </li></ul></ul>
  52. 55. <ul><li>Estudio de viabilidad determina; la viabilidad operativa, técnica y financiera de las aplicaciones de negocios y el papel de la gestión de imágenes en el apoyo a los procesos de negocios. </li></ul><ul><li>Identificar el potencial de las capacidades para la integración de capturar las imágenes, almacenamiento y recuperación con un repositorio IDCM. </li></ul><ul><li>Después de haber establecido un negocio basado en el estudio de viabilidad de la aplicación de digitalización de documentos y la integración con un sistema IDCM añade valor a un proceso de negocios, es necesario analizar y determinar los requisitos para el sistema. </li></ul>
  53. 56. <ul><li>Análisis de las necesidades del usuario en tres niveles: </li></ul><ul><ul><li>Estratégico </li></ul></ul><ul><ul><li>Táctico El mismo contexto descrito en el </li></ul></ul><ul><ul><li>Cap. 11 </li></ul></ul><ul><ul><li>Operacional – diferente. </li></ul></ul>Repaso de Conceptos
  54. 57. <ul><li>Estratégicos - los requisitos estratégicos son relevantes en la planificación de las iniciativas empresariales y los cambios organizacionales. </li></ul><ul><li>Tácticos - Los requisitos tácticos para la solución del IDCM se relacionan a una variedad de funciones y procesos de la organización. </li></ul>
  55. 58. <ul><li>Tomar en cuenta: </li></ul><ul><ul><li>Al definir el entorno actual del documento el análisis necesitara determinar si una empresa ya ha aplicado la tecnología para capturar imágenes digitales. </li></ul></ul><ul><ul><li>El usuario determina y especifica todas y cada una de las capacidades existentes de digitalización de documentos dentro de la organización. </li></ul></ul><ul><ul><li>Esta información ayudara a mantener un inventario de este tipo de infraestructura del sistema de información y puede ser útil para la evaluación de los posibles proveedores en la capacidades de los actuales sistemas de formación de imágenes . </li></ul></ul>
  56. 59. <ul><li>Aplicación de imágenes : son importantes describir para la utilización que se le da en los escenarios de negocios, el software instalado, el hardware y los componentes de interconexión. </li></ul><ul><li>Estos determinan: </li></ul><ul><ul><li>Los sistemas actuales de proceso de imágenes que cumplan con los requisitos funcionales de las aplicación prevista. </li></ul></ul><ul><ul><li>Algunos componentes del hardware o software que pueden aplicarse para aumentar la capacidad de los actuales sistemas de proceso de imágenes. </li></ul></ul>
  57. 60. <ul><ul><li>Sistemas actuales son capaces de la integración con los servicios del repositorio del sistema IDCM, a fin de que el DMS esta capacitado para importar(individual o en grupo) imágenes y metadatos derivados (o creados) durante el proceso de captura. </li></ul></ul><ul><ul><li>Puede haber un requisito para cargar en grupo imágenes de un actual repositorio de imágenes en un nuevo entorno IDCM. Puede haber un requisito para convertir las actuales imágenes a un nuevo formato antes de cargar un grupo. </li></ul></ul><ul><ul><li>Hay requisitos para capturar la salida del ordenador y la integración de imágenes y soluciones COLD. </li></ul></ul>
  58. 61. <ul><li>Los elementos enumerados en la tabla 1 ayudan a definir los actuales dispositivos de escaneo y el software dentro de la empresa: </li></ul>
  59. 62. <ul><li>Aplicación de tecnología de reconocimiento: </li></ul><ul><ul><li>El escaneo OCR(infraestructura de escaneo de documentos) puede utilizarse dentro de la empresa para convertir una copia impresa de un documento a un documento electrónico(texto)editable. </li></ul></ul><ul><ul><li>Esta capacidad es generalmente necesaria cuando las versiones electrónicas del texto de los documentos están disponibles y hay un requisitos para reutilización del texto para crear un documento o para convertir el contenido del documento con el propósito de búsqueda y recuperación. </li></ul></ul>
  60. 63. <ul><li>Aplicación de tecnología de reconocimiento: (cont.) </li></ul><ul><ul><li>Los tipos de documentos que puedan convertirse a texto usando OCR son documentos con maquinas de buena calidad, tales como especificaciones, documentos legales, formularios y facsímiles. </li></ul></ul><ul><ul><li>Los sistemas actuales de software OCR utilizados en la organización deben de ser pate de la definición de las herramientas actuales de digitalización de documentos. </li></ul></ul><ul><ul><li>La organización también utilizara la tecnología ICR(Infraestructura de facsímil; cámaras digitales y digitalización de microformas)para captura, el texto de formularios físicos y tal vez invocar el procesamiento de formularios electrónicos(e-forms) </li></ul></ul>
  61. 64. <ul><li>Los faxes: </li></ul><ul><li>Los tipos de información se definen en la tabla 2 en la instalación de fax o de puerta de enlace( Gateway ) </li></ul>
  62. 65. <ul><li>Aplicación en Cámaras digitales: </li></ul><ul><ul><li>Estas pueden ser parte del entorno del grupo de trabajo para las actividades de negocio tales como mercadeo, comunicaciones, propósitos operacionales , apoyo en la seguridad y el medio ambiente, investigaciones y registro de los equipos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Pueden almacenar las imágenes en un disquete, que pueden removerse de las cámara e insertar en una computadora de escritorio. Las imágenes pueden copiarse(o transferirse)del disquete a la computadora del escritorio o al servidor de archivo. Una alternativa son las imágenes que se pueden almacenar en una tarjeta y luego se descarga en una computadora o el servidor de archivos mediante un cable. </li></ul></ul>
  63. 66. <ul><li>Aplicación en Cámaras digitales(cont.) </li></ul><ul><ul><li>Pueden utilizase para la captura de videos, el almacenamiento de fragmentos de datos de cinta que luego se descarga en formato digital o análogo de video. </li></ul></ul><ul><li>Tabla 3 proporciona ejemplo de como una empresa describe las cámaras digitales y el software: </li></ul>
  64. 67. <ul><li>Aplicación de la digitalización de microformas : </li></ul><ul><ul><li>Conversión de imágenes analógicas en imágenes digital, su resultado u proyecto dedicado que se gestiona internamente o externamente en una entidad de servicios de imágenes. </li></ul></ul><ul><ul><li>Pueden ser un sub- producto del proceso de captura de un microfilm, cuando una organización ha decidido mantener microfilmes para archivo y registro, y proporcionar imágenes digitales al usuario de fácil acceso y recuperación de las computadoras de escritorio. </li></ul></ul>
  65. 68. <ul><li>Aplicación de la digitalización de microformas (cont.): La tabla 4 presenta una lista de verificación para este propósito: </li></ul>
  66. 69. <ul><li>La organización crea una Especificación de Servicio , este tipo de especificación incluye el alcance del trabajo a realizarse, requisitos detallados de escaneo, arreglos logísticos y los requisitos de administración de proyecto dentro de un enfoque general de gestión de calidad para la conversión de indexación externa de los documentos. </li></ul><ul><ul><li>Esta sección detalla los requerimientos específicos para el escaneo de documentos dentro de la organización. </li></ul></ul>
  67. 70. <ul><li>Perfil de usuario: </li></ul><ul><ul><li>Captura de imagen(escaneo), la inspección de calidad y el registro de imágenes en el sistema IDCM. </li></ul></ul><ul><ul><li>Búsqueda de imágenes, ver e imprimir imágenes. </li></ul></ul><ul><ul><li>Accesibilidad del usuario remoto para ver la imágenes. </li></ul></ul><ul><li>Perfiles de documentos: </li></ul><ul><ul><li>Escanear y digitalizar una diversidad de documentos físicos: variedad de tamaños, legilibilidad del texto o grafico. Color, calidad del papel; llegan al azar, como parte de un proceso estructurado, o semi-estructurado. </li></ul></ul><ul><ul><li>Análisis de diferentes tipos de documentos, características y volúmenes. </li></ul></ul>
  68. 71. <ul><li>Perfiles de documentos(Cont.): </li></ul><ul><li>Tipos de documentos: </li></ul><ul><ul><li>Imágenes ad hoc (documentos físicos que no son pate de negocios): </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Correspondencia recibida, enviada con firma o inicial. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Facsímil en fotocopia o impreso. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Documentos de proyectos, fotografía, manuales, opúsculos o publicidad en papel a color. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Presentación a contratistas. </li></ul></ul></ul>
  69. 72. <ul><li>Perfiles de documentos(Cont.): </li></ul><ul><li>Tipos de documentos(Cont.): </li></ul><ul><ul><li>Aplicación especifica (depende de la naturaleza de los procesos de negocios implicados): </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Facturas, cheques, reclamaciones, solicitudes, hojas de tramite, formularios. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Los que requieren una captura mediante OCR/ICR o para procesar formularios electrónicos. </li></ul></ul></ul>
  70. 73. <ul><li>Perfiles de documentos(Cont.): </li></ul><ul><li>Tipos de documentos(Cont.): </li></ul><ul><ul><li>Características del documento y volúmenes . Es necesario conocer las características que aplican a cada tipo de documentos y la cantidad de documentos involucrados. Describiendo lo siguiente: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Tamaño: sencillo o por ambos lados, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Color, numero de páginas, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Formato (impreso o a mano), </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Calidad, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Volumen. </li></ul></ul></ul>
  71. 74. <ul><ul><li>Asprey, L., & Middleton, M. (2008). Integrated document management for decision support. In F. Burstein & C. W. Holsapple (Ed.), Handbook on decision support systems 1 . Brisbane, Australia: Springer Berlin Heidelberg. </li></ul></ul><ul><ul><li>Asprey, L., & Middleton, M. (2008) Integrative document and content management: Strategies for exploiting enterprise knowledge . Hershey, PA: Idea Group. </li></ul></ul>
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